HOJAS DE CÁLCULO

Objetivos.
• Comprender la necesidad de dominar las hojas de cálculo como
herramientas para la realización de operaciones matemáticas de
cualquier tipo, la sistematización de los datos y la gestión de cuentas
de una empresa.
• Manipular archivos de datos: abrir, guardar, cerrar, exportar, importar
e imprimir.
• Dominar las funciones básicas de una hoja de cálculo: trabajar con
bloques de texto, desplazamientos por las celdas, manejo de los
formatos de filas, columnas y hojas.
• Conocer las funciones avanzadas de un procesador de texto:
funciones, búsquedas, creación de gráficos, tablas y macros.
 GLOSARIO
Celda: es el bloque mínimo o la unidad de almacenamiento básico de una
hoja de cálculo, en ella se puede albergar un texto, número, fórmula,
función, …
Formato del archivo: es el formato con el que guarda un programa
propietario sus archivos (Excel lo hace con el formato xlsx).
Fórmula: es una expresión lógico-matemática creada par resolver un
problema concreto. Es creada por el usuario y no es una función
implementada por el programa.
Función: es una expresión dada por el programa que nos dará un
resultado u otro, en relación con los valores que tomen ciertas variables.
Hoja: Es el elemento principal que utilizan la mayoría de las hojas de
cálculo para almacenar y manipular los datos. Una hoja de cálculo
representa el área de trabajo formado por las celdas organizadas en filas
y columnas en las que se está trabajando en un momento dado.
 GLOSARIO
Libro: hace referencia al archivo donde se almacenan las hojas. Cada
libro puede contener varias hojas y estas pueden o no estar
interrelacionadas entre sí.
Matriz de datos: conjunto ordenado de datos organizado en filas y
columnas.
Parilla de datos: el conjunto de datos dispuestos en filas y columnas.
Referencias absolutas: son referencias o vínculos que no cambian
cuando se copian a otra celda.
Referencias relativas: indican que el programa buscará los datos en una
posición, relacionada con la ubicación de la celda que contiene la
fórmula.
Visual Basic: es un lenguaje de programación. En las hojas de cálculo se
puede usar, entre otras funciones, para programar macros.
 INTRODUCCIÓN
Para entender las hojas de cálculo, vamos a ver cuál es su uso habitual y
también qué apariencia suelen mostrar (interfaz Y pantalla principal).
 Sobre las hojas de cálculo
Una hoja de cálculo es un software de aplicación informática que se basa
en un sistema de celdas verticales y horizontales que conforman entre sí
filas y columnas.
Se utilizan para sistematizar y organizar documentos donde existen
muchos cálculos matemáticos. Constituyen la automatización de los
antiguos libros de cuentas de las empresas.
Este tipo de aplicaciones son versátiles en cuanto a su potencia
organizativa y de cálculo; además, constituyen una herramienta de
presentación de informes a través de gráficos e imágenes.
Pueden intercambiar datos con otras aplicaciones: procesadores de
texto, bases de datos, …
Hay varias hojas de cálculo en el mercado: Lotus 1-2-3, Calc de Libre
Office u OpenOffice, Google Sheets de Google Apps o Numbers de
Apple, …
 La Interfaz
Comparten una interfaz parecida a los procesadores de texto, de hecho,
suelen ir juntos en un mismo paquete o suite.
Las característica principal de la hoja de cálculo, desde un punto de vista
visual, es la disposición de los datos (filas, columnas y celdas).
La Pantalla Principal
 La Pantalla Principal
Las hojas de cálculo disponen de un área central que corresponde con la
zona donde se colocan los datos; estos están en una cuadrícula
determinada por una serie de columnas , nombradas y ordenadas en
orden alfabético, que comienzan con la A y sigue una sucesión similar a
las matrículas de los coches (En Excel el límite es 16.384 columnas) y por
una serie de filas que se identifican numéricamente, empiezan en el 1 y
pueden llegar hasta el 1.048.576.
