UNIVERSIDAD LAICA “ELOY ALFARO” DE MANABÍ

CARRERA DE INGENIERÍA ELÉCTRICA

ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

TRABAJO GRUPAL DE INVESTIGACIÓN

TEMA:

“LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA”

AUTORES:

MUÑOZ MUÑOZ EDIS ANTONIO

PARRAGA MERO CARLOS OTHÓN

RENGIFO CHERNEZ MAIDA LEONELA

Manta – Manabí – Ecuador

2019

1
Contenido
Introducción a la Organización Administrativa...................................................................... 3

Organización Administrativa.................................................................................................. 4

El proceso de la organización. ................................................................................................ 5

Características a tener en cuenta al estructurar la organización ............................................. 6

Aportes de Henry Fayol ........................................................................................................ 12

División de una Organización según Fayol ...................................................................... 12

La organización como fase del proceso administrativo ....................................................... 13

Sistema de organización lineal o de línea jerárquica (perspectiva fayoliana). ..................... 13

Sistema de organización funcional o Tayloriano. ................................................................ 14

Sistema de organización lineal con staff, asesoría o plana mayor........................................ 15

Organización comisional y tipos de comités o comisiones. ................................................. 15

Las herramientas o instrumentos metodológicos de la organización. .................................. 16

Los organigramas .............................................................................................................. 17

Los manuales administrativos. .......................................................................................... 18

Bibliografía ........................................................................................................................... 21

2
 INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Las organizaciones son sistemas diseñados para lograr metas y objetivos por medio
de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. También se definen
como un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.

Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre funciones,

niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el
fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Organización es a coordinación de las actividades de todos los individuos que

integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de
elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia
empresa persigue.

Es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las

personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es
disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y
financieros.

Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más

personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una
organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas
a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Una organización es un conjunto de
cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y
así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de
disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona
mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

(Chimal, 2013)

3
Organización Administrativa

La organización es la parte de la administración que supone es establecimiento de una

estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una
empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de
todas las tareas necesarias para los cumplimientos de las metas, asignación que debe hacerse
a las personas mejor capacitadas para realizar esa tarea.

Significa integrar y coordinar los recursos humanos,

materiales y financieros de que se dispone, con la finalidad de
cumplimentar un objetivo dado con la máxima eficiencia,
considerando como sus elementos esenciales:

 Meta o finalidad
 Programa o método para alcanzar las metas
 Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo más preciado los Recursos
Humanos)
 Entorno o ambiente (la responsabilidad y la ética social)
 Administradores (lideres)

Organizar no es más que identificar y clasificar las actividades requeridas de manera que
se agrupen para dar respuesta a los objetivos, así como coordinar en forma horizontal y
vertical la estructura de la organización asignando a cada grupo un directivo con autoridad
necesaria para supervisarlo.

Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará cuales
tareas y quien será responsable de qué resultados; para eliminar los obstáculos al desempeño
que resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades, y para
tender redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los
objetivos empresariales.

4
 Para la mayoría de los directivos el término organización implica una estructura
intencional formalizada de roles; en primer lugar, al definir la
naturaleza y el contenido de los roles organizacionales y, en
segundo lugar, los roles que se les pide a las personas que
desempeñen deben estar diseñados intencionalmente para
asegurar que se realicen las actividades requeridas y que éstas se
acoplen de modo que las personas puedan trabajar de forma
ininterrumpida, con eficacia y eficiencia en grupos. De manera
general, el propósito de organizar es hacer efectiva la cooperación humana.

El proceso de la organización.
El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz,
utilizando los principios científicos de la administración. Una buena organización debe
satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su función
dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento.
En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:
 Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos
principales de la organización.
 Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las
distintas actividades o funciones a realizar por la institución.
 Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción
de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización.
 Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
 Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos,
con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.
 Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades
a realizar por las personas que ocupen los cargos.

