Documentos en tránsito

Los documentos en tránsito están destinados a resolver problemas como reclamos por atrasos
descoordinación con los clientes al momento del servicio realizar el retiro de sus pedidos; falta
de coordinación de la información entre las distintas áreas de la empresa; falencias en las
actividades administrativas que impiden tener la agilidad que se requiere para dar un buen
servicio. Por esta razón es de suma importancia contar con la cantidad exacta y la calidad exacta
de la documentación.

El servicio de transporte de carga pesada de la empresa de servicios “MARVANNSS LOGISTIC

SAC”, en términos generales consiste en la recepción de los productos de diversos clientes, las
revisiones del mismo y la entrega al cliente. Para poder llevar a cabo este ciclo son necesarias
una serie de actividades administrativas las cuales solo se pueden coordinar a través de la
documentación adecuada, la cual se definirá para su entendimiento.

Los formatos de pedido, el cual es la identificación del pedido y la identificación del material
deben asignarse cuando los pedidos sean cargados, de modo que el material pueda ingresarse
al servicio de transporte en el menor tiempo posible. Esto, a su vez, permitirá tener mayor
agilidad y flexibilidad en la actividad del transporte, lo que deriva en una mejora de los plazos
de entrega a los clientes.

Cada entidad debe tener aplicaciones que permitan agregar la información correspondiente a
sus funciones específicas; por ejemplo, la entidad VENTAS debe agregar el precio. De esta forma
se irá completando la información del pedido.

La información del servicio y el estado de los materiales debe ser visualizada por todo el personal
involucrado en el servicio de transporte, a través de documentos en donde se pueda observar
el estado de todos los pedidos, la idea es que todos los usuarios y especialmente la entidad
VENTAS, tengan conocimiento de esta aplicación con el fin de poder responder a las consultas
referidas sobre algún pedido en particular.

FACTURAS

La entidad CAJA entrega la factura al CLIENTE, a través de este documento el cliente tiene el
derecho a recibir su pedido satisfactoriamente, caso contrario puede realizar reclamos solo con
este documento.

CHEQUES

La entidad FINANZAS proporciona el cheque el cual lo utiliza el área de LOGISTICA para la compra
y adquisición de material.

RECIBO

La entidad de SERVICIO AL CLIENTE proporciona un recibo al CLIENTE para que este ejecute la
cancelación del servicio a la entidad CAJA (VENTANILLA)

FORMATO DE PEDIDO

Es el documento por el cual la entidad de SERVICIO DE TRANSPORTE solicita la cantidad a

transportar que se necesitara por un intervalo hacia la entidad de LOGISTICA. En ella de detallan
las cantidad exactas para un trabajo particular.
SOLICITUD DE COMPRA

La entidad de LOGISTICA recibe el formato de pedido, analizando si es que se puede establecer

el servicio, si es que es así puede posteriormente redactar el documento solicitud de compra a
la entidad FINANZAS.

INFORME DE SERVICIOS

La entidad de SERVICIO DE TRANSPORTES redacta el documento informe de servicios hacia la

entidad CONTABILIDAD para que esta archive como prueba de trabajo la carga que se realizó en
el trabajo de transporte.

REPORTE DE CONTROL DE CALIDAD

La entidad CONTROL DE CALIDAD realiza un reporte el cual aprueba la entrega del producto a la
entidad SERVICIO AL CLIENTE.

REPORTE DE SERVICIO

La entidad SERVICIO AL CLIENTE proporciona un documento hacia la entidad SERVICIO DE

TRANSPORTE para que esta tenga en cuenta la cantidad a transportar.