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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión 1

MATRIZ DE COMUNICACIONES Aplicación 3/1/2016

COMUNICACIÓN INTERNA
QUIEN DEBE MEDIO DE
QUE COMUNICAR A QUIEN COMUNICAR CUANDO COMUNICAR REGISTRO
COMUNICAR COMUNICACIÓN
Una vez aprobado el
Direccionamiento Acta de revisión gerencial.
Gerente General. Directivos Reunión con el personal.
Estratégico por la Gerencia Ó acta de comité de gestión
General.
Una vez sea divulgado por
Listado de Asistencia a
Coordinador y lider HSEQ Personal a cargo. la Gerencia General. Reunión con el personal.
Direccionamiento capacitaciones
Estratégico.
Políticas.
Objetivos corporativos. Por inducción o reinducción Difusión personal de cada
Coordinador y lider HSEQ Personal nuevo / antiguo Registro de Inducción
en el cargo documento
INFORMACION QUE BAJA

Listado de Asistencia a
Coordinador y lider HSEQ Contratistas. Según requerimiento Inducción corporativa.
capacitaciones

Cuando se presenten
cambios en las actividades
Listado de Asistencia a
Auxiliar de RRHH Alta Dirección. que desarrolla el cargo. Reunión con el personal.
capacitaciones
Cuando ingresa una nueva
persona a estos cargos.

Responsabilidad y
autoridad
Cuando se presenten
cambios en las actividades
Personal a cargo, personal que desarrolla el cargo. Listado de Asistencia a
Lideres de proceso Reunión con el personal.
nuevo y contratistas. Cuando ingresa una nueva capacitaciones
persona a estos cargos.
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MATRIZ DE COMUNICACIONES Aplicación 3/1/2016

COMUNICACIÓN INTERNA
QUIEN DEBE MEDIO DE
QUE COMUNICAR A QUIEN COMUNICAR CUANDO COMUNICAR REGISTRO
COMUNICAR COMUNICACIÓN

Por actualización en estos


Documentos generales Gerente General, Directores documentos.
Reunión con el personal. Registro de entrega o
del sistema (nivel I) Coordinador HSEQ y lideres de proceso Por inducción en el cargo
Internet comunicado
(personal nuevo ó cambio
de cargo)
INFORMACION QUE BAJA

Manuales, Por actualización en estos


procedimientos, Gerente General, Directores documentos.
Reunión con el personal. Registro de entrega o
instructivos y Coordinador HSEQ y lideres de proceso Por inducción en el cargo
Internet comunicado
documentos del sistema (personal nuevo ó cambio
de gestión de nivel II de cargo)

Por actualización en estos


Gerente General, Directores
documentos.
,lideres de proceso y Reunión con el personal. Registro de entrega o
Medidas de seguridad Coordinador HSEQ Por inducción en el cargo
personal corresp Internet comunicado
(personal nuevo ó cambio
de cargo)

Cuando el cliente formule


Al Director o lider del
PQR´s. Recepcion una queja, reclamo, o Internet, teléfono o fax. Registro matriz de PQR
Proceso involucrado.
petición.

Lideres de proceso y Una vez aprobados los Registro de entrega o


Nuevos proyectos Asesor Comercial Reunion con el personal.
colaboradores nuevos proyectos. comunicado
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COMUNICACIÓN INTERNA
QUIEN DEBE MEDIO DE
QUE COMUNICAR A QUIEN COMUNICAR CUANDO COMUNICAR REGISTRO
COMUNICAR COMUNICACIÓN

Personal a cargo. Directores Reunión de proceso.


Según requerimiento del
Indicadores de gestión Formato de indicadores
Lideres y coordinadores de indicador
Gerente General Comité de gestion
procesos

Director Sistema de Gestion Una vez concluya la


de Calidad. auditoria. Informe de auditoria y
Auditores internos. Informe de Auditoria
hallazgos de auditoria.
Una vez se tenga el informe
Directores
INFORMACIÓN QUE SUBE

de auditoria
Identificación de no
Resultados de Una vez sea informado del Plan de acción. Registro
Responsables de Proceso. Auditores internos. conformidades
auditorias resultado de la auditoria. de no conformidades.
Plan de acción
cuando se termina el ciclo
Coordinador y lider HSEQ Alta Dirección. de auditoria (revisión de Informe Informe de Auditoria.
todos los procesos)
Informe de seguimiento a
Coordinador y lider HSEQ Todos los Colaboradores Mensualmente. Acta del comité de gestión.
auditorias.
Cualquier trabajador de la Inmediatamente el cliente
organización que reciba interno o externo formule
PQR´s. Area de Recepcion Internet, teléfono o fax. Matriz PQRs
una queja, reclamo o una queja, reclamo o
petición. petición.
Cuando se presente la
Sugerencias de mejora e
Cualquier colaborador de la Gerente General o necesidad de formular una Internet. Internet.
insatisfacción del
organización coordinadores sugerencia de mejora o Verbalmente. Otros.
personal
insatisfacción.
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COMUNICACIÓN EXTERNA
QUIEN DEBE MEDIO DE
QUE COMUNICAR A QUIEN COMUNICAR CUANDO COMUNICAR REGISTRO
COMUNICAR COMUNICACIÓN
De conformidad con el
término establecido por el Solicitud por escrito.
Requerimiento de una Gerente General y/o
Colaboradores Comunicaciones verbales. acto administrativo y/o .
autoridad Representante Legal.
resolución proferida por la
autoridad competente.

Informe de 2 dias para repporte a la


Colaboradores/personal Coordinador HSEQ/ Jefe Cada vez que se Registro de investigación
Accidentalidad y ARL, 15 dias para
involucrado de Operaciones presenta un acidente y reporte
cuasi accidentes investigación
QUE SALE

Resultados de la A todos los Revision por la dirección,


cada vez que se realiza Capacitación, correoo
Revisión por la Representante del SIG colaboradores y rgistro de capacitación,
revisión porla dirección publicación
dirección autoridad competente correo electronico

Comunicaciones verbales. Gerente General y/o


Quejas de la comunidad Colaboradores Lo antes posible. Solicitud por escrito.
Solicitud por escrito. Representante Legal.

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COMUNICACIÓN EXTERNA
QUIEN DEBE MEDIO DE
QUE COMUNICAR A QUIEN COMUNICAR CUANDO COMUNICAR REGISTRO
COMUNICAR COMUNICACIÓN
Cuando se requiera o por
Resultados de reuniones Representante de la A todos los colaboradores y Comunicado escrito,
solicitud directa de Acta o comunicado
de COPASST direccion ante el SGI partes interesadas capacitación
autoridad competente

Cuando se requiera o por


Resultados de reuniones Representante de la A todos los colaboradores y Comunicado escrito,
solicitud directa de Acta o comunicado
de CCL direccion ante el SGI partes interesadas capacitación
autoridad competente
QUE SALE

Informe de condiciones
Asistente recursos Cada vez que se
Informe de de salud, certificado
Centro Medico humanos/Coordinado realizan examanes Solicitud por escrito
condiciones de salud medico de aptitud
HSEQ medicos
laboral

Informe de mediciones Representante de la Cuando se realizan las Informe de mediciones


Gerencia y colaboradores Solicitud por escrito
ambientales direccion ante el SGI mediciones ambientales

Elaboró: Revisó: Aprobo: