Normas control bienes UCLA

El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado, reunido en su sesin N 2321, Ordinaria, celebrada el da veintitrs

de octubre del ao dos mil trece, en uso de las atribuciones legales y
reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artculo 26 de la Ley de
Universidades y el numeral 23 del artculo 9 del Reglamento de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL
DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE
LA UCLA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA UCLA

Gaceta Universitaria N 139
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Cdigo
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MPBN-01
DIRECCIN DE FINANZAS Fecha:
DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES MAY-2013
INTRODUCCIN
A fin de tener una herramienta documental que permita conocer, establecer y unificar las
polticas, normas y procedimientos administrativos en el Departamento de Bienes
Nacionales de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, el presente manual se
estructura basndose en lo dispuesto en la normativa legal vigente relacionada con la Ley
Orgnica de Bienes Pblicos aprobada en Gaceta Oficial N 39.952 del 26-06-2012, la
cual ampara la funcin que debe ser ejecutada por este departamento.
Por consiguiente, dicho manual contempla la universalidad de las leyes, normas, polticas
y procesos que rigen la recepcin, control y custodia de los bienes muebles e inmuebles
para todas las unidades acadmicas-administrativas que integran la Institucin, como es
incorporacin, transferencia, reubicacin de bienes, desincorporacin y enajenacin;
siendo su contenido de obligatorio cumplimiento.
En este sentido, el manual est estructurado de la siguiente manera: una primera parte
que contiene el objetivo, alcance, base legal aplicable y terminologa utilizada.
Posteriormente, se describen las normas bsicas de control interno de aplicacin general,
as como las normas especficas para los procedimientos que rigen el manejo y control de
bienes muebles e inmuebles en todos sus procesos internos.

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Cdigo
DIRECCIN DE FINANZAS
Fecha:
DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES MAYO 2013
Nro. Fecha de Responsable Responsable Principales

Versin Vigencia Administrativo Actualizacin Cambios
Jefe Estructuracin de
Departamento las normas y
Jefe de Bienes procedimientos
1 Mayo 2013 Departamento Nacionales a que regulan las
de Bienes travs del operaciones para
Nacionales Departamento la administracin
de de los Bienes
Organizacin y Muebles
Mtodos

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Cdigo
Fecha:
DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES Mayo,2013
DEPENDENCIA
El Departamento de Bienes Nacionales dentro de la estructura organizativa de la UCLA,

depende de la Direccin de Finanzas, adscrita al Vicerrectorado Administrativo.
OBJETIVO
El Departamento de Bienes Nacionales, es la unidad que se encarga de enterar y

controlar los movimientos que afecten el inventario de bienes muebles e inmuebles de la
UCLA; as como servir de unidad asesora y revisora de los movimientos de bienes
muebles e inmuebles de las dependencias adscritas.
MISION
Ejercer e implementar medidas de control, ejecucin y fiscalizacin tendentes a lograr el

correcto registro, manejo y custodia de los bienes muebles de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado y dependencias e inmuebles adscritas.

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Cdigo
Fecha:
BASE LEGAL
1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. GO N 5.453

Extraordinario del 24-03-2000.
a. Artculo 141. Principios de la Administracin Pblica.
2. Ley Orgnica de Bienes Pblicos aprobada en Gaceta Oficial N 39.952 del 26-
06-2012
3. Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento. Gaceta Oficial 39.165 de
fecha 24-04-2009.
4. Ley de Universidades. Gaceta Oficial 1429 Extraordinario del 08-09-1970.
5. Ley contra la Corrupcin. Gaceta Oficial N 5.637 Extraordinario del 07-04-2003.
6. Ley sobre Simplificacin de trmites Administrativos. Gaceta Oficial. 36.845
de fecha 07-12-1999.
7. Cdigo Civil Venezolano. Gaceta Oficial 2990 del 26-07-1982. (Donacin).
8. Reglamento dela Ley de Contrataciones Pblicas. Gaceta Oficial N 39.181 de
fecha 19-05-2009.

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Cdigo
Fecha:
ADMINISTRACIN Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES

EN LA UCLA
A fin de facilitar la comprensin de los procedimientos administrativos para el manejo y

control de los bienes en la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, a
continuacin se establecen las definiciones de la terminologa utilizadas:
Bien: todo lo que pueda constituir objeto de un patrimonio, siendo ste de propiedad
pblica o privada.
Bienes Inmuebles: son bienes clasificados por su naturaleza, destinacin u objeto.
Por su naturaleza son todas aquellas construcciones adheridas de forma permanente a

la tierra o que sea parte de un edificio.
Por su destinacin, son las cosas que el propietario del suelo ha puesto en l para su
uso, cultivo y beneficios que permanezca en l constantemente o que no se pueda
separar sin romperse o deteriorarse.
Por su objeto, son los derechos del propietario, los derechos de usufructo.
Bien Mueble: son bienes por su naturaleza u objeto.
Por su naturaleza, son los que se pueden cambiar de lugar, bien por s mismos o
movidos por una fuerza exterior, en este caso se incluyen los semovientes.
Por su objeto, son los derechos, obligaciones y acciones que tienen por objeto de cosas
muebles, materiales provenientes de la demolicin de un edificio y los reunidos para
construir uno nuevo, mientras no se hubieren empleado en la construccin.
6/70
Cdigo
Fecha:
Depreciacin: constituye la disminucin del valor de un bien como consecuencia de

desgastes, agotamiento, deterioro u obsolescencia econmica.
Desincorporacin: es el retiro o eliminacin del bien del patrimonio institucional.
Incorporacin: es el ingreso como patrimonio de la institucin de los muebles e

inmuebles.
Transferencia: es el movimiento de un bien mueble de una unidad a otra, sin producir

variacin en el patrimonio de la Institucin.
Enajenacin: es todo acto de disposicin que se efecte sobre los bienes muebles e
inmuebles sea a ttulo gratuito u oneroso.

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Cdigo
Fecha:
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES

DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
Normas Bsicas de Control Interno de Aplicacin General
1. La adquisicin de bienes independiente de la modalidad, deben ser registradas

oportunamente al costo de adquisicin, construccin o de avalo en los casos de ser
adquiridos por donacin o canje.
2. Cada director, jefe, coordinador o encargado de unidades acadmicas-administrativas

ser el responsable de la guarda y custodia de los bienes asignados a su unidad y
tendr la potestad de nombrar un encargado de bienes a nivel interno.
3. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales, realizar anualmente el

inventario general de los Bienes, determinando la existencia real de los mismos, el
responsable del uso del bien, su ubicacin exacta, uso y el correcto mantenimiento,
entre otros.
4. El responsable de los Bienes Muebles en cada unidad de trabajo, responde penal,

civil, administrativa y disciplinariamente por las faltas e irregularidades administrativas
que cometieran en el manejo de los mismos, conforme a lo establecido en la Ley
Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control
Fiscal y su Reglamento
5. Al momento de dejar un cargo administrativo u operativo, el funcionario saliente

deber presentar un acta de entrega de los bienes asignados al funcionario entrante o
jefe inmediato superior.
6. Los funcionarios de las unidades de trabajo o dependencias que tienen bajo su

asignacin Bienes Muebles, deben velar por el control y buen estado de los bienes
bajo su responsabilidad
7. Los movimientos internos de bienes o hacia otras dependencias, deben cumplir con el
procedimiento de incorporacin y transferencia descrito en este manual.

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Cdigo
Fecha:

8. El prstamo de bienes a otras unidades o dependencias por un perodo mayor a 3
meses, se realizar a travs de un acta de transferencia. En caso de ser menor a este
perodo se utilizar un acta de retiro temporal. En ambos casos, las actas deben llevar
las firmas del jefe de la unidad y encargado de bienes que entrega y recibe.
9. La descripcin de los bienes muebles e inmuebles debe ser presentada en detalles

tcnicos y precisos y los mismos deben verificarse por percepcin directa.

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CDIGO:
P.01
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Fecha:
Mayo,2013
Tramitar la adquisicin de Bienes Inmuebles a Pg.: 1 /2

travs de: Compra-Venta, Comodato y Donacin.
Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades que debe realizar el
Departamento de Bienes Nacionales para la adquisicin de Bienes Inmuebles por la
Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado.
Normas Especficas
1. El Departamento de Bienes Nacionales, tendr la responsabilidad de efectuar los
trmites necesarios para la adquisicin de bienes inmuebles en la Institucin, para
lo cual contar con la autorizacin expresa de la mxima autoridad competente.
2. La adquisicin de Bienes Inmuebles deber contar con la opinin favorable por
parte de la Superintendencia de Bienes Pblicos (SUDEBIP).
3. Para la adquisicin de Bienes Inmuebles, se deber realizar un mnimo de dos (02)
avalos actualizados por peritos interno y externo, debidamente acreditados por la
SUDEBIP
4. Para la tramitacin de la adquisicin de un bien inmueble, la unidad solicitante
deber consignar ante el Departamento de Bienes Nacionales, los siguientes
documentos que sern incluidos en el expediente administrativo.
a. Oferta de Compra-Venta
b. Certificacin Presupuestaria
c. Avalo del bien inmueble.
d. Copia ttulo de propiedad del inmueble
e. Rif. del vendedor
f. Documento de liberacin de desgravmenes
g. Solvencias (Hidrolara, Corpoelec, Municipales)
h. Copias cdula de identidad del vendedor o vendedores.
5. El Departamento de Bienes Nacionales, deber estructurar el expediente
considerando lo dispuesto en la Ley Orgnica de Bienes Pblicos,
6. La solicitud de adquisicin de bienes inmuebles sern remitidas a la
Superintendencia de Bienes Pblicos con los siguientes documentos:
a. Original de la solicitud con visto bueno por parte de la Superintendencia de
Bienes Pblicos, para la adquisicin del bien inmueble del que se trate, con
identificacin clara del bien, debidamente firmada y sellada por la autoridad
competente.
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CDIGO:
P.01
Fecha:
Mayo,2013
Tramitar la adquisicin de Bienes Inmuebles a Pg.: 2 / 2

travs de: Compra-Venta, Comodato y Donacin
Normas Especficas
b. Original y copia simple del acto administrativo que aprueba la adquisicin del
bien, con indicacin expresa y detallada de los trminos, condiciones y
modalidad jurdica bajo los cuales se realizar la adquisicin, as como las
razones que ameritan, firmado y sellado por la mxima autoridad del ente u
organismo adquiriente.
c. Copia simple de la certificacin presupuestaria de ley, debidamente firmada y
sellada por la unidad competente en materia presupuestaria del ente
adquiriente.
d. Dos (02) avalos realizados por un perito interno y uno externo, en original del
bien inmueble a adquirir, con vigencia menor a seis (06) meses, material
fotogrfico y declaracin jurada de los profesionales que los realizan con las
condiciones establecidas en la Ley Orgnica de Bienes Pblicos.
e. Copia simple de las cdulas de identidad de los profesionales que realizan los
avalos.
f. Certificacin de desgravmenes del inmueble, para los ltimos diez (10) aos.
g. Copia simple del documento de propiedad del bien y copia simple de la

cdula de identidad del o los propietarios.
h. Copia simple de la cdula de identidad y del documento poder que le falta

para suscribir la venta, en caso de apoderados.
i. Copia simple del documento constitutivo-estatutario, en caso de bienes

inmuebles propiedad de personas jurdicas.
j. Los dems que sean requeridos a juicio de la Superintendencia de Bienes

Pblicos.

11/70
CDIGO:
P-01
Fecha:
Mayo,2013
Tramitar adquisicin de Bienes Inmuebles a travs
Pg.: 1 / 2
de: Compra-Venta
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividad
1. Recibe solicitud de adquisicin de bien inmueble por parte del

Rector + soportes requeridos segn la norma establecida para el
trmite.
Oficinista 2. Revisa y verifica la solicitud, sella copia en seal de recibido y

devuelve a la unidad.
3. Entrega documentos recibidos al Jefe de Departamento a fin de

iniciar los trmites correspondientes.
4. Recibe solicitud de adquisicin de bien inmueble y verifica los

soportes anexos.
Jefe de
Departamento
5. Entrega documentos al Abogado asignado para el trmite jurdico-
administrativo.
6. Recibe solicitud de adquisicin de bien inmueble por compra-venta

y soportes relacionados.
Consultora 7. Solicita a la Direccin de Planta Fsica (Perito Avaluador acreditado

Jurdica por SUDEBIP) el respectivo avalo del bien adquirir.
Abogado 8. Elabora documento de compra-venta.
9. Entrega al Jefe de Departamento de Bienes, documento de

compra-venta, avalo del bien inmueble + soportes.
10. Recibe documento de compra-venta, avalo del bien inmueble +

soporte y elabora informe de recomendacin.
11. Una vez recibida Presenta ante el Rector informe de

recomendacin para su consideracin y posterior presentacin en
el Consejo Universitario.
Jefe de
Departamento
12. Recibe memorndum de Secretara General, donde informa la
aprobacin del trmite de adquisicin del bien inmueble.
13. Elabora expediente del bien inmueble con los soportes sealados
en la norma de este procedimiento y remite a la Superintendencia
de Bienes Pblicos para el visto bueno.

12/70
CDIGO:
P-01
Fecha:
Mayo,2013
Pg.: 2 / 2
de: Compra-Venta

14. Recibe informacin de la Superintendencia de Bienes

Jefe de Pblicos, entrega al abogado documento de compra-venta +
Departamento soportes requeridos para la protocolizacin del documento
ante el Registro Inmobiliario respectivo.
15. Recibe documento de compra-venta + soportes y protocoliza

Consultora en el Registro Inmobiliario.
Jurdica
16. Entrega original del documento de compra-venta + soportes
Abogado al Jefe de Departamento de Bienes Nacionales para la
incorporacin del bien.
17. Recibe original del documento de compra-venta

protocolizado + soportes respectivos.
Jefe de
Departamento 18. Entrega al Registrador de Bienes para la incorporacin en el
sistema integrado administrativo (SIAD) (Ir procedimiento
Incorporacin de Bienes Inmuebles)

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CDIGO:
P-02
Fecha:
Mayo,2013
Tramitar adquisicin de Bienes Inmuebles a travs de:
Pg.: 1 / 2
Comodato
1. Recibe solicitud de adquisicin de bien inmueble a travs de

Comodato + soportes requeridos segn la norma establecida
para el trmite.
Oficinista 2. Revisa y verifica la solicitud, sella copia en seal de recibido

y devuelve a la unidad.
3. Entrega documentos recibidos al Jefe de Departamento a fin

de iniciar los trmites correspondientes.
4. Recibe solicitud de adquisicin de bien inmueble por

Jefe de
comodato, verifica los soportes anexos y entrega al Abogado
Departamento
asignado para el trmite jurdico-administrativo.
5. Recibe solicitud de adquisicin de bien inmueble por

comodato y soportes relacionados.
6. Solicita a la Cmara Municipal correspondiente la

autorizacin para la aprobacin del comodato.
7. Una vez aprobado, recibe acuerdo de la Cmara Municipal.
Consultora 8. Contacta al Sndico Municipal para la elaboracin del

Jurdica documento de comodato.
Abogado 9. Solicita solvencias del inmueble ante Hacienda Municipal.
10. Recopila los documentos antes descritos y entrega al Jefe de

Departamento de Bienes para los trmites internos
correspondientes.
11. Solicita a la Direccin de Planta Fsica (Perito Avaluador

acreditado por SUDEBIP), el respectivo avalo del bien
adquirir.
12. Recibe documento de adquisicin de bien inmueble por

Jefe de
comodato + acuerdo Cmara Municipal, Solvencias del
Departamento
Inmueble y elabora informe de recomendacin.

14/70
CDIGO:
P-02
Fecha:
Mayo,2013
Pg.: 2 / 2
de: Comodato

13. Presenta ante el Rector informe de recomendacin para su

consideracin y posterior presentacin en el Consejo
Universitario.
12. Recibe memorndum de Secretara General, donde informa

la aprobacin del trmite de adquisicin del bien inmueble
por Comodato.
Jefe de
Departamento 13. Elabora expediente del bien inmueble con los soportes
sealados en la norma de este procedimiento y remite a la
Superintendencia de Bienes Pblicos para el visto bueno.

Pblicos, entrega al abogado documento de comodato +
soportes requeridos para la protocolizacin del documento
ante el Registro Inmobiliario.
15. Recibe documento de comodato + soportes y protocoliza en

Consultora el Registro Inmobiliario.
Jurdica
16. Entrega original del documento de comodato + soportes al
Abogado Jefe de Departamento de Bienes Nacionales para la
17. Recibe original del documento de comodato protocolizado +

soportes respectivos.
Jefe de

15/70
CDIGO:
P-03
Fecha:
Mayo,2013
Pg.: 1 / 2
de: Donacin
1. Recibe solicitud de donacin de bien inmueble por parte del

Rector + soportes requeridos segn la norma establecida
para el trmite.
Oficinista 2. Revisa y verifica la solicitud, sella copia en seal de recibido

y devuelve a la unidad.
3. Entrega documentos recibidos al Jefe de Departamento a fin

de iniciar los trmites correspondientes.
4. Recibe solicitud de donacin de bien inmueble, verifica los

Jefe de
soportes anexos y entrega al Abogado asignado para el
Departamento
trmite jurdico-administrativo.
5. Recibe solicitud de donacin de bien inmueble y soportes

relacionados.
6. Solicita a la Direccin de Planta Fsica (Perito Avaluador

Consultora
acreditado por el SUDEBIP), el respectivo avalo del bien
Jurdica
adquirir.
Abogado
7. Elabora documento de donacin.
8. Entrega al Jefe de Departamento de Bienes, documento de

donacin, avalo del bien inmueble + soportes.
9. Recibe documento de donacin de bien inmueble + avalo +

soportes y elabora informe de recomendacin.
10. Presenta ante el Rector informe de recomendacin para su

consideracin y posterior presentacin en el Consejo Universitario.
Jefe de
11. Recibe memorndum de Secretara General, donde informa la
Departamento
aprobacin del trmite de adquisicin del bien inmueble por
donacin.
12. Elabora expediente del bien inmueble con los soportes sealados
en la norma de este procedimiento y remite a la Superintendencia
de Bienes Pblicos para el visto bueno.

16/70
CDIGO:
P-03
Fecha:
Mayo,2013
Pg.: 2 / 2
de: Donacin


Jefe de Pblicos, entrega al abogado documento de donacin +
Departamento soportes requeridos para la protocolizacin del documento
ante el Registro Inmobiliario.
13. Recibe documento de donacin + soportes y protocoliza en

Consultora el Registro Inmobiliario.
Jurdica
14. Entrega original del documento de donacin + soportes al
Abogado Jefe de Departamento de Bienes Nacionales para la
15. Recibe original del documento de donacin protocolizado +

soportes respectivos.
Jefe de

17/70
CDIGO:
P-04
Fecha:
Mayo,2013
Incorporacin de Bienes Inmuebles Pg.: 1 /2
Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades realizadas por el

Departamento de Bienes Nacionales de la UCLA para atender solicitudes de
incorporacin de bienes inmuebles adquiridos por la Institucin bajo las modalidades
de Compra-Venta, Comodato o Donacin.
Normas Especficas
1. El Departamento de Bienes Nacionales, deber estructurar un expediente para

cada inmueble de la Institucin, para su control interno.
2. Para la incorporacin de un bien inmueble, se deber contar con los siguientes

documentos:
a. Si es a travs de un proceso de compra-venta:

i. Documento original de compra - venta protocolizada.
ii. Expediente administrativo.
b. Si es a travs de donacin
i. Acta de donacin donde se especifique el precio del valor recibido.
ii. Documento protocolizado del bien recibido en donacin.
iii. Expediente administrativo.
c. Si es a travs de comodato
i. Documento original del comodato, debidamente protocolizado.
ii. Expediente administrativo.
3. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales mantener actualizado

el valor de los bienes inmuebles con las depreciaciones respectivas.
4. La descripcin de los bienes inmuebles deber ser presentada con detalles, as

como los equipos que integran de manera desglosada y debidamente codificados
para su inclusin en el inventario de la Institucin.

18/70
CDIGO:
P-04
Fecha:
Mayo,2013
Incorporacin de Bienes Inmuebles Pg.: 2 / 2

1. Recibe documento protocolizado segn la modalidad de

adquisicin de bien inmueble + expediente administrativo.
2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, por el mdulo

Registro y Control de Bienes, en base a la informacin
obtenida, registra datos y especificaciones del bien inmueble
Registrador de que indica la pantalla.
Bienes
3. Registra informacin financiera del bien inmueble segn los
campos sealados en el sistema.
4. Emite original de la planilla de registro y control de bienes y

entrega al Jefe del Departamento para su revisin y firma
junto al expediente del bien inmueble.
5. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes +

expediente del bien inmueble, firma planilla y entrega a la
Jefe de oficinista para la firma del Rector.
Departamento
6. Devuelve expediente del bien inmueble al Registrador de
Bienes para su control.
7. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes,

hace firmar la misma por el Rector y coloca sello hmedo.
Oficinista
8. Devuelve original de la planilla de registro y control de bienes
al Registrador de Bienes para su incorporacin al expediente
del bien inmueble.
9. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes

firmada y sellada por el Rector.
Registrador de
Bienes
10. Incorpora al expediente del bien inmueble y archiva para
control interno.

19/70
CDIGO:
P-05
Fecha:
Mayo,2013
Actualizacin de Bienes Inmuebles Pg.: 1 /2
Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades realizadas por el Departamento

de Bienes Nacionales de la UCLA para atender solicitudes de actualizacin de mejoras
realizadas a bienes inmuebles pertenecientes a la Institucin.
Normas Especficas
1. La actualizacin de los bienes inmuebles se realizar por remodelaciones y mejoras

a la infraestructura del mismo que incremente la vida til e incremente el valor del
inmueble.
2. Las solicitudes de actualizacin, sern relacionadas a travs de un correlativo en el
Sistema Integrado Administrativo.
3. Cuando se trate una actualizacin de bien inmueble por:
3.1. Remodelaciones, se deber consignar los siguientes documentos:

a. Solicitud de actualizacin en original y copia.
b. Acta de recepcin definitiva de la obra (Original)
c. Facturas de equipos o materiales incluidos dentro de la obra. (si es el
caso) en original.
d. Proyecto de la obra (si es el caso)
e. Avalo de la obra.
3.2. Construccin sobre Terrenos, deber consignar:

a. Documento propiedad del terreno.
b. Permiso de construccin ante la Alcalda respectiva.
c. Planos del terreno
d. Planos de la obra
e. Solvencia Municipal
f. Solvencia Servicios Pblicos
g. Proyecto de la Obra
h. Avalos
i. Acta de recepcin definitiva de la obra

20/70
CDIGO:
P-05
Fecha:
Mayo,2013
Actualizacin de Bienes Inmuebles Pg.: 2 /2
Normas Especficas
4. Los documentos recibidos para la actualizacin del bien, debern ser incluidos en
el expediente del bien inmueble; as como los documentos que se requieran segn
lo dispuesto en la Ley Orgnica de Bienes Pblicos.
5. Cuando se realice la adquisicin, construccin, remodelacin de bienes inmuebles,
el Departamento de Bienes Nacionales deber remitir a la Superintendencia de
Bienes Pblicos un informe acompaado de las copias certificadas del ttulo de
propiedad, acta de recepcin final de la obra segn corresponda y del respectivo
expediente administrativo.

21/70
CDIGO:
P-05
Fecha:
Mayo,2013
Actualizacin de Bienes Inmuebles por Pg.: 1 / 3

Construccin sobre Terrenos
1. Recibe solicitud de actualizacin de un bien inmueble

(original y copia) por parte de una unidad Acadmico-
Administrativa especfica + documentos de soporte.
2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, verifica la

solicitud y documentos anexos dependiendo del tipo de
actualizacin.
Oficinista
2.1. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el
sistema, firma y sella copia de la solicitud y devuelve
a la unidad.
2.2. De lo contrario, devuelve documentos a la unidad.
3. Entrega solicitud original y documentos al Jefe de

Departamento de Bienes Nacionales.
Jefe de 4. Recibe solicitud de actualizacin del bien inmueble y entrega
Departamento documentos al abogado asignado al trmite jurdico-administrativo.
5. Recibe solicitud de actualizacin del bien inmueble y soportes

correspondientes.
6. Elabora expediente administrativo del bien inmueble.
7. Solicita planilla de levantamiento inmobiliario para la asignacin del
cdigo catastral y mesura ante la alcalda respectiva.
Consultora 8. Solicita solvencia y exoneracin ante Hacienda Pblica ante la
Jurdica alcalda respectiva.
9. Solicita ante el Tribunal de Municipio un ttulo supletorio sobre la
bienhechura construida sobre el terreno.
Abogado
10. Una vez que el Tribunal de Municipio dicta sentencia, recibe ttulo
supletorio por parte del Juzgado del Municipio.
11. Presenta ttulo supletorio ante el Registro Inmobiliario
correspondiente para protocolizar.
12. Entrega ttulo supletorio protocolizado al Jefe de Departamento de
Bienes Nacionales.
22/70
CDIGO:
P-05
Fecha:
Mayo,2013

Jefe de Bienes 13. Recibe ttulo supletorio protocolizado + expediente

Nacionales administrativo del bien inmueble y entrega al Registrador de
Bienes para el registro respectivo.
14. Recibe ttulo supletorio protocolizado + expediente
administrativo del bien inmueble.
15. Verifica detalles del acta de terminacin de la obra.
16. Verifica si existen facturas de equipos a ser incorporados.
17. Verifica que las partidas asignadas, se correspondan con lo
establecido en el clasificador presupuestario.
18. Se traslada al lugar con el ayudante de servicio y coteja los
datos del bien a actualizar, descripcin y las especificaciones
de las remodelaciones efectuadas.
19. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) por el
mdulo Registro y Control de Bienes, teclea el nmero de
inventario del bien inmueble a actualizar (terreno) y el
Registrador de sistema muestra la informacin de la unidad administrativa y
Bienes del bien.
19.1. De estar todo correcto:
19.1.1. Actualiza informacin financiera del bien por las
modificaciones efectuadas.
19.1.2. Si existen equipos que incorporar procede a su
registro en el SIAD.
19.1.3. Da conformidad al control perceptivo en el
sistema, firma y sella los documentos que
avalan la actualizacin del bien inmueble.
19.1.4. Emite original y una (1) copia de la planilla de
registro y control de bienes actualizados y
planillas de equipos incorporados (si fuere el
caso).
19.1.5. Entrega planillas de registro y control de bienes
al Jefe de Bienes Nacionales (Ir paso 20.1)
23/70
CDIGO:
P-05
Fecha:
Mayo,2013

19.2. Si tiene observaciones:

19.2.1. Elabora memorndum de devolucin a la
Registrador de unidad, sealando las razones de la
Bienes devolucin.
19.2.2. Entrega memorndum + documentos al Jefe
de Departamento para la devolucin a la
unidad (ir paso 20.2.)
20. Recibe documentos segn el trmite administrativo

realizado:
20.1. Si el trmite est aprobado, verifica planillas de
bienes nacionales + soportes que avalan la
Jefe de Bienes actualizacin del bien inmueble en original y una (1)
Nacionales copia.
20.2. Si es una devolucin verifica memorndum donde se
indica las razones de devolucin.
21. Firma los documentos procesados, segn el caso.
22. Entrega legajo de documentos a la oficinista para trmites
consiguientes.
23. Recibe legajo de documentos para distribuir, verifica las firmas y
coloca sello hmedo.
23.1. Si el trmite est aprobado: remite planillas de registro y

control de bienes en original y una (1) copia para la firma
del responsable de la unidad respectiva.
Oficinista 23.2. Si el trmite no est aprobado, remite memorndum de

devolucin (original y Copia) + documentos recibidos a la
unidad respectiva.
24. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes firmada

y sellada por el responsable de la unidad y archiva para control
interno junto a las copias de documentos que soportan el trmite.
25. Archiva copia del memorndum de devolucin para control interno.

24/70
CDIGO:
P-06
Fecha:
Mayo,2013

Remodelaciones
1. Recibe solicitud de actualizacin de un bien inmueble

(original y copia) por parte de una unidad Acadmico-
Administrativa especfica.
2. Verifica que la solicitud contenga los siguientes documentos:

a. Acta de recepcin definitivo de la obra (Original)
b. Facturas de equipos o materiales incluidos dentro de la
obra. (si es el caso) en original.
c. Proyecto de la obra (si es el caso)
Oficinista d. Avalo de la obra.
3. De estar todo correcto, firma copia de la solicitud y devuelve

a la unidad (continua paso 4). De lo contrario, devuelve
documentos a la unidad.
4. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, en el mdulo

Bienes Nacionales y acepta la solicitud en el sistema.
5. Entrega solicitud original + documentos al Jefe de

6. Recibe solicitud de actualizacin del bien inmueble, verifica
Jefe de
el trmite y entrega documentos al Registrador de Bienes
Departamento
para su actualizacin en el sistema.
7. Recibe solicitud de actualizacin del bien inmueble +

documentos
8. Verifica detalles del acta de terminacin de la obra.
9. Verifica si existen facturas de equipos a ser incorporados.
Registrador de
Bienes 10. Verifica que las partidas asignadas, se correspondan con lo
11. Se traslada al lugar y coteja los datos del bien a actualizar,
descripcin y las especificaciones de las remodelaciones
efectuadas.

25/70
CDIGO:
P-06
Fecha:
Mayo,2013

Remodelaciones
11. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) por el
inventario del bien inmueble a actualizar y el sistema muestra
la informacin del bien.
12.1.1. Actualiza informacin financiera del bien
por las mejoras efectuadas.
12.1.2. Si existen equipos que incorporar procede
a su registro en el SIAD.
Registrador de 12.1.3. Da conformidad al control perceptivo en el
Bienes sistema, firma y sella los documentos que
avalan la actualizacin del bien inmueble.
12.1.4. Emite original y una (1) copia de la planilla
de registro y control de bienes
actualizados y planillas de equipos
incorporados (si fuere el caso).
12.1.5. Entrega planillas de registro y control de
bienes al Jefe de Bienes Nacionales (Ir
paso 13.1.)
12.2. Si tiene observaciones:
12.2.1. Elabora memorndum de devolucin a la
unidad, sealando las razones de la
devolucin.
12.2.2. Entrega memorndum + documentos
al Jefe de Departamento para la
devolucin a la unidad (ir paso 13.2.)
13. Recibe documentos segn el trmite administrativo realizado:

13.1. Si el trmite est aprobado, verifica planillas de bienes
Jefe de Bienes nacionales + soportes que avalan la actualizacin del
Nacionales bien inmueble en original y una (1) copia.
13.2. Si es una devolucin verifica memorndum donde se
indica las razones de devolucin.

26/70
CDIGO:
P-06
Fecha:
Mayo,2013

Remodelaciones

Jefe de Bienes 14. Firma los documentos procesados, segn el caso.

Nacionales
consiguientes.
16. Recibe legajo de documentos para distribuir, verifica las
firmas y coloca sello hmedo.
16.1. Si el trmite est aprobado: remite planillas de registro
y control de bienes en original y una (1) copia para la
firma del responsable de la unidad.
16.2. Si el trmite no est aprobado, remite memorndum
Oficinista de devolucin (original y Copia) + documentos recibido
a la unidad respectiva.
17. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes
firmada y sellada por el responsable de la unidad y archiva
junto a los documentos que soportan el trmite para control
interno.
18. Archiva copia del memorndum de devolucin para control
interno.


27/70
CDIGO:
P-07
Fecha:
Mayo,2013
Incorporacin de Bienes Muebles Pg.: 1 /6

Departamento de Bienes Nacionales de la UCLA para atender solicitudes para la
Incorporacin y/o Actualizacin de Bienes a las unidades Acadmico-Administrativas
que as lo requieran.
Normas Especficas
1. Las solicitudes de incorporacin de bienes, sern relacionadas a travs de un

correlativo en el Sistema Integrado Administrativo.
2. Se asignar un nmero de inventario correlativo para cada bien incorporado.
3. El Departamento de Bienes Nacionales debe mantener un inventario actualizado
de los bienes incorporados a la Institucin.
4. La incorporacin de un bien o equipo podr realizarse por las modalidades de
compra, permuta, produccin, donacin, semoviente, omisin de inventario y
construccin o remodelacin de bienes muebles e inmuebles
5. Las incorporaciones de bienes realizadas por compras deben estar sustentadas
por el control perceptivo para proceder a tramitar el pago.
6. La asignacin del funcionario por parte del Jefe del Departamento de Bienes
Nacionales y su posterior visita al lugar donde se encuentra fsicamente el bien o
equipo para realizar el control perceptivo, ser de un mximo de tres (3) das
hbiles.
7. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales mantener actualizado
el valor actual de los bienes muebles e inmuebles con las depreciaciones
respectivas.
8. En la descripcin de los bienes muebles, en caso de las dimensiones y costos
(Bs.) se debe redondear dicho valor. Si el decimal es igual o mayor a 5 se
redondea al inmediato superior (Eje. 95,5 = 96). Si el valor decimal es menor a 5
se redondea al inmediato inferior (Eje. 95,4 = 95).
9. Para asignar la ubicacin fsica del bien mueble e inmueble, la misma debe
corresponderse con la codificacin estructural establecida para las diferentes reas
de la Institucin.
28/70
CDIGO:
P-07
Fecha:
Mayo,2013
Normas Especficas
9. No se realizar registro de los bienes muebles que no se encuentren debidamente
codificados de acuerdo al clasificador presupuestario aprobado por la ONAPRE.
10. Cuando se trate de:

a. Incorporacin por compra, la unidad acadmica-administrativa debe
suministrar al Departamento de Bienes, los siguientes documentos:
Solicitud de Incorporacin del Bien (Original y 1 copia)
Orden de Compra o documentos que avalen la compra en original.
Factura en original
b. Incorporacin por Donacin: la unidad beneficiaria enviar al Departamento

de Bienes, los siguientes documentos para el registro.
Solicitud de Incorporacin (original y 1 copia).
Acta de donacin donde se especifique el precio del valor recibido, y si es

posible, soportada con factura de adquisicin.
Documento notariado del bien recibido en donacin (si lo amerita el caso).
Avalos (de ser necesario)
c. Incorporacin por omisin en inventario, se debe procesar consignando los

siguientes documentos:
Solicitud de incorporacin (original y 1 copia)
Exposicin de motivos que llevar el registro extemporneo de los bienes.
Orden de compra del bien (si fuere el caso)
Factura original.
d. Incorporacin por semoviente, se debe procesar consignando los siguientes

documentos:
Solicitud de incorporacin (original y 1 copia)
Informe Mdico Veterinario (original)
Certificacin del estado del semoviente (original)
-Exposicin de Motivos (original)

29/70
CDIGO:
P-07
Fecha:
Mayo,2013

Normas Especficas
11. Los semovientes se registrarn al precio determinado por la Comisin de

Peritos Avaluadores.
12. Para realizar el registro de bienes semovientes, se deber solicitar los servicios
de un veterinario para determinar el estado del bien semoviente a incorporar.
13. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales realizar
anualmente el inventario de los bienes semovientes, determinando la
existencia real de los mismos, el estado fsico, el responsable del bien, su
ubicacin exacta y el correcto mantenimiento, entre otros.
14. La informacin relacionada con semovientes en cuanto a su incorporacin y
desincorporacin deber ser remitida mediante informe al Departamento de
Contabilidad a objeto de registrar contablemente dichos movimientos y sincerar
el saldo contable.

