PROGRAMACION DE RECEPCION Y DESPACHO

Es el conjunto ordenado de operaciones que se realizan en una empresa con el fin de

optimizar procesos tales como aprovisionamiento de materia primas, almacenamiento,
manipulación de la carga, preparación de la carga, picking, packing, despacho de
mercancías y distribución.

La operación de recibo de mercancía inicia con la programación emitida por el cliente,

quien suministra al área comercial la información correspondiente a, cantidades,
volumen, peso y datos del vehículo que transporta; cuando se obtiene esta información
el área comercial notifica al área de operaciones los datos de recibo. Tan pronto el
vehículo arriba a plataforma se reporta en la oficina de operaciones, se entregan los
documentos respectivos y se ubica en el muelle asignado para el descargue (Henao &
Sánchez , 2016. Pág. 26) .

Una vez se encuentra el vehículo en muelle se realiza el protocolo de recibo en cuanto a

calidad se refiere, verificando que las condiciones de ingreso del producto
correspondan a las pactadas con el cliente. Si se detecta producto no conforme con
referencia a las especificaciones se notifica al cliente y se realiza registro (Henao &
Sánchez , 2016. Pág. 28) . .

Ya verificadas y aprobadas las condiciones de temperatura e higiene del vehículo y del

producto se inicia el descargue, ubicando la mercancía en la zona de recibo, se verifica
cantidades (unidades y kilos) y se realiza albarán de ingreso en el software de gestión
del almacén.

Al crear el pedido de entrada en el sistema, se generan las paletas para identificar las
estibas, de acuerdo al patrón de arrume definido para cada referencia de producto y se
asigna una ubicación en las estanterías y/o bloques apilados.

Una vez ingresada la información en el sistema y de acuerdo a la parametrización

establecida se debe llevar el producto a la ubicación asignada en el almacén. Es el
operador de equipos de manipulación de carga quien realiza la ubicación de acuerdo a
las opciones que determina el sistema.

En la imagen se puede apreciar un diagrama del proceso de recibo de mercancías:

1. (Suarez, 2015) expresa que en el proceso de la recepción se deben tener los siguientes
documentos:

o Lista de empaque
o Factura
o Nota de remisión
o Remesa (transporte)
o Registro tarja
o Orden de compra

1. Lista de empaque: La lista de empaque (packing list en inglés) es un documento que le

permite a todas las personas involucradas en el trámite de exportación identificar las
mercancías; para lograr esto es necesario un empaque cuidadoso que coincida con lo
indicado en la factura.
2. Factura Describe las mercancías que han sido compradas, sus precios, sus montos y la
forma en que se embarcaron y facturaron (Gómez, 2012).

3. Nota de remisión La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi

excluyente mente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar
constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá
ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la
 mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas
(Suarez, 2014).

4. Remesa Documento donde se encuentran estipulados de acuerdo al Código del

Comercio artículo 1010 referente a las especificaciones establecidas en el contrato de
transporte y las condiciones generales del mismo. Este documento se expedirá, por lo
menos en dos ejemplares; uno de estos, firmado por el transportador y deberá ser
entregado al destinatario (Suarez, 2014).

5.Registro tarja Las tarjas son documentos cuyo principal propósito es poder registrar el
estado de la carga en el instante en que esta es transferida desde o hacia la nave,
consolidada o desconsolidada, recepcionada o entregada en patio, o cuando entra o sale de
los recintos portuarios.

5. Orden de compra Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor

por parte de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la
cantidad, el precio y fecha de entrega.
Cuando se tiene listo el producto en planta de acuerdo a las rutas programadas para la distribución
logística, se procede con el alistamiento por cada ruta que sale del despacho según la frecuencia.

El jefe de Operación ubica en el muelle el vehículo correspondiente según la programación realizada,

valida la temperatura y las condiciones sanitarias del vehículo, antes de cargar los productos
refrigerados, congelados o secos; así mismo, se verifica que la solicitud del cliente corresponda al
producto cargado

Para el despacho de la mercancía se debe contar con los siguientes documentos:

1. Orden de despacho
2. Orden de venta
3. Remesa (transporte)
4. Remisión, facturas respectivas

1. Orden de despacho Se entiende como los pedidos de mercancía recibidos en el

departamento de ventas de una empresa y que deben ser tomados en cuenta en la
contabilidad de la misma: El documento es elaborado por el almacén en original y se
debe contar con copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía y sebe
dar una copia a contabilidad/archivo.
 2. Remesa (transporte) Documento oficial y obligatorio que representa cada carga
durante el viaje y que registra la información restante de la mercancía transportada, el
Remitente y el Destinatario. La información de las Remesas proviene de la Información
de Carga, aunque puede ser complementada en este paso.

