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Tcnicas de organizacin y coordinacin en la empresa

El uso de una organizacin ha sido de vital importancia a lo largo de la existencia


humana. Disear una estructura jerrquica permite la coordinacin de los elementos que
la conforman, consiente una eficaz toma de decisiones, establece responsabilidades y
define los medios de comunicacin.
A travs de esta lectura se definirn antecedentes, propsitos y tcnicas de organizacin
y coordinacin.
Organizacin y Coordinacin
La empresa como una organizacin
Primeramente se define lo que es una empresa desde el punto de vista de una
organizacin, y podemos decir lo siguiente:
La empresa es una suma de diferentes componentes:
Un objeto comn,
Un conjunto de personas y medios,
Un esfuerzo combinado, y
Un sistema de dependencias y relaciones que aseguren la coordinacin (Gil Estallo &
Giner de la Fuente, 2007).
As se puede definir a la empresa como un conjunto de elementos humanos y materiales
que se conjugan para conseguir un fin, segn un esquema determinado de relaciones y
dependencias (organizacin) entre todos sus elementos.
Lourdes Mnch en su obra Fundamentos de Administracin nos menciona que desde
tiempos inmemorables el ser humano ha estado consiente de que la obtencin de la
eficiencia solo se logra a travs del orden y coordinacin de los recursos que forman parte
de un grupo social, en este caso: la empresa.
Antecedentes
En el segundo Libro del xodo en el Antiguo Testamento, Jehtr, suegro de Moiss,
facilita en el captulo XVlll el siguiente consejo:
Por qu eres t solo quien se sienta a juzgar? No haces bien en eso. Con trabajo tan
mprobo te consumes, no solamente t, sino tambin este pueblo que te rodea. Es
empeo superior a tus fuerzas y no podrs sobrellevarlo t solo S t representante del
pueblo, pero instryeles a los mandatos y leyes as como en el camino que deben
seguir y las obras que deben practicar Escoge de entre el pueblo hombres capaces,
ntegros, amantes de la verdad y enemigos de la avaricia y constityelos en jefes
para que puedan juzgar al pueblo en todo tiempo. Y si ocurre alguna cosa grave,

remtanla a ti, conduciendo ellos las de menor importancia; y as ser para ti ms


llevadera la carga, compartindola con otros. Si esto hicieres, podrs resistir y cuidar
que se ejecuten los preceptos (14-23) (De Val Pardo, 1997)
Una vez que se estableci lo que se desea hacer es necesario determinar cmo hacerlo y
esto solo es posible a travs de la organizacin.
Organizacin
En esta etapa se disea la estructura que permite una ptima coordinacin de los
recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la planeacin.
Mediante la organizacin se determinan las funciones y responsabilidades y se
establecen los mtodos tendientes a la simplificacin del trabajo. Al organizar es
imprescindible aplicar los siguientes principios: del objetivo, de especializacin, jerarqua,
paridad de autoridad y responsabilidad, unidad de mando, difusin, tramo de control,
coordinacin y continuidad. (Mnch Galindo, 2006)
Organizacin se refiere a la estructura tcnica de las relaciones, que debe darse entre las
jerarquas, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para
su mayor eficiencia. (Reyes Ponce, 2004)
Organizar es el proceso de disear estructuras formales del trabajo en una empresa, por
medio de la generacin de una jerarqua de autoridad y una departamentalizacin por
funciones, que establezca responsabilidades por reas de trabajo. (Hernndez y
Rodrguez, 2002)
Propsitos de la organizacin
De acuerdo a las definiciones mencionadas anteriormente, podemos encontrar propsitos
tales como:
Crear una estructura estable de trabajo.
Definir jerarquas y puestos de trabajo.
Departamentalizacin por funciones.
Determinar responsabilidades.
Definir cauces de comunicacin.
Establecer mtodos de simplificacin del trabajo.
Es as como podemos decir que la organizacin tiene como propsito crear una estructura
estable de trabajo que permite definir jerarquas y puestos, determinando la autoridad y
responsabilidad de estos y estableciendo los cauces de comunicacin, as como la
simplificacin del trabajo.
Principios de la organizacin

