Cursogramas JVZ

Rbo 0 PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
BSICOS
Los Cursogramas Y SU
CONTROL iNTERNO
Rbo 0
F 2
CTEDRA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Profesores: Dr. Jorge Rubn Vzquez y Lic. Norberto Caniggia
DOCENTES AUXILIARES: Dr. Carlos Mura, Dra. Gabriela Sol Di Stfano, Dra. Laura Raquel
Aira y Lic. Hernn Petrecca.
AYUDANTES ALUMNOS: Beltrn Sobredo (Coordinador de material e impresin), Federico
Manzione, Gastn Isola y Facundo Martin.
Marzo de 2006.
Todos los Derechos Reservados.
Hecho el depsito de la Ley 11.723.
Prlogo
El presente papel de trabajo propone herramientas para facilitar el anlisis y la

consiguiente metodologa de los procesos de las organizaciones que est
destinado a los especialistas del tema y estudiantes de la materia de Sistemas
Administrativos de la Facultad de Ciencias Econmicas de la UBA. Siempre con la
finalidad de hacer ms accesible la tcnica de diseo y anlisis de los
cursogramas incluyendo comentarios y requerimientos "actuales", y para
responder a las necesidades que generan los cada vez ms frecuentes y
continuos cambios en las normativas legales que regulan los aspectos formales
y/o de exhibicin y/o presentacin y/o registracin de la documentacin (y de sus
soportes) utilizados como respaldo de las operaciones realizadas, (v. gr. AFIP).
Contiene tambin un apartado referido al "Control Interno" donde se detallan las

normas generales de aplicacin ms frecuente as como normas y
recomendaciones particulares referenciadas especficamente a cada uno de los
procesos bsicos descriptos por los "diagramas".
Los contenidos estarn integrados entre s y sern y son complementados con

ejercicios que, enfatizando y posibilitando la comprensin de lo que es el trabajo
en equipo, permita a los lectores analizar las cadenas proveedor - cliente internos,
hacer real y concreto la "mejora continua" y fundamentalmente facilitar que la
"cultura" de las organizaciones sea suficientemente flexible y adaptativa al entorno
como para detectar oportunidades, aprovecharlas y hacer viable realmente la
fidelizacin de sus clientes.
Un especial agradecimiento a la Dra. Liliana Vzquez (que realiz las pruebas de

campo con el material), a Ezequiel Levinguer (que proces e integr textos con
grficos digitalizados), a Beltrn Sobredo (quin realiz la correccin y los
ajustes de las ltimas versiones), y a las Dras. Gabriela Di Stfano y Roco
Prez, que compilaron los cursogramas que se incluyen para que nuestros
alumnos practiquen.
El agradecimiento final, sin duda alguna, para todo el equipo docente que me
acompaa permanentemente con su esfuerzo y dedicacin ad-honorem y que est
integrado, adems de los citados, por el Dr. Carlos Mura, la Dra. Laura Aira, el
Lic. Hernn Petrecca, Federico Manzione, Gastn Isola y Facundo Martin.
Jorge Rubn Vzquez

Norberto Caniggia
Marzo de 2006
Introduccin
Cuando el benchmarhing todo lo haya estandarizado

las pequeas cosas bien hechas sern las que nos diferencien y nos hagan elegibles.
El buen funcionamiento de un sistema dinmico depende

de la fortaleza y de la flexibilidad de su componente ms frgil.
Cuando pensemos que las personas que nos rodean no son importantes
o que no lo son las pequeas cosas que debemos cotidianamente hacer, entonces...
habremos sentado las bases para nuestro seguro fracaso.
No porque "algo" sea complejo lo eliminaremos, lo daremos por inexistente

simplemente lo ignoraremos.
Perder nuestro tiempo implica dejar pasar la oportunidad de agregar valor a nuestra formacin.
Diagramas analticos de actividades bsicas.
Los CURSOGRAMAS.
Los cursogramas, tambin llamados circuitos, flujogramas o diagramas de flujo son

usualmente utilizados para representar, mediante una simbologa preestablecida, una
secuencia de actividades y describir sus caractersticas, particularidades y componentes.
Son mtodos prcticos de anlisis de los procesos de una empresa, herramientas que
se utilizan para comprender, analizar, verificar y controlar (y proponer su mejora) los
procedimientos.
La estandarizacin primaria de los cursogramas data de noviembre de 1973 cuando se

concreta con la Norma del Instituto Argentino de Racionalizacin de Materiales (IRAM)
nmero 34 501; a partir del trabajo de la Comisin de Procedimientos Administrativos -
integrada por representantes de todas las instituciones y organismos de la poca -.
Dicha comisin se bas en los trabajos de la ASME (The American Society of Mechanical
Engineers), en "Normalizacin de la graficacin de procedimientos administrativos" trabajo
de los Contadores Miguel Martn y Ernesto Tolosa, del Dr. Luis Rey y del Ingeniero Alberto
Zubizarreta y en "Cursogramas" trabajo del Contador Ral Saroka y Claudio Ferrari.
La norma tuvo y tiene como objeto establecer los smbolos a utilizar en la representacin
grfica de procedimientos administrativos.
Manteniendo en la medida de las posibilidades la propuesta de origen (producto de la

necesidad de recurrir a medios electrnicos de representacin - programas de
computacin para el diseo de cursogramas -) se incluye la simbologa a utilizar (ver
cuadro) para representar procedimientos administrativos. En dicho cuadro se agregaron
algunos smbolos para identificar o aclarar situaciones no contempladas originalmente y
facilitar el trabajo de quienes se acercan por primera vez a la tarea.
Los smbolos, su denominacin y la descripcin responden al esquema IRAM y son los

que se utilizan en todos los cursogramas que integran este trabajo.
1
Introduccin
Tambin proponemos y se incluye (ver cuadro) como papel de trabajo un esquema de

hoja para graficar cursogramas, con encabezados y pi de pgina estndares para
completar por quienes los adopten para su uso.
Se incluyen a continuacin algunas "recomendaciones" que, en opinin del autor,

facilitarn al lector la tarea de trabajar con cursogramas. Dichas "reflexiones" y su
inclusin fueron sugerencia de los auxiliares docentes del curso de Sistemas
Administrativos y estn basadas en la recopilacin de las preguntas e inquietudes ms
frecuentes de nuestros alumnos de cursos regulares.
Algunas recomendaciones para "dibujar" cursogramas.
En un cursograma se representan los recorridos entre los distintos "sectores" de la

empresa, los formularios utilizados (su origen, cantidad, uso y destino) y las operaciones
que se realizan en el proceso que se describe.
Quien aborda la tarea debe tener presente que el cursograma (salvo indicacin expresa
en contrario) siempre representa el procedimiento tal cual es y no como "debera ser" o
como al analista le "agradara que fuera". Hay que recordar que se trata de una forma de
representar un recorrido que representa la realidad "formal" descripta.
Los cursogramas propuestos intentan facilitar el diseo y el anlisis de cada proceso

bsico de la empresa. Este proceso est compuesto por varias actividades que deben
tener un orden lgico y que solo en su conjunto cumplen con la finalidad. Por ello se
recomienda armar "diagramas en bloque" (es decir bloques de actividades que se
complementan para lograr el objetivo del proceso).
A ttulo meramente enunciativo se sugiere observar las siguientes recomendaciones:
1. Si no est escrito, haga el relevamiento correspondiente del proceso en forma de

texto.
2. Lea todo el proceso completo y vulvalo a leer.
3. Intente visualizar mentalmente un "diagrama" de grandes "bloques" que lo represente.
4. "Marque" los sectores que intervienen.
5. Identifique los formularios utilizados.
5. Precise los archivos y documentacin complementaria existente
6. "Marque" las operaciones y numrelas en forma ascendente porque ello permite un

mejor seguimiento del proceso.
Al identificar sectores y operaciones, quedar establecido a qu sectores
corresponde cada operacin y qu responsabilidades ellas generan.
7. Para su lectura, es til que el cursograma mantenga un orden de izquierda a derecha
(orden de los sectores que intervienen en el proceso) y descendente (generando una
2
Introduccin
aproximacin a los tiempos o etapas en las que se da el proceso).
8. El esquema debe basarse en no ms de 6 columnas mas una adicional para las

observaciones (tal como se propone en la hoja modelo que se adjunta ms adelante).
En las columnas (cada columna un sector) se representan las operaciones, y los
formularios a los que se da origen, se consultan o se archivan en esos sectores.
a. La columna "OBSERVACIONES" se utiliza para referenciar y describir sintticamente
las operaciones (que corresponde a cada nmero asignado) o realizar cualquier
otra aclaracin necesaria.
b. La columna "VARIOS" hace las veces de "comodn" para aquellos sectores cuya
intervencin es reducida (medida en cantidad de operaciones). Es comn que se
asigne a sectores intervinientes en el proceso, pero no pertenecientes a la
empresa (por ej. Correo, Banco, Cliente, Proveedor, etc.). La columna VARIOS se
ubica usualmente sobre la izquierda del papel de trabajo y en ella se indica el
nombre del sector que en ese momento se encuentra operando. De producirse un
cambio de "actor" se "cierra" el anterior con doble raya y se escribe debajo el
nombre del "nuevo" sector.
9. Es conveniente representar las operaciones sobre la izquierda de cada columna y

sobre la derecha, los formularios utilizados, (tantos como copias tenga, numerados en
el ngulo derecho inferior y la inicial de su nombre en el ngulo superior izquierdo - ver
simbologa -).
10. Se utilizan lneas para unir las operaciones y formularios que hacen las veces de
"conductos de informacin", ya que por ellas se trasladarn los formularios que
"viajarn" de un sector a otro. Es importante el seguimiento de estos formularios para
verificar que no "desaparecen" durante el proceso.
Las lneas sern punteadas o completas:

a. Toda "consulta" (a una computadora o listado, etc.) se dibuja con lnea punteada
(que une el smbolo de operacin con lo consultado). Siempre la consulta" se
realiza con algn soporte de informacin: PC, listado, etc.
b. Si en lugar de "consulta" realiza una operacin se dibujar con lnea llena, (por
ejemplo "carga" datos..., confecciona..., etc.). Las lneas completas se utilizan para
trasladar los formularios o representan la operacin realizada con dos o ms
elementos o comprobantes.
11. Recuerde que despus de cada control existe alternativa porque el "control"
supone siempre la posibilidad de dualidad de resultados posibles (si - no; bien - mal;
etc.). El control implica que puede "cumplirse o no con el logro de la variable". Esto
validar el control, de lo contrario ese control ser intil y slo generar gastos
improductivos.
12. Siempre que se deba realizar un desglose o una distribucin, los formularios (en uso
no archivados) volvern a dibujarse. De este modo se mantiene el control de las
copias en uso y su posterior destino, y se evita dejar formularios colgados.
13. No deben "quedar" formularios "sueltos" y sin destino al terminar un cursograma.