Como se aprecia en la figura anterior, se despliega un área central libre
destinada a la introducción de los datos. Rodeando estos, aparecen una
serie de herramientas y ayudas.
La línea verde superior corresponde a las herramientas de acceso rápido
configurables, que constituyen las funciones más utilizadas; también
aparece el nombre del documento editado en la barra del título.
 La Pantalla Principal
Debajo, se encuentra la cinta de opciones o pestañas donde irán
Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos,
Revisar, Vista y Ayuda.
En la parte izquierda se muestran las filas numeradas del 1 en adelante,
y en la zona superior horizontal, las columnas que comienzan por la
letra A y prosiguen en orden alfabético.
Tenemos que fijarnos en el concepto de hoja activa, que se refiere a una
de las pestañas ubicadas en la zona inferior izquierda y que indican
dónde se está en el momento actual (Podemos tener varias hojas en
uso).
Por último en la esquina inferior derecha se muestra la barra de
desplazamiento que permite aproximar o alejar visualmente la zona de
escritura (conocido como zoom).
 Manipular archivos desde la opción Archivo
La opción Archivo alberga la mayoría de las opciones para gestionar los
diferentes documentos o archivos generados. La pestaña Archivo, en
Excel, se encuentra en la esquina superior izquierda. Desde ahí, se
pueden realizar distintas operaciones como crear un nuevo documento
o abrir uno ya existente. Tiene varios tutoriales para el aprendizaje.
En la esquina inferior izquierda de la pantalla del menú Archivo se
pueden configurar las opciones generales para trabajar con Excel.
Manipular archivos desde la opción Archivo
 Funciones básicas
Tipos de datos. Básicamente existen dos tipos: numéricos y
alfanuméricos (de texto).
Los numéricos pueden ser enteros o decimales y se corresponden
números, monedas, pesos, porcentajes … Se pueden utilizar con ellos
fórmulas, funciones y otros tipos de operaciones. Se alinean a la
derecha de la celda.
Los alfanuméricos pueden utilizar cualquier carácter del teclado y se
alinean a la izquierda.
 Funciones básicas
Hojas y libros. Las hojas representan el área de trabajo donde se está
trabajando. Dentro de un mismo documento o libro, podemos trabajar
con varios bloques de contenidos cuyos datos pueden estar
interrelacionados o no. El uso de las hojas pudiera ser el registro de los
gastos anuales de una empresa desglosados por meses, Los nombres de
las hojas podrían cambiarse a Enero, Febrero, … El conjunto de hojas
sería el libro anual.
 Actividad
Crea un libro con el nombre “Actividades hoja de cálculo”, y a la Hoja 1
llámala PRACTICA_1. Crea una nueva hoja llamada PRACTICA_2.
 Funciones básicas
Operadores y fórmulas. Son las operaciones matemáticas que pueden
ser utilizadas en las fórmulas, estas son: sumas (+), restas (-),
multiplicaciones (*), divisiones (/), potencias (^) o paréntesis.
La mayoría de las hojas de cálculo utilizan las fórmulas precedidas por el
símbolo =; si queremos realizar una operación, se pondrá en la celda
deseada la expresión = 1 + 2, cuyo resultado aparecerá al pulsar Intro.
Las formulas pueden tener referencias a datos, almacenados en las
celdas.
Haciendo clic en cualquier celda, la hoja de cálculo nos mostrará en la
zona superior izquierda las coordenadas de dicha selección. Muestra
primero la columna y después la fila (C1).
Haciendo clic en la letra superior, queda seleccionada toda la columna.
 Funciones básicas
Las referencias aluden a la manera que tienen las fórmulas para utilizar los datos
de otras celdas. Utilizan las coordenadas que se quieran usar, y combinarlas con
las operaciones que procedan.

Cuando el resultado de una fórmula es superior al espacio de la columna,

algunas hojas de cálculo mostrarán ########, indicando que los datos han
desbordado el tamaño de la celda. Para solucionarlo, arrastra la línea vertical
(entre las columnas afectadas, para agrandar el espacio) manteniendo pulsado el
ratón.
En las fórmulas, se puede hacer referencia a datos de otras hojas; para ello se
escribe la coordenada o referencia al dato, seguida del signo de exclamación.
=Hoja1!A1 * Hoja2!A1
 Actividades
En la hoja PRACTICA_1, copia la siguiente tabla y calcula los resultados
de las operaciones indicadas, luego compáralas.
 Importar y exportar datos
Podemos necesitar importar o exportar datos desde un procesador de
texto a una hoja de cálculo. Para hacerlo desde Word, seleccionamos
una tabla; en Excel pegaremos la selección en la celda donde esté
posicionado el cursor con la opción pegar, o desde el menú Pegar del
botón Inicio de la cinta de opciones. Para Pazar datos de Excel a Word el
proceso es el contrario. Si hay que importar objetos de otra naturaleza
(bases de datos, textos sin formato, …) o tienen una estructura más
compleja, habría que realizar el proceso desde el menú Obtener y
transformar datos del botón Datos de la cinta de opciones.
Conceptos avanzados sobre las hojas de cálculo
Las hojas de cálculo exigen ciertos conocimientos matemáticos. No es el
objetivo del curso. Para obtener un dominio aceptable de las hojas de
cálculo, resulta necesario familiarizarse con ciertos procedimientos y
herramientas que a continuación se muestran.
Rangos: este concepto hace referencia al hecho de referenciar un
conjunto de celdas en bloque; si queremos hacer referencia a varios
datos de las celdas utilizando el rango, podemos utilizar la expresión:
=SUMA(B2:B6)
Conceptos avanzados sobre las hojas de cálculo
Copiar funciones o fórmulas: Para realizar estas acciones, se procede
como si fuera un dato más, también se puede arrastrar la celda a sus
contiguas para replicar el mismo procedimiento. Si queremos replicar la
función SUMA a las columnas C y D, solamente se tendrá que pulsar con
el ratón en la esquina inferior derecha de la celda B6 y arrastrarla sin
soltar el botón hasta la D6. Esta operación es válida para fórmulas.
 Referencias relativas y absolutas
Cuando se copian fórmulas o funciones, lo que el programa hace es
tomar los datos que le corresponde; a esto se llama referencias
relativas. Pero hay veces, que necesitamos hacer referencia a una o
varias celdas en concreto, a esto se llama referencia absoluta y lleva el
distintivo $. Por ejemplo: si en la fórmula =$C$2 + SUMA(C3:C6)
estamos indicando que queremos sumar la celda C2 en todas las
expresiones:
 Auto relleno de datos
Algunas hojas de cálculo como Excel permiten rellenar rangos de celdas
de forma automática; para ello, se realiza la selección de celdas deseada
y se establece un valor inicial, este valor podrá replicarse al resto de
celdas escogidas o bien podrá ir variando progresivamente para llevar a
cabo esta utilidad, habrá que abrir el menú Rellenar del grupo Editar en
la cinta de opciones Inicio.
 Auto relleno de datos
Otra opción muy interesante del menú Rellenar es Justificar; con ella se
logra repartir el texto que no cabe en una celda. Es posible realizar esta
opción sin haber seleccionado un bloque determinado de celdas, previo
a la justificación, pero resulta aconsejable hacerlo.
 Auto relleno de datos
Algunas opciones del menú Rellenar pueden activarse de una forma
rápida utilizando el controlador de relleno. Este control es un cuadradito
que aparece en la esquina inferior derecha de la celda. Si se arrastra con
el ratón dicho controlador, el contenido de la celda se replicará en las
celdas seleccionadas. Si se realiza la misma operación con la tecla Ctrl
pulsada, el contenido se incrementará.
 Las Opciones de pegar
Tenemos diversas opciones de pegado:
• Pegar: se pegará todo el formato y contenido de una celda, incluidos sus
datos vinculados.
• Fórmulas: solo se pegarán las fórmulas.
• Fórmulas y formato de números: se pegará todo el contenido y formato de
la celda.
• Mantener formato de origen: se pegará la totalidad del contenido y el
formato de la celda.
• Sin bordes: se pegan el contenido y formato de la celda excepto los bordes
de la misma.
• Mantener ancho de columnas de origen: solo se pegan los anchos de
columna.
• Transponer: los datos que hay en las filas se pegarán en las columnas y
viceversa.
 Las Opciones de pegar
• Pegar valores: solo se pegan los valores tal y como se muestran en las celdas.
• Formato de números y valores: se pegan los valores y el formato de número.
• Valores y formato de origen: se pegan los valores, el tamaño de fuente y el
color de los números.
• Formato: se copia el formato de la celda, incluidos el número y el formato de
origen.
• Pegar vínculo: Excel escribe una referencia absoluta en la celda o el rango de
celdas copiado en la nueva ubicación.
• Pegar como imagen: se copia la imagen.
• Imagen vinculada: se copia la imagen con un vínculo a las celdas originales.
• Ancho de las columnas: se utiliza para pegar el ancho de una columna o el
rango de una columna en otra columna o rango de columnas.
• Cambiar formato condicional: se combina el formato condicional de las celdas
que se han copiado con el formato condicional presente en el área de pegado.
Las Opciones de pegar
 Formatos de las hojas de cálculo.
Una de las características de las hojas de cálculo sea la capacidad de
mostrar los datos de un pantallazo.
Formato de las celdas. Para modificar el formato de las celdas se puede
realizar de varios modos, seleccionando un bloque, una fila, una
columna o una celda concreta. Posado sobre el área seleccionada con el
botón derecho del ratón mostrar el menú de contexto de Formato de
celdas. La pestaña Número, contiene los formatos para que el usuario
no tenga que añadir el punto a los millares, números fijos para
identificar los decimales, terminaciones con símbolos monetarios, con
medidas, porcentajes, …
Las celdas con formato específico de número pueden ser
personalizadas, para ello se pulsará la opción Personalizada en la lista
Categoría. Esto permite crear estructuras personalizadas basándonos en
unas estructuras propuestas por el sistema.
Formatos de las hojas de cálculo.
 Actividad.
Prueba a dar los formatos indicados a las cantidades mostradas ($, %,
aaaa-mm-dd, fracciones).
 Formatos de las hojas de cálculo.
La pestaña Alineación permite posicionar los datos en las celdas,
pudiendo realizar una alineación del texto horizontal o vertical.
Dentro del submenú es
posible tener un control del
texto preciso, reduciéndolo
hasta ajustarlo al contenedor,
o por el contrario, combinando
celdas, para ajustarse al
tamaño.
Desde la pestaña Fuente, se
puede acceder a este menú.
 Formatos de las hojas de cálculo.
Desde la pestaña Fuente, se puede acceder a este menú de forma
alternativa. Pudiendo configurar el tamaño de letra, fuente, …
 Formatos de las hojas de cálculo.
La pestaña Borde sirve para definir las líneas que delimitan las celdas o
áreas seleccionadas. El relleno se emplea para modificar la trama y color
del fondo de las celdas.
 Formatos de las hojas de cálculo.
La pestaña Proteger tiene la finalidad de salvaguardar la integridad o
confidencialidad del documento; si se habilita la opción bloqueada,
entonces la celda o bloque de celdas no serán accesibles y los datos no
podrán ser modificados. Si se activa la opción oculta, los datos dejan de
verse. Estas opciones solo están operativas si se protege la hoja de
cálculo; para hacer esto, hay que abrir la pestaña Revisar de la cinta de
opciones y pulsar el botón Proteger hoja del grupo (el sistema pedirá
una hoja de desbloqueo).
 Formato de filas, columnas y hojas
En el menú Inicio se ubica el submenú Celdas; dentro de este, haciendo
clic en Formatos, se activa el desplegable desde el que se podrá realizar:
Ajustar el Alto de fila, se puede aumentar o reducir el alto de las filas.