Principio de divisin de trabajo


Este principio busca la especializacin y perfeccionamiento de la persona en su puesto
para producir ms y mejor.
Henry Fayol utiliza una metfora en la que asimila a la empresa con un cuerpo biolgico.
La divisin del trabajo es de orden natural; se observa en el mundo animal, donde a
medida que el ser es ms perfecto posee ms variedad de rganos encargados de
funciones distintas. La divisin del trabajo tiene por finalidad producir ms y mejor con el
mismo esfuerzo. (ManagersHelp)
Principio de autoridad y responsabilidad.
De acuerdo a (Hernndez y Rodrguez, 2002) la autoridad en la organizacin y en las
estructuras, implica aspectos formales o legales, tcnicos y morales. La verdadera
autoridad es moral y psicolgica, lo cual se conoce como liderazgo.
Principio de primaca de la autoridad lineal sobre la asesora.
Para fines de organizacin, la autoridad se clasifica en:
Lineal
Staff (asesores)
Normativa
El principio es que todo aquel que ostente algn nivel de autoridad es quien decide, por
tener la responsabilidad de hacerlo.
Principio de primaca de autoridad normativa.
La autoridad normativa est encargada de generar las normas de operacin y dependen
de una autoridad local.
Principio de delegacin.
Bien se conoce de sobra que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.
Esto significa que los jefes deben permitir que su personal a cargo haga su trabajo y
tomen decisiones libremente, teniendo en cuenta que ante cualquier error que cometa lo
involucra a l.
Principio de unidad de mando.
Cuando existen dos jefes existe fuga de responsabilidad. En este principio se indica que
cada individuo de la organizacin debe ser responsable slo frente a una autoridad y esta
puede ser una persona, un comit o un consejo.
Hay que recordar que quien a dos amos sirve con uno queda mal.

Principio de jerarqua o cadena de mando.


Anteriormente se mencionaba como Moiss tuvo que organizar al pueblo a travs de una
jerarqua, estableciendo los conductos para resolver problemas y facilitarse el trabajo.
Toda organizacin requiere una jerarqua, es decir, un sistema de niveles de mando.
Principio de tramo de control.
A diferencia del principio de unidad de mando en donde una persona es responsable
hacia una autoridad, en el principio de tramo de control se refiere al nmero de unidades,
departamentos o personas que pueden ser supervisadas por una persona. Es importante
sealar que entre ms personas dependan de una, ejerce menos control y se hace ms
complicada la comunicacin entre los miembros.
Principio de equidad en carga de trabajo.
Cuando se organiza una empresa se debe equilibrar la carga de trabajo, de tal forma que
todos los que conforman el equipo tengan, de acuerdo a sus niveles jerrquicos y
capacidades: responsabilidades. Dichas responsabilidades deben llevarse a cabo
durante una jornada laboral normal. Este principio adems, permitir establecer el
sistema de pagos, buscando siempre la equidad en las remuneraciones.
Tcnicas de Organizacin
Son herramientas necesarias que nos ayudan a formar una organizacin formal. Estas
tcnicas deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada organizacin.
A continuacin se describen las principales tcnicas.
Organigrama
El organigrama representa la estructura de una organizacin; estructura significa la
disposicin u ordenacin de los rganos o cargos que componen una empresa
(Hernndez Orozco, 2007)
Representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad
existentes dentro de sta (Mnch Galindo, 2006)
De acuerdo con (Mnch Galindo, 2006) nos menciona seis tipos de organizacin.
a. Lineal o militar
Tipo de organizacin militar o linealb. Funcional o de Taylor
c. Lneo funcional
d. Staff

e. Matricial
f. Por comits
Asimismo, los organigramas los podemos encontrar clasificados por su presentacin en
verticales, horizontales, mixtos y circulares (Scribd)
1. Organigrama vertical. Son los organigramas que encontramos comnmente en las
organizaciones. Presentan los niveles jerrquicos en orden vertical de arriba hacia abajo.
2. Organigrama horizontal. Los niveles jerrquicos los encontramos ordenados en forma
de columnas desplegadas de izquierda a derecha.
3. Organigrama mixto. Conjuga el organigrama tipo vertical y el organigrama tipo
horizontal para ampliar las posibilidades de graficacin.
4. Organigrama circular. Formado por un cuadro central en el que se coloca a la
autoridad mxima, mientras que alrededor se trazan crculos concntricos que constituyen
un nivel de organizacin. En cada crculo se coloca a los jefes inmediatos y se les
relaciona con lneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.
Manuales
Son documentos detallados que contienen de forma ordenada y sistmica informacin
acerca de la organizacin de la empresa.
Diagramas de procedimiento o de flujo (flujogramas)
Estas representaciones grficas muestran la sucesin de pasos que conforman un
procedimiento. Utilizan los siguientes smbolos:
Una vez que se ha finalizado el diseo organizativo jerrquico basado en los principios de
la organizacin, surge la necesidad de coordinar para armonizar los esfuerzos,
independientemente de la estructura o modelo organizativo que se haya elegido. Al
integrar la organizacin jerrquica y las actividades por departamento en un todo
congruente es necesaria la coordinacin.
Coordinacin
La coordinacin es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos
independientes a efecto de perseguir las metas de la organizacin con eficacia (Stoner,
Freeman, & Gilbert, 1996)
As podemos decir que la coordinacin es la sincronizacin de actividades, recursos y
esfuerzos de una organizacin con el fin de lograr armona, unidad, rapidez y eficacia en
la consecucin de objetivos definidos.
Mecanismos de coordinacin