30/70
CDIGO:
P-07
Fecha:
Mayo,2013
Incorporacin de Bienes Muebles Pg.: 4 / 6

1. Recibe solicitud de incorporacin de un bien (original y
copia) por parte de una unidad Acadmico-Administrativa
especfica.
solicitud y documentos anexos dependiendo del tipo de
incorporacin.
Oficinista a. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el
sistema, firma y sella copia de la solicitud y
b. De lo contrario, devuelve documentos a la unidad.
3. Entrega solicitud original y documentos al Jefe de
4. Recibe solicitud de incorporacin de bienes y asigna a los
Jefe de Bienes funcionarios responsables del control perceptivo.
Nacionales
5. Emite relacin interna a travs del SIAD y entrega
solicitudes a los registradores de bienes.
6. Recibe solicitud de incorporacin de bienes en original y
documentos anexos, firma relacin interna y devuelve al
Jefe de Departamento.
a. Si es un bien mueble:
i. Organiza los documentos recibidos segn el
trmite y verifica que se correspondan al trmite
administrativo.
Registrador de ii. Contacta a la unidad para efectuar el control

Bienes perceptivo.
iii. Se traslada al lugar con el ayudante de servicio y
coteja los datos del bien en cuanto a: serial,
modelo, descripcin y todas las especificaciones
del mismo; funcionamiento, entre otros.
iv. Una vez conforme, contina con el paso 7.

31/70
CDIGO:
P-07
Procedimiento Administrativo
Fecha:
Mayo,2013

b. Si es un semoviente:
i. Revisa informe mdico veterinario, certificacin y
exposicin de motivos.
ii. Gestiona los servicios de un perito avaluador para
determinar el valor de los semovientes.
iii. Gestiona la declaracin jurada por el perito
avaluador.
iv. Una vez que recibe informe de avalo, elabora
expediente.
v. Se traslada al lugar con el ayudante de servicio y
coteja las caractersticas del semoviente y su
estado.
vi. Una vez conforme, contina con el paso 7.
Registrador de 7. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) por el

Bienes
solicitud y el sistema muestra la informacin de la unidad
administrativa y del bien a incorporar.
a. De estar todo correcto:
i. En base a la informacin obtenida del control
perceptivo, registra datos y especificaciones del bien.
ii. Registra informacin financiera del bien a incorporar
segn los campos sealados en el sistema.
iii. Da conformidad al control perceptivo en el sistema y
firma y sella los documentos que avalan la
iv. Emite etiqueta con el nmero de inventario asignado al
bien que se est incorporando.
v. Emite original y una (1) copia de la planilla de registro y control
de bienes y entrega al Jefe del Departamento de Bienes
Nacionales (ir paso 8.1)
32/70
CDIGO:
P-07
Fecha:
Mayo,2013

b. Si tiene observaciones:
i. Elabora memorndum de devolucin a la unidad,
Registrador de sealando las razones de la devolucin.
Bienes ii. Entrega memorndum + documentos al Jefe de
Departamento para la devolucin a la unidad (ir
paso 8.2.)
8.1. Si el trmite esta aprobado, verifica planillas de bienes
nacionales + documentos que avalan la incorporacin
en original.
Jefe de Bienes 8.2. Si el trmite est devuelto, verifica memorndum donde
Nacionales se indica las razones de devolucin.
consiguientes.
11. Recibe legajo de documentos para distribuir, verifica las

firmas y sella.
11.1. Si el trmite est aprobado, remite a la unidad
solicitante planillas de registro y control de bienes
en original y una (1) copia + documentos originales
para la firma de la unidad respectiva.
11.2. Si el trmite no est aprobado, remite memorndum
de devolucin (original y Copia) + documentos
Oficinista
recibido a la unidad respectiva.
12. Recibe de la unidad administrativa original de la planilla de
registro y control de bienes, firmada y sellada + copia de la
factura o documentos que soportan el trmite y archiva para
control interno.
13. Recibe copia memorndum de devolucin y archiva para
control interno.

33/70
CDIGO:
P-08
Fecha:
Mayo,2013
Actualizacin de Bienes Muebles Pg.: 1 / 3

Departamento de Bienes Nacionales de la UCLA para atender solicitudes para la
Actualizacin de Bienes de las unidades Acadmico-Administrativas que as lo
requieran.
Normas Especficas
1. Las solicitudes de actualizacin de bienes, sern relacionadas a travs de un

correlativo en el Sistema Integrado Administrativo.
2. Cuando se requiera actualizar bienes muebles, se debe describir de manera

idntica como aparece en la hoja de vida del bien mueble que posee el
3. Las actualizaciones de bienes muebles se realizar por reparaciones,

modificaciones e insercin de piezas que modifiquen su vida til o incrementen el
valor del equipo.
4. Cuando se realice mantenimiento correctivo o programado a un equipo o bien

mueble donde se requiera reemplazo de componentes, piezas, accesorios u otros
para as hacerlo disponible para su uso, ser codificado como un servicio. En
estos casos no se requerir solicitar actualizacin del equipo o bien mueble
ante el Departamento de Bienes Nacionales.
5. Cuando la inversin realizada incluya suministro e instalacin de un equipo, bien

mueble totalmente nuevo, debe la unidad acadmica-administrativa informar al
Departamento de Bienes Nacionales mediante solicitud, la incorporacin del bien,
anexando original de la factura del equipo y su codificacin respectiva.
6. Los componentes que requieren actualizacin ante el Departamento de

Bienes Nacionales son los siguientes: Reemplazos de comprensores
hermticos rotativos, motores, compresores de aire, comprensores hermticos
alternativos, comprensores semihermticos alternativos nuevos, interruptores
termomagntico de 400, 600, 800, 1000, 1200, 1600, 2000 amperios.

34/70
CDIGO:
P-08
Fecha:
Mayo,2013
7. Los componentes reemplazados, piezas, accesorios en equipos bienes

muebles que no requieren actualizacin ante el Departamento de Bienes
Nacionales son los siguientes: Motores ventiladores, vlvulas de expansin, filtros,
termostatos, interruptores, supervisores de voltajes-fases, gases, llaves de todo
tipo, contactores, rels, trmicos, correas, poleas, ejes, condensadoras,
evaporadoras, cables, extractores, tubera cobre, cargadores, presostatos,
resistencias, surtidores, grifera, herrajes, lmparas fluorescentes, lavamanos,
pocetas, aisladores, fusibles, pararrayos, embobinado de transformadores,
reflectores, postes, ignitores, condensadores, barnizados motores, rodamientos,
chumaceras, tanque presin, codos, ts, niples, anillos.
8. Cuando la accin de un servicio involucre solamente instalacin de un equipo,

componente o bien mueble adquirido previamente, ser responsabilidad del
Departamento de Bienes Nacionales, disponer de la informacin de incorporacin.
9. En el caso de continuaciones o ampliaciones de obras, la unidad administrativa

deber enviar la valuacin final al Departamento de Bienes Nacionales para su
registro.
10. La unidad acadmica-administrativa cuando se trate de una reparacin o

modificacin a bienes muebles o inmueble, deber consignar los siguientes
documentos:
Solicitud de Actualizacin de Bien Mueble e Inmueble (Original y 1 copia)
Informe tcnico (si es el caso)
Facturas de los bienes muebles segn corresponda.
Acta de valuacin final de la obra ( si es una obra)
Codificacin presupuestaria de los bienes muebles que lo integren (segn el
caso).

35/70
CDIGO:
PROCEDIMIENTOS P-08
ADMINISTRATIVOS Fecha:
Mayo,2013

1. Recibe solicitud de actualizacin de un bien (original y copia) por
parte de una unidad Acadmico-Administrativa especfica.
2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, verifica la solicitud y
documentos anexos segn la norma establecida.
2.1. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el sistema,
Oficinista
firma y sella copia de la solicitud y devuelve a la unidad.
2.2. De lo contrario, devuelve documentos a la unidad.
3. Entrega solicitud original y documentos al Jefe de Departamento de
Bienes Nacionales.
Jefe de 4. Recibe solicitud de actualizacin de bienes y asigna a los
Bienes funcionarios responsables del control perceptivo.
Nacionales
5. Recibe solicitud de actualizacin de bienes en original y documentos

anexos, firma relacin interna y devuelve al Jefe de Departamento.
6. Revisa y organiza los documentos recibidos.
7. Verifica detalles de la factura.
8. Verifica que las partidas asignadas, se correspondan con lo
9. Se traslada al lugar con el ayudante de servicio y coteja los datos del
Registrador bien a actualizar, descripcin y las especificaciones de la reparacin
de Bienes o modificaciones.
10. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) por el mdulo
Registro y Control de Bienes, teclea el nmero de inventario del
bien a actualizar y el sistema muestra la informacin de la unidad
administrativa y del bien.
10.1.1. Actualiza informacin financiera del bien.

36/70
CDIGO:
PROCEDIMIENTOS P-08
ADMINISTRATIVOS Fecha:
Mayo,2013

10.1.2. Da conformidad al control perceptivo en el
sistema, firma y sella los documentos que avalan
la actualizacin del bien.
10.1.3. Emite original y una (1) copia de la planilla de
registro y control de bienes y entrega al Jefe de
Registrador de Bienes Nacionales (ir paso 11.1.)
Bienes 10.2. Si tiene observaciones:
10.2.1. Elabora memorndum de devolucin a la unidad,
sealando las razones de la devolucin.
10.2.2. Entrega memorndum + documentos al Jefe de
Departamento para la devolucin a la unidad (ir
paso 11.2.)
11.1. Si est aprobado el trmite, verifica planillas de bienes
nacionales + documentos que avalan la actualizacin en
original.
Jefe de Bienes 11.2. Si es una devolucin verifica memorndum donde se
Nacionales indica las razones de devolucin.
consiguientes.
14. Recibe legajo de documentos para distribuir a las unidades

acadmicas administrativas, verifica las firmas y sella.
14.1. Si el trmite est aprobado: remite planillas de registro y
control de bienes en original y una (1) copia + legajo de
documentos para la firma de la unidad respectiva.
14.2. Si el trmite no est aprobado, remite memorndum de
Oficinista devolucin (original y Copia) + documentos recibido a la
unidad respectiva.
15. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes firmada
y sellada por la unidad respectiva y archiva para control interno,
junto a los documentos que soportan el trmite.
16. Recibe copia del memorndum de devolucin y archiva para
control interno.