Lo mismo para el Ancho de columna. La opción Autoajustar ancho de
columna, se puede adaptar el ancho de la celda al contenido.
La opción Ancho predeterminado se especifica el ancho para todas las
columnas de la hoja.
Con Ocultar y Mostrar; se mostrará una ventana que permite ocultar o
mostrar las filas, columnas y hojas de cálculo.
También, dentro de este menú, se pueden Organizar las hojas, creando
una copia, moviéndola, modificando el nombre de la misma o variar el
color de la etiqueta que la identifica.
Formato de filas, columnas y hojas
 El formato condicional
El formato condicional es la manera de diferenciar aquellas celdas con
diferentes valores (numéricos, de fecha, horarios, …) y muestra
información con ayuda de barras, escalas de color o conjuntos de iconos
que tomarán distintas configuraciones en función de los datos que tenga
cada celda. Hay que activar el botón Formato condicional del grupo
Estilos de la cinta de opciones Inicio.
 El formato condicional
El programa propone 5 opciones que permiten de forma guiada
configurar condiciones en función de los valores propuestos.
Las opciones condicionales que se pueden crear con la opción Nueva
regla se controlan desde el menú. En la zona superior de título
Seleccionar un tipo de regla se tiene que escoger el tipo de condición
que provocará el cambio. En la sección Editar una descripción de regla
se concreta y define la información con la que se determina la condición
deseada.
El formato condicional
 El formato condicional
Para la opción Dar formato únicamente a las celdas con, en el primer
cuadro se introduce la condición que se quiere establecer de forma que,
en función del tipo de dato, se producirá un cambio de aspecto de la
celda o no. En el cuadro siguiente, se dispone si el dato es mayor,
menor, igual o está entre los valores que se determinen en la siguiente o
siguientes casillas. En la casilla Formato se establecerán las
características que han de mostrar las celdas cuando se cumplan las
condiciones anteriores.
 El formato condicional
Para la opción Aplicar formato a los valores que están en el rango en. Se
utiliza escogiendo en el primer cuadro si la condición ha de afectar a los
primeros o últimos datos que se especifique en el segundo cuadro.
También es posible expresarlo en forma de porcentaje. En la casilla
Formato se configura el modo de aparición de las celdas cuando la
condición se cumpla.
 El formato condicional
Para la opción Dar valores que sean. Se utiliza especificando en el
primer cuadrado si el promedio de la condición ha de estar por encima
de, por debajo de, 1 por encima de …, en cuyo caso aparecerán las
celdas con las características programadas en el apartado Formato.
 El formato condicional
La opción Dar formato a todo se activarán las características de las
celdas establecidas en la casilla Formato cuando los valores sean
duplicados o únicos según se configure el cuadro correspondiente.
 El formato condicional
La última opción, es Dar formato a los valores donde esta fórmula sea
verdadera, aquí se introducirían la fórmula que debería cumplirse para
aplicar el formato que hayamos definido.
 Actividad
Aplica un formato condicional a las ventas anuales para que aparezcan
con fondo naranja las que no superen los cincuenta mil euros y con
fondo verde las que sí los superen.
 Configuración de la página
Las opciones relacionadas con la configuración se dirigen a la mejora de
la presentación. Para acceder a estas funciones hay que ir a la pestaña
Disposición de página de la cinta de opciones; si ampliamos el menú
Configurar página, podremos indicar la orientación de la página, el
tamaño del papel, calidad de la impresión, …
 Configuración de la página
Dentro del submenú Configurar página se encuentra la pestaña
Márgenes, que despliega las opciones, que permiten al programa la
modificación de la distancia de todos los márgenes de la hoja, también
permite establecer las medidas que separan el encabezado del borde
superior de la página, así como la distancia del pie de página al borde de
la misma.
 Configuración de la página
El submenú Encabezado y pie de página, permite la incorporación en el
documento de un encabezado y un pie de página, que se replicará en la
totalidad de las páginas que se impriman. Con la opción Páginas
impares y pares diferentes se indicará al sistema que los encabezados y
pies de página de las páginas impares deben ser diferentes de las
páginas pares. La casilla Primera página diferente elimina el encabezado
y el pie de página de la primera hoja.