Tampoco deben desaparecer en el medio del circuito, sin darle un destino especfico
3
Introduccin
(debern archivarse, destruirse, etc.).
14. Al dibujar un conector de pgina, que indica que el recorrido contina, se debe volver
a dibujarlo en la misma columna de la hoja siguiente (ambos deben tener una
referencia o identificacin comn).
15. No se debe omitir la representacin grfica de la mercadera (M.) en los cursogramas

de compras y de ventas, ni el movimiento, traslado o desplazamiento de la misma, as
como no debe omitirse dibujar o representar graficamente el cheque (CH.), el cheque
de pago diferido (CHPD), o el cheque cancelatorio (CHC) y el flujo de circulacin de
ese cheque o del dinero en efectivo ($).
Errores en los procesos:

Una de las principales funciones del cursograma, es que nos permite hacer un
relevamiento de los procesos de la Organizacin, y detectar as los posibles errores, para
corregirlos, y hacer as ms eficiente el proceso.
Podremos identificar bsicamente dos tipos de errores:
1- Errores de Procedimiento: estos errores surgen a partir de la redundancia de
procesos o de documentos intiles, que hacen que el proceso sea ms lento,
burocrtico y costoso. Por ejemplo: emitir Facturas por duplicado, colocar firmas y
controles innecesarios, archivar definitivamente documentacin evitando su
posterior uso, etc.
2- Errores de Control Interno: se caracterizan bsicamente porque ponen en juego el
patrimonio de la Empresa. Hay plata de por medio, ms all de los costos causados
por la redundancia. Por ejemplo: No controlar un cheque antes de recibirlo, entregar
cheques o dinero sin recibir a cambio ningn documento firmado por la otra parte,
no realizar las correspondientes afectaciones de stock, no consultar la situacin del
cliente antes de otorgarle un crdito, etc.
Desarrollo del trabajo:

A continuacin incluiremos:
a- Simbolga Estandarizada utilizada para graficar cursogramas,
b- Hoja Modelo para el desarrollo de los mismos.
Luego se desarrollarn los procesos fundamentales de una organizacin. A saber:

a- Ventas
b- Cobranzas
c- Compras
d- Cuentas a Pagar
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Introduccin
5
Introduccin
6
Introduccin
7
Anlisis de un Procedimiento de Ventas
Cursogramas.
Una descripcin para los procedimientos esenciales de : Ventas.

(en cuenta corriente efectuadas por vendedores).
Los sectores en los que se basa el procedimiento de ventas son:

Depsito o Almacenes: representa al lugar fsico donde se almacena la Mercadera;
Expedicin: representa el lugar donde adems de almacenarse la Mercadera, es el
sector que la enva al Cliente;
Facturacin: responsable de emitir las Facturas y si fuera conveniente o posible de
imprimir adems los Remitos;
Cuentas Corrientes: donde se registra y se mantienen actualizadas las situaciones
crediticias de los clientes (sus saldos y su composicin);
Vendedor: representa la persona fsica que se ocupa de tomar los pedidos, vender o
documentar la venta;
Administracin de Ventas: sector que debe tener claramente identificada su tarea o
funcin y su responsabilidad. Es el rea que tiene como funcin agilizar y hacer ms
eficientes y veloces los procesos de concrecin y de terminacin de la venta realizada
por los vendedores- y, al mismo tiempo, solucionar eventuales problemas o conflictos
que se creen durante el proceso, en atencin a mejorar la calidad del servicio prestado
al Cliente. Como tarea adicional debe coordinar la actividad de los vendedores y ser
nexo con el rea de Crditos para agilizar el curso dado a los pedidos;
Crditos: a cargo de las tareas propias de su nombre, incorporando a veces tareas de
cobranzas o de cuentas corrientes. Debe verificar la existencia de crdito acorde con
las caractersticas de cada cliente (es responsable de exigir las eventuales garantas y
fijar los lmites dentro de los que opera cada cliente) de acuerdo a cada pedido que de
l se reciba. No es imposible pero tampoco frecuente que coexistan en un solo sector
las tareas de Administracin de Ventas y Crditos;
Contabilidad: encargado de las registraciones y tambin frecuentemente a cargo de
tareas de control interno y auditoria;
Cliente: es el origen de la operatoria y destinatario de la compra que ha efectuado;
Fletero: es el sector de entrega fsica (logstica de salida), es el encargado de
transportar la Mercadera cuando no es el Cliente el que la retira de la fbrica.
En el cursograma que se describe se opta por asignarle a "Administracin de Ventas" la tarea
de verificar que "el pedido" entregado por el Vendedor cumpla con todas las pautas prefijadas
por la organizacin, siendo, adems, el responsable de firmar la copia de la Nota de Pedido que
quedar en poder del Vendedor (como constancia de haber sido aceptada la venta propuesta
y que est descripta en dicha Nota de Pedido).
Bsicamente el sistema pivotea sobre la entrega de la Mercadera (vendida al Cliente)

conjunta y simultneamente con el Remito y la Factura, verificando el cumplimiento de normas
internas de procedimiento que aseguren un adecuado control interno y estableciendo controles
8
por oposicin de intereses, complementados con las tareas que deben cumplir los restantes
sectores relacionados.
Es frecuente la disyuntiva que se suele presentar y que implica decidir qu se debe "hacer
primero", (cuando no puede hacerse en forma simultnea la consulta sobre crdito y stock).
Una pauta bsica orientativa general que puede seguirse afirma que: cuando la empresa no
suele trabajar con suficiente stock suele ser conveniente verificar si el producto que nos quieren
comprar o que hemos vendido puede ser entregado. En estos casos, en los que las empresas
suelen trabajar con "stocks limitados", es muy frecuente observar que el procedimiento
descripto genera un cursograma que "recorre" primero el rea de Expedicin (para verificar la
existencia de la Mercadera) y luego es derivado hasta el rea de "Crditos" para generar u
obtener o acordar la respectiva autorizacin crediticia. En otras empresas, se dar la situacin
inversa, comienza el "recorrido" por el rea de "Crditos" o por el rea de facilidades crediticias
(porque si el Cliente ha excedido su lmite acordado se debern solicitar garantas
adicionales), la consulta de su carpeta o legajo tambin se podr hacer "por pantalla". Esta
variante aparece como ms frecuente en escenarios o mercados locales o especficos que
presenten problemas de financiacin; porque los actores que en ellos actan entran en mora y
se producen atrasos y a veces cortes en las cadenas de "pagos y de cobranzas". Por tanto
resulta muy importante tener en cuenta la solvencia y cumplimiento de nuestros clientes, para
no entregar Mercaderas a quienes no pagan en trmino o no tienen capacidad de repago en
los plazos en que la empresa est dispuesto a vender.
La situacin ideal es aquella que permite al responsable autorizado (podr ser el encargado de
Crditos, o el responsable de Administracin de Ventas, o simplemente quien tenga
autoridad suficiente para hacerlo) estar en condiciones de verificar simultneamente la
"existencia de crdito acordado suficiente" al Cliente as como la existencia de stock
disponible para su venta. En este caso la operacin se realiza en un nico sector y en forma
simultnea, se opera en tiempo real y al mismo tiempo se imputa preventivamente (en la cuenta
corriente del deudor) el crdito que implica el darle curso a una Nota de Pedido y se "baja" del
stock la Mercadera comprometida para satisfacer la demanda de este cliente con dicha Nota
de Pedido.
Pero, para que la empresa concrete y utilice efectivamente el procedimiento necesita efectuar el
control de las operaciones: a ttulo meramente ilustrativo y como ejemplo: si los controles
predeterminados son los adecuados, se podr verificar que el procedimiento es correcto cuando
la cantidad de productos en que disminuye el stock de Mercaderas es la misma cantidad que
se refleja en los Remitos; cuando esas cantidades, valorizadas en pesos generan un monto de
facturacin, ste debe ser idntico al monto en que resultan incrementados los saldos
deudores de las cuentas corrientes de clientes (es el importe en que debe aumentar el saldo de
la cuenta contable "Deudores por ventas").
Se debe insistir en la necesidad de explicitar claramente las funciones de sectores como
Administracin de Ventas; Crditos; y Contabilidad, ya que el control interno se soporta
frecuentemente sobre ellos (siempre que sean realmente responsables de las tareas inherentes
y no acten como meras "oficinas" operativas sin capacidad de control y/o decisin) aunque el
rol que cumplen vara segn la empresa de que se trate.
Con relacin al Remito es aceptado usualmente que el original (firmado de conformidad por el
Cliente) se archive junto con la copia de la Factura en la empresa que los emite, y el
duplicado o copia de ese Remito se entregue junto con la Mercadera al Cliente. El destino del
Remito se invierte en casi todos los organismos del Estado (que suele exigir el original y a
veces copias adicionales).
9
La llamada Nota de Pedido o Pedido que emite el Vendedor, normalmente en tres ejemplares,
un original y dos copias, puede tener diversos destinos.
El original suele ser entregado a la empresa para iniciar el proceso de la venta en cuenta
corriente, el duplicado puede ser entregado (y usualmente as lo es) al Cliente como
constancia del pedido que ha efectuado, y el triplicado quedar en poder del Vendedor a
efectos de asegurarle que cuenta con una constancia legal adecuada para exigir el pago de la
comisin que, por las ventas que ha realizado, le corresponde.
Sin embargo debe tenerse presente que se observa una paulatina disminucin en la
"costumbre" de entregar una copia de la Nota de Pedido a los clientes, quienes no suelen
reclamarla, fundamentalmente porque, en algunas Provincias nace el hecho imponible para el
Impuesto de Sellos (que siempre es provincial) cuando la Nota de Pedido es firmada tanto por
el Cliente como por el Vendedor (por ello se transforma en un contrato, y, si es un contrato,
est alcanzado por el impuesto de sellos).
El impuesto de sellos a nivel nacional ha sido derogado y a nivel provincial suele ser gravoso.
Las empresas deben elegir entre "hacer firmar o no" las notas de pedido por ambas partes;
resultando aconsejable hacerlo cuando se quiere protocolizar la venta (cuando se quiere
formalizarla como contrato); y no parece conveniente hacerlo si no se desea "documentar la
operacin" y transformarla en un contrato de cumplimiento obligatorio (que est alcanzado por
el impuesto de sellos).
En el cursograma descripto se opta "slo" por entregar una copia de esta Nota de Pedido al
Cliente, basando la opcin en una supuesta decisin de la empresa de no formalizar la
operacin en un contrato de compraventa.
Las empresas con equipos de procesamiento electrnico de datos acceden a la gestin

