Recepción De Documentos

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar

para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o
jurídica.

Proceso de producción
En esta sección vamos hablar sobre los procesos de
producción, este proceso de actividades destinadas
al estudio de los documentos en la forma de
producción o ingreso, formato y estructura, finalidad,
área componente para el trámite, procesos en que
actúan y los resultados esperados.

Comprende los procesos de:

Recepcion: Realiza la centralización de todos los documentos que ingresan a la
Procuraduría, efectuando un registro veraz y oportuno, dando inicio a la gestión
documental que se lleva a cabo en la Institución.
Producción:
 Se evalúa la información y los documentos.
 Se crean y categorizan los documentos.
 Se da ingreso a cada uno según su nivel de importancia.
 Se revisan las estructuras de tratamiento de información.
Se hace uso de herramientas tecnológicas.

Distribucion: Este tipo de distribución emplea gran variedad de equipo de uso

general. La fabricación se hace en lotes de bajo volumen. Por esta razón, es
común que existan inventarios en proceso en cada uno de los departamentos.

Pasos para la recepción de documentos

1. Recepción.
2. Clasificación.
3. Apertura.
4. Revisión.
5. Radicación.
6. Registro.
7. Reparto.

¿Cómo se realiza la recepción?

Fundamentos de la recepción

Las palmas mirando hacia el balón, con las manos en una

posición cómoda a la altura del pecho; el jugador debe dejar
que el balón venga a sus manos; al atrapar el balón, los dedos
pulgares e índices estarán detrás del balón. Los otros dedos
quedarán a los lados.

Etapas del proceso

1. Planificación

Definir el alcance de la revisión, identificar los documentos que deben revisarse y

establecer los plazos de revisión.

2. Preparar

Reunir los documentos necesarios y crear un sistema de organización y

seguimiento del proceso de revisión.

3. Revisar

Realización de un análisis exhaustivo de la documentación para comprobar su

exactitud, integridad y cumplimiento de las normas y directrices pertinentes.

4. Comunicar

Compartir comentarios y recomendaciones con las partes interesadas, incluidos los

propietarios y revisores de los documentos.

5. Aplicación de

Realización de los cambios y actualizaciones necesarios para garantizar la

conformidad y exactitud, incorporando a la documentación los comentarios y
consejos recibidos.

6. Supervisión
Seguimiento y revisión continuos de la documentación para garantizar su conformidad
y exactitud.

Beneficios:

1. Mejora el control de calidad

Con un proceso de revisión de la documentación en marcha, puede asegurarse de

que los registros de su organización son precisos y completos, lo que se traduce en
una mejora de la calidad general y una disminución del riesgo de errores y omisiones.

2. Reduce los riesgos jurídicos

Llevar a cabo un proceso de revisión de la documentación puede ayudarle a evitar

riesgos legales al identificar problemas de cumplimiento en su documentación y tomar
medidas correctivas para minimizar la posibilidad de infracciones o multas.

3. Mejora la eficiencia

Un proceso de revisión de la documentación bien organizado puede agilizar las

operaciones y reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para crear, mantener y
actualizar la documentación.

4. Promueve la responsabilidad

Las revisiones periódicas de la documentación fomentan la responsabilidad dentro de

una organización al reforzar la importancia de la exactitud de los documentos y la
responsabilidad de mantener los registros actualizados.

5. Facilita la colaboración

Al implicar a las partes interesadas en el proceso de revisión de la documentación,

puede fomentar la comunicación, la colaboración y el intercambio de conocimientos
entre los distintos departamentos y funciones.

6. Aumenta la transparencia

Un proceso de revisión documentado fomenta la transparencia y ayuda a generar

confianza entre empleados, clientes y otras partes interesadas, al demostrar que
su organización está comprometida con la precisión, el cumplimiento y la calidad.