 Configuración de la página
La pestaña Hoja, permite la usuario especificar las áreas que podrían ser
impresas, controla los títulos que imprimir, el orden de las páginas y
otros detalles de impresión que se muestran a continuación. En la casilla
Área de impresión se establece la zona de la hoja de cálculo cuyo
contenido será impreso. La opción Imprimir títulos dispone de dos
cuadros de texto, uno para imprimir los títulos en filas y otros en
columnas. Con la opción Imprimir se pueden configurar una serie de
aspectos relativos a las líneas de división. Por último, en el grupo Orden
de las páginas se determina cuál será el orden en que se numeran las
páginas y el formato en el que aparecerán los datos cuando estos
desborden el espacio de la página.
Configuración de la página
 Utilidades de las hojas de cálculo
Insertar celdas y hojas de cálculo. A veces, es necesario añadir celdas,
filas, columnas o incluso hojas a los diseños que hemos realizado. A
través del menú Insertar del grupo Celdas de la cinta de opciones, o
bien pulsando el botón derecho del ratón y abriendo Insertar, se
pueden insertar celdas sueltas (Desplazar las celdas hacia la derecha o
Desplazar las celdas hacia abajo), filas (Insertar toda una fila) o
columnas (Insertar toda una columna).

Si se quiere la eliminación, el proceso es el mismo pero con Eliminar

 Utilidades de las hojas de cálculo
Por otro lado, una forma sencilla para realizar operaciones con las hojas
de cálculo es ir a la barra inferior y hacer clic en la pestaña Hoja 1 con el
botón derecho. Aparece un menú que permite realizar una serie de
operaciones con las hojas : inserción, eliminación, renombrado, copia,
protección …
 Utilidades de las hojas de cálculo
Buscar y reemplazar datos de forma automática:
Utilizamos la opción Buscar y seleccionar del grupo
Edición de la cinta de opciones Inicio (Ctrl + B)
también nos lleva.
El menú Buscar permite introducir los caracteres que
se desean buscar. Las búsquedas se realizan en la
hoja activa; si se desea buscar en otras hojas del
libro, entonces se deberán seleccionar primero.
 Utilidades de las hojas de cálculo
Haciendo clic sobre el botón Opciones se accede a otras posibilidades
de búsqueda. Si se pulsa Formato, se podrá escoger ciertas
propiedades del texto que buscar (color, tamaño, negrita, …). En la
opción Dentro de se puede elegir si buscar en una hoja o en un libro.
Con Borrar formato de búsqueda se pueden eliminar las anteriores
condiciones.
 Utilidades de las hojas de cálculo
A través del desplegable Buscar, se puede configurar el orden que
seguirá el programa para buscar los datos en la hoja. Con la opción
Buscar en, se podrá elegir en que tipo de datos se quiere iniciar la
búsqueda; por ejemplo, en fórmulas, de esta forma se optimiza el
proceso. Si se marca la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas, se
buscará de forma literal el texto. La opción Coincidir con el contenido
de toda la celda hace que el programa solo encuentre el dato cuando
este rellene la celda por sí solo. Los botones Buscar todos y Buscar
siguiente se diferencian en que el primero muestra todas las
coincidencias y el segundo muestra la siguiente celda que coincide.
En la pestaña Reemplazar es posible sustituir el texto introducido por
la palabra o dato buscado, si hay más de una ocurrencia el proceso se
repite. Con Reemplazar todos se reemplazan todas las ocurrencias.
Utilidades de las hojas de cálculo
 Utilidades de las hojas de cálculo
Utilidad Ordenar: Podemos ordenar o clasificar listas de datos. Para
ello vamos al grupo Ordenar y Filtrar de la cinta de opciones Datos y
hacer clic en Ordenar y Filtrar. En el menú hay una casilla con el
nombre Mis datos tienen encabezados; si la activamos, se realizará
una clasificación de los datos.