integral de operaciones y el acceso en tiempo real. Estos equipos posibilitan:
Trabajar si es necesario "en red";
Al realizar cada tarea, reflejar de inmediato sus consecuencias, (por ejemplo: si
Facturacin no slo emite las Facturas sino que hace lo propio con los Remitos, actualiza
el inventario - baja el "stock" -, registra en la cuenta corriente del deudor, etc.).
Generar todos los listados que se consideren necesarios (por ejemplo el de facturacin
diaria o semanal o mensual que servir para transcribir en el libro IVA- ventas - si no es
impreso directamente en hojas prerrubricadas -, etc.).
Explicitar cursos de accin para las excepciones. Si bien se usan procesos no relevados
para los casos en los que no se desea o no es conveniente describir qu se debe hacer -
para no hacer ms complejo el diseo - debe recordarse que las excepciones o los
rechazos suelen ser fuente de posibilidades para mejorar la calidad de servicio o corregir
errores y deberan ser informados los superiores de quienes han cometido el error o de
quienes se ven afectados por una negativa (el caso tpico es informar al Gerente de Ventas
cuando se rechaza un pedido de un cliente para que haga "lo que corresponda"; o al
Gerente de Finanzas cuando un cliente requiere Mercadera sin tener acordado "crdito
suficiente").
Posibilitar que no sea necesario "dibujar" la "computadora" para "mostrar" que de ella
surgen los formularios (ello podra ser visualmente mejor o ms claro pero es suficiente con
slo dibujar los formularios cuando se los emita). La computadora es representada cuando
se realiza una consulta o se registra mediante su uso.
10
Permitir, cuando en un sector se realice una operacin (y al estar conectado el sistema en

red), imprimir algn formulario en otro sector. Se sugiere indicarlo en la columna de
observaciones cuando se numere la operacin y al mismo tiempo dibujar en el sector
donde se imprime el formulario, un proceso no relevado del que surge el formulario impreso.
No es conveniente, pero en algunos casos puede ser vlido y como opcin, dibujar el
formulario en el sector que lo genera y enviarlo al sector que lo recibe. A ttulo de ejemplo,
"Facturacin" podr emitir una orden para preparar Mercadera e imprimirla en el sector y
luego enviarla a "Depsito" o indicar que lo hace y dibujar en el sector Depsito un
proceso no relevado del que "sale" una "orden de preparacin de Mercadera".
Utilizar y mantener procedimientos vlidos y en uso, en tanto no se vulneren disposiciones
vigentes. Debe recordarse que si bien la DGI establece que los formularios se emiten por
duplicado la Resolucin que lo establece tambin dice "como mnimo". Algunas empresas
usan tres ejemplares para no cambiar sus sistemas aunque el procedimiento podra ser
igualmente realizado con menos ejemplares.
Permitir efectuar revisiones o controles an luego de finalizado el procedimiento o su
representacin. Los procesos o los procedimientos indican cmo se realizan las
operaciones, pero es frecuente que el control interno y el control por oposicin de intereses
incluya operaciones o revisiones que son realizadas "despus" de terminar el
procedimiento, cualquiera sea ste: compras, pagos, cobranzas, etc.
Sentar las bases de todo sistema de control interno a partir de lograr que toda persona o
sector que realice una operacin o tarea tenga el respaldo pertinente y que justifique su
accionar. Algunas fallas comunes se observan cuando quien factura no retiene el
comprobante que lo autoriza a hacerlo (por ej. el pedido); o cuando el sector de Depsito
entrega Mercadera sin ninguna constancia que avale la salida (y que justifique su accionar)
y no cuenta con respaldo durante un perodo, etc.
Para finalizar procedemos a la descripcin general del procedimiento de ventas en cuenta

corriente:
El Vendedor emite por triplicado una Nota de Pedido (N.P.) al concretar una venta, (emitir por
triplicado la Nota de Pedido implica decir original, duplicado y triplicado o lo que es lo mismo
original y dos copias), una vez confeccionada la Nota de Pedido (N.P.) el Vendedor desglosa
el duplicado y lo entrega al "Cliente", luego entregar el original y el triplicado al sector de
"Administracin de Ventas" quien controla que estn todos los datos requeridos para poder
concretar la operacin y que estos sean correctos (en este caso la empresa es la que fija las
pautas a las que deben estar sujetas las notas de pedido (N.P.) y qu datos deben contener).
Si el proceso es aprobado (si cumple con todos los requisitos de acuerdo con las
especificaciones del procedimiento previamente fijadas por la empresa) Administracin de
Ventas registrar en la base de datos de la empresa el pedido recibido (se accede en la
prctica cotidiana a un archivo de pedidos pendientes que se actualiza simultneamente con la
facturacin, es decir que al facturar el pedido pendiente deja de ser tal y se transforma en
pedido cumplido) como medio para poder realizar el seguimiento de cada pedido ante
eventuales pedidos de informes o reclamos tanto del Cliente como de cualquier sector de la
empresa -. De ser rechazado, con el pedido se procede de acuerdo con el procedimiento para
el rechazo legal de los pedidos no aprobados que no es analizado ahora y se lo describe
como un proceso no relevado.
11
Luego firma ambas copias (original y triplicado) y desglosa, enviando el original al sector de
Crditos y Cobranzas y el triplicado lo entrega al Vendedor quien lo archiva transitoriamente.
Este archivo es transitorio porque es muy probable que el Vendedor, al finalizar el mes, utilice
este comprobante para verificar que las comisiones que va a cobrar son las que corresponden y
coinciden con el total de las ventas por l efectuadas, (si optara por no archivarlo
transitoriamente y en cambio elige destruirlo o archivarlo definitivamente no tendra elemento
alguno para verificar que cobra todo lo que debera cobrar).
"Administracin de Ventas" no retiene ninguna documentacin porque es, en este cursograma,

slo un sector de trnsito y si requiere informacin o simplemente efectuar una consulta puede
hacerlo por pantalla, ya que el sistema informa sobre el estado de la gestin (hace
seguimiento) de todos los pedidos recibidos y aprobados.
En el sector de "Crditos y Cobranzas" una vez que se recibe el pedido original (NP 0)
autorizado por el rea de "Administracin de Ventas" se consulta por pantalla (de una
computadora), si el pedido se ajusta a la situacin crediticia del Cliente (si est dentro del
lmite de crdito que la empresa le acord). En caso afirmativo se imputa preventivamente el
crdito que se est acordando y en caso negativo se cita la causa por la que, el pedido, es
rechazado. En ste ltimo supuesto se devuelve a Administracin de Ventas, donde se inicia
un proceso no relevado.
Luego de haber firmado la Nota de Pedido original (N.P.0) como forma de reflejar la aprobacin
realizada de ese pedido y la imputacin preventiva del crdito que representa se dar
intervencin al sector de Expedicin. Al igual que con los pedidos pendientes registrados por
Administracin de Ventas el sistema debe transformar la imputacin preventiva en definitiva -
en forma automtica y simultnea con la facturacin -.
La afectacin que se ha hecho del crdito en algunas empresas suele tambin continuar en una
afectacin de stock - para disminuir o bajar el inventario disponible para su venta- (afectacin
preventiva tambin transformable automticamente, por el sistema, en definitiva en el momento
en que se facture).
En el caso que se describe se enva, la NP 0, al sector de "Expedicin" donde se recibe, se

reserva y se separa la Mercadera (M.) conforme a las especificaciones de dicha Nota de
Pedido (N.P.0). Una vez preparada la Mercadera (M.) se la demora (la Mercadera queda ya
preparada para su posterior envo) y el original es sellado y firmado por Expedicin y se enva
al sector de "Facturacin".
En el sector Facturacin se imprimen, en original y dos copias la Factura (F.) y el Remito (R.)
en forma simultnea. La impresin en un nico proceso de las Factura y de los Remito es una
prctica frecuente en las empresas, para que la Factura original pueda ser entregada al
"Cliente" junto con la Mercadera (M.) y no se transforme en un obstculo que pueda demorar
la gestin posterior de cobranza (por alegar el Cliente que no la ha recibido en tiempo y en
forma). En este momento, el sistema debe transformar la imputacin preventiva en definitiva y
realizar la afectacin de stock.
Luego de haberse impreso las Facturas y los Remitos y contando an con la Nota de Pedido
original recibida, se procede al desglose de la documentacin. La Factura original, junto con los
tres ejemplares del Remito, son enviados a "Expedicin"; el duplicado de la Factura, (la copia
12
F.2) es enviado a "Cuentas Corrientes"; retiene y archiva transitoriamente el triplicado de la

