SISTEMAS GYG S.A.
MATRIZ PARA LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS EN EL SGC
Objetivo: Establecer la información y los medios de comunicación requeridos para asegurar la correcta comunicación interna, y garantizar la comunicación externa entre Sistemas GyG y demás partes interesadas (Clientes, Proveedores,
Entes gubernamentales, Visitantes y Comunidad en general); relativas al SGC.
PROCESO ASPECTO A COMUNICAR
Revisión Gerencial
Plan Estrátegico
RGE
Identificación de requisitos
reglamentarios y legales
Propuesta Comercial
Dar a conocer el producto de
Gestión Comercial la empresa
GCO
Evaluación y seguimiento de
la satisfacción del cliente
Gestión de Cobro
Identificación de requisitos
reglamentarios y legales
Gestión de Proyectos Inicio del Proyecto
GPY
Seguimiento al Proyecto
Identificación de requisitos
reglamentarios y legales
Realización - Presentación de Diseño
Desarrollo Funcional y Casos de
Verificación
Instalación de Requerimiento
o Incidente
Identificación de requisitos
reglamentarios y legales
Proceso asociado a la
Realización - Soporte solicitud y atención de la
Mesa de Ayuda
Proceso asociado a la
atención 7x24
Enfoque de procesos del
Sistema de Gestión de
Calidad
Misión, Visión, Valores
Corporativos y Objetivos de
la Compañía
Política de Calidad y
Objetivos de Calidad
Gestion de Calidad
GCA
Certificación y Renovación
del Sistema de Gestión de
Calidad
Matriz para las
Comunicaciones Internas y
Externas en el SGC
Ingreso a los sistemas de
información de los nuevos
funcionarios, ascensos y
retiros
Gestion del Recurso
Humano
GRH
Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el
Trabajo
Requisitos de Compra
Compras
COM
Selección, Evaluación y Re-
Evaluación de Proveedores
Fechas y Horarios de
Seguimientos
Seguimiento con los clientes
Código: M-026 Versión: 0
A QUIEN SE COMUNICA RESPONSABLE
CUANDO SE COMUNICA MEDIO DE DIVULGACIÓN REGISTROS
EXTERNO DE COMUNICAR
• Durante la implementación del Sistema de Gestión de
Calidad. ▫ F-467 Acta Reunión de Gerencia
Proveedores, Clientes y Intranet, Reuniones, Manual de Calidad,
Gerente General • Cuando se diseñe y modifique el Sistema de Gestión de ▫ M-037 Plan Estratégico de Sistemas GyG
Comunidad Página Web, Correo Corporativo.
Calidad. ▫ M-002 Manual de los Sistemas de Gestión
• Cuando se formule.
• Cuando se tenga por completo la normatividad vigente
Proveedores, Clientes y aplicable a la organización. Correo Corporativo, Reuniones, Documentos
Gerente Comercial ▫ F-120 Acta de Reuniones
Comunidad • Cuando haya modificaciones. específicos.
• Cada que se genere una nueva Normatividad.
• Cuando se han definido los tiempos y/o costos del
Gerente Comercial
desarrollo.
▫ F-134 Propuesta Comercial
Cliente • Cuando corresponda a un cliente nuevo. Correo Corporativo.
Asistente ▫ F-241 Propuesta Comercial Implementación SIIF
• Cuando se esté realizando la generación de nuevo
Comercial
producto o módulo a un cliente existente.
• Cuando se reciben solicitudes de información sobre el
producto.
Reuniones, Eventos del Mercado, Medios
Clientes y Comunidad Gerente Comercial • Cuando se detecte la necesidad. ▫ M-029 Presentación Sistemas GYG S.A.
Publicitarios, Página Web, Visitas a Clientes.
• Cuando es interno se comunica cuando haya cambios
en el producto.
• Cuando se tienen los resultados de las evaluaciones de
▫ F-023 Evaluación Satisfacción Clientes
Satisfacción del Cliente realizadas.
▫ F-120 Acta de Reuniones
Clientes Gerente Comercial • Cuando se realiza la retroalimentación y socialización Reuniones, Correo Corporativo, Servidor Zipa.
▫ P-051 Procedimiento Encuestas de Satisfacción Clientes
de los resultados de las evaluaciones a los clientes.
▫ Plan de Acción
• Cuando sea necesario por quejas y sugerencias.
▫ Factura
• Cuando se identifican los conceptos de Cobro.
