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MATRIZ DE COMUNICACIONES

QUIÉN CUANDO QUE A QUIEN


CÓMO COMUNICO REGISTRO
COMUNICA COMUNICO COMUNICA COMUNICA
Política Y
Coordinador Asistencia a Empleados
CARTELERA capacitaciones
ANUAL Objetivos De
Administrativo ASEI
Calidad

Coordinador
ENCUESTA DE Coordinador
administrativo- Encuesta de Satisfacción del
SATISFACCIÓN DEL ANUAL administrativo y
Coordinador satisfacción cliente
CLIENTE operativo
operativo

QUEJAS Y Coordinador
Coordinador Inconformidades
RECLAMACIÓN DE Quejas clientes Permanente operativo y
operativo del cliente
CLIENTES administrativo

Gerente-
REVISIÓN Reuniones, toma
Coordinador de Acta de reunión Permanente Todo el personal
GERENCIAL de decisiones etc
calidad

Inconformidades
con los insumos
solicitados,
Coordinadora resultados de
PROVEEDORES Correo Permanente Proveedores
administrativa evaluación
gerencial,
evaluaciones y
otros
Coordinadora de
Novedades,
calidad- Según
CARTELERAS Carteleras estado del SGC, Todo el personal
Coordinadora necesidad
conceptos SGC
administrativa
Programa de
Coordinadora capacitaciones Según Necesidades de
CAPACITACIONES Todo el personal
administrativa asistencia a necesidad formación
capacitaciones
Gerencia-
Coordinadora
Según
REUNIONES administrativa- Acta de reunión Temas varios Todo el personal
necesidad
Coordinador
operativo

TELEFONOS Todo el personal N.A Permanente Varios Todo el personal

CORREO
Todo el personal N.A Permanente Varios Todo el personal
ELECTRÓNICO

TOMA DE CONCIENCIA

Los medios por los cuales la empresa se comunica con sus empleados son: boletines,
correos, capacitaciones, inducciones y circulares.
Para las partes interesadas como clientes y proveedores, la empresa se comunica por
medio de llamadas telefónicas, boletines, visitas de seguimientos o correos
electrónicos.

Fecha de creación: 29-03-2019 V: 00


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Por otro lado, la empresa le comunica de manera verbal a la comunidad sobre


aspectos relacionados con los simulacros u otros aspectos que se consideren que la
comunidad debe conocer.
Para las investigaciones de incidentes y accidentes la empresa cuenta con un grupo
de personas, las cuales están formadas para ejecutar esta actividad, además se
cuenta con el apoyo de la ARL, para hacer la respectiva validación de la información y
aprobación de la investigación.
La comunicación de las lecciones aprendidas se hace en algunas ocasiones por medio
del boletín y en charlas.
Todo el personal, debe participar en la identificación de peligros y aspectos, definir
medios de control y prevención.

Motivación del personal:

La empresa con el fin de mejorar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo, se


realizan desde el área del Sistema de Gestión Integral, inspecciones y charlas que
permiten que los empleados conozcan que la organización busca prevenir incidentes y
accidentes y enfermedades laborales, lo cual genera más confianza de los empleados
hacia la compañía.
Además, para brindar mayor seguridad y confianza la empresa la cual está legalmente
constituida, asegura el pago de la seguridad social de todos los empleados de la
organización, para los contratistas se verifica que estos se encuentren afiliados y
paguen sus obligaciones.
Para motivar a los clientes, la empresa trabaja día a día para el cumplimiento de los
requisitos extracontractuales, además de velar por suplir todas las necesidades y
expectativas que ellos requieran. La verificación del cumplimiento se realiza por medio
de encuestas de satisfacción y el seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias.

Comunicación interna:

La información que se comunica depende de los temas que manejan los niveles de
la organización o los procesos; a continuación se mencionan la información que se
comunica:
• Política y Objetivos del Sistema de Gestión.
• Política de alcohol y drogas.
• Requisitos Legales.
• Quién es el Representante del Sistema de Gestión Integral.
• Peligros identificados en las actividades que desarrolla la empresa, de los riesgos
para la seguridad y salud en el trabajo a los cuales se encuentran expuestos, así las
medidas de protección, prevención y control.
• Programas de gestión se S&SO.
• Gestión del COPASST y quienes lo integran.
• Representante del SGI.
• Resultados de las investigaciones de los accidentes y casi accidentes de trabajo.
También los trabajadores, podrán comunicar situaciones de riesgo, y proponer
mejoras respecto a la seguridad y salud en el trabajo.

Para la comunicación se cuenta con la matriz de comunicación, participación y


consulta, la cual permite evidenciar, que se comunica, quien comunica, a quien lo
comunica, cuando y que medios utiliza para su comunicación.

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Los resultados de las revisiones por la dirección, serán comunicados al personal para
que conozca el estado del sistema de gestión.

Participación del personal:

La empresa ha establecido que el personal debe participar de la identificación de


peligros, valoración de riesgos, identificación de aspectos e impactos y determinación
de controles operacionales.

También la empresa busca que sus empleados participen en la investigación de los


accidentes, en donde intervienen el jefe inmediato, la persona lesionada, un miembro
del COPASST, la persona encargada del SG y algún testigo solo si lo hubo, con esta
participación garantizamos que el personal genere más conciencia de los peligros a
los cuales está expuesto y ayude además a definir las lecciones aprendidas, para
darlas a conocer al resto de los empleados.

Por otro lado, la empresa define que la identificación de los requisitos legales la
realizan diferentes personas de la organización, Gerente o Representante Legal,
líderes de procesos, grupos de apoyo y Representante del SG SST. Cuando sea
identificado un requisito legal se debe actualizar la matriz de requisitos legales y de
otra índole.

Además se ha establecido que el personal, contratistas y visitantes deben participar de


los simulacros realizados en la empresa, debido a que con esto se evaluará que tan
eficaz es el plan de emergencias y que tanto lo conocen los empleados.

Los medios de participación y consulta para el Sistema De Gestión son:

COPASST: La participación del COPASST en la empresa se realiza con las


inspecciones realizadas, las reuniones periódicas que realizan para revisar los temas
relacionados con la seguridad y salud de los empleados.

BRIGADISTAS: La empresa cuenta con brigadistas distribuidos en diferentes áreas, a


quienes se les puede informar situaciones con potencial de generar una emergencia.

COMITÉ DE CONVIVENCIA: Existen un grupo de trabajadores para la recepción y


solución de los temas de acoso laboral que se puedan presentar en la organización.

REPORTE DE ACTO O CONDICION INSEGURA: Medio de comunicación de los


trabajadores y contratista para reportar actos y condiciones inseguras

Todos estos canales buscan la concientización de los beneficios del trabajo seguro y
de las consecuencias de la No Seguridad.

Los empleados administrativos, deben participar de las pausas activas. Para los
operativos, se realizan capacitaciones y se entregan volantes con temas alusivos a las
pausas activas, para incentivar la realización de dichas actividades.

Consulta del personal:

Los siguientes son los comités donde el personal puede consultar:


El Comité de Seguridad y Salud ocupacional, el cual se reúne una vez al mes.

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Comité de convivencia, este grupo se reúne cada 3 meses.


Reuniones de la brigada, luego de las capacitaciones donde se formaran a los
brigadistas, este grupo se reunirá una vez al mes.

Mecanismo de dialogo:

Los diferentes mecanismos de diálogo que tiene la empresa son:


Reuniones de las áreas, donde se habla temas relacionados con el trabajo y si se
presenta el caso, se habla de situaciones que se estén presentando dentro del grupo
de trabajo y afecta el rendimiento de las personas.

También se tiene establecido el formato de quejas, reclamos, sugerencias y/o


felicitaciones y el reporte, donde las personas pueden registrar todas las no
conformidades lo conformidades que tiene con la empresa, empleados y/o clientes.

El diálogo social se puede dar a través de diferentes medios tales como mecanismos
de consulta, participación y reuniones con los trabajadores, las cuales son realizadas
por los grupos de apoyo, líderes de procesos, gerente y/o la participación de la ARL,
donde se abren espacios para identificar las quejas y reclamos de los trabajadores,
además se busca que las relaciones entre trabajadores y empleados se base en el
reconocimiento de las competencias e intereses de los empleados y de la empresa y
en un medio eficiente para la resolución de conflictos, solución de inconvenientes y
como fuente para mejorar el desarrollo y bienestar de los trabajadores y la
productividad de la empresa.

Además se cuenta con el comité de convivencia, el cual se reúne cada tres meses,
para identificar situaciones o problemas que se han presentado entre empleados o no
conformidades de los empleados con los altos mandos de la organización, es por esto
que el comité recopila estas situaciones e interviene para mejorar la situación
encontrada.
Algunas acciones que desarrolla la empresa son:
• Se conocer y respetar la legislación nacional y los derechos fundamentales de
trabajo.
• Se reconoce por escrito el derecho de constituir un comité de empleados y de
elegir a sus representantes.
• Se promueven mecanismos para que todos los trabajadores reciban información
relevante sobre los resultados del SG de la empresa y facilitar instancias de
enseñanza y asesoría para la adecuada comprensión de dicha información.
• Realiza encuestas periódicas entre el personal para definir la satisfacción
interna y el clima organizacional.

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