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DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Proyecto: Actualización del Sistema de Información de Bienes Muebles

MODELO DE NEGOCIO

William J. Montilva C. Enoch Vasquez S. Enero, 2007

Tabla de Contenido
Página Introducción 1. Definición del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 2.1. Visión del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2. Misión del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 2.3. Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 3. Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 3.1. Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 3.2. Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes . 3.2.1. Procesos de Registro de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.1.1. Proceso de Incorporación de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.1.2. Proceso de Traslado de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.1.3. Proceso de Desincorporación de Bienes . . . . . . . . . . . 3.2.1.4. Proceso Modificación Características Físicas de Bienes 3.2.2. Procesos de Control de Bienes ......................... ........... 1 2 3 3 3 3 5 6 6 6 7 21 26 42 44 45 48 48 50 53 61 66 68 A-1 B-1 C-1

3.2.2.1. Proceso de Inventario Físico de Bienes

3.3. Procesos de Apoyo del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 3.3.1. Proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes . . . 3.3.2. Proceso Rendición Mensual de la Gestión de Bienes . . . . . . . . . 4. Modelo de Actores y Estructura Organizativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 7. Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . Anexo A: Planillas y Formatos Anexo B: Glosario Bibliografía

Introducción Con miras a dar cumplimiento al macro proyecto institucional para la automatización e integración administrativa de la Universidad de Los Andes y específicamente en lo relativo a la gestión administrativa para el registro y control de los bienes muebles, se presenta a continuación un documento que resume el trabajo realizado en la primera etapa del proyecto para la Actualización del Sistema de Información de Bienes Muebles de la ULA. El Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes constituye el sistema de actividades administrativas que permiten realizar el control físico de los bienes muebles propiedad de la universidad. Este sistema de actividades representa el ambiente o contexto donde el Sistema de Información de Bienes Muebles de la ULA opera, permitiendo que este último proporcione los servicios de información requeridos para cumplir con tan importante misión dentro de la administración universitaria. Este documento denominado Modelo de Negocios del Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes, servirá para representar tanto gráficamente como textualmente diferentes aspectos relacionados con la administración de los activos fijos de la universidad. Dicho modelo permitirá describir los objetivos que el área financiera debe alcanzar para el control físico de estos bienes. Los procesos y actividades que serán realizados para lograr estos objetivos. Los recursos o entidades requeridos para ejecutar estos procesos, así como el marco legal que regula dichos procesos. Así mismo, la identificación de actores (personas o máquinas) responsables de la ejecución de estos procesos y la definición de la estructura organizacional que los agrupa, tal como se describe en el método de Modelado de Negocios (Business Modeling Method: BMM), propuesta por J. Montilva y J. Barrios [1]. El documento ha sido estructurado en 8 secciones y un anexo en los que se describen los principales elementos de dicho modelo, tal como se muestra a continuación: La sección 1, define en términos generales el sistema de registro y control de bienes y su contexto. La sección 2, describe los objetivos generales y específicos de este sistema de actividades (modelo de objetivos). La sección 3, detalla los diferentes procesos y actividades llevados a cabo para cumplir dichos objetivos (modelo de procesos). La sección 4, describe los diferentes actores y sus respectivos roles, así como la estructura organizacional donde se encuentra asignados estos actores (modelo de actores/unidades). La sesión 5, señala las reglas de negocio que regulan la ejecución de estos procesos, las cuales están representadas en las principales leyes, reglamentos y normas para el control interno de bienes (modelo de reglas de negocio). La sección 6, muestra los eventos asociados a este sistema de negocio y el flujo de trabajo asociado a cada evento (modelo de eventos). La sección 7, define las principales entidades o recursos que son requeridos para ejecutar estos procesos (modelo de objetos).

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Definición del Sistema de Registro y Control de Bienes

Se entiende como Sistema de Registro y Control de Bienes al conjunto de principios, políticas, normas, procesos y procedimientos administrativos que permiten el registro de las adquisiciones, traslados o traspasos y desincorporaciones de los activos fijos tangibles, propiedad de la Universidad de Los Andes. Así como también, el control sobre el uso, conservación, mantenimiento, reemplazo y custodia de los mismos. Entiéndase por ACTIVOS FIJOS TANGIBLES, todos los bienes muebles y/o equipos, mobiliario, semovientes, colecciones u otros objetos, de largo uso y duración que no estén adheridos físicamente a edificaciones y terrenos propiedad de la Universidad de Los Andes. Dentro del contexto universitario, el Sistema de Registro y Control de Bienes se encuentra ubicado dentro del sistema financiero de la ULA, vinculado y relacionado directamente con los sistemas de Compras y Contabilidad , tal como se muestra en la figura 1.

Sistema Financiero de la ULA
Sistema de Registro y Control de Bienes Sistema de Compras

Sistema de Contabilidad

Figura 1. Contexto del Sistema de Registro y Control de Bienes

El vinculo con el Sistema de Compras se da a través de los procesos de solicitud, adquisición y posterior entrega de los bienes, cuando estos son adquiridos, donados o producidos internamente en la institución. Una vez que estos bienes son adquiridos por la dependencia administrativa, estos deben ser registrados como bienes muebles de la universidad. Para ello, los procesos de control perceptivo, verificación de comprobantes, asignación de códigos de inventario y rotulación de los bienes adquiridos son realizados por el Sistema de Registro y Control de Bienes, creándose un registro único de identificación por cada bien registrado en el inventario. Así mismo, se crea un registro de asiento contable de acuerdo al Plan de Cuentas contenidos en el Sistema de Contabilidad, con la finalidad de incluir en la cuenta de activos fijos de la institución todos los bienes muebles adquiridos.

1 Visión del Sistema de Registro y Control de Bienes Llegar a convertirse en un sistema eficaz y eficiente para una adecuada administración y control de los bienes muebles. mantenimiento y custodia de los activos fijos tangibles de la Universidad. Efectuar un registro oportuno y veraz de los movimientos de bienes que reflejen las adquisiciones. Entendiéndose como control físico de bienes el registrar y controlar las incorporaciones. Mantener el control físico de los bienes mediante el registro y control de las incorporaciones. donde hace mención que el principal objetivo de esta área administrativa es la de practicar el control físico de los bienes muebles propiedad de la Universidad de Los Andes. efectivo y actualizado de los bienes muebles de la Universidad de los Andes mediante la aplicación de las normativas legales que rigen la materia. Basados en este objetivo principal. artículo 1. 2. traslados. desincorporaciones.3 Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes 1. conservación.1. mantenimiento. se ha derivado el siguiente modelo de objetivos. Llevar un registro de todos los bienes que sean adquiridos por la Universidad. traslados. 1. veraz y precisa sobre el patrimonio de bienes muebles propiedad de la Universidad de los Andes. así como de la misión y visión que se tiene de esta área administrativa.2 Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes Según lo establecido en el Reglamento Interno del Sistema de Inventario de la Universidad de Los Andes [2]. 2.2 Misión del Sistema de Registro y Control de Bienes Garantizar un registro permanente. 2. de toda la información oportuna. . ya sean por compra. traslados y desincorporaciones de bienes muebles.1. custodia y actualización del inventario físico de los bienes muebles de la ULA con apego a las leyes y normativas vigentes. donación o producción institucional. 1. desincorporaciones. con apego a las leyes y normativas vigentes. conservación. con la finalidad de garantizarle a la comunidad universitaria y a los entes contralores del estado.1.

1.1. 1. Mantener actualizado el registro de bienes debido a cualquier cambio en las características físicas de un bien. ya sean por venta. Mantener un registro del cambio de ubicación física y de responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro. 1. Ejecutar la revisión física de los bienes muebles de cada dependencia universitaria. 1.1. Conservar un registro de todos los bienes que sean desincorporados de los activos fijos de la Universidad.1.2.1. Cotejar los resultados arrojados por la verificación física contra los registros llevados en forma automatizada.4. 1.1. 1.1. Realizar los ajustes requeridos en los registros tanto manuales como automatizados por las diferencias encontradas.1. permuta. así como de la ubicación y responsable del mismo. 1.2.2.2. 1.3. reemplazo y custodia de los bienes muebles propiedad de la Universidad. Realizar mantenimiento periódico tanto preventivo como correctivo a los bienes muebles de la Universidad.3. . Efectuar un control sobre el uso.1. uso y conservación de los bienes mediante el levantamiento del inventario físico de los bienes muebles de la Universidad. robo o inservibilidad.2. conservación. 1.1.2. Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal que los utiliza en la ejecución de sus funciones. La figura 2 presenta un diagrama jerárquico donde se resumen los objetivos generales y específicos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.2. donación.2.2.3. Verificar el estado.2. mantenimiento.

1: Efectuar el registro de los movimientos de bienes que reflejen las incorporaciones. cada proceso de negocio de la cadena de valor se descompone en subprocesos representados mediante Diagramas de Jerarquía de Procesos de UML Business. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA. Conservar un registro de todos los bienes muebles desincorporados de los activos fijos de la Universidad. robo o inservibilidad.2: OBJETIVO 1. traslados.2. sus entradas y salidas. conservación. los actores que ejecutan dicho proceso y los objetos de negocio involucrados. ya sean por venta. mantenimiento. Mantener un registro del cambio de ubicación física y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro. el nivel más alto de la jerarquía de procesos se modela usando una cadena de valor. Posteriormente. permuta. donación o producción institucional.2. OBJETIVO 1. donación. 3 Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Con la finalidad de alcanzar los fines propuestos.1.1. así como de su ubicación y responsable.0). Verificar el estado. Alternativamente.1. OBJETIVO 1.1: OBJETIVO 1.4: OBJETIVO 1. reemplazo y custodia de los bienes muebles de la ULA.1. Por último. Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal que lo utiliza en la ejecución de sus funciones. donde se resume el objetivo que persigue dicho proceso.3: OBJETIVO 1. Figura 2. las reglas de negocio que aplican. OBJETIVO 1. Los procesos de negocio son modelados como una jerarquía de procesos con varios niveles de abstracción.1: OBJETIVO 1.OBJETIVO 1: Mantener el control físico de los bienes muebles de la ULA mediante el registro y control de sus incorporaciones. .3: Llevar un registro de los bienes muebles adquiridos por la Universidad ya sea por compra.2: Efectuar el Control sobre el uso. mantenimiento.2: OBJETIVO 1. uso y conservación de los bienes mediante el levantamiento del inventario físico de bienes muebles de la Universidad. desincorporaciones. Mantener actualizado cualquier cambio en las características físicas de los bienes muebles. Tomando como base algunas reglas de modelado extraídas del método BMM [1].2. un sistema de negocios se organiza en un conjunto estructurado de actividades llamados procesos de negocio. custodia y actualización del inventario físico con apego a las leyes y normativas vigentes. desincorporaciones y traslados de bienes muebles. conservación. cada proceso del Diagrama de Jerarquía de Procesos puede ser descrito usando Diagramas de Procesos en UML Business. Realizar mantenimiento periódico tanto preventivo como correctivo a los bienes muebles de la Universidad. cada uno de los procesos de más bajo nivel del Diagrama de Jerarquía de Procesos se describe separadamente usando Diagramas de Actividad de UML (2.

2 Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes Tal como se indica en el gráfico anterior.3. salidas (desincorporaciones) y traspasos (traslados) de los activos fijos de la ULA. Registro de Bienes <<proceso>> 2. se muestra a través de una cadena de valor los procesos que son llevados a cabo para cumplir con los objetivos de este sistema de negocios. La figura 4 muestra el siguiente nivel de descomposición del proceso de Registro de Bienes.2. Procesos de Registro de Bienes 3. Cadena de Valor del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA 3. . tal como se ilustra en la figura 3.1 El registro de bienes agrupa a todos los procesos y actividades que mantienen registros permanentes y detallados de las entradas (incorporaciones).1 Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Tomando como base el modelo de objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA y específicamente en la misión de este sistema. Planificación y Control de la Gestión de Bienes <<proceso>> 2. Control de Bienes Procesos de Apoyo <<proceso>> 1. Rendición Mensual de la Gestión de Bienes Figura 3. Procesos Fundamentales <<proceso>> 1. los procesos fundamentales o claves del sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA son: • • Proceso de Registro de Bienes y Proceso de Control de Bienes.

. Registro de Bienes <<proceso>> 2. donación o producción institucional.2. • F-I-21: Formas de control de flujo. Modificación Características Físicas Figura 4.1 Incorporación de Bienes <<proceso>> 1.3 Desincorporación de Bienes <<proceso>> 1.Factura de compra. Diagrama del proceso de Incorporación de Bienes . • Formatos Preelaborados (F-I-20 y F-I-21) • F-I-20: Recolección de datos bienes muebles. donación y producción institucional.4. • Sistema de Correspondencia.1. Subprocesos del proceso de Registro de Bienes 3.1 Proceso de Incorporación de Bienes • Objetivo del proceso: Registrar el ingreso de bienes muebles a la Universidad.Acta de aceptación de bienes ) • Orden de Compra o nota de entrega • Carta del ente externo que dona los bienes • Cualquier otro documento que avale la adquisición licita de los bienes <<requiere>> <<Información>> <<ejecuta>> <<suple>> Comprobante original de adquisición (codificado con códigos contables y números de inventario) Dependencia Universitaria <<actor>> • Administrador de la Dependencia • Jefe de la OCCB • Secretaria de la OCCB • Registrador de Bienes • Consejo Universitario <<información>> • Sistema de Control de Bienes Muebles Versión Junio 2005 • Sistema de Reportes. <<actor>> • Director de Finanzas • Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes <<objetivo>> Registrar la incorporación de bienes muebles s de la Universidad de los Andes por compra. Figura 5. Registro de Bienes <<proceso>> 1.<<proceso>> 1.2 Traslado de Bienes <<proceso>> 1. Control de Bienes <<proceso>> 1. controla <<regula>> cumple <<Información>> Expediente de bienes conformado por: • Fotocopia del comprobante de adquisición de bienes • Formatos F-I-21 • Formatos F-I-20 de cada bien incorporado <<evento>> Proveedor Entrega de bienes muebles Archivo de la OCCB <<proceso>> 1. cuando estos sean adquiridos por concepto de compra.1 INCORPORACIÓN DE BIENES <<objeto>> Bienes muebles marcados Bien identificado <<Información>> • Solicitud de incorporación de bienes muebles • Comprobante de adquisición de bienes ( .Recibo de producción o . Diagrama general del proceso: <<regla>> • • • • • Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Inventario Circular vigente número 01-2003 Manuales o catálogos de cuentas contables para el sistema de contabilidad pública elaborado por Programa de Modernización de la Administración Financiera del Estado • Publicación número 9 actualizada de la Contraloría General de la República.

Termina: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la incorporación de los bienes adquiridos.4 Rotulación de Bienes Figura 6. recibo de producción o acta de aceptación correspondan con lo especificado en las ordenes de compra o nota de pedido.2 Traslado de Bienes <<proceso>> 1. Control de Bienes <<proceso>> 1. Actores: Administrador de la Dependencia . Subprocesos del Proceso de Incorporación de Bienes 3.1.4.1 Control Perceptivo <<proceso>> 1.3 Asignación de Códigos <<proceso>> 1.2 Verificación de Recaudos <<proceso>> 1.1. Registro de Bienes <<proceso>> 1.1 Subproceso de Control Perceptivo • Objetivo del subproceso: Verificar que los bienes adquiridos y sus respectivas facturas.1.3 Desincorporación de Bienes <<proceso>> 1.1.2.1. Modificación Características Físicas <<proceso>> 1. Fronteras: Inicia: • • Cuando el proveedor entrega los bienes que son adquiridos por una dependencia universitaria.1 Incorporación de Bienes <<proceso>> 1. Registro de Bienes <<proceso>> 2.• Subprocesos asociados: <<proceso>> 1.1.1 Incorporación de Bienes <<proceso>> 1.

Recibe del proveedor los bienes adquiridos con la nota de entrega. recibo de producción.• Diagrama de Actividades: Proveedor Administrador Dependencia Jefe Oficina Central Control Bienes Bien mueble [Entrega] Verificar Factura/Nota de Entrega [pedido incorrecto] [pedido correcto] Bien mueble [Nota Devolución] Informar proveedor Procesar entrada de bienes Solicitar registro de Bienes Solicitud de incorporación [Solicitada] Figura 7. se procesa entrada de los bienes y se solicita a la Oficina de Control de Bienes la incorporación de estos bienes adquiridos. Diagrama de Actividades del Subproceso de Control Perceptivo • Procedimiento: Actores Proveedor Actividades 1. elabora comunicación con las observaciones.1. orden de compra y/o factura.1. acta de aceptación especifiquen claramente el precio. 2.2. 2. recibo de producción o acta de aceptación. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura no coinciden con la orden de compra. Entrega los bienes muebles con factura original.2. notificando las diferencias encontradas en el bien recibido y se notifica al proveedor. orden de compra y/o factura y deberá verificar que las características y las cantidades de los bienes sean iguales a las especificadas en la nota de entrega. 2. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura coinciden con la orden de compra. cantidad y características .1. Administrador de Dependencia 3.2 Subproceso de Verificación de Recaudos • Objetivo del subproceso: Verificar que los comprobantes de adquisiciones capitalizables tales como: la factura original de compra.

• Sub subprocesos asociados: <<proceso>> 1.1.1.3 Verificación de Recaudos por Producción Figura 8.2 Verificación de Recaudos por Donación <<proceso>> 1. Sub-subprocesos del Subproceso de Verificación de Recaudos 3.3 Asignación de Códigos <<proceso>> 1.1 Control Perceptivo <<proceso>> 1. • Fronteras: Inicia: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes recibe la solicitud de incorporación de bienes y sus respectivos recaudos.1. donación o producción institucional.1.1 Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Compra • Objetivo del sub-subproceso: Verificar que la factura original de compra especifique el precio. cantidad y características físicas de los bienes adquiridos.físicas de los bienes adquiridos por compra.2.1.1.1 Incorporación de Bienes <<proceso>> 1.1. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes • .1.2 Verificación de Recaudos <<proceso>> 1.1.1 Verificación de Recaudos por Compra <<proceso>> 1.2.1.2. Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes entrega al Registrador de Bienes (Interno) los respectivos recaudos para la incorporación de estos bienes.4 Rotulación de Bienes <<proceso>> 1.2.2.2 Verificación de Recaudos <<proceso>> 1.

entrega al Registrador de Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporación de bienes al inventario. así como la ubicación física del bien. solicita a la Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolución. cédula y nombre del responsable. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Compra • Procedimiento: Actores Actividades 1. serial. Si los recaudos están incompletos los devuelve a la dependencia universitaria. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio de solicitud de incorporación de bienes. Así como también. Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes . Revisa si la solicitud de incorporación de bienes viene acompañada de la factura original de compra y su respectiva orden de compra o nota de entrega. 4. los remite al Jefe de la Oficina. chequeando que la factura original contenga explícitamente los datos de: marca. Elabora nota de devolución. 5. 6. 3. Si los recaudos están completos. que esta venga a nombre de la unidad organizativa que adquirió dichos bienes y no a titulo de una persona natural.• Diagrama de Actividades: Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (interno) Administrador Dependencia Solicitud de incorporación [solicitada] Revisar recaudos [completos] [incompletos] Solicitud de incorporación [Rechazada] Elaborar nota de devolución [no válido] Verificar factura [válido] Solicitud de incorporación [por asignación] Figura 9. la cual lleva la firma del Jefe de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia universitaria que solicitó la incorporación. 8. modelo. 7. Si alguno de estos recaudos está incorrecto. Verifica la legalidad de los recaudos que avalan dicha solicitud. 2. Si los recaudos están correctos.

especificando además las características de los bienes donados.2. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Dirección de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario Diagrama de Actividades: Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Registrador de Bienes ( interno) • • Administrador Dependencia Jefe Oficina Central Control Bienes Dirección de Finanzas Solicitud de incorporación [solicitada] Revisar recaudosde donación [completos] [incompletos] Verificar acta de aceptación Solicitud de incorporación [Rechazada] Elaborar nota de devolución a institución [correcta] [incorrecta] Realizar inspección física de bienes donados Elaborar informe sobre la donación Revisar solicitud de donación bienes Enviar solicitud e informe al CU Enviar Solicitud al CU Solicitud de incorporación [Resolución] Recibir resolución de incorporación por donación Entregar recaudos Solicitud de incorporación [por asignación] Figura 10.1.1.2 Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Donación • Objetivo del sub-subproceso: Verificar que el acta de aceptación o carta de donación indique que los bienes están siendo donados a la Universidad de Los Andes. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Donación .2.3.

7. 10. Recibe y verifica la resolución del Consejo Universitario de bienes donados. puede consignar si la hubiere. 3. su estado físico y el costo unitario de cada uno de ellos. Revisa informe de incorporación de bienes por donación y lo remite al Vicerrectorado Administrativo. 8. tales como: marca. 5. Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Director de Finanzas Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes . modelo. Elabora informe donde se detallan las características de los bienes. Recibe la resolución del Consejo Universitario. 4. 12. Notifica a la dependencia universitaria la aceptación o rechazo para la incorporación de bienes donados.• Procedimiento: Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Actividades 1. para lo cual solicita su incorporación. si estos fueron aceptados. 9. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio donde se notifica que la dependencia ha recibido bienes donados. serial. En caso de no poseer costo unitario. previa aprobación del Consejo Universitario. Verifica que el acta de aceptación o la carta de donación exprese claramente que los bienes están siendo donados a la Universidad y que refleje dentro de la misma. aprobando o negando la incorporación de los bienes donados y la remite a la Oficina Central de Control de Bienes. Remite el informe al Director de Finanzas. las características de los bienes donados. se realiza un justiprecio. Visita la dependencia universitaria y realiza inspección física a los bienes donados. Entrega recaudos para la incorporación de bienes al Registrador de Bienes (Interno). quien a su vez lo debe enviar al Vicerrector Administrativo y éste al Consejo Universitario para su estudio y aprobación según consta en el artículo 20 del Reglamento de Inventario. entre otros. Revisa que la solicitud de incorporación venga acompañada de un acta de aceptación o una carta del ente externo que dona los bienes a la ULA. 6. la factura original de compra a nombre del ente o institución que dona los bienes. 11. Opcionalmente. Remite la solicitud de incorporación de bienes por donación y sus respectivos recaudos al Jefe de la Oficina. 2.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes . así como el costo unitario de cada bien elaborado. Revisa si la solicitud de incorporación de bienes viene acompañada del respectivo recibo de producción de los bienes que han sido fabricados dentro de la institución. Si los recaudos están incompletos. 2. Actores 1. 4. 3. devuelve estos recaudos a la dependencia universitaria. Si los recaudos están completos. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Producción • Procedimiento: Actividades Recibe oficio de solicitud de incorporación de bienes por parte del Administrador de la Dependencia. los remite al Jefe de la Oficina. desglose los costos por mano de obra y material utilizado.Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Producción • Objetivo del sub-subproceso: Verificar que el recibo de producción detalle claramente la cantidad de bienes producidos. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Diagrama de Actividades: • • Administrador Dependencia Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes ( interno) Solicitud de incorporación [solicitada] Revisar recaudos de producción [completos] Verificar recibo de producción [incompletos] Solicitud de incorporación [Rechazada] Elaborar nota de devolución a dependencia [válido] [no válido] Solicitud de incorporación [por asignación] Figura 11.

3 Subproceso de Asignación de Códigos • Objetivo del subproceso: Registrar cada uno de los bienes que ingresan al inventario de bienes de la ULA mediante la generación y asignación de un código único de identificación.2.5.1. entrega al Registrador de Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporación de estos bienes al inventario. Actividades Verifica que el recibo de producción incluya la cantidad de producidos. 6. así como el costo unitario de producción de cada uno de los bienes. 8. • Actores: o Registrador de Bienes (Interno) o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles . Si los recaudos están correctos. el desglose de costos por mano de obra y el material utilizado. Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes distribuye a los Registradores de Bienes (Externos) los expedientes de bienes para su rotulación. la cual lleva la firma del Jefe de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia universitaria que solicitó la incorporación. solicita a la Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolución respectiva. 7. Elabora nota de devolución. Fronteras: Inicia: • Cuando el Registrador de Bienes (Interno) recibe los recaudos necesarios para efectuar la incorporación de bienes. Si alguno de estos requisitos está incorrecto. Actores Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes 3.1.

factura original /recibo de producción /acta de aceptación de bienes). 3. concepto de adquisición. Agrega los datos básicos de cada uno de los bienes que se están incorporando al inventario. Bienes Muebles 6. modelo. Diagrama de Actividades del Subproceso de Asignación de Códigos • Procedimiento: Actividades Actores 1. Introduce en el sistema automatizado los datos de cada bien. serial. Registrador de Bienes dependencia. proporcionando la marca. Sistema de Control de Bienes Muebles 4. Asigna automáticamente el número de unidad que se encuentre disponible dentro del sistema y que corresponda Sistema de Control de al tipo de descripción de cada bien a registrar. número de factura y precio unitario del bien.20) Calcular número de unidad Archivar expediente Emitir planilla Formato FI20 Notificar registrador Enviar asignación de trabajo mensual Transcribir códigos en factura Asignar expedientes para rotulación Almacenar datos del bien Imprimir Reporte Registrar manualmente formato F-1-21 Solicitud de incorporación [por rotulación] Solicitud de incorporación [expediente] Conformar expediente de bienes Figura 12. Si la descripción de un bien no esta registrada dentro del sistema. 5. 2. se crea un registro donde se introduce el código y la descripción que haga referencia a este nuevo bien. Recibe los recaudos requeridos para la incorporación de bienes (oficio con hoja de seriales. Consulta en el sistema automatizado y en la sección de Manual de Códigos.• Diagrama de Actividades: Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (interno) Sistema de Control de Bienes Muebles Registrador de Bienes ( externo) Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Recaudos Originales [entrega a dependencia] Solicitud de incorporación [por asignación] Consultar manual de códigos Consultar códigos [bien definido] Entregar recaudos originales ¿ Existe ? [bien no definido] Agregar nuevo código Registrar datos del bien (Formato F-1. 3.1. . si cada uno de los bienes a Registrador de Bienes incorporar tiene una descripción de bienes ya definida en (Interno) el sistema. fecha de (Interno) adquisición. Agrega los datos de descripción del nuevo artículo.

14. 13. Oficina Central de 18. 12. Emite para cada bien incorporado. recibo de producción o acta de aceptación. Reproduce 2 fotocopias del original de la factura de compra. Bienes 20. el cual es enviado al Jefe de la Oficina. Entrega a la Secretaria los recaudos originales para ser devueltos a la dependencia y una fotocopia de los mismos para ser guardados en el archivo general de la oficina. el responsable de la codificación mediante firma y sello producidos. 10. Recibe del Registrador de Bienes (Interno) los recaudos originales de la incorporación de bienes y una copia de los mismos. Firma oficio de notificación y revisa que la asignación de unidades corresponda con lo adquirido en las facturas. Anota los códigos de identificación de cada bien (código o número de inventario) ya asignados. Elabora oficio para notificar a la dependencia que se dio Control de Bienes inicio al trámite de la incorporación de bienes. 8. 17. 15. anotando la fecha y responsable de cada actividad en las secciones de codificación de Registrador de Bienes planillas. Estampa mediante sello numérico los códigos contables que hacen referencia a los bienes reflejados en la factura original. así como sus respectivos códigos Central de Control de contables y devuelve a la Secretaría para su envío. 19. Jefe de la Oficina recibos o actas. recibo de producción o acta de recepción de bienes. entregando los recaudos originales debidamente codificados con los códigos contables y de inventario al Jefe de la Oficina. Revisa que el expediente de los bienes entregados por el Registrador de Bienes (Interno) contenga todos los . Sistema de Control de Bienes Muebles 9.Actividades Actores 7. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes. en el dorso de la factura original. el formato de control de flujo (Formato FI-21) y las planillas de recolección de datos (Formato F-I20) de cada bien a incorporar. Archiva el oficio original de la solicitud de incorporación Secretaria de la y las fotocopias de los recaudos. la planilla para la Registrador de Bienes recolección de datos (Formato F-I-20) a través del sistema (Interno) automatizado. recibo de producción o acta de aceptación. Señala además. 16. Arma un expediente de los bienes a incorporar con la copia restante. 11. Llena manualmente la Forma de Control de Flujo (Formato F-I-21) para cada grupo de bienes que tengan la misma ubicación física. asignación de unidades y registro de unidades (Interno) respectivamente.

el cual se encargará de la rotulación y marcado de estos bienes. adhesivas o metálicas para la identificación de cada uno de ellos. elabora oficio para notificar a los Registradores de Bienes (Externos) su carga de trabajo. Entrega a cada Registrador de Bienes (Externo) el original Oficina Central de y copia de los oficios y expedientes de bienes a rotular Control de Bienes junto con la hoja de asignación de trabajo.1. Termina: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) registra en el sistema los datos de ubicación de cada uno de los bienes rotulados y archiva el expediente de bienes con las planillas FI-20 y F-I-21 debidamente llenadas.1. 21. • Actores: o Registrador de Bienes (Externo) o Sistema de Control de Bienes Muebles . De acuerdo a la hoja asignación de trabajo mensual.4 Subproceso de Rotulación de Bienes • Objetivo del subproceso: Marcar físicamente los bienes que han sido incorporados al inventario de bienes de la ULA mediante la elaboración y posterior pegado de las placas o etiquetas.Actividades Actores formatos debidamente llenados. Dicha asignación es asentada en la hoja “asignación de trabajo mensual”. 23. 22. 3. 25. Devuelve al Jefe de la Oficina la hoja de asignación de trabajo para su archivo y posterior control. Asigna para cada expediente de bienes y de acuerdo a la ubicación física de la dependencia un Registrador de Bienes (Externo). Secretaria de la 24. Fronteras: Inicia: • Cuando el Registrador de Bienes (Externo) recibe los expedientes de los bienes a rotular. para que sean distribuidos a los Registradores de Bienes (Externos). el cual es firmada por el Jefe de la Oficina. Envía a la Secretaria la hoja asignación de trabajo mensual y los respectivos expedientes.2.

Diagrama de Actividades del Subproceso de Rotulación de Bienes .• Diagrama de Actividades: Registrador de Bienes (externo) Sistema de Control de Bienes Muebles Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Solicitud de incorporación [por rotulacion] Elaborar placas de identificación Buscar código del bien Programar visita dependencia Imprimir etiquetas Ubicar físicamente el bien [Acta de bienes faltantes] [No] Preparar Acta Faltantes ¿ Existe ? Verificar datos en recaudos con características físicas del bien [hay diferencias] [Acta de diferencias bien/factura] Preparar acta de diferencias físicas [no hay dferencias] Colocar placa de identificación Completar datos en formatos FI20 y FI21 Registrar datos de ubicación del bien Agregar datos de ubicación Emitir planillas Formatos FI20 y FI21 Revisa registro de datos del bien Solicitud de incorporación[ Incorporada] Actalizar expediente de bienes Imprimir listados Figura 13.

a fin de generar sus placas o etiquetas de identificación. 7. 9. Registrador de Bienes (Externo) Sistema de Control de Bienes Muebles Registrador de Bienes (Externo) Sistema de Control de Bienes Muebles Registrador de Bienes (Externo) Sistema de Control de Bienes Muebles Registrador de Bienes (Externo) . 14. 13. la cual será anexada al expediente de bienes. recibo de producción o acta de aceptación coincida con lo especificado en los formatos F-I-20 y F-I-21. Emite para cada uno de los bienes rotulados la planilla definitiva de recolección de datos de un bien (F-I-20). 5. 2. nivel y recinto) y la cédula del responsable de cada bien. Ubica físicamente los bienes según la localización reflejada en el formato F-I-21. Ingresa al sistema automatizado y específicamente en el módulo de impresión e introduce los códigos de inventario de cada bien. 10. Revisa y archiva los expedientes de bienes ya rotulados. 11. Completa datos dentro del formato F-I-20 donde indique la localización física (conjunto. recibo de producción o acta de aceptación y en los formatos F-I-20 coincida con lo percibido físicamente en los bienes. 12. 3. Verifica que los datos reflejados en la factura de compra. edificio. Agrega los datos de ubicación y responsable de cada uno de los bienes rotulados. colocación de placas y trascripción de los datos. Programa visita a la Dependencia donde se encuentran los bienes a marcar. Imprime las etiquetas de identificación de cada bien mueble. 4. Coloca la placa o etiqueta de identificación a cada bien mueble y estampa con marcador en un sitio visible el código de inventario correspondiente. 6. Transcribe los datos que fueron completados en los formatos F-I-20 mediante el sistema automatizado de inventario.• Procedimiento: Actores Actividades 1. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes rotulados. la fecha de realización de la actividad y el nombre y firma del responsable. 8. Recibe el expediente de bienes por parte de la Secretaria y verifica que lo indicado en la factura original. Anota en el Formato F-I-21 y en las secciones de elaboración de placas.

3.2.1. • Publicación número 9 actualizada de la Contraloría General de la República. <<actor>> • Director de Finanzas • Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes <<objetivo>> Mantener un registro del cambio de ubicación física y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un reciento universitario a otro <<controla>> <<regula>> <<alcanza>> Archivo de la OCCB <<evento>> Solicitud de traslado de bienes Dependencia Universitaria <<requiere>> <<Información>> <<proceso>> 1. Diagrama del Proceso de Traslado de Bienes . Termina: Cuando el Jefe de la oficina Central de Control de Bienes actualiza los datos de ubicación y responsable en el sistema automatizado y archiva original de la autorización de traslado. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles Diagrama general del proceso: • <<regla>> • Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA • Manual de procedimientos para el control de activos fijos.2 Proceso de Traslado de Bienes • Objetivo del proceso: Mantener actualizado el traspaso de los bienes cuando estos sean cambiados de ubicación física y responsable dentro de los recintos universitarios. Fronteras: Inicia: • • Cuando la Dependencia Universitaria envía a la Oficina Central de Control de Bienes la autorización de traslado de bienes. TRASLADO DE BIENES • Autorización de Traslado de Bienes certificada Dependencia que cede el bien <<Información>> • Planilla de Autorización de Traslado de Bienes <<objeto>> Bienes muebles trasladados Dependencia que recibe el bien / Depósito de Bienes <<ejecuta>> <<suple>> <<actor>> • Secretaria de la OCCB • Jefe de la OCCB <<Información>> • Sistema de Control de Bienes Muebles Versión Junio 2005 • Sistema de Reportes • Sistema de Correspondencia Figura 14.2.

Control de Bienes <<proceso>> 1.• Subprocesos asociados: <<proceso>> 1. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles • .2 Traslado de Bienes a los Depósitos Figura 15.2. Subprocesos del Proceso de Traslado de Bienes 3.2. Registro de Bienes <<proceso>> 1.2.2.4.1 Incorporación de Bienes <<proceso>> 1.3 Desincorporación de Bienes <<proceso>> 1.2 Traslado de Bienes <<proceso>> 1.1.2 Traslado de Bienes <<proceso>> 1. Registro de Bienes <<proceso>> 2.1 Traslado de Bienes entre Dependencias <<proceso>> 1.1 Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias • Objetivo del subproceso: Registrar formalmente el traslado de bienes entre dependencias universitarias. Modificación Características Físicas <<proceso>> 1.

Verifica que la autorización de traslado lleve la firma de los representantes de las dependencias que ceden y reciben los bienes.• Diagrama de Actividades: Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles Administrador Dependencia Enviar solicitud de traslado Autorización Traslado F-13 [Solicitud] Enviar al Jefe de la OCCB Verificar Autorización no válida válida Autorización Traslado F-13 [Nota Devolución] Registrar traslado Modificar ubicación / responsable Preparar reporte de traslado Autorización Traslado F-13 [Copia] Informar Dependencia Archivar Autorización de traslado Figura 16. Si cumple con los requisitos. Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes 1. firma los triplicados de la autorización de traslado. Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes 5. la cual se encargará posteriormente de entregar una copia a la dependencia que recibe los bienes. 3. Registra en el sistema automatizado el traslado de bienes. 4. . reflejando el cambio de ubicación física y responsable del uso directo de estos bienes. Si no cumple con los requisitos. 2. devuelve autorización de traslado a la dependencia origen y da por terminado el proceso. entregando las dos copias a la dependencia universitaria que cede los bienes. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias • Procedimiento: Actividades Recibe por triplicado la autorización de traslado de bienes por parte de la dependencia universitaria que desea ceder bienes y la remite al Jefe de la Oficina. así como también una descripción de los bienes a trasladar con su respectivo número de inventario.

Actividades 6. 7.2. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes a los Depósitos . Modifica los datos de ubicación física y responsable de los bienes trasladados.1. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles Diagrama de Actividades: Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles • • Administrador Dependencia Enviar solicitud de traslado Autorización Traslado F-13 [Solicitud / 3 copias] Enviar al Jefe de la oficina Verificar Autorización Autorización Traslado F-13 [Nota Devolución] no válido válido Firmar y sellar autotización Autorización Traslado F-13 [Copia] Ejecutar inspección física Clasificar bien: desuso / inservible Modificar ubicación /responsable Registrar traslado Trasladar bienes a deposito Archivar Autorización de traslado Figura 17. Actores Sistema de Control de Bienes Muebles Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes 3. Archiva original de la autorización de traslado en el archivo de traslados.2 Subproceso de Traslado de Bienes a los Depósitos • Objetivo del subproceso: Realizar el traslado de bienes muebles en desuso o inservibles de una dependencia a los depósitos de bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes.2.

8. 5. entregando una copia a la dependencia universitaria que entrega los bienes. Si cumple con los requisitos. 4. Verifica que la autorización de traslado lleve la firma de del representante de la dependencia que entrega los bienes. Firma los triplicados de la autorización de traslado. Clasifica los bienes a trasladar de acuerdo al estado físico de los mismos: bienes en desuso o bienes inservibles. 11. 6. 10. Traslada los bienes a cada uno de los depósitos de bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes. visita la dependencia donde se encuentran los bienes a trasladar. Modifica los datos de ubicación física y responsable de cada uno de los bienes traslados. El depósito de bienes en desuso o inservibles ubicado en la Av. 2. Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes . 3. Archiva original y copia de la autorización de traslado en el archivo de traslados.• Procedimiento: Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Actividades 1. Universidad. 7. antigua Facultad de Humanidades y Educación y el depósito de bienes inservibles ubicado en el galpón de producción de medicamentos en San Juan de Lagunillas. Realiza una inspección ocular con la finalidad de constatar el estado físico y las características de los bienes. Recibe la autorización de traslado de bienes (triplicado) por parte de la dependencia universitaria que desea trasladar bienes al depósito de la Oficina Central de Control de Bienes y la remite al Jefe de la oficina. Si no cumple con los requisitos. quedando estos bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes bajo la responsabilidad directa del Jefe de dicha oficina. así como la descripción exacta de los bienes a trasladar con sus respectivos números de inventarios y características de cada uno de ellos. devuelve autorización de traslado a la dependencia que entrega a depósito los bienes y da por terminado el proceso. 9. Registra el traslado de bienes al depósito dentro del sistema automatizado.

<<actor>> • Director de Finanzas • Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes <<objetivo>> Llevar un registro de los bienes muebles que han sido desincorporados de los activos fijos de la Universidad en caso de venta. Vicerrectorado Administrativo. donación. Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes remite copia del Acta de Desincorporación de Bienes a la Dependencia interesada. También.1. al Departamento de Contabilidad y a la propia Oficina de Control de Bienes. Dpto. Fronteras: Inicia: • Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la desincorporación de una serie de bienes adscritos a su dependencia. cuando por decisión de la jefatura de la Oficina Central de Control de Bienes existan dentro de la institución bienes en estado de obsolescencia.3 Proceso de Desincorporación de Bienes • Objetivo del proceso: Mantener un registro detallado de las condiciones por las cuales los bienes de la Universidad son desincorporados del inventario de activos fijos bien sean por venta. permuta.3 DESINCORPORACIÓN DE BIENES • Acta de desincorporación de bienes • Informes técnicos • Resolución del Consejo Universitario Dependencia. Archivo de la OCCB <<evento>> Dependencia Universitaria Solicitud de desincorporación de bienes <<regula>> <<controla>> <<alcanza>> <<Información>> <<evento>> Solicitud de donación de bienes Ente externo a la ULA <<proceso>> 1. artículos 28 al 41. • Diagrama general del proceso: <<regla>> • Reglamento de Sistema de Inventario de la ULA. robo o inservibilidad. Diagrama del Proceso de Desincorporación de Bienes .2. permuta. Contabilidad <<objeto>> <<Información>> • Solicitud de desincorporación de bienes muebles • Solicitud de donación de bienes • Informes de soporte <<requiere>> Bienes muebles desincorporados o Bienes muebles donados Ente externo a la ULA <<ejecuta>> <<suple>> <<actor>> • • • • • Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB Director de Finanzas Vicerrector Administrativo Consejo Universitario <<información>> • Sistema de Control de Bienes Muebles • Sistema de Reportes • Sistema de Correspondencia Figura 18. deterioro total o inservibilidad o si un ente o institución externa solicita la donación de bienes a la ULA. • Publicación número 9 actualizada de la Contraloría General de la República. robo o inservibilidad. Sección 3 De la Desincorporación. • Manual de procedimientos para el control de activos fijos. donación.3.

3 Desincorporación de Bienes <<proceso>> 1.2.3. desuso hayan sido objeto de venta. Subprocesos del Proceso de Desincorporación de Bienes 3.4.4 Desincorporación por Robo <<proceso>> 1.3 Desincorporación de Bienes <<proceso>> 1.1 Subproceso de Desincorporación por Venta • Objetivo del subproceso: Registrar las desincorporaciones de activos fijos para aquellos bienes que por su obsolescencia.1 Incorporación de Bienes <<proceso>> 1.5 Desincorporación por Inservibilidad Figura 19. Registro de Bienes <<proceso>> 1.3.3.• Subprocesos asociados: <<proceso>> 1.1 Desincorporación por Venta <<proceso>> 1. deterioro.2 Desincorporación por Donación <<proceso>> 1. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Unidad de Auditoria Interna o Dirección de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles • .3.2 Traslado de Bienes <<proceso>> 1. Control de Bienes <<proceso>> 1. Registro de Bienes <<proceso>> 2.3 Desincorporación por Permuta <<proceso>> 1. Modificación Características Físicas <<proceso>> 1.1.3.3.

resolución ( original Contabilidad)] Acta Desincorporación [notificación. informe y resolución. 3. resolución (copia 1)] Enviar oficio notificación Firmar acta Desincorporación por Venta Acta Desincorporación [notificación. costo de adquisición. informe y avisos de prensa] Desincorporar Bienes por Venta en el sistema automatizado Archivar Acta Desincorporación por venta. serial y color). informe. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contraloría Interna solicitando a un auditor para que evalúe los bienes a desincorporar por remate o venta.• Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Diagrama de Actividades: Jefe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Dirección de Finanzas Comisisón de Licitaciones Sistema de Control de Bienes Muebles Informe Desincorporación [solicitud de auditor] Realizar inspección en Deposito de Bienes Asignar auditor hay bienes inservibles Informe Desincorporación [Solicitud informe técnico y recomendaciones] no hay bienes inservibles Enviar Informe de Recomendaciones Revisar Informe de Desincorporación por Venta Elaborar Informe de Desincorporación por Venta Informe Desincorporación [Recomendaciones] Enviar Solicitud de Desincorporación al CU Informe Desincorporación [Resolución] Archivar resolución Desincorporación por Venta Acta Desincorporación [creación] Enviar informe al CU de Desincorporación por Venta Envíar Resolución del CU Desincorporación por Venta Acta Desincorporación [Solicitud de firma / 4 copias] Elaborar acta de Desincorporación por Venta Acta Desincorporación [firmada / 4 copias] Acta Desincorporación [notificación. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Venta • Procedimiento: Actividades Actores Recibe solicitud de desincorporación de bienes por parte de una dependencia universitaria o la Jefatura de la Oficina de Control Bienes decide desincorporar bienes por venta. Realiza la inspección física de los bienes a desincorporar en los depósitos adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes. tomando fotografías para dejar constancia del Jefe de la Oficina estado físico de cada uno de los bienes. acta de apertura de sobres (copia) Modificar estado de un bien Figura 20. modelo. sus características contables (fecha de adquisición. Central de Control de Elabora informe técnico donde especifica las Bienes características generales de los bienes (marca. 1. . justiprecio y número de inventario). así como su estado físico. informe. 2. informe y resolución (copia 2)] Revisar documentación Enviar acta del proceso de apertura de sobres [Acta apertura de sobres. anexando el informe técnico. 4.

así como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporación. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la inspección física de dichos bienes. quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobación. 10. 15. Revisa informe de desincorporación de bienes por venta y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.Actividades 5. Archiva copia del acta de desincorporación. Central de Control de 17. Bienes Comisión de Licitaciones de la Dirección de Servicios Generales y a la unidad de Auditoria Interna notificando la desincorporación de bienes por remate o venta. Recibe resolución del Consejo Universitario. Vicerrector Control de Bienes Administrativo. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina. Bienes 12. 7. Revisa la resolución del Consejo Universitario y solicita a Jefe de la Oficina la Secretaria la elaboración del acta de desincorporación Central de Control de por venta. 6. del informe de recomendaciones y de la resolución del Consejo Universitario. 14. el cual es remitido a la Oficina Central de Control de Bienes. Envía a la Dirección de Finanzas cuatro (4) ejemplares del Secretaria de la acta de desincorporación para las firmas de las partes Oficina Central de involucradas: Director de Finanzas. 9. . Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad. informes y Jefe de la Oficina resolución del Consejo Universitario. aprobando o negando la desincorporación de bienes por venta y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes. Anexa a cada acta de desincorporación. especificando las características de los bienes involucrados. 16. Actores Unidad de Auditoria Interna Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Dirección de Finanzas Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes 11. 13. elaborando un informe de recomendaciones. Recibe informe de recomendaciones y lo remite al Jefe de la Oficina. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. Elabora oficio de desincorporación dirigido al Dirección de Finanzas. 8. un representante de la unidad de Auditoria Interna y un representante de la dependencia universitaria. Elabora el acta de desincorporación por venta. copias del informe técnico. anexando el informe técnico y el informe de recomendaciones. Jefe de la Oficina Central de Bienes.

20. informe de la Comisión de Licitación y recortes de los avisos publicados en los periódicos y lo remite al Jefe de la Oficina.2.1. 19. 21.2 Subproceso de Desincorporación por Donación • Objetivo del subproceso: Llevar un registro de las desincorporaciones de bienes de la ULA que por su obsolescencia. Revisa los documentos enviados por la Comisión de Licitación. Recibe de la Comisión de Licitaciones la copia del acta del proceso de apertura de sobres. Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes 3. Archiva los documentos que avalan la desincorporación por venta.3. Agrega los datos de concepto. 22. introduciendo el concepto de desincorporación. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Dirección de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles • . fecha de desincorporación y número de resolución del Consejo Universitario. Registra en el sistema automatizado la desincorporación de bienes por venta. deterioro o desuso pudieran ser donados a cualquier ente o institución.Actividades 18. fecha y número de resolución a cada uno de los bienes desincorporados.

5. Verifica disponibilidad y existencia de bienes en los depósitos de bienes adscrito a la Oficina de Control de Bienes en desuso y/o inservibles. Oficina Central de Control de Bienes 2. lo notifica mediante oficio al ente o institución solicitante y finaliza el procedimiento. serial y color). modelo. Remite el informe técnico a la Dirección de Finanzas. Jefe de la Oficina 4. . el cual especifica las características generales de los bienes (marca. En caso de existir disponibilidad de bienes en el depósito.• Diagrama de Actividades: Secretaria Oficina Central Control Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Realizar inspección donación no válida donación válida Consejo Universitario Contabilidad Administrador Dependencia Solicitar desincorporación Solicitud Desincorporación [solicitada] Verificar informe técnico Elaborar Informe no válido Solicitud Desincorporación [Nota devolución] válido Informe Desincorporación [Solicita Autorización] Notificar Dependencia Estudiar es donación de lo contrario Aprobar Elaborar Acta Verificar de solicitud donación/Empresa Desincorporar Bienes no válida válida Archivar Acta (copia) Acta Desincorporación [Original] Remitir Acta Acta Desincorporación [Copia 2] Informe Desincorporación [Resolución] Figura 21. justiprecio y número de inventario) y el estado físico de los bienes a ser donados. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Donación • Procedimiento: Actividades Actores 1. Recibe solicitud de un ente o institución (externa) que Secretaria de la requiere la donación de bienes propiedad de la ULA. Central de Control de elabora informe de desincorporación de bienes por Bienes donación. características contables (fecha y costo de adquisición. 3. Si no existe disponibilidad de bienes a donar.

de la siguiente manera: una copia a la institución que recibe la donación. Envía a la Dirección de Finanzas los ejemplares del acta de desincorporación para sus respectivas firmas por parte del Director de Finanzas. notifica vía oficio la no aprobación de la misma a la institución que solicita la donación. Registra en el sistema automatizado la desincorporación de bienes. 9. 9. 9. En caso contrario. 13. Si la resolución es aprobatoria. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporación de bienes por donación. copias del informe técnico y de la resolución del Consejo Universitario. Elabora el acta de desincorporación por donación. 7. Revisa informe de desincorporación de bienes por donación y lo remite al Vicerrectorado Administrativo. 11. 6.2. una copia al Vicerrectorado Actores Dirección de Finanzas Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes . 14. Anexa a cada acta de desincorporación. especificando las características de los bienes a ser donados. especificando que el concepto de desincorporación es por donación. solicita a la Secretaria la elaboración del acta de desincorporación por donación con cuatro (4) ejemplares. anexando carta de solicitud de donación por parte de la institución y la resolución del Consejo Universitario. aprobando o negando la desincorporación de bienes por donación y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes. un representante de la unidad de Auditoria Interna.Actividades quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobación. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de bienes. Agrega los datos de cada uno de los bienes desincorporados: concepto. 15. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. su fecha de desincorporación y el número de resolución del Consejo Universitario. Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes. 12.1. Recibe resolución del Consejo Universitario. fecha y número de resolución. Revisa la resolución del Consejo Universitario. un representante de la dependencia universitaria que posee los bienes y un representante de la institución solicitante. 16. 10. 8. Vicerrector Administrativo. 17. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.

para ser intercambiados por otros bienes.2.1. 19. una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.Actividades Actores Administrativo. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Dirección de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles • .3 Subproceso de Desincorporación por Permuta • Objetivo del subproceso: Registrar las desincorporaciones de los bienes muebles que por concepto de permuta son retirados de los activos fijos de la ULA. Central de Control de Bienes 3. Procede a la entrega formal de los bienes a ser donados a Jefe de la Oficina la institución solicitante. 18.3. Archiva el acta de desincorporación de bienes por donación en el archivo principal de la oficina.

envía dicha solicitud al Jefe de la Oficina.1. Si cumple con los requisitos. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Permuta • Procedimiento: Actores Actividades 1. En caso contrario. informe y resolución Acta Desincorporación [Original+informe+ resolución] Acta Desincorporación [Copia+informe+resolución] Enviar Acta de desincorporación Figura 22. Recibe de una dependencia universitaria una solicitud de desincorporación de bienes por permuta con los siguientes recaudos: informe técnico de los bienes a desincorporar. carta de aceptación del proveedor donde se especifica los bienes que recibe de la ULA y su respectivo monto. 1.2.• Diagrama de Actividades: Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Realizar inspección en Dependencia Verificar datos de desincorporación por permuta válido no válida válida Elaborar Informe técnico desincorporación por permuta Informe Desincorporación [Solicita Autorización] Dirección de Finanzas Sistema de Control de Bienes Muebles Administrador Dependencia Solicitud Desincorporación [solicitada] no válido Revisar Informe técnico / permuta Solicitud Desincorporación [Nota devolución] Notificar Dependencia Enviar informe técnico al CU Informe Desincorporación [Resolución] Envíar Resolución desincorporación por permuta del CU Acta Desincorporación [sin Firma] no aprobada aprobada Elaborar acta de desincorporación por permuta Acta Desincorporación [firmada] Firmar acta desincorporación por permuta / traslado Desincorporar Bienes por permuta Modificar Estado de un bien Archivar copia de Acta. cotización de los nuevos bienes. Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes . devuelve dicha solicitud con sus respectivos recaudos. 1.

En caso contrario. verificando que dichos bienes coincidan con lo especificado en los recaudos. Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes . quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobación. 11.1. 4. Actividades Verifica que los recaudos consignados detallen las características físicas de los bienes (marca.2. 13. Si la resolución es aprobatoria. 7. 9. Envía a la Dirección de Finanzas los ejemplares del acta de desincorporación para sus respectivas firmas por parte del Director de Finanzas. 9. 10. serial. Remite el informe técnico a la Dirección de Finanzas. Elabora el acta de desincorporación por permuta. copias del informe técnico y de la resolución del Consejo Universitario. señalando además la fecha y costo de adquisición de los bienes a desincorporar y el costo de los nuevos bienes a recibir por permuta y la diferencia a cancelar por parte de la dependencia universitaria. Realiza una inspección ocular de los bienes en la dependencia que solicitó la desincorporación de bienes por permuta. 3. Actores Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Dirección de Finanzas Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes 9. descripción. Vicerrector Administrativo. Anexa a cada acta de desincorporación. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina. un representante de la unidad de Auditoria Interna y un representante de la dependencia universitaria que posee los bienes a permutar. precio unitario y estado físico). 12. aprobando o negando la desincorporación de bienes por permuta y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes. notifica vía oficio la no aprobación a la dependencia que solicita la desincorporación. 5. dando fe que los datos reflejados en el oficio coinciden con las características generales de los bienes.2. modelo. Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes. solicita a la Secretaria la elaboración del acta de desincorporación por permuta. color. Elabora informe de desincorporación de bienes por permuta. si la hubiere. Revisa informe de desincorporación de bienes por permuta y lo remite al Vicerrector Administrativo. Revisa la resolución del Consejo Universitario. 8. Recibe resolución del Consejo Universitario. 6. anexando la resolución del Consejo Universitario.

luego de haberse constatado su desaparición física o robo.4 Subproceso de Desincorporación por Robo • Objetivo del subproceso: Mantener un registro de la desincorporación de todos los bienes muebles que han sido retirados del inventario de activos de la ULA. Agrega los datos de concepto. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de bienes. fecha y número de resolución a cada uno de los bienes desincorporados. de la siguiente manera: una copia a la dependencia que permuta los bienes. 18. 16.Actividades 14.2. introduciendo el concepto y fecha de desincorporación y el número de resolución del Consejo Universitario. 15. Archiva el acta de desincorporación de bienes por permuta en el archivo principal de la oficina.1. Actores Sistema de Control de Bienes Muebles Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes 3. una copia al Vicerrectorado Administrativo. Registra en el sistema automatizado la desincorporación de bienes por permuta. una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad. 17. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporación de bienes por permuta.3. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Dirección de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles • .

expediente de robo] Revisar Expediente por Robo Notificación de Robo [Devolución] no válido Enviar al CU solicitud de desincorporación por robo Envíar Resolución del CU sobre Desincorporación por robo Acta Desincorporación [Original+informe+resolución] Desincorporar Bienes por robo Modificar estado de un bien Archivar informe y resolución. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Robo • Procedimiento: Actividades Recibe oficio de una dependencia universitaria notificando la desaparición de bienes por robo o hurto. Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes 4. recibo de producción o acta de aceptación). Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes 2. informe del responsable e informe de la denuncia ante el C. fotocopia del comprobante de adquisición (factura de compra.• Administrador Dependencia Diagrama de Actividades: Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles Auditoria Interna Dirección de Finanzas Revisar Datos de Notificación de Robo Notificación de Robo [Informa] Verificar datos de Notificación de robo válido Armar expediente sobre el robo de bienes Notificación de Robo [Informe del CICPC] Solicitar al CICPC estado de la investigación Enviar al CU Solicitud de Desincorporación por robo Informe Desincorporación [resolución del CU] Elaborar acta de desincorporación por Robo Cambiar el estado de los bienes muebles Informe Desincorporación [Solicitud al CU. Revisa la documentación consignada con la notificación de robo o hurto de bienes.I.C. Busca en el archivo general de la Oficina.P. informe de la denuncia presentada ante el Cuerpo de Investigaciones Científicas.C. Penales y Criminalísticas (CICPC) y lo remite al Jefe de la Oficina. Actores 1. 3. expediente de robo. consignando con éste los siguientes recaudos: informe del responsable exponiendo los hechos y detallando las características de los bienes hurtados.acta de desincorporación por robo Acta Desincorporación [resolución y expediente de robo ( copia 1)] Acta Desincorporación [resolución y expediente de robo (copia 2)] Firmar acta Desincorporación por Inservibilidad2 Enviar Acta de desincorporación por robo Acta Desincorporación [resolución. Dpto Contabilidad] Figura 23. . conformando un nuevo expediente con la siguiente información: fotocopia de la planilla F-I-20. Ingresa al sistema automatizado y cambia la condición o estado de los bienes hurtados como “desaparecido”. los expedientes de los bienes que han sido hurtados.

Actividades 5.C.C.C.C. Vicerrector Administrativo.P.I. Actores Sistema de Control de Bienes Muebles Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Dirección de Finanzas Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes .P. oficio de notificación de las acciones realizadas por este cuerpo y las recuperaciones de los bienes robados y lo remite al Jefe de la Oficina.I. 11. 6. Envía a la Dirección de Finanzas cuatro (4) ejemplares del acta de desincorporación para las firmas de las partes involucradas: responsable de la dependencia afectada. se da por terminado el trámite de desincorporación. Director de Finanzas.C. Modifica la condición o estado actual de los bienes robados. Revisa la resolución del Consejo Universitario. En caso contrario. Recibe del C. 7. Archiva los expedientes de los bienes desaparecidos en espera de una respuesta por parte de la C. Anexando toda la documentación recabada de los bienes y el informe de resultados emitido por el C. Entrega original y copia del oficio y la documentación recabada del hurto de bienes a la Dirección de Finanzas para su revisión. solicitando a la Secretaria la elaboración del acta de desincorporación por robo. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina. solicitando información sobre los resultados de las actuaciones realizadas en torno a los bienes desaparecidos o las recuperaciones que hayan sido efectuadas con los bienes de la Universidad.P.I. especificando las características de los bienes involucrados. 15. si esta ha sido aprobada.I. 12. Elabora oficio dirigido al Consejo Universitario donde somete a su consideración la desincorporación de los bienes muebles por robo o hurto.P. 16. Jefe de la Oficina Central de Bienes y un representante de la unidad de Auditoria. Revisa la documentación recabada para la desincorporación de bienes por robo y lo remite al Vicerrector Administativo. aprobando o negando la desincorporación de bienes por robo y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes. quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo para su estudio y aprobación.C. 9. 8.C. así como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporación. 13.C. Recibe resolución del Consejo Universitario. Elabora el acta de desincorporación por robo. 14. o en su defecto por la dependencia agraviada. 10. Dirige oficio al C.

24. una copia al Vicerrectorado Administrativo. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Unidad de Auditoria Interna o Dirección de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles • . Anexa a cada acta de desincorporación. Registra en el sistema automatizado la desincorporación de bienes por robo. fecha y número de resolución a cada uno de los bienes desincorporados. así como toda la documentada recabada para ese momento.5 Subproceso de Desincorporación por Inservibilidad • Objetivo del subproceso: Llevar un registro de los bienes muebles que son desincorporados del inventario de la ULA por concepto de inservibilidad.1. Agrega los datos de concepto. informes y resolución del Consejo Universitario. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de bienes por robo. de la siguiente manera: una copia a la dependencia donde fueron hurtado los bienes.2. 23. la resolución del Consejo Universitario. 21. las copias del expediente de bienes desaparecidos. Archiva el acta de desincorporación de bienes en el archivo principal de la oficina. 20. una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. cuando estos presenten un estado de deterioro que no sea posible su reparación. 19. 18. introduciendo la fecha y número de resolución del Consejo Universitario. 22.Actividades 17.3. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporación de bienes por robo. Actores Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes 3. Archiva copia del acta de desincorporación.

2. Elabora un informe técnico de desincorporación. 3. donde se describen las características generales de los bienes (marca. informe técnico y recomendaciones] Enviar Informe con Recomendaciones Revisar Informe por Inservibilidad Informe Desincorporación [Recomendaciones] Enviar Solicitud de Desincorporación por Inservibilidad al CU Informe Desincorporación [Resolución] Enviar informe Desincorporación por Inservibilidadal C:U: Envía Resolución Desincorporación por Inservibilidad Elaborar acta de desincorporación por Inservibilidad Acta Desincorporación [Original+informe+resolución] Acta Desincorporación [firmada] Firmar acta Desincorporación por Inservibilidad Desincorporar Bienes por Inservibilidad Modificar estado de un bien Archivar informe y resolución. anexando el informe técnico. Realiza la inspección física de bienes en la dependencia que solicita la desincorporación o en los depósitos de bienes en desuso o inservibles de la ULA. con la finalidad de inspeccionar los bienes objeto de desincorporación. justiprecio y número de inventario). costo de adquisición. modelo. sus características contables (fecha de adquisición.acta de desincorporación Enviar Acta de desincorporación por Inservibilidad Acta Desincorporación [informe. serial y color). 4. resolución: original dpto Contabilidad] Figura 24.• Administrador Dependencia Diagrama de Actividades: Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Dirección de Finanzas Sistema de Control de Bienes Muebles Solicitud Desincorporación [Solicitada] Solicitud Desincorporación [Nota de Devolución] Verificar datos de solicitud no válida válida Informe Desincorporación [solicitud de auditor] Inspeccionar Deposito de Bienes no hay bienes inservibles hay bienes inservibles Elaborar Informe de Desincorporación por Inservibilidad Nombrar auditor Informe Desincorporación [Solicitud al CU. Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes . resolución: copia1] Acta Desincorporación [informe. su estado físico. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Inservibilidad • Procedimiento: Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Actividades 1. así como las razones por las cuales se desea desincorporar estos bienes. fotografiando dichos bienes para dejar constancia de su estado físico. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contraloría Interna solicitando formalmente la asignación de un representante de esa unidad. Recibe oficio de una dependencia universitaria solicitando la desincorporación de bienes por inservibilidad o cuando la Jefatura de la Oficina de Control Bienes decide desincorporar bienes que se encuentran en los depósitos de bienes adscritos a dicha oficina.

16. 6. si esta ha sido aprobada. 15. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina. Revisa la resolución del Consejo Universitario. así como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporación. solicitando a la Secretaria la elaboración del acta de desincorporación por inservibilidad. 14.Actividades 5. Jefe de la Oficina Central de Bienes y un representante de la unidad de Auditoria. Recibe informe de inspección y lo remite al Jefe de la Oficina. se da por terminado el trámite de desincorporación. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la inspección física de dichos bienes. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. 7. el informe técnico de los bienes a desincorporar. especificando las características de los bienes involucrados. Anexa a cada acta de desincorporación. 11. Envía a la Dirección de Finanzas cuatro (4) ejemplares del acta de desincorporación para sus respectivas firmas: responsable de la dependencia involucrada. elaborando un informe de inspección con sus respectivas recomendaciones. aprobando o negando la desincorporación de bienes por inservibilidad y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes. 12. Director de Finanzas. 13. Elabora oficio de desincorporación de bienes por inservibilidad dirigido al Director de Finanzas. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporación de bienes por Actores Unidad de Auditoria Interna Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Dirección de Finanzas Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes . el informe de inspección y la resolución del Consejo Universitario. Recibe resolución del Consejo Universitario. 9. En caso contrario. 17. 8. 10. anexando el informe técnico y el informe de inspección. quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobación. Entrega original y copia del oficio de desincorporación a la Dirección de Finanzas para su revisión y posterior envío al Vicerrectorado Administrativo. Vicerrector Administrativo. el cual es remitido a la Oficina Central de Control de Bienes. Elabora el acta de desincorporación por inservibilidad. Revisa informe de desincorporación de bienes por inservibilidad y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.

una copia al Secretaria de la Vicerrectorado Administrativo. 19. 3. Agrega los datos de concepto. Fronteras: Inicia: • Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes recibe notificación de cambios en las características físicas de bienes por parte de una dependencia universitaria. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de bienes por inservibilidad. • Objetivo del proceso: Mantener actualizado tanto en los archivos manuales como automatizados cualquier cambio o alteración de las características físicas de los bienes de la Universidad. cambiando su estado actual por desincorporación e introduciendo la fecha y número de resolución del Consejo Universitario. fecha y número de resolución a cada uno de los bienes desincorporados.2. Actores Sistema de Control de Bienes Muebles Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes 21. 22.4 Proceso de Modificación de Características Físicas de un Bien Mueble. Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes informa a la unidad de origen de los cambios realizados y guarda los documentos probatorios de estos cambios en los archivos de la Oficina Central de Control de Bienes.Actividades inservibilidad. Archiva copia del acta de desincorporación.1. Archiva el acta de desincorporación de bienes en el archivo principal de la oficina. una copia a la Oficina de Oficina Central de Control de Bienes y la restante al Departamento de Control de Bienes Contabilidad. informes y resolución del Consejo Universitario. Registra en el sistema automatizado la desincorporación de bienes por inservibilidad. 20. . 18. de la siguiente manera: una copia a la dependencia que desincorpora los bienes.

así como el cambio de ubicación y/o responsable de bienes dentro de una dependencia.• Diagrama general del proceso: <<regla>> <<actor>> • Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA. Artículo 7 • Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes <<objetivo>> Mantener actualizado el registro de bienes debido a cualquier cambio en las características físicas de un bien.4 MODIFICACIÓN CARACTERÍSTICAS FÍSICAS • Planillas F-I-20 de cada uno de los bienes modificados Archivo de la OCCB <<ejecuta>> <<suple>> <<actor>> • Secretaria de la OCCB • Jefe de la OCCB <<Información>> • Sistema de Control de Bienes Muebles Versión Junio 2005 • Sistema de Correspondencia Figura 25. <<regula>> <<controla>> <<alcanza>> <<evento>> Notifica cambio de característica física Dependencia Universitaria <<proceso>> <<Información>> <<Información>> • Notificación cambio de característica física de bienes <<requiere>> 1. Diagrama del Proceso de Modificación de Características Físicas de un Bien • Diagrama de Actividades: Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles Administrador Dependencia Solicitar cambio de características Solicitud de cambio de caracterísiticas [solicitada] Información [notifica cambio] Enviar al jefe de Oficina Aclualizar características de un bien Modificar Características de un bien Informar dependencia Archivar solicitud Figura 26. Diagrama de Actividades del Proceso de Modificación de Características Físicas de un Bien .

6.2 Custodia de Bienes <<proceso>> 2.2 Procesos de Control de Bienes El control de bienes agrupa a una serie de procesos y actividades dirigidas a la verificación de la existencia y estado físico de los bienes. 2. Subprocesos del proceso de Control de Bienes .2. 4. Registro de Bienes <<proceso>> 2. así como la conservación. Dichos procesos se muestran en la figura 27. Registra en el sistema automatizado los cambios en las características físicas de los bienes muebles descritos en la notificación y emite una nueva planilla F-I-20 por cada bien modificado. Informa a la unidad de origen de los cambios realizados. luego de haberse practicado el mantenimiento o reparación de los mismos. Control de Bienes <<proceso>> 2. 5. 3. mantenimiento y custodia de los activos fijos tangibles de la ULA. Control de Bienes <<proceso>> 2. Modifica los datos de las características físicas de cada uno de estos bienes. <<proceso>> 1. Actividades Recibe una notificación del cambio de características físicas de bienes por parte de una dependencia universitaria. Envía la notificación de cambios al Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes. Imprime la planilla F-I-20 de cada bien mueble modificado. Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes 7.3 Mantenimiento de Bienes Figura 27.• Procedimiento: Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes 1.1 Inventario Físico de Bienes <<proceso>> 2. 3. Archiva la notificación de cambio y las planillas F-I-20 de cada bien.

3. uso y conservación de los bienes mediante el levantamiento del inventario físico y posterior cotejo con los registros automatizados de todos los bienes muebles de la Universidad Archivo de la OCCB <<controla>> <<alcanza>> <<evento>> Dependencia Universitaria o Jefe de la OCCB Solicitud levantamiento inventario físico de bienes <<Información>> <<proceso>> 2. Dirección Finanzas. Artículo 73. • Circular vigente número 01-2003. artículos 9. • Publicación número 9 actualizada de la Contraloría General de la República.2. bienes muebles no identificados.1 INVENTARIO FÍSICO DE BIENES • Informe de resultados del levantamiento físico de bienes de una dependencia Dependencia <<objeto>> Bienes muebles marcados. • Manual de procedimientos para el control de activos fijos. Bienes muebles faltantes Vicerrectorado Administrativo.1 Proceso de Inventario Físico de Bienes • Objetivo del proceso: Verificar físicamente la situación o estado actual de los bienes adscritos a una dependencia universitaria. Auditoria Interna <<Información>> • Solicitud del levantamiento del inventario físico de una dependencia <<requiere>> <<ejecuta>> <<suple>> <<actor>> • Secretaria de la OCCB • Jefe de la OCCB • Registrador de Bienes <<Información>> • Sistema de Control de Bienes Muebles • Sistema de Reportes • Sistema de Correspondencia • Formato Preelaborado (‘F-I-20-B) • F-I-20-B: Recolección de datos bienes muebles levantamiento físico Figura 28. Diagrama del proceso de Inventario Físico de Bienes . <<regula>> <<actor>> • Director de Finanzas • Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes <<objetivo>> Verificar el estado. • Ley de Universidades. así como el cotejo con los registros de inventario automatizados llevados por la Oficina Central de Control de Bienes. punto 7. • Fronteras: Inicia: Cuando una dependencia universitaria realiza la solicitud para ejecutar el inventario físico de sus bienes o el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes planifica el levantamiento del inventario de una dependencia para efectos de control. • Diagrama general del proceso: <<regla>> • Reglamento de Sistema de Inventario de la ULA. Disposiciones generales.2. 11 y 15. Termina: Cuando la dependencia universitaria recibe el informe sobre la situación del inventario de sus bienes adscritos.

así como. Elabora oficio dirigido a la máxima autoridad de la dependencia a fin de notificarle la realización del levantamiento del inventario físico de bienes. 2. Diagrama de Actividades del proceso de Inventario Físico de Bienes • Procedimiento: Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes 1. determinando su período de realización. el personal requerido para su ejecución.• Administrador Dependencia Diagrama de Actividades: Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (externo) Sistema de Control de Bienes Muebles Visitar Dependencia Programar inventario físico Recolectar datos Inventario físico [Oficio levantamiento Inventario] Enviar oficio Elabora oficio Planilla F-1-20-B [Registro] Asignar Registardor de Bienes Cotejar Inventario Consultar Bienes no hay diferencias hay diferencias Registrar Diferencias en F1-1-20 Actualizar característica física. Programa la realización del levantamiento del inventario físico de bienes de una dependencia. 4. Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes . Asigna un Registrador de Bienes para que realice el levantamiento del inventario físico en la dependencia. Actividades Recibe solicitud para obtener el inventario físico actualizado de una dependencia universitaria o el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes planifica. ubicación y responsable Revisar bienes con códigos de inventario sin incluir Agregar datos del bien Revisar Planilla [Informe Inventario] Elaborar Informe Inventario Verificar bienes sin identificación Consultar características Archiva Planilla F1-20-B bien no registrado bien registrado Anexar en F-1-1-20 como "no Identificado" Rotular bien Verificar bienes registrados sin ubicar Cambiar estado a "faltante" Figura 29. para efectos de control. localización y/o responsable Planilla F-1-20-B [Cotejada] Revisar características físicas. el levantamiento del inventario físico de bienes de una dependencia. 3.

6. es decir. su localización física y el responsable de su uso (Recolección de datos bienes muebles levantamiento físico: Formato F-I-20-B).3. modelo. donde se le indica el tiempo empleado en el levantamiento físico. Si no está registrado en el sistema. 6. usando la planilla que registra los datos de las características físicas del bien. Coteja cada bien registrado en la planilla F-I-20-B contra los registros automatizados del inventario de bienes de la ULA. localización y/o responsable. cantidad de bienes identificados físicamente y no registrados en el Actores Registrador de Bienes (Externo) Sistema de Control de Bienes Muebles Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes . si existen bienes registrados en el sistema que no fueron ubicados físicamente en la dependencia. se procede a marcar el bien con el número de inventario suministrado por el sistema y se actualizan sus datos en caso de ser necesario.1. tales como: marca. realizando un justiprecio. se cambia la condición o estado de los mismos como “bienes faltantes”.4.1. 8. no está marcado.5. reflejándolos también en el informe final. serial. Actividades Realiza el levantamiento del inventario físico de los bienes en la dependencia asignada.2. 6. Revisa los datos de los bienes registrados en las planillas de recolección de datos de levantamiento físico (Formato F-I-20-B). se anexan al informe final como “bienes no identificados (no marcados)”.3. 6. 6. color. Si el bien ya tiene asignado un número de inventario y no está registrado en el sistema. Modifica los datos que reflejan las características físicas de un bien o agrega los datos de un bien no registrado o modifica la condición o estado de un bien como bienes faltantes. 6. Si el bien está registrado y existen diferencias en las características físicas. se agregan los datos de este bien en el sistema. cantidad de bienes inspeccionados. 7.3. localización y/o responsable. 9.2. 6. Si está registrado en el sistema. se verifica si está registrado en el sistema. Por otra parte. se actualiza en el sistema automatizado los datos de alguna característica física. Si el bien no tiene ninguna identificación. Elabora informe que será enviado a la dependencia. suministrando algunos datos de sus características físicas.

cuando los Registradores de Bienes (Externos) elaboran el informe mensual de actividades realizadas.3. Para el caso de los bienes no marcados. Termina: Cuando los Registradores de bienes (Externos) reciben la hoja de asignación mensual de trabajo. • Fronteras: Inicia: A final de cada mes. 10. En este sentido. se le solicita a la dependencia la certificación de propiedad de los mismos y una exposición de motivos por los cuales estos bienes no están incorporados al inventario. los procesos de apoyo que fueron identificados dentro del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles son básicamente procesos de administración y control de bienes.3 Procesos de Apoyo Los procesos de apoyo agrupan a todos los procesos y actividades que sirven de soporte a los procesos primarios o fundamentales de una organización o empresa. Envía copia del informe a la Dirección o Jefatura de la dependencia donde se realizó el inventario físico de bienes. 11. Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes 3. al Vicerrectorado Administrativo. las cuales son realizadas por los Registradores de Bienes (Externos). cantidad de bienes no marcados y cantidad de bienes faltantes.1 Objetivo del proceso: Planificar y controlar la ejecución de las actividades de rotulación e inventarios físicos de bienes solicitados por una determinada dependencia. a la Dirección de Finanzas y a Auditoria Interna. Archiva el informe original con las planillas de levantamiento físico F-I-20-B. .Actividades sistema. entre ellos están: • • Proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes y Proceso de Rendición mensual de la Gestión de Bienes Planificación y Control de la Gestión de Bienes • 3.

• Diagrama general del proceso: <<regla>> <<actor>> • Director de Finanzas • Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes • Ley Orgánica de procedimientos Administrativos. • Manual de procedimientos para el control de activos fijos. Diagrama de Actividades del proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes . Diagrama del proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes • Diagrama de Actividades: Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (externo) Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Asignación de trabajo mensual [consulta] Estimar porcentaje de actividades ejecutadas Revisar Asignación de trabajo pendientes Asignación de trabajo mensual [consulta2] Planificar actividades de rotulación e inventaio físico Recibir planificaión de actividades Figura 31. <<objetivo>> Planificar y controlar las actividades inherentes al registro y control de los bienes muebles y específicamente para la incorporación de bienes y el levantamiento del inventario físico de bienes en las dependencias <<controla>> <<regula>> <<alcanza>> <<Información>> • Hoja de asignación de trabajo mensual realizado • Solicitudes de incorporación de bienes muebles • Solicitudes del levantamiento del inventario físico <<requiere>> <<proceso>> 1. PLANIFICACIÓN y CONTROL DE LA GESTIÓN DE BIENES <<Información>> • Hoja de asignación de trabajo mensual <<ejecuta>> <<suple>> <<actor>> • Jefe de la OCCB • Registrador de Bienes <<Información>> • Sistema de Control de Bienes Muebles • Sistema de Correspondencia Figura 30. • Código de Ética del Funcionario Público.

Procedimiento: Actores

Actividades 1. Elabora el informe mensual de actividades realizadas, especificando la cantidad de comprobantes de adquisición de bienes codificados, la cantidad de bienes rotulados por comprobante de adquisición, los levantamientos de inventario físico realizados, entre otros. 2. Imprime original y copia del informe y lo remite al Jefe de la Oficina. 3. Revisa el informe mensual de actividades de cada uno de los Registradores de Bienes (Externos) y devuelve copia debidamente firmada a cada Registrador. 4. Calcula el porcentaje de trabajo realizado por cada uno de los Registradores, así como el porcentaje de trabajo pendiente por ejecutar. 5. Elabora la planificación mensual de actividades que será llevada a cabo por la Oficina Central de Control de Bienes, en función de las nuevas solicitudes de incorporación de bienes, del número de bienes pendientes por rotular, así como de los levantamientos de inventario físico a realizar. 6. Envía hoja de “asignación de trabajo mensual” a la Secretaria de la Oficina, para que se las remita a los Registradores de Bienes (Externos). 7. Entrega la hoja de “asignación de trabajo mensual” a cada Registrador de Bienes (Externo).

Registrador de Bienes (Externo)

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

3.3.2

Rendición Mensual de la Gestión de Bienes

Objetivo del proceso: Rendir informe a la Dirección de Finanzas de las actividades mensuales realizadas por la Oficina Central de Control de Bienes en cuanto a la gestión de bienes muebles.

Fronteras: Inicia:

A final de cada mes, cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes recibe el informe mensual de actividades realizadas por los Registradores de Bienes (Externos). Termina: Cuando la Dirección de Finanzas recibe el informe sobre la gestión mensual de Bienes.

Diagrama general del proceso:

<<regla>>
• Ley Orgánica de procedimientos Administrativos. • Manual de procedimientos para el control de activos fijos.

<<actor>>
• Director de Finanzas • Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

<<objetivo>>
Elaborar el informe de rendición mensual de las actividades realizadas por el personal de la Oficina Central de Control de Bienes para el registro y control de los bienes muebles de la institución.

<<controla>> <<regula>>

<<alcanza>>

<<Información>>
<<requiere>> • Hoja de asignación de trabajo mensual • Informe mensual de actividades realizadas por un Registrador de Bienes

<<proceso>>
<<Información>>

2. RENDICIÓN MENSUAL DE LA GESTIÓN DE BIENES

• Informe de la gestión de bienes

<<ejecuta>>

<<suple>>

<<actor>>
• Jefe de la OCCB • Registrador de Bienes

<<Información>>
• Sistema de Control de Bienes Muebles • Sistema de Correspondencia

Figura 32. Diagrama del proceso de Rendición Mensual de la Gestión de Bienes

Diagrama de Actividades:
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Dirección de Finanzas

Registrador de Bienes (externo)

Asignación de trabajo mensual [ejecutado]

Enviar al Jefe de la Oficina

Revisar ejecución de actividades

Estimar porcentaje de trabajo realizado

Informe de gestión de la Oficina [original]

Elaborar Informe de gestión de la Oficina para un periodo determinado

Archivar Asignación de trabajo mensual Revisar Informe de Gestión Informe de gestión de la Oficina [copia] Archivar Informe de gestión

Figura 33. Diagrama de Actividades del proceso de Rendición Mensual de la Gestión de Bienes

Procedimiento: Actores

Actividades 1. Revisa el informe mensual de actividades realizadas por cada uno de los Registradores de Bienes (Externos). 2. Calcula el porcentaje de trabajo realizado por los Registradores de Bienes, tomando como base la hoja de asignación de trabajo mensual y el informe de actividades realizadas por cada uno de ellos. 3. Elabora el informe de la gestión realizado por la Oficina Central de Control de Bienes durante un determinado período, generalmente de un mes, resaltando el número de comprobantes de adquisición codificados, el total de bienes capitalizados, la cantidad de bienes rotulados, las autorizaciones de trasladados procesadas, el total de bienes trasladados, las desincorporaciones tramitadas, así como el número de levantamientos de inventarios físicos realizados, entre otros.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Actividades 4. Envía el informe de gestión a la Dirección de Finanzas, recibiendo copia del mismo, el cual será devuelta al Jefe de la Oficina. 5. Recibe y archiva copia del informe de gestión realizado en la carpeta asignada para ello.

Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

4

Modelo de Actores y Estructura Organizativa

Dentro de un modelo de negocios o empresarial, los actores son aquellas personas, máquinas o software que ejecutan los procesos de una organización o empresa. Cada uno de estos actores se organizan en estructuras de trabajo llamadas unidades organizativas. El conjunto de unidades organizativas clasificadas en divisiones, departamentos o secciones conforman la estructura organizativa jerárquica de una organización o empresa. Con la finalidad de definir a los diferentes actores que participan en la ejecución del conjunto de procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA, así como de la estructura organizativa que los agrupa, se presenta a continuación una lista detallada de cada uno de estos actores (ver Tabla 1).

Tabla 1. Descripción de Actores, Roles y Responsabilidades Actor Administrador de la Dependencia Rol

Verificador

Es un actor principal que representa al personal encargado de la administración de los recursos materiales y financieros de una dependencia Solicitante

• • • •

Responsabilidades Llevar el registro y control de los proveedores. Realizar el control perceptivo de los bienes que son adquiridos por la dependencia, al momento de recibirlos de su proveedor. Solicitar la incorporación de los bienes adquiridos. Solicitar la autorización del traslado de bienes. Solicitar la desincorporación de bienes. Solicitar la actualización de los cambios de características físicas de un bien, luego de efectuada una reparación o mantenimiento. Solicitar el inventario físico de los bienes adscritos a su dependencia.

Elaborar informe técnico donde se describen las características y el estado de los bienes a desincorporar. Realizar inspección física con la finalidad de constatar el estado físico y características de los bienes. Verificar la disponibilidad de bienes en desuso o inservibles ubicados en los depósitos de la Oficina. Verificar las autorizaciones para los traslados de bienes.Actor Rol • Responsabilidades Llevar el control de los bienes de su dependencia. Elaborar informe de los resultados del levantamiento del inventario físico de una dependencia. organización y Verificador ejecución del registro y control físico de los bienes muebles de la Universidad • • • • • • Perito • • . Verificar que los comprobantes de adquisiciones capitalizables cumplan con lo especificado en los procedimientos administrativos. Verifica que el expediente de bienes conformado por el Registrador de Bienes (Interno) contenga los formatos debidamente llenados. Elaborar informe para el estudio y aprobación de los bienes a incorporarse por donación. Elaborar el informe de rendición de la gestión realizada por la Oficina durante un determinado período. para efectos de donación. exigiendo responsabilidad al personal que los utiliza en el uso y custodia de los mismos. Revisar que la asignación de códigos de inventario corresponda con los bienes adquiridos y que los comprobantes de adquisición hayan sido registrados correctamente con su código contable. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes adscritos a su dependencia. Guardia y custodio • Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes • • Es un actor principal encargado de la planificación.