Factura (F.3) y la Nota de Pedido (N.P.0) que sirvi de base para emitir tanto las Facturas (F.)
como los Remitos (R.).
Al recibir el duplicado de cada Factura en Cuentas Corrientes se consulta por pantalla si se
encuentra correctamente debitado el importe de la Factura en la cuenta corriente del cliente,
salvo casos excepcionales que dan origen a un proceso no relevado, al trabajar en red no
deben existir errores. Luego se retira de archivo el Legajo del cliente donde se archivar la
copia recibida. El Legajo no se archiva nuevamente quedando demorado en espera del Remito
(R.0) firmado por el Cliente.
Nota: al asumir la existencia de un programa de gestin integral se omite la graficacin de

procesos de registro y control que se realizan automticamente al facturar. Sin embargo, lo que
debe verificarse es que, en forma manual o electrnica, cada vez que se facture se disminuya
el stock, se incremente el saldo de la cuenta corriente del cliente, se d de baja el pedido
pendiente, se ajuste el lmite de crdito del cliente, se prepare la informacin para registrar las
transacciones incluyendo costo de ventas en la contabilidad, que a su vez constituyen la
base para la liquidacin impositiva, confeccin de estados contables, liquidacin de comisiones,
etc. Dichas tareas, de no trabajar en red sern realizadas por los responsables de cada sector y
sin vulnerar el control interno estableciendo los correspondientes controles por oposicin de
intereses.
En el rea de "Expedicin" se une la documentacin recibida con la Mercadera ya preparada y

se conforma una Hoja de Ruta (H.R.) en original y una copia, en la que se detalla el recorrido
que debe concretar el "Fletero".
En la Hoja de Ruta se debe incluir la informacin que corresponde a cada Cliente a visitar, el
nmero de la Factura (F.), el nmero del Remito (R.) y la cantidad de bultos que el "Fletero" va a
entregar.
Toda la informacin preparada y agrupada es controlada en el momento de cargar la

Mercadera. El "Fletero" controla la Mercadera (M.) (bultos o detalle segn Remito) y si todo es
correcto firma de conformidad el duplicado del Remito (R.2) que devuelve al sector de
"Expedicin" en el mismo momento, donde es archivado transitoriamente. Si existe alguna
diferencia la misma slo puede existir en el estado o la cantidad de la Mercadera se ajusta
en presencia del responsable de Expedicin.
En la opcin elegida es el R 2 el nico comprobante que le queda a "Expedicin" como

constancia de haber entregado la Mercadera (M.); se debe tener presente que si bien
"Facturacin" baja en tiempo real el stock (Mercadera en el inventario) porque se opera con
un sistema de gestin integral a partir del uso de computadoras, ello no implica que
"Expedicin" haya realmente entregado la Mercadera (M.). La salida de Mercadera slo se
justifica con algn comprobante que as lo autorice y, en este caso, con el R 2 se le posibilita al
encargado del sector el mantener bajo su responsabilidad y control el inventario.
El Fletero, mantiene la Hoja de Ruta con su copia durante el recorrido y entrega la

Mercadera, la Factura original y el Remito original y triplicado. El Cliente le devuelve el Remito
firmado.
El "Fletero" controla que el Remito original (R.0) haya sido firmado sin salvedades por el
"Cliente" y cotejando con la Hoja de Ruta (H.R.) verifica haber realizado todo el recorrido (en
13
caso de no haber terminado la tarea contina hasta su finalizacin). Coloca un sello entregado
en toda la documentacin y firma las Hojas de Ruta y el Remito, presentando toda la
documentacin en Expedicin.
En "Expedicin", en presencia del Fletero, se coteja la documentacin recibida con el

duplicado de los Remitos que se recuperan del archivo. Si todo esta bien, se coloca un sello
cumplido conforme firmando Expedicin todos los comprobantes. Slo podra haber
deficiencias por haber quedado pedidos pendientes de entrega para el da siguiente (ya que no
debera existir ninguna otra falencia); en este caso, se devuelve al Fletero, para que termine
con los pedidos pendientes.
Las Hojas de Ruta son entregadas al Fletero, quien controla que hayan sido conformadas por
Expedicin y las presenta en Cuentas a Pagar donde si cumplen con las formalidades
descriptas (el procedimiento ya determinado por la empresa), firma como constancia de
recepcin el duplicado reintegrando al Fletero (quien lo archiva transitoriamente hasta el
momento en que deba emitir la Factura para cobrar por su tarea o percibir viticos segn sea el
caso) y archiva transitoriamente la Hoja de Ruta original.
Los Remitos (R.0 y R.2) son presentados por Expedicin en Cuentas Corrientes donde se
verifica la firma del Cliente y son inicialados. Como acuse de recibo se entrega el duplicado a
Expedicin donde se archiva definitivamente.
Cuentas Corrientes incorpora el Remito original al Legajo del cliente que se encontraba
demorado en el sector y luego se archiva dicho Legajo.
Al finalizar el da, Facturacin emite un Listado diario de Facturacin (L.F.) en original y

duplicado. Recupera del archivo los originales de la Nota de Pedido y el triplicado de las
Facturas y verifica que todas las mismas hayan sido incluidas en dicho listado. Ante un eventual
faltante (en casos de gestin no integral) se incluye. De ser correcto se firman los listados y la
documentacin se distribuye: El L.F. 0 se enva a Contadura (donde ser utilizado para
procesos de registro y control relacionados) y el resto se archiva definitivamente en el sector.
Notas adicionales:
"Cuentas Corrientes" verifica que todas las Facturas (F.2) antes de ser archivadas estn
acompaadas y respaldadas por los pertinentes Remitos (R.0) en el caso de no estar
respaldada la Factura con el Remito o viceversa (recibir Remitos sin poseer la correspondiente
Factura) se iniciarn procesos no relevados donde inmediatamente se ponen en marcha y en
funcionamiento procesos de auditora para verificar por qu se ha producido la falla en el
control interno.
Diariamente "Contadura" con el listado de Facturacin (L.F.0) recibido verificar que el total
diario facturado coincida con el total en que aument el saldo de las cuentas corrientes de
clientes, vale decir que el monto facturado debe ser igual al monto en el que aumentan los
saldos deudores de dichas cuentas.
14
"Contabilidad o Auditora" tambin deber verificar que la disminucin del stock en cantidades
coincida con la disminucin que se gener con los Remitos emitidos y verificar que toda la
Mercadera incluida en dicho Remito coincida con la totalidad de la Mercadera facturada. Este
proceso es obviado cuando el sistema de computacin es sometido a auditora frecuente y est
validado como correcto, por cuanto el emitir la Factura y el Remito simultneamente el sistema
(si es un sistema de gestin integral), bajar el stock de inventario (en Expedicin) y coincidir
el total facturado con el total remitido.
En este caso la nica gestin de auditora pertinente y an no detallada (no se refleja en el
cursograma) es la verificacin fsica de la existencia real del stock (que la Mercadera que se
informa por pantalla - saldo del stock - realmente existe y est disponible para su venta).
En resumen, el procedimiento consiste en:
El Vendedor emite por triplicado una Nota de Pedido (N.P.).

El Vendedor desglosa el duplicado y lo entrega al Cliente, luego entregar el original
y el triplicado al sector de Administracin de Ventas.
Administracin de Ventas controla que estn todos los datos requeridos para poder
concretar la operacin y que estos sean correctos.
Si el proceso es aprobado Administracin de Ventas registrar en la base de datos de
la empresa, el pedido recibido como medio para poder realizar el seguimiento de cada
pedido ante eventuales pedidos de informes o reclamos - tanto del Cliente como de
cualquier sector de la empresa -.
De ser rechazado, con el pedido se procede de acuerdo con el procedimiento para el
rechazo legal de los pedidos no aprobados que no es analizado ahora y se lo describe
como un proceso no relevado.
Administracin de Ventas luego firma ambas copias (original y triplicado) y desglosa,
enviando el original al sector de Crditos y Cobranzas y el triplicado lo entrega al
Vendedor.
El Vendedor lo archiva transitoriamente, como comprobante para cobrar su comisin.
En el sector de "Crditos y Cobranzas" una vez que se recibe el pedido original (N.P.0)
autorizado por el rea de Administracin de Ventas se consulta por pantalla (de una
computadora), si el pedido se ajusta a la situacin crediticia del cliente.
En caso afirmativo se imputa preventivamente el crdito que se est acordando; y en
caso negativo se cita la causa por la que el pedido es rechazado, y se devuelve a
Administracin de Ventas, donde se inicia un proceso no relevado.
Luego de haber firmado la Nota de Pedido original (N.P.0) como forma de reflejar la
aprobacin realizada de ese pedido y la imputacin preventiva del crdito que
representa, se dar intervencin al sector de Expedicin.
Se enva, la NP 0, al sector de "Expedicin" donde se recibe, se reserva y se separa la
Mercadera (M.).
Una vez preparada la Mercadera (M.) se la demora (la Mercadera queda ya preparada
para su posterior envo) y la NP 0 es sellada y firmada por Expedicin y se enva al
sector de Facturacin.
En el sector Facturacin se imprimen, en original y dos copias la Factura (F.) y el
Remito (R.) en forma simultnea para que pueda ser entregada al "Cliente" junto con la
Mercadera (M.) y no se transforme en un obstculo que pueda demorar la gestin
posterior de cobranza (por alegar el cliente que no la ha recibido en tiempo y en forma).
15
En este momento, el sistema automticamente debe transformar la imputacin