5
(Plaza, 2013)

Características a tener en cuenta al estructurar la organización

 Carácter específico: la estructura debe ser diseñada a la medida de la organización

de que se trate, en función de sus características específicas.
 Carácter dinámico: toda buena organización se desarrolla permanentemente
cambia. Por eso la estructura debe ser flexible para que pueda soportar los cambios
que se producirán en el futuro.
 Carácter humano: al diseñar la estructura de una organización, se debe tener en
cuenta las aptitudes de las personas que la integran o que la integrarán en el futuro.
No es bueno esquematizar primero el organigrama y recién después fijarse quien
ocupara cada posición del mismo. De obrar así, se estaría cayendo en organizaciones
formales y rígidas, constituidas por seres rectangulares.
 El ascenso en la organización: los caracteres dinámico y humano, llevan a un típico
problema organizacional: el del ascenso de las personas de un nivel jerárquico a otro.
Un hombre puede estar preparado para
desempeñar su cargo actual, pero no el inmediato
superior. Por ejemplo, si un excelente médico
clínico asciende a director del hospital, es
altamente probable que sea un mal administrador
(cambiarán significativamente los requerimientos que se harán en él). El hombre
siempre busca ascender, sin advertir que así llegara a un terreno que no domina. Allí
fracasará, y en lo sucesivo, no ascenderá más.

6
  Orientación hacia los objetivos organizacionales: para que el accionar de la
organización sea efectivo, los objetivos organizacionales deben prevalecer sobre los
departamentales.
 Asignación de responsabilidades: para que haya responsabilidad, debe existir la
correspondiente autoridad. La responsabilidad no se delega, sino que se asigna como
inherente al cargo.
 Unidad de mando: ningún empleado puede responder a más de un superior, en
consecuencia, recibirá todas las instrucciones por inmediato de un solo superior.

Existe una lógica fundamental en la organización, de manera que:

 Establecer los objetivos de la Organización

 Formular objetivos, políticas y planes de respaldo
 Identificar y clasificar las actividades necesarias para cumplirlos
 Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales
disponibles y la mejor forma de usarlos de acuerdo con las circunstancias.
 Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para llevar a cabo las
actividades.
 Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad
y flujos de información.

Uno de los aspectos básicos en la organización, están dados por la delegación de

autoridad.

Se ha comprobado que constituye uno de los síntomas más graves de una

organización deficiente y que afecta la amplitud de la dirección, una delegación de autoridad
inadecuada o poco clara; cuando un directivo delega con toda claridad la autoridad para llevar
a cabo una tarea bien definida, el subordinado podrá realizarla con efectividad y el directivo
evitará dedicarse de forma desproporcionada a supervisar y guiar los esfuerzos del
subordinado.

7
 Es importante conceptualizar la autoridad en la organización, como el derecho en un
puesto (y a través de ella el derecho de la persona que ocupa el puesto) para ejercer discreción
al tomar decisiones que afectan a otros. Por supuesto, es un tipo de poder, pero un poder
dentro del ambiente de la organización; ya que el poder es un concepto mucho más amplio
que autoridad, entendiéndose como la capacidad de las personas o grupos para inducir o
influir en las creencias o las acciones de otras personas o grupos.

El proceso de delegación implica:

 La determinación de los resultados esperados de un puesto

 La asignación de tareas a un puesto
 La delegación de autoridad para cumplir con estas tareas
 Responsabilizar a la persona en ese puesto del cumplimiento de las tareas.

Por lo general, en la práctica, resulta imposible dividir este proceso pues es injusto esperar
que una persona cumpla metas sin darle la autoridad para lograrlo, al igual que delegar
autoridad sin conocer los resultados finales para los que se usará. Más aún, puesto que no se
puede delegar la responsabilidad de los superiores, un jefe no tiene otra alternativa práctica
más que responsabilizar a los subordinados por la terminación de sus deberes.

Delegar, en definitiva, es un arte y los fracasos en una delegación efectiva ocurren no

porque los directivos no comprendan la naturaleza y los principios de la delegación, sino
porque no están en posibilidad, o no desean aplicarlos y gran parte de la razón está dada en
las actitudes personales hacia la delegación, tanto en la receptividad para dar oportunidad a
las ideas de otros y disposición para delegar, en el sentido de ceder a los subordinados el
derecho de tomar decisiones y, además, porque puede ser permisible que otros cometan
errores, siempre que no arriesguen o pongan en peligro a la Organización y cuando el error
pueda asumirse como una inversión en el desarrollo personal. Lo más importante es que no
habrá otra alternativa en el directivo que confiar en sus subordinados, puesto que la
delegación implica una actitud de confianza entre ellos.

