ACTIVIDAD 3

Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado reflexionar,

contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y
asimilar la definición de administración, los pasos para la administración documental,
principios y normas archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y
despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec 185, las
comunicaciones internas y documentación para recepción y despacho de documento y el
embalaje de los mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado,
leído y comprendido el material de estudio presentando en esta guía.

“El artículo 21 del título quinto de d e la Ley General de Archivos de Colombia

señala que las entidades deberán elaborar programad de gestión de documentos pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán
observarse los principios y los procesos archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a
paso la recepción o radicación, registro, registro, distribución o embalaje de documentos de
diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que
es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los
escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control interno
de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de
entrada - Registro de salida – Correspondencia interna (comunicación interna).

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Actividades de Transferencia de Conocimiento Informe “Administración Documental”.

EVIDENCIA 3.

Informe Administración Documental. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la

presente actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para
la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de
diferente contexto.

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Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y

confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos
(Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos

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ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre

los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas

1.Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será
anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

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Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA

Nº orden Fecha de entrada Día Mes

Clase

Remitente Destinatario

Asunto

Anexos
Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y

prepararla para su emisión.

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Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

* El número de registro
* La fecha
* El destinatario
-Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la
correspondiente comunicación

Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA

Referencia Fecha

Nº orden Clase de salida

3. Correspondencia interna:

Anexos

Destinatario

Asunto

Administración Documental en el Entorno Laboral l 9

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un

registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de d e comunicaciones y el
organigrama de la empresa, éste puede ser:
* único
o existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA.

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,

formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración
de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas

de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

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1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información. 2.

Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día. 3. Sellar el documento original
y la copia y firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso
que el departamento de origen no

utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5. Entregar al Coordinador

del Centro de Sistemas de Información para su

conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia

recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los
responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia
recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Administración Documental en el Entorno Laboral 11

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas
de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria
asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de
facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del
Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa,
estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario

del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al
departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará
sellar la copia del mismo.
Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de

información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento
enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la
correspondencia enviada.

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Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia
al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

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Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se
reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de
los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este
informe “Administración Documental”