De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el

aprendiz debe entregar un informe del paso a paso para la recepción o radicación,
registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro
impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas
comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado
en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia. Además, la empresa estampa un sello

2. Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su
corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia.
Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe
aparecer:
 El número de registro
 La fecha
 El destinatario -Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno
del envío de la correspondiente comunicación

3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro
para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama
de la empresa, éste puede ser:
 Único
 Existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de
entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,
formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
Correspondencia Recibida Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del
Centro de Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el
Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro
y asignación de la tarea.
Correspondencia enviada:
Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y
correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de
permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de
Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del
Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento,
quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del
mismo.

Registro
En el sistema Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas
de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento
enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia
enviada.

Archivo de la correspondencia Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del

C.S.I. devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente