Venezuela Manual Procedimiento Control Gasto Alcaldia

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
NUCLEO RAFAEL RANGEL

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONOMICAS,
ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS GASTOS

EN FUNCION DE OPTIMIZAR LA GESTION EN LA ALCALDA DEL
MUNICIPIO URDANETA ESTADO TRUJILLO
Autor: Vsquez Jos.

C.I: 18.097.478
.
Trujillo, Marzo 2010

TRUJILLO

Autor: Vsquez Jos.

C.I: 18.097.478
Tutor: Prof. Valera Jos L.
Trabajo Especial de Grado presentado ante la Universidad de Los Andes para

optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica.
AGRADECIMIENTO
A Dios Todopoderoso por todo lo bueno que ha puesto en mi camino,
por su luz e infinita bondad, al iluminarme el sendero y proporcionarme la
alegra de culminar mi carrera.
A la Virgen del Carmen por proteger mi camino con su manto sagrado.
A mis padres, Mara Adelina y Ramn; quienes en todo momento han
estado a mi lado dndome su apoyo y estimulo para salir adelante; que con
su bondad, amor y esfuerzo han guiado mi vida iluminndome al sendero
hacia mi propio encuentro, LOS AMO.
A mis hermanos, Yusmari, Nelson, Rodolfo y Lus Enrique; por su
apoyo y compaerismo, les dedico mi triunfo y les agradezco todo el amor y
cario que me han brindado, junto a ustedes descubr el sentido de la vida.
LOS QUIERO MUCHO.
A mi novia Olimpia; fuente de estimulo y cario que de una u otra
manera est pendiente de brindarme su apoyo, confianza y amor en todo
instante. TE AMO.
A mis tos Enma y Mauro; por brindarme siempre su confianza, cario,
amistad y por ser tan especiales e incondicionales en todos los momentos
que los he necesitado, gracias y que Dios les de lo ms hermoso que se
merecen. LOS QUIERO.
A mis primos; Anibal, Mariela, Yohana, Marielba, Margarita, Yoleida,
Yolanda, Arelis y a todos aquellos que por motivos de espacio no nombro,
por ser fuente de estimulo y cario que me impulsaron hacia el logro de mi
meta.
A mis amigos y compaeros; en particular Idemarys, Vctor, Erika,
Eveln, Miguel, Robert y Danny, con quienes comparto una amistad,
ii
confianza en momentos difciles y agradables de mi vida. DIOS LOS

BENDIGA.
A mi abuela Patrocinia (+); aunque tu no ests fsicamente siempre te
recordar y que Dios te tenga en el reino de los cielos. TE QUIERO MUCHO.
Jos
iii
DEDICATORIA
A Dios Todopoderoso y a la Santsima Virgen, por ser mis guas
espirituales, por cuidar y proteger cada paso de mi vida.
A mis padres y hermanos, que con su cario y enseanza hoy tengo
este gran logro, siempre los llevar en mi corazn.
A mis compaeros y amigos, fueron muchos los recuerdos gratos que
compart con ustedes, muchas gracias.
A mi tutor acadmico, por la colaboracin y atencin prestada en la
elaboracin de esta tesis.
A los profesores Mary, Ligia, Yanceth, Marily, Zaira y todos los que de
alguna u otra forma colaboraron a lo largo de mi carrera.
A la Ilustre Universidad de Los Andes (NURR), por ser la institucin en
donde he aprendido muchas situaciones esenciales para mi desarrollo.
A todos los dems familiares y amigos, que de alguna u otra manera
siempre me apoyaron y creyeron en mi.
A todos MUCHAS GRACIAS!

.
Jos
iv
NDICE GENERAL
Pg.
ACTA DE VEREDICTO ....................................................................................i
DEDICATORIA ................................................................................................ii
AGRADECIMIENTO.......................................................................................iv
NDICE GENERAL ..........................................................................................v
NDICE DE FIGURAS.................................................................................... vii
NDICE DE CUADROS................................................................................. viii
NDICE DE TABLAS ......................................................................................ix
NDICE DE GRFICOS...................................................................................x
RESUMEN ................................................................................................. .xi
INTRODUCCIN ............................................................................................ 1
CAPTULO I. EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema..................................................................... 3
Formulacin del Problema........................................................................ 6
Sistematizacin del Problema .................................................................. 6
Objetivos de la Investigacin .................................................................... 7
Objetivo General ................................................................................ 7
Objetivo Especficos........................................................................... 7
Justificacin de la Investigacin ............................................................... 7
Delimitacin de la Investigacin ............................................................... 8
CAPTULO II. MARCO TERICO
Antecedentes de la Investigacin ............................................................. 9
Bases Tericas....................................................................................... 11
Definicin de Trminos Bsicos ............................................................. 36
Mapa de Variables.................................................................................. 38
CAPTULO III. MARCO METODOLGICO
Tipo de Investigacin.............................................................................. 39
Diseo de Investigacin ......................................................................... 40
Poblacin y Muestra ............................................................................... 40
Tcnica e Instrumento de Recoleccin de Informacin .......................... 41
Validez.................................................................................................... 41
Presentacin y Anlisis de los Resultados ............................................. 42
CAPTULO IV: ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS
Anlisis e Interpretacin de los Resultados .......................................... 43
CAPTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones .......................................................................................... 57
Recomendaciones .................................................................................. 60
CAPTULO VI. PROPUESTA

Propsito de la propuesta..................................................................... 62
Estructura de la propuesta ................................................................... 62
Presentacin del manual.............................................................. 63
ndice ........................................................................................... 64
Objetivo........................................................................................ 65
Introduccin ................................................................................. 66
Instrucciones para su uso ............................................................ 67
Glosario de trminos .................................................................... 68
Base legal .................................................................................... 69
Parmetros .................................................................................. 70
Compromiso del gasto ................................................................. 74
Elaboracin de la Orden de pago ................................................ 75
Realizacin del pago.................................................................... 76
Procedimiento general de la gestin del gasto en la alcalda del
municipio Urdaneta estado Trujillo ............................................... 70
Unidades involucradas ........................................................ 77
Formatos emitidos ............................................................... 77
Actividades del procedimiento general de la gestin del gasto
en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo........... 78
Flujograma........................................................................... 80
Simbologa utilizada ............................................................ 83
Formularios.......................................................................... 84
BIBLIOGRAFA ............................................................................................ 88
ANEXOS
Solicitud de validacin ............................................................................ 91
Constancias de validacin ...................................................................... 92
Instrumento de recoleccin de datos ...................................................... 95
vi
NDICE DE FIGURAS
Figuras.
1
2
3
Pg.
Procedimientos generales del control de los gastos........................30

Mtodos de valorizacin del inventario.............................................27
Mapa de variables ............................................................................38
vii
NDICE DE CUADROS
Cuadros.
1
2
Pg.
Mapa de variables ............................................................................38

Baremo de interpretacin de la media aritmtica .............................43
viii
NDICE DE TABLAS
Tablas.
1
2
3
4
5
6
Pg.
Media aritmtica de los tipos de controles aplicados a los gastos....44
Media aritmtica de los principios bsicos del control de gastos......46
Media aritmtica de los momentos del control presupuestario de
gastos .............................................................................................. 48
Media aritmtica de los puntos clave del control de los gastos ........50
Media aritmtica de las normas que rigen el control de los gastos . 52
Media aritmtica de los procedimientos implcitos en el control de los
gastos ...............................................................................................54
ix
NDICE DE GRFICOS
Grficos
1
2
3
4
5
6
Pg.
Media aritmtica de los tipos de controles aplicados a los gastos....45

Media aritmtica de los principios bsicos del control de gastos......47
Media aritmtica de los momentos del control presupuestario de
gastos .............................................................................................. 49
Media aritmtica de los puntos clave del control de los gastos ........51
Media aritmtica de las normas que rigen el control de los gastos . 53
Media aritmtica de los procedimientos implcitos en el control de los
gastos .............................................................................................. 55

TRUJILLO

Autor: Vsquez Jos.

Tutor: Prof. Valera Jos L.
Ao: 2010
RESUMEN
Los gastos de las alcaldas requieren de la implantacin de un control
interno eficaz y eficiente que permita la ejecucin de las actividades con la
mayor transparencia posible. El objetivo general de esta investigacin fue
proponer un manual de procedimientos para el control de los gastos en
funcin de optimizar la gestin en la alcalda del municipio Urdaneta estado
Trujillo. Para ello se llev a cabo un estudio en la modalidad proyectiva, con
diseo de campo no experimental. La poblacin estuvo conformada por el
Personal que labora en la Direccin de Hacienda Municipal de la Alcalda del
municipio Urdaneta del estado Trujillo; siendo en total once (11) personas. Se
utilizaron datos recopilados a travs de un cuestionario, validado utilizando el
procedimiento de validacin de contenido. Los resultados permitieron concluir
que en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo; el control de los
gastos se fundamenta en procedimientos especficos que son ejecutados en
funcin de la intervencin material del pago de los gastos, los cuales carecen
de una fiscalizacin previa de los mismos. Sin embargo, actualmente no
existe un manual que de forma clara y sencilla muestre tales procedimientos,
es por ello, que se propone de forma clara y sencilla un manual
Palabras clave: Control, Gastos, Control de Gastos, Normas y
procedimientos, Manual de normas y procedimientos, Alcalda.
xi
INTRODUCCIN
La gestin pblica venezolana trata de ejecut una serie de acciones
para mantener el control de los gastos, los cuales bajo un concepto amplio se
relacionan con el empleo de recursos monetarios para lograr su finalidad. En
consecuencia,
el
control
de
los
gastos
se
centra
en
un
mejor
aprovechamiento de los recursos limitados; pues este permite detectar

desviaciones y corregirlas, de manera que los planes y objetivos
determinados por la entidad sean llevados a cabo.
Desde el contexto del Poder Pblico Municipal, el cual est
representado por la gestin de las Alcaldas; el control de los gastos depende
de la existencia de un manual de Normas y Procedimientos, pues ste es
considerado un requisito de suma importancia, en vista que establece una
gua de trabajo, oficial y racional, para guiar las actividades y formas de
actuar de las personas involucradas.
En este sentido, la implantacin de un manual de normas y
procedimientos vinculados al control de los gastos en una Alcalda, sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo, lo que conlleva a la
planificacin, la cual amerita cumplir ciertos procedimientos enlazados de
manera coherente y secuencial para el logro de una meta propuesta.
As, desde el punto de vista de la Alcalda del municipio Urdaneta
estado Trujillo; un manual de normas y procedimientos para el control de los
gastos, sera el documento que contendra la descripcin de actividades que
deben seguirse en la realizacin de sus funciones y las normas son las
reglas a seguir para la ejecucin de los procedimientos.
Debido a la importancia que tiene el control de los gastos en la
Alcalda
del municipio Urdaneta estado Trujillo, surge esta investigacin,
cuyo objetivo general es proponer un manual de normas y procedimientos.

Para describir las actividades desarrolladas en el presente estudio, se hizo
necesaria la estructuracin del proyecto en captulos. En este caso, se
presenta el captulo I, denominado el problema donde se expresa claramente

el planteamiento del problema, el cual conduce a estudiar
las normas,
procedimientos y tcnicas vinculadas, as como su formulacin, los objetivos

de la investigacin, subdivididos en general y especficos; la justificacin y
delimitacin de la investigacin.
En el captulo II, se presentan los antecedentes del estudio, las bases
tericas que lo sustentan tales como: gastos, control de los gastos,
principios que rigen el control de los gastos, manual, manual de normas y
procedimientos, entre otros; as como la definicin de trminos bsicos y el
mapa de variables.
El captulo III, seala la metodologa que se emple en la
investigacin: el tipo y diseo que se utiliz, la poblacin, la tcnica
instrumento de recoleccin de informacin, la validez del instrumento y la

presentacin y anlisis de los resultados.
Captulo IV, incluye la presentacin y anlisis de los resultados
obtenidos mediante la aplicacin del instrumento. Captulo V: En el se dio a
conocer las conclusiones y recomendaciones derivadas de la investigacin.
Captulo VI se disea el sistema de acumulacin de costos. Finalmente, se
presenta la bibliografa empleada en la investigacin.
CAPTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En Venezuela, la gestin pblica como rgano representante del
gobierno nacional, tiene a su cargo la justa ejecucin de los gastos, los
cuales son partidas utilizadas para describir las obligaciones que surgen en
la gestin pblica por concepto de: personal, materiales y suministros,
servicios no personales, activos reales, activos financieros, servicios de la
deuda, transferencias y donaciones. Sin embargo, los efectos de la crisis
econmica que ha venido padeciendo el pas, ha contribuido entre otras
cosas, a la disminucin de la calidad de los servicios pblicos y por ende, al
incremento de los gastos de estos servicios.
La gestin pblica se ha visto afectada por la ausencia de la bsqueda
constante de medios que le permitan ejecutar las tareas encomendadas de
forma idnea. Asimismo, el uso de medios inadecuados, impide el alcance
eficaz y eficiente de los objetivos propuestos. Actualmente, est conformada
por tres Poderes: Poder Nacional, Estadal y Municipal, esto trae como
consecuencia la generacin de ajustes en las instituciones que representa al
Estado, as como tambin ha generado cambios en el estilo de gestin
pblica como tal. En el caso municipal, la gestin es ejecutada por las
Alcaldas, las cuales deben disear los objetivos junto con los lineamientos
necesarios para controlar eficazmente sus gastos.
Dentro de su jurisdiccin, las Alcaldas deben considerar lo establecido
en la Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal (2006) y en la Ley Orgnica
de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control
Fiscal (2001), instrumentos jurdicos que las obliga a seguir una serie de
normas y aplicar un conjunto de procedimientos para lograr un adecuado
control de los gastos. Por tanto, deben implantar medios necesarios para
lograr una ejecucin de los gastos, que les permita cubrir las necesidades y
demandas bsicas de los habitantes de cada municipio.
No obstante, de acuerdo a la Red Inter-Municipal de Ayuda Urbana
(2002),
para
las
Alcaldas
lo
ms
difcil
no
ha
sido
el
actuar
administrativamente bien, sino el cumplir con las normas establecidas y

aplicar los procedimientos necesarios para ejecutar eficientemente sus
actividades, incluyendo el control de los gastos. Partiendo de ello, la
actuacin de las Alcaldas, viene desplegada de aspectos tericos-prcticos,
que conllevan a que su personal pueda captar los conocimientos que en
circunstancias determinadas, requieren para ejercer las funciones que se les
haya sido impuesta.
Las Alcaldas para ejercer el pleno control de sus gastos, tienen la
necesidad de utilizar manuales de procedimientos, los cuales contienen la
descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por el personal
responsable y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son
cumplidas. Tales manuales renen normas internas, procedimientos,
reglamentos, directrices y formatos que deben seguirse en funcin de
objetivos que se hayan planteado para los mismos.
Tomando el criterio de Catacora (1997), se puede decir, que los
manuales de procedimientos son fundamentales en la gestin de una
Alcalda, pues sin ellos se desaprovechan recursos, tanto financieros como
humanos. En general, estos manuales les permite mantener un control sobre
los gastos, en funcin de reglas claras y especficas, asimismo les permite
hacer correcciones en caso de ser necesario sobre los controles aplicados.
Desde el mbito de la Alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo,
el desarrollo de las actividades implcitas en el control de los gastos y la
calidad de los servicios prestados, debe fundamentarse en la documentacin
de normas y procedimientos, que el personal debe ejecutar para la

culminacin de sus tareas en general; esto impulsa a contar con manuales,
que les permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones en las
asignaciones y actividades encomendadas, originalmente a la alcalda como
tal.
Sin embargo, segn conversaciones establecidas con el personal que
labora en la Hacienda Municipal de la Alcalda del municipio Urdaneta estado
Trujillo; a travs de una entrevista exploratoria, se detectaron
algunas
deficiencias en cuanto al control de los gastos y que se han sido recabadas

de conversaciones y visitas a la mencionada alcalda. Se evidenci la
inadecuada distribucin de las labores de control, as como un ineficiente
control sobre cada una de las actividades relacionadas a los gastos.
Asimismo, se observa la inexistencia de un sistema de normas que
resguarde los registros e informes vinculados a los gastos incurridos, aunado
al hecho, que se ha utilizado dinero en otras partidas que no haban sido
presupuestadas como gastos. Esto puede deberse principalmente a que en
la alcalda no existe un manual de normas y procedimientos que les permita
ejecutar internamente un control adecuado de los gastos y a su vez, lo haga
ms fuerte y se centre en el acceso limitado de los registros, separacin de
funciones y autorizacin de transacciones.
En caso de que la Alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo, no
establezca un manual actualizado y adecuado de procedimientos en funcin
del control de los gastos, se advierte la limitacin de conocimientos que
ayuden la ejecucin de las actividades, procedimientos y controles.
Asimismo, el personal que ejecuta las labores de los gastos, no estarn
preparados para tomar las responsabilidades que esto acarrea, ms an no
podrn competir con la capacidad que otras Alcaldas del estado Trujillo,
puedan adquirir, respecto al uso de los manuales de normas y
procedimientos y a la actualizacin del conocimiento respecto al control de
los gastos.
Para evitar, el pronstico expresado es importante contar dentro de la

Alcalda con un rea especializada en el estudio de actividades y
procedimientos de las partidas de los gastos. De cualquier manera, se
manifiesta la necesidad de elaborar una gua sobre las actividades a
ejecutar, las normas y procedimientos a cumplir, como consecuencia lgica
de intentar un adecuado control de la diversidad de actividades que con
relacin a los gastos se ejecutan.
Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los
proyectos inmediatos que se deben emprender en esta alcalda es la
elaboracin de un manual de procedimientos, que permita optimizar los
procesos administrativos, ejecutar las actividades a seguir y las funciones
necesarias para el desarrollo seguro y preparacin eficiente del control de los
gastos. Debido a ello, surge la necesidad de llevar a cabo la presente
investigacin, la cual se orienta mediante las siguientes interrogantes:
Formulacin del Problema
Cules seran los elementos de un manual de procedimientos para el
control de los gastos en funcin de optimizar la gestin en la alcalda del
municipio Urdaneta estado Trujillo?
Sistematizacin del Problema
De esta interrogante se desprenden las siguientes:
Cul es la situacin actual del control de los gastos en la Alcalda del
Qu normas rigen el control de los gastos en
la Alcalda
del

Cules son los procedimientos que estn implcitos en el control de
los gastos en la Alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo?
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General
Proponer un manual de procedimientos para el control de los gastos
en funcin de optimizar la gestin en la alcalda del municipio Urdaneta
estado Trujillo.
Objetivos Especficos
Describir la situacin actual del control de los gastos en la Alcalda
del municipio Urdaneta estado Trujillo.
Identificar las normas que rigen el control de los gastos en la Alcalda
del municipio Urdaneta estado Trujillo.
Identificar los procedimientos implcitos en el control de los gastos en
la Alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo.
Justificacin de la Investigacin
La Contadura Pblica est surgiendo como uno de los paradigmas
dentro de la Gestin Pblica en el nuevo milenio, convirtindose en una
disciplina prctica que ayuda a mejorar el ejercicio del control pblico, a
travs del establecimiento de manuales de normas y procedimientos.
Tericamente, este estudio se llev a cabo segn criterios de autores que
hacen mencin al tema en estudio y que generan un conocimiento contable
profundizado en la situacin existente actual.
Desde el punto de vista metodolgico, para el alcance de los objetivos
propuestos en la investigacin, se desarroll un tipo de investigacin
proyectiva con diseo de campo no experimental basada en tcnicas e
instrumentos de recoleccin de datos, utilizndose como tcnica para la
recoleccin de datos la encuesta y como instrumento un cuestionario, el cual
permitir obtener la informacin referente al control de gastos a fin de
proponer un manual de procedimientos en la alcalda del municipio Urdaneta
7
estado Trujillo; lo que hace del estudio un sustento metodolgico para futuras
investigaciones relacionadas al tema.
Desde el punto de vista prctico, es importante destacar que la
realizacin de esta investigacin logr mejorar una situacin existente sobre
el control de los gastos en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo,
lo cual servir adems para hacer recomendaciones encaminadas a hacer
nfasis en el seguimiento de un conjunto de normas y procedimientos.
Asimismo, ser una oportunidad para examinar las posturas tericas de los
autores entorno a la temtica y de esa manera poder deslindar las reglas o
normas que definirn el control eficiente y eficaz de los gastos.
Delimitacin de la Investigacin
La
investigacin
se
realiz
procedimientos para el control de
para
proponer
un
manual
de
los gastos en funcin de optimizar la
gestin en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo; por lo que est
enmarcada en la lnea de investigacin de Principios y Normas de
Contabilidad y Sistemas y Procedimientos Contables del Departamento de
Ciencias Econmicas, Administrativas y Contables del Ncleo Universitario
Rafael Rangel de la Universidad de Los Andes, referida a la naturaleza de
la contadura, sus normas, su actuacin, el significado de la informacin
contables y financiera y los principios de contabilidad, incluyendo tambin el
anlisis, el diseo e implementacin de sistemas y procedimientos contables.
La investigacin se ejecut en la alcalda del municipio Urdaneta
estado Trujillo, especficamente en el Departamento de la Hacienda
Municipal de la mencionada alcalda, tomando como base informacin
relevante al ao 2009.
CAPTULO II
MARCO TERICO
El marco terico es un elemento por medio del cual se apoya
tericamente el estudio, su importancia se hace visible en el conjunto de
proposiciones referidas al problema de investigacin tomadas de una o ms
teoras existentes sobre el campo donde ste se ubica, con las
modificaciones que el investigador est en condiciones o capacidad de
introducirles.
Antecedentes de la Investigacin
Los antecedentes de investigacin son estudios relacionados con el
tema de investigacin y si bien no pueden utilizarse como indicios de lo que
se podra encontrar debido a que pertenecen a otro contexto, pueden
proporcionar al investigador ideas acerca de cmo abordar el tema, los
posibles enfoques y guiarlo hacia la bibliografa.
Uzctegui (2006), en su trabajo titulado Manual de procedimientos
administrativos para la optimizacin de la planificacin presupuestaria en la
alcalda del municipio Pampn estado Trujillo, tuvo como finalidad proponer
un manual de procedimientos administrativos que optimicen la planificacin
presupuestaria en la alcalda del municipio Pampn del estado Trujillo. Para
ello llev a cabo un estudio en la modalidad de proyecto factible con un nivel
de investigacin descriptiva y diseo campo, igualmente utiliz datos
recopilados a travs de las tcnicas de revisin documental
y aplic un
cuestionario a doce (12) funcionarios adscritos a los departamentos de

administracin, presupuestos, hacienda pblica municipal de la Alcalda de
Pampn.
De los resultados se recomend implementar el manual de

9
procedimientos administrativos de manera que facilite la participacin de los

empleados adscritos a la alcalda de Pampn; revisar y mejorar cada uno de
los procesos en la etapa de la planificacin presupuestaria para evitar que se
siga ignorando la necesidad de darle solucin a los problemas propios de la
alcalda que de una u otra manera disminuyen la satisfaccin laboral.
El trabajo anterior fue tomado como antecedente a la investigacin,
por cuanto contribuye efectivamente a la misma. Este hace mencin a los
manuales de procedimientos administrativos para la optimizacin de la
planificacin presupuestaria, el cual se relaciona a los gastos, lo que brinda
un sustento terico y a su vez, proporciona una idea de la metodologa clave
a seguir para el desarrollo del estudio.
Fernndez (2006), elabor un trabajo de grado titulado Control Interno
en la Direccin: Administracin y Finanzas de la Alcalda del municipio
Trujillo,
con el objetivo general de evaluar el sistema de control interno
aplicado en la Direccin de Administracin y Finanzas de la Alcalda del

municipio Trujillo. Para ello, desarroll una investigacin de tipo descriptiva
basada en un diseo de capo, la poblacin estuvo conformada por la
totalidad del personal adscrito a la Direccin de Administracin Finanzas de
la Alcalda en estudio. El instrumento utilizado fue un cuestionario, del cual
sus resultados permitieron concluir que existen debilidades en el sistema de
control interno aplicado, por lo que se recomend desarrollar un plan que
permita implantar un proceso efectivo de control interno, permitiendo as su
utilizacin durante los planes y programas que conlleven a la solucin de
problemas existentes.
El trabajo anterior sirve de gua en el desarrollo del presente proyecto,
ste orienta el desenlace de tpicos tericos sobre el control interno el cual
se aplica a los gastos y aporta aspectos importantes relacionados a la
metodologa seguida para el alcance de los objetivos propuestos.
Caridad (2005), con su trabajo de investigacin titulado Propuesta de
normas y procedimientos de gestin de cobro para el departamento de
10
repuestos de la empresa VALCAR, C.A, tuvo como objetivo realizar una

propuesta a partir de un diagnstico el proceso actual de la gestin de cobro
en el departamento de repuesto de la empresa VALCAR, C.A. Utiliz el tipo
de investigacin proyecto factible, y dentro de esta modalidad, un diseo de
campo. La poblacin estuvo conformada por seis (6) trabajadores de la
empresa que realizan las funciones de crdito y cobranza. Para la obtencin
de los datos utiliz un cuestionario cuyos tems estaban elaborados en
relacin directa con las variables del estudio.
Concluy la necesidad de
implementar normas y procedimientos que ayuden ala empresa en su normal

funcionamiento y en sus operaciones y la realizacin de sus actividades,
logrando as el xito de sus gestin, recomendndose poner en marcha la
propuesta en este trabajo, a fin que ejerzan un control ms efectivo en el
departamento de repuestos lo que repercutira en el desarrollo de sus
actividades.
El trabajo anterior fue tomado como antecedente a la investigacin,
pues hace mencin a normas y procedimientos, las cuales se relaciona a los
gastos, lo que brinda un sustento terico y a su vez, proporciona una idea de
la metodologa clave a seguir para el desarrollo del estudio.
Bases Tericas
La bases tericas tienen como funcin definir el significado de los
trminos (lenguaje tcnico) que van a emplearse con mayor frecuencia y
sobre los cuales convergen las fases del conocimiento cientfico(observacin,
descripcin, explicacin y prediccin).Con base en la teora presentada y el
enfoque
individual
del
investigador,
estas
definen
delimitan
conceptualmente los trminos que pueden aparecer involucradas en las

variables de investigacin,(sntomas y causas del problema), en los
planteados. A continuacin se desarrollan los conceptos y teoras que
fundamentan este proyecto de investigacin:
11
Los gastos
Segn Aguirre (1997), los gastos son los pagos que hace una
empresa para funcionar y que no tienen que ver con el proceso productivo o
el objeto social de la misma. Por ejemplo, papelera, sueldos de los
empleados de la administracin y ventas, servicios pblicos de la oficina.
Para Rodrguez (2002), representan el conjunto de desembolsos que debe
realizar una entidad a consecuencia directa o indirecta del ejercicio de sus
actividades empresariales.
Desde el punto de vista del sector pblico, segn la Oficina Nacional
de Presupuesto (ONAPRE) (2005), los gastos son las erogaciones en dinero
que ejecuta el Estado en virtud de una ley para cumplir sus fines, en vista
que el nivel de gasto pblico general y los programas de gastos concretos
que determinan este nivel de gasto, suscitan diversas cuestiones de
eficiencia y equidad.
Tomando en consideracin en qu se gasta en el
sector pblico, se han determinado dos clasificaciones: gastos corrientes, de

capital y aplicaciones financieras.
El gasto corriente, es una erogacin que realiza el sector pblico y que
no tiene como contrapartida la creacin de un activo, sino que constituye un
acto de consumo. Esto es, los gastos que se destinan a la contratacin de los
recursos humanos y a la compra de los bienes y servicios necesarios para el
desarrollo propio de las funciones administrativas.
El gasto de inversin pblica o de formacin de capital pblico (segn
el Reglamento nmero 1 de la LOAFSP), son los realizados con cargo a los
crditos presupuestarios previstos en las diferentes categoras programticas
del respectivo presupuesto, dirigidos a la creacin o aumento de la formacin
bruta de capital, directa o indirecta, de conformidad con las normas e
instrucciones tcnicas que dicte la Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE). El gasto dedicado a la inversin es el gasto dedicado a la
adquisicin de bienes que no son de consumo final, bienes de capital que
12
sirven para producir otros bienes. Tambin existe la siguiente divisin de los
gastos segn la ONAPRE (2005):
1.- Gastos de personal
Incluye remuneraciones por sueldos, salarios y otras retribuciones, as
como
compensaciones
segn
las
escalas,
primas,
complementos,
aguinaldos, utilidades, aportes patronales, obvenciones, subvenciones,

prestaciones sociales, otras indemnizaciones y cualquier otra remuneracin o
beneficio correspondiente a trabajadores del sector pblico, de conformidad
con el ordenamiento jurdico y convenciones colectivas de trabajo.
Igualmente incluye las remuneraciones de los funcionarios electos de los
rganos legislativos, nacional, estadal y municipal; y del personal militar.
2.- Materiales y suministros
Aquellos que renen una o ms de las siguientes condiciones: a)
tienen un perodo corto de uso y durabilidad, generalmente no mayor de un
ao, b) pierden sus caractersticas de identidad por el uso, y c) materiales
que no cumplan con las caractersticas anteriores, pero su costo unitario es
relativamente bajo. El corto uso significa: a) desaparicin por su primer uso.
b) rpido desgaste o deterioro y c) prdida posterior, frecuente o inevitable.
Se incluyen los materiales y suministros y las maquinarias y equipos
que se adquieran para la venta por las instituciones que realizan acciones de
comercializacin. El impuesto al valor agregado aplicable a la adquisicin de
materiales y suministros, se imputa por la genrica 4.03.17.00.00 "Impuesto
al valor agregado".
3.- Servicios no personales
Servicios prestados por personas jurdicas, tanto para realizar
acciones jurdicas, administrativas o de ndole similar, como para mantener
los bienes de la institucin en condiciones normales de funcionamiento.
13
Incluye alquileres de inmuebles y equipos; servicios bsicos; servicios de

transporte y almacenaje; servicio de informacin, impresin y relaciones
pblicas; primas y otros gastos de seguro y comisiones; viticos y pasajes;
servicios profesionales y tcnicos; conservacin y reparaciones menores de
maquinarias y equipos; conservacin y reparaciones menores de inmuebles;
construcciones temporales; servicios de construccin de edificaciones para la
venta y otros servicios.
4.- Activos reales
Comprende los gastos por compra de maquinarias y equipos nuevos y
sus adiciones y reparaciones mayores realizados por los organismos con
terceros.
Incluye,
de
igual
modo,
las
construcciones,
adiciones
reparaciones mayores de edificaciones y obras de infraestructura de dominio

pblico y privado que realiza el Estado mediante terceros, as como los
semovientes, activos intangibles y otro tipo de activos reales que rena como
mnimo las siguientes caractersticas:
Largo uso y duracin. Son bienes que tienen un uso normal que
sobrepasa el ao.
Son de carcter permanente. En este sentido, las maquinarias y
equipos son de naturaleza tal, que pueden utilizarse en forma
continua, por un largo tiempo, sin perder sus caractersticas ni
deteriorar perceptiblemente su estado.
Alto costo. Son bienes cuyo costo unitario es significativo, lo que
amerita considerarlos como bienes nacionales o activos fijos. Las
construcciones del dominio pblico y privado que se incluyen en esta
partida contemplan adems, las conservaciones, ampliaciones,
mejoras y reparaciones mayores que aumentan el valor de las
construcciones y prolongan notablemente su vida til.
14
5.- Activos financieros