4. Remisión, facturas respectivas Una nota de remisión es un tipo de documento que se

utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la
que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la otra. Es importante destacar
que no tiene el mismo valor que una factura, si no que actúa como un comprobante de que
los artículos han sido entregados por una parte y recibidos por la otra.

Es el documento mediante el que los transportistas, usuarios del transporte de mercancías y

operadores de transporte estarán obligados a constatar cada uno de los envíos.

Los transportistas, usuarios del transporte de mercancías y operadores de trasporte de mercancías y

operadores de transporte estarán obligados a documentar cada uno de los envíos en se materialicen
los contratos de transporte por carretera que celebren en el correspondiente albarán, carta de porte
u otra documentación acreditativa, la cual deberá acompañar a las mercancías en su
desplazamiento y en el que deberán constar, al menos los siguientes datos*:

1. Nombre o denominación social y domicilio de la empresa cargadora.

2. Nombre o denominación social y domicilio de la empresa que haya realizado la expedición de las
mercancías cuando no coincida con la empresa cargadora.
3. Nombre o denominación social y domicilio del operador del transporte que, en su caso, hubiese
intermediado en la contratación del servicio.
4. Nombre o denominación social y domicilio de la empresa transportista.
5. Nombre o denominación social y domicilio del destinatario o consignatario del envío.
6. Lugares de origen y destino de la expedición de transporte de que se trate.
7. Matrícula del vehículo o vehículos utilizados en la realización del transporte. Cuando se trate de un
conjunto articulado, deberán hacerse constar tanto la matrícula del vehículo o vehículos tractores
como las de los semirremolques o remolques arrastrados por los mismos.
8. Naturaleza, peso, y en su caso, numero de bultos de la mercancía transportada.
9. Siempre que así lo soliciten el transportista, el cargador, el expedidor o el destinatario, además de
los anteriores, se hará constar en la documentación de control las observaciones y/o reservas o
cualquier otra indicación que consideren útil.

Cuando así lo soliciten todas las partes intervinientes en el contrato, se hará constar, asimismo, el
precio que la empresa cargadora paga por el transporte (cuando el transporte del envío de que se
trate sea consecuencia de un contrato previamente formalizado por escrito, bastará con que la
documentación de control se contenga una referencia a éste, siempre que permita identificarlo
claramente).

El almacenamiento es el conjunto de actividades encaminadas a optimizar los procesos de

recepción, almacenaje, manipulación, picking, picking, expedición y despacho de las mercancías. Se
pueden mencionar los siguientes tipos:

• Sistema de bloques apilados

• Sistema convencional
• Sistema Drive-in (Compacto)
• Sistema dinámico
• Sistema móvil
• Almacenes Cantiléver
• Almacenes automáticos

Sistema de bloques apilados

Sistema de bloques apilados Sistema de Almacenamiento Estantería Ventajas Desventajas Sistema

de bloques apilados Las cargas se disponen directamente en el suelo, apiladas, si es posible, en filas
y con pasillos para el acceso independiente.
 Aprovechamiento óptimo de la superficie.
 Reducción del número de pasillos.
 Utilización de medios sencillos para la manutención.
 Inversiones pequeñas en material de almacenamiento.
 Control visual del stock disponible
 Dificultad para coger una sola referencia a la hora de preparar los lotes de salida.
 La valoración de existencias empleando el método FIFO, presenta serios problemas al no conocer
cuál ha sido el artículo que ha entrado en primer lugar.
 Las expediciones constituidas por fracciones de cargas paletizadas presentan dificultades en el
momento de prepararlas.
 Al colocar las cargas unas encima de otras, pueden ocasionar inestabilidad y aplastamiento de la
mercancía.