 Utilidades de las hojas de cálculo
Si se despliega la lista Columna, se establecerá la columna que
contendrá los datos a clasificar. La lista Ordenar según se utiliza para
elegir qué datos contenidos en las celdas se utilizarán para la
clasificación según valores de celda, color de celda, color de fuente …
El desplegable Orden permite configurar los criterios de ordenación. El
botón Agregar nivel, añade un sub criterio de ordenación dentro del
ya existente. Con Eliminar nivel, dejamos sin efecto el sub criterio de
ordenación y con Copiar nivel, copiamos el sub criterio de ordenación.
 Utilidades de las hojas de cálculo
Agrupación de celdas. Podemos agrupar las celdas por temas, sirve
para poder mostrar u ocultar los datos a voluntad. Los listados de las
hojas de cálculo pueden ser muy extensos, por ello es necesario
realizar agrupaciones para simplificar y facilitar la comprensión de los
datos. El botón Agrupar en el grupo Esquema de la cinta de opciones
Datos.
 Utilidades de las hojas de cálculo
Función de subtotales. Sirve para mostrar un resultado (totales)
siempre que los datos cumplan unas condiciones específicas, como
que exista una primera fila con títulos o rótulos, que se coloquen los
datos repetidos por filas o categorías o que aparezcan al menos una
columna con datos numéricos para poder realizar operaciones. La
función subtotales se hace situando el cursor en una de las celdas de
la lista y haciendo clic en el botón Subtotal del grupo Esquema; la lista
quedará seleccionada.
 Utilidades de las hojas de cálculo
Para utilizar la función de subtotales se tiene que proceder de la
siguiente forma: se abre la lista Para cada cambio en con la finalidad
de escoger la columna en la que se desea obtener los subtotales. En el
desplegable Usar función, se escoge el cálculo deseado para efectuar
el subtotal. En Agregar subtotal a se activa la casilla de la columna que
contenga los datos numéricos de la lista. Las tres opciones siguientes
se refieren a Reemplazar subtotales actuales (cuando se aplica un
segundo subtotal debe estar desactivada esta casilla, de no ser así
reemplazará el primero), Salto de página entre grupos (se imprimirá
cada grupo de subtotales en una página independiente) y Resumen
debajo de los datos (si se quiere que aparezca el cálculo de un total al
final del listado).
 Utilidades de las hojas de cálculo
Funciones de las hojas de cálculo. Las funciones en Excel suelen
escribirse dentro de celdas. Se escriben empezando con el signo =
seguido de la expresión sin espacios que se haya escogido (=
función(datos)). Tenemos = SUMA(B2;C2;B3:D3).
Existen muchas funciones en Excel que pueden simplificar la labor del
usuario. Excel proporciona un asistente que facilita la localización de
las mismas; para acceder a él, hay que hacer clic en Biblioteca de
funciones dentro del grupo Fórmulas.
 Utilidades de las hojas de cálculo
En este menú están disponibles las siguientes opciones en forma de
botón: Usado recientemente (muestra las funciones que se han
utilizado recientemente). Financieras (económicas), Lógicas (usan
operadores verdadero o falso), Texto (específicas de texto), Fecha y
hora (se muestra un listado de funciones relativas a la fecha y la hora),
Búsqueda y referencia (funciones de tipo búsqueda), Matemáticas y
trigonométricas (de ámbito matemático) y el botón Más funciones
(abre otro menú con un conjunto de funciones).
 Utilidades de las hojas de cálculo
Un atajo para acceder a las funciones es utilizando la opción Insertar
función, al que se accede a través de la pestaña de la cinta de
opciones Función, botón fx dentro de la Biblioteca de funciones.
 Utilidades de las hojas de cálculo
Documentación de funciones. Debemos documentar las acciones
realizadas. Para registrar notas o comentarios, sobre todo si se crean
fórmulas complejas o se usan funciones que no se emplean con
frecuencia, se hace clic con el botón derecho en la celda en la que se
quiera hacer el comentario y escoger la opción Insertar comentario;
en el cuadro se escribirá la nota y se hará clic fuera del cuadro para
que quede guardada.