preventiva en definitiva y realizar la afectacin de stock.
Luego de haberse impreso las Facturas y los Remitos, y contando an con la Nota de
Pedido original recibida se procede al desglose de la documentacin.
El duplicado de la Factura, (la copia F.2) es enviado a "Cuentas Corrientes".
La Factura original, junto con los tres ejemplares del Remito, son enviados a
"Expedicin".
Facturacin retiene y archiva transitoriamente el triplicado de la Factura y la Nota de
Pedido (N.P.0) que sirvi de base (para emitir tanto las Facturas (F.) como los Remitos
(R.).
En Cuentas Corrientes se consulta por pantalla si se encuentra correctamente debitado
el importe de la Factura en la cuenta corriente del cliente (salvo casos excepcionales
que dan origen a un proceso no relevado, al trabajar en red no deben existir errores).
Luego se retira de archivo el Legajo del cliente donde se archivar la copia recibida. El
Legajo no se archiva nuevamente quedando demorado en espera del Remito firmado
por el cliente.
En el rea de "Expedicin" se une la documentacin recibida con la Mercadera ya
preparada y se conforma una Hoja de Ruta (H.R.) en original y una copia, en la que se
detalla el recorrido que debe concretar el "Fletero".
En la Hoja de Ruta se debe incluir la informacin que corresponde a cada Cliente a
visitar, el nmero de la Factura (F.), el nmero del Remito (R.) y la cantidad de bultos
que el "Fletero" va a entregar.
Toda la informacin preparada y agrupada es controlada en el momento de cargar la
Mercadera. El "Fletero" controla la Mercadera (M, bultos o detalle segn Remito) y si
todo es correcto firma de conformidad el duplicado del Remito; si existe alguna
diferencia la misma slo puede existir en el estado o la cantidad de la Mercadera se
ajusta en presencia del responsable de Expedicin que devuelve al sector de
Expedicin en el mismo momento, donde es archivado transitoriamente.
El Fletero, mantiene la Hoja de Ruta con su copia durante el recorrido y entrega, la
Mercadera, la Factura original y el Remito original y triplicado al Cliente.
El Cliente le devuelve el Remito original (R.0) firmado.
El "Fletero" controla que el Remito original (R.0) haya sido firmado sin salvedades por el
"Cliente" y cotejando con la Hoja de Ruta (H.R.) verifica haber realizado todo el recorrido
(en caso de no haber terminado la tarea contina hasta su finalizacin).
El Fletero al haber concluido su da de trabajo, coloca un sello entregado en toda la
documentacin y firma las Hojas de Ruta y el Remito, presentando toda la
documentacin en Expedicin.
En "Expedicin", en presencia del Fletero, se coteja la documentacin recibida con el
duplicado de los Remitos que se recuperan del archivo. Si todo esta bien, se coloca un
sello cumplido conforme firmando Expedicin todos los comprobantes. Slo podra
haber deficiencias por haber quedado pedidos pendientes de entrega para el da
siguiente (ya que no debera existir ninguna otra falencia); en este caso, se devuelve al
Fletero, para que termine con los pedidos pendientes.
Las Hojas de Ruta son entregadas al Fletero.
El Fletero controla que hayan sido conformadas por Expedicin y las presenta en
Cuentas a Pagar donde si cumplen con las formalidades descriptas (el procedimiento
ya determinado por la empresa), firma como constancia de recepcin el duplicado
reintegrando al Fletero (quien lo archiva transitoriamente hasta el momento en que
16
deba emitir la Factura para cobrar por su tarea o percibir viticos segn sea el caso) y
archiva transitoriamente la Hoja de Ruta original (H.R.0)
Los Remitos (R.0 y R.2) son presentados por Expedicin en Cuentas Corrientes
donde se verifica la firma del Cliente y son inicialados. Como acuse de recibo se
entrega el duplicado a Expedicin donde se archiva definitivamente.
Cuentas Corrientes incorpora el original al Legajo del cliente que se encontraba
demorado en el sector y luego se archiva dicho Legajo.
Al finalizar el da, Facturacin emite un Listado diario de Facturacin (L.F.) en original y
duplicado.
Recupera del archivo los originales de la Nota de Pedido y el triplicado de las Facturas y
verifica que todas las mismas hayan sido incluidas en dicho listado.
Ante un eventual faltante (en casos de gestin no integral) se incluye.
De ser correcto se firman los listados y la documentacin se distribuye: El L.F. 0 se enva
a Contadura (donde ser utilizado para procesos de registro y control relacionados, que
no graficaremos en este caso) y el resto se archiva definitivamente en el sector.
17
CURSOGRAMA DE VENTAS Pgina 1 de 9
Anlisis de un Procedimiento de Cobranzas
Cursogramas.
Una descripcin para los procedimientos esenciales de : Cobranzas
Sectores sobre los que se basa el cursograma
El cursograma de cobranzas tiene dos sectores operativos sobre los que pivotea todo su
desarrollo. El sector "Cobranzas" y "Tesorera.
Cobranzas: sector que controla a los Cobradores, que son quienes realizan la cobranza
propiamente dicha.
Tesorera: sector encargado de recibir los fondos efectivamente cobrados.
Los restantes sectores "internos" y que sirven como soporte al sistema como un todo, son:
Cuentas Corrientes: es el "rea" o "sector" donde se radica la fuente de informacin que

revela cules son las cuentas por cobrar (cuenta a cobrar de cada cliente de la empresa
-detalle, monto, fecha de vencimiento, etc.-).
Contadura: es el sector encargado del control interno (por oposicin de intereses debe
verificarse que el monto total cobrado y acreditado en las cuentas corrientes de los clientes sea
el mismo importe que se ha ingresado en Tesorera -y luego depositado en Banco-).
Como "otros sectores" deben incluirse en el cursograma al:

Cliente: debido a que de no existir un cliente que paga no se inicia el procedimiento.
Banco: porque ser el destinatario final de la cobranza y emisor de "extractos de cuenta" que
se utilizan para conciliar cuentas y movimientos, y constituyen elementos importantes para el
control interno.
Como reflexin previa a la descripcin del proceso de Cobranzas, se debe tener presente que,
en la actualidad y an en organizaciones muy pequeas, se trabaja con equipos y programas
de computacin de bajo costo, verstiles y de fcil adaptacin a la realidad cotidiana de las
empresas que los utilizan y sobre ellos se soporta la mayora de la informacin existente. Sin
embargo, tambin debe recordarse que la electrnica aunque brinda velocidad, agilidad e
informacin en tiempo real entre otras muchas prestaciones, no es por s sola garanta de
control interno adecuado. El procedimiento elegido, cualquiera sea, debe asegurar el
cumplimiento de las normas de control interno, utilice o no equipos de "computacin".
CURSOGRAMA DE COBRANZAS:
Suele iniciarse con la emisin de un listado -Listado de Cuentas a Cobrar, (L.C.C.)- elaborado a
partir de la informacin existente en las cuentas corrientes de los clientes, y donde se detalla
"qu vence en el perodo" (por ejemplo qu facturas vencen en la siguiente semana).
Ese listado suele entregarse al "Cobrador", para que l lo utilice como soporte de informacin y
para que se notifique (qu, cunto y a quin cobrarle). Este Listado de Cuentas a Cobrar
27
(L.C.C.) podr ser emitido indistintamente por el rea de "Cuentas Corrientes" o por
"Contadura".
En algunas empresas, este listado llega, incluso, a ser emitido por el rea de "Cobranzas" o ser
el mismo "Cobrador" quien lo imprime. Estas dos opciones -y en especial la ltima- no suelen
ser aconsejables, salvo que se tomen medidas restrictivas de acceso a la informacin (habida
cuenta que, de no hacerlo, todo "Cobrador" tendra acceso a toda la informacin de todas las
cuentas a cobrar de la empresa y no solamente a la de las cuentas que conforman su cartera).
Asimismo debe tenerse presente, como norma bsica de control interno, que la autorizacin
para emitir un listado no implica ni debe permitir la posibilidad de modificarlo. El crdito en una
cuenta corriente de un cliente, (la disminucin de la deuda de se cliente) slo lo debe hacer
aquella persona que no tenga acceso a los fondos; vale decir que siempre se cumpla el
principio bsico del control interno que dice: "quien registra o contabiliza no tiene acceso al
manejo de los fondos".
Emitir un Listado de Cuentas a Cobrar (LCC), en "Contadura", en "Cuentas Corrientes", o en el

rea de "Cobranzas", implica que el "Cobrador", como persona fsica que es, cuenta con la
informacin necesaria para "cobrar".
Desde un punto de vista conceptual se debe analizar y comprender qu informacin tiene se