Recibir las resoluciones emitidas por el Consejo Universitario para la incorporación de bienes donados o la desincorporación de bienes. Archivar la autorización de traslados de bienes de una dependencia a otra o a los depósitos de bienes en desuso o inservibles. . Registrar la desincorporación de bienes. Revisar recaudos consignados para la incorporación y desincorporación de bienes. traslado. Archivar la hoja de asignación de trabajo mensual de los Registradores. desincorporación e inventario físico de bienes. Asignar a cada Registrador los expedientes de bienes para su rotulación. Asignar un Registrador para que efectué el levantamiento del inventario físico en una dependencia. Planificar las actividades de registro de bienes. en función de las nuevas solicitudes de incorporación.Actor Rol • Operador del sistema automatizado • • • Planificador • • • Asignador • • Archivador • • Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Recibidor (Receptor) • • Es el personal secretarial que sirve de apoyo en la Revisor ejecución de las • Responsabilidades Registrar el traslado de bienes en el sistema automatizado modificando los datos de ubicación física y responsable de los bienes. Planificar las actividades mensuales de los Registradores. Planificar las actividades de control y específicamente las del levantamiento del inventario físico de bienes en las dependencias. traslado y desincorporación de bienes. Archivar el informe mensual de actividades realizadas por los Registradores. Recibir solicitudes de incorporación. Actualizar el cambio de características físicas de un bien.

con las planillas del levantamiento físico F-I-20-B. clasificar y codificar los bienes muebles con un código único de inventario. autorizaciones de traslados. Elaborar oficios generales dirigidos a las dependencias universitarias e instituciones externas. desincorporaciones. .Actor actividades de la Oficina Central de Control de Bienes Rol • Transcriptor • • • • • Archivador • Registrador de Bienes (Interno) • Codificador • Es un actor principal que representa al Transcriptor personal responsable de la identificación. Identificar. cambios de características físicas y levantamientos de inventario físico. Transcribir los códigos de inventarios y contables en los comprobantes de adquisición de bienes. Emitir cualquier reporte requerido para el control de bienes. Archivar informe de los resultados del levantamiento del inventario físico de una dependencia. Archivar el acta de desincorporación de bienes con los documentos que lo avalan. clasificación y codificación de los bienes de la institución Operador del sistema • • • • • Organizador Responsabilidades Elaborar notas de devolución de solicitudes de incorporación. Archivar las solicitudes de incorporación y los expedientes de bienes incorporados. Elaborar el acta de desincorporación de bienes. Conformar el expediente de bienes incorporados. Elaborar oficio para notificar la realización del levantamiento del inventario físico a una dependencia. Emitir la planilla de recolección de datos (F-I-20) por cada bien incorporado a través del sistema automatizado. Transcribir la forma de flujo de control (F-I-21) para cada de grupo de bienes incorporados. Registrar los datos básicos de un bien en el sistema automatizado.

Actualizar los datos generales de un bien. Ubicar físicamente los bienes y colocar sus placas o etiquetas de identificación. Registrar en el sistema automatizado la información recabada en la actividad de marcado de bienes (datos de ubicación y responsable de los bienes). Mostrar las tablas generales de códigos que permiten identificar. Ejecutar el levantamiento del inventario físico de bienes en una dependencia. Actualizar los datos básicos. así como de la determinación de la condición y ubicación física de los bienes Ejecutor • • • • • Operador del sistema automatizado • • • Archivador Sistema de Control de Bienes Representa al sistema de información que permite capturar.Actor Registrador de Bienes (Externo) Rol Rotulador • Responsabilidades Elaborar las placas o etiquetas de identificación de los bienes a incorporar en el inventario. así como muchos de sus atributos o características. Registrar en el sistema automatizado los bienes faltantes producto de la revisión física de bienes de una dependencia. ubicación física. Archivar los expedientes de bienes incorporados con las planillas FI20 y FI21 debidamente llenadas. Es un actor principal responsable directo del marcado de Transcriptor bienes. contables. Transcribir la forma de flujo de control (F-I-21) para indicar cuando y por quien fue realizado la elaboración de placas o etiquetas y el marcado de bienes. Cotejar cada uno de los bienes inventariados (forma F-I-20-B) contra los registros automatizados. clasificar y describir bienes. responsable y el estado o condición de cada bien. Completar manualmente los datos de ubicación y responsable de los bienes en cada planilla F-I-20. almacenar y recuperar los datos • Consultor • Actualizador • .

ubicación. Aprobar mediante resolución la desincorporación de los bienes que son patrimonio de la Institución. Revisar los informes para la desincorporación de bienes de los activos fijos de la institución. Revisar el informe de gestión del registro y control de bienes realizado por la Oficina Central de Control de Bienes. Asignar automáticamente el código de identificación de cada bien que se va a incorporar por primera vez al inventario. Consejo Universitario Revisor Es un actor secundario que representa al máximo órgano de autoridad de la Institución. donación. coordinar y controlar la ejecución de los recursos financieros. robo. Generar diversos reportes que reflejen características. permuta o inservibilidad. • • • Revisar los informes de incorporación de bienes por donación. Rol • • Generador • Responsabilidades Generar la planilla de recolección de datos (Forma F-I-20) de cada bien registrado. Generar reportes que muestren los bienes incorporados. condiciones entre otros de todos los bienes registrados en el inventario. Aprobar mediante resolución la incorporación de bienes por donación. • Estudiar y revisar informe de incorporación o desincorporación de bienes para una dependencia. Recibir y revisar las resoluciones que avalan la incorporación de bienes por donación y las desincorporaciones de bienes ya sean por venta. Revisor así como supervisar los registros contables de las distintas operaciones financieras.Actor de los distintos bienes muebles que han sido registrados como activos fijos de la universidad. trasladados o desincorporados. • Autorizador • . • Procesador Dirección de Finanzas • Es un actor secundario encargado de dirigir.

1 Verificación de Recaudos por Compra PF .1. T V V.1. S Re.2. es mostrada en la figura 34.1 Control Perceptivo PF . Rv. T Re. Pe V Re Unidad de Auditoria Interna Administrador de la Dependencia .3 Verificación de Recaudos por Producción V. Modelo de Organización del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA Como complemento a la descripción de cada uno de estos actores y sus unidades organizativas se muestra a continuación una tabla que resume la participación de cada uno estos actores en los diversos procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA (ver Tabla 2). la estructura organizativa donde se ubican cada uno de estos actores dentro del contexto universitario.1. Tabla 2.1.1.Por otra parte. Rv. Matriz Procesos vs.2.2. Au Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Actores Procesos PF – 1. Figura 34. Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Dirección de Finanzas Sistema de Control de Bienes Registrador de Bienes (Interno) Registrador de Bienes (Externo) Consejo Universitario Re. Rv Re.1.1 Incorporación de Bienes PF .2 Verificación de Recaudos por Donación PF .1.1.

Pe Rv. Ar Re. Pe. Op V.1 Desincorporación de Bienes por Venta PF – 1. Pe. As. T.1. As Co. Op V. Pe.Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Dirección de Finanzas Sistema de Control de Bienes Registrador de Bienes (Interno) Registrador de Bienes (Externo) Consejo Universitario Re. Au Re.1 Traslado de Bienes entre Dependencias PF – 1.3.3. T.1 Inventario Físico de Bienes PA – 1 Planificación y Control de la Gestión de Bienes PA – 2 Rendición Mensual de la Gestión de Bienes Re Re V.3.4 Desincorporación de Bienes por Robo PF – 1. Ar Cn. Ar Op Re Re.5 Desincorporación de Bienes por Inservibilidad PF – 1. T.3 Asignación de Códigos Ar V. As Rv. Ar Op Pl. Ar Re.2 Traslado de Bienes PF – 1. Pe. Op Ac Ac Ac Ac Ac Ac. T. Op. Ar Donde: • • • • • • • Ac: Actualizador Ar: Archivador As: Asignador Au: Autorizador Cn: Consultor Co: Codificador E: Ejecutor • • • • • • • Ge: Generador Op: Operador Or: Organizador Pe: Perito Pl: Planificador Pr: Procesador Re: Recibidor • • • • • Ro: Rotulador Rv: Revisor S: Solicitante T: Transcriptor V: Verificador Unidad de Auditoria Interna Pe Pe Administrador de la Dependencia . T. Op V. Pe.2. T. Ar V. Ar Re.3. Op. Pe. Op Ar V.3 Desincorporación de Bienes PF – 1. Ac.2 Desincorporación de Bienes por Donación PF – 1. Ge PF – 1. Op T Rv Rv Rv Rv Rv Re. Au Re. Ar Ac Ac Re. Pe. Op. Ge E. V.2. Pl.3. Ge Ac. Au Re. Pr. Au Re. Au Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Actores Procesos PF – 1.4 Rotulación de Bienes PF – 1. Rv.4 Modificación Características Físicas PF – 2.1.3 Desincorporación de Bienes por Permuta PF – 1. Or Ro.2 Traslado de Bienes al Depósito PF – 1. T.

Inventario. mobiliario. PF-2. Tabla 3.1: Inventario artículo 3 Físico de Bienes . <<regla>> REGLA DEL NEGOCIO <<regla>> LEYES • Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos • Ley de Universidades • Ley para la Administración Financiera del Sector Público • Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial Nº 37. las reglas restringen. • Manuales o catálogos de cuentas contables para el sistema de contabilidad pública elaborado por Programa de Modernización de la Administración Financiera del Estado Figura 35. Los diferentes reglamentos. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA La Tabla 3.10.5 Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes En un modelo empresarial. condicionan o controlan la ejecución de los procesos de una empresa. En este sentido. las reglas de negocio constituyen toda la colección de políticas y restricciones que son aplicadas en una organización. Nombre de la Regla Descripción Los bienes muebles que deben ser inventariados lo comprenden todos aquellos equipos.637 del 07-04-2003) • Ley del Sistema Venezolano de Calidad • Ley del Ministerio de Ciencia y Tecnología • <<regla>> • REGLAMENTO • Reglamento del Sistema de Inventario de la Universidad de Los Andes • <<regla>> • CÓDIGOS • Código de Ética del Funcionario Público • <<regla>> • PUBLICACIONES • Publicaciones Nros. políticas y leyes que regulan el registro y control de los bienes muebles de la institución son resumidos en el gráfico de la figura 35.347 del 1712-2001) • Ley contra la Corrupción (Gaceta Oficial Nº 5. 9. colecciones u otros objetos de largo uso y duración y que no se encuentren adheridos Fuente Procesos que Regula RN-1 Tipos de bienes muebles a inventariar PF-1. semovientes. describe las reglas de negocio que fueron derivadas de la revisión de los procesos que son llevados a cabo dentro del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA. Descripción de las Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes ID. así como de los diferentes documentos que constituyen la base legal de este sistema de actividades.20 y 21 de la Contraloría General de la República • <<regla>> • MANUALES • Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente (Gaceta Oficial Nº 38.282 del 28-09-2005) • Manual para el Registro de Bienes Muebles del Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF2003) • Manual de procedimientos para el control de activo fijo.1: Reglamento Incorporación de de Sistema de Bienes.15.

Nombre de la Regla Descripción Fuente Procesos que Regula RN-2 RN-3 RN-4 RN-5 físicamente a edificaciones o terrenos.1: Incorporación de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes PF-1. Todos los bienes muebles capitalizables propiedad de la ULA. Contenido de un Los comprobantes de adquisición Comprobante de de bienes tales como: facturas de adquisición de compra. Bienes artículo 4 Instructivo para el Registro de Bienes Muebles PF-1. Reglamento PF-1. PF-1. Un acta de aceptación. 2: bien mueble).1: Incorporación de Bienes Circular Nº 3. deberán ser registrados. recibos de producción o bienes actas de aceptación de bienes. En este caso todos los bienes llevaran el número Código de 2.1: Oficina Incorporación de Central de Bienes Control de .ID. Un comprobante de adquisición de bienes puede ser: Una factura de compra. si la adquisición es por donación. Comprobante de adquisición de Un recibo de producción. distinguidos y marcados con una Registro y marcado placa metálica o plástica que de bienes muebles contenga el nombre y el escudo de la Universidad. Unidad: es un número correlativo que refleja en forma única cada uno de los bienes que han sido inventariados con el mismo nombre genérico (ocupa 5 posiciones). El código único de identificación de un bien estará conformado por 3 secciones: Grupo. Grupo: es un código numérico que indica el tipo de bien (1: bien inmueble. bienes si la adquisición es por producción. identificación de los Descripción: es un código bienes numérico que describe el nombre genérico del bien (generalmente de 5 posiciones). Descripción y Unidad.1: de Sistema de Incorporación de Inventario. si la adquisición es por compra. la frase Control de Bienes y un código que identifique de forma única cada bien.

para incorporar 2.1: Incorporación de Bienes Reglamento del Sistema de PF-1. serial. color. se debe consignar el recibo de producción de los bienes elaborados. se debe entregar el acta de aceptación de bienes o una carta enviada por el ente externo que dona los bienes y opcionalmente en caso de poseer la factura original de compra de los bienes donados. El informe donde se Requisito para aprueba mediante resolución los aceptar la donación bienes a ser incorporados por de bienes muebles donación detalla las características de los bienes. luego de haberse aplicado un avalúo a los mismos. etc. se debe consignar la factura original de compra y la orden de compra o nota de entrega que originó dicha adquisición y una hoja de seriales de los bienes en caso de que no estén descritos en el Recaudos requeridos comprobante de adquisición.1: Control Incorporación de Interno de la Bienes Administració . su estado físico y el costo unitario de cada uno de ellos. Toda solicitud de incorporación de bienes muebles debe venir acompañada de los siguientes recaudos: 1. Los bienes adquiridos por compra. Nombre de la Regla Descripción Fuente Bienes Procesos que Regula RN-6 RN-7 RN-8 deberán contener explícitamente el precio. Bienes artículo 20. construcción o avalúo Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes PF-1.1: Inventario de Incorporación de la ULA. 3. Registro del precio producción o donación deberán ser de los bienes registrados en el inventario de adquiridos activos al costo de adquisición. modelo.) de los bienes muebles adquiridos por una dependencia universitaria.ID. Si la adquisición es por “producción”. Para realizar la incorporación de bienes que han sido donados a la institución se requerirá de la aprobación previa del Consejo Universitario. Si la adquisición es por “compra”. Manual de Normas de PF-1. cantidad y las características físicas (marca. Si la adquisición es por bienes muebles “donación”.

donación. Reglamento Para realizar la desincorporación del Sistema de PF-1. para establecer las responsabilidades a que diere lugar la perdida o robo de bienes. por Venta artículo 32.3. recibe el bien. la del Sistema de PF-1.3: venta. de Bienes presenten desuso.3: de bienes muebles del inventario de bienes de la ULA es requerida Inventario de Desincorporación la ULA. Para desincorporar bienes por robo. Universitario. evaluador designado por la Dirección de Servicios de la ULA. Nombre de la Regla Descripción respectivamente.4: Bienes. obsolescencia o artículo 30. la cual la ULA. el cual Inventario de Desincorporación podría ser realizado por un perito la ULA.3. de Bienes la previa aprobación del Consejo artículo 28. permuta. Fuente Procesos que Regula RN-9 Requisito para efectuar el traslado de un bien mueble RN-10 Autorización del traslado de bienes RN-11 Requisito para desincorporar bienes muebles RN-12 Causas para la desincorporación de bienes del inventario RN-13 Recaudos para desincorporar bienes muebles por venta RN-14 Recaudos para desincorporar bienes muebles por robo o perdida RN-15 Recaudos para desincorporar bienes muebles por n Central y Descentraliza da Para efectuar el traslado de un bien Reglamento del Sistema de mueble se requiere del PF-1. La desincorporación de bienes muebles del patrimonio Reglamento universitario puede hacerse por del Sistema de PF-1.ID.2: donación. será firmada por ambas partes y artículo 23. unidad que cede y la unidad que artículo 22.3. de las investigaciones realizadas por Robo artículo 37.2: autorización de traslado por parte Inventario de Traslado de Bienes de la dependencia cedente. donde se dejará constancia Inventario de Desincorporación la ULA. avalada por la Oficina Central de Control de Bienes.1: dependencia deberá efectuar un avaluó de los bienes. la dependencia afectada deberá rendir un informe dirigido a Reglamento la Oficina Central de Control de del Sistema de PF-1.2: Inventario de consentimiento mutuo entre la Traslado de Bienes la ULA. Para formalizar el traslado de bienes de una dependencia a otra Reglamento es necesario elaborar la del Sistema de PF-1. Para desincorporar bienes por Reglamento PF-1. deterioro o sea declarada su desaparición física. robo o Inventario de Desincorporación inservibilidad. Para desincorporar bienes del Reglamento inventario por venta. Los cuales serán aplicados a los bienes cuando estos la ULA. la dependencia donante del Sistema de Desincorporación presentará un informe a la Oficina Inventario de por Donación .

La formalización de la desincorporación de bienes en la Universidad. Para desincorporar bienes por inservibilidad. del procedimiento establecido y de las decisiones tomadas para ello.5: Inventario de Desincorporación la ULA. Contraloría Interna.3. identificando y detallando las Recaudos para características de los bienes a desincorporar bienes desincorporar. identificando y detallando bien mueble por las características de los bienes y inservibilidad argumentando los motivos por los cuales dichos bienes deben desincorporarse. Reglamento del Sistema de PF-1. Acta de desincorporación de además de anexar la aprobación del Consejo Universitario.ID. por Inservibilidad artículo 38. la dependencia rendirá un informe dirigido a la Oficina Central de Control de Bienes. por Permuta artículo 36. Reglamento del Sistema de PF-1. Procesos que Regula RN-16 RN-17 RN-18 Central de Control de Bienes indicando en él. la dependencia rendirá un informe dirigido a la Recaudos para Oficina Central de Control de desincorporar un Bienes. Descripción Fuente la ULA. de Bienes artículo 39. artículo 36. Nombre de la Regla donación. Reglamento del Sistema de PF-1. Dicha bienes acta deberá llevar la firma del Vicerrector Administrativo.3: Inventario de Desincorporación la ULA.3: Inventario de Desincorporación la ULA. los bienes donados. será registrada a través de un Acta. en la cual se deja constancia de los bienes desincorporados. . Para desincorporar bienes por permuta. el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes y Representantes de la dependencia que desincorpora los bienes. consignando muebles por además la cotización de los nuevos permuta bienes recibidos a cambio y la carta de aceptación por parte del proveedor donde se especifican los bienes que se reciben y sus respectivos montos. así como las características y condiciones de dicha operación.3.

1. un evento es una acción de muy corta duración y que señala el inicio o fin de la ejecución de un proceso o actividad.1. Por lo general. es el modelo de eventos. Dicho modelo permite representar el flujo de trabajo que es llevado a cabo cuando ocurre un evento que proviene desde dentro o fuera del sistema de negocio.1 Verificación de Recaudos por Compra PF – 1. programados o no programados.2.1 Control Perceptivo .3 Verificación de Recaudos por Producción PF – 1.1 Desincorporación Bienes por Venta Eventos Entrega de bienes muebles Solicitud de incorporación de bienes Solicitud de traslado de bienes Solicitud de desincorporación de bienes Solicitud de donación de bienes √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ Notifica cambio de característica física Solicitud de levantamiento de inventario físico Con la finalidad de modelar el flujo de trabajo asociado a cada uno de los eventos identificados en la tabla 4.1.3 Asignación de Códigos PF – 1.3. Los eventos pueden ser clasificados como externos o internos.1.1.3 Desincorporación Bienes por Permuta PF . Procesos PF – 1. Matriz Eventos vs.2 Traslado de Bienes PF . frecuentes o casuales.4 Rotulación de Bienes PF – 1. entre otros. Físicas de un Bien PF – 1.3.5 Desincorporación Bienes por Inservibilidad PF .1.3.1.1. Tabla 4.2 Verificación de Recaudos por Donación PF – 1. se muestra a continuación una serie de diagramas de eventos que modelan la secuencia de ejecución de procesos luego de la aparición de un evento (véase Figuras 36-41). Un evento puede también.2. Los diferentes eventos que fueron identificados dentro del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA son resumidos en la tabla 4.3.1.2 Desincorporación Bienes por Donación PF .6 Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes Otro de los aspectos fundamentales que puede ser capturado en un modelo de negocio. cambiar el estado de uno o más de los objetos o conceptos presentes en un sistema de negocio.3. PF – 2.2.4 Modificación Caract.1 Inventario Físico de Bienes PF – 1.1.4 Desincorporación Bienes por Robo Procesos F – 1.

Informes de soporte [Inservibilidad] [Robo] 1.2.2.2 Traslado de Bienes al Depósito <<objeto>> Bienes trasladados <<Información>> Autorización de Traslado de Bienes Certificada Figura 37.3 Desincorporación por Permuta <<proceso>> <<Información>> Solicitud de desincorporación de Bienes.3.2.3. Comprobantes de adquisición codificados <<evento>> Solicitud de incorporación de bienes <<proceso>> 1. Comprobantes <<proceso>> [Compra] 1. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Desincorporación de Bienes .2 Verificación de Recaudos por Donación <<proceso>> [Producción] 1. Flujo de Trabajo asociado a los Eventos: Entrega de Bienes y Solicitud de Incorporación de Bienes <<evento>> Solicitud de traslado de bienes [Dependencia] <<proceso>> 1.1.3.1 Verificación de Recaudos por Compra <<proceso>> [Donación] 1.5 Desincorporación por Inservibilidad Figura 38.3 Asignación de Códigos <<Información>> Expediente de bienes a incorporar <<Información>> Expediente de bienes incorporados. Informes técnicos.1.1.3 Verificación de Recaudos por Producción <<proceso>> 1. Resolución Consejo Universitario <<evento>> Solicitud de desincorporación de bienes [Permuta] <<proceso>> 1.1. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Traslado de Bienes <<proceso>> [Venta] 1.2.1 Desincorporación por venta <<Información>> Acta de desincorporación.1.<<evento>> Entrega de bienes muebles <<Información>> Comprobantes de Adquisición de Bienes <<proceso>> 1.1 Control Perceptivo <<Información>> Solicitud de Incorporación.4 Desincorporación por Robo <<objeto>> Bienes desincorporados <<proceso>> 1.1.2.1 Traslado de Bienes entre dependencias <<proceso>> <<Información>> Planilla de Autorización de Traslado de Bienes [Depósito] 1.4 Rotulación de Bienes <<objeto>> Bienes marcados Figura 36.3.

5 Desincorporación por Donación <<Información>> Solicitud de donación de bienes <<objeto>> Bienes donados Figura 39.4 Modificación Características Físicas <<Información>> Planillas F-I-20 de cada uno de los bienes modificados Figura 40. concretas o abstractas que están presentes y son de interés a un sistema de negocio.3. fungen como recursos para la ejecución de las diferentes actividades asociadas a los procesos de negocio ejecutados en una empresa. un modelo de objetos es representado gráficamente a través de uno o más diagramas de clases en UML. Informes técnicos. En este sentido.1 Inventario Físico de Bienes <<objeto>> Bienes marcados. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Donación de Bienes <<evento>> Notifica cambio de característica física <<Información>> Notificación cambio característica física de bienes <<proceso>> 1.<<evento>> Solicitud de donación de bienes <<Información>> Acta de desincorporación. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Notifica cambio de característica física <<evento>> Solicitud de levantamiento inventario físico <<Información>> Solicitud de levantamiento inventario físico <<Información>> Informe de resultados del inventario físico de bienes <<proceso>> 2. donde se describen los diferentes objetos del negocio y sus relaciones. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Levantamiento Inventario Físico 7 Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes Un modelo de objetos representa el conjunto de entidades (objetos o conceptos). Bienes no identificados. Bienes faltantes Figura 41. Resolución Consejo Universitario <<proceso>> 1. Cada una de estas entidades denominadas objetos de negocio. .

donde en cada uno de ellos. tal como se muestra en las figuras 42-46. producidos o transformados por un proceso de negocio particular de este sistema. se modelan los objetos de negocio que son utilizados. Figura 42. creados. el modelo de objetos de negocio lo constituye un conjunto de diagramas de clase en UML.Para el Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Incorporación de Bienes Muebles .

Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Traslado de Bienes Muebles Figura 44.Figura 43. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Desincorporación de Bienes Muebles .

Figura 45. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Modificación de Características Físicas Figura 46. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Inventario Físico de Bienes .

Procesos de Negocio PF .1 Incorporación de Bienes Procesos de Negocio Objetos de Negocio Dependencia Solicitud de Incorporación Nota de Devolución Recaudo de Incorporación Orden de Compra Nota de Entrega Comprobante de Adquisición Factura de Compra Recibo de Producción Acta de Aceptación Proveedor Manual de Códigos Bien Mueble Etiqueta de Identificación Personal Registrador de Bienes Control Registro Bienes Forma de Control de Flujo (F-I-21) Forma Recolección Datos (F-I-20) Expediente de Bienes Localidad Informe Resolución Consejo Universitario Autorización de Traslado Notificación de Robo Recaudo por Robo Informe de Hechos Informe Denuncia CICPC Informe Desincorporación por Robo Notificación Acciones del CICPC Expediente Bienes Hurtados Solicitud Desincorp.1.3 Mantenimiento de Bienes PF – 2.1 Inventario Físico de Bienes PF .2 Custodia de Bienes PF . que indica los objetos de negocio que son utilizados como recursos en cada uno de los procesos principales y de apoyo de alto nivel. Tabla 5. Procesos de Negocio. por Venta Informe Desincorp.Finalmente.1. la Tabla 5 muestra la matriz Objetos de Negocio vs.3 Desincorporación de Bienes PF – 2.2 Traslado de Bienes . Matriz Objetos de Negocio vs. en dicha matriz se señala cuando un objeto de negocio es creado (C). usado (U) o actualizado (A).1. por Venta U CU C U U U U U U U U U CUA C U U CA CUA CUA CU U CU U U U U U UA U UA UA UA UA U U U U CU U U U U U CU CU CU U CU UA PF – 2.1.4 Modificación Características Físicas PF . Adicionalmente.

1.1. por Permuta Informe de Recomendaciones Ente Externo ULA Solicitud Donación de Bienes Informe Desincorp. Por Donación Acta de Desincorporación Solicitud Cambio Características Notificación Cambio Realizado Solicitud Inventario Físico Jefe Oficina Central Control Bienes Levantamiento Inventario Físico Forma F-I-20-B Informe Resultado Inventario Físico U CU U U U U U CU CU U U CU CU U C U U CUA CUA C PF – 2.1.3 Desincorporación de Bienes PF – 2. por Inservibilidad Informe Desincorp. por Permuta Recaudo por Permuta Informe Técnico Cotización Bienes Carta Aceptación Proveedor Informe Desincorp.1 Incorporación de Bienes Procesos de Negocio Objetos de Negocio Solicitud Desincorp.2 Custodia de Bienes PF .3 Mantenimiento de Bienes PF – 2.1 Inventario Físico de Bienes PF .4 Modificación Características Físicas PF .1.PF .2 Traslado de Bienes . por Inservibilidad Solicitud Desincorp.

Anexo A Planillas y Formatos .

.

Anexo B Glosario de Términos .

.

Oficina Central de Control de Bienes. Venezuela (2005). Publicado en Gaceta Oficial Nº 38. Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente. Programa de Actualización Profesional en Ingeniería de Software. Mérida.: BMM: A Business Modeling Method for Information Systems Development. 7. Publicación Nº 9 Actualizada (Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de Bienes nacionales). Universidad de Los Andes. Programa de Modernización de las Finanzas Públicas. Facultad de Ingeniería.. Contraloría General de la República (1988).. República Bolivariana de Venezuela. Barrios. Montilva.. Universidad de Los Andes.. J. J. Reglamento del Sistema de Inventario. Curso de Modelado de Sistemas usando UML 2. 5.. CEISoft.0. J. Venezuela (2005). I. Besembel. Besembel. 6. 4. I. Venezuela (2005). Programa de Actualización Profesional en Software Empresarial basado en Componentes. Montilva. J. Mérida. Venezuela. Venezuela (2005). Barrios. 3. Ministerio de Finanzas (2003). Taller Modelado de Negocios Orientado por Objetos.. Escuela de Sistemas. J. 2. 8. Mérida. .282 de fecha 28 de septiembre de 2005.Referencias Bibliográficas 1. Curso de Ingeniería de Requisitos. Montilva. CEISoft. Manual para el Registro de Bienes Muebles. Mérida. Mérida.

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