Sistema convencional

Sistema convencional Este tipo de almacenamiento es idóneo para almacenes generalistas y según
la altura del último nivel se utilizará el medio de manutención más conveniente, siendo el de las
carretillas retráctiles el más empleado. Los pasillos para la estiba deben tener una anchura de 1,40 m
cuando utilicemos transelevadores, y una anchura 1,80 m cuando se empleen carretillas apiladoras
en la manutención de la mercancía.
Algunas ventajas de sistema convencional

• Permite un acceso directo a cada unidad

• Cada mercancía puede tener su lugar, lo que facilita su control
• Capacidad de adaptarse a todo tipo de cargas, tanto en peso como en volumen
• No exige que la carga sea apilable
• Permite alcanzar grandes alturas y por tanto mejorar el uso del volumen

Algunas desventajas de sistema convencional

•La mercancía se almacena con paletas de una única medida, sin poder utilizar paletas con medidas
distintas.
•No permite realizar la salida física utilizando el método Fifo.
•El volumen de la mercancía que se desea almacenar quedará limitado a los medios de transporte
interno que se utilicen.
•Si la ubicación de mercancías no es caótica el sistema estará siempre vacío

Sistema Drive-in (Compacto)

Sistema Drive-in (Compacto) Estos son Sistemas de estanterías que permiten el paso a través de
ellas de carretillas convencionales. Se trata de una estantería de grandes dimensiones donde las
cargas no se apoyan sobre los estantes sino sobre los largueros. De este modo las carretillas pueden
entrar (drive-in) o atravesarlas (drive-through). En el primer caso únicamente necesitan un pasillo
operativo, mientras que en el segundo necesitan dos.

Algunas ventajas del sistema Drive-in (Compacto)

•Aprovechamiento excelente del almacén. Se requiere una inversión menor en la construcción y

energía necesaria en el local.
•La mercancía almacenada no sufre deterioros, ya que no se colocan una encima de otra y podemos
aplicar el método Fifo.
•El ahorro de espacio en los pasillos es muy grande, ya que la manutención es mínima.
•Los costes elevados por las carretillas elevadoras, así como por el mantenimiento, se reducen
considerablemente y el rendimiento es muy bueno
Algunas desventajas del sistema Drive-in (Compacto)
•Existen bastantes imitaciones para establecer clasificaciones o fechas de caducidad y permite una
sola referencia por pasillo.
•Las mercancías pueden perjudicarse cuando se manipulan dentro de las estanterías.
•Exige que los medios de transporte interno se adapten a las dimensiones y características de las
estanterías y sólo admiten paletas de una única dimensión.

Sistema dinámico

Sistema dinámico Es un sistema de los que se conoce como de producto-a-operador por lo que es
muy útil para facilitar la realización de pedidos. Las paletas o las cajas se almacenan sobre rodillos o
roldanas en una estructura metálica de gran densidad. Las cargas se deslizan desde el punto de
entrada al de salida.

Algunas ventajas del sistema dinámico

•Una correcta ubicación del almacén permite que se reduzcan al mínimo los tiempos de descarga de
camiones, y en general de reposición.
•Control total de stock. Las órdenes de reaprovisionamiento se pueden automatizar sin más que
instalar sensores en el sistema.
•Separa los pasillos de reposición de los pasillos de Picking disminuyendo la congestión.
•El volumen ocupado por la mercancía respecto al total es muy equilibrado.

Algunas desventajas del sistema dinámico

•Sólo permite una referencia por camino.

•Existe el riesgo de que una carga aplaste a otra cuando se desliza por la pendiente de las
estanterías.
•Se requieren grandes inversiones para su implantación y presenta grandes dificultades para
modificarlo.
•Al tener elementos móviles es un sistema caro. Además, tiene una mayor “densidad” de material.

Sistema móvil

Sistema móvil Las estanterías móviles son iguales que las estanterías convencionales, pero en lugar
de tener la estructura anclada en el suelo, ésta reposa sobre unos raíles. De este modo las
estanterías se pueden desplazar, para unirlas o separarlas, generando en cada instante el pasillo
requerido para acceder a la posición.

Algunas ventajas del sistema móvil

• Se accede fácilmente a la mercancía.

• Gran densidad de almacenamiento.
• Se reduce considerablemente el número de pasillo

Algunas desventajas del sistema móvil

•Necesita suministro eléctrico para su movimiento, por lo que la conexión eléctrica debe encontrarse
cerca del almacén.
•Es un sistema rígido, lo que dificulta una posible modificación posterior.
•Coste elevado
•El control de los niveles de inventarios es difícil
•Sólo se pueden obtener bajos niveles de salidas y entradas.

Almacenes Cantiléver

Almacenes Cantiléver Están constituidas por una estructura central resistente en la que se apoyan
unos brazos horizontalmente que hacen las estanterías. Se utilizan para almacenar varillas, tubos,
canalones, perfiles, madera, etc.

Algunas ventajas de almacenes cantiléver

•Facilita el aprovechamiento del espacio.