Listado de Cuentas a Cobrar (L.C.C.). En algunas empresas podr contener todas las facturas
que vencen en la semana, de modo tal que el Cobrador se dedique a cobrar "slo lo que est
por vencer" en esa misma semana. En otras empresas, donde no requieran un sistema de
cobranzas rgido o poco flexible como el anterior, y cuenten con un seguimiento adecuado de
los clientes (un buen control para evitar o reducir la mora en las cuentas de los clientes) suele
darse al Cobrador la totalidad de la composicin de la deuda de cada Cliente que visitar. En
este caso, y como los listados suelen incluir ms informacin de la necesaria, el Cobrador,
cuando realiza la cobranza, podr "presionar" -si le pagan con cheques de terceros- para cobrar
facturas an no vencidas (lo que implica que puede "recaudar" anticipadamente los valores de
cobranzas de facturas an no vencidas). La posibilidad de contar con los cheques de pago
diferido le dar una ventaja financiera y competitiva a la empresa que los posea. Esta ventaja
radica en la posibilidad de utilizar dichos valores como fuente adicional de financiamiento y
utilizarlos, por ejemplo, para cancelar deudas con sus acreedores actuales, facilitar la
incorporacin de nuevos proveedores y abonarles con dichos cheques las compras que se les
realicen, etc. (situaciones frecuentes en la administracin de las empresas PyMEs, que ven
restringido su acceso a los sistemas de financiamiento tradicionales, como por ejemplo los
crditos bancarios).
Para el caso base que se describe, se presupone que el Cobrador ya tiene en su poder un
talonario de recibos (provisorios o definitivos).
Es el Cobrador, antes de extender el recibo, quien debe verificar la correcta emisin del
cheque que el Cliente le entrega y quien debe aplicar las normas de control interno referidas a
los mismos.
El Cheque (CH) que recibe un "Cobrador" de un Cliente luego ser depositado en un Banco
o retenido en "Tesorera" (o sector autorizado) hasta que se decida entregarlo a un tercero o
depositarlo en la fecha indicada para su pago (si se trata de un cheque de pago diferido). Por
28
ello es que por se cheque ningn "Cobrador" deber emitir recibo si no lo ha revisado
previamente y en todos sus aspectos. Para emitir el recibo (Rbo.) deber haber verificado que
incluye la/s palabra/s cheque o cheque de pago diferido preimpresa/s, que tiene fecha cierta de
emisin, que no han transcurrido mas de treinta das contados desde la fecha indicada para el
pago o contados desde la fecha de emisin (en el cheque comn), que el importe en nmeros
y letras coincide, que est correctamente escrito tanto en nmeros como en letras, que est
firmado, que si se trata de un cheque de terceros (y la empresa lo recibe como prctica
habitual) se encuentre correctamente endosado (y que pueda ser endosado), etc.
Luego de haberse hecho hincapi en los controles susceptibles de aplicar sobre un cheque
(CH) al emitirse el Recibo (Rbo.) que acredita su recepcin, es momento de analizar el destino
del formulario a emitir as como la cantidad de sus copias.
Continuando con la tesitura de emitir manualmente un original y dos copias identificamos los
recibos emitidos por el Cobrador como Rbo 0, Rbo 2 y Rbo 3.
Se hace evidente que quien paga, el "Cliente", debe recibir el recibo original (Rbo 0)
correctamente firmado por el "Cobrador".
El destino del recibo duplicado, puede variar segn la empresa de que se trate y se analizar
ms adelante, y la tercera copia (Rbo. 3) debe quedar en poder del "Cobrador" como medio
para acreditar la tarea realizada. Debe tenerse presente que el "Cobrador" no siempre trabaja a
sueldo fijo, sino que suele hacerlo por sueldo fijo ms comisin. Y la nica forma legal
aceptada de probar la existencia del trabajo realizado (la cobranza) es la exhibicin de la copia
del recibo emitido.
Retomando el anlisis del destino del duplicado del recibo (Rbo 2), el comprobante es
confeccionado para ser utilizado dentro de la empresa como elemento adicional de control
interno y/o mejora en la eficiencia del procedimiento; y segn el diseo de procedimiento
elegido podr ser entregado por el "Cobrador" en "Tesorera, o en "Cuentas Corrientes" o en
"Contadura" (junto con los valores recibidos en el primer caso o sin los valores en los dos
ltimos).
El Rbo 2 debe terminar su recorrido y ser archivado en el legajo del "Cliente" (L.A), porque es
en ese legajo (L.A) donde se encuentra toda la documentacin comercial que avala las
operaciones realizadas con dicho Cliente (el legajo incluye las copias de las Facturas que le
fueron emitidas al Cliente, los Remito originales (R.0) - firmados prestando conformidad a la
recepcin de la mercadera (M.) descripta en la factura (F.) -, y la copia duplicada de este
recibo emitido (el Rbo 2 que se analiza) y con el que es posible analizar las cancelaciones de
saldos efectuadas.
Corresponde entonces definir dnde archivar (almacenar, guardar, custodiar) los legajos (L.A)
de las cuentas corrientes de los clientes de la empresa. Por lo general, los legajos (L.A) y la
informacin de todos nuestros clientes suele estar en el rea de "Administracin" o de
"Contadura" o el "rea Contable", pero suele ser tambin frecuente ubicar los legajos (L.A) en
una oficina especfica, que depende del rea de "Administracin" o de "Contadura",
denominada "Cuentas Corrientes".
Si para la empresa resulta conveniente que sea el rea de "Cuentas Corrientes" quien
mantenga los legajos (L.A) de los clientes no lo ser que sta rea tambin tenga relacin
29
directa con el rea de "Cobranzas", porque podran retenerse o imputarse indebidamente las
cobranzas. Se debe recordar que siempre es necesario no permitir ni posibilitar en ninguna
forma ni bajo ningn aspecto la eventual connivencia entre quien cobra y quien tiene acceso a
la registracin.
Si el sector de "Cobranzas" forma parte de otro sector o rea, por ejemplo "Crditos" o
"Finanzas", y "Cuentas Corrientes" depende de "Contadura" se evita el problema; si "Cuentas
Corrientes" no tiene acceso a los fondos, no existe posibilidad de que haya manipulacin de
fondos y en ese caso no existe inconveniente para ser el responsable de mantener los legajos
(L.A) actualizados.
Esta ltima variante es la que ms frecuentemente se presenta en las empresas. Aparece como
ms conveniente, entonces, que sea "Cuentas Corrientes" quien impute la cobranza (recordar
que no debe tener acceso a los fondos), porque de esa manera se cuenta con un elemento
adicional de control, ya que "Contadura" recibir informacin de ste sector que cruzar con
la que reciba de "Tesorera" (que le informa lo que cobr y su destino), y complementar con el
extracto que recibe de Banco.
Se cuenta, entonces con dos opciones: a) es "Contadura" quien recibe los recibo duplicados
(Rbo.2) y despus de hacer la auditora y el control interno -contrastando con "Tesorera y
con Banco- y luego los entrega a "Cuentas Corrientes" para que los impute?, o b) por aparecer
la opcin anterior como un proceso lento, conviene que primero ingresen los recibo duplicados
(Rbo.2) por "Cuentas Corrientes" y despus "Contadura" haga efectivo el control?.
La respuesta la tiene que dar el usuario que conoce las caractersticas de su empresa, pero, en
principio, aparece como ms eficiente la segunda opcin.
Asimismo, Cobranzas puede aparecer, en algunas empresas, como un sector que carece de
relevancia y de importancia, sin tareas especficas, y en estos casos, puede ser eliminado como
rea, inicindose la tarea directamente con el Cobrador. Sucede cuando Cobranzas no tiene
tarea especfica, ni de control, ni de ejecucin, ni de supervisin de personal del rea, ni de
presin de cobro sobre los clientes, vale decir que opera como lugar donde se reciben listados
que se entregan a los Cobradores.
En otras empresas, es conveniente que esta rea de Cobranzas est formalizada como sector
independiente porque tiene como responsabilidad el reclamar a los clientes por el no pago de
aquellas cuentas que, vencidas, no fueron abonadas o pagadas a los Cobradores y al mismo
tiempo supervisar y organizar la tarea y el plan de trabajo de los Cobradores.
Continuando con el procedimiento, luego que el Cobrador realiz la cobranza y al finalizar su

tarea emite un listado de cobranza (L.C.) con el detalle de todos los pagos recibidos de los
clientes donde discrimina cada uno de los valores recibidos.
Este listado podr ir, junto con los valores, a Tesorera quin podr acusar recibo de los
valores en el mismo listado (ms adelante se plantea otra opcin) y podr emitirse con otra
copia para Contadura o para Cobranzas. Esta ltima es una copia "de control" y tiene su
justificacin cuando se remite a Cobranzas slo si este sector toma decisiones de negociar o
de exigir el pago de facturas vencidas a los clientes o controla efectivamente a los
Cobradores.
30
Como se observa, se est emitiendo un nuevo listado. A diferencia del listado de las cuentas a
cobrar (LCC) que resume todo lo que se debera cobrar, ste listado (LC) detalla las cobranzas
realizadas. Es recomendable al confeccionar el cursograma no confundir ambos listados.
Cuando el Cobrador entrega los cheques recibidos en Tesorera lo hace "contra recibo".
Aparece entonces nuevamente una opcin: a) el acuse de recibo podr hacerse (luego de
controlar los valores recibidos) sobre la copia de cada uno de los recibos que posee el
Cobrador - no usual por lo compleja y dificultosa - o b) podr acusar recibo directamente sobre
el listado de cobranzas efectuadas (LC) que realiz el Cobrador. (En ambos casos no slo
controla la validez de cada cheque sino que compara contra el soporte -cada recibo o el listado
-).
Lo usual es que, coincidiendo el importe total final del Listado (LC) con el importe total que
arroja la suma de todos los cheques, y cuando todos los cheques se ajustan a las normas
exigidas para que sean vlidos, Tesorera selle el recibido - en el listado de cobranzas que el
Cobrador ha preparado - con un sello del tipo "recib los valores detallados en este listado".
Se cumplen as dos objetivos; por un lado el Cobrador ve asegurado el cobro de su comisin

reteniendo el Rbo3 y, al mismo tiempo, no quedar ninguna duda sobre el hecho de haber
entregado los valores recibidos en Tesorera (al poseer un recibo de Tesorera en el LC).
Vale redundar, el Cobrador demuestra haber hecho su trabajo - la cobranza - y al mismo
tiempo acredita haber entregado esa cobranza en Tesorera.
Tesorera, en este momento, posee los cheques (CH) (o valores), e incluso puede haber
retenido una copia del LC.
Tesorera clasifica los valores recibidos, separando aquellos que son de depsito inmediato de
aquellos que son de pago diferido. Estos ltimos se mantienen en "caja fuerte" o "en cartera".
Cuando la poltica de la empresa es no usar los cheques recibidos (diferidos o no) para pagar a
sus proveedores se recomienda sellarlos con la leyenda "para ser depositado unicamente ...."
en la cuenta de la empresa. Con esto se intenta impedir el cobro de dichos cheques por parte
de alguien no autorizado para hacerlo.
Luego de la clasificacin efectuada de los cheques recibidos, los de vencimiento inmediato,

deben ser depositados en la cuenta corriente bancaria para hacerlos efectivo. Los de pago
diferido quedan retenidos en cartera o se envan para su custodia a un sector no especificado
(cajas fuertes, entregados en resguardo en Banco, etc.).
Tesorera" endosa los cheques para su deposito, colocando al dorso de los mismos los datos
de la cuenta corriente bancaria de la empresa y completando (emitiendo) la Boleta de Depsito
Bancario (BDB). Una vez completa, la BDB es registrada internamente en "Tesorera para
mantener el control de aquellos valores que, por lo general con un "cadete" o "empleado" de la
misma "Tesorera llevar al Banco para su depsito. En caso contrario en Tesorera" no
quedara constancia alguna (de los cheques que se hayan enviado al Banco para ser
depositados), vale decir que se debe generar o mantener algn tipo de registro, (provisorio o
definitivo) en "Tesorera" que indique qu cantidad de dinero se envi al Banco para su
deposito.
31
Normalmente, este registro en plaza se conoce con el nombre de Registro de Cheques