Como los superiores no pueden delegar responsabilidad por el desempeño, no deben

delegar autoridad a menos que estén dispuestos a encontrar medios de obtener

8
retroalimentación de asegurarse de que la autoridad esté siendo usada para respaldar las metas
y planes.

Una descentralización organizacional apropiada

favorece en buena medida a dispersar la autoridad de
toma de decisiones; la dirección participativa puede
propiciar en buena medida la confianza entre jefes y
subordinados y ser un elemento que posibilite hacer de
la delegación de autoridad una vía eficiente en la
estructura organizacional.

Los principios de organización más esenciales son:

Según el propósito de la organización, o sea, ayudar a que los objetivos tengan significado
y contribuir a la eficiencia organizacional:

 Principio de unidad de objetivos: La estructura de una organización es efectiva si

permite a las personas contribuir a los objetivos de la empresa.
 Principio de eficiencia organizacional: Una organización es eficiente si está
estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mínimo de
consecuencias o costos no deseados.

De acuerdo a la causa de la organización, esto es, teniendo en cuenta que la causa básica
de la estructura organizacional es la limitación de la amplitud de la gerencia:

 Principio de la amplitud de la gerencia: En cada puesto gerencial existe un límite

al número de personas que puede manejar con efectividad una persona, pero el
número exacto dependerá de la repercusión de las variables fundamentales.

Según la estructura organizacional considerando a la autoridad como el cemento de esa

estructura, lo que hace posible los medios mediante los cuales se pueden colocar grupos de
actividades bajo un gerente y se puede fomentar la coordinación de las unidades

9
organizacionales, de manera que el gerente esté en posibilidad de ejercer a discreción y
crear un ambiente para el desempeño individual, se tiene que:

 Principio escalar: Mientras más clara sea la línea de autoridad desde el puesto
gerencial máximo en una empresa hasta cada puesto subordinado, será más clara la
responsabilidad por la toma de decisiones y más efectiva la comunicación en la
organización.
 Principio de delegación por los resultados esperados: La autoridad delegada a
todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de
cumplir los resultados esperados.
 Principio de carácter absoluto de la responsabilidad: La responsabilidad de los
subordinados ante sus superiores por el desempeño es absoluta y los superiores no
pueden evadir la responsabilidad por las actividades de organización de sus
superiores.
 Principio de paridad de la autoridad y responsabilidad: La responsabilidad de las
acciones no puede ser mayor de la que está implicada por la autoridad delegada, ni
debe ser menor.
 Principio de unidad de mando: Mientras más completas sean las relaciones de
dependencia de una persona con un solo superior, será menor el problema de
instrucciones opuestas y mayor la sensación de responsabilidad personal por los
resultados.
 Principio del nivel de autoridad: El mantenimiento de la delegación deseada exige
que las decisiones que se encuentran dentro de la autoridad de los gerentes
individuales deban ser tomadas por ellos y no hacerlas ascender por la estructura
organizacional.

10
Según la estructura organizacional considerando el diseño de ésta según las funciones:

 Principio de la definición funcional: Mientras más claramente estén definidos los

puestos de trabajo o las actividades a llevar a cabo, de la autoridad de la organización
delegada y la comprensión de las relaciones de autoridad e información con otros
puestos, la persona responsable podrá contribuir en forma más adecuada al logro de
los objetivos de la empresa.

Según las características propias del proceso de organización, teniendo en cuenta el sentido
de proporción o la medida del proceso total de organización, se consideran:

 Principio de equilibrio: En cada estructura existe la necesidad de equilibrio para

asegurar la efectividad global de la estructura para cumplir los objetivos de la
empresa, considerando la necesaria uniformidad funcional, la especialización, los
intereses económicos, las líneas de comunicación y otros.
 Principio de flexibilidad: Para que en cada estructura se incorporen dispositivos y
técnicas para anticipar y reaccionar al cambio, tanto desde lo interno como desde lo
externo, que haga frente a los retos de los cambios políticos, sociales, económicos,
tecnológicos y culturales.
 Principio de facilitación del liderazgo: Mientras más permitan a los gerentes una
estructura organizacional, sus delegaciones de autoridad, diseñar y mantener un
ambiente para el desempeño, más ayudarán a las habilidades de liderazgo de esos
gerentes.