Asistente de ▫ F-166 Reporte de Facturación
• Cuando los requerimientos y recursos que tienen cobro
Cliente Facturación y Factura, Correo Corporativo, Línea SGC. ▫ F-456 Informe de Facturación
se encuentran en el proceso CDF - Control de
Cobranza ▫ P-023 Procedimiento Facturación
Facturación.
▫ I-329 Instructivo Gestión de Facturación Sistemas G&G
• Cuando se tenga por completo la normatividad vigente
Proveedores, Clientes y Gerente de aplicable a la organización. Correo Corporativo, Reuniones, Documentos
▫ F-120 Acta de Reuniones
Comunidad Proyectos • Cuando haya modificaciones. específicos.
• Cada que se genere una nueva Normatividad.
• Una vez se establece el equipo de trabajo, se revisa la
Cliente Líder de Proyectos estimación inicial del proyecto y se valida el alcance del Correo Corporativo. ▫ F-129 Acta de Constitución de Proyectos (Interna y Externa)
proyecto.
• Semanalmente. ▫ Presentación por Proyecto.
Comités de Seguimiento, Reunión Gerencial,
Clientes Líder de Proyectos • En las reuniones Gerenciales. ▫ F-467 Acta Reunión de Gerencia
Presentaciones, Intranet.
• Cuando el Gerente General lo solicite. ▫ G-018 Monitoreo Proyectos
• Cuando se tenga por completo la normatividad vigente
Proveedores, Clientes y Gerente de aplicable a la organización. Correo Corporativo, Reuniones, Documentos
▫ F-120 Acta de Reuniones
Comunidad Desarrollo • Cuando haya modificaciones. específicos.
• Cada que se genere una nueva Normatividad.
• Internamente el Diseñador Funcional presenta la
Analista de Diseño solución funcional para su aprobación y el Analista de ▫ F-491 Diseño de Desarrollo
Funcional Casos de Verificación indica las principales pruebas ▫ F-057 Proceso Chequeo de Pruebas de Verificación
Foro, Correo Corporativo, Registros, Reunión
Cliente funcionales a aplicar. ▫ P-026 Procedimiento Primera Reunión Diseño Funcional
con el Cliente, Telefónicamente.
Analistas Casos • El Diseñador Funcional una vez aprobada la solución ▫ P-044 Proceso de Trabajo Casos de Validación y Diseño
de Verificación funcional internamente, la presenta al cliente junto con Funcional
los casos de verificación para su aprobación.
• Lista de Chequeo Actualizada
Analista de • Cuando se entrega el requerimiento o incidente
Cliente Correo Corporativo, Reunión con el Cliente. • Manual de Instalación
Instalación instalado en el ambiente del Cliente.
• Hoja de Vida del Requerimiento
• Cuando se tenga por completo la normatividad vigente
Proveedores, Clientes y Gerente de aplicable a la organización. Correo Corporativo, Reuniones, Documentos
▫ F-120 Acta de Reuniones
Comunidad Soporte • Cuando haya modificaciones. específicos.
• Cada que se genere una nueva Normatividad.
• Cuando un cliente por medio de llamada telefónica
busca una orientación de cómo se realiza un
determinado proceso en SIIF. ▫ M-001 Caracterización de Procesos
Gerente de Correo Corporativo, Reuniones, Intranet,
Clientes • Cuando un desarrollador necesita resolver dudas ▫ P-009 Procedimiento Procesos de Realización - Soporte
Soporte Mapa de Procesos, Procedimientos.
relacionadas con la codificación de los programas de SIIF ▫ F-118 Bitácora Soporte 7x24 y Mesa de Ayuda
o dificultades técnicas que se presenten durante el
proceso de pruebas.
• Cuando un cliente por medio de llamada telefónica
Gerente de solicita resolver los temas de cierres o procesos que Correo Corporativo, Reuniones, Intranet, ▫ M-001 Caracterización de Procesos
Clientes
Soporte generan error durante el horario no laboral, y que no Mapa de Procesos, Procedimientos. ▫ F-118 Bitácora Soporte 7x24 y Mesa de Ayuda
permiten continuidad de las operaciones.
• Inducción al personal en Sistema de Gestión de ▫ F-155 Inducción de Personal
Servidor Zipa, Intranet, Reuniones con el
Proveedores, Clientes y Director de Control Calidad. ▫ M-001 Caracterización de Procesos
personal, Mapa de Procesos, Correo
Comunidad Interno • Difusión del Sistema de Gestión de Calidad. ▫ P-003 Procedimiento Procesos de Realización - Desarrollo
Corporativo, Línea SGC, Procedimientos.
• Cuando se detecte la necesidad. ▫ P-009 Procedimiento Procesos de Realización - Soporte
▫ F-155 Inducción de Personal
• Modificación de contenido.
Reuniones con el personal, Servidor Zipa, ▫ M-002 Manual de los Sistemas de Gestión
Proveedores, Clientes y Director de Control • Cuando se realiza inducción y reinducción al personal.
Intranet, Página Web, Correo Corporativo, ▫ M-037 Plan Estratégico de Sistemas GyG
Comunidad Interno • Durante la implementación del Sistema de Gestión de
Manual de Calidad. ▫ F-020 Despliegue de Objetivos
Calidad.
▫ M-029 Presentación Sistemas GYG S.A.
• Modificación de contenido. Reuniones con el personal, Servidor Zipa,
▫ F-155 Inducción de Personal
Proveedores, Clientes y Director de Control • Cuando se realiza inducción y reinducción al personal. Intranet, Página Web, Correo Corporativo,
▫ M-002 Manual de los Sistemas de Gestión
Comunidad Interno • Durante la implementación del Sistema de Gestión de Manual de Calidad, escritorio de los equipos
▫ F-020 Despliegue de Objetivos
Calidad. de cómputo.
• Cuando se requiera implementar el Sistema de Gestión
de Calidad.
Director de Control • Cuando se termina el proceso de Certificación de la Correo Corporativo, Telefónicamente,
Entes Certificadores ▫ Plan de Acción
Interno compañía. Registros.
• Cada que se genere una nueva Normatividad.
• Cuando se detecte la necesidad.
• Cuando se detecte la necesidad.
• Cuando se diseñen e implementen programas de
autocapacitación para el personal de la compañía.
Clientes, Proveedores, • Durante la implementación del Sistema de Gestión de
Director de Control Reuniones, Correo Corporativo, Intranet,
Comunidad y demás partes Calidad. ▫ Matriz de Comunicaciones Sistemas GyG
Interno Página Web, Servidor Zipa.
interesadas • Cuando se diseñe y modifique el Sistema de Gestión de
Calidad.
• Inducción al personal en Sistema de Gestión de
Calidad.
Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA
▫ Planilla Integral de Liquidación de Aportes, PILA
ARL Director de • Cada vez que ingrese, ascienda o se retire un Correo Corporativo, Registros, Sistema de
▫ Cartas de Notificación
Gestión Humana funcionario Gestión Virtual de Aprendices
Fondos de Pensiones
Entidades de Salud
• Inducción al personal en Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo
Visitantes
• Difusión del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Coordinador de Reunión con el personal, Capacitaciones, ▫ F-156 Control de Asistencia
Salud en el Trabajo.
ARL Seguridad y Salud Correo Corporativo, Servidor Zipa, ▫ F-155 Inducción de Personal
• Durante la implementación del Sistema de Gestión de
en el Trabajo Simulacros. ▫ Certificado de Capacitación
la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Ministerio de Trabajo
• Cuando se planifican e implementan cambios en el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en Trabajo.
Gerente
Administrativo ▫ F-047 Listado Maestro de Proveedores
Órden de Compra, Registros, Correo ▫ Órden de Compra
Proveedor • Cada vez que se realice un pedido a la organización.
Gerente de Corporativo, Servidor Zipa. ▫ M-001 Caracterización de Procesos
Innovación e ▫ P-008 Procedimiento de Compras
Infraestructura
Gerente
▫ F-062 Registro de Proveedores
Administrativo • Cada vez que se necesite conseguir un proveedor.
▫ F-048 Evaluación de Proveedores
• La evaluación se realiza para hacer la selección del
Proveedor Registros, Correo Electronico, Servidor Zipa. ▫ F-049 Reevaluación de Proveedores
Gerente de proveedor.
▫ M-001 Caracterización de Procesos
Innovación e • La re-evaluación se realiza anual.
▫ P-008 Procedimiento de Compras
Infraestructura
Analista de
• Cuando se tienen establecidos días y horarios de ▫ F-411 Días y Horarios de Seguimiento por Cliente
Cliente Seguimiento y Correo Corporativo, Reuniones, Registros.
seguimiento con los clientes ▫ F-413 Días para envío de informe a GT
Estadísticas