Hojas de cálculo: Definición, usos, características, ventajas y desventajas

Definición

Una hoja de cálculo es una herramienta que nos permite organizar información en un

esquema con forma de tabla (columnas y filas), en donde puedes vaciar datos obtenidos

para lograr distintos objetivos. Se capturan datos numéricos o de texto, así como

realizar cálculos complejos y automatizar funciones.

En sí es un programa informático que permite realizar operaciones complejas con todo

tipo de datos, fundamentalmente numéricos, siempre que éstos puedan organizarse en

forma de tabla. Con una hoja de cálculo no sólo podemos efectuar todas las operaciones

que permite una potente calculadora, sino que además podemos usarla para ordenar, analizar

y representar nuestros datos.

Se combinan diferentes textos, valores numéricos y fórmulas que relacionan los valores.

Este se encarga de calcular todos los resultados de las fórmulas. Si se realiza algún cambio

en los datos, se recalculan las fórmulas para mostrar los resultados actualizados. Este tipo

de trabajo es muy habitual en muchos terrenos: finanzas, estadística, deportes, etc., por lo

que estos programas son ampliamente utilizados.

¿Para qué sirve realmente?

Sirve para trabajar con números de forma fácil e intuitiva. Permite realizar fácilmente

tareas financieras y administrativas con un ordenamiento jerarquizado de datos. Son

utilizadas para actividades de oficina, que implican la organización de grandes

cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear

representaciones gráficas de la información sintetizada.

 Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique

lo contrario son exactos.

 Presentan los datos de forma estética: puedes ponerles varios tipos de bordes, usar

varios tipos de letra.

 Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos.

 Utilizar las órdenes y herramientas de hoja de cálculo para ejecutar operaciones con

sus datos.

 Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando

las prestaciones, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la consolidación,

la representación gráfica y las tablas dinámicas.

 Se pueden sumar filas y columnas.

 Se crean fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos

celdas, o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con

respecto a un conjunto de valores.

 La utilización de las casillas para realizar evaluaciones de una misma función con

diferentes valores.

 Se pueden insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos

manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente

si necesitáramos una fila o una columna.

 Pueden crearse gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una

hoja de cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un

gráfico, algunos programas disponen de un asistente que nos guían en la creación de

éste. Puede crear gráficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una

hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.

Elementos y Entorno
A continuación se muestra un ejemplo de los elementos básicos que debe contener

cualquier hoja de cálculo. En veces, sus funcionalidades varían respecto al programa

que se tiene en mano.

3.1.1 Cuadro de nombres. Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de

cálculo, seleccionar celdas, rangos, filas, columnas así como identificar cada uno de los

nombres definidos en el libro de trabajo.

3.1.2 Barra de fórmulas. Permite el acceso al contenido de una celda para su edición.

Considérese muy importante que una celda puede reunir contenido, formato y comentarios.

3.1.3 Columnas. Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se

identifican por medio de letras; una hoja de cálculo cuenta con 18,278 columnas (A a ZZZ).

3.1.4 Filas. Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 1 048

576.

3.1.5 Celdas. Se le llama Celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada celda

tiene un nombre que la identifica por la letra de la columna, y el número de fila que forma la

intersección. (A5, B10, F14)

3.1.6 Etiquetas de hoja de cálculo. Etiquetas o nombres de las hojas que componen el libro

de Excel.

3.1.7 Botones de desplazamiento. Estos botones se utilizan para el desplazamiento a través

de las hojas. Se activan cuando el número de hojas existentes en el libro actual, son tantas

que no alcanzan a verse todas en el área de hojas.

3.1.8 Barra de estado. Es a través de la barra de estado Excel notifica de algunas acciones

realizadas, por ejemplo: al momento de activar la tecla Bloq Mayús, Bloq Num Cuando se
desea copiar información se apreciará el mensaje “Seleccione el destino y presione ENTRAR

o elija PEGAR” entre otros mensajes que dependen de las acciones que se estén ejecutando.

3.1.9 Área de autocalcular. Esta área muestra el resultado de una selección de datos

numéricos, las operaciones que efectúa con estos datos que se seleccionan son: Suma,

Promedio, Recuento, Recuento numérico, Máximo, Mínimo.

3.1.10 Botón Insertar Hoja de Cálculo. Ubicado a la derecha de las Etiquetas. Facilita la

inserción de nuevas hojas en el documento.

Beneficios de las hojas de cálculo

Las facilidades de hojas de cálculo hacen que los cálculos sean más fáciles de entender,

mostrando las etapas del desarrollo de una suma, con la posibilidad de escribir notas que

explican cada línea. La cuadrícula que encierra las celdas en la hoja de cálculo puede ser visible

o invisible en la impresión, lo que permite darle formato a los informes desde la pantalla de la

hoja de cálculo. Las plantillas que contienen las fórmulas que se usan a menudo aumentan la

productividad eliminando la necesidad de operadores altamente calificados. Las hojas de

cálculo también pueden interactuar con bases de datos para rellenar los campos de

referencia, automatizando casi toda la fase de creación de la hoja de cálculo.

Desventajas de las hojas de cálculo

Las capacidades de las hojas de cálculo se están automatizando. Los trabajadores ya no tienen

que tener habilidades especiales, y deben competir con mano de obra barata no cualificada.

Las hojas de cálculo individuales instaladas en cada uno de los ordenadores en una oficina

permiten a los individuos acumular datos y hacer sus propios pronósticos sin cooperar con sus
colegas. Este fenómeno conduce a la duplicación de los datos y el esfuerzo de toda la

organización. La estructura de la hoja de cálculo aumenta los requisitos de almacenamiento

sobre las necesidades de datos en bruto.

Aparte, en cualquier momento se pueden perder los datos en caso de no haber guardado

correctamente las hojas de cálculo, como cualquier archivo de ordenador.

Desgraciadamente no todos los paquetes de Oficina de hojas de cálculo son gratuitos. Algunos

se tienen que adquirir por medio de una licencia, como Microsoft Office.