Estos mecanismos nos ayudan a unir la estructura organizacional. Mintzberg recoge seis
mecanismos de coordinacin (Gil Estallo & Giner de la Fuente, 2007):
La adaptacin mutua
Coordina el trabajo mediante el sencillo procedimiento de la comunicacin informal. Es el
nico mecanismo que funciona bajo condiciones difciles, dado que en estos casos el
xito de la empresa depende de la habilidad de los especialistas a adaptarse entre s.
La supervisin directa
Consigue la coordinacin cuando una persona se hace responsable del trabajo de los
dems, es decir, dando instrucciones y controlando sus acciones. Surge cuando un cierto
nmero de personas requieren trabajar juntas.
Normalizacin del trabajo o de los procesos
Se refiere a la especializacin, la programacin del contenido del trabajo y los
procedimientos a seguir
Normalizacin de los outputs o de resultados
En este caso se especifica no lo que se quiere hacer, sino los resultados.
Normalizacin de las habilidades
En este caso lo que se estandariza es ms al trabajador que el trabajo o los resultados.
El trabajador adquiere conocimientos, habilidades o destrezas fuera de la organizacin
para despus aplicarlas en el trabajo.
Normalizacin de las reglas
Este mecanismo significa que los integrantes de una organizacin comparten una serie
de creencias comunes, por lo tanto lograr coordinarse.
Estos mecanismos de coordinacin mostrador por Mintzberg podran considerarse como
los elementos bsicos de una estructura. Y parece que mantienen un cierto orden; a
medida que el trabajo organizacional se vuelve difcil y complejo, los medios de
coordinacin favorecidos parecen cambiar, de la adaptacin mutua (el mecanismo ms
sencillo) a la supervisin directa, luego a la estandarizacin, preferentemente de los
procesos de trabajo o de las normas, los resultados o de las habilidades, para al final
regresar a la adaptacin mutua (El diario de un logstico).

La Estructura de Divisin de Trabajo en cualquier organizacin


Hoy en da, en el mbito empresarial, es de vital importancia tener una clara y slida
organizacin en la planeacin de cualquier proyecto para ofrecer una buena calidad hacia
el cliente en cualquier rama del que se trate. Para ello, se habla del WBS, cuyo significado
es Work Breakdown Structure cuya traduccin al espaol sera Estructura de Divisin de
Trabajo (EDT) que, a continuacin, se explica detalladamente en qu consiste dicha
metodologa:
El juicio experto y el consenso de un grupo, son tcnicas de estimacin del tipo de
jerarquas hacia abajo. Es decir, la EDT, es una metodologa de tipo jerrquica hacia
arriba. Por lo que, podra representarse como un organigrama jerrquico en donde se
establecen diferentes partes de un sistema, reflejando una categorizacin de productos o
bien de procesos que se relacionan entre s y, a su vez, con el producto final.
La categorizacin de productos identifica los componentes del producto final e indica la
manera de cmo los componentes estn interconectados entre s mientras que, un
organigrama EDT de procesos identifica las actividades de trabajo y sus interrelaciones.
Utilizando la tcnica EDT, los costos se estiman mediante la asignacin del costo de cada
componente individual en el organigrama y, luego, la suma de todos.
Algunos planificadores ocupan tanto el EDT de productos como de procesos para la
realizacin de las estimaciones de costos. Las ventajas primordiales, de estas tcnicas,
son la identificacin y contabilizacin de los diversos procesos existentes, factores de
productos de un sistema as como la aclaracin, con exactitud, de qu costos se incluyen
en la estimacin.
Como conclusin, el juicio experto y el consenso de un grupo as como las estructuras de
divisin de trabajo son tcnicas utilizadas para la estimacin de costos permitiendo que
muchas organizaciones empleen los tres enfoques y repitan las estimaciones hasta que
las diferencias se resuelvan satisfactoriamente.
En resumen, una EDT brinda las siguientes caractersticas:
1. Ofrece una divisin lgica de cualquier proyecto en niveles sucesivos con un aumento
de cualquier detalle de informacin
2. Una EDT se compone de tareas organizadas. De tal manera que, cada tarea, se asocia
solamente a una de mayor nivel (evitando la superposicin de objetivos y esfuerzos)
3. Las tareas, en su conjunto, pueden ser resumidas progresivamente con el fin de
presentar informacin de tiempo, costo y recursos en diferentes niveles e incluso a nivel
de proyecto
4. La EDT se puede asociar a una EDO Estructura de Divisin de la Organizacin (OBS,
Organizational Breakdown Structure, por sus siglas en ingls) para definir quin ser el
responsable de cada tarea asignada dentro de un proyecto