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PROCESO

PROCEDIMIENTO

1.

CDIGO

A-SAD-PR-002

VERSIN

01

PGINA

1 de 5

VIGENTE DESDE

01/04/2015

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE
AUTOMOTOR

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor del IDIPRON, con el fin de
asegurar el servicio y el correcto funcionamiento del mismo.
2.

ALCANCE

Inicia con la solicitud de mantenimiento y termina con el archivo de la documentacin de los mantenimientos.
3.

CONDICIONES GENERALES

3.1 El programa de mantenimiento preventivo de los vehculos est sujeto al kilometraje del parque automotor, ste se debe
realizarcadacinco mil kilmetros (5.000 km) a seis mil kilmetros (6.000 km) de recorrido o segn lo establecido en los
manuales de fabricacin.
3.2 Es deber de los conductores que operan los vehculos del parque automotor del IDIPRON, realizar la revisin diaria del nivel
de aceite, agua, anticongelante, lquido de frenos, presin del aire de las llantas que permita la ptima condicin del vehculo
que se encuentra bajo su responsabilidad.
3.3 El o la responsable del rea de Transporte, Mantenimiento Bienes Muebles e Inmuebles y Apoyo Logstico de la entidad deber
exigir la devolucin de inservibles que se le cambien a vehculos, maquinaria y los reintegrara al rea de Almacn e
Inventarios, quien llevarn el control durante el trmino de un (1) ao, fecha en la cual proceder a clasificarlos como
inservibles, para su posterior venta o remate.
3.4 De acuerdo a la Resolucin 165 del 2011: Cuando la reparacin de un vehculo o equipo alargue la vida de ste, el valor de
la reparacin se considerar como un mayor valor del bien y el rea de transportes, mantenimiento y apoyo logstico
elaborara un acta con el impacto y mejoramiento del bien y del proyecto de vida til e informar del hecho a la Subdireccin
Tcnica Administrativa y Financiera, para que esta a su vez imparta las instrucciones correspondientes al rea de
Contabilidad y al rea de Almacn e Inventarios para que realicen los correspondientes registros y ajustes que sean del caso y
sume dicho valor al valor histrico del bien. Se consideran mejoramientos de automotores los siguientes: reparaciones
generales de la transmisin, reparaciones de la caja de velocidades, reparacin del motor, latonera, pintura general y dems
a criterio del responsable del rea de Transporte, Mantenimiento de Bienes Muebles y Apoyo Logstico.
4.

GLOSARIO
ANALISIS COSTO BENEFICIO: Es una herramienta financiera que mide la relacin entre los costos y beneficios
asociados a un proyecto de inversin con el fin de evaluar su rentabilidad, entendindose por proyecto de inversin no solo
como la creacin de un nuevo negocio, sino tambin, como inversiones que se pueden hacer en un negocio en marcha tales
como el desarrollo de nuevo producto o la adquisicin de nueva maquinaria
INSUMO: Conjunto de bienes empleados en la produccin de otros bienes.
MANO DE OBRA: Trabajo manual de los trabajadores para lograr el arreglo o mantenimiento del vehculo.
MANTENIMIENTO: Definido como el conjunto de operaciones para que un bien rena las condiciones para el propsito que
fue construido.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Mantenimiento enfocado a corregir o reparar un fallo del vehculo, es una accin de
carcter puntual a raz del uso, agotamientode vida u otros factores externos de componentes, partes, piezas, materiales y en
general cuando se presenta un dao que le impide funcionar correctamente.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Conjunto de acciones tomadas para evitar o mitigar las causas de las fallas de un
vehculo logrando prevenir las incidencias antes que ocurran, estas actividades se deben llevar a cabo en forma peridica, su
inspeccin debe detectar las fallas en su fase inicial, para as corregirlas en el momento oportuno, se entender como
mantenimiento preventivo las siguientes actividades tanto de funcionamiento como de seguridad: ajustes, alineacin, anlisis,
balanceo, calibracin, cambio de aceite y filtros, diagnsticos del sistema elctrico, engrase de rodamientos, terminales y
rotulas, limpieza, lubricacin, revisin de frenos, pastillas delanteras, pastillas traseras o bandas, cilindros de freno, lquido de
frenos, sincronizacin.
REPUESTO: Pieza para sustituir a otro igual, esta debe ser nueva y original, que garantice el funcionamiento del bien de igual
o mejor manera.

Vr. 04; 21/08/2014

PROCESO

PROCEDIMIENTO

5.

CDIGO

A-SAD-PR-002

VERSIN

01

PGINA

2 de 5

VIGENTE DESDE

01/04/2015

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE
AUTOMOTOR

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


FLUJOGRAMA

DESCRIPCIN

INICIO

Evaluar el tipo de mantenimiento a


realizar al vehculo,con base en lo
registrado en el formato Hoja de Vida
y Ficha de Mantenimiento vehculo
(ltimos mantenimientos realizados,
kilometraje y garanta) y diligenciar
la solicitud de mantenimiento,
teniendo en cuenta, que para:
Mantenimiento
Correctivo:Se
hace la solicitud con base en las
alertas detectadas en el vehculo
reportadas por el conductor.
Mantenimiento Preventivo:Debe
tenerse en cuenta el kilometraje del
vehculo segn numeral 3.1 de este
documento.

1. Evaluar
mantenimiento a
realizar

2. Elaborar y tramitar
la Orden de Servicio

3. Es
mantenimiento
preventivo?

Elaborar y tramitar la Orden de


Servicio del parque automotor.

SI

Si el mantenimiento a realizar no es
preventivo siga con la siguiente
actividad, de lo contrario, continuar
con la actividad N 9.

Enviar el vehculo con la orden de


servicio al taller para el respectivo
diagnstico.

4. Informar al taller
sobre el
mantenimiento
correctivo a realizar

Recibir y analizar el diagnstico y la


cotizacin teniendo en cuenta los
costos de los repuestos y la mano de
obra.

5. Recibir y analizar la
cotizacin expedida
por el taller

SI
6. Se aprueba la
cotizacin?

Verificarsi la cotizacin corresponde


a los precios de la oferta econmica
segn contrato, si se aprueba la
cotizacin del diagnstico emitida
por el taller.

8
1

rea de
Transporte

rea de
Transporte

Verificar si el mantenimiento que se


debe realizar al vehculo es
preventivo

NO

NO

RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO

Si la cotizacin no se aprueba siga


con la siguiente actividad, de lo
contrario siga con la N 8

rea de
Transporte

Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato

Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato

DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)

Formato ASAD-FT-002
Orden de
Servicio del
Parque
Automotor
Formato ASAD-FT003Solicitud
deMantenimien
to/

Formato ASAD-FT-002
Orden de
Servicio del
Parque
Automotor

Formato ASAD-FT-005
Hoja de vida
y ficha de
mantenimiento
vehculo

rea de
Transporte

Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato

Cotizacin
Correo
Electrnico

rea de
Transporte

Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato

Cotizacin
Correo
Electrnico

Subdireccin
Tcnica,
Administrativa y
Financiera y/o
rea de
Transporte

Subdirector
Administrati
vo y/o
Profesional
Universitario
a cargo del
supervisor
del contrato

Correo
Electrnico

Max: 25
minutos
Min: 15
minutos
Prom:20
minutos

Max:15
minutos
Min:5
minutos
Prom: 10
minutos
Max: 4
das
Min: 2
das
Prom: 3
das

Max: 3
das
Min: 2
das
Prom:
2.5 das
Max: 3
das
Min: 2
das
Prom:
2.5 das
Max: 60
minutos
Min: 15
minutos
Prom:
37.5
minutos

Vr. 04; 21/08/2014

PROCESO

PROCEDIMIENTO

FLUJOGRAMA

CDIGO

A-SAD-PR-002

VERSIN

01

PGINA

3 de 5

VIGENTE DESDE

01/04/2015

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE
AUTOMOTOR

DESCRIPCIN

RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO

DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)

7. Solicitar la
correccin al
contratista

Solicitar al taller que realice el ajuste


correspondiente a los precios de la
propuesta econmica.

rea de
Transporte

Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato

Correo
Electrnico

Max:
das

Min:
da

Prom:1.5
das

Enviar al taller mediante correo


electrnico la satisfaccin de la
cotizacin con la cual se aprueba el
mantenimiento.

8. Emitir satisfaccin
de la correccin de la
cotizacin

9. Coordinar el
mantenimiento de
Vehculos

Coordinar
con
el
taller
el
mantenimiento a realizar (correctivo
o preventivo).

Informar a travs de llamada


telefnica, al conductor asignado del
vehculo, la fecha, hora y lugar de
mantenimiento y entregar copia del
Formato A-SAD-FT-002 Orden de
Servicio del Parque Automotor

10. Informar al
conductor

11. Llevar el vehculo


al taller

Llevar el vehculo al taller


autorizado, junto con el formato para
realizar el mantenimiento.

rea de
Transporte

rea de
Transporte

rea de
Transporte

rea de
Transporte

Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato

Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato

Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato

Conductor
Asignado

Correo
Electrnico

Max:
das

Min:
da

Prom:
1.5 das

Formato ASAD-FT-002
Orden de
Servicio del
Parque
Automotor

Formato ASAD-FT-002
Orden de
Servicio del
Parque
Automotor

Formato ASAD-FT-002
Orden de
Servicio del
Parque
Automotor

Max: 15
minutos
Min: 5
minutos
Prom:10
minutos
Max: 10
minutos
Min: 5
minutos
Prom:
7.5
minutos
Max: 7
das
Min:
das

Prom:
4.5 das

Recibir el vehculo y efectuar la


prueba de ruta.

12. Recibir el vehculo

rea de
Transporte

Conductor a
cargo del
vehculo

Max:
das

Min:
da

Prom:
1.5 da
Verificar que el vehculo funciona
correctamente a travs de la prueba
de ruta.

SI
13.
El vehculo funciona
correctamente?

15
NO
2

En caso que el vehculo no funcione


correctamente siga con la siguiente
actividad, de lo contrario siga con la
N 15.

rea de
Transporte

Conductor a
cargo del
vehculo

Max:
das

Min:
das

Prom: 5
das

Vr. 04; 21/08/2014

PROCESO

PROCEDIMIENTO

FLUJOGRAMA

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE
AUTOMOTOR

DESCRIPCIN
Ingresar nuevamente el vehculo al
taller para nueva revisin e informar
al rea de Transporte sobre lo
anomala encontrada en el automotor
a travs de llamada telefnica.

14. Ingresar vehculo


a taller

12

15. Firmar la Orden


de Servicio

Firma la orden de servicio como


seal de visto bueno (Vo/bo) del
servicio recibido

Recibir llamada telefnica del


conductor donde se informe que el
vehculo
quedo
en
ptimas
condiciones e ingresar los datos del
mantenimiento a la Hoja de Vida y a
la Ficha de Mantenimiento del
vehculo.

16. Recibir llamada,


registrar en hoja de
vida y ficha

NO
17. Fueron
cambiadas piezas al
vehculo?

19
SI

18. Remitir a Gestin


Logstica piezas
inservibles

A-SAD-PR-002

VERSIN

01

PGINA

4 de 5

VIGENTE DESDE

01/04/2015

RESPONSABLE
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
DEPENDENCIA
CARGO
Profesional
Max: 7
Universitario
das
a cargo y/o
rea de
supervisor
Min: 3
Transporte
del contrato;
das
y conductor
a cargo del
Prom: 5
vehculo
das

rea de
Transporte

rea de
Transporte

Verificar si hay cambio de piezas al


vehculo que son inservibles.
En caso que se tengan piezas
inservibles siga con la siguiente
actividad, de lo contrario vaya a la N
19.
Remitir al proceso GestinLogstica
las piezas inservibles cambiados a los
vehculos en los mantenimientos,
para realizar el ingreso de piezas y
repuestos
inservibles,
mediante
memorando
Archivar en la carpeta destinada para
cada
vehculo,
los
siguientes
documentos:

19. Archivar los


documentos en la
carpeta del vehculo

CDIGO
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Ordenes de Servicio.
Cotizaciones.
Facturas
Dems documentacin generada a
lo largo del proceso.

rea de
Transporte

rea de
Transporte

rea de
Transporte

conductor a
cargo del
vehculo

Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato;

Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato

Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato

Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato

Formato ASAD-FT-002
Orden de
Servicio del
Parque
Automotor

formato ASAD-FT-005
Hoja de vida
y ficha de
mantenimiento
vehculo

Formato AGDO-FT-013
Memorando

Max:
das

Min:
da

Prom:
1.5 das
Max: 2
das
Min:
das

Prom:
1.5 das

Max:
das

Min:
das

Prom:
2.5 das
Max: 3
das
Formato AGDO-FT-013
Memorando

Min:
das

Prom:
2.5 das
Carpeta de
cada vehculo
y Copia a la
Carpeta
Contractual

Max:
horas

Min:
horas

Prom: 6
horas

FIN

Vr. 04; 21/08/2014

PROCESO

PROCEDIMIENTO

6.

A-SAD-PR-002

VERSIN

01

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE
AUTOMOTOR

PGINA

5 de 5

VIGENTE DESDE

01/04/2015

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

01

7.

CDIGO
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

DESCRIPCIN DE CAMBIOS
1. Por cambio en el mapa de procesos del
Instituto
se
pasa
el
procedimiento
"Mantenimiento Preventivo y Correctivo A-ABIPR-010" versin 02, de fecha 07/07/2011 al
proceso Servicios Administrativos versin 01,
anteriormente se encontraba en el proceso
Administracin de Bienes e Infraestructura.
2. Se anexa el objetivo y se modifica el alcance
de acuerdo con el nuevo procedimiento.
3. Las
condiciones generales se actualizan
teniendo en cuenta las modificaciones realizadas
al procedimiento.
4. En el glosario se anexan las siguientes
definiciones: Anlisis costo beneficio, insumo,
mantenimiento, mano de obra y repuesto.
5. Se ajustaron las actividades del procedimiento a
las condiciones de manejo actuales.

FECHA
(DD/MM/AO)

18/03/2015

ELABORO

FIRMA EN ORIGINAL
_________________________
Luz Adriana Garca
Profesional Universitaria Cd.
219 Grado 1
FIRMA EN ORIGINAL
__________________________
Clara Mendez Narvez
Profesional Universitaria
Contratista Oficina Asesora de
Planeacin

REVISIN Y APROBACIN
NOMBRE
REVIS

Victoria Eugenia SuarezLpez

APROBACIN
LIDER DE
PROCESO

Sandra Liliana Chaves


Rodrguez

CARGO
Profesional
UniversitarioCdigo 219,
Grado 10
SubdirectoraAdministrativa

FECHA

FIRMA

20/03/2015

FIRMA EN ORIGINAL

26/03/2015

FIRMA EN ORIGINAL

Vr. 04; 21/08/2014