•Permite el almacenamiento de objetos de hasta 1500 Kg
•Perfectas para el almacenaje de barras, perfiles, tubos, maderas, etc.
•Estructura de gran simplicidad y resistencia.

Algunas desventajas de almacenes cantiléver

•Requiere una inversión considerable en equipos de manipulación de carga
•Representa riesgos de golpes, contusiones o traumatismos diversos para el trabajador.

Almacenes automáticos

Almacenes automáticos Los almacenes automáticos son estructuras, generalmente de gran altura,
donde los elementos de almacenamiento y los elementos de manutención van integrados y
controlados por un sistema informático. Se pueden distinguir dos de estos tipos de almacenes según
el tamaño de la carga que contienen. Si la carga es grande, (una paleta o incluso mayor) se
denominan ASRS. Si se utilizan para unidades pequeñas (cajas o cubetas se denominan “Mini-Load”

Algunas ventajas de almacenes automáticos

•Óptimo aprovechamiento del suelo disponible.

•Control absoluto del stock.
•Reducción en operarios directos dedicados al almacenaje y la manutención

Algunas desventajas de almacenes automáticos

•Inversión inicial muy alta

•Necesidad de un sistema informático muy robusto
•Elevados costes de mantenimiento

Los flujos son los movimientos que se realizan con las unidades en su entrada al almacén, por su
interior y en su salida*. El flujo de materiales en el almacén responde a una de sus características
intrínsecas, puesto que la estancia de los productos dentro del almacén es temporal y todo lo que
entra en la instalación ha de volver a salir. El flujo de materiales se puede clasificar en:

• Flujo simple
• Flujo medio
• Flujo complejo

Flujo simple: En este tipo de flujo las unidades de carga no se fraccionan, es decir las mismas
unidades que son recibidas se les realiza expedición de la misma forma como entraron. En el
siguiente diagrama de flujo se puede observar un flujo simple.

Flujo medio: En este tipo de flujo, empiezan a complicarse los movimientos. Es el que suele
encontrarse en almacenes con operaciones sencillas de picking o combinadas, generalmente, con el
suministro de pallets completos. Este flujo se puede observar en el siguiente diagrama

Flujo complejo: En este tipo de flujo se cuenta con zonas de manipulaciones intermedias y se
observar mayor complejidad en las operaciones. En este diagrama se observa un ejemplo de este
tipo de instalaciones y los movimientos de cargas que se pueden producir en ellas.

Otro de los factores decisivos que influyen en la agilidad y coste de las operaciones es la demanda
del producto o mercancía; razón por la cual los artículos más solicitados deben estar más cerca de
los muelles de entrada y salida de mercancía. Para ello se utiliza el concepto de rotación. Según el
consumo de los productos, estos se clasifican en:
A. Alta rotación: entran y salen unidades continuamente. Son muy demandados.
B. Media rotación: entran y salen, de manera habitual, menos cantidad que de los.
C. Baja rotación: son los que están más tiempo en el almacén y su demanda es baja.

Es el conjunto de actividades que consisten en el movimiento, ubicación y preparación de los

objetos de forma óptima teniendo en cuenta la naturaleza de la carga. Algunos propósitos de una
correcta manipulación de objetos son la eficiencia en la actividad, alta reducción de riesgos y
disminución del tiempo de manipulación. Se clasifican en: Manipulación manual y Manipulación
mecánica

Manipulación manual Es el tipo de manipulación de objetos en el que se emplea la fuerza y técnica

de los operarios para el almacenaje, aplicando las normas de seguridad que buscan la reducción de
riesgos para las personas, objetos y la empresa.

Manipulación mecánica Es el tipo de manipulación en donde se identifican los elementos técnicos de

manipulación que mejor se adapten a las necesidades del almacén según el tipo de producto, la
unidad de carga, las distancias, etc.

En la extracción de mercancía se hace uso de dos tipos de elementos de manipulación, estos son:
Fijos y Móviles.

Elementos de manipulación móviles: Son aquellos elementos usados para el traslado y transporte de
mercancías en el almacén. La selección de estos depende de la altura que se quiera alcanzar y de la
anchura del pasillo. Entre estos elementos podemos encontrar: Apiladoras, Transpaletas, Carretilla
de horquillas, Carretilla retráctil, Carretillas multidireccionales, Transelevador

Apiladora: Es un aparato de manipulación más sencillo para el apilado de cargas o pallets unos
encimas de otros. Se suele utilizar para cargas en bloque.

Traspaleta: Es un equipo de manipulación de carga que consta de dos horquillas y un grupo de

elevación. Esta especialmente indicado para el transporte de cargas a distancias cortas.
Carretilla de horquillas: Es un elemento técnico de manipulación que realiza transporte de la carga
entre los ejes delanteros y traseros. Este equipo se utiliza para el almacenamiento en estanterías de
paletización.

Carretilla de retráctil : Es un equipo de manipulación de carga que consta de largueros o brazos

porteadores, cuyo mástil puede extenderse y retraerse a lo largo de la estructura de los largueros y
es además inclinable.

Carretilla de cuatro direcciones: Es un elemento de manipulación de carga que consta de un mástil

retráctil y tres de las ruedas puede girar a 90 grados, permitiendo movimientos laterales. Se suele
utilizar con estanterías cantiléver.

Transelevador: Es un equipo de manipulación de carga que se compone de una columna automotriz

a modo de ascensor que se desplaza en el pasillo central, extrayendo o reinsertando las cargas a la
derecha o la izquierda de la estructura. Se usa en almacenes automatizados.
Elementos de manipulación fijos: Son elementos cuyo funcionamiento permite que la carga llegue al
operario Atraves de la utilización de movimientos generados por sistemas mecánicos y /o eléctricos.
Los elementos de manipulación fijos más utilizados son: Mesas fijas transportadoras y
Transportadores aéreos

Mesas fijas transportadoras: Son equipos de manipulación y traslado de mercancía en el almacén. La

composición y funcionamiento de estos equipos se pueden observar con claridad en la manera
como se clasifican, estos elementos se clasifican en: Mesas fijas transportadoras de cinta y Mesas
fijas transportadoras de rodillo

Transportadores aéreos: Son equipos de manipulación fijos que ayudan a optimizar las operaciones
físicas en la cadena logística, estos consisten en un sistema de ganchos que se mueven en un carril
sujeto a unas vigas.

El picking o la actividad de preparación de pedidos consiste en la recogida y combinación de cargas

no unitarias para conformar el pedido de un cliente. Puede llevarse a cabo en casi cualquier tipo de
almacén y se produce siempre que se necesite juntar paquetes, piezas, productos o materiales para,
una vez reunidos, proceder a su traslado.

El picking y la manipulación de cargas unitarias están conectados con el ciclo de reposición de

existencias y con el proceso de envío de pedidos preparados. Existen diferentes tipos de picking ,
entre los cuales se encuentran: Pick to light, Picking por voz, Picking por radiofrecuencia, Picking a
bajo nivel, Picking a nivel medio, Picking de alto nivel

Pick to light: Los sistemas de pick-to-light, consisten en unos dispositivos con luces y números que
indican al operario de qué posición ha de recoger el producto y en qué cantidad. Se pueden utilizar
tanto en las estanterías dinámicas de picking para cajas como en las estanterías para pallets.

Picking por voz: El picking por voz (voice picking) se basa en terminales informáticos dotados de
sintetizadores y sistemas de reconocimiento de voz, por lo que pueden dar instrucciones y recibir las
confirmaciones mediante una comunicación oral con el preparador.

Picking por radiofrecuencia: Este sistema de preparación de pedidos utiliza un terminal portátil en el
que se reciben en tiempo real las ordenes de las tareas a realizar. El personal del almacén confirma
cada operación e, inmediatamente, recibe una nueva orden. El sistema es muy ágil y evita que el
operario tenga que plantearse o cuestionarse cada acción, para que pueda centrarse sólo en la
ejecución.

Picking a bajo nivel La preparación de pedidos o picking a bajo nivel es la que se realiza en niveles
superiores al del suelo pero a una altura tal que sean accesibles por un operario a pie o, como
máximo, subido a la parte más alta del cuerpo de un transpalet autopropulsado.

Picking a nivel medio Se denomina picking a nivel medio al que se realiza siempre en estanterías,
tanto de almacenamiento general, como exclusivamente de picking. Los niveles intermedios están
situados a alturas no superiores a los 3,5 o 4 m.

Picking de alto nivel Se denomina picking a nivel medio al que se realiza siempre en estanterías,
tanto de almacenamiento general, como exclusivamente de picking. Los niveles intermedios están
situados a alturas no superiores a los 3,5 o 4 m.
El Packing, es conocido como el empaque, embalaje y envase de uno o varios productos cada uno de
ellos con sus propiedades físicas, comportamientos químicos inclusive sus comportamientos
biológicos que deberán ser tenidos en cuenta al momento de presentárselo al consumidor final.