Introducción

Esta matriz está diseñada como una guía para la identificación de riesgos y/o factores de riesgo junto a los posibles co
que pueden existir dentro del proceso de Administración de Nómina desde la perspectiva de información financiera co
La implementación de modelos de matrices en la organización es una herramienta para la identificación y mitigación o
de los riesgos , por lo cual se recomienda considerar los siguientes aspectos para su construcción :

1. La organización debe adecuar los controles de forma periódica y consecuente con los objetivos de la organización
proceso .
2. Se debe establecer un equipo de trabajo que identifique y evalué los riesgos
3. Definir y documentar la metodología para la identificación y evaluación de los riesgos, la cual considere variables t
como la definición de las causas y/o factores de riesgo de acuerdo a las actividades de cada área , sus efectos en la info
financiera , así como la mitigación o gestión de los riesgos.

4. Los controles deben considerar aspectos tales como:

 Objetivo del control.

 Aplicabilidad.
 Frecuencia del control.
 Evidencia del control.
 Supervisión.
 Revisión del control.

5. Identificación de los empleados clave, para la ejecución del control.

6. Aprobación de la matriz por el nivel que corresponde.

Por favor considerar las aseveraciones que aplican para cada control según el riesgo y/o factor de riesgo que se con
asígnelo en cada control.
I: Integridad
E: Existencia
Ex: Exactitud
V: Valuación
P: Presentación
Pr: Propiedad
R: Revelación
 riesgo junto a los posibles controles
va de información financiera confiable .
la identificación y mitigación oportuna
nstrucción :

os objetivos de la organización y del

os, la cual considere variables tales

cada área , sus efectos en la información

y/o factor de riesgo que se considere , y

 Control 1 Control 2
Aseveraciones Aseveraciones
I E Ex V P Pr R I E Ex V

Riesgo y/o Factor del Riesgo

Se tiene definidos los documentos
Se verifica que los pagos de
que soportan la existencia,
nómina correspondan con
exactitud e integridad de las
empleados vinculados según los
comisiones, horas extras y
registros de acceso o los contratos
bonificaciones pagadas, según
laborales suscritos.
autorización de un nivel superior.

Horas reportadas como laboradas que

no corresponde con las horas
trabajadas de los colaboradores

No se tienen parametrizados los

perfiles en el sistema de acuerdo al
cargo y funciones desempeñadas.

Se tienen activos en el sistema

funcionarios que se retiraron de la
organización.

No se realizan verificaciones que

permitan validar la exactitud de las
tasas y deducciones que se aplican en
la nómina, generando mayores o
menores deducciones a las que
corresponde.
 No se hace un seguimiento a las
modificaciones de la legislación local en
cuanto a deducciones para ser
registradas en el sistema.

Los ajustes realizados a pagos de

empleados no tienen niveles de
autorización de acuerdo al monto.

La parametrización de las deducciones

presenta errores en el calculo

Se ingresan deducciones y/o

novedades después del cierre de la
nómina, realizando modificaciones en
las fechas de registro.

Se generan anticipos sin tener un nivel

de aprobación, así como no son
registradas oportunamente.

La deducción de impuestos de acuerdo

con las legislación local, no
corresponde a la parametrización del
sistema.
 Se registran pagos que no
corresponden a la nómina y los cuales
no tienen documentación soporte.

Se realizan pagos a los trabajadores no

autorizados o no laborados.

Se lleva una doble contabilidad en el

registro de los pagos de nómina

La contabilización de los pagos de

nómina difiere del valor realmente
pagado.

Anticipos a trabajadores no registrados

o no autorizados por el nivel que
corresponde.

Giros a cuentas bancarias que no

corresponden con las autorizadas por
los colaboradores
Accesos no autorizados al aplicativo de
nómina.

Las cuentas y registros de nómina son

modificados por personal no
autorizado.

El maestro de colaboradores tiene

información incompleta o repetida.

Las cuentas bancarias destino de los

pagos pueden ser modificadas o
registradas al momento de preparar el
pago.

Los cheques girados no tiene un nivel

de aprobación independiente a quien
los prepara.

Los cheques girados pueden ser

entregados a cualquier persona.
No se tiene la información completa de
nómina para el cierre de los estados
financieros.

Se modifican las fechas de registro de

las operaciones, dada la falta de
oportunidad en la entrega de la
información para realizar el cierre.

Incumplimiento en los pagos de nómina

por errores en la liquidación y/o falta de
oportunidad en la entrega de
novedades.

No se tiene acceso restringido a los

archivos de los colaboradores.

No se tienen definidos niveles de

preparación, revisión y aprobación de
la nómina.

Pérdida de la documentación soporte

de las operaciones registradas
contablemente.
 Los empleados pueden modificar los
registros de acceso y horas trabajadas.

Las horas extras no tienen un nivel de

autorización

Fallas en el software y los aplicativos

que se utilizan para la liquidación de la
nomina.

Deficiencias en el proceso de nómina

dada la ausencia de indicadores de
gestión en las operaciones.

Los cambios hechos en la

configuración de los parámetros, no
son autorizados por el encargado y no
cumplen con las políticas y
procedimientos.

