PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

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1. OBJETIVO

Establecer un programa de mantenimiento preventivo y correctivo que permita el control del

estado de los vehículos que prestan el servicio de carga con el fin de asegurar su
disponibilidad en las mejores condiciones posibles para prevenir situaciones que puedan
afectar la prestación del servicio, la salud de las personas y el ambiente.

2. ALCANCE

Aplica para toda la flota vehicular con la que se presta el servicio de transporte de carga.

3. RESPONSABLE

Coordinador de Operaciones, Auxiliar SG-SST.

4. DEFINICIONES

4.1 Flota vehicular: Conjunto de vehículos que realizan la misma actividad y está
compuesta por vehículos propios y vehículos de terceros.

4.2 Mantenimiento preventivo: El mantenimiento preventivo consiste en programar las

intervenciones o cambios de algunos componentes o piezas según intervalos
predeterminados de tiempo o espacios regulares (horas de servicio, kilómetros recorridos,
toneladas producidas). El objetivo de este tipo de mantenimiento es reducir la probabilidad
de avería o pérdida de rendimiento de una máquina o instalación tratando de planificar unas
intervenciones que se ajusten al máximo a la vida útil del elemento intervenido.

4.3 Mantenimiento correctivo: Es el conjunto de actividades que se deben llevar a cabo

cuando un vehículo o equipo ha tenido una parada forzada o imprevista, es decir, tiene lugar
luego que ocurre una falla o avería.

4.4 Vehículos propios: Vehículos que son propiedad de la empresa.

4.5 Vehículos de terceros: Vehículos propiedad de terceros para prestar el servicio.

5. CONSIDERACIONES GENERALES

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5.1. El mantenimiento preventivo es realizado por proveedores externos a quienes se les

comunica con antelación la programación del mantenimiento.

5.2. El presupuesto de mantenimiento anual debe ser aprobado por la Gerencia para el
aprovisionamiento del recurso.

5.3. El cronograma de mantenimiento preventivo mensual debe presentarse los primeros

cinco días hábiles de cada mes y debe compartirse a las áreas de operaciones, recursos,
mejoramiento y tesorería con el fin de realizar las actividades a cabalidad.

5.4. Los proveedores de mantenimiento de vehículos deben cumplir con los requisitos
ambientales y de seguridad y salud en el trabajo establecidos en la Matriz de requisitos de
SST y ambiental para contratistas y proveedores del Proceso de recursos físicos.

5.5. La información previamente validada por mantenimiento se ingresa en la plataforma

para mantener actualizado el vehículo y no impida la generación de extractos por parte del
área de mantenimiento.

5.6. Las fallas del vehículo se pueden detectar en el alistamiento diario que realiza el
Conductor antes de prestar el servicio formato XXXX, durante el mantenimiento preventivo
y durante la prestación del servicio. Las fallas del vehículo deben ser reportadas a
Operaciones para que se programen las actividades de mantenimiento correctivo sin
afectar el servicio.

5.7. Cada mes se realizara aleatoriamente la inspección de un porcentaje vehículos según

la cantidad de estos en la flota según formato XXXXXX formato inspección vehículos, con
el fin de verificar el estado de los vehículos. Esta inspección no reemplaza la inspección
realizada por el área de SST.

5.8. Para vehículos que prestan servicios en lugares fuera de la ciudad de cali se debe
programar una visita semestral para una inspección de sus condiciones.

5.9 VEHÍCULOS RENTADOS

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5.9.1 Para los vehículos que se encuentren en estado de arrendamiento se debe cubrir por
parte de la empresa el cambio de aceite y el cambio de pastillas de frenos.

5.9.2 Cuando un vehículo arrendado requiere un mantenimiento propio del desgaste del
vehículo, este debe ser consultado y autorizado por el dueño del mismo.

5.9.3 Para proceder a realizar un mantenimiento de un vehículo rentado de debe tener

previamente la autorización de descuento por parte del propietario.

5.9.4 Cuando se realiza una orden de compra para un vehículo rentado esta debe tener en
el campo de observaciones la siguiente leyenda: vehículo rentado, mantenimiento debe ser
descontado del canon de arrendamiento”.

6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

6.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHICULOS PROPIOS

6.1.1 Se planea el mantenimiento preventivo en los talleres autorizados por la Empresa

de los vehículos propios teniendo en cuenta el kilometraje y/o las especificaciones técnicas
del fabricante, de acuerdo a los siguientes criterios:
ACTIVIDAD FRECUENCIA EN KILÓMETROS
Cambio de aceite de motor y filtros De acuerdo a especificaciones del
fabricante
Cambio de aceite caja y diferencial De acuerdo a especificaciones del
fabricante
Revisión general de frenos, suspensión y rodamientos Cada 10.000 km
Mantenimiento general sistema de aire acondicionado Cada 40.000 km
cambio de kit de repartición Si aplica, de acuerdo a especificaciones
del fabricante.
Alineación, balanceo y revisión de llantas Cada 10.000 km
Revisión general sistema eléctrico, cambio correa de Cada 50.000 km
accesorios y tensor, mantenimiento alternador y
arranque, revisión batería
Sincronización, lavado de inyectores, limpieza del Cada 40.000 km
sistema

6.1.2 La programación del mantenimiento preventivo se registra la plataforma para su

posterior seguimiento.