11
(Perez, 2015)

Aportes de Henry Fayol

Para Fayol, la función administrativa tiene por objetivo solamente al cuerpo social:
mientras que las otras funciones inciden sobre la materia prima y las maquinas, la función
administrativa solo sobra sobre el personal de la empresa. Fayol resumió el resultado de sus
investigaciones en una serie de principios que toda empresa debía aplicar: la división del
trabajo, la disciplina, la autoridad, la unidad y jerarquía del mando, la centralización, la justa
remuneración, la estabilidad del personal, el trabajo en equipo, la iniciativa, el interés general,
etc.

División de una Organización según Fayol

Dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos:

 Funciones técnicas: relacionadas con la producción de bienes o de servicios de la

empresa.
 Funciones comerciales: relacionadas con la compra, venta e intercambio.
 Funciones financieras: relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.
 Funciones de seguridad: relacionadas con la protección y preservación de los bienes
de las personas.
 Funciones contables: relacionadas con los inventarios, registros balances, costos y
estadísticas.

12
  Funciones Administrativas: relacionadas con la integración de las otras cinco
funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás
funciones de la empresa, siempre encima de ellas.

(Varela, 2011)

La organización como fase del proceso administrativo

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el
sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento.
Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad,
se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de
personas. Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo
de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las
funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa.
Melinkoff (1987), con relación al título del escrito la define como el proceso administrativo
a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de
autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que
corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u
elaboración del nivel corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas
y mecanismos de medida u actuación).

Sistema de organización lineal o de línea jerárquica (perspectiva fayoliana).

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Henry
Fayol (1972), el mismo tiene como característica particular que las funciones generales
reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las líneas de mando, autoridad
y comunicaciones, que van desde la máxima autoridad hasta el último funcionario. Se califica
de jerárquico porque establece relaciones determinadas por órdenes que emanan desde un
mismo departamento, otros autores lo denominan sistema escalar o vertical porque la
autoridad o responsabilidad es escalonada, siguiendo los niveles de la organización. En este
tipo de sistema la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo a medida que
desciende la escala jerárquica.

13
Ventajas del sistema lineal:

a) La organización resulta sencilla de comprender.

b) Genera rapidez en la ejecución de las órdenes.
c) Es de gran utilidad en las empresas pequeñas.
d) Hay clara definición de la autoridad responsabilidad
e) Se mantiene la eficacia en la disciplina y la unidad de mando.
Desventajas del sistema lineal:

a) No hace uso de las ventajas de la especialización.

b) Los jefes deben tener conocimientos diversos
c) La pérdida de hombres claves pone en peligro el funcionamiento de la empresa.
d) Existe la posibilidad de descuido de algunas funciones.
e) Demasiada rigidez debido a la restringida discrecionalidad.

Sistema de organización funcional o Tayloriano.

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Frederick
Taylor (1972). Este enfoque organizacional tiene como particularidad que, en lugar de
concentrar las funciones, las distribuye en diversas autoridades superiores o intermedias,
pues se basa en la diversidad de funciones que se realizan en un organismo. Para ello clasifica
las funciones de acuerdo a las características y agrupa en unidades especializadas, las
funciones similares o parecidas. El sistema no descansa en hombres sino en las funciones.
En este sistema vale más la especialización que la posición jerárquica de los hombres.

Ventajas del sistema funcional:

a) Aprovecha las ventajas de la especialización.

b) Facilita el entrenamiento del personal debido a las exigencias de cada cargo.
c) Se facilita el control directo.
d) Se puede lograr la cooperación de todos los funcionarios, unidades o dependencia que
forman los organismos.
Desventajas del sistema lineal:

a) A veces se dificulta fijar la responsabilidad final en cuanto al resultado de cierta

actividad.

14
 b) La supervisión es múltiple.
c) Se descarta el principio de unidad de mando.
d) No estimula el entrenamiento de los ejecutivos.

Sistema de organización lineal con staff, asesoría o plana mayor.

