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Tema 7. Control de Compras y Materiales
Tema 7. Control de Compras y Materiales
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN 2
2. CONTROL DE COMPRAS Y MATERIALES 2
3. CICLO DE COMPRAS 5
4. ESPECIFICACIONES DE COMPRAS 6
5. RELACIÓN CON PROVEEDORES 7
6. CONTROL DE EXISTENCIAS. ALMACENAMIENTO 8
7. GESTIÓN DE PEDIDOS 8
8. GESTIÓN DEL ALMACÉN 9
1. INTRODUCCIÓN
La gestión de la distribución física ha de ser una actividad clave en cualquier empresa y ha de
preocuparse por el transporte, almacenamiento y manipulación de los materiales que entran en la
empresa y de productos que salen de la misma.
Especialmente cuando la empresa explota una instalación activa de producción; la gestión de la
distribución física suele recibir relativamente poca atención por parte de la dirección. La empresa
percibe que sus actividades fundamentales son:
Sólo cuando la función de compras ha logrado una entidad propia dentro de las tareas de
dirección y cuando se cumple con su cometido para lograr los niveles que hoy se obtienen por medio de
la administración científica de empresas, será posible que este departamento contribuya de forma
efectiva a crear beneficios para la empresa. Para que este departamento tenga éxito, la gerencia debe
dotarlo de la libertad necesaria para realizar sus funciones en provecho de la empresa . Las decisiones
de compras no deben tomarse de forma arbitraria y sin que tengan en cuenta las demás actividades de
la empresa. Pero si el departamento de compras no tiene nada que decir en la toma de tales decisiones
no podrá llevar a cabo su trabajo de forma eficiente.
La compra en las industrias tiene mucha importancia, pero sus resultados específicos no
aparecen con tanta claridad. Como la empresa realiza muchas más actividades, es mucho más difícil
establecer una relación entre la actividad del comprador industrial y los beneficios de la empresa para
quien trabaja, ya que hay otros muchos factores que intervienen en la fabricación del producto
acabado. Una investigación exhaustiva de la actividad del departamento de compras en una empresa
industrial proporcionará la evidencia de que existe una relación clara entre el coste de la adquisiciones
y el precio de venta, y que ésta es determinante de la competitividad de la empresa.
Para asegurarse de que se aprovechan todas las oportunidades de economizar en los costes, la
dirección debe insistir en que todos los gastos relacionados con compras los realice tal departamento
sin que ningún otro departamento o persona pueda comprar directamente . Permitirá, también, que el
departamento de compras sea responsable de sus funciones hasta el máximo posible, sin que otras
actividades empresariales interfieran con las suyas propias, sino buscando la colaboración más estrecha
con ellas.
La función básica del departamento de compras es adquirir materiales de calidad adecuada, en
cantidades adecuadas, en el momento preciso, al precio adecuado y del proveedor adecuado . Es decir, el
departamento debe tomar decisiones, analizar las diferentes alternativas, antes de realizar la compra.
Las compras se realizan para atender a necesidades específicas o propósitos claros. Por lo
tanto, la primera decisión que un comprador debe tomar es sobre qué es lo que tiene que comprar .
Dónde, cuándo y cuánto comprar son consideraciones secundarias aunque no menos importantes de cara
al resultado final. Por las mismas razones, la calidad es otra prioridad a considerar cuando se estudie si
el artículo, material o producto adquirido es apto para el uso a que se va a destinar . Siempre que un
comprador diga que tiene en cuenta, en primer lugar, la calidad, después el servicio, y por último el
precio, está resaltando lo que es la premisa fundamental de una política de compras, pues si la calidad
no es la adecuada de poco sirven el servicio o el precio. En el vocabulario especial del agente de
compras, calidad significa que lo comprado servirá para el uso a que va a destinarse.
