PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

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1. OBJETIVO

Establecer un programa de mantenimiento preventivo y correctivo que permita el control del

estado de los vehículos que prestan el servicio de carga con el fin de asegurar su
disponibilidad en las mejores condiciones posibles para prevenir situaciones que puedan
afectar la prestación del servicio, la salud de las personas y el ambiente.

2. ALCANCE

Aplica para toda la flota vehicular con la que se presta el servicio de transporte de carga.

3. RESPONSABLE

Gerencia, Auxiliar SG-SST.

4. DEFINICIONES

4.1 Flota vehicular: Conjunto de vehículos que realizan la misma actividad y está
compuesta por vehículos propios y vehículos de terceros.

4.2 Mantenimiento preventivo: El mantenimiento preventivo consiste en programar las

intervenciones o cambios de algunos componentes o piezas según intervalos
predeterminados de tiempo o espacios regulares (horas de servicio, kilómetros recorridos,
toneladas producidas). El objetivo de este tipo de mantenimiento es reducir la probabilidad
de avería o pérdida de rendimiento de una máquina o instalación tratando de planificar unas
intervenciones que se ajusten al máximo a la vida útil del elemento intervenido.

4.3 Mantenimiento correctivo: Es el conjunto de actividades que se deben llevar a cabo

cuando un vehículo o equipo ha tenido una parada forzada o imprevista, es decir, tiene lugar
luego que ocurre una falla o avería.

4.4 Vehículos propios: Vehículos que son propiedad de la empresa.

4.5 Vehículos de terceros: Vehículos propiedad de terceros para prestar el servicio.

5. CONSIDERACIONES GENERALES

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5.1. El mantenimiento preventivo es realizado por proveedores externos a quienes se les

comunica con antelación la programación del mantenimiento.

5.2. El presupuesto de mantenimiento anual debe ser aprobado por la Gerencia para el
aprovisionamiento del recurso.

5.3. El cronograma de mantenimiento preventivo mensual debe presentarse los primeros

cinco días hábiles de cada mes y debe compartirse a las áreas de operaciones, recursos,
mejoramiento y tesorería con el fin de realizar las actividades a cabalidad.

5.4. Los proveedores de mantenimiento de vehículos deben cumplir con los requisitos
ambientales y de seguridad y salud en el trabajo establecidos en la Matriz de requisitos de
SST y ambiental para contratistas y proveedores del Proceso de recursos físicos.

5.5. La información previamente validada por mantenimiento se ingresa en la plataforma

para mantener actualizado el vehículo y no impida la generación de extractos por parte del
área de mantenimiento.

5.6. Las fallas del vehículo se pueden detectar en el alistamiento diario que realiza el
Conductor antes de prestar el servicio formato XXXX, durante el mantenimiento preventivo
y durante la prestación del servicio. Las fallas del vehículo deben ser reportadas a
Operaciones para que se programen las actividades de mantenimiento correctivo sin
afectar el servicio.

5.7. Cada mes se realizara aleatoriamente la inspección de un porcentaje vehículos según

la cantidad de estos en la flota según formato XXXXXX formato inspección vehículos, con
el fin de verificar el estado de los vehículos. Esta inspección no reemplaza la inspección
realizada por el área de SST.

5.8. Para vehículos que prestan servicios en lugares fuera de la ciudad de cali se debe
programar una visita semestral para una inspección de sus condiciones.

5.9 VEHÍCULOS RENTADOS

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5.9.1 Para los vehículos que se encuentren en estado de arrendamiento se debe cubrir por
parte de la empresa el cambio de aceite y el cambio de pastillas de frenos.

5.9.2 Cuando un vehículo arrendado requiere un mantenimiento propio del desgaste del
vehículo, este debe ser consultado y autorizado por el dueño del mismo.

5.9.3 Para proceder a realizar un mantenimiento de un vehículo rentado de debe tener

previamente la autorización de descuento por parte del propietario.

5.9.4 Cuando se realiza una orden de compra para un vehículo rentado esta debe tener en
el campo de observaciones la siguiente leyenda: vehículo rentado, mantenimiento debe ser
descontado del canon de arrendamiento”.

6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

6.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHICULOS PROPIOS

6.1.1 Se planea el mantenimiento preventivo en los talleres autorizados por XXXXXXX de

los vehículos propios teniendo en cuenta el kilometraje y/o las especificaciones técnicas del
fabricante, de acuerdo a los siguientes criterios:
ACTIVIDAD Horas labor FRECUENCIA EN KILÓMETROS
Revisión general del vehículo, identifica Anual, iniciando año
posibles fallas: suspensión, rodamientos,
frenos, llantas, líquidos, sistema eléctrico,
XXXXX
Cambio de aceite de motor y filtros De acuerdo a especificaciones del
fabricante (Seguimiento por km)
Cambio de aceite caja y diferencial Por labores de De acuerdo a especificaciones del
servicio del vehículo fabricante
Revisión general de frenos Cada 1.500 km
Revisión general de suspensión y
rodamientos
Engrase general Por labores de Cada 1.500 km
servicio del vehiculo
Mantenimiento y revisión general sistema Cada 20.000 km
de aire acondicionado (vehículos con este
sistema)
Cambio de kit de repartición Si aplica, de acuerdo a
especificaciones del fabricante.
Alineación, balanceo y revisión de llantas Cada 10.000 km

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Revisión general sistema eléctrico, Cada 50.000 km

cambio correa de accesorios y tensor,
mantenimiento alternador y arranque,
revisión batería
Sincronización, lavado de inyectores, Cada 40.000 km
limpieza del sistema

6.1.2 La programación del mantenimiento preventivo se registra la plataforma para su

posterior seguimiento.