Esa un sistema de uso corriente en las grandes empresas donde se realizan gran
número de funciones de cierta magnitud o complejidad. Es un sistema de organización lineal
al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras denominadas staff, estado
mayor, asesoría o plana mayos. Las unidades de asesoramiento sólo tienen autoridad de
asesoramiento, no tienen mando sobre el personal de línea; solo tienen autoridad de mando
sobre el personal de sus sistemas asesores.

Ventajas del sistema de línea y de staff:

a) Se aprovechan las ventajas de la especialización

b) Se mantiene la unidad de mando.
c) Se comenta la cooperación entre los funcionarios de línea y asesoría
Desventaja del sistema de línea y staff:

a) Puede generar confusión entre la autoridad de línea y asesoría.

b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no tener autoridad.
c) Los funcionarios de línea descargan la mayor parte de su trabajo en la dependencia
asesora o funcionarios asesores.
d) La asesoría no es de obligatoria aceptación por la unidad de línea.

Organización comisional y tipos de comités o comisiones.

En este tipo de Organización, la autoridad superior que detenta el poder de decisión,
descansa en un consejo, comité o comisión, ubicado en el vértice de la pirámide. En la
práctica este modelo de organización de autoridad superior colegiada es poco frecuente. En
Venezuela ha sido adoptado por las Universidades Nacionales u Oficiales. Más
frecuentemente existen consejos, comités o comisiones intermedios dentro de una institución,
sea que ésta se organice lineal o funcionalmente o en forma mixta.
Ventajas:

a) Los cometes fomentan la cooperación entre los integrantes.

15
 b) Se reciben aportes valiosos.
Desventajas:

a) Alto costo en tiempo y dinero, la autoridad colectiva consume mucho tiempo en

reuniones.
b) Dificultan la toma de decisiones.
c) Todos mandan y no adquieren responsabilidad en la repartición de la autoridad.

Un consejo o comité en un grupo de personas encargado de ciertas funciones

específicas o de resolver un problema específico. Debido a las considerables variaciones en
la autoridad asignada a los consejos y comités, ha surgido mucha confusión acerca de su
naturaleza. Dependiendo de su autoridad pueden ser:
1. Consejos o comités de línea: La autoridad que detentan es de línea. Pueden tomar
decisiones realizan una función determinada.
2. Consejos o comités de staff: Asesoran, no tienen autoridad de mando.
3. Comités formales: Están establecidos explícitamente en la estructura organizativa,
se les asignan deberes y autoridad.
4. Comités informales: No están establecidos en la estructura. Se organizan para
estudiar y dar opinión sobre un problema o tema específico.
5. Comités permanentes: Pueden ser formales e informales, pero son estables en la
estructura, duran un tiempo indefinido.
6. Comités temporales: Son informales y se crean por un tiempo determinado.
7. Comités consultivos: resuelven consultas formuladas por las instancias
subordinadas, tienen poder de decisión.
8. Comités ejecutivos: son los que ejecutan decisiones.
(Mendoza, s.f.)

Las herramientas o instrumentos metodológicos de la organización.

Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los organigramas
y manuales.

16
Los organigramas
Un organigrama es la representación gráfica que muestra cómo están relacionadas las
diferentes unidades de la estructura interna de una institución o empresa. Esté
permite conocer la ubicación que se da de los distintos departamentos, secciones, oficinas,
etc., que conforman la institución. El organigrama describe gratificante la división del trabajo
que se establecerá y la relación que se dará entre las distintas áreas de actividades, a través,
de líneas que representan los canales de supervisión coordinación o y comunicación que
existirá en la institución.

Ventajas de los organigramas:

 Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de la
organización.
 Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento y sección
de la organización.
 Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización, dirección y control.
 Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad de la
organización.
 Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen las
coordinaciones dentro de la organización.

Clasificación de los organigramas:

De acuerno a su disposición geométrica, los organigramas se adaptan al tipo de sistema
organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos:
 Organigramas verticales de tipo clásico.
 Organigramas horizontales de izquierda a derecha.
 Organigrama mixto.
 Organigramas circulares o con céntricos.
 Organigramas escalares.

