Importancia de las hojas de cálculo

Existen una serie de ventajas que proporciona Excel en los trabajos administrativos y
financieros, que son:

1. Optimiza el tiempo de la manipulación y el procesamiento de datos. Excel permite

mejorar la productividad al facilitar el tratamiento de los datos con funciones como
la ordenación, los filtros, la búsqueda, etc.

2. Es ampliamente utilizado en el reporting de datos para facilitar información de

utilidad para la toma de decisiones.

3. Facilita la presentación de los datos en tablas y gráficos. Además, las tablas y

gráficos dinámicos permiten analizar los datos desde diferentes ópticas.

4. Se pueden analizar grandes volúmenes de datos.

5. La posibilidad de importar datos facilita el análisis de datos de los programas de

gestión y contabilidad, así como de los extractos bancarios.

6. Se puede trabajar en equipo, de manera que diferentes usuarios puede trabajar en

una misma hoja de Excel.

7. Es muy útil para verificar la corrección de los datos contables, facilitando por

ejemplo el punteo de los mayores contables.

8. El tratamiento en Excel de un balance de sumas y saldos facilita el estudio de la

integridad contable de las diferentes cuentas que lo componen.

9. Se suele utilizar para construir el pool bancario.

10. Se puede conectar con otros programas de Office como Access y Word.

11. Permite el desarrollo de modelos financieros complejos en donde utilizar

diferentes escenarios.

12. Facilita la creación de modelos de estados financieros para la planificación

presupuestaria integral, generando diferentes escenarios en función de las
diferentes hipótesis del negocio.

13. Se pueden utilizar todo tipo de funciones y fórmulas que facilitan el tratamiento de

los datos.

14. Simplifica y mecaniza las decisiones sobre valoración de proyectos de inversión,

facilitando medidas de rentabilidad, liquidez, simulaciones, etc.

15. Permite la creación de cuadros de mando, integrando diferentes hojas de cálculo.

En CEF.- es consciente de la necesidad de las empresas de contratar profesionales

con dominio de Excel que puedan crear todo tipo de plantillas y utilizar Excel para extraer
información de utilidad para la empresa. Es por ello que para satisfacer la demanda de
estos profesionales ha creado el  Curso Monográfico de Excel aplicado a la Gestión
Empresarial y Financiera, un curso orientado al diseño y manejo de diferentes modelos
financieros, así como al tratamiento de la información generada en el desarrollo de la
actividad de la empresa. Para la realización del curso solo se requieren unos
conocimientos mínimos en el manejo de la hoja de cálculo Excel.
 Conceptos básicos de Excel

Los documentos de Excel se denominan “libros” y están divididos en “hojas”. La hoja de

cálculo es el espacio de trabajo. Excel 2007 comparte la misma interfaz de otros
programas de la suite Office 2007, por lo tanto, encontraremos el Botón de Office y la
Cinta de opciones, organizada en fichas y grupos. Elementos de una hoja de cálculo:

 Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con números. Cada hoja
de cálculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas.

Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una columna con

una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número de la fila, como por ejemplo,
A1.

Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.

Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras. Cada hoja de
cálculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas.

 Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la

izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un asistente para insertar funciones.

Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que se encuentra en la

esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el mouse al
controlador de relleno, el puntero toma la forma de un cruz negra fina y pequeña. El
controlador de relleno es muy útil para copiar fórmulas y rellenar rápidamente datos en
una planilla.

Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con el botón
secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras
acciones que veremos más adelante.
 Elementos de la pantalla de Excel
A continuación mencionaremos las características d los elementos básicos y principales de
la mesa de trabajo de Excel:

 HOJA DE TRABAJO

Es la hoja principal que aparece en el programa, la cual está dividida por celdas,
puedes trabajar en una sola hoja o en diferentes para ello deberás dirigirte a la barra
inferior del programa.

 FILAS

Son las hileras ubicadas en tu hoja de trabajo de manera vertical, estas se ubican por
numeración del 1 al infinito.

 COLUMNAS

Son las filas ubicadas de manera horizontal y se identifican por letras, esto de la A a la
Z.

 CELDAS

Es la intersección o cruce entre fila y columna y se identifican por una letra y un

número.

 BARRA DE HERRAMIENTAS

La barra de herramientas de Excel se encuentra en la parte superior de la pantalla y

permite realizar diferentes tareas dentro del programa.

 BARRA DE FÓRMULAS

En este recuadro podrás modificar la información de la celda, puedes agregar o quitar

datos o simplemente darles formato.

 CINTA DE OPCIONES

Este elemento permite ajustar tipografía, color, agregar formulas, filtrar dato y muchas
otras cosas más, es el espacio que permite realizar todas las funciones y cambios
necesarios en el trabajo.

 ETIQUETA DE HOJAS

Se ubica en la parte inferior del escritorio, es decir de la hoja de cálculo y permite

cambiar el orden de las hojas del trabajo.
 CUADRO DE NOMBRES

Nos indica la celda en la cual estamos trabajando en ese momento.

 Diferencia entre una formula y una función en Excel
Las funciones se crean a partir de fórmulas matemáticas pero no se pueden modificar,
están predefinidas por el programa.

Tienen en común que ambos recursos facilitan las operaciones matemáticas y comienzan
los dos por el símbolo =. Pero su estructura es diferente, mientras que las fórmulas se
crean añadiendo valores y asignando la operación matemática (+,-,*,/) las funciones se
crean a partir de argumentos utilizando paréntesis. Un caso práctico sería:

o Ejemplo de una fórmula: = A1+B1

o Ejemplo de una función: =SUMA (A1:B1)

Tanto las fórmulas como las funciones se escriben en la barra de fórmulas. En el caso de

las funciones, Excel proporciona ayuda para completar correctamente los argumentos. Si
se escribe la secuencia de manera incorrecta salta un aviso, además ofrece un listado de
opciones.

Funciones aplicable a documentos contables

Como hemos dicho, hay decenas de funciones que podemos aplicar a nuestros
documentos y a las plantillas de Excel que puedas crear de contabilidad, y como suele ser
habitual hay algunas más interesantes que otras. A continuación te dejamos la lista con las
mejores funciones de Excel para contabilidad:

o =SUMA: sin lugar a dudas, esta es la función más útil de Excel aplicada a la
contabilidad ya que nos permite sumar los valores que aparecen en diferentes
celdas o en un rango. Basta con indicar el grupo de celdas o rango que quieres
sumar y obtendrás el resultado, aunque también podemos seleccionar todas las
celdas que queremos sumar y hacer click en el botón autosuma, que aplica esta
misma fórmula. Es la función más utilizada de Excel, y cualquier usuario del
programa, por muy poco nivel que tenga, debería conocerla.

o =PRODUCTO: se trata de una función similar a =SUMA, pero lo que hace

=PRODUCTO es multiplicar todos los números proporcionados como argumentos, y
el resultado obtenido es el producto de esa multiplicación. Estamos ante una
 función muy interesante cuando queremos multiplicar varias celdas, y puedes
introducir en la función todas las celdas una a una o el rango completo.

o =IM.SUSTR: tenemos función para sumar y para multiplicar, pero... ¿qué pasa con
las restas? No es de extrañar que tengamos que restar cantidades en la
contabilidad, pero Excel no tiene una función específica para restar. Eso sí, puedes
introducir el símbolo “-” en tu fórmula para restar las cantidades de diferentes
celdas o utilizar =SUMA dando valor negativo a la cifra a restas; aunque lo más
parecido a una función para restar es =IM.SUSTR, que resta dos números
complejos. Es una función infrautilizada pero muy interesante en contabilidad en
Excel, aunque solo permite restar dos números a la vez.

o  =PAGO: es la función que calcula el pago mensual de un préstamo o cualquier otra

cantidad basado en una tasa de interés constante. A parte de esta función,
encontramos otras relacionadas con el pago, como PAGO.INT.ENTRE (devuelve la
cantidad de interés pagado en un préstamo entre dos
periodos), PAGO.PRINC.ENTRE (cantidad acumulada de capital pagado de un
préstamos entre dos periodos), PAGOINT (interés pagado en un lapso temporal
específico a una tasa de interés constante) o PAGOPRIN (calcula el pago a capital
de una inversión en un periodo y tasa de interés fija).

o  =TASA: nos devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o inversión.

Con TASA.DESC podemos calcular la tasa de descuento de un valor bursátil,
TASA.INT nos ofrece la tasa de interés de esa inversión total o TASA.NOMIAL
calcula la tasa de interés nominal actual, datos que también puedes necesitar en tu
contabilidad.

o =VF: VF corresponde a las iniciales de valor futuro, y permite calcular el valor

futuro de la inversión según los pagos a realizar y la tasa de interés. Si quieres ir un
poco más allá, VF.PLAN te devuelve el valor futuro de la inversión tras aplicar las
tasas de interés compuesto.

Comentario
Los documentos contables deben ser digitales porque se ven más presentables, la letra es
100% legible y es más fácil detectar un error.

Siendo digitales no solo se beneficia el lector del documento, sino también facilita los
cálculos y muchas cuentas más al contador que está elaborando el documento contable o
simples cuentas.

A parte hay mayor seguridad en la confidencialidad de la información fiscal