6.1.3 El Auxiliar SG-SST informa al área de operaciones, la fecha de ingreso del vehículo
al taller con el fin de no afectar la prestación del servicio.

6.1.4 El Auxiliar SG-SST cambia el estado del vehículo en la plataforma.

6.1.5 El Conductor y/o el Gerente solicita el servicio al proveedor y el conductor traslada el

vehículo hasta el taller de mantenimiento respectivo, se debe diligenciar el formato Orden
de trabajo (DOCUMENTO ORDEN DE SERVICIO VERSION 2 MAYO DE 2021 SIN
CODIFICAR), se deben registrar las reparaciones conforme al estado del vehículo, con la
respectiva firma y/o sello del proveedor.

6.1.6 El proveedor ejecuta el mantenimiento solicitado y realiza las reparaciones

requeridas, firma y/o sella la Orden de servicio (DOCUMENTO ORDEN DE SERVICIO
VERSION 2 MAYO DE 2021 SIN CODIFICAR) adjuntando la factura del servicio (física o
digital).

6.1.7 El Auxiliar SG-SST debe solicitar al conductor la Orden de servicio (DOCUMENTO

ORDEN DE SERVICIO VERSION 2 MAYO DE 2021 SIN CODIFICAR) y la factura del
servicio (física o digital), donde se corrobora la descripción del mantenimiento y los datos
del proveedor.

6.1.8 El Auxiliar SG-SST debe registrar las actividades realizadas en la plataforma.

6.1.9 Una vez se tengan las facturas se ingresan a la plataforma y se archivan los registros
de mantenimiento en carpeta de cada vehículo.

6.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

6.2.1 VEHÍCULOS PROPIOS

6.2.1.1 El Conductor realiza la revisión diaria del vehículo antes de salir a prestar el servicio
y lo registra en la lista de chequeo diaria XXXXXXX.

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6.2.1.2 Los componentes que se identifiquen como “No conforme” el conductor los debe
informar a los encargados de operaciones y SG-SST, informando el detalle en el formato
Reporte de novedades a mantenimiento XXXXXXX.

6.2.2 6.2.1.3 El Conductor y/o el Gerente solicita el servicio al proveedor y el conductor

traslada el vehículo hasta el taller de mantenimiento respectivo, se debe diligenciar el
formato Orden de trabajo (DOCUMENTO ORDEN DE SERVICIO VERSION 2 MAYO DE
2021 SIN CODIFICAR), se deben registrar las reparaciones conforme al estado del vehículo,
con la respectiva firma y/o sello del proveedor.

6.2.3 El proveedor ejecuta el mantenimiento solicitado y realiza las reparaciones

requeridas, firma y/o sella la Orden de servicio (DOCUMENTO ORDEN DE SERVICIO
VERSION 2 MAYO DE 2021 SIN CODIFICAR) adjuntando la factura del servicio (física o
digital).

El Auxiliar SG-SST debe solicitar al conductor la Orden de servicio (DOCUMENTO ORDEN

DE SERVICIO VERSION 2 MAYO DE 2021 SIN CODIFICAR) y la factura del servicio (física
o digital), donde se corrobora la descripción del mantenimiento y los datos del proveedor.

• Entre operaciones y SG-SST se realiza la programación de la reparación del

vehículo.

6.2.1.4 Dependiendo de la falla identificada el Auxiliar SG-SST solicita a Gerencia

autorización de la programación del vehículo para la prestación del servicio.

6.2.1.5 En caso de ser crítica la falla, el Auxiliar SG-SST retira el vehículo de la operación,
se inactiva en la plataforma y se informa a operaciones el hecho.

6.2.1.6 Una vez validado con el taller correspondiente se informa a operaciones la fecha
probable de entrega del vehículo.

6.2.1.7 Se realiza la orden de trabajo XXXXXXXX a través de la plataforma para la

reparación del vehículo.

6.2.1.8 El Auxiliar SG-SST solicita el servicio al proveedor con el formato Orden de trabajo
XXXXXXX y el conductor traslada el vehículo hasta el taller de mantenimiento respectivo.
En la orden de trabajo XXXXXX se adicionan las reparaciones pendientes identificadas en
los mantenimientos preventivos y/o durante la prestación del servicio.

6.2.1.9 El Auxiliar SG-SST solicita al proveedor el informe del mantenimiento realizado al

vehículo y lo anexa a la orden de trabajo.

6.2.1.10 Se registran las actividades realizadas en la plataforma.

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6.2.1.11 Después que el vehículo sale del taller el Auxiliar SG-SST informa la disponibilidad
del vehículo a Operaciones por medio del formato de entrega de vehículo XXXXXX para
que el este pueda ser programado nuevamente.

6.2.1.12 Finalmente se archivan los registros en carpeta de cada vehículo.

6.3 VEHÍCULOS DE TERCEROS

6.3.1 Fidelizados:
Viajero: Cada 6 meses
Urbanero: Cada año
Se tiene cronograma de inspecciones vehiculares[FM1]

6.3.2 El Mensualmente los afiliados deben llevar el formato XXXXXXXX para el control de
mantenimiento tanto preventivo como correctivo de sus vehículos y en entregar las
respectivas fotocopias en los horarios establecidos para tal fin, los cuales serán validados y
recibidos por el área de operaciones y/o Auxiliar SG-SST.

6.3.3 Los mantenimientos se deben realizar en los talleres autorizados por la empresa con
el fin de tener mayor control en las actividades realizadas

6.3.4 Los mantenimientos realizados a los vehículos deben subirse a la plataforma y

archivarse en la carpeta respectiva de cada vehículo.

6.3.5 Se archivan los registros en carpeta de cada vehículo.

7. HISTORIAL DE CAMBIOS

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