17
Los manuales administrativos.
El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada las
actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas
deben ser realizadas. El propósito fundamental de los manuales es el de sistematizar las
funciones y operaciones que realiza la organización, así como instruir al personal sobre los
objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la
institución.

Importancia y necesidad de los manuales administrativos.

La importancia del manual administrativo reside en el hecho de suministrar
información para la acción al servir de guía para la ejecución del trabajo. A su vez el manual
tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisión y el mejor desempeño de los
ejecutivos.

Clasificación de los manuales administrativos.

Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías:
 Manuales de organización.
 Manuales de políticas.
 Manuales de sistemas y procedimientos.
Manuales de organización
Es un instrumento que contiene detalles de la empresa u organización tales como:
 Nivel estratégico corporativo de la empresa (misión, visión, objetivos corporativos).
 La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó esa estructura.
 Las relaciones entre la función de línea y la de asesoría.
 Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.
Manuales de políticas
Incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía básica para la acción;
así mismo prescriben los limites generales dentro de los cuales deben realizar se las a
actividades. Una correcta formulación de las políticas en un manual, permitirá:
 Agilizar el proceso decisorio.

18
  Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las
actividades a los objetivos de la institución.
 Facilitar la des-centralización.
 Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Manual de sistemas y procedimientos

Es llamado, también manual de operación; es un manual de trámites y métodos de trabajo.
Es quizás el manual más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y
sistematiza la actividad operativa de la empresa institución. El manual de procedimientos
incluye la descripción de normas, la descripción de procedimientos, los flujos gramas de los
procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos. Los manuales de
sistemas y procedimientos, ofrecen una serie de ventajas ente ellas tenemos:
 Constituyen una útil fuente de información, sobre las prácticas generales de la
organización para que la información sea útil se requiere que la información se
comunique a través de la línea de mando de la organización.
 Constituyen una guía indispensable para el trabajo a ejecutar.
 Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos empleados y
también para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a la organización son
ascendidos de categoría.
 Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.
 Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas, procesos y
procedimientos, de la institución, en la medida en que se los consulte con la debida
frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento sostenido de las operaciones,
normas y procedimientos.
 Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que la respuesta
rápida a las mismas, se obtienen a través de la lectura del manual.
 Constituyen un freno a la improvisación, en sus distintas manifestaciones.
 Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa de la empresa.
 Constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación objetiva de las
prácticas institucionales.

19
Estructura de los manuales
Los manuales ofrecen una serie de ventajas, a condición de que efectivamente se
basen en una estructura lógica, de lo contrario pierden el sentido de su objetivo, que es el de
ayudar a la gerencia en el cometido de su gestión.

Recomendaciones al momento de emplear los manuales.

 Desde el momento en que se inicie el proceso de implementación del manual, se inicia

el control de su aplicación. Esta tarea que debe estar a cargo de la unidad
responsable de la sistematización administrativa, la que mantendrá un registro
estadístico de consultas, entrevistas y encuestas.
 A los fines de mantener vigente el manual y evitar su abandono por obsolescencia, se
deberá llevar a cabo un plan estricto de seguimiento.
 Se deben establecer programas regulares de auditoria para determinar si las prácticas
actuales coinciden con los procedimientos escritos.

20
Bibliografía
Chimal, J. C. (18 de 07 de 2013). Proceso administrativo: planeacion, organizacion,
direccion y control. Obtenido de Gestiopolis: https://www.gestiopolis.com/proceso-
administrativo-planeacion-organizacion-direccion-y-control/

Mendoza, W. (s.f.). La organizacion como fase del proceso administrativo. Obtenido de

UNEY.

Perez, L. A. (29 de 07 de 2015). La Organizacion, como funcion de la administracion.

Obtenido de Opere Online: http://www.eumed.net/ce/2009a/rpps.htm

Plaza, W. (10 de 07 de 2013). La organizacion como fase del proceso administratvo.

Obtenido de Blog Stop: http://walkerplazola.blogspot.com/2013/07/la-organizacion-
como-fase-del-proceso.html

Varela, A. J. (19 de 12 de 2011). La Organizacion Administrativa. Obtenido de SlideShare:

https://es.slideshare.net/adrianjosv/la-organizacin-administrativa

21