La centralización de compras es el método y consiguiente procedimiento a través del cual
todos los materiales y suministros precisos en la empresa son adquiridos por un único departamento ,
dirigido por un responsable del mismo, en lugar de realizarse tales adquisiciones de forma
desorganizada o como una función más a cargo de los distintos directores de departamento u otros
cuadros directivos. En empresas más pequeñas las compras no las realiza la persona encargada a tiempo
completo, sino que simultanea la atención a tal sector con otras actividades dentro de la empresa.
Hay cinco tipos de actividades en cada operación de compras:
Compras. Aquí se incluye una amplia gama de actividades: desde revisar las solicitudes de
compras, hasta iniciar conversaciones con proveedores, pasando por el análisis de las
especificaciones descritas, un estudio informal sobre el valor, investigación sobre proveedores,
entrevistas con vendedores, estudio de costes y precios, etc .
Acelerar envíos. Incluyendo la relación con los proveedores, revisar la situación en que se
hallan los pedidos, escribir cartas, establecer contacto telefónico y, de vez en cuando, visitar a
los proveedores.
Trabajo rutinario. Cada departamento de compras tiene que realizar pedidos, conservar y
mantener al día sus activos, conservar también sus catálogos y otras publicaciones, documentos
sobre mercancías, proveedores y precios.
El departamento de compras ocupa, generalmente, un 1% ó 1,5% del total que ocupa la empresa .
En grandes empresas el porcentaje se reduce a menos del 1%.
Los resultados del departamento de compras son muy difíciles de determinar. No puede
medirse de forma independiente y por sí solo . Una forma de evaluar su trabajo es atender a ciertos
parámetros que puedan demostrar si el departamento está cumpliendo con su objetivo fundamental, que
es de conseguir la calidad adecuada, la cantidad necesaria, y el precio, momento y lugar idóneos .
La calidad puede medirse teniendo en cuenta las devoluciones efectuadas en los materiales de
entrada. Aunque es el proveedor el responsable de tal efecto, éste lo compartirá con el departamento
de compras que es en definitiva quien lo eligió.
3. CICLO DE COMPRAS
Una vez que el comprador ha decidido cuál es la calidad adecuada, la segunda decisión que debe
tomar es qué cantidad de dicha calidad debe adquirir y cuándo . La cantidad a adquirir así como el
momento estará determinada por el calendario de producción, ya se trate de un proyecto específico,
ya de un calendario de producción periódico o de un sistema de producción continua. La necesidad de
las compras puede determinarse por adelantado con mucha exactitud basándonos en ventas
preestablecidas, listas de materiales, programas operativos, etc .
Hay que tener en cuenta que hay existen una serie de factores que pueden modificar la decisión
final, como por ejemplo, un cambio en las necesidades de la empresa o cualquier alteración en el
mercado, la disponibilidad o no de un lugar adecuado para el almacenamiento, el coste del
almacenamiento, la inversión a realizar por incremento en las existencias, manipulado, pérdidas y
deterioros en los materiales por si hubiera una necesidad inmediata de los mismos.
4. ESPECIFICACIONES DE COMPRAS
Para controlar las compras, se puede usar un formulario de solicitud de compras que incluye
qué departamento solicita la compra, quién la solicita dentro del departamento, la razón solicitada y la
fecha. Deberá quedar establecido de la forma más clara posible que la empresa se negará a pagar
cualquier tipo de artículos, materiales o servicios cuyos pedidos no hayan sido aprobados siguiendo el
procedimiento.
La función de comprar propiamente dicha, se inicia cuando se emite una orden de compra para
la adquisición del producto o servicio pedido en el formulario de solicitud de compra. Esta orden incluye
los datos del comprador y proveedor, fecha en que se emite la orden, numero de orden, instrucciones
de envío, cantidad requerida, número de artículos deseados según la lista del vendedor y precio . En el
momento en que el vendedor recibe una orden de compra firmada y la acepta se crea un contrato que
vincula a ambas partes.
Es conveniente conservar tres copias de las órdenes de compra. El original, para el proveedor, la
primera copia para el departamento de Contabilidad; la segunda copia debe archivarse en el
departamento de compras y la tercera copia se archivará, de acuerdo con su número de orden, en un
archivo independiente que recoja las mismas de forma correlativa.
Deberán conservarse dos copias de todos los recibos y documentos que sirvan de garantía a las
compras realizadas, así como manuales y una diversidad de información que llegará a poder de la
empresa junto con los productos adquiridos.
Es imprescindible efectuar un minucioso análisis del historial del proveedor y estudiar cuáles
son sus puntos fuertes y débiles. La evaluación de la capacidad de un proveedor para satisfacer los
requisitos de calidad, coste y programa, suele encargarse a un equipo auditor compuesto normalmente
por personal perteneciente a ingeniería de calidad, fabricación y compras . El sistema de calidad del
proveedor se evalúa frecuentemente teniendo en cuenta sus controles en la inspección de recepción, el
proceso de fabricación y la inspección final.
Siempre es bueno contar con al menos dos proveedores para garantizar la continuidad del
suministro.
7. GESTIÓN DE PEDIDOS
Con el tratamiento de los pedidos pueden obtenerse importantes ahorros si los envíos de salida
a zonas geográficas concretas pueden consolidarse a efectos de manipulación de materiales y
transporte. Pero a fin de aprovechar al máximo esta oportunidad, el departamento de distribución
física debe tener libertad para retrasar el despacho de pedidos lo cual resulta un sacrilegio para
marketing, que comprensiblemente desea el despacho inmediato de cualquier pedido.
Según cual sea la sensibilidad del mercado, las empresas optan por un compromiso en la entrega.
Muchas permiten retrasos de 72 horas si es posible y otras el plazo es inferior .
Aquellas empresas en las que el tratamiento de los pedidos es competencia del departamento
de distribución física suelen dar mayor importancia a la consolidación que aquellas en las que el
marketing controla la función.
Toda empresa que opere con bienes físicos necesitará, además de transportarlos desde un lugar
a otro, uno o más lugares donde almacenar el exceso de existencias que esperan ser utilizadas en la
actividad de producción y los productos acabados que esperan su distribución a los puntos de consumo.
Al menos un espacio de almacenamiento mínimo deberá habilitarse en las instalaciones donde
se encuentra la línea de producción.
Por lo que respecta a las materias primas, la mayoría de las empresas prefieren utilizar el
almacenamiento in situ para todas sus necesidades de stock ; esto presenta la ventaja obvia de evitar el
gasto suplementario del transporte, almacenamiento y manipulación de materiales en múltiples fases .
Cuando la empresa se halla en una fase de expansión, sin embargo, tal posibilidad puede resultar
en ocasiones imposible o antieconómica. Los terrenos en los que sitúan la instalación de almacenamiento
pueden simplemente no existir o bien el coste de su adquisición resultar prohibitivo.
Este planteamiento es usual en empresas con mercas geográficamente lejanas y clientela muy
sensible a los plazos de entrega. Se constituyen centros de distribución regionales o incluso locales a
los que se envían los productos en grandes cantidades para su almacenamiento provisional, y desde ellos
se cumplimentan los distintos pedidos individuales.
Una tendencia actual es la de reducir stock descentralizados. En la actualidad es raro que haya
ya un almacén por provincia.
Como sucede con el transporte, las empresas pueden optar por disponer de sus propias
instalaciones de almacenamiento o por utilizar almacenes comerciales abiertos al público .
Las ventajas de un almacenamiento de titularidad propia son esencialmente las mismas que en
el caso de la vivienda propia frente a la de alquiler . Primero, se eliminan los problemas de compartir las
instalaciones de almacenamiento con otros, después la instalación puede diseñarse y construirse de
acuerdo con las necesidades específicas de la empresa; y, por último, resulta menos costosa a largo
plazo.
Antes de optar por los almacenes de utilización pública, la empresa debe comprobar que haya
disponibilidades. En algunas partes del país, especialmente en las de alto crecimiento industrial, existe
escasez de tales instalaciones. El personal de los almacenes abiertos al público no sólo desempañará
todas las tareas relativas a la colaboración de los productos y su retirada , sino que en algunos casos
ofrecerá otros servicios adicionales.