(R.CH.), en el que los valores se numeran y ordenan cronolgicamente por fecha de recepcin.
Para cada valor o cheque recibido se indican todos los datos que contienen: Banco, nmero,
firmante o endosante, importe, fecha de depsito. El R.CH. suele tener columnas adicionales
para indicar el destino de se cheque (a quien se lo endos, la fecha en la que se hizo, s fue
remitido a una cuenta bancaria de la empresa, etc.).
En resumen, el R.CH permite reconstruir todo el circuito recorrido por cada cheque desde el
momento en que es entregado por el Cliente a un Cobrador hasta que se le asigna destino
definitivo. Permite, adems, verificar si todos los cheques que se tienen son los que se deben
tener y si todos los cheques que se deberan tener se tienen.
Corresponde luego controlar que el Banco haya entregado firmada, marcada, timbrada o
sellada el cuerpo pertinente de la boleta de depsito (B.D.B.) (y sea contrastada con el registro
existente en "Tesorera" (R.CH.) una vez que haya regresado la persona responsable de
efectuar el depsito en el Banco).
Independientemente del circuito que cada empresa elija como el ms adecuado para la misma,
es recomendable que una copia del listado de cobranzas efectuadas (LC) preparado por el
Cobrador se haya remitido a Cuentas Corrientes -o en su defecto el Rbo 2- para su
imputacin en la cuenta de cada cliente y luego se remita a "Contadura" o viceversa (dejando
constancia en el comprobante de lo hecho en cada sector).
Corresponde entonces cerrar el circuito y verificar que las normas de control interno han sido
cumplidas. Cules son las normas mnimas de control interno que deben ser cumplidas?
Primero: que se acredite en la cuenta de cada cliente que ha pagado el importe que
realmente pag, esto se har con la copia del recibo (Rbo2) que quedar archivada en el
legajo del cliente.
Segundo: el auditor o el analista de sistemas y procedimientos administrativos debe
lograr que el proceso seguido asegure que realmente los valores acreditados en la cuenta del
cliente coinciden exactamente con los que han ingresado en "Tesorera" y que Contadura
posea la informacin necesaria para arquear y conciliar los valores en cartera y los depositados
en Banco (la suma de ambos deber coincidir con los importes anteriores).
"Contadura" ser el sector encargado de efectuar la auditora del proceso para verificar que
todo se encuentre "en regla", de modo tal de verificar:
-que los ingresos de cada da se corresponden y son iguales a las bajas de los saldos de
las cuentas corrientes a cobrar;
-que la cantidad de dinero que cobr el Cobrador sea exactamente igual a la cantidad
de dinero en que disminuyeron dichas cuentas y que esa cantidad de dinero sea exactamente
igual a la que ingres a Tesorera (teniendo en cuenta que al arquear, parte podr haberse
depositado en Banco).
Finalmente, para controlar el movimiento de Tesorera, a travs del control interno,

Contadura puede verificar que el proceso se ha completado y es satisfactorio. Para ello
cuenta con los extractos de Banco (donde concilia los depsitos efectuados por Tesorera"
recibiendo informacin fidedigna del Banco) y con las copias de las B.D. o los listados de
depsitos que emiti Tesorera.
32
Se suele entonces, para completar el circuito de control emitirse un listado en "Tesorera en el

que informa a "Contadura" los depsitos diarios.
Si fuere necesario tambin ser posible efectuar un arqueo sorpresivo por parte de "Contadura"
(o quien fuera responsable del control de "Tesorera") donde se verificar la existencia y el
monto total de los cheques en cartera.
La suma de los cheques en cartera en poder de "Tesorera, (que es corroborada, contrastada y

analizada exactamente durante el arqueo), ms la cantidad (importe de los cheques)
depositados en Banco deber ser idntica al total de las cobranzas efectuadas e igual al
monto total en que disminuy la deuda de nuestros clientes.
Nota final: Se debe elegir, dentro de las opciones descriptas, aquellas que mejor se adapten a
las necesidades de cada empresa.
Para una mejor decisin, se sugiere graficar las distintas variantes de modo de visualizarlas,
analizarlas y compararlas entre s.
UNA PROPUESTA, BASADA EN EL ESQUEMA DESCRIPTO PREVIAMENTE, SE NARRA A

CONTINUACIN:
Cuentas Corrientes emite un listado de Cuentas a Cobrar (L.C.C.) y se lo entrega al

Cobrador para que este sepa a que clientes debe visitar.
Al visitar un Cliente y recibir en pago "cheques" comn (CH.) y/o de pago diferido (CHPD),
controla que ste est correctamente confeccionado en todas sus partes (de existir algn
error pide que lo salven o reemplacen el cheque segn corresponda).
Luego de controlar los cheques confecciona el Recibo en original y dos copias (Rbo 0; 2; y
3). Los firma y entrega el Recibo original (Rbo 0) al Cliente.
Al finalizar el da con el resto de los documentos confecciona el listado de cobranzas
efectuadas por duplicado (LC 0 y 2). El listado contiene el detalle integral de la informacin
de los recibos emitidos - que describe adems los datos de los cheques recibidos -. Suma el
LC y verifica que el total obtenido coincida con los valores cobrados y con el importe total de
los recibos emitidos. Verifica y ajusta - de corresponder - de modo tal que no exista
diferencia.
Los LC junto con los CH y CHPD son entregados por el Cobrador en Tesorera, quien en
presencia del Cobrador, controla los "cheques", los suma y compara los mismos con los
totales de ambos LC. Si es correcto firma como constancia de recepcin el LC 0 que
entrega al Cobrador y retiene los cheques (CH y CHPD) y el LC 2.
El Cobrador Presenta en Contadura el LC 0 - firmado por Tesorera - y los Rbo 2 y 3.
Contadura controla en el momento que los Rbo 2 y 3 sean los que se detallan en el LC 0.
Firma el LC 0 como acuse de recepcin de los Rbo 2 y 3 y distribuye de la siguiente forma:
El LC 0 lo devuelve al Cobrador (quien lo guarda en un archivo personal junto con el
listado con el que trabajar durante la tarea, el "L.C.C."). El Rbo 2 lo enva a Cuentas
Corrientes y el Rbo 3 lo archiva transitoriamente.
Cuentas Corrientes acredita por sistema los pagos del Cliente y archiva los Rbo. 2 en los
legajos de los clientes que se encuentran en archivo en su sector.
En Tesorera todos los "cheques" son asentados en el Registro de Cheques (R.CH),
controla que el total de los ingresos del da coincidan con los totales de los LC 2 que recibi,
si no coincide busca diferencias hasta que encuentran. Retiene (en la caja fuerte de la
33
empresa) los cheques de vencimiento posterior (CHPD) (de pago diferido). Endosa los
restantes CH y prepara la Boleta de Depsito Bancario (BDB) por duplicado.
Asienta en el R.CH los cheques que sern depositados (los de la BDB), acredita el importe
de los mismos en el Libro Banco (L.B), y junto con las BDB los enva con un cadete al
Banco.
Una vez presentados los cheques en ventanilla, el Banco reintegra al cadete la BDB
duplicado sellada e intervenida. Lo que es controlado por el cadete quien la entrega en
Tesorera.
Tesorera verifica que la BDB recibida corresponda al depsito asentado en el Libro Banco
(L.B) y luego la archiva por orden cronolgico.
Tesorera al finalizar la tarea, realiza un arqueo de caja (controla que coincida el total de
cheques en cartera - caja fuerte - ms el total de CH depositados segn Libro Banco (LB)
con el total de los LC2). Si tiene diferencia la localiza, concilia las diferencias y luego el
procedimiento contina desglosando la documentacin
Firma de conformidad los LC2 y los enva diariamente a Contadura. (no pide recibo por la
entrega del LC2 ya que lo considera un formulario interno no relevante para el sector). Los
CHPD los "guarda" en la caja fuerte.
Contadura controla diariamente los LC2 recibidos de Tesorera con los Rbo 3 que estn
archivados en el rea.
Contadura genera un Listado de Movimientos realizados en las cuentas corrientes de los
clientes.
Verifica que el importe global del asiento coincida con las sumas acreditadas en las cuentas
corrientes de los clientes, y se registran las cobranzas efectuadas en el Libro Diario (LD). El
asiento implica un dbito en la cuenta Valores a Depositar y un crdito por el mismo importe
en las cuentas corrientes de clientes
Luego archiva los LC2 adjuntando a ellos los Rbo.3 (detallados en cada listado) y el Listado
de Movimientos.
El Banco remite diariamente a Contadura los extractos bancarios (Ex.B.) con los que
Contadura conciliar los depsitos registrados en el Libro Diario segn informacin de
Tesorera con la informacin proveniente del Banco.
Si bien este punto no se grafica en el cursograma, debe recordarse que el saldo de la
cuenta Valores a depositar es el importe de la suma de los cheques que deben encontrarse
en Tesorera. Con este saldo Contadura puede y debe realizar los arqueos fijados en las
normas de la empresa.
Luego de procesar ntegramente el extracto bancario (procesos aqu no descriptos) los
remite a Tesorera, quien verifica la correccin de los crditos (con el Libro Banco) y luego
los archiva cronolgicamente.
La anterior es una opcin posible basada en la cobranza en tiempo y forma de las cuentas
corrientes.
Es frecuente la generacin de informes y tareas no detallados aqu en los casos en los que el
Cobrador no ha podido cobrar y con los que se da inicio a gestiones de reclamo por cobro de
pesos y que escapan al alcance dado a este procedimiento.
34
Otros s:
1: Podra tambin evitarse el uso del Rbo. 3 o suprimir una copia de L.C., uno indistintamente
pero no ambos, sin sacrificar control interno pero dilatando en el tiempo el procedimiento.
2: Tambin podran archivarse los Ex.B. en Contadura. Y es aceptable que los reciban
indistintamente uno u otro sector (Tesorera primero y luego Contadura o viceversa).
3: Se presupone que el Banco utiliza B.D.B. en original y copia y que siempre regresa la
B.D.B. 2. (Sellada o intervenida por el Banco).
Documentos utilizados en este proceso
Los formularios bsicos que se utilizan en el cursograma de cobranzas, que tienen valor de
fuerza legal, aceptados por los usos y costumbres son el Recibo (Rbo.) y la Boleta de Depsito
Bancario (B.D.B.). El Recibo (Rbo.), preimpreso y con una letra "X" acompaada de la leyenda
"documento no vlido como factura" debe estar prenumerado.
Los talonarios contienen, normalmente, recibos en original, duplicado y triplicado (Rbo 0, Rbo 2
y Rbo 3). Actualmente no suelen usarse y no son aconsejables los "cuadruplicados" (antao de
uso frecuente y recomendado), porque resulta dificultoso y en ocasiones casi imposible lograr
que la cuarta copia sea legible.
La diferencia bsica que existe entre un recibo provisorio y un recibo definitivo radica en el
efecto cancelatorio que cada uno puede o intenta provocar.
En algunas circunstancias algunas empresas optan por intentar protegerse legalmente y slo
reconocen como vlidos las cancelaciones documentadas en recibos definitivos emitidos en sus
propias oficinas y entregan recibos provisorios a sus Cobradores. En estos recibos provisorios
se imprime una leyenda que incluye frases tales como: "este recibo se reemplazar por uno
definitivo luego que hayan sido acreditados en nuestra cuenta corriente los valores recibidos".
Estas empresas intentan evitar, de esta manera y entre otros eventuales daos, la extincin de
una obligacin comercial por novacin en una deuda financiera.
Un valor, en determinadas circunstancias, puede extinguir una obligacin existente y producir

