ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

APRENDIZ
EDGAR ISAURO OVIEDO

FICHA 2788221

INSTRUCTORA

CLAUDIA VICTORIA SUAREZ CASTRO

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS SENA

IBAGUE 2023
 INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Los documentos son el conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una
entidad pública o privada en la admisión despacho de documentos, su aplicación se realiza
tanto a la documentación interna como externa. Estos documentos deben tener un proceso
especifico y para ello citamos lo siguiente:

Unidad de correspondencia: es la encargada de gestionar de forma centralizada y

normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.
Esta unidad siempre debe estar en un lugar visible y de fácil acceso por el personal.

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta

Recepción: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo

anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y
registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes
Radicación de documentos: es el proceso por el cual se asigna un identificador
(Número de Radicado) a un documento y se le asocia cierta información que se
considere relevante a la hora de ingresar, salir o moverse entre departamentos en
la organización, tal como la fecha y hora de recepción.
Registro de documentos: consiste en la anotación de los datos más significativos
de las solicitudes en un formato de registro “planillas” para su control y tramite
dentro de la organización.

Distribución de documentos: La distribución se relaciona con el flujo de los

documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de
distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y
verificación de recepción y envío de los mismos.
Distribución de documentos externos:
 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia
 Clasificación de las comunicaciones
 Organización de documentos en buzones o casilleros
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente
 Reasignación de documentos mal direccionados
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

 Métodos de empaque y embalaje.

 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos
Distribución de documentos internos
 Identificación de dependencias
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente
 Registro de control de entrega de documentos internos.
Distribución de documentos enviados definición de medios de distribución:
 Personal
 Fax, correo tradicional
 Correo electrónico
 Apartado aéreo
 Tramite en línea
 Página web
Control del cumplimiento de requisitos del documento:
 Métodos de empaque y embalaje
 Peso y porteo de documentos
 Gestión del correo tradicional: normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega
 Control de devoluciones
 Organización mensajería externa
 Registro de control de envió de documentos

Embalaje de los documentos: una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza,
revisión y foliación, se procederá al embalaje o empaque teniendo en cuenta lo
siguiente:
 Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el
Archivo General de la Nación.
 Se diligencia un formato con los datos más relevantes del documento.
 Si la correspondencia está orientado a dar una respuesta, se registran los
criterios de su saluda, el consecutivo y la fecha del documento.
 La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de
transferencia deberá ser moderada y evitar el deterioro de la
documentación.
 No olvidar que no solo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su
peso
 Al empacar se debe mantener el orden del inventario
 Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar
visible, con marcador sobre un rotulo.
 En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su
estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más
adecuado para su transporte.

Registro de entrada de las Comunicaciones: al recibir las cartas o

comunicaciones, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras, es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia
y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Registro de salida de las comunicaciones: una vez escrita la carta o

comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y
estampados con el mismo sello.
 Número de registro
 La fecha
 El destinatario Original: se envía al correo