37/70
CDIGO:
P-09
Fecha:
Mayo,2013
Transferencia de Bienes Pg.: 1 /3
Objetivo: Describir de manera secuencial los pasos a seguir por las unidades
acadmicas-administrativas de la UCLA para realizar la solicitud de transferencia de
bienes nacionales.
Normas Especficas:
1. Toda transferencia de un bien o equipo se realizar a travs de una solicitud

dirigida al Departamento de Bienes Nacionales.
2. Cuando se realiza la transferencia de un bien o equipo de una unidad a otra, no se
producir variacin en el patrimonio de la Institucin.
3. Cuando se realice una solicitud de transferencia de bien mueble en calidad de
prstamo, el mismo deber quedar registrado en el Sistema Integrado
Administrativo (SIAD).
4. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales, efectuar el control
perceptivo al bien mueble transferido en calidad de prstamo o para uso definitivo
entre unidades acadmicas-administrativas.
5. Las unidades acadmicas-administrativas deben transferir al Departamento de
Bienes Nacionales, los bienes muebles que a su juicio no sean necesarios para el
funcionamiento y/o servicio de la unidad, previa exposicin de motivos o informe
tcnico de la instancia correspondiente (Comisin de Informtica, Direccin de
Planta Fsica y/o Direccin de Servicios Generales, segn sea el caso).
6. Todas las transferencias de bienes muebles entre unidades acadmicas-
administrativas, debern contar con el visto bueno del Departamento de Bienes
Nacionales, a fin de constatar la utilidad y estado del bien.

38/70
CDIGO:
P-09
Fecha:
Mayo,2013

1. Recibe solicitud de transferencia de un bien (original y
copia) por parte de una unidad Acadmico-Administrativa
especfica.
solicitud y documentos anexos.
Departamento de
a. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el
Bienes Nacionales
sistema, firma y sella copia de la solicitud y
(Oficinista)
b. De lo contrario, devuelve documentos a la unidad.
3. Entrega la solicitud y documentos al Jefe de
4. Recibe solicitud de transferencia de bienes y asigna al
Jefe de Bienes
funcionario para la verificacin.
Nacionales
5. Recibe solicitud de transferencia + documentos anexos.

6. Revisa documentos y verifica el tipo de trmite interno.
7. Se dirige a la unidad acadmica-administrativa solicitante
junto al ayudante de servicio y realiza el control perceptivo
del bien para constatar que se corresponda con lo indicado
en la planilla de registro y control de bienes.
Departamento de 8. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo mdulo

Bienes Nacionales transferencia de bienes, registra el nmero de inventario
(Registrador de y efecta el cambio de ubicacin fsica del bien a transferir;
Bienes) as como otros detalles que se detecten en la verificacin.
9. Elabora Acta de Transferencia en original y dos (2) copias,
para completar trmites internos correspondientes.
10. Hace firmar el Acta de Transferencia en original y dos (2)
copias por el Jefe de Departamento.
11. Informa a la Unidad solicitante de la transferencia la
aprobacin y gestiona la movilizacin del bien con el
ayudante de servicio.
39/70

CDIGO:
P-09
Fecha:
Mayo,2013

12. Gestiona firma de las unidades involucradas en la
transferencia del bien y distribuye de la siguiente manera:
Departamento de i. Original Archivo Dpto. Bienes Nacionales
Bienes Nacionales
(Registrador de ii. 1era. Copia: Unidad que transfiere el bien.
Bienes) iii. 2da. Copia: Unidad que recibe el bien.
13. Archiva el original del Acta de Transferencia Interna +
documentos recibidos para control interno.

40/70
CDIGO:
P-10
Fecha:
Mayo,2013
Reasignacin de Bienes Pg.: 1 /2
Objetivo: Describir de manera secuencial los pasos a seguir por el Departamento

de Bienes Nacionales para la reasignacin de los bienes activos a unidades que lo
requieran.
Normas Especficas:
1. El Departamento de Bienes Nacionales trimestralmente debe realizar el inventario
de los bienes muebles que han sido transferidos por las unidades a los depsitos
de la Institucin, a fin de publicar un listado de bienes activos que puedan ser
reutilizados por las unidades.
2. Las unidades acadmicas-administrativas podrn solicitar al Departamento de
Bienes Nacionales los bienes muebles que requieran considerando el listado de
bienes activos.
3. La reasignacin de bienes a unidades acadmicas-administrativas, se realizar
mediante acta de transferencia interna.

41/70
CDIGO:
Procedimiento P-10
Administrativo Fecha:
Mayo,2013
Reasignacin de Bienes Pg.: 2 /2

1.
Recibe solicitud de transferencia de un bien (original y copia) de
la unidad acadmica-administrativa.
2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, verifica la solicitud.
Departamento de a. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el sistema,
Bienes Nacionales firma y sella copia de la solicitud y devuelve a la unidad.
(Oficinista)
b. De lo contrario, devuelve solicitud a la unidad.
3. Hace entrega solicitud y documentos al Jefe de Departamento de

Bienes Nacionales.
Jefe de Bienes 4. Recibe solicitud de transferencia de bienes, analiza y asigna al

funcionario.
Nacionales
5. Recibe solicitud de transferencia de bienes para la reasignacin

de un bien activo en depsito.
6. Ejecuta la verificacin del bien a ser reasignado.
7. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo mdulo transferencia
de bienes, registra el nmero de inventario y efecta el cambio
de ubicacin fsica del bien a reasignar.
8. Elabora Acta de Transferencia en original y dos (2) copias, para
completar trmites internos correspondientes.
Departamento de
Bienes Nacionales 9. Hace firmar el Acta de Transferencia por el Jefe de
(Registrador de Departamento.
bienes) 10. Gestiona firma de la unidad solicitante en el Acta de
Transferencia y distribuye de la siguiente manera:
a. Original Archivo Depto. Bienes Nacionales
b. 1era. Copia: Unidad que recibe el bien.
11. Archiva el original del Acta de Transferencia Interna +
documentos recibidos para control interno.

42/70
CDIGO:
P-11
Fecha:
Mayo,2013
Desincorporacin de Bienes Nacionales Pg.: 1 /7
Objetivo: Describir paso a paso las actividades realizadas por el Departamento de Bienes
Nacionales de la UCLA para tramitar la Desincorporacin de Bienes Nacionales.
Normas Especficas:
Se podr desincorporar del patrimonio de la UCLA los bienes muebles e inmuebles
que se consideren no necesarios para el funcionamiento o que su mantenimiento
resulte muy oneroso para la Universidad, comparado con el beneficio que le presta.
1. Se proceder a la desincorporacin de un bien o equipo cuando:
a. Presente prdida o deterioro involuntario que, bien sea por el mal uso o mala
manipulacin, imposibilite de manera permanente su utilidad.
b. No sean susceptibles de reparacin (obsolescencia).
c. Resulten inservibles por modificacin, alteracin o desarme para recuperar o
poner en funcionamiento otros bienes.
d. A travs de una demolicin se destruya o derribe el inmueble propiedad de la
Institucin.
e. Mediante donacin, la Universidad decida ceder un bien a otra Institucin con
fines educativos o benficos. En ningn caso la Universidad podr donar
bienes a funcionarios activos o jubilados de la misma.
f. Se entregue como parte de pago a un proveedor o empresa por la prestacin
de bienes o servicios.
g. Sea objeto de hurto o desaparicin, delito que deber ser sometido a
averiguaciones legales y debe quedar constancia en acta.
h. Se cometa un robo en contra de un bien mueble o inmueble propiedad de la
Institucin, para lo cual deber elaborarse un acta donde conste las
circunstancias del hecho.
i. Se produzca la muerte natural de un semoviente y esta se compruebe con las
actas de defuncin levantadas con intervencin de testigos.
j. Se sacrifique al semoviente por defectos genticos, caractersticas
indeseables y/o enfermedades contagiosas los cuales lo hacen no aptos para
el consumo.
k. Con una o ms instituciones u organismos externos recprocamente se
acuerde, a travs de una permuta, dar o cambiar, sustituir, trasponer o
reemplazar un bien por otro.
l. Se ejecute un contrato consensual bilateral y oneroso (venta) por el cual la Universidad
se desprende de un bien a cambio de un precio convenido.

43/70
CDIGO:
P-11
Fecha:
Mayo,2013
Normas Especficas:
2. Todo acto de desincorporacin, por cualquiera de sus modalidades, deber constar en
acta, con documentos legalizados.
3. Toda desincorporacin debe ser aprobada por el Consejo Universitario previo visto
bueno del Vicerrector Administrativo y tramitado por la Direccin de Finanzas mediante su
4. El Departamento de Bienes Nacionales elaborar y mantendr actualizado el inventario
de bienes por desincorporar, dichos bienes sern ubicados en el depsito de este
Departamento (Ncleo Obelisco) hasta el da que se materialice la desincorporacin
definitiva.
5. Mensualmente se realizar el traslado de los bienes y/o equipos que se encuentran
ubicados fsicamente en el depsito del Departamento de Bienes Nacionales (Rectorado)
actualizando el inventario de bienes por desincorporar.
6. El Departamento de Bienes Nacionales, deber seleccionar los bienes muebles en
desuso recuperables con la finalidad de darles un mejor uso y destino a nivel Institucional.
7. El Departamento de Bienes Nacionales deber seleccionar los bienes muebles no
ferrosos que estn desincorporados para iniciar el proceso de enajenacin por desecho.
8. De no existir en la Institucin un ente especializado para emitir el informe tcnico y
precio referencial del bien a desincorporar, se debe solicitar asesora a un ente externo.
9. La Direccin de Finanzas deber proponer al Vicerrector Administrativo, la
desincorporacin de los bienes en deposito de la Institucin bajo la custodia del
Departamento de Bienes Nacionales al menos una vez al ao.
10. Las unidades acadmicas-administrativas tendrn un lapso de 15 das continuos para
solicitar la reasignacin de bienes a partir de la publicacin del listado de equipos por parte
del Departamento de Bienes Nacionales.
11. Los Bienes Nacionales no podrn mantenerse, injustificadamente, inactivos o privados
de destino til.
12. Los avalos de bienes nacionales debern ser realizados por peritos de reconocida
capacidad e idoneidad tcnica debidamente inscritos en el registro de peritos de la
Superintendencia de Bienes Pblicos.

44/70
CDIGO:
P-11
Fecha:
Mayo,2013
Normas Especficas
13. El informe de avalos deber indicar la metodologa empleada en los clculos,

el valor de cada componente, explicar el objeto, tcnica y fuente de informacin
empleadas para determinar el valor del bien a enajenar.

1. Ingresa al SIAD en el mdulo de Bienes Nacionales y emite
reporte de bienes ubicados en el Depsito.
2. Se dirige al depsito con el ayudante de servicio donde se
encuentran los bienes que han sido transferidos por las
unidades acadmicas-administrativas.
3. Inspecciona cada bien mueble para determinar el estado del
mismo.
4. De acuerdo al estado del bien procede a:
4.1. Si el bien est apto y puede ser reutilizado:
Registrador de 4.1.1. Selecciona, registra y elabora listado de bienes
Bienes de acuerdo a sus caractersticas y utilidad.
4.1.2. Emite listado a travs del correo para
informacin de las Unidades Acadmicas-
administrativas.
4.1.3. Verifica si existen solicitudes pendientes para
reutilizacin de bienes por parte de unidades
acadmicas-administrativas.
4.1.3.1. Si existen solicitudes, ejecuta el
procedimiento de reasignacin.
4.1.3.2. De lo contrario, continua con el paso
4.2.
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Fecha:
Mayo,2013

4.2. Si el bien no puede ser reutilizado:
4.2.1. Selecciona los bienes, agrupndolo segn sus
caractersticas fsicas.
4.2.2. Elabora memorndum a fin de solicitar la
revisin tcnica por las instancias
correspondientes (informtica,
telecomunicaciones, servicios generales, otras
segn el bien).
4.2.3. Una vez recibido el informe tcnico de
desincorporacin, toma fotografa de los bienes
segn el tipo y actualiza la hoja de vida para los
Registrador de
fines consiguientes.
Bienes
4.2.4. Elabora exposicin de motivo, donde describe
las caractersticas especficas de los bienes y
se sugiere la modalidad de enajenacin.
4.2.5. Estructura el expediente administrativo de
desincorporacin segn lo sealado en las
normas especficas.
4.2.6. Entrega expediente administrativo de
desincorporacin al Jefe de Departamento.
4.2.7. Remite informe de desincorporacin + acto
motivado + soportes al Jefe del Departamento
de Bienes Nacionales
5. Recibe expediente administrativo de desincorporacin
Jefe de Bienes analiza, firma y sella.
Nacionales 6. Entrega expediente administrativo de desincorporacin a la
oficinista para trmites consiguientes.

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Fecha:
Mayo,2013

7. Recibe expediente administrativo de desincorporacin y redacta
memorndum dirigido al Vicerrectorado Administrativo para la
consideracin y presentacin ante el Consejo Universitario.
8. Hace firmar el memorndum por el Jefe de Departamento y coloca

sello hmedo.
9. Remite expediente administrativo de desincorporacin +

memorndum (original y copia) al Director de Finanzas para el
visto bueno.
Oficinista
10.Hace firmar memorndum por el Jefe de Departamento.
11.Organiza los documentos (memorndum + informe de

desincorporacin + acto motivado + soportes correspondientes)
12.Remite legajo de documentos (original y copia) al Director de

Finanzas para su consideracin y presentacin ante el
Vicerrectorado Administrativo
13. Recibe expediente administrativo de desincorporacin +

memorndum; revisa y analiza el mismo.
Director de 13.1. De existir alguna objecin devuelve a Bienes Nacionales

Finanzas informando el porqu de dicha devolucin.
13.2. De lo contrario, otorga visto bueno y remite expediente
administrativo de desincorporacin al Vicerrectorado
Administrativo.
14. Recibe expediente administrativo de desincorporacin +
memorndum en original y copia.
Secretaria del
Vicerrectorado 15. Verifica documentos y firma copia de memorndum en seal de
Administrativo recibido y devuelve al Departamento de Bienes Nacionales.
16. Entrega expediente administrativo de desincorporacin +
memorndum en original al Vicerrector Administrativo.
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Fecha:
Mayo,2013

Responsa Actividad
ble
17. Recibe expediente administrativo de desincorporacin + memorndum
Vicerrector y analiza detalladamente la solicitud.
ado 17.1. Si existe alguna observacin, devuelve al Director de Finanzas
Administrat indicando a travs de memorando las razones de la negativa.
ivo
17.2. De estar todo en regla remite expediente a Consultora Jurdica
para su consideracin legal.
18. Recibe expediente administrativo para la desincorporacin de bienes,
analiza el trmite legal respectivo.
18.1. De existir observaciones o sugerencias especficas, indica a
Consultora travs de memorando al Vicerrectorado Administrativo para que
Jurdica se realicen las correcciones respetivas.
18.2. En caso contrario, da conformidad legal a travs de un informe
donde confirma el tipo de enajenacin a realizar, el cual incluye
al expediente anexo y remite al Vicerrectorado Administrativo.
19. Recibe expediente administrativo + informe de Consultora Jurdica
para la desincorporacin de bienes
Vicerrector
ado 19.1. Si existen observaciones, devuelve a la Direccin de Finanzas
Administrat para las correcciones respectivas.
ivo 19.2. En caso contrario, remite expediente administrativo + informe a
Secretara General para su inclusin como punto de agenda en
Consejo Universitario.
20.
ecibe expediente administrativo para la desincorporacin de bienes +
informe de Consultora Jurdica e incorpora como punto de agenda en
Secretaria Consejo Universitario.
General
21. Una vez presentada el expediente administrativo de desincorporacin
al Consejo Universitario, informa decisin del caso mediante
Memorando dirigido al Vicerrectorado Administrativo con copia a la
Direccin de Finanzas (Departamento de Bienes Nacionales).

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Fecha:
Mayo,2013

22. Recibe memorndum de Secretaria General.
22.1. Si se aprueba la desincorporacin por el Consejo
Jefe de Bienes Universitario, entrega al Registrador de Bienes para que
Nacionales solicite el trmite de Enajenacin de Bienes.
22.2. De lo contrario, analiza las observaciones emitidas por

Consejo Universitario y determina las acciones a seguir
para iniciar el trmite nuevamente.
23. Recibe Memorando con decisin de aprobacin del Consejo

Universitario sobre la solicitud de desincorporacin y procede a:
23.1. Elabora memorndum dirigido a Planta Fsica donde solicita
el avalo interno de los bienes en cuestin, anexando
copia del listado.
23.2. Contacta al perito externo y entrega copia de los
documentos para el avalo respectivo.
23.3. Una vez realizados el avalo interno y externo, verifica el
informe recibido por cada uno y las anexas al expediente
respectivo.
23.4. Elabora carta dirigida a la Superintendencia de Bienes
Registrador de Pblicos (SUDEBIP) solicitando autorizacin para la
Bienes enajenacin de bienes nacionales y remite con
expediente administrativo.
23.5. Al recibir autorizacin con listado de precios previamente
fijados por la SUDEBIP, elabora solicitud ante el comit de
licitaciones para la realizacin del proceso de enajenacin
y remite junto al expediente administrativo.
24. Una vez realizado el trmite de Enajenacin de Bienes y con
documentos en mano, ingresa al Sistema Integrado Administrativo,
Mdulo de Bienes Nacionales y realiza la desincorporacin de los
bienes.
25. Imprime, firma y sella el acta de desincorporacin en seal de

haber sido procesada y archiva para control interno con los
documentos que soportan el trmite.

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Fecha:
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Enajenacin de Bienes Pg.: 1 /6
Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades a realizar por las unidades
acadmico-administrativas para tramitar enajenaciones de bienes en desuso
propiedad de la UCLA.
Normas Especficas:
1. Los tipos de bienes susceptibles de enajenacin son:

a. Bienes inmuebles por naturaleza, como terrenos, o por accesin o destino como
edificaciones y sus materiales.
b. Bienes muebles:
9 Equipos y maquinaria
9 Mobiliario y equipos de oficina
9 Vehculos
9 Productos, materiales e insumos semovientes
9 Unidades productivas, laboratorios
9 Chatarra.
2. El Departamento de Bienes Nacionales deber seleccionar los bienes muebles no ferrosos

que estn desincorporados para iniciar el proceso de enajenacin por desecho.
3. La enajenacin de bienes en desuso propiedad de la UCLA deber realizarse anualmente.

4. Para cada bien objeto de enajenacin se deber presentar una hoja de vida en la que se
especifica, por medio de evaluacin tcnica, detalles y condiciones actuales de los mismos,
razones para la desincorporacin, modalidad de enajenacin sugerida, o razones que
motiven su desecho.
5. La enajenacin de bienes nacionales podr efectuarse bajo las siguientes modalidades:

a. Venta: Por concurso interno u oferta pblica;
b. Permuta: Por otros bienes requeridos;
c. Dacin en pago.
d. Donacin;
e. Otro tipo de operaciones legalmente permitidas.

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Fecha:
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Normas Especficas:
6. La enajenacin de bienes pblicos bajo la modalidad de venta o permuta se har mediante
proceso de oferta pblica y preferentemente por lotes de un mismo rubro.
7. No se podrn enajenar aquellos bienes que sean necesarios para el cumplimiento de las
finalidades de la Institucin o que no estn en estado de obsolescencia o deterioro.
8. El precio base para la enajenacin de bienes nacionales ser fijado por la Comisin de
Enajenacin de Bienes Pblicos como rgano de la Superintendencia de Bienes Pblicos,
tomando en cuenta los avalos presentados por peritos autorizados.
9. Es obligacin de la UCLA, a travs del Departamento de Bienes Nacionales, la enajenacin

de los Bienes Nacionales que no fueren necesarios para el cumplimiento de sus finalidades
y los que hubiesen sido desincorporados por obsolescencia o deterioro.
10. Al momento de solicitar la autorizacin para la enajenacin de bienes a desincorporar ante

la Superintendencia para la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico (SUDEBIP), se
debern consignar en original o en su defecto copias certificadas de los siguientes
documentos:
a. Exposicin de motivos: con las causas que generan la solicitud, adems se debe
incluir la hoja de vida de cada uno de los bienes objeto de enajenacin (ubicacin,
rea, componentes, marcas, modelos, seriales, dimensiones, cantidades, fecha de
adquisicin, valor de la adquisicin, valor contable del activo y nmero asignado en el
inventario).
b. Informe: donde se exprese la opinin de la Consultora Jurdica de la UCLA sobre el

tipo de operacin requerida por la SUDEBIP.
c. Fotografas: de cada bien objeto de enajenacin, a una distancia prudencial,

observable a la vista. Las fotos deben ser a color, presentarse en original y estar
debidamente identificadas.
d. Dos (02) avalos: uno interno y otro externo.

e. Declaracin Jurada: del Rector, conforme al modelo anexo.
f. Comunicacin emitida por el Consejo Universitario en el que se aprueba la
realizacin del procedimiento de enajenacin.

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Fecha:
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Normas Especficas
17. La SUDEBIP otorga a partir de la fecha de autorizacin para la realizacin de
los procesos de enajenacin, sesenta (60) das continuos dentro de los cuales
deben ejecutar dicho procedimiento, pudiendo ser prorrogado por treinta (30) das
continuos previa solicitud con su debida justificacin.
18. La SUDEBIP otorga treinta (30) das continuos despus de la culminacin de los
diferentes procedimientos de enajenacin a partir del otorgamiento de la buena pro,
para enviar toda la documentacin necesaria para el cierre de los expedientes por
parte de de la secretara tcnica de la SUDEBIP.
19. L
a Direccin de Finanzas a travs del Departamento de Bienes Naciones, deber
notificar a la SUDEBIP la ejecucin del proceso de enajenacin de bienes,
remitiendo la siguiente documentacin:
a. Expediente administrativo del proceso de enajenacin efectuado.
b. Acta de Buena Pro
c. Documentos legales debidamente registrados que avalen dicho proceso.
20. La enajenacin de bienes cuyos adquirientes sean personal administrativo, docente

u obrero de la UCLA, ser realizada mediante concurso interno en igualdad de
condiciones entre todos los interesados.

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Fecha:
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1. Recibe expediente administrativo + autorizacin de la SUDEBIP
Presidente para iniciar el proceso de enajenacin del Departamento de Bienes
Comit de Nacionales.
Licitaciones 2. Solicita reunin con el comit de licitaciones a objeto de
establecer el procedimiento a seguir.
3. Verifican los documentos recibidos y de acuerdo a los bienes,
determinan el concurso a efectuar segn el tipo de enajenacin a
realizar:
3.1. Si la enajenacin puede realizarse mediante concurso
interno procede a:
3.1.1. Elabora avisos con la siguiente informacin:
a. Caractersticas del bien,
b. Precio base fijado para la enajenacin del
mismo,
c. Condiciones y plazo para la recepcin de las
ofertas.
3.1.2. Publica y distribuye avisos en medios digitales
internos e impresos informando A TODA LA
Comit de COMUNIDAD UNIVERSITARIA sobre la realizacin
Licitaciones del proceso de enajenacin de bienes
correspondiente.
3.1.3. Si se recibe ofertas:
3.1.3.1. Ejecutan procedimientos relacionados
con el concurso interno de acuerdo a lo
establecido en leyes vigentes y emite
informe de recomendacin.
3.1.3.2. De realizarse satisfactoriamente el
proceso de concurso interno, elabora acta
de buena pro firman y hacen firmar al
Vicerrector Administrativo y Rector.
3.2. De lo contrario, inician proceso de oferta pblica.