novacin (cambio de la obligacin), transformando una deuda comercial en financiera. Una
deuda en cuenta corriente (comercial) puede novar en una deuda financiera, como sucede
cuando se reemplaza un cheque rechazado con el que se intent cancelar una deuda en
cuenta corriente- por otro cheque que resulte posteriormente tambin rechazado.
El restante comprobante, con el que se documenta el depsito de los valores en el Banco es

la Boleta de Depsito Bancario (B.D.B.), que presenta distintos formatos, tamaos y copias o
cuerpos segn el Banco de que se trate.
Lo que, a los efectos prcticos de ste cursograma, requiere especial atencin es el cuerpo o
parte de la Boleta de Depsito Bancario (B.D.B.) que (debidamente intervenida, sellada o
timbrada electrnicamente por una mquina o por un cajero habilitado de un Banco) acredita
la entrega de los valores descriptos en la misma.
35
Ello no implica que se pueda omitir el control de todos los cuerpos de la boleta de depsito,
debindose verificar que los importes indicados en los mismos coincidan entre s y con la suma
de los importes de los cheques depositados; legalmente el Banco se reserva el derecho a
tener como vlida la copia o el cuerpo de la boleta de depsito que queda en su poder, aunque
difiera con la que obre en poder del depositante y an cuando haya sido sellada y recibida por
dicho Banco.
Amn de las consideraciones expuestas, tambin corresponde describir sucintamente al

cheque (CH) como instrumento legal utilizado en este cursograma para cancelar obligaciones
en cuenta corriente de los clientes de la empresa.
La llamada Ley del Cheque prev distintas categoras: el cheque, el cheque de pago diferido y
el cheque cancelatorio (creado por Decreto del Poder Ejecutivo del 01 de junio de 2000).
El cheque tradicional es una orden de pago de fondos existentes en una cuenta corriente (o
sobre una autorizacin para girar en descubierto que nos ha dado el Banco), el cheque de
pago diferido (creado por la Ley de la Factura de Crdito) es una promesa de pago a una fecha
determinada que no puede exceder de los 360 das contados desde la fecha de su emisin y el
cheque cancelatorio (emitido por el Banco Central de la Repblica Argentina slo puede
adquirirse en Bancos de plaza autorizados) que es el nico instrumento vlido para realizar
transacciones superiores a diez mil pesos que tienen aquellas personas que no poseen cuenta
corriente, no pueden realizar transferencias en entidades financieras o no posean tarjeta de
crdito.
Los cheques (CH) pueden ser emitidos al portador o a la orden de determinada persona -nominativos-; pueden ser
endosables o no; y ser pagados en ventanilla o slo acreditados en cuenta. (El cheque cancelatorio es nominativo
y endosable hasta dos veces como mximo, endoso certificado por Escribano Pblico o autoridad competente).
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CURSOGRAMA DE COBRANZAS Pgina 1 de 8
Anlisis de un Procedimiento de Compras
Cursogramas.
Una descripcin para los procedimientos esenciales de: Compras.
El procedimiento a seguir en un cursograma de compras tradicional implica que los sectores

bsicos involucrados son: un "Sector Solicitante" que efecta un Pedido solicitud de
materiales, una oficina, un sector, un rea o una gerencia que se ocupa de comprar, o "Sector
Compras"; un "Proveedor", quien nos va a entregar lo que estamos solicitando, un sector de
"Recepcin", "Depsito", o de almacenaje donde se recibir la Mercadera solicitada y un
sector de "Cuentas a Pagar" donde se validar la totalidad del proceso de modo tal de
proceder a documentar lo que ser una futura liquidacin (para su posterior pago).
1) El "Sector Solicitante" efecta un Pedido solicitud de materiales (P.M.) en original y copia

que entrega en Compras.
2) A- "Compras" verifica que quien pide la Mercadera realmente est autorizado para hacerlo
(porque no cualquiera debe poder pedir que se compre cualquier cosa), y, al mismo tiempo, si el
solicitante est autorizado firmar la copia de la solicitud o Pedido de materiales como
constancia de haber recibido el original, (como una forma de delimitar o establecer
responsabilidades). (1)
B- "Compras" debe "consultar" o verificar por pantalla en una PC, si la empresa dispone del
producto o de la Mercadera que se esta solicitando. (2)
Si existe stock suficiente sugerimos en esta etapa utilizar el arbitrio de representar
grficamente el hecho con un "proceso no relevado" (donde concluir, evidentemente,
con la distribucin de la mercadera existente en la empresa).
Si no existe stock se iniciar el proceso bsico o estndar de compras.
Para ello se consulta en una "base de datos", en un "registro interno", en un "fichero" para
seleccionar a los Proveedores que estn en condiciones de cotizar la mercadera que se debe
adquirir. (3)
3) Luego de haber seleccionado los Proveedores (para nuestro cursograma tres (3) pero en la
tarea cotidiana tantos como sean necesarios de acuerdo a las normas de la empresa y
caractersticas especiales de la compra) se emite una solicitud o "Pedido de Cotizacin" (P.C.)
en cuatro originales y remite uno a cada uno de los tres Proveedores seleccionados ("A", "B" y
"C"), y el cuarto queda archivado o demorado transitoriamente junto con el PM 0, hasta que se
reciban las cotizaciones.
(1) Imaginemos el grave problema que generara no recibir a tiempo determinada materia prima y no poder definir si fue "Compras"
que no compr o si fue el "Sector Solicitante" quien no la pidi en tiempo y forma. De esta manera, una solicitud de Pedido de
materiales (P.M.) correctamente confeccionada fija una fecha de pedido y con la firma de Recepcin en "Compras" se fija la fecha
cierta en la que ese pedido fue recibido en el sector de modo tal de establecer sobre quin recaer la responsabilidad (para el caso
de no comprar en tiempo y forma).
(2) De no hacerlo de esa manera se pueden llegar a comprar elementos o materias primas que la empresa posea y no utilizaba,
con el consiguiente perjuicio financiero y a veces econmico para la empresa.
(3) Las fallas de control interno ms frecuentes se originan porque las bases de datos o los
ficheros de potenciales Proveedores estn desactualizados, o solamente se trabaja con unos
45
pocos (que suelen ser conocidos de quien compra), o que no se invita a todos los que estando
registrados estaran en condiciones de poder ofrecer mejor precio o mejor calidad, etc.
4) Con las cotizaciones recibidas de los Proveedores, "Compras" prepara un Cuadro

Comparativo de Ofertas (C.C.O.) donde discrimina producto por producto y proveedor por
proveedor el precio cotizado (y las eventuales variantes que puedan producirse por ej. plazo de
entrega diferente, calidad ofrecida, etc.) de modo tal de elegir aquella oferta que resulte ms
beneficiosa para la empresa.
5) Luego de terminado esta tarea se emite la "Orden de Compra" (O.C.) por triplicado, (original
y dos copias), (recordemos que nunca emitimos ms de tres comprobantes).
6) Si el procedimiento (por el monto, por la importancia o por la situacin financiera de la

empresa) lo aconseja se emite la Orden de compra (O.C.) por triplicado y se envan los tres
ejemplares al rea de "Finanzas" para solicitar la autorizacin para efectuar la compra.
7) Si dicha autorizacin "Finanzas" la otorga de inmediato, firma las Ordenes de compra (y
registrando en ste sector la autorizacin otorgada en un listado, presupuesto, libro, etc.); si la
autorizacin es postergada momentneamente, firma la copia 3 de la Orden de compra (como
constancia de su recepcin) y retiene original y duplicado hasta que proceda a autorizarla (por
ello se generar un proceso no relevado que se debe graficar y del que luego se enviar la
autorizacin al rea de