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Presentacion Capacitacion PDF
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CONCEPTOS BASICOS
PATRIMONIO DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
ORDEN ORIGINAL:
Ordenación interna de un fondo
documental manteniendo la
estructura que ha tenido durante
el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Conservación de los documentos
dentro del fondo documental al
que naturalmente pertenecen.
ARCHIVO TOTAL:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
UTILIZACION
ELABORACION
Y ELIMINACIÓN
O RECEPCION
CONSERVACION
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
DE
CENTRAL HISTORICO
GESTION
VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS
Administrativo Cultural
Legal
Histórico
fiscal
Contable
Científico
Técnico
DOCUMENTO DE ARCHIVO:
Registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones,
que tiene valor :
Valor
Histórico o Científico
Cultural
Debe ser
objeto de Económico
conservación
DOCUMENTO ELECTRÓNICO:
Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo
electrónico y en el que el contenido está codificado mediante
algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido
mediante el auxilio de detectores de magnetización.
Para la
Administración
Para la
Para la
Comunidad y
Investigación
el Estado
Para el Para el
desarrollo desarrollo
Científico y Económico y
Tecnológico Social
Para el fomento de la Cultura
y la Identidad Nacional
GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
¿QUE ES UNA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL?
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS
DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
PARA LA ADMINISTRACION:
• Facilitan el manejo de la información.
• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y
eficiente.
• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los
tiempos de retención en ella estipulados.
• Garantizan la selección y conservación de los documentos que
tienen carácter permanente.
• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes
fases de archivo.
• Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
8
9
8
8
7
7
6
02 02 2012
28 12 2012
1 5
1 200 200
x
CAJAS PARA USO DE ARCHIVO X200
DILIGENCIAMIENTO ROTULO CAJA DE ARCHIVO
1 5
GRUPO ARCHIVO Y 1523 Pendiente
CORRESPONDENCIA
asignación de
ACTAS código con la
elaboración
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO de las TRD.
02 12 2012
20 12 2014