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Fecha:
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Responsabl Actividad
e
3.2.1. Elabora avisos con la siguiente informacin:
a) Caractersticas del bien,
b) Precio base fijado para la enajenacin del mismo,
c) Condiciones y plazo para la recepcin de las ofertas.
3.2.2. Publica un aviso en dos diarios de circulacin nacional
pudiendo una de dichas publicaciones ser sustituida por
una publicacin en un medio digital.
3.2.3. Espera ofertas dentro del lapso establecido. Si no
reciben ofertas o no son vlidas o satisfactorias a juicio
del comit de licitaciones, se proceder a publicar un
Comit de segundo aviso.
Licitaciones 3.2.4. Si reciben ofertas:
3.2.4.1. Ejecutan procedimiento de oferta pblica de
acuerdo a lo establecido en leyes vigentes y
emite informe de recomendacin.
3.2.4.2. De realizarse satisfactoriamente el proceso,
elabora acta de buena pro, firman y hacen
firmar al Vicerrector y Rector.
3.2.5. De lo contrario, solicitan al Departamento de Bienes
Nacionales mediante comunicacin escrita la
enajenacin de dichos bienes por un precio menor al ya
fijado, para iniciar nuevamente el proceso.
Registrador 4. Reciben acta de buena pro + expediente administrativo del proceso de

de Bienes enajenacin efectuado por parte del Comit de Licitaciones y procede
a:

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Fecha:
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4.1. Publica la buena pro en la pgina web de la Institucin.
4.2. Emite comunicacin al oferente ganador para
formalizar la operacin de enajenacin establecida.
4.3. Entrega expediente administrativo al abogado
(Consultora Jurdica) a los efectos de realizar los
trmites legales pertinentes.
5. Recibe del abogado (Consultora Jurdica) el expediente
administrativo con el documento legal que soporta el trmite
de enajenacin.
Registrador de
Bienes 6. Elabora comunicacin sealando los bienes objetos de
enajenacin dirigido al Departamento de Contabilidad para la
elaboracin de los asientos contables.
7. Recibe asientos contables e incorpora al expediente
administrativo del proceso ejecutado.
8. Verifica que el expediente administrativo contenga la
informacin requerida por la SUDEBIP para el cierre del
proceso y remite el mismo ante la instancia respectiva.
9. Recibida la respuesta por la SUDEBIP, archiva expediente
administrativo junto a la comunicacin para control interno.

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Fecha:
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Inventario Fsico de Bienes ubicado en Unidades Pg.: 1 /4

Acadmico-Administrativa
Objetivo: Detallar paso a paso las actividades a ser realizadas por el Departamento
de Bienes Nacionales para levantar el inventario de bienes ubicados en las
dependencias acadmico- administrativas de la UCLA, con el fin de registrar y
controlar los bienes de la institucin.
Normas Especficas:
1. El Jefe de bienes nacionales elaborar anualmente un cronograma para levantar y/o actualizar
el inventario fsico de bienes pertenecientes a la UCLA.
2. El Jefe de Bienes Nacionales deber notificar a los Directores y Jefes de unidades mediante
circular informativa el cronograma del inventario y datos especficos del funcionario que estar
a cargo del procedimiento.
3. El inventario fsico se levantar o actualizar tomando en cuenta la siguiente informacin:
a) Identificacin del bien.
b) Cdigo de BN.
c) Estado fsico.
d) Cdigo de la Unidad Acadmico-administrativa.
e) Ubicacin fsica del bien.
f) Descripcin especfica (marca, modelo, color, serial, No de inventario, fecha de
adquisicin, nombre y apellido del responsable del bien)
4. El departamento de bienes nacionales actualizar
el inventario fsico de las unidades acadmico- administrativas, partiendo de la informacin
contenida en la base de datos del SIAD.
5. Para aquellos bienes registrados y que no se encuentren fsicamente durante el
levantamiento de inventario, el registrador de bienes elaborar un acta de bienes faltantes y
solicitar al administrador de la unidad informacin o documento que explique el motivo por el
cual el bien no se encuentra; dicho documento deber ser entregado en un plazo mximo de
15 das posterior a la fecha de inventario.
6. Los jefes de las unidades acadmico-administrativas deben llevar a cabo acciones para el
aprovechamiento de bienes, por lo cual son responsables de notificar al departamento de
Bienes Nacionales sobre los recursos que no estn siendo utilizados, a objeto de que se
efecte la reasignacin o destino final de los mismos.

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Fecha:
Mayo,2013


1. De acuerdo al cronograma previamente elaborado, asigna los
funcionarios a objeto de materializar el inventario de bienes
muebles e inmuebles en la institucin.
Jefe de Bienes 2. Elabora circular informativa a todas las unidades acadmico-
Nacionales administrativas en la cual se detalla el cronograma de inventario
fsico de bienes muebles e inmuebles y los funcionarios
asignados para realizarlo.
3. Remite circular va Web a las unidades en cuestin.
4. Recibe asignacin por parte del Jefe de departamento de acuerdo
al cronograma de inventario y verifica las unidades asignadas.
5. Ingresa al mdulo inventario de bienes del SIAD, registra el cdigo
de la unidad objeto del inventario e imprime listado de bienes
ubicados en la misma.
6. Se dirige a la unidad acadmico-administrativa en compaa del
Ayudante de Servicios y procede a levantar el inventario fsico
correspondiente.
7. Verifica datos del bien en la relacin emitida y procede a
Registrador de identificar fsicamente tipo y descripcin del bien, nmero de
Bienes inventario y otras caractersticas.
7.1. De estar todo correcto, elabora informe descriptivo y hace
firmar al responsable de la unidad acadmico-administrativa.
7.2. De existir discrepancias tales como:
7.2.1. Si ubica fsicamente un bien que no se encuentra
registrado en el SIAD
Registra detalles del bien en la planilla de
inventario e informa al administrador que debe
solicitar la incorporacin del bien ante el
departamento de Bienes Nacionales con los
documentos de soporte.

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CDIGO:
P-13
Fecha:
Mayo,2013

7.2.2.Si no ubica fsicamente un bien que se encuentra
en el listado de bienes emitido en el SIAD,
procede de la siguiente manera:
Si el bien ha sido transferido a otra

unidad: informa al administrador que
debe solicitar la transferencia del bien
ante el departamento de bienes
nacionales para el trmite
correspondiente.
Si el bien est desincorporado

(daado o inservible): informa al
administrador que debe solicitar la
trasferencia del bien a bienes
nacionales para ser desincorporado
Registrador de anexando los soportes
Bienes correspondientes.
Si el bien no se ubica: levanta acta

reflejando la condicin de faltante del
bien y hace firmar por el responsable de
la unidad acadmico administrativa;
adicional debe anexar los documentos
de soporte en caso de hurto.
8. Elabora informe descriptivo indicando el nmero de bienes
inventariados, los bienes que no estaban incluidos en el
SIAD, as como tambin los bienes que aun cuando estn
reflejados en el SIAD no fueron ubicados fsicamente en la
unidad en cuestin.
9. Remite informe descriptivo al Jefe de Bienes Nacionales con
copia al Jefe de la Unidad acadmico- administrativa para
sus archivos internos.
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CDIGO:
P-13
Fecha:
Mayo,2013


10.Recibe y revisa informe descriptivo por parte del registrador
Jefe de Bienes de bienes para finalizar el trmite.
Nacionales 11.Entrega informe a la oficinista para respectivo control interno.

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Formatos y Modelos
FORMATOS
BN-001/2013 Solicitud de Incorporacin de Bienes
BN-002/2013 Solicitud de Actualizacin de Bienes
BN-003/2013 Solicitud de Transferencia de Bienes
BN-004/2013 Registro y Control de Bienes
BN-005/2013 Acta de Transferencia Interna
BN-006/2013 Acta de Desincorporacin
BN-007/2013 Acta de Recepcin de Bienes Donacin PN y PJ
BN-008/2013 Declaracin Jurada Ente Enajenante
BN-009/2013 Declaracin Jurada Perito Evaluador

60/70
Nro.:
2. Fecha: / /
SOLICITUD DE INCORPORACIN
Bienes Muebles Bienes Inmuebles
I. IDENTIFICACIN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
3. Nombre 4. Cdigo Presupuestario 5. Ubicacin Fsica
II. TIPO DE INCORPORACIN

6. Compra 7. Donacin 8. Permuta 9.Semoviente 10. Otro
III. DATOS DEL PROVEEDOR

11. Nombre del Proveedor: 12. Rif.
13. Orden de Compra /Solicitud de Pago 14. Fecha 15. Factura N 16. Fecha
IV. DESCRIPCIN Y ESPECFICACIONES DEL BIEN

DESCRIPCIN
Cdigo del Precio
Cantidad Componentes y Total
Catlogo Serial Marca Modelo Unitario
(17) Accesorios (24)
(18) (20) (21) (22) (23)
(19)
V. CONFORMIDAD CONTROL PERCEPTIVO

25. Observaciones:
26. Elaborado por: 27. Jefe de la Unidad
Firma Sello Fecha Firma Sello Fecha

61/70
SOLICITUD DE ACTUALIZACION DE BIENES
1. NMERO SOLICITUD: 2. FECHA:
I. IDENTIFICACIN DE LA UNIDAD RESPONSABLE PATRIMONIAL DEL BIEN
6. Responsable patrimonial de uso:
II. DATOS DEL PROVEEDOR

7. Nombre del Proveedor: 8. RIF del Proveedor:
9. Orden de Compra No /Solicitud de Pago 10. Fecha:
11. Factura No: 12. Fecha:
III. DESCRIPCIN Y ESPECFICACIONES DEL BIEN

DESCRIPCIN
Precio
Cantidad Cdigo de Componentes Total
Serial Marca Modelo Unitario
(13) Catalogo y Accesorios (20)
(16) (17) (18) (19)
(14) (15)
IV. CONFORMIDAD DE LA ACTUALIZACIN

21. Observaciones:
22. Elaborado por: 23. Jefe de la Unidad 24. Bienes Nacionales
Firma Firma Firma

Fecha Fecha Fecha
Sello Sello Sello

62/70
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES
1. NMERO SOLICITUD: 2. FECHA:
I. IDENTIFICACIN DE LA UNIDAD RESPONSABLE PATRIMONIAL DEL BIEN
II. IDENTIFICACIN DE LA UNIDAD RECEPTORA DEL BIEN

6. Nombre de la Unidad: 7. Responsable patrimonial de uso:
8. Cdigo Presupuestario: 9. Ubicacin Fsica:
III. DESCRIPCIN Y ESPECFICACIONES DEL BIEN

DESCRIPCIN
Cantida Componentes y
Serial Marca Modelo
d (10) Accesorios
(12) (13) (14)
(11)
IV. CONFORMIDAD DE LA TRANSFERENCIA

