SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL CODIGO: PC-SGA-011

AUTOR:
EMPRESA DE TRANSPORTE “VIRGEN DE
CH.G/C.R/M.C/M.F/P.A
FATIMA” FECHA: 10-Jul-19
PROCEDIMIENTO DE DESECHOS DE REVISION: 00
MATERIALES VEHICULARES Pag. 1 de

1. OBJETIVO
Establecer las actividades que desarrollaremos para el procedimiento de los desechos de materiales
vehiculares.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el todo el entorno de la empresa.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Mantenimiento preventivo: son las actividades que están encargadas de prevenir mediante la
realización de revisión de los vehículos en el estado que se encuentra la infraestructura.

Mantenimiento correctivo: es aquel que corrige los defectos observados en los vehículos,
consiste en localizar daños y corregirlos o repararlos. Este tipo de mantenimiento, no puede
evitarse debido a que es imposible prever todas las fallas.

4. RESPONSABLES

Choferes : es responsable de realizar reciclaje los desechos materiales que se generan de los
vehículos .

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Andres. Gomez, Huanca Nombre: Claudia Ramiro perez Nombre: aderli gomez U,

Cargo: logística
Cargo: Jefe de mantenimiento 10 de julio de 2017
5. CONDICIONES GENERALES
 Este procedimiento se aplica cuando sea necesario realizar el mantenimiento preventivo y
correctivo a los vehículos .
 Para la realización de los mantenimientos de vehículos es necesario que se realice
mantenimiento verifique permanentemente que exista una eficaz coordinación y
comunicación entre el conductor l responsable de la ejecución de esta actividad.
 Elaborar hoja de vida de cada vehículo teniendo en cuenta las frecuencias de ejecución de
las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo.
 Elabora tabla de actividades para el mantenimiento preventivo y correctivo que se deben
realizar a los vehículos .
 Los responsables de los vehículos serán los choferes .

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros

IDENTIFICAR LAS PARTES DE LOS
VEHICULOS

Una vez identificados los requerimientos de

mantenimientos, jefe de logística identifica el tipo
de mantenimiento de los vehículos a realizar, que
pueden ser preventivos o correctivos.
CHOFERES
JUAN PEREZ
1 En los casos que se realicen mantenimientos
GUTIERREZ
preventivos de vehículos se deberá continuar con
la actividad N° 2

En los casos que se realice mantenimientos

correctivos de vehículo se deberá continuar con la
actividad N° 4

ELABORAR Y ENVIAR COMUNICACIÓN AL

RESPONSABLE DEL VEHICULO
Una vez identificado el mantenimiento a realizar, PABLO JIHUY
logística enviará comunicación al usuario MAYTA
2 responsable de cada vehículo sobre las Comunicación
necesidades de mantenimiento interna
No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros
preventivo. Tabla de
actividades de
Nota: Esta comunicación se enviará mantenimiento
trimestralmente anexando tabla de actividades de preventivo y
mantenimiento preventivo y correctivo para correctivo para
vehículos. vehículos

SOLICITAR COTIZACIÓN DE MANTENIMIENTO

El asistente administrativo enviará el formato orden

de cotización para que el taller prestador del
servicio con el que se tenga contrato vigente realice
la cotización de las actividades de mantenimiento Asistente Formato Orden de
establecidas en la solicitud. Administrativo cotización
3
División de Bienes y mantenimiento de
Una vez el taller realice la cotización, éste la Servicios vehículos
enviará a la División de Bienes y Servicios para su
revisión.

(Se debe continuar la actividad N° 6).

RECEPCIONAR REQUERIMIENTO DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Funcionario
designado División
4 Recibir la solicitud por parte del usuario Comunicación
de Bienes y
describiendo la necesidad del mantenimiento Interna
Servicios
correctivo a realizar.

ELABORAR Y ENTREGAR ORDEN

DE COTIZACIÓN

Asistente
5 Formato Orden de
Administrativo
cotización
División de Bienes y
mantenimiento de
Servicios
vehículos
No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros
RECIBIR Y REVISAR COTIZACIÓN

El Asistente Administrativo de la División de Bienes

y Servicios recibe la cotización de mantenimiento
preventivo y/o correctivo vía correo electrónico
enviada por el taller con quien se tiene contrato Asistente Cotización de
6 vigente para verificar los precios de referencia y los Administrativo mantenimiento
mantenimientos realizados anteriormente (si División de Bienes y preventivo y/o
estaban en garantía) con lo cual finalmente se Servicios Correctivo
procede a autorizar el mantenimiento mediante el
formato orden de servicio.

ELABORAR Y ENTREGAR ORDEN DE

SERVICIO
Asistente
Una vez revisada la cotización, el asistente Formato Orden de
Administrativo
administrativo procede a elaborar la orden de Servicio
7 División de Bienes y
servicio para su posterior autorización por parte del mantenimiento de
Servicios
Jefe de la División de Bienes y servicios, la cual vehículos
será enviada al taller prestador del servicio.

COORDINAR CITA DE MANTENIMIENTO

Una vez enviada la orden de servicio, el Asistente

Administrativo de Bienes y Servicios coordinara la Asistente
8
cita de mantenimiento del vehículo e informará al Administrativo
usuario responsable del vehículo la fecha de la cita División de Bienes y
de mantenimiento. Servicios

ENTREGAR VEHICULO AL TALLER PARA EL

MANTENIMIENTO
Formato Orden de
Usuario responsable Servicio
9 Una vez coordinada la cita de mantenimiento con
del Vehículo mantenimiento de
el taller, el usuario responsable entregará el
vehículos
vehículo para su mantenimiento respectivo.

REALIZAR PRUEBA DE RUTA

Terminado el mantenimiento requerido, el

supervisor del taller y el usuario responsable del Usuario responsable
10
vehículo procederán a realizar la prueba de ruta, del Vehículo
donde se verifica si se cumplieron los arreglos
realizados por parte del taller.
 No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros
RECIBIR VEHICULO
Recibo a
Una vez realizada la prueba de ruta por parte del
Usuario responsable satisfacción del
11 taller (prestador del servicio), el usuario
del Vehículo vehículo
responsable recibirá el vehículo para verificar su
(Documento taller)
correcto funcionamiento.

RECIBIR Y APROBAR FACTURAS DE

MANTENIMIENTO

Una vez entregado el vehículo se debe recibir por Facturas de

Asistente
parte del taller prestador del servicio la factura mantenimiento
12 Administrativo
correspondiente a los mantenimientos realizados, preventivo y/o
División de Bienes y
la cual debe coincidir en el valor de la mano de Correctivo de
Servicios
obra, y de costos de repuestos establecidos en la vehículos
cotización aprobada previamente por la División de
Bienes y Servicios.

REALIZAR Y ENTREGAR INFORME DE

EJECUCION
Asistente
Realizar un informe de ejecución de las actividades
Administrativo Informe de
13 de mantenimiento de vehículos de propiedad del
División de Bienes y ejecución
Senado y entregarlo al jefe de la División de Bienes
Servicios
y Servicios para su conocimiento y revisión.

ENVIAR INFORME DE EJECUCIÓN

Enviar a la sección de Contabilidad informe de Informe de

Jefe División de
14 ejecución de las actividades de mantenimiento de ejecución de
Bienes y Servicios
vehículos de propiedad del Senado, anexando las facturas
respectivas facturas para su respectivo pago.

7. PUNTOS DE CONTROL
 Realizar seguimiento a la ejecución del contrato de mantenimiento preventivo y correctivo
de los vehículos propiedad del Senado de la Republica.
 Elaboración y actualización de las hojas de vidas de los vehículos propiedad del Senado de
la Republica, teniendo en cuenta todos los mantenimientos realizados.
 El taller prestador de servicios deberá enviar trimestralmente las cuentas de cobro con sus
respectivos soportes, en medio físico y magnético a la División de Bienes y Servicios.
8. BASE LEGAL
 Con base a pliegos de condiciones amparados en la ley 80.

9. ANEXOS
 Anexo A: flujograma mantenimiento de vehículos.
 Anexo B: tabla actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos.

10. FORMATOS
 Formato orden cotización mantenimiento de vehículos
 Formato orden de servicio mantenimiento de vehículos

11. DOCUMENTOS RELACIONADOS

tabla de actividades de mantenimiento preventivo y correctivo para vehículos.
Elaborar hoja de vida
Elabora tabla de actividades

12. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN FECHA

01 Se emite versión para divulgación e implementación. 2015-09-10

Anexo No.1: Flujograma mantenimiento de vehículos

Identificar el

Recepcionar

mantenimiento
preventivo?
correctivo

Elaborar y enviar
comunicación al

y al taller

mantenimiento

cotización

ejecución
orden de servicio

Entregar vehículo al Recibir y aprobar

taller para el facturas de

Realizar prueba de ruta Recibir vehiculo