No se cuenta con un procedimiento

efectivo para el registro de horas
extras, bonificaciones y comisiones.
 El presupuesto de nómina no
corresponde con los valores pagados

No se tienen controles de monitoreo

por parte del Director de Gestión
Humana, para verificar la exactitud,
completitud e integridad de la nómina.
 Control 2 Control 3 Control 4 Control 5
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P

Se ha asignado el área
erifica que los pagos de responsable de monitorear los
mina correspondan con cambios en la legislación laboral y
dos vinculados según los tributaria, para proceder con la
de acceso o los contratos actualización oportuna en el
aborales suscritos. sistema y en las condiciones de
contratación.
Se tiene establecido un
El plan de compensaciones es
cronograma para el reporte de
aprobado por un nivel superior
novedades, previo a la liquidación
periódicamente.
de la nómina.
ontrol 5 Control 6 Control 7 Control 8
veraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr

La migración a un nuevo sistema

Se tiene implementado un control
considera la realización de un
e establecido un de conciliación para aquellos
Todos los anticipos son solicitados backup de la información histórica
a para el reporte de casos en que se deben realizar
y autorizados por escrito, así así como la programación de los
previo a la liquidación interfaces, verificando la
como registrados en el sistema. mismos de forma regular en el
la nómina. completitud y exactitud de los
nuevo sistema, reduciendo la
datos trasmitidos.
posible pérdida de información
rol 8 Control 9 Control 10 Control 11
ciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R

n nuevo sistema Validación de los saldos

Segregación de funciones de
lización de un registrados contablemente frente a
Se realiza periódicamente la acuerdo a los niveles del área
mación histórica la documentación soporte de las
conciliación de los pagos de (preparación, revisión y
amación de los operaciones, así como la
nómina frente a los registros autorización de las operaciones),
a regular en el aprobación de los ajustes, es
contables. así como dichas funciones son
reduciendo la realizada por un nivel superior al
revisadas de forma regular.
de información que los prepara.
 Control 12 Control 13 Control 14 Control
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraci
I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I

Verificación aleatoria de la Es ejecutado un control de totales

Se generan reportes para la Implementación de
liquidación de los pagos de sobre los valores y documentos
identificación de cambios en la desempeño, para la
nómina, de acuerdo a la reportados por nómina, los
nómina y para la liquidación de la de oportunidades d
metodología de selección de los registrados por contabilidad y los
misma (pre- nómina) proceso de n
pagos. transferidos al banco.
 Control 15 Control 16 Control 17 Control 18
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveracione
E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E

Se han asignado perfiles de

Se hace un seguimiento al
Implementación de indicadores de
presupuesto asignado a los
desempeño, para la identificación
diferentes rubros de nómina,
de oportunidades de mejora en el
identificando oportunamente
proceso de nómina
variaciones en los mismos.
Periódicamente se valida
acceso a los colaboradores de
accesos otorgados a los
acuerdo con el cargo que
corresponda con las fun
desempeñan, con usuarios y
asignados, procediendo
claves de acceso para cada
los cambios que se con
colaborador.
 Control 18 Control 19 Control 20 Control 21
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex

El sistema se encuentra Se realiza una verificación sobre Se tiene una tabla de salario
Periódicamente se validan que los parametrizado para exigir el la parametrización realizada para parametrizada, la cual tien
accesos otorgados a los usuarios diligenciamiento de campos el calculo de aportes, impuestos, acceso restringido y sólo pue
corresponda con las funciones obligatorios, así como para beneficios y horas extras ser modificada por el usuar
asignados, procediendo a realizar rechazar información inconsistente realizados en la nómina, validando delegado para dicha funció
los cambios que se consideren. al momento de crear a los la integridad y exactitud de los previa aprobación de un niv
colaboradores. mismos. superior de los salarios.
 Control 21 Control 22 Control 23 Control 24
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V

Se tiene una tabla de salarios

parametrizada, la cual tiene
cceso restringido y sólo puede
ser modificada por el usuario
delegado para dicha función,
previa aprobación de un nivel
superior de los salarios.
Toda la información registrada en e
El Maestro de colaboradores es
El Maestro de colaboradores tiene maestro de colaboradores se
administrado por una única área,
control de cambios, permitiendo encuentra soportada ( certificación
limitando el acceso a la creación o
tener la trazabilidad de los bancaria, CV, formulario de ingreso
modificación de los datos de los
mismos. salario y beneficios autorizados,
colaboradores.
entre otros)
 Control 24 Control 25 Control 26 Control 27
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P

información registrada en el
Registro electrónico de la hora de
stro de colaboradores se Las cuentas destino de los giros a
ingreso y salida de los Se tiene asignado el nivel
tra soportada ( certificación los colaboradores sólo pueden ser
colaboradores, así como niveles responsable de autorizar las horas
a, CV, formulario de ingreso, ingresadas y/o modificadas desde
de autorización para la realización extras.
o y beneficios autorizados, el maestro.
de horas extras.
entre otros)
ontrol 27 Control 28 Control 29 Control 30
veraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr

Se realiza una análisis de

variaciones para las horas extras
asignado el nivel Protocolo de seguridad para Se revisa periódicamente la
autorizadas frente a las
de autorizar las horas resguardar cheques, sellos y implementación de controles en el
presupuestadas, procediendo a
extras. token portal bancario.
investigar cualquier variación en
las mismas.
ol 30 Control 31 Control 32 Control 33
ciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R

Para los pagos que deben ser

Los cheques de nómina
realizados en cheque, los mismos
dicamente la Los cheques de nomina girados únicamente pueden ser
se giran únicamente a nombre del
e controles en el requieren al menos dos firmas entregados al titular, así como se
colaborador, así como se revisa
ncario. para poder ser validos debe dejar un registro de su
mensualmente el estado de los
entrega y aceptación.
cheques no cobrados.
 Control 34 Control 35 Control 36
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R

Se implementan controles
anuales, semestrales, trimestrales,
mensuales, semanales o diarios
según corresponda, para la
verificación de la documentación
soporte y de los cálculos
realizados en la liquidación.
Los accesos otorgados a los
El sistema no permite modificar
aplicativos son autorizado por el
las fechas en las cuales se
Director de Gestión Humana y son
registran las operaciones.
verificados periódicamente.