15. Observaciones:
16. Elaborado por: 17. Jefe de la Unidad 18. Bienes Nacionales
Firma Firma Firma

Fecha Fecha Fecha
Sello Sello Sello

63/70
REGISTRO Y CONTROL DE BIENES
1. BN. Nro.:
2. Fecha:
3. Cdigo Bienes Nacionales: 4. Nro. Inventario:
5. Nombre de la Unidad: 6. Responsable del Bien:
7. Cdigo de la Unidad: 8. Ubicacin Fsica:
DESCRIPCIN TCNICA
9. Denominacin del Bien:

Cdigo DESCRIPCIN
Precio
del Componentes Total
Cantidad Serial Marca Modelo Unitario
Catlogo y Accesorios (17)
(10) (13) (14) (15) (16)
(11) (12)
(dejar suficiente (dejar (dejar (dejar
espacio en esta suficiente suficiente suficiente
celda) espacio espacio espacio
en esta en esta en esta
celda) celda) celda)
18. Nombre del Proveedor:
19. Orden de Compra N /Solicitud de Pago 20. Fecha 21. Factura N 22. Fecha
Partida Genrica Especfica Sub-Especifica Control Importe

(23) (24) (25) (26) (27) (28)
DESCRIPCIN FINANCIERA
29. Costo Inicial Bs. 33.Vida til
30. Costo Ampliaciones Bs. 34. Tiempo de Servicio
31. % Depreciacin Bs. 35. Valor del Seguro Bs.
32. Valor de Reposicin Bs. 36.Fecha de Puesto en Servicio
37. Observaciones:
UNIDAD RECEPTORA DEPARTAMENTO DE DIRECCIN DE DIRECCIN DE

BIENES NACIONALES FINANZAS SERVICIOS GENERALES
FECHA FECHA FECHA FECHA

64/70
Acta N: ___________
ACTA DE TRANSFERENCIA INTERNA
Los suscriptores _______________________________________________, mayores de

edad, hacemos constar por medio de la presente que en fecha ____________ y de
conformidad con las instrucciones recibidas del Departamento de Bienes Nacionales y en
atencin a las disposiciones contenidas, en el Manual de Normas y Procedimientos para el
Control de Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado, se ha procedido a transferir los bienes que a continuacin se especifican y que
figuraban cargados en el inventario de (nombre y cdigo de la unidad) .-
A partir de la presente fecha figurarn en el inventario del (nombre y cdigo de la unidad).-

Identificacin Cantidad Descripcin Valor Total
Unitario
Hecha por triplicado para los fines de la Transferencia en Barquisimeto a los ____ das del
mes de __________ del ao ________ .-
Entregado por: Recibido por: Nombre y Apellido:

Nombre y Apellido: Nombre y Apellido:
C.I. N:
C.I. N: C.I. N:
Cargo: Jefe Dpto. Bienes
Cargo: Cargo: Nacionales
Sello Sello Sello

65/70
ACTA DE RECEPCIN DE BIENES POR DONATIVO (PJ)
Yo, _______________________________, titular del RIF N ______________ persona

jurdica, domiciliada en Barquisimeto.
Declaro que hago donacin formal, efectiva e irrevocable a la Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado de
______________________________________________________________________, lo
cual tiene un valor estimado de _________________________________ (Bs. ).
Y yo, _________________________, titular de la Cdula de Identidad N V-
_____________, Rector, en mi carcter de Representante de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado, declaro que acepto la donacin que hace
________________ por parte del ________________ a esta institucin y que recibo el (los)
bien (es) donado (s), el (los) cual (es) ser (n) destinado (s) a la Unidad
_________________________________________.-
En Barquisimeto a los ____ das del mes de __________ del ao ________. Se levanta esta
Acta original y cuatro (4) copias de un mismo tenor y a un mismo efecto.
C.I. N: C.I. N:
Cargo: Rector Cargo: Representante de la Empresa
Sello Sello

66/70
ACTA DE RECEPCIN DE BIENES POR DONATIVO (PN)
Yo, _______________________________, titular del RIF N ______________ persona

natural, domiciliada en Barquisimeto.
Declaro que hago donacin formal, efectiva e irrevocable a la Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado de
______________________________________________________________________, lo
cual tiene un valor estimado de _________________________________ (Bs. ).
Y yo, _________________________, titular de la Cdula de Identidad N V-
_____________, Rector, en mi carcter de Representante de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado, declaro que acepto la donacin que hace
________________ por parte del ________________ a esta institucin y que recibo el (los)
bien (es) donado (s), el (los) cual (es) ser (n) destinado (s) a la Unidad
_________________________________________.-
En Barquisimeto a los ____ das del mes de __________ del ao ________. Se levanta esta
Acta original y cuatro (4) copias de un mismo tenor y a un mismo efecto.
C.I. N: C.I. N:
Cargo: Rector Cargo: Representante de la Empresa
Sello Sello

67/70
Acta N: ___________
ACTA DE DESINCORPORACIN
Los suscriptores _______________________________________________, mayores de

edad, hacemos constar por medio de la presente que en fecha ____________ y de
conformidad con las instrucciones recibidas del Departamento de Bienes Nacionales y en
atencin a las disposiciones contenidas, en el Manual de Normas y Procedimientos para el
Control de Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado, se hace entrega de los bienes que a continuacin se especifican:
Identificacin Cantidad Descripcin Valor Total
Unitario
Hecha por triplicado para los fines de la Desincorporacin en Barquisimeto a los ____ das
del mes de __________ del ao ________.-
Nombre y Apellido: Nombre y Apellido: Nombre y Apellido:
C.I. N: C.I. N: C.I. N:
Cargo: Cargo: Cargo: Jefe Dpto. Bienes

Nacionales
Sello Sello
Sello

68/70
DECLARACIN JURADA
(Modelo para el Ente Enajenante)
Yo, _____________________, en mi carcter de (Rector Presidente del Consejo

Universitario) responsable del proceso de enajenacin de los siguientes bienes
(identificacin y ubicacin de estos), por medio de la presente declaro y juro que los
avalos elaborados por (empresa o peritos avaluador) se efectuaron conforme a los
requerimientos establecidos en la Ley Orgnica que Regula la Enajenacin de Bienes del
Sector Pblico no Afectos a las Industrias Bsicas y su Reglamento, ya que los datos all
aportados referidos a la identificacin de los bienes avaluados as como las fotografas que
acompaan a stos, son ciertos y verdaderos, en virtud que los mismos fueron constatados
por (la empresa o peritos avaluadores) antes sealados autorizados para tal fin por mi
persona, en la situacin y estado actual de los bienes avaluados; a cuyo efecto,
expresamente declaro conocer y por ende me someto a las sanciones administrativas o
penales a que haya lugar en Derecho, de conformidad con la Ley Contra la Corrupcin, el
Cdigo Penal Venezolano y las dems leyes inherentes a la materia.
As lo declaro en (ciudad), a los ____________ del mes de __________ de

______________.-

69/70
DECLARACIN JURADA
(Modelo para Perito Avaluador)
Yo, _____________________, venezolano, mayor de edad, (estado civil: soltero, casado,

divorciado, viudo), titular de la cdula de identidad N __________, domiciliado en la
ciudad de __________, estado ____________ y en pleno ejercicio profesional de tasador
hbil, en mi carcter de perito avaluador o ingeniero avaluador (segn sea el caso),
debidamente acreditado por (COLEGIO PROFESIONAL O UNIVERSIDAD, segn sea el
caso), procedo en este acto a efectuar la declaracin de rigor, a los fines de ajustar la labor
tasadora que he efectuado sobre los bienes ___________, _________________,
_______________ (determinar los bienes, su identificacin y ubicacin), de salvaguardar el
Patrimonio Pblico, para lo cual juro no proceder falsa ni maliciosamente en los trminos
siguientes: declaro que el da _______ de ______ del _______ efectu el avalo de los
bienes anteriormente identificados y que dicha labor la desempe de conformidad con los
requerimientos previstos por la Ley Orgnica que Regula la Enajenacin de Bienes del
Sector Pblico no Afectos a las Industrias Bsicas y su Reglamento, siendo que todos los
datos, signos y especificaciones all expresados son verdaderos y ciertos; a cuyo efecto,
expresamente declaro someterme a las sanciones administrativas o penales a que haya lugar
en derecho de conformidad con la Ley Contra la Corrupcin y el Cdigo Penal Venezolano.
Dado, sellado y firmado en la sala de sesiones del Consejo Universitario de la

Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su sesin No. 2321 Ordinaria,
celebrada el da veintitres de octubre del ao dos mil trece.
Dr. Francesco Leone Dr. Francisco Ugel Garrido

Rector Secretario General

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El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro

Alvarado, reunido en su sesin N 2321, Ordinaria, celebrada el da veintitrs

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El Departamento de Bienes Nacionales, es la unidad que se encarga de enterar y

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A fin de facilitar la comprensin de los procedimientos administrativos para el manejo y

Bienes Inmuebles: son bienes clasificados por su naturaleza, destinacin u objeto.

Por su naturaleza son todas aquellas construcciones adheridas de forma permanente a

Bien Mueble: son bienes por su naturaleza u objeto.

Depreciacin: constituye la disminucin del valor de un bien como consecuencia de

Desincorporacin: es el retiro o eliminacin del bien del patrimonio institucional.

Incorporacin: es el ingreso como patrimonio de la institucin de los muebles e

Transferencia: es el movimiento de un bien mueble de una unidad a otra, sin producir

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Normas Bsicas de Control Interno de Aplicacin General

1. La adquisicin de bienes independiente de la modalidad, deben ser registradas

2. Cada director, jefe, coordinador o encargado de unidades acadmicas-administrativas

3. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales, realizar anualmente el

4. El responsable de los Bienes Muebles en cada unidad de trabajo, responde penal,

5. Al momento de dejar un cargo administrativo u operativo, el funcionario saliente

6. Los funcionarios de las unidades de trabajo o dependencias que tienen bajo su

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA UCLA

9. La descripcin de los bienes muebles e inmuebles debe ser presentada en detalles

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA UCLA

Tramitar la adquisicin de Bienes Inmuebles a Pg.: 1 /2

Tramitar la adquisicin de Bienes Inmuebles a Pg.: 2 / 2

g. Copia simple del documento de propiedad del bien y copia simple de la

h. Copia simple de la cdula de identidad y del documento poder que le falta

i. Copia simple del documento constitutivo-estatutario, en caso de bienes

j. Los dems que sean requeridos a juicio de la Superintendencia de Bienes

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA UCLA

1. Recibe solicitud de adquisicin de bien inmueble por parte del

Oficinista 2. Revisa y verifica la solicitud, sella copia en seal de recibido y

3. Entrega documentos recibidos al Jefe de Departamento a fin de

4. Recibe solicitud de adquisicin de bien inmueble y verifica los

6. Recibe solicitud de adquisicin de bien inmueble por compra-venta

Consultora 7. Solicita a la Direccin de Planta Fsica (Perito Avaluador acreditado

Abogado 8. Elabora documento de compra-venta.

9. Entrega al Jefe de Departamento de Bienes, documento de

10. Recibe documento de compra-venta, avalo del bien inmueble +

11. Una vez recibida Presenta ante el Rector informe de

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

14. Recibe informacin de la Superintendencia de Bienes

15. Recibe documento de compra-venta + soportes y protocoliza

17. Recibe original del documento de compra-venta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA UCLA

1. Recibe solicitud de adquisicin de bien inmueble a travs de

Oficinista 2. Revisa y verifica la solicitud, sella copia en seal de recibido

3. Entrega documentos recibidos al Jefe de Departamento a fin

4. Recibe solicitud de adquisicin de bien inmueble por

5. Recibe solicitud de adquisicin de bien inmueble por

6. Solicita a la Cmara Municipal correspondiente la

7. Una vez aprobado, recibe acuerdo de la Cmara Municipal.