Excel permite la anidación de funciones (=SUMA(2,
PROMEDIO(7,9),14). Excel permite hasta sesenta y cuatro niveles de
anidación.
 Los gráficos en las hojas de cálculo
Los gráficos dan al documento un aspecto más profesional y técnico.
Normalmente, para crear un gráfico se debe empezar por seleccionar
el rango de datos que se va a utilizar, aunque se pueden incluir a
posteriori. Es importante que todo gráfico contenga los rótulos en las
primeras filas y columnas con el objeto de mejorar la legibilidad.
Para diseñar un gráfico se debe escoger, en el grupo Gráfico dentro de
la pestaña Insertar, aquel que más se adapte a las necesidades.

Podemos utilizar la pestaña Todos los gráficos, situada en el menú

Insertar gráfico.
 Los gráficos en las hojas de cálculo
Podemos empezar seleccionando el rango de datos y Excel
recomendará un tipo de función de disposición de las filas y columnas.
De forma automática se activa la pestaña Diseño de la cinta de
opciones, y en ella el usuario podrá realizar múltiples ajustes: en el
desplegable Agregar elemento de gráfico. En la pestaña Diseño rápido
se muestran ligeras variaciones del gráfico, de igual forma en el grupo
Estilos de diseño también se puede modificar las peculiaridades del
mismo.
Los gráficos en las hojas de cálculo
 Los gráficos en las hojas de cálculo
En el grupo Datos de la cinta de opciones se pueden ver dos opciones:
Cambiar fila/columna, realiza la permuta entre los datos de las filas y
columnas; Seleccionar datos. La opción Cambiar tipo de gráfico
posibilita regresar al menú de selección de otros estilos de gráficos, y
Mover gráfico permite trasladarlo a otra hoja o ubicación del
documento.
 Las tablas dinámicas
Las hojas de cálculo como Excel utilizan tablas dinámicas. Este recurso
permite realizar cálculos, resumir y analizar datos, realizar
comparaciones o incluso ver tendencias. Para crear un tabla dinámica,
hay que acceder al menú Tabla dinámica en el grupo Tablas de la
pestaña Insertar.
 Las tablas dinámicas
Una vez aquí, hay que introducir el rango de celdas que contenga una
tabla de datos con las que se quiere trabajar, en la opción Elija dónde
desea colocar el informe de tabla dinámica hay que seleccionar
Nueva hoja de cálculo para que pueda ubicar el mismo en una nueva
hoja.
Una vez que tengamos creada la tabla dinámica y ya en el menú
Campos de tabla dinámica, debemos ir agregando campos; para
hacerlo se deben ir activando las casillas correspondientes a los
campos que nos interesen para que se muestren en el informe.
Las tablas dinámicas
Las tablas dinámicas
 Las macros
Una macro es un conjunto de acciones bajo una sola orden. Para
iniciar una macro se puede usar una combinación de teclas, cuando se
pulse el atajo de teclado definido, la hoja de cálculo irá ejecutando
una por una todas las acciones que se hayan programado. El proceso
fácil se inicia con el botón Macros del grupo Macros de la pestaña
Vista (en la cinta de opciones).
 Las macros
Cuando pulsamos el botón Grabar macro se abre el submenú.
Lo primero que hay que hacer es ponerle un nombre.
Asignarle un acceso directo (combinación de teclas).
Cuan se haya terminado se pulsará Aceptar.
Todas las acciones que se realicen se irán grabando en
la macro hasta que se vuelva al menú Macro y se
pulse Detener grabación.
Cuando se quiera ejecutar se tecleará el método abreviado para que de
forma automática el sistema reproduzca todas las acciones grabadas en el
mismo orden.
En Ver macros, podemos tener una lista de las macros disponibles.
Usar referencias relativas, permite que las referencias a las celdas sean
relativas y no absolutas.