AURA PORTAL

Proceso: Entregas a rendir, importanciones movimientos de personal y soporte

Monitorizacion:permite saber q hicieron todos los usuarios :IM

Cuando no visualizan su proceso

TP: TAREA DE APROBACION/aprobador

Para visualizar quien es el aprobar en sap se va al inicio del proceso elegir orden interna y se va
a SAP PRD KO03

ORDEN INRTER Y SACO el centro de costo

KSO03 Y AHÍ COLOCO EL CENTRO DE COSTO y ahí es donde aparece el aprobador.

Coordinar con el área de gestión si quieres cambiar el aprobador.

Solicitarle a Gustavo (que rechase el TP) que rechace

Hola Yusy, Robert.

En la reunión se ha revisado como actuar en los casos más comunes que reportan los usuarios
y adicionalmente también deben conocer lo siguiente:

1. Nuevo usuario para AURA / ER – IMPT.

La creación de usuarios es responsabilidad del equipo de primera línea 3er piso
(coordinar con Armando quien ya debe haber trasladado este conocimiento.)
2. Creación /Modificación en Tipo de Gasto.
3. Creación de Nuevo Destino.
4. Actualización de importes limites por ciudad.

Estos puntos lo revisaremos en la siguiente capacitación (Lunes/Martes) 9 a.m.

Adicionalmente estoy adjuntando un Excel en donde se pueden visualizar los documentos

liquidados por cada ER.

ENTREGAS A RENDIR - CASOS COMUNES.:

1. APROBADOR NO ES EL CORRECTO.-APROBACIÓN DE LA SOLICITUD.

RESPUESTA.

01 VERIFICAR EL APROBADOR EN SAP

02 COMUNICAR EL APROBADOR AL USUARIO E INDICARLE QUE SI DESEA QUE SE

CAMBIE LO COORDINE CON CONTROL DE GESTIÓN. COPIAR A CONTROL DE GESTIÓN.

03 SI SE DA UN CAMBIO DE APROBADOR EN SAP.

Pedimos al usuario y al aprobador de la solcitud actual que se rechace.

Se le pide al usuario que genere una nueva SOL. E.R.

2. APROBADOR NO ES EL CORRECTO - APROBACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN.

01 VERIFICAR EL APROBADOR EN SAP

02 COMUNICAR EL APROBADOR AL USUARIO E INDICARLE QUE SI DESEA QUE SE

CAMBIE LO COORDINE CON CONTROL DE GESTIÓN. COPIAR A CONTROL DE GESTIÓN.

03 SI SE DA UN CAMBIO DE APROBADOR EN SAP.

04 COORDINAR CON ROB. SALAZAR PARA EL CAMBIO EN AURA.

3. TAREAS DE MONITORIZACIÓN DIARIA. n veces al día.

 01. verificar si en tareas pendientes existen ER en borrador y proceder a eliminar.

02. Revisión de errores de interconexión.

filtramos en campo codigo con la palabra Inter

tipos de errores:

DOCUMENTOS

ANTICIPOS

DAR CLICK EN TERMINAR Y VERIFICAR POR MONITORIZACIÓN QUE EL PROCESO HALLA

CONTINUADO. ( YA NO DEBERÍA APARECER EN TAREAS PENDIENTES)

DEPOSITOS

VALIDAR EL ERROR QUE NOS APARECE,

SI ES QUE NO HA ENCONTRADO POSICION ADECUADA HACER SEGUIMIENTO.

Proveedor no existe en la sociedad (verificar que el empleado este creado en SAP)

otro tipo de error comunicarse con ROB. SALAZAR para revisar y agregar a la casuistica.

4. CUANDO EL USUARIO INDIQUE QUE SE EQUIVOCÓ Y QUE ELIMINEN SU SOLICITUD DE

E.R.

1. Siempre debemos verificar con Tesorería si se ha desembolsado o no el dinero.

Si el dinero ya fue depositado a la cuenta bancaria.

Se le pide que haga una devolución al banco y que la liquide en la ER.

Si el dinero no ha salida y tenemos un correo de tesorería (persona responsable)

indicando que no se ha hecho el depósito.

Coordinar con Rob. Salazar para esta regularización.

5. VALIDAR SI EL USUARIO NOS ESTA DICIENDO LA VERDAD O NO TIENE CONOCIMIENTO

PARA VISUALIZAR SUS OPERACIONES

01. NO VEO MI TAREA PENDIENTE.

Monitorización y vemos en quien está la tarea (buscamos la TP relacionada al flujo)

Este mal configurado su internet explorer. preguntar dónde estan visualizando. donde
menos problemas hay es en el chrome.
EJEMPLO:

CASO 1 :APROBADOR NO ES EL CORRECTO:APROBACION DE LA SOLICITUD.

Respuesta:

01.- verificar el aprobador en SAP

02.-Comunicar el aprobador al usuario e indicarle q si desea se cambie lo coordine con

el control de gestión.copiar a control de ….

03.-si se da un cambio en sap.

Pedimos al usuario y al aprobador de la solicitud actual que se rechace.

Se le pide al usuario que genere una nueva SOL E.R

Caso 2:Aprobador no es el correcto-Aprobacion de la liquidacion

01 verificar el aprobador en sap

02 comunicar el aprobador al usuario e indicarle que si desea q se cambie lo

cordine con control de gestión copiar a control de gestión

03 si se da un cambio de aprobador en SAP

04 COORDINAR CON ROB.salazar para el cambio en aura

CASO 3:AREAS DE MONITORIZACION DIARI: n veces al dia

01 Verificar si en tareas pendientes existe ER en borrador y proceder a eliminar.

02.Revision de errores de interconexión.

Filtramos en campo código con la palabra inter tipo de

errores:Documentos,anticipos(dar click en terminar y verificar por
monitorización que el proceso halla continuado)(ya no debería aparecer en
tareas pendientes deposito)

Validar el error que nos aparece,

SI ES QUE NO AH ENCONTRADO POSICION ADECUADA HACER SEGUIMIENTO.

Poroveedor no existe en la sociedad(verificar que el empleado este creado en SAP-)

Otro tipo de error comunicarce con ROBSALAZAR para revisar y agregar a la casuística.

CASO 4:CUANDO EL USUARIO INDIQUE QUE SE EQUIVOCO Y QUE LIMINEN SU SOLICITUD DE

E.R

1 siempre debemos verificar con tesorería si se ah desembolsado o no el dinero.

Si el dinero ya fue depositado a la cuenta bancaria.
Se le pide que haga una devolocuion al banco y que la liquide en la ER.
Si el dinero no ha salido y tenemos un correo de tesorería (pero
responsable) indicando que no se ah hecho el deposito.
Coordinar ocn ROB SALAZAR para esta regularización.
CASO 5: VALIDAR SI EL USUARIO NO ESTA DICIENDO LA VERDAD O NO TIENE CONOCIMIENTO
PARA VISUALIZAR SUS OPERCIONES

01 No veo mi tarea pendiente.

Monitorización y vemos en quien esta la tarea (buscamos la TP relacionada al

flujo).

Este mal configurado su internet explorer. Preguntar donde esta visualizando.

Donde menos problemas hay es en el Chrome.

Anticipos :error en la generación de anticipos solo indicar terminar y probar si pasara.

ERROR: Depósitos ERROR EN GENERACION DE DEPOSITO EN sap

Mandar un correo a Mariella roxana que es esto:

ERROR:3767 ERROR DEPOSITO

Comunicarce con tesorería y ver lo documentos porque no logro compensar

Error en