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6.1.3 El Coordinador de mantenimiento o su representante en las Sucursales acuerda con

el encargado de operaciones a nivel país, la fecha de ingreso del vehículo al taller con el fin
de no afectar la prestación del servicio.

6.1.4 El encargado de mantenimiento cambia el estado del vehículo en la plataforma.

6.1.5 El Coordinador de mantenimiento solicita el servicio al proveedor con el formato

Orden de trabajo FT-PS-08 y el conductor traslada el vehículo hasta el taller de
mantenimiento respectivo. En la orden de trabajo FT-PS-08 se adicionan las reparaciones
pendientes reportadas en el formato Reporte de novedades a mantenimiento FT-GSV-06.

6.1.6 El proveedor ejecuta el mantenimiento preventivo y realiza las reparaciones

solicitadas.

6.1.7 El Coordinador de mantenimiento debe solicitar al proveedor el registro del

mantenimiento realizado al vehículo.

6.1.8 El Coordinador de mantenimiento debe registrar las actividades realizadas en la

plataforma.

6.1.9 Una vez se tengan las facturas se ingresan a la plataforma y se archivan los registros
de mantenimiento en carpeta de cada vehículo.

6.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

6.2.1 VEHÍCULOS PROPIOS

6.2.1.1 El Conductor realiza la revisión diaria del vehículo antes de salir a prestar el servicio
y lo registra en la lista de chequeo diaria FT-PS-06.

6.2.1.2 Los componentes que se identifiquen como “No conforme” el conductor los debe
informar a los encargados de operaciones y responsable de mantenimiento en cada
sucursal y entregar a este último el detalle en el formato Reporte de novedades a
mantenimiento FT-GSV-06.

6.2.1.3 Entre operaciones y mantenimiento se realiza la programación de la reparación del

vehículo.

6.2.1.4 Dependiendo de la falla identificada el Coordinador de mantenimiento y su

representante en las Sucursales autoriza o no la programación del vehículo para la
prestación del servicio.

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6.2.1.5 En caso de ser crítica la falla, el encargado de mantenimiento retira el vehículo de

la operación, se inactiva en la plataforma y se informa a operaciones el hecho.

6.2.1.6 Una vez validado con el taller correspondiente se informa a operaciones la fecha
probable de entrega del vehículo.

6.2.1.7 Se realiza la orden de trabajo FT-PS-08 a través de la plataforma para la reparación

del vehículo.

6.2.1.8 El Coordinador de mantenimiento y su representante en las Sucursales solicita el

servicio al proveedor con el formato Orden de trabajo FT-PS-08 y el conductor traslada el
vehículo hasta el taller de mantenimiento respectivo. En la orden de trabajo FT-PS-08 se
adicionan las reparaciones pendientes identificadas en los mantenimientos preventivos y/o
durante la prestación del servicio.

6.2.1.9 El Coordinador de mantenimiento y su representante en las Sucursales solicita al

proveedor el informe del mantenimiento realizado al vehículo y lo anexa a la orden de
trabajo.

6.2.1.10 Se registran las actividades realizadas en la plataforma.

6.2.1.11 Después que el vehículo sale del taller el Coordinador de mantenimiento y su

representante en las sucursales lo entrega a Operaciones por medio del formato de entrega
de vehículo FT-PS-14 para que el este pueda ser programado nuevamente.

6.2.1.12 Finalmente se archivan los registros en carpeta de cada vehículo.

6.3 VEHÍCULOS DE TERCEROS

6.3.1 El Mensualmente los afiliados deben llevar el formato FT-GSV-09 para el control de
mantenimiento tanto preventivo como correctivo de sus vehículos y en entregar las
respectivas fotocopias en los horarios establecidos para tal fin, los cuales serán validados y
recibidos por el área de mantenimiento y su representante en las Sucursales.

6.3.2 Los mantenimientos se deben realizar en los talleres autorizados por la empresa con
el fin de tener mayor control en las actividades realizadas

6.3.3 Los mantenimientos realizados a los vehículos deben subirse a la plataforma y

archivarse en la carpeta respectiva de cada vehículo.

6.3.4 Se archivan los registros en carpeta de cada vehículo.

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7. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN CAMBIOS

22/09/2011 01 Emisión del documento
Se ajusta todo el procedimiento con el fin de establecer
22/05/2015 02 criterios para realizar el mantenimiento preventivo
Se modifica el código del documento.
27/07/2015 03
Se cambia logo de la compañía.
21/06/2016 04
Se cambia el responsable del procedimiento por
Coordinador de mantenimiento
Se relaciona en la consideración 5.2 los requisitos de
SST y ambiental que deben cumplir los proveedores de
22/07/2016 05 mantenimiento.
Se ajustan todas las actividades de acuerdo a la
metodología y formatos establecidos para realizar el
mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos
propios y afiliados.
Se ajusta el código del procedimiento por el ajuste del
05/01/2018 06
mapa de procesos
Se ajusta el control de mantenimiento a través de la
plataforma
01/03/2018 07
Se elimina formato de registro de actividades de
mantenimiento

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