Aportes de capital que realicen los organismos del sector pblico a
otros entes del mismo sector, al sector privado o al sector externo, que no
suponen la contraprestacin de bienes o servicios y cuyos importes no son
reintegrables por los beneficiarios, por lo que se constituyen en un aumento
del patrimonio del organismo que los recibe. Se incluye adems la
adquisicin de ttulos, valores, concesin de prstamos, aumento de activos
financieros y la variacin por aumento de inventarios.
6.- Servicios de la deuda
Amortizacin, intereses y otros gastos financieros originados en
operaciones reguladas por la Ley Orgnica de la Administracin Financiera
del Sector Pblico en el Ttulo III del Sistema de Crdito Pblico, sean estas
de corto y largo plazo. Comprende tambin el pago de otras obligaciones
financieras que no representan deuda pblica y la disminucin de otros
pasivos financieros contrados por el sector pblico.
7.- Transferencias y donaciones
Aportaciones que realicen los organismos del sector pblico a otros
entes pblicos, al sector privado, o al sector externo y que no suponen
contraprestacin de bienes o servicios y cuyos importes no sern
reintegrados por los beneficiarios. Incluye las transferencias al exterior para
organismos
pblicos
privados,
que
por
acuerdos
genera
una
contraprestacin.
La Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico
(LOAFSP) (2004), artculo 32 establece que los crditos presupuestarios
expresarn los gastos que se estime han de causarse en el ejercicio, se
traduzcan o no en salidas de fondos del Tesoro. En efecto, el control de los
gastos no debe enfocarse a la disminucin de los mismos, sino ms bien a
un mejor aprovechamiento de los recursos limitados. Vistos bajo esta
15
perspectiva, el control de los gastos
resulta bien sea en mayores o en
menores desembolsos.
Control de gastos
De acuerdo a Rodrguez (2000), la accin de control determina la
seleccin de pautas que deben seguir los participantes de menor nivel para
la toma de decisiones, as como el establecimiento de polticas para poner en
prctica de operacin fijados por la direccin superior.
As mismo para
Gmez (2002), el control es considerado como la ltima etapa del proceso

administrativo, normalmente la planeacin y el control estn relacionados;
incluso algunos autores consideran que el control es parte de la planeacin.
La funcin de control se relaciona estrechamente con las funciones
administrativas de planeacin, organizacin y direccin. El hecho que se
hayan elaborado planes de accin, organizado e integrado los recursos de
una organizacin, no garantiza que hayan de alcanzarse necesariamente los
resultados deseados, ya que pueden presentarse desviaciones entre lo
obtenido y lo planeado. El control se ocupa de detectar las desviaciones y
corregirlas, de manera que los planes y objetivos sean llevados acabo.
Rodrguez (2002), expresa que el control de gastos debe concentrarse
sobre la relacin entre los desembolsos y los beneficios derivados de esos
desembolsos. Los beneficios deseados deben verse como metas y por
consiguiente, deben planificarse suficientes recursos para apoyar las
actividades operacionales que sean esenciales para su logro.
Haciendo mencin a los gastos de las municipalidades, la Ley
Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP)
(2004), seala que estos requieren de la implantacin de un sistema de
control interno eficaz y eficiente que permita la ejecucin de las actividades
con la mayor transparencia posible y de esta manera lograr el cumplimiento
de las metas fijadas en el Plan Operativo Anual.
16
Desde este punto de vista, el control de gastos es toda actividad

ejercida por rgano competente para verificar, de acuerdo a las disposiciones
legales, el correcto manejo de los ingresos, gastos y bienes que posea el
organismo, funcionario o particular a quien se haya encomendado su gestin,
administracin, recaudacin o transferencia.
Controles inherentes a los gastos
Los gastos pblicos, requieren segn la Ley Orgnica de la
Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP) (2004), artculo 135
de tres tipos de controles: control interno, control previo y control posterior.
El Control Interno, es toda actividad ejercida por rgano competente
para verificar, de acuerdo a las disposiciones legales, el correcto manejo de
los ingresos, gastos y bienes que posea el organismo, funcionario o particular
a quien se haya encomendado su gestin, administracin, recaudacin o
transferencia. Es ejercido por todos y cada funcionario que integra la
administracin activa. El control interno de gastos debe ligarse con firmeza
con: 1) las futuras metas y las operaciones planificadas y 2) las
responsabilidades organizacionales. La esencia del control de gastos es el
concepto de un estndar; esto es, el importe mximo de un gasto bajo un
grupo dado de condiciones.
El Control Interno Previo, es aquella accin preventiva que permite
revisar el acto sujeto al control antes de que cause efecto, con el propsito
de verificar la legalidad, veracidad, conveniencia y oportunidad de las
operaciones y actividades bajo su responsabilidad. Cada unidad ejecutora es
responsable de ejercerlo y
luego es pasado por la unidad de trmites
administrativo para su final aprobacin.

El Control Posterior, es el examen de las cuentas que rinden los
funcionarios y las entidades obligadas a ello, con base en los comprobantes
y relaciones de documentos que reflejan las operaciones realizadas, para
verificar su conformidad, sinceridad y legalidad. Es ejercido por los rganos
17
de control fiscal, es decir la Unidad de Auditora Interna y la Contralora

Municipal existente en cada Alcalda. Esta se crea como consecuencia de la
separacin de las funciones de control interno y externo siendo su principal
funcin la de realizar un servicio de examen posterior, pero inmediato, sobre
la marcha de las operaciones administrativas y financieras de cada ente u
rgano adscrito al ejecutivo municipal, la cual debe estar desvinculada de las
operaciones sujetas a su control.
Principios bsicos del control de gastos
Asimismo, la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector
Pblico (LOAFSP) (2004), artculo 136 como principios bsicos del control de
gastos los siguientes:
Vigilar la correcta administracin del Patrimonio Pblico, es el objetivo

bsico elemental primario de la funcin de control, velar porque la
administracin del patrimonio pblico se haga de acuerdo con la ley y
adems sea til y conveniente al inters pblico.
Asegurar las labores de administracin de los recursos, bienes y

fondos pblicos, dentro de un estado de derecho debe asegurarse el
cumplimiento de la normativa existente aplicando en forma amplia, no
solo lo indicado en las leyes, el principio de legalidad sino lo existente
en normas de carcter reglamentario, manuales, instrucciones y
lineamientos que crea una relacin estrecha entre el control jurdico
(cumplimiento de la norma) y el control de gestin en cuanto al
cumplimiento de objetivos, metas y volmenes.
El respeto de los principios de probidad administrativa y pblica, la

funcin pblica no puede ser fuente de enriquecimiento indebido sino
que se debe actuar con rectitud y moralidad lo que permitir como
resultado, ejercer el control basado en dos principios: Objetividad e
18
Imparcialidad, para merecer el respeto de la colectividad y tener

autoridad y jerarqua en las decisiones.
Momentos del control de gastos
Una vez establecida la programacin de la ejecucin fsica financiera
de gastos, en las entidades pblicas; de acuerdo a la Ley Orgnica de
Planificacin (2001), se prosigue a los tres momentos del control de gastos,
los cuales son los siguientes:
1.- El compromiso de los gastos: se verifica en la unidad ejecutora lo
siguiente:
Partida de gastos en el presupuesto vigente.
Disponibilidad presupuestaria para los gastos.
Precios justos y razonables.
Garantas suficientes en el caso de contratacin de obras o servicios.
Suficiencia documentaria (Normas y Procedimientos).
Autorizacin legal para los gastos.
2.- Los gastos causados: se hace exigible una obligacin de pago con
terceros, ya sea por la recepcin de bienes o servicios, por disposiciones de
carcter contractual, o por haber cumplido con las condiciones para realizar
un gasto sin contraprestacin.
3.- El Pago: se extingue la obligacin con terceros. Se registrar como pago:
a) La emisin de un cheque a su legtimo beneficiario, o los documentos
que certifiquen que el pago se ha formalizado.
b) Los documentos aceptados como rendicin de cuenta por rdenes de
pago giradas en calidad de avance. Tesorera,
siguiente:
Imputacin presupuestaria de los gastos.
Ordenacin de pago.
19
deber verificar lo
Puntos clave del control de gastos

En el control de los gastos, segn la Red Inter-Municipal de Ayuda
Urbana (2002), existen tres (3) puntos clave como son:
Plan Operativo Anual
Control Presupuestario
Manual de Normas y Procedimientos
1.- El Plan Operativo Anual (POA), es el conjunto orgnico y sistematizado
de los proyectos, objetivos y actividades que deben ejecutar las unidades
administrativas de la institucin, con una asignacin presupuestaria para
enfrentar los problemas diagnosticados, mejorar un servicio o implantar algo
nuevo. De acuerdo a la Ley Orgnica de Planificacin (2001), artculo 50:
Cada uno de los rganos y entes de la administracin pblica
deben elaborar su respectivo plan operativo, donde se concreten los
programas, proyectos y acciones a desarrollar en el ao fiscal
correspondiente, en conformidad con las directrices del Plan Operativo
Anual Nacional.
Segn la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del

Sistema Nacional de Control Fiscal (2001):
Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que
dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de
responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se
mencionan a continuacin:10. La falta de planificacin, as como el
incumplimiento injustificado de las metas sealadas en los
correspondientes programas o proyectos.
La Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico

(2004), en su artculo 165, determina que si de la evaluacin de los
resultados
fsicos
de
la
ejecucin
presupuestaria
se
evidenciare
incumplimiento injustificado de las metas y objetivos programados, la Oficina

Nacional de Presupuesto informar dicha situacin a la mxima autoridad del
ente u organismo.
20
2.- El Control Presupuestario, es el conjunto de actividades que se

emprenden para medir y examinar los resultados obtenidos en un perodo
determinado para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean
necesarias. Es el seguimiento sistemtico de los resultados obtenidos, en
comparacin con los que se han presupuestado, con el objeto de establecer
correctivos en caso de observarse discrepancia.
Dentro del control
presupuestario se haya tres sub-controles siguientes:

1.- Control de legalidad. Consiste en la verificacin de la legalidad
presupuestaria, es decir de la disponibilidad de los crditos presupuestarios e
imputacin respectiva.
2.- Control Fsico. Es el conjunto de actividades destinadas a verificar
que se han cumplido las condiciones previstas de oportunidad, cantidad,
calidad, tanto en la realizacin de las acciones, volmenes de trabajo y
metas, con la disponibilidad de los recursos humanos, materiales y de
servicios de terceros.
3.- Control Financiero. Es el conjunto de actividades destinadas a
verificar el cumplimiento en los trminos monetarios previstos, tanto de las
acciones, volmenes de trabajo y metas, como de los resultados esperados
en los diferentes estados financieros.
3.- El manual de normas y procedimientos, es uno de los puntos clave para
implantar un adecuado sistema de control interno, en vista que toda
actividad, para su ejecucin, requiere de una planificacin y para realizar una
planificacin amerita cumplir ciertos pasos o procedimientos que vallan
enlazados de manera coherente y secuencial para el logro de una meta.
De acuerdo a Rodrguez (2000), el manual de procedimientos y
normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir
por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.
Es aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran la
estructura organizacional de la institucin, ya que elaborar uno solo en forma
21
general representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea
la organizacin.
Segn Romero (1989), en los manuales de normas y procedimientos
se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se esta
realizando o no adecuadamente.
En el caso de las entidades pblicas, Uzctegui (2006) manifiesta que
toda actividad para su ejecucin, requiere de una planificacin y para realizar
una planificacin amerita cumplir ciertos pasos o procedimientos que vallan
enlazados de manera coherente y secuencial para el logro de una meta. De
all que el primer paso a ejecutar para el control de gastos debe ser la
elaboracin de un manual de normas y procedimientos. As, un manual de
normas y procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos ms de ellas y las normas son las reglas a
seguir para la ejecucin de los procedimientos.
Uzctegui (2006), expresa que el manual de normas y procedimientos
desde el punto de vista pblico, incluye adems de los puestos o unidades
administrativas
que
intervienen
precisando
su
responsabilidad
participacin, informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones
y
o
documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier

otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro
de la empresa.
La Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), seala en el artculo 36, que cada
entidad del sector pblico elaborar, en el marco de las normas bsicas
dictadas por la Contralora General de la Repblica, las normas, manuales de
procedimientos, indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems
22
instrumentos o mtodos especficos para el funcionamiento del sistema de

control interno.
Asimismo, en el artculo 92, menciona que las mximas autoridades,
los niveles directivos y gerenciales, adems de estar sujetos a las
responsabilidades definidas, comprometen su responsabilidad administrativa
cuando no dicten las normas, manuales de procedimientos, mtodos y
dems instrumentos que constituyan el sistema de control interno, o no lo
implanten, o cuando no acaten las recomendaciones que contengan los
informes de auditora o de cualquier actividad de control fiscal externo.
Entre los beneficios atribuibles a los manuales de normas y
procedimientos se tienen:
Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a
cargo de la institucin, los puestos o unidades administrativas que
intervienen y los formatos a utilizar para la realizacin de las
actividades.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
su alteracin arbitraria.
Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
Facilita las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su
vigencia.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben
hacer y como deben hacerlo.
Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones.
Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el
mejoramiento
Elementos de un manual de normas y procedimientos
Los elementos que ms interesan dentro de los elementos de un
manual son aquellos que sern objeto de consulta y que se encontrarn
23
ubicados en lo que se denomina cuerpo Principal como: funciones, normas,

instrucciones, procedimientos, normas, entre otros, dependiendo de los
temas.
Segn Gmez (2002), una de las actividades de mayor trascendencia
de organizacin y mtodos, consiste en el anlisis de los procedimientos
administrativos vigentes o en la definicin de los circuitos para empresas y/o
nuevas actividades que encare una empresa constituida. Siendo entonces el
contenido y estructura de un manual de normas y procedimientos el
siguiente:
1.- Identificacin: Este documento debe incorporar la siguiente
informacin: logotipo de la organizacin, nombre oficial de la organizacin,
denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma, lugar y fecha de elaboracin, nmero de
revisin (en su caso), unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o
autorizacin, clave de la forma. En primer termino, las siglas de la
organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde
se utiliza la forma y, por ultimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el
nmero debe colocarse un guin o diagonal.
2.- ndice o Contenido: Relacin de los captulos y pginas
correspondientes que forman parte del documento.
3.- Prlogo y/o introduccin: Exposicin sobre el documento, su
contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y
actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas
comprendidas en el manual.
4.- Objetivos de los procedimientos: Explicacin del propsito que se
pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y
controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin
arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las
labores de auditora; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control
interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si
24
el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar

la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
5.- reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos: Esfera de
accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin pblica
federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de
aplicacin y a sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y
procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.
6.-
Responsables:
Unidades
administrativas
y/o
puestos
que
intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

7.- Normas: En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos
generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la
cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en
los procedimientos. Adems debern contemplarse todas las normas de
operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse
en la operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos
lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
9 Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben
el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no
incurra en fallas.
9 Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
9 Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua
consulta a los niveles jerrquicos superiores.
8.- Concepto (s): Palabras o trminos de carcter tcnico que se
emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de
especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su
significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual.
9.- Procedimiento (descripcin de las operaciones): Presentacin por
escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que
25
se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo,

dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de
llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo
mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que
tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada
dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones
para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias
opciones en una misma operacin.
10.- Formulario de impresos: Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como
apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe
hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros
indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden
adicionar instructivos para su llenado.
11.- Diagramas de flujo: Representacin grfica de la sucesin en que
se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o
materiales,
en
donde
se
muestran
las
unidades
administrativas
(procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento

detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del
equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en
forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las
operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable
el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.
12.- Glosario de trminos: Lista de conceptos de carcter tcnico
relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.
26
Normas que regulan el control de los gastos

De acuerdo a la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), el control interno
es un sistema que comprende el plan de organizacin, las polticas, normas,
as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u
organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover
la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones, estimular la
observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin,
objetivos y metas.
Corresponde a las mximas autoridades jerrquicas de cada ente la
responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de
control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines
del ente. En efecto, cada entidad del sector pblico elaborar, en el marco
de las normas bsicas dictadas por la Contralora General de la Repblica,
las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestin, ndices de
rendimiento y dems instrumentos o mtodos especficos para el
funcionamiento del sistema de control interno.
1.- Normas sobre la adquisicin de los servicios
La Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica
y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), establece que el sistema de

control interno que se implante, deber garantizar que antes de proceder a la
adquisicin de servicios, o a la elaboracin de otros contratos que impliquen
compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de
los requisitos siguientes:
1. Que el gasto est correctamente imputado a la correspondiente partida del
presupuesto o, en su caso, a crditos adicionales.
2. Que exista disponibilidad presupuestaria.
27
3. Que se hayan previsto las garantas necesarias y suficientes para

responder por las obligaciones que ha de asumir el contratista.
4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones
establecidas en otras Leyes.
5. Que se hubiere cumplido con los trminos de la Ley de Licitaciones, en los
casos que sea necesario, y las dems Leyes que sean aplicables.
2.- Normas para la realizacin de pagos
Asimismo, segn la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica
y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), deber
garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los responsables se

aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:
1. Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y
reglamentarias aplicables.
2. Que estn debidamente imputados a crditos del presupuesto o a crditos
adicionales legalmente acordados.
3. Que exista disponibilidad presupuestaria.
4. Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente
comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a contratistas o
avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes.
5. Que correspondan a crditos efectivos de sus titulares.
Procedimientos aplicados para el control de los gastos
De acuerdo a Rodrguez (2002), un adecuado control de los gastos en
el sector pblico, amerita la aplicacin de diversos procedimientos, entre los
cuales se destacan:
28
1.- Fiscalizacin previa

Consiste en analizar los gastos antes de que el rgano competente los
apruebe, para verificar la legalidad aplicable al caso. Se hace comprobando
los siguientes puntos:
Que la obligacin o gasto se genera por un rgano competente.
Que hay crdito suficiente y adecuado a la naturaleza del gasto.
Que constan los informes preceptivos que deban figurar en cada
expediente.
2.- Intervencin formal del pago
Su finalidad es verificar que las propuestas de pagos proceden de
gastos ya fiscalizados y que queda acreditada la legitimidad y el derecho del
acreedor o destinatario del pago.
3.- Intervencin material del pago
Comprueba que el instrumento usado para realizar el pago (cheque o
transferencia) contiene todos los datos del legtimo acreedor, y que el pago
se hace por la misma cantidad que figura en la propuesta.
4.- Control financiero
Se ejerce sobre gastos ya ejecutados por algunos rganos de gestin,
con tcnicas de auditora que buscan comprobar la legalidad de las
actuaciones ya realizadas y la eficacia y eficiencia de la gestin.
5.- Anlisis y evaluacin de la Cuenta General
Este anlisis se ejecuta sobre la cuenta presentada por el Ejecutivo y
representativa de la forma en que se han ejecutado los Presupuestos durante
el ejercicio econmico.
29
6.- Auditoras e informes

Informes puntuales hechos sobre caractersticas concretas de la
actuacin econmico-financiera de los entes administrativos. As, este
procedimiento se efecta bsicamente sobre los resultados de la gestin
hecha por la Administracin que se plasman en la Cuenta General del
ejercicio.
En fin, un esquema del modelo procedimientos aplicados al control de
los gastos sera el siguiente:
Figura 1. Procedimientos generales del control de los gastos.
Fuente: Rodrguez (2002:32)
Manuales como instrumentos de control de gastos

Catacora (1997); afirma que los manuales son por excelencia los
documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para
comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables.
Consiste en la organizacin lgica y ordenada de todos los procedimientos
identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable. Se
consideran un requisito de suma importancia, la existencia de manuales,
pues la verdadera orientacin consiste en establecer una gua de trabajo,
30
oficial y racional, formalizando la aprobacin del conjunto de instrumentos

administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a travs de un
manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organizacin sea
diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que
generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo
consideran innecesario.
Para
Gmez
(2002),
los
manuales
constituyen
una
de
las
herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo

de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un
instrumento de comunicacin. Entre las ventajas de la disposicin y uso de
los manuales se resaltan las siguientes:
Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que
se desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado
sera difcil reunir.
Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe
actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin
administrativa
evitan
la
formulacin
de
la
excusa
del
desconocimiento de las normas vigentes.

Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento
de las condiciones que configuran un sistema.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas
delegadas al existir un instrumento que define con precisin cules
son los actos delegados.
Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que
se inicia en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido
9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra
manera deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que
se presentan.
31
Ubican la participacin de cada componente de la organizacin en el

lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los
objetivos empresariales.
Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la
actuacin de cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin
de responsabilidades segn el manual, y la forma en que las mismas
se desarrollan.
Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que
estos se basan en procedimientos homogneos y metdicos.
Los diferentes organismos (pblicos o privados) tienen necesidad de
utilizar manuales diferentes, existen diferentes tipos de manuales, que
satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales
como un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades
que deben ser desarrolladas por los miembros de una organizacin y los
procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas. En
este sentido, se haya diversas tipologas de manuales, siendo de mayor
importancia para el estudio, los manuales agrupados segn su contenido.
Desde el enfoque de Catacora (1997), stos se refieren al contenido
del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo se
ubican los manuales de normas y procedimientos, las cuales expresan
analticamente los procedimientos administrativos a travs de los cuales se
canaliza la actividad operativa del organismo. La implementacin de este
manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas
y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Por ende,
dentro de esta tipologa de manuales se ubican los de normas y
procedimientos.
32
Municipio Urdaneta
Segn la Alcalda del municipio Urdaneta (2009), el municipio
Urdaneta es un pueblo cordillereo ubicado en la zona alta del estado
Trujillo. Urdaneta formaba parte de los siete distritos que integraban a Trujillo
y que luego de la nueva estructura geopoltica no sufri modificacin alguna
de sus lmites. En 1891 deja de ser Distrito Araujo con capital en Jaj y pasa
a llevar el nombre de Urdaneta, en memoria del prcer zuliano, retornando la
capital a La Quebrada. Esta instancia, llevaba el nombre de Consejo
Municipal, integrado por siete concejales, quienes elegan de su seno al
Presidente, situacin que queda abolida en 1990 cuando aparece la figura
del Alcalde.
El municipio Urdaneta es un pueblo netamente agricultor y est
integrado por seis parroquias: Cabimb, Jaj, La Mesa de Esnujaque,
Santiago, Tuame y La Quebrada, siendo esta ltima la sede del poder
municipal. La Quebrada, fundada en 1560 y expir en 1657. Para ese ao se
haba agrupado el pueblo de San Roque en el valle de La Quebrada, estando
agrupada y administrada por curas doctrinarios para los indios recin
convertidos. Es la capital del municipio. Su iglesia es hermosa y sencilla,
ejemplo de arte colonial. Con sus cuatrocientos aos de existencia, ofrece a
quienes lo visitan una amalgama de recuerdos y vivencias que se reflejan al
pasear por sus calles y compartir con sus habitantes. Se encuentra a 1.450
m.s.n.m.. Sus fiestas patronales se celebran del 12 al 16 de agosto en honor
a San Roque.
Alcalda del municipio Urdaneta
De acuerdo al portal de la Alcalda del municipio Urdaneta del estado
Trujillo (2009), esta forma parte de lo que se conoce como Organizacin del
Poder Municipal pasando esto a ser uno de los Organismos de Gobierno y
administracin de esta rama del poder pblico. Se expresa a travs del
despacho del Alcalde por conformidad al artculo 51-52 y 53 de la Ley
33
Orgnica de Rgimen Municipal, Gaceta Oficial N 4.019 Decreto N 1.297.

Igualmente este rgano de poder pblico tiene rango constitucional en
conformidad con lo previsto en el captulo IV, ttulo IV de la Constitucin de la
Repblica Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial N 36.860, al momento
de la definicin concerniente del poder pblico por mandato de la Ley
Suprema, artculo 174 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de
Venezuela Gaceta Oficial N 36.860.
Como rgano del Poder Pblico y atendiendo al principio de la
distribucin orgnica de funciones previstas en los artculos 136-137 y 138 de
la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, ella tiene funciones
y atribuciones especficas perfectamente diferenciadas no solamente de las
ramas estadales y nacionales de actividad pblica, sino del otro organismo
del poder local que se conoce como funciones o competencias, estn
previstas en el captulo II del ttulo VI artculo 74 de la Ley Orgnica de
Rgimen Municipal.
Funciones de la Alcalda del municipio Urdaneta
De acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgnica de Rgimen Municipal,
la Alcalda se encarga de:
Dirigir la Administracin Municipal.
Ejecutar, Dirigir e Inspeccionar los servicios y Obras Municipales.
Dictar
reglamentos,
Decretos,
Resoluciones
dems
actos
Administrativos de la Entidad.
Suscribir los contratos que celebre la Entidad y disponer gastos y
ordenar pagos, conforme a lo que establezcan las ordenanzas.
Estimular la colaboracin y solidaridad de los vecinos para la mejor
convivencia de la comunidad.
Presentar al consejo o Cabildo, en el mes siguiente a la finalizacin de
cada ao de su periodo legal, la memoria y cuenta de su gestin.
34
Cumplir y hacer cumplir las ordenanzas y dems instrumentos

jurdicos.
Ejercer las funciones de inspeccin y fiscalizacin de acuerdo con lo
dispuesto en leyes y ordenanzas.
Conceder ayudas y otorgar becas, pensiones y jubilaciones de

acuerdo con las leyes y ordenanzas.
Misin
Dirigir y ejercer el Gobierno Municipal cumpliendo con las leyes a fin
de contribuir con el desarrollo socio-econmico, mejorando as la calidad de
vida de la Comunidad; por medio de la administracin efectiva de los
recursos recibidos por el Gobierno Nacional.
Visin
Prestar un servicio a la comunidad integral y eficiente cuya calidad sea
comparable a la de las dems Alcaldas del Pas, minimizando los problemas
del municipio con el propsito de proyectarse como modelo a seguir.
La Alcalda del municipio Urdaneta, est conformada por seis (6)
Direcciones: Direccin de ingeniera, Direccin Interinstitucional, Direccin
de Recursos Humanos, Direccin de Registro Civil, Direccin Municipal de
Proteccin Civil y Administracin de Desastre y la Direccin de Hacienda,
siendo esta ltima, mbito importante dentro del desarrollo de la
investigacin.
Direccin de Hacienda
La Direccin de Hacienda de la Alcalda del municipio Urdaneta, tiene
por objetivo principal asegurar la formulacin, ejecucin y control del plan
operativo y del presupuesto de la Direccin de Recursos Humanos en
concordancia con la orientacin estratgica de la Alcalda.
funciones se destacan:
35
Entre sus
Coordina la formulacin y control del Plan Operativo Anual y del

Presupuesto de Gastos del Programa 06 y Sector 14 de la Alcalda, de
la Direccin de Recursos Humanos y lo consolida para su
presentacin.
Coordina y consolida el informe trimestral de ejecucin fsica y
financiera de la Direccin de Recursos Humanos de acuerdo a las
normas y lineamientos establecidos.
Coordina y consolida la informacin para la conformacin de la
Memoria y Cuenta Anual de la Direccin de Recursos Humanos de
acuerdo a las normas y lineamientos establecidos.
Planifica, coordina y controla el suministro de materiales y servicios
requeridos por la Direccin de Recursos Humanos, y asegura la
disponibilidad necesaria para el pago de remuneraciones y beneficios
a todos los trabajadores y personal pasivo.
Coordina y consolida los informes de gestin de la Direccin de
Recursos Humanos.
Participa y ejecuta proyectos especiales asignados por el Director de
Recursos Humanos.
Informa al Director de Recursos Humanos, sobre el desarrollo de las
actividades de Planificacin y Control de Gestin.
Asesora a Institutos Autnomos Municipales y otras Dependencias del
Ejecutivo y del Legislativo Municipal en materia de formulacin
presupuestaria de gastos de personal, control de ejecucin,
imputaciones, clculos.
Definicin de Trminos Bsicos
Control: Es la ltima etapa del proceso administrativo Gmez (2002).
Control Interno: Comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y
procedimientos, que en forma coordinada se adopten en un negocio para
36
salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad de su informacin,

promover eficiencia y provocar adherencia a las polticas prescritas por la
administracin. Aguirre (1997)
Gastos: Representan la totalidad de los rubros o renglones en los que se
consumen los distintos recursos provenientes de diversas fuentes de
financiamiento del presupuesto, durante la ejecucin del mismo durante un
perodo determinado. Aguirre (1997).
Manuales: Constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Gmez (2002).
Manual de procedimientos: Es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos ms de ellas. Uzctegui (2006).
Normas: Son las reglas a seguir para la ejecucin de los procedimientos.
Uzctegui (2006).
Procedimientos: Son aquellas que establecen el orden cronolgico y la
secuencia de efectividades que deben seguirse en la realizacin de un
trabajo repetitivo. Gmez (2002).
37
Fuente: Vsquez (2009)
Identificar
los
procedimientos
implcitos
del control de los gastos en
la alcalda del municipio
Urdaneta estado Trujillo.
Identificar las normas que

rigen el control de los
gastos en la alcalda del
municipio Urdaneta estado
Trujillo.
Describir la situacin actual

del control de los gastos en
la alcalda del municipio
Urdaneta estado Trujillo.
Control de los
gastos
Normas sobre la adquisicin de servicios.

Normas para la realizacin de pagos.
38
Fiscalizacin previa.
Intervencin formal del pago.
Intervencin material del pago.
Procedimientos
implcitos en el control Control financiero.
Anlisis y evaluacin de la cuenta general.
de los gastos
Auditoras e informes.
Normas que rigen el

control de los gastos
Tipos de controles
Control interno.
Control previo.
Control posterior.
Vigilar la correcta administracin del
patrimonio pblico.
Asegurar las labores de administracin de
Principios bsicos
los recursos, bienes y fondos pblicos.
Respeto de los principios de probidad
administrativa y pblica.
Momentos del control El compromiso de los gastos.
Los gastos causados.
presupuestario del
El pago.
gasto
Plan Operativo anual (POA).
Puntos clave
Control Presupuestario.
Manual de Normas y Procedimientos.
15
16
17
18
19
20
14
13
7
8
9
10
11
12
1
2
3
Cuadro N0 1. Mapa de Variables

Objetivo General: Proponer un manual de procedimientos para el control de los gastos en funcin de
optimizar la gestin en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo.
Objetivos Especficos
Variable
Dimensiones
Indicadores
tems
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
El fin esencial de este captulo es el de situar en el campo de
investigacin los mtodos e instrumentos que se utilizaron en la investigacin
planteada. Al respecto Mndez (2001:123), expresa que debe responderse
al nivel de profundidad a que se quiere llegar en el conocimiento propuesto,
al mtodo y a las tcnicas que han de utilizarse en la recoleccin de la
informacin.
Tipo de Investigacin
El tipo de estudio permite conocer el grado de profundidad con que se
aborda un objeto o fenmeno. En este caso, la investigacin corresponde a
una investigacin proyectiva, la cual segn Hurtado (2008), consiste en la
elaboracin de una propuesta, un plan, un programa o un modelo, como
solucin a un problema o necesidad de tipo prctico, ya sea de un grupo
social, o de una institucin, o de una regin geogrfica, en un rea particular
del conocimiento, a partir de un diagnstico preciso de las necesidades del
momento, los procesos explicativos o generadores involucrados y de las
tendencias futuras, es decir, con base en los resultados de un proceso
investigativo.
Se considera proyectiva, porque a partir del estudio descriptivo se
identificaron necesidades y se defini el evento a modificar. En funcin de
esta informacin, el investigador propuso un manual de procedimientos para
el control de los gastos en funcin de optimizar la gestin en la alcalda del
municipio Urdaneta estado Trujillo.
39
Diseo de Investigacin
De acuerdo a fin que persigue la investigacin, se consider que el
diseo adoptado fue de campo (no-experimental). Segn Hurtado (2000),
este tipo de investigacin se lleva a cabo con la presencia del investigador en
el lugar donde ocurre el fenmeno que se pretende estudiar, pues la finalidad
es recoger informacin directamente en la realidad donde se presenta.
Al respecto, Balestrini (1999:120), expresa que la investigacin de
campo no experimental, permite no slo observar, sino recolectar los datos
directamente de la realidad objeto de estudio, en su ambiente cotidiano, para
posteriormente analizar e interpretar los resultados de esas indagaciones.
Lo anterior seala que la informacin se tom tal y como se encontr
en su ambiente natural debido a que los datos se recolectaron directamente
en la Direccin de Hacienda Municipal de la Alcalda del municipio Urdaneta
del estado Trujillo.
Poblacin y muestra
Chvez (2001:173), expresa que la poblacin corresponde al universo
de la investigacin, sobre el cual se pretende generalizar los resultados, est
constituida por caractersticas y estratos que permiten distinguir los sujetos
unos de otros. Para Balestrini (1999:126), la poblacin se define como
cualquier conjunto de elementos de los cuales se pretende indagar y
conocer sus caractersticas, o una de ellas, y para el cual sern vlidas las
conclusiones obtenidas en la investigacin.
En este caso, la poblacin estuvo conformada por el Personal que
labora en la Direccin de Hacienda Municipal de la Alcalda del municipio
Urdaneta del estado Trujillo; siendo en total once (11) personas.
En la presente investigacin, dadas las caractersticas de la poblacin,
que por su tamao, es definida y finita, no se aplic un proceso muestral,
sino que siguiendo a Sierra, (1997), se trabaj con la totalidad de los sujetos
integrantes de la poblacin para obtener los datos requeridos.
40
Tcnica e Instrumento de Recoleccin de Informacin

En toda investigacin es de gran importancia el instrumento de
recoleccin de datos a utilizar, pues por medio de ste se puede presentar
una situacin actual o real, lo cual permite a la investigadora ser objetivo de
informacin concisa en funcin de los objetivos planteados. Arias (1999: 53),
seala que los instrumentos de recoleccin son los medios materiales que se
emplean para recoger y almacenar la informacin.
Partiendo de lo expuesto, se utiliz un cuestionario definido por
Hernndez, Fernndez y Baptista (2003: 391), como aquel que consiste en
un conjunto de preguntas respecto a una o ms variables a medir.
Mndez (2001:190) afirma que un cuestionario es un instrumento
formado por una serie de preguntas relativas a un tema en particular, que se
contestan por escrito a fin de obtener la informacin necesaria para la
realizacin de una investigacin. As, el cuestionario que se elabor en la
presente investigacin fue aplicado al Personal que labora en la Direccin
de Hacienda Municipal de la Alcalda del municipio Urdaneta del estado
Trujillo; siendo en total once (11) personas. (Ver anexos).
Validez
De acuerdo a Hurtado (2008:433), la validez se refiere al grado en
que un instrumento mide lo que pretende medir el investigador. El
cuestionario utilizado se valid utilizando el procedimiento de validacin de
contenido. Se seleccion este procedimiento porque este permiti evaluar el
nivel en que el instrumento comprende efectivamente todos o una gran parte
de los contenidos donde se realiza el hecho medido (Ver anexos).
Presentacin y Anlisis de los Resultados
Para Chvez (2001:207), las tcnicas de presentacin y anlisis de los
resultados, son los medios que utiliza el investigador para medir el
comportamiento de las variables. Los resultados fueron procesados por
41
medio de la estadstica descriptiva, sumatorias de alternativas seleccionadas,

medias aritmticas y la representacin grfica. Esto implic que una vez
obtenida la informacin, se procedi a clasificar la informacin relacionndola
con las dimensiones de las variables y sus indicadores.
Se emplearon criterios tcnicos independientes, basados en el
anlisis, mediante tcnicas de tabulacin, consistente en la clasificacin y
ordenacin de la informacin, la cual est presentada en primer trmino en
tablas y luego en grficos, haciendo uso de los mtodos estadsticos se
establecieron cada una de las tablas.
42
CAPTULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS
Este captulo est referido a la presentacin y anlisis de los
resultados estadsticos obtenidos durante la recoleccin de los datos, en la
alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo; con la finalidad de proponer
un manual de procedimientos para el control de los gastos en funcin de
optimizar la gestin en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo.
El anlisis de los datos se efectu a partir de la revisin de todos los
cuadros de frecuencia y porcentaje, realizando un anlisis descriptivo de las
frecuencias observadas en cada uno
de los tems del instrumento, los
cuales se presentan en tablas con sus respectivos grficos.

Cabe resaltar que el baremo utilizado para la interpretacin de la
media aritmtica obtenida fue el siguiente:
Cuadro 2. Baremo de interpretacin de la media aritmtica.
Intervalo
Categora
7,25- ms
Alto nivel
3,25-7,24
Moderado nivel
1,00-3,24
Bajo nivel
Fuente: Vsquez (2010)
43
1.-Situacin actual del control de los gastos

Tabla 1. Media aritmtica de los tipos de controles aplicados a los
gastos.
Control interno
Seleccin
Si
No
El control interno de los gastos en la Alcalda se centra

esencialmente en:
9
9
3
0
0
3
Si
No
a.-Verificar la legalidad de las operaciones de gastos

b.-Confirmar la veracidad de los datos integrados en las
operaciones
c.-Determinar la oportunidad de las operaciones que soportan los
gastos
d. -Otro
e.- No se aplica control previo a los gastos
X=
Control posterior
El control posterior de los gastos en la Alcalda implica:
11
7
0
4
11
0
0
7
Si
11
11
No
a.-Examinar las cuentas de gastos con base a los comprobantes

de pagos.
b.-Realizar un examen posterior de las operaciones
administrativas
c.-Estudiar las operaciones financieras vinculadas a los gastos
d.-Otro
e.- No se aplica control posterior a los gastos
X=
Fuente: cuestionario aplicado (2010)
11
9
0
0
9
2
11
11
a.-Verificar el correcto manejo de los gastos

b.-Determinar el logro de las futuras metas
c.-Estudiar el cumplimiento de las operaciones planificadas
d.-Otro
e.-No se aplica control interno a los gastos
X=
Control previo
El control previo aplicado a los gastos en la Alcalda permite
ante todo:
44
2
0
8
11
11
En el grfico 1, se observa que los tipos de controles aplicados a los

gastos, en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo; muestran una
media aritmtica de 7, cuyo valor es considera alto. Se evidencia que el
control posterior ejecutado a los gastos presenta un alto valor aritmtico de 9,
por cuanto se examinan las cuentas de gastos con base a los comprobantes
de pagos, se realiza un examen posterior de las operaciones administrativas
y se estudian las operaciones financieras vinculadas a los gastos.
Asimismo, se destaca que el control previo aplicado a los gastos con
un valor aritmtico de 7, permite verificar la legalidad de las operaciones de
gastos, determinar la oportunidad de las operaciones que soportan los gastos
y confirmar la veracidad de los datos integrados en las operaciones. Con
menor valor se ubica al control interno de los gastos, el cual se centra en
verificar el correcto manejo de los gastos, determinar el logro de las futuras
metas y estudiar el cumplimiento de las operaciones planificadas. Esto
permite inferir, que en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo; los
gastos carecen de un adecuado control interno, siendo esto una debilidad
que pone en riesgo la operatividad eficiente y eficaz de los gastos.
45
Tabla 2.
gastos.
Media aritmtica de los principios bsicos del control de
Vigilar la correcta administracin del patrimonio pblico.
Seleccin
Si
No
Actualmente el control de los gastos busca vigilar la correcta

administracin del patrimonio pblico por cuanto:
a.-Es til al inters pblico de la alcalda
b.-Vela que la administracin del patrimonio pblico se haga
segn la ley
c.-Es el objetivo fundamental del control en la Alcalda
d.-Otro
e.-No vigila la correcta administracin del patrimonio pblico
X=
Asegurar las labores de administracin de los recursos,
bienes y fondos pblicos
Las tendencias presentes en el control de los gastos aseguran
las labores de administracin de en funcin del cumplimiento de:
11
9
0
2
9
0
0
9
Si
2
11
11
a.-Normativa legal
b.-Reglamentos
c.-Manuales
d.-Instrucciones
e.-Lineamientos de control jurdico
f.-Otro
g.- No asegura labores de administracin
11
11
0
3
9
0
0
3
Si
X=
Respeto de los principios de probidad administrativa y
pblica.
El control de los gastos en la Alcalda se fundamenta
generalmente en el siguiente principio de probidad administrativa
pblica:
a.-Objetividad junto a imparcialidad
b.-Imparcialidad
c.-Objetividad
d.-Otro: Necesidad
e.-No vigila la correcta administracin del patrimonio pblico
X=
46
2
9
9
2
0
2
No
0
0
11
8
2
11
11
No
9
2
2
9
11
Con base a los datos del grfico 2, se observa que los principios
bsicos del control de gastos, muestra una media aritmtica relativamente
bajo de 3, donde el vigilar la correcta administracin del patrimonio pblico,
constituye un valor aritmtico alto de 9, por cuanto actualmente el control de
los gastos es til al inters pblico de la alcalda, vela que la administracin
del patrimonio pblico se haga segn la ley, siendo el objetivo fundamental
del control. Seguidamente se destaca como principio bsico del control de
gastos con un valor bajo de 3, pues el aseguramiento de las labores de
administracin de los recursos, bienes y fondos pblicos, las cuales
provienen
de
tendencias
como:
normativas
legales,
reglamentos
lineamientos de control jurdico; ms no por la existencia de un manual que

guie adecuadamente las actividades de control de los gastos.
Finalmente, el respeto de los principios de probidad administrativa y
pblica muestra igualmente un bajo valor aritmtico de 3; en razn que el
control de los gastos en la alcalda se fundamenta generalmente en la
imparcialidad y objetividad, pero no en ambos principios mutuamente, lo que
permite inferir que en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo; el
control de los gastos no se ejecuta objetivamente e imparcialmente todo el
47
tiempo ni se fundamenta en un manual que asegure la adecuacin de las

actividades que deben ejecutarse para el control que debe aplicarse a los
gastos.
Tabla 3. Media aritmtica de los momentos del control presupuestario
del gasto.
El compromiso de los gastos
Seleccin
Si
No
Cuando los gastos en la Alcalda ya han sido comprometidos se

procede a verificar:
a.-Partida de gastos en el presupuesto vigente
b.-Disponibilidad presupuestaria para los gastos
c.-Garantas suficientes en el caso de contratacin de obras o
servicios
d.-Suficiencia documentaria
e.-Autorizacin legal para los gastos
f.-No se verifica nada de lo mencionado
X=
Los gastos causados
Los gastos causados en la Alcalda hacen exigibles una
obligacin de pago con terceros por medio de:
0
11
9
11
0
2
11
9
0
9
Si
0
2
11
No
a.-Recepcin de bienes o servicios

b.-Cumplimiento de condiciones para realizar el gasto sin
contraprestacin
c.-Disposiciones de carcter contractual
d.-Otro
e.-Ninguna de la formas anteriores
X=
El pago
En la Alcalda cuando se extingue la obligacin de pago con
terceros se procede a registrar como pago:
9
6
2
5
0
0
2
2
Si
11
11
9
a.-Emisin de un cheque a su legtimo beneficiario

b.-Documentos que certifiquen el pago realizado
c.-Imputacin presupuestaria de los gastos
d.-Ordenacin del pago
e.-No se registra el pago
X=
48
11
9
9
0
0
9
No
0
2
2
11
11
De acuerdo al grfico 3, los momentos del control presupuestario del

gasto refleja una media aritmtica de 9, relativamente alto. En vista que el
compromiso de los gastos, muestra un valor aritmtico alto de 9; en vista que
cuando los gastos en la Alcalda ya han sido comprometidos se procede a
verificar la disponibilidad presupuestaria para los gastos, la suficiencia
documentaria, las garantas suficientes en el caso de contratacin de obras o
servicios y la autorizacin legal para los gastos.
Asimismo, el pago determina un valor aritmtico alto de 9, en vista que
en la alcalda cuando se extingue la obligacin de pago con terceros se
procede a registrar como pago la emisin de un cheque
a su legtimo
beneficiario, los documentos que certifiquen el pago realizado y la imputacin

presupuestaria de los gastos, ms no la ordenacin del pago.
Por ltimo, con un valor aritmtico bajo de 2, los gastos causados en
la alcalda hacen exigibles una obligacin de pago con terceros slo por
medio de la recepcin de bienes o servicios. En general, en la alcalda del
municipio Urdaneta estado Trujillo; el control de los gastos se fortalece en el
momento del compromiso y pago, pero presenta debilidades en cuando al
momento en que es causado.
49
Tabla 4. Media aritmtica de los puntos clave del control de gastos.

Plan Operativo anual (POA)
Seleccin
Si
No
El Plan Operativo Anual de la Alcalda en cuanto a los gastos

incluye:
a.-Conformidad con los dispuesto en el Plan Operativo Anual
Nacional
b.-Proyectos a ejecutar
c.-Acciones a realizar en el ao fiscal
d.-Programas que debe abarcar
e.-Ninguna de las anteriores
X=
Control presupuestario
11.- El control presupuestario de los gastos en la Alcalda
implica:
11
6
11
0
0
6
Si
5
0
11
11
No
a.-Verificar la disponibilidad de los crditos presupuestarios

b.-Verificar el cumplimiento de las condiciones previstas
(oportunidad, cantidad y calidad)
c.-Verificar el cumplimiento de las acciones en trminos
monetarios
d.-Verificar los resultados esperados en los estados financieros
e.-Ninguna de las anteriores
X=
Manual de normas y procedimientos
El control de los gastos en la alcalda toma como punto clave la
elaboracin de una manual de normas y procedimientos por
cuanto:
11
9
0
2
0
0
9
Si
11
11
No
a.-Compila todas las operaciones vinculadas a los gastos

b.-Aumenta la eficiencia del control de los gastos
c.-Determina la responsabilidad de posibles fallas
d.-Constituye una fundamento para el posterior anlisis de los
gastos
e.- No existe un manual de normas y procedimientos
X=
9
11
0
0
2
0
11
11
4
4
50
En el grfico 4 se observa que los puntos clave de control de gastos

muestran una media aritmtica de un valor de 6, considerado moderado. Es
el control presupuestario el que con un valor aritmtico relativamente alto de
9, implica verificar la disponibilidad de los crditos presupuestarios, del
cumplimiento no slo de las condiciones previstas (oportunidad, cantidad y
calidad), sino tambin de las acciones en trminos monetarios.
Asimismo, con valor aritmtico moderado de 6, el Plan Operativo
Anual de la Alcalda en cuanto a los gastos incluye la conformidad con lo
dispuesto en el Plan Operativo Anual Nacional y las acciones a realizar en el
ao fiscal. Adems, con un valor aritmtico bajo de 4, el control de los gastos
en la alcalda toma como punto clave la elaboracin de un manual de normas
y procedimientos por cuanto aumenta la eficiencia del control de los gastos y
compila todas las operaciones vinculadas a los gastos.
Cabe resaltar que actualmente no existe un manual de procedimientos
que guie el control de los gastos en la alcalda
del municipio Urdaneta
estado Trujillo; lo que incide negativamente sobre las actividades que deben
seguirse secuencialmente.
51
2.-Normas que rigen el control de los gastos

Tabla 5. Media aritmtica de las normas que rigen el control de los
gastos.
Normas sobre la adquisicin de servicios
Seleccin
Si
No
En la Alcalda ante de proceder a la adquisicin de servicios, se

asegura el cumplimiento de:
a.-El gasto est correctamente imputado a la correspondiente 11
partida del presupuesto o, en su caso, a crditos adicionales.
b.-Se hayan previsto las garantas necesarias y suficientes para 9
responder por las obligaciones que ha de asumir el contratista
9
c.-Exista disponibilidad presupuestaria
d.-Los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones 9
establecidas en otras Leyes
0
e.-No se asegura el cumplimiento de las normas anteriores
X= 5,5
Si
Normas para la realizacin de pagos.
La Alcalda antes de realizar los pagos
garantiza el
cumplimiento de:
a.-Se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y 11
reglamentarias aplicables.
b.-Estn debidamente imputados a crditos del presupuesto o a 11
crditos adicionales legalmente acordados.
c.-Se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente 0
comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a
contratistas o avances ordenados a funcionarios conforme a las
Leyes.
9
d.-Correspondan a crditos efectivos de sus titulares
0
e.- No garantiza el cumplimiento de las normas anteriores
X= 9
52
0
2
2
2
11
No
0
0
11
2
11
De acuerdo al grfico 5, las normas que rigen el control de los gastos

presentan una media aritmtica de 7,25, relativamente alta; debido a que en
cuanto a la realizacin de pagos, la alcalda antes de realizar los pagos
garantiza que estn debidamente imputados a crditos del presupuesto o a
crditos adicionales legalmente acordados, que se haya dado cumplimiento a
las disposiciones legales y reglamentarias aplicables y que correspondan a
crditos efectivos de sus titulares.
Sin embargo, las normas sobre la adquisicin de servicios reflejan un
valor aritmtico moderado de 5,5, esto porque la alcalda ante de proceder a
la adquisicin de servicios, se asegura el cumplimiento de que el gasto est
correctamente imputado a la correspondiente partida del presupuesto o, en
su caso, a crditos adicionales. Asimismo verifica que se hayan previsto las
garantas necesarias y suficientes para responder por las obligaciones que
ha de asumir el contratista, exista disponibilidad presupuestaria y que los
precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en
otras Leyes. En general, en la alcalda
Trujillo;
del municipio Urdaneta estado
existen normas concretas que regulan las actividades implcitas en
los gasto y que facilitan el control de los mismos.
53
3.- Procedimientos implcitos en el control de los gastos

Tabla 6. Media aritmtica de los procedimientos implcitos en el control
de los gastos.
Fiscalizacin previa
Seleccin
Si
No
El anlisis de los gastos en la Alcalda, de su aprobacin

comprueba que:
a.-La obligacin o gasto se genera por un rgano competente.
b.-Hay crdito suficiente y adecuado a la naturaleza del gasto.
c.-Constan los informes preceptivos que deban figurar en cada
expediente.
d.-Otro
e.-No se comprueba lo anterior
X=
Intervencin formal del pago
La intervencin formal del pago de los gastos en la Alcalda tiene
como finalidad:
9
11
2
2
0
11
0
0
2
Si
11
11
No
a.-Verificar que las propuestas de pagos proceden de gastos

fiscalizados.
b.-Verificar la legitimidad del pago
c.-Verificar el derecho del acreedor del pago
d.-Otro
e.-No tiene ninguna de las finalidades mencionadas
X=
Intervencin material del pago
Para la intervencin material del pago de los gastos, la Alcalda
revisa:
11
9
0
0
9
Si
0
2
11
11
No
a.-Pago igual a la misma cantidad reflejada (cheque o

transferencia)
b.-Monto a pagar
c.-Datos del legtimo acreedor (cheque o transferencia)
d.-Otro: Solicitud y soportes
X=
Control financiero
El Control financiero de los gastos en la Alcalda se ejerce sobre:
11
0
9
9
0
9
Si
11
2
2
11
No
a.-Gastos ya ejecutados
b.-Actuaciones ya realizadas
c.-Eficacia de la gestin
11
0
4
0
11
7
54
d.-Eficiencia de la gestin
e.-No se ejerce el control financiero
X=
Anlisis y evaluacin de la cuenta general
El anlisis y evaluacin de la cuenta general de los gastos en la
Alcalda tiene como soporte:
a.-La cuenta presentada por el Ejecutivo Nacional
b.-La cuenta representativa de la ejecucin de los presupuestos
c.-Los gastos ejecutados en el ejercicio fiscal anterior
d.-Otro
e.-No se soporta en lo anterior
X=
Auditoras e informes
Los informes hechos sobre caractersticas concretas de la
actuacin de la Alcalda, en cuanto a los procedimientos
implcitos en el control de los gastos determinan:
a.-Gastos ejecutados de acuerdo a lo planificado
b.-Comparacin de gastos pasados con los presentes
c.-Planificacin de gastos
d.-Otro
X=
55
4
0
4
Si
9
11
4
0
0
4
Si
11
4
9
0
0
4
7
11
No
2
0
7
11
11
No
0
7
2
11
11
Con base al grfico 6, los procedimientos implcitos en el control de los

gastos, presentan una media aritmtica con un valor considerado moderado.
Donde la intervencin formal del pago de los gastos en la alcalda tiene como
finalidad verificar la legitimidad del pago, que las propuestas procedan de
gastos fiscalizados y que el acreedor tenga derecho al pago. Asimismo, para
la intervencin material del pago, la alcalda revisa que el pago sea igual a la
misma cantidad reflejada en el cheque o transferencia.
Con un valor aritmtico moderado de 4, se presenta el control
financiero, el anlisis y evaluacin de la cuenta general y las auditoras e
informes. Siendo la fiscalizacin previa el procedimiento que muestra una
media aritmtica baja, por cuanto el anlisis de los gastos en la Alcalda, de
su aprobacin
comprueba que hay crdito suficiente y adecuado a la
naturaleza del gasto y que la obligacin o gasto se genera por un rgano

competente, dejando a un lado los informes preceptivos que deban figurar en
cada expediente.
Lo anterior seala que en la alcalda del municipio Urdaneta estado
Trujillo; el control de los gastos se fundamenta en procedimientos especficos
que son ejecutados en funcin de la intervencin material del pago de los
gastos, los cuales carecen de una fiscalizacin previa de los mismos.
56
CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
El proceso de investigacin ejecutado para proponer un manual de
procedimientos para el control de los gastos en la alcalda del municipio
Urdaneta estado Trujillo; arroj las siguientes conclusiones:
La situacin actual del control de los gastos en la alcalda del
municipio Urdaneta estado Trujillo; est dada por un control posterior alto
ejecutado a los gastos por cuanto se examinan las cuentas de gastos con
base a los comprobantes de pagos, se realiza un examen posterior de las
operaciones administrativas y se estudian
las operaciones financieras
vinculadas a los gastos. Asimismo, el control previo aplicado permite verificar

la legalidad de las operaciones de gastos, determinar la oportunidad de las
operaciones que soportan los gastos y confirmar la veracidad de los datos
integrados en las operaciones. Sin embargo, no se aplica un adecuado
control interno de los gastos.
El control de los gastos se fundamenta en principios bsicos como: la
correcta administracin del patrimonio pblico, por ser til al inters pblico
de la alcalda, vela que la administracin del patrimonio pblico se haga
segn la ley; siendo el objetivo fundamental del control el l aseguramiento de
las labores de administracin de los recursos, bienes y fondos pblicos, las
cuales provienen de tendencias como: normativas legales, reglamentos y
57
lineamientos de control jurdico; ms no por la existencia de un manual que

guie adecuadamente las actividades de control de los gastos.
Finalmente, el respeto de los principios de probidad administrativa y
pblica en el control de los gastos en la alcalda, se fundamenta
generalmente en la imparcialidad y objetividad, pero no en ambos principios
mutuamente. Cuando los gastos en la Alcalda ya han sido comprometidos
se procede a verificar la disponibilidad presupuestaria para los gastos, la
suficiencia documentaria, las garantas suficientes en el caso de contratacin
de obras o servicios y la autorizacin legal para los gastos.
Asimismo, en la alcalda cuando se extingue la obligacin de pago con
terceros se procede a registrar como pago la emisin de un cheque a su
legtimo beneficiario, los documentos que certifiquen el pago realizado y la
imputacin presupuestaria de los gastos, ms no la ordenacin del pago y los
gastos causados hacen exigibles una obligacin de pago con terceros slo
por medio de la recepcin de bienes o servicios.
En general, en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo; el
control de los gastos se fortalece en el momento del compromiso y pago,
pero presenta debilidades en cuando al momento en que es causado. Siendo
el control presupuestario el punto clave del control de los gastos, pues
implica verificar la disponibilidad de los crditos presupuestarios, del
cumplimiento no slo de las condiciones previstas (oportunidad, cantidad y
calidad), sino tambin de las acciones en trminos monetarios. No obstante,
no existe un manual de procedimientos que guie el control de los mismos.
En cuanto a las normas que rigen el control de los gastos en la
alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo; la alcalda antes de realizar
los pagos
garantiza que estn debidamente imputados a crditos del
presupuesto o a crditos adicionales legalmente acordados, que se haya
58
dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables y

que correspondan a crditos efectivos de sus titulares. Sin embargo, las
normas sobre la adquisicin de servicios reflejan debilidades, esto porque la
alcalda ante de proceder a la adquisicin de servicios,
se asegura el
cumplimiento de que el gasto est correctamente imputado a la

correspondiente partida del presupuesto o, en su caso, a crditos
adicionales.
Asimismo, la alcalda verifica que se hayan previsto las garantas
necesarias y suficientes para responder por las obligaciones que ha de
asumir el contratista, exista disponibilidad presupuestaria y que los precios
sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en otras Leyes.
En general, en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo;
existen
normas concretas que regulan las actividades implcitas en los gasto y que
facilitan el control de los mismos.
Finalmente, en relacin a los procedimientos implcitos en el control
de los gastos en
la alcalda
del municipio Urdaneta estado Trujillo; la
intervencin formal del pago de los gastos en la alcalda tiene como finalidad
verificar la legitimidad del pago, que las propuestas procedan de gastos
fiscalizados y que el acreedor tenga derecho al pago. Asimismo, para la
intervencin material del pago, la alcalda revisa que el pago sea igual a la
misma cantidad reflejada en el cheque o transferencia.
Siendo la fiscalizacin previa el procedimiento que muestra una media
aritmtica baja, por cuanto el anlisis de los gastos en la Alcalda, de su
aprobacin comprueba que hay crdito suficiente y adecuado a la naturaleza
del gasto y que la obligacin o gasto se genera por un rgano competente,
dejando a un lado los informes preceptivos que deban figurar en cada
expediente.
59
En general, en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo; el

control de los gastos se fundamenta en procedimientos especficos que son
ejecutados en funcin de la intervencin material del pago de los gastos, los
cuales carecen de una fiscalizacin previa de los mismos. Sin embargo,
actualmente no existe un manual que de forma clara y sencilla muestre tales
procedimientos.
Recomendaciones
La
investigacin
ejecutada
para
proponer
un
manual
de
procedimientos para el control de los gastos en la alcalda del municipio

Urdaneta estado Trujillo; permiti establecer las siguientes recomendaciones:
Los gastos deben ser controlados no slo previamente, sino
posteriormente, haciendo nfasis esencialmente en el control interno de los
mismos.
Tomar en cuenta que el control de los gastos debe centrarse siempre
en vigilar la correcta administracin del patrimonio pblico, asegurar las
labores de administracin de los recursos, bienes y fondos pblicos y
respetar los principios de probidad administrativa y pblica.
Mantener el control de los gastos en sus tres momentos: el
compromiso, lo causado y lo pagado, los cuales deben estar regulados por
normas sobre la adquisicin de servicios y para la realizacin de pagos.
Tomar en consideracin dentro de los procedimientos implcitos en el
control de los gastos, la fiscalizacin previa, el control financiero, el anlisis y
evaluacin de la cuenta general, adems de la ejecucin de auditoras juntos
a los informes pertinentes.
60
En general, se propone elaborar un manual de procedimientos que

detalle de forma clara y especfica los procedimientos ejecutados para el
control de los gastos.
61
CAPTULO VI
PROPUESTA
EN LA ALCALDA DEL MUNICIPIO URDANETA ESTADO TRUJILLO.
Propsito de la propuesta
El propsito del siguiente manual es guiar las actividades a ejecutar y
los procedimientos a cumplir para el control de los gastos en la alcalda del
municipio Urdaneta estado Trujillo; que permita optimizar los procesos
administrativos, ejecutar las actividades a seguir y las funciones necesarias
para el desarrollo seguro y preparacin eficiente del control de los gastos.
Estructura de la propuesta
1
Objetivo ...............................................................................................
Introduccin .........................................................................................
Instrucciones para su uso....................................................................
Glosario de trminos ...........................................................................
Base legal
Parmetro
Procedimiento......................................................................................
Flujograma
Simbologa utilizada.............................................................................
10
Formularios
62

TRUJILLO

Autor: Vsquez Jos.

C.I: 18.097.478
.

63
ALCALDIA DEL MUNICIPIO URDANETA ESTADO TRUJILLO
Direccin de
Manual de Procedimientos
Hacienda Municipal
para el control de los
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
NDICE
Elemento
Pg.
Objetivo .............................................................................................. 65
Introduccin........................................................................................ 66
Instrucciones para su uso................................................................... 67
Glosario de trminos .......................................................................... 68
Base legal........................................................................................... 69
Parmetros......................................................................................... 70
Compromiso del gasto ....................................................................... 74
Elaboracin de la Orden de pago....................................................... 75
Realizacin del pago .......................................................................... 76
Procedimiento general de la gestin del gasto en la alcalda del
municipio Urdaneta estado Trujillo ............................................... 70
Unidades involucradas ........................................................ 77
Formatos emitidos ............................................................... 77
Actividades del procedimiento general de la gestin del gasto
en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo........... 78
Flujograma........................................................................... 80
Simbologa utilizada ............................................................ 83
Formularios
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
64

Direccin de
Hacienda Municipal
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
OBJETIVO
El presente manual tiene por objetivo optimizar los procesos
administrativos, ejecutar las actividades a seguir y las funciones necesarias
para el desarrollo seguro y preparacin del control de los gastos, permitiendo
a su vez que las actividades correspondientes con la naturaleza de la
organizacin se desarrollen en niveles ptimos de eficiencia y eficacia
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
65

Manual de
Municipal
Procedimientos para
Fecha de emisin:
el control de los
Enero, 2010
gastos
INTRODUCCIN
La realizacin del que hacer institucional cotidiano en los
procesos administrativos de las entidades pblicas, vienen a
transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando
en el desempeo de las tareas; como consecuencia de la divisin del
trabajo, se hace necesario el uso de una herramienta que establezca
los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una
organizacin pblica.
Entonces los manuales representan una alternativa y son de
gran utilidad en la reduccin de errores, en la efectividad de las
polticas del organismo en cuanto a eficiencia y eficacia, garantizan
un control administrativo, proporcionan una mejor y ms rpida
induccin a empleados en nuevos puestos de trabajo y, podran
considerarse como una herramienta de consulta y comunicacin para
los empleados de una organizacin, ya que facilitan la interaccin de
las distintas unidades o coordinaciones a travs del flujo de
informacin ( instrucciones o acuerdos) que tienen como objetivo el
logro de determinadas actividades. Es por ello que el presente
manual de procedimientos, se ha diseado con la intencin de
controlar los gastos de la alcalda del municipio Urdaneta estado
Trujillo.
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
66

Manual de
Municipal
Procedimientos para el
Fecha de emisin:
Enero, 2010
INTRUCCIONES PARA SU USO
1.- Lea cuidadosamente el ndice para conocer el contenido del

manual, lo cual le permitir tener una nocin clara de donde se ubica
un determinado contenido al momento de una consulta.
2.- Se recomienda leer primero la introduccin, el objetivo y el

glosario de trminos antes del resto de elementos que integral el
manual.
3.- Comience por leer los procedimientos, ya que estos son

complemento para el control de los gastos.
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
67

Manual de
Municipal
Fecha de emisin:
Enero, 2010
GLOSARIO DE TRMINOS
Control: Es la ltima etapa del proceso administrativo.
Manual: es un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin,
poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran
necesarios para la mejor ejecucin del trabajo
Manual de procedimientos: describe en detalle las operaciones que
integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de
su ejecucin.
Procedimiento: presentacin por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un
procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde,
con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de
llevarlas a cabo.
Formularios: formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las
cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices.
Gastos: representan la totalidad de los rubros o renglones en los que
se consumen los distintos recursos provenientes de diversas fuentes
de financiamiento del presupuesto, durante la ejecucin del mismo
durante un perodo determinado.
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
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Fecha:
Fecha:
Fecha:
68

Manual de
Municipal
Fecha de emisin:
Enero, 2010
BASE LEGAL
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999).

Artculos: 253, 255, 267,
Ley Orgnica de la Administracin Pblica (2001). Artculos: 19,
20 23, 159, 160
Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico
(LOAFSP) (2003). Artculos: 37,51, 236.
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (2001). Artculos: 7, 24
Pargrafo nico, 33 numeral 5,35, 36, 37, 38, 39, 85,
91numerales 8,22,23,29, 91numerales 8,23,29,92.
Ley del Estatuto de la Funcin Pblica (2002). Artculos: 33
numeral11,46,57
Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de Administracin
Financiera del Sector Pblico sobre el sistema pblico.
Instructivo de la ONAPRE N 3.
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
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Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
69

Manual de
Municipal
Fecha de emisin:
Enero, 2010
PARMETROS
Aprobados
los
Presupuestos
para
un
determinado
ejercicio
econmico, corresponde al Gobierno la ejecucin del presupuesto aprobado,

es decir, la ordenacin de los gastos y la realizacin de los pagos con cargo
a los crditos previstos en el mismo. El ciclo presupuestario consta de las
siguientes fases: elaboracin del Presupuesto, aprobacin, ejecucin y
control de su ejecucin. Dentro de la fase de ejecucin, uno de sus aspectos
ms importantes es el gasto.
El procedimiento de habilitacin y realizacin del gasto pblico es
pieza esencial de la actividad econmico-financiera del sector pblico, ya
que de su correcta ejecucin depende la validez y eficacia de las
obligaciones, cualquiera que sea la forma en que estas se contraigan, y la
legitimacin de la Administracin para dictar los actos administrativos con
contenido financiero.
Dicho procedimiento de gasto est constituido por una serie de actos
administrativos, concatenados entre si, que van desde la autorizacin o
compromiso del gasto hasta el pago material del mismo.
procedimiento
de
gasto
puede
denominarse
como
Por tanto, el
procedimiento
administrativo de gasto y pago o, en trminos presupuestarios, como

ordenacin de gastos y ordenacin de pagos, y ms brevemente, como
procedimiento de ejecucin del gasto, englobndose en esa expresin las
dos etapas mencionadas.
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Br. Vsquez Jos.
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Fecha:
Fecha:
Fecha:
70

Manual de
Municipal
Fecha de emisin:
Enero, 2010
PARMETROS
En resumen, podra definirse el procedimiento de ejecucin del gasto
pblico como el procedimiento administrativo integrado por una serie de
actos que, agrupados en dos fases sucesivas, denominadas ordenacin de
gastos y ordenacin de pagos, se dirigen al cumplimiento y realizacin de
las obligaciones econmicas de la Administracin. Aunque forman parte del
mismo procedimiento administrativo, no hay que confundir gasto y
pago.
El
gasto
supone
el
empleo
utilizacin
de
los
crditos
presupuestarios aprobados, mientras que el pago alude, como ya se ha

dicho, a toda salida, material o virtual, de fondos de la Tesorera. El
procedimiento administrativo de ejecucin del gasto pblico se compone de
dos etapas (o dos procedimientos concatenados) que se denominan
ordenacin del gasto y ordenacin del pago. La ordenacin del gasto
conduce a la realizacin del gasto mismo, es decir, a la asuncin por la
Administracin de una obligacin econmica y es realizado por un rgano
gestor del gasto.
La fase de ordenacin del gasto, tambin denominada gestin del
gasto o contratacin de obligaciones, tiene por objeto declarar o reconocer
contablemente las obligaciones de la Hacienda Pblica comprometiendo la
totalidad o parte de los crditos presupuestarios para su satisfaccin.
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Br. Vsquez Jos.
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Firma:
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Fecha:
Fecha:
Fecha:
71

Manual de
Municipal
Fecha de emisin:
Enero, 2010
PARMETROS
Procedimiento de ejecucin del gasto
La gestin del presupuesto de gastos de la alcalda del municipio
Urdaneta del estado Trujillo, se realiza en las siguientes fases:
Compromiso de gasto
El compromiso de gasto o disposicin es el acto administrativo
mediante el cual la autoridad competente acuerda o concierta con un
tercero, segn los casos, y tras el cumplimiento de los trmites que segn la
normativa vigente procedan, la realizacin de obras, prestaciones de
servicios, transferencias, subvenciones, etc., que previamente hubieran sido
autorizadas.
Es decir, es el acto mediante el cual se acuerda la realizacin de
gastos previamente aprobados, por un importe determinado o determinable.
El compromiso es, adems, un acto de relevancia jurdica para con terceros
y, por tanto, vincula a la Hacienda Pblica estatal a la realizacin del gasto a
que se refiera, respetando la cuanta y condiciones establecidas.
Dicho de otro modo, en esta fase el gasto deja de ser algo puramente
interno para convertirse en un compromiso con un tercero que, en principio,
la Administracin debe cumplir, una vez que dicho tercero haya satisfecho
debidamente la prestacin encargada.
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
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Fecha:
Fecha:
Fecha:
72

Manual de
Municipal
Fecha de emisin:
Enero, 2010
PARMETROS
Elaboracin de la Orden de pago (gasto causado)
Es el acto administrativo por el cual la autoridad competente acepta
formalmente, con cargo al Presupuesto del Estado, una deuda a favor de un
tercero como consecuencia del cumplimiento por parte de este de la
prestacin a que se hubiese comprometido, segn el principio de servicio
hecho. O bien, en el caso de obligaciones no recprocas, como
consecuencia del nacimiento de un derecho del mencionado tercero, en
virtud de la ley o de un acto administrativo. Es decir, el reconocimiento de la
obligacin es el acto mediante el que se declara la existencia de un crdito
exigible a la Hacienda pblica estatal o contra la Seguridad Social, derivado
de un gasto aprobado y comprometido y que comprueba la propuesta de
pago correspondiente.
Realizacin del pago
La realizacin del pago se encamina al cumplimiento de la obligacin
econmica previamente asumida, y es realizada por un rgano gestor del
pago. Tambin denominada gestin del gasto o contraccin de obligaciones,
tiene por objeto declarar o reconocer contablemente las obligaciones de la
Hacienda Pblica comprometiendo la totalidad o parte de los crditos
presupuestarios para su satisfaccin y por supuesto pagar el gasto
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
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Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
73

Direccin de
Hacienda Municipal
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
Compromiso del gasto

1.- Se recibe el oficio del departamento solicitante donde se especifica la
solicitud de pago, si se trata de (recursos, humanos, pago de obras u otras
actividades relacionadas) o solicitud de compras, si se trata de adquisicin de
materiales o suministros o servicios segn sea la necesidad.
2.- Se verifican los soportes legales.
3.- Se procede a realizar el compromiso segn la partida presupuestaria que
afecte en el sistema Profit Plus Administrativo de la siguiente manera:
Procesos Administrativos
Compromiso
Establecer compromiso
4.- Luego se procede a llenar el formato de compromiso de la siguiente

manera:
Monto
Fecha
Tipo (Solicitud de pago)
Descripcin del pago
Beneficiario
Imputacin presupuestaria
Guardar
5.- Al culminar se imprime.

6.- Finalmente se revisa, firma y guarda.
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
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Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
74

Direccin de
Hacienda Municipal
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
Elaboracin de la Orden de Pago

1.- Se revisa y verifica la nota de recepcin.
2.- Se revisa el respectivo oficio y sus soportes legales (facturas).
3.- Se verifica el compromiso.
4.- Se realiza la orden de pago en el sistema Profit Plus Administrativo de la
siguiente manera:
Procesos Administrativos
Orden de pago
Generar consulta
Orden de pago
5.- Luego se procede a llenar el formato de la Orden de pago de la siguiente

manera:
Beneficiario
Monto
Pagar
Cargar
Tipo de Orden de pago
Guardar
5.- Al culminar se imprime.
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
75

Direccin de
Hacienda Municipal
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
Realizacin del Pago

1.- Se recibe la Orden de pago con su respectivo compromiso y soportes
necesarios.
2.- Se verifican los datos de cada uno de los recibos.
3.- Se elabora el comprobante de egreso en el
sistema Profit Plus
Administrativo de la siguiente manera:
Mdulos
Pago
Compras y cuentas por pagar

Nuevo
Fecha
(Pantalla en blanco)
Nmero de proveedor
Seleccin del monto a pagar
Ingreso de datos
Descripcin
Nmero de cheque
Nmero de cuenta que va a ser afectada

Imprimir cheque
Procesos
Cargar
Guardar
Imprimir comprobante
Revisar
Firmar
4.- Luego se procede a revisar el cheque y el comprobante
5.- Al culminar se firman

Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
76

Direccin de
Hacienda Municipal
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
Procedimiento General de la Gestin del Gasto

en la Alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo
1.- Unidades involucradas:
Direccin de Recursos Humanos.
Asistente de la Direccin de Hacienda.
Director de Hacienda.
Departamento de Presupuestos.
Analista de Presupuesto.
Coordinador de Servicios Administrativos.
Departamento de Tesorera.
Alcalde de la Alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo.
2.- Formatos emitidos:
Compromiso (Ver formularios)
Orden de pago (Ver formularios).
Comprobante de egreso (Ver formularios).
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
77

Direccin de
Hacienda Municipal
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
Actividades del Procedimiento General de la Gestin del Gasto

1.- La Direccin de Recursos Humanos enva a la Asistente de la Direccin

de Hacienda la Solicitud de servicios junto a los requerimientos (documentos)
2.- La Asistente de la Direccin de Hacienda recibe la Solicitud de servicios y
los requerimientos (documentos), los revisa.
3.- La Asistente de la Direccin de Hacienda realiza el compromiso y lo
dirige al junto a la Solicitud de servicios y requerimientos al Director de
Hacienda.
4.- El Director de Hacienda recibe el compromiso, junto a la Solicitud de
servicios y los requerimientos, los revisa y los enva al Departamento de
Presupuestos.
5.- El Departamento de Presupuestos, recibe el compromiso, junto a la
Solicitud de servicios y los requerimientos, los revisa y procede a ejecutar la
Orden de pago.
6.- El Departamento de Presupuestos revisa la Orden de pago, la imprime y
la enva al Analista de Presupuesto, junto al compromiso, junto a la Solicitud
de servicios y los requerimientos.
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
78

Direccin de
Hacienda Municipal
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
Procedimiento General de la Gestin del Gasto

7.- El Analista de Presupuesto recibe la Orden de pago junto al compromiso,
junto a la Solicitud de servicios y los requerimientos; firma la Orden de pago y
enva todo al Director de Hacienda.
8.- El Director de Hacienda recibe la Orden de pago junto al compromiso,
junto a la Solicitud de servicios y los requerimientos; firma la Orden de pago y
la enva al Coordinador de Servicios Administrativos.
9.- El Coordinador de Servicios Administrativos recibe la Orden de pago junto
al compromiso, junto a la Solicitud de servicios y los requerimientos; firma la
Orden de pago y la enva al Departamento de Tesorera, el cual revisa todo
los documentos y emite el Comprobante de egreso junto al Cheque, los
cuales son enviados al Director de Hacienda.
10.- El Director de Hacienda recibe el Comprobante de egreso junto al
cheque, los firma y los enva al Alcalde del municipio Urdaneta estado
Trujillo.
11.- El Alcalde del municipio Urdaneta estado Trujillo; recibe Comprobante de
egreso junto al cheque, los firma y los enva al departamento de tesorera.
12. El dep0artamento de tesorera recibe el cheque junto al comprobante de
egreso, los revisa y los entrega al legtimo beneficiario.
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
79

Direccin de
Manual de
Hacienda
Procedimientos para
Fecha de emisin:
Municipal
el control de los
Enero, 2010
gastos
Direccin de
Recursos Humanos
Asistente de la
Direccin de
Hacienda
Director de
Hacienda
Departamento de
Presupuestos
Inicio
Enva
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Recibe y
revisa
4
Recibe
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Emite
Recibe
y revisa
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Compromiso
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
6
Revisa
Emite
revisa e
imprime
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Orden de
pago
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
80

Direccin de
Manual de
Hacienda
Procedimientos para
Fecha de emisin:
Municipal
el control de los
Enero, 2010
gastos
Departamento de
Presupuestos
Analista de
Presupuesto
Director de
Hacienda
Coordinador de
Recursos
Administrativos
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
7
Recibe y
revisa
8
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Recibe
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Firma
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Recibe
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Firma
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Firma
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
81

Direccin de
Manual de
Hacienda
Procedimientos para
Fecha de emisin:
Municipal
el control de los
Enero, 2010
gastos
Coordinador de
Recursos
Administrativos
Departamento de
Tesorera
Director de
Hacienda
Alcalde de la
Alcalda del
municipio
Urdaneta
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
10
Recibe
11
Recibe y
revisa
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
12
Comprobante de
egreso, cheque,
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Revisa
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Recibe y
revisa
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Firma
Comprobante de
egreso, cheque,
Orden de pago,
Compromiso,
Solicitud de
servicios y
requerimientos
Emite
Comprobante
de egreso y
cheque
Firma
Cheque
Revisa y
Entrega
Fin
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
82

Direccin de
Hacienda Municipal
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
Simbologa utilizada
Accin
Documento
Documentos
Operacin
Continuacin
Direccin del
flujo
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
83

Direccin de
Hacienda Municipal
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
FORMULARIOS
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
84

Direccin de
Hacienda Municipal
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
85

Direccin de
Hacienda Municipal
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
86

Direccin de
Hacienda Municipal
Fecha de emisin:
gastos
Enero, 2010
Elaborado por:
Br. Vsquez Jos.
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
87
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optimizacin de la planificacin presupuestaria en la alcalda del municipio
Pampn estado Trujillo. Trabajo especial de grado. Universidad de Los
Andes. Trujillo.
89
ANEXOS
90
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES.

NCLEO RAFAEL RANGEL.
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONMICAS.
TRUJILLO
SOLICITUD DE VALIDACIN
Ciudadano (a):
______________________
Presente.
Me
dirijo
usted,
en
la
oportunidad
de
solicitarle
muy
respetuosamente, su colaboracin en la validacin del instrumento para ser

aplicado en el desarrollo del trabajo de investigacin, para optar al ttulo de
Licenciado en Contadura Pblica; el cual se titula: MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS GASTOS EN FUNCION
DE OPTIMIZAR LA GESTION EN LA ALCALDA
DEL MUNICIPIO
URDANETA ESTADO TRUJILLO.
Agradeciendo de antemano.
Br. Vsquez Jos.

C.I: 18.097.478
91

TRUJILLO
CONSTANCIA DE VALIDACIN
Quien suscribe Yanceth Paredes C.I. 11.569.797 Certifico que he revisado el

instrumento presentado por Br. Vsquez Leal Jos Gregorio, titular de la C.I
18.097.478, aspirante al Ttulo de Licenciado en Contadura Pblica de la
Universidad de los Andes Ncleo Universitario Rafael Rangel el cual ser
utilizado para recabar informacin necesaria para su trabajo
titulado:

EN FUNCION DE OPTIMIZAR LA GESTION EN LA ALCALDA
DEL
MUNICIPIO URDANETA ESTADO TRUJILLO.
___________________
__________________
Firma del Validador
Firma del Tutor
C.I. N: _____________
C.I. N:____________
Fecha: _____________
Fecha: ____________
92

TRUJILLO
Quien suscribe Mary Carrero C.I. 5.761.804 Certifico que he revisado el

titulado:

DEL
___________________
__________________
Firma del Validador
Firma del Tutor
C.I. N: _____________
C.I. N:____________
Fecha: _____________
Fecha:____________
93

TRUJILLO
Quien suscribe Zaira Valecillos C.I. 3.908.972 Certifico que he revisado el

titulado:

DEL
___________________
__________________
Firma del Validador
Firma del Tutor
C.I. N: _____________
C.I. N:____________
Fecha: _____________
Fecha: ____________
94

TRUJILLO
INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE DATOS

ENCUESTA
Respetado informante:
El siguiente instrumento est diseado para recolectar informacin

relacionada al control de los gastos, con la finalidad de proponer un manual
de normas y procedimientos para el control de los gastos en la alcalda del
municipio Urdaneta estado Trujillo. Es totalmente annimo y solo tiene fines
acadmicos. Se le agradece la objetividad posible.
Atentamente
El investigador
95

TRUJILLO
Cuestionario dirigido al personal que labora en la Direccin de

Hacienda Municipal de la Alcalda del municipio Urdaneta del estado
Trujillo
Instrucciones
En el presente cuestionario encontrar una serie de planteamientos,

ante las cuales puede expresar su opinin. Se le agradece contestar en
forma sincera. Seleccione una alternativa, marcando con un crculo la (s)
respuesta (s) que convenga(n), no deje ningn tem sin responder.
1.- El control interno de los gastos en la Alcalda se centra esencialmente en:
a.b.c.d.e.-
Verificar el correcto manejo de los gastos

Determinar el logro de las futuras metas
Estudiar el cumplimiento de las operaciones planificadas
Otro Cul?________________________________________________
No se aplica control interno a los gastos
2.- El control previo aplicado a los gastos en la Alcalda permite ante todo:
a.b.c.de.-
Verificar la legalidad de las operaciones de gastos

Confirmar la veracidad de los datos integrados en las operaciones
Determinar la oportunidad de las operaciones que soportan los gastos
Otro Cul?________________________________________________
No se aplica control previo a los gastos
96
3.- El control posterior de los gastos en la Alcalda implica:

a.b.c.de.-
Examinar las cuentas de gastos con base a los comprobantes de pagos.

Realizar un examen posterior de las operaciones administrativas
Estudiar las operaciones financieras vinculadas a los gastos
Otro Cul?________________________________________________
No se aplica control posterior a los gastos
4.- Actualmente el control de los gastos

busca vigilar la correcta
administracin del patrimonio pblico por cuanto:
a.b.c.de.-
Es til al inters pblico de la alcalda

Vela que la administracin del patrimonio pblico se haga segn la ley
Es el objetivo fundamental del control en la Alcalda
Otro Cul?________________________________________________
No vigila la correcta administracin del patrimonio pblico
5.- Las tendencias presentes en el control de los gastos aseguran las

labores de administracin de en funcin del cumplimiento de:
a.b.c.de.f.g.-
Normativa legal
Reglamentos
Manuales
Instrucciones
Lineamientos de control jurdico
Otro Cul?________________________________________________
No asegura labores de administracin
6.- El control de los gastos en la Alcalda se fundamenta generalmente en el

siguiente principio de probidad administrativa pblica:
a.b.c.de.-
Objetividad junto a imparcialidad

Imparcialidad
Objetividad
Otro Cul?________________________________________________
No vigila la correcta administracin del patrimonio pblico
97
7.- Cuando los gastos en la Alcalda ya han sido comprometidos se procede

a verificar:
a.b.c.de.f.g.-
Partida de gastos en el presupuesto vigente

Disponibilidad presupuestaria para los gastos
Precios justos y razonables
Garantas suficientes en el caso de contratacin de obras o servicios
Suficiencia documentaria
Autorizacin legal para los gastos
No se verifica nada de lo mencionado
8.-Los gastos causados en la Alcalda hacen exigibles una obligacin de

pago con terceros por medio de:
a.b.c.de.-
Recepcin de bienes o servicios

Cumplimiento de condiciones para realizar el gasto sin contraprestacin
Disposiciones de carcter contractual
Otro Cul? _____________________________________________
Ninguna de la formas anteriores
9.- En la Alcalda cuando se extingue la obligacin de pago con terceros se

procede a registrar como pago:
a.b.c.de.-
Emisin de un cheque a su legtimo beneficiario

Documentos que certifiquen el pago realizado
Imputacin presupuestaria de los gastos
Ordenacin del pago
No se registra el pago
10.- El Plan Operativo Anual de la Alcalda en cuanto a los gastos incluye:

a.b.c.de.-
Conformidad con los dispuesto en el Plan Operativo Anual Nacional

Proyectos a ejecutar
Acciones a realizar en el ao fiscal
Programas que debe abarcar
Ninguna de las anteriores
98
11.- El control presupuestario de los gastos en la Alcalda implica:

a.- Verificar la disponibilidad de los crditos presupuestarios
b.- Verificar el cumplimiento de las condiciones previstas (oportunidad,
cantidad y calidad)
c.- Verificar el cumplimiento de las acciones en trminos monetarios
d- Verificar los resultados esperados en los estados financieros
e.- Ninguna de las anteriores
12.- El control de los gastos en la alcalda toma como punto clave la
elaboracin de una manual de normas y procedimientos por cuanto:
a.b.c.de.-
Compila todas las operaciones vinculadas a los gastos

Aumenta la eficiencia del control de los gastos
Determina la responsabilidad de posibles fallas
Constituye una fundamento para el posterior anlisis de los gastos
No existe un manual de normas y procedimientos
13.- En la Alcalda ante de proceder a la adquisicin de servicios, se asegura

el cumplimiento de:
a.- El gasto est correctamente imputado a la correspondiente partida del
presupuesto o, en su caso, a crditos adicionales.
b.- Se hayan previsto las garantas necesarias y suficientes para responder
por las obligaciones que ha de asumir el contratista
c.- Exista disponibilidad presupuestaria
d- Los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas
en otras Leyes
e.- No se asegura el cumplimiento de las normas anteriores
14.- La Alcalda antes de realizar los pagos garantiza el cumplimiento de:
a.- Se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias
aplicables.
b.- Estn debidamente imputados a crditos del presupuesto o a crditos
adicionales legalmente acordados.
c.- Se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente
comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a contratistas
o avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes.
d- Correspondan a crditos efectivos de sus titulares
e.- No garantiza el cumplimiento de las normas anteriores
99
15.- El anlisis de los gastos en la Alcalda, de su aprobacin comprueba

que:
a.b.c.de.-
La obligacin o gasto se genera por un rgano competente.

Hay crdito suficiente y adecuado a la naturaleza del gasto.
Constan los informes preceptivos que deban figurar en cada expediente.
Otro Cul?_____________________________________________
No se comprueba lo anterior
16.- La intervencin formal del pago de los gastos en la Alcalda tiene como
finalidad:
a.b.c.de.-
Verificar que las propuestas de pagos proceden de gastos fiscalizados.

Verificar la legitimidad del pago
Verificar el derecho del acreedor del pago
Otro Cul?_____________________________________________
No tiene ninguna de las finalidades mencionadas
17.- Para la intervencin material del pago de los gastos, la Alcalda revisa:
a.b.c.de.-
Pago igual a la misma cantidad reflejada (cheque o transferencia)

Monto a pagar
Datos del legtimo acreedor (cheque o transferencia)
Otro Cul?_____________________________________________
18.- El Control financiero de los gastos en la Alcalda se ejerce sobre:

a.b.c.de.-
Gastos ya ejecutados
Actuaciones ya realizadas
Eficacia de la gestin
Eficiencia de la gestin
No se ejerce el control financiero
19.- El anlisis y evaluacin de la cuenta general de los gastos en la Alcalda

tiene como soporte:
a.- La cuenta presentada por el Ejecutivo Nacional
b.- La cuenta representativa de la ejecucin de los presupuestos
c.- Los gastos ejecutados en el ejercicio fiscal anterior
100
d- Otro Cul?_____________________________________________
e.- No se soporta en lo anterior
20.- Los informes hechos sobre caractersticas concretas de la actuacin de
la Alcalda, en cuanto a los procedimientos implcitos en el control de los
gastos determinan:
a.b.c.de.-
Gastos ejecutados de acuerdo a lo planificado

Comparacin de gastos pasados con los presentes
Planificacin de gastos
Otro Cul?_____________________________________________
Fin del cuestionario

Muchas gracias por su colaboracin!
101

Venezuela Manual Procedimiento Control Gasto Alcaldia

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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

NUCLEO RAFAEL RANGEL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS GASTOS

Autor: Vsquez Jos.

Trujillo, Marzo 2010

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS GASTOS

Autor: Vsquez Jos.

Trabajo Especial de Grado presentado ante la Universidad de Los Andes para

confianza en momentos difciles y agradables de mi vida. DIOS LOS

A todos MUCHAS GRACIAS!

CAPTULO VI. PROPUESTA

Procedimientos generales del control de los gastos........................30

Mapa de variables ............................................................................38

Media aritmtica de los tipos de controles aplicados a los gastos....45

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS GASTOS

Autor: Vsquez Jos.

aprovechamiento de los recursos limitados; pues este permite detectar

del municipio Urdaneta estado Trujillo, surge esta investigacin,

cuyo objetivo general es proponer un manual de normas y procedimientos.

presenta el captulo I, denominado el problema donde se expresa claramente

procedimientos y tcnicas vinculadas, as como su formulacin, los objetivos

instrumento de recoleccin de informacin, la validez del instrumento y la

administrativamente bien, sino el cumplir con las normas establecidas y

de normas y procedimientos, que el personal debe ejecutar para la

deficiencias en cuanto al control de los gastos y que se han sido recabadas

Para evitar, el pronstico expresado es importante contar dentro de la

municipio Urdaneta estado Trujillo?

procedimientos para el control de

los gastos en funcin de optimizar la

cuestionario a doce (12) funcionarios adscritos a los departamentos de

De los resultados se recomend implementar el manual de

procedimientos administrativos de manera que facilite la participacin de los

con el objetivo general de evaluar el sistema de control interno

aplicado en la Direccin de Administracin y Finanzas de la Alcalda del

repuestos de la empresa VALCAR, C.A, tuvo como objetivo realizar una

implementar normas y procedimientos que ayuden ala empresa en su normal

conceptualmente los trminos que pueden aparecer involucradas en las

Tomando en consideracin en qu se gasta en el

sector pblico, se han determinado dos clasificaciones: gastos corrientes, de

aguinaldos, utilidades, aportes patronales, obvenciones, subvenciones,

Incluye alquileres de inmuebles y equipos; servicios bsicos; servicios de

reparaciones mayores de edificaciones y obras de infraestructura de dominio

5.- Activos financieros

perspectiva, el control de los gastos

resulta bien sea en mayores o en

Gmez (2002), el control es considerado como la ltima etapa del proceso

Desde este punto de vista, el control de gastos es toda actividad

luego es pasado por la unidad de trmites

administrativo para su final aprobacin.

de control fiscal, es decir la Unidad de Auditora Interna y la Contralora

Vigilar la correcta administracin del Patrimonio Pblico, es el objetivo

Asegurar las labores de administracin de los recursos, bienes y

El respeto de los principios de probidad administrativa y pblica, la

Imparcialidad, para merecer el respeto de la colectividad y tener

Puntos clave del control de gastos

Segn la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del

La Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico

incumplimiento injustificado de las metas y objetivos programados, la Oficina

2.- El Control Presupuestario, es el conjunto de actividades que se

Dentro del control

presupuestario se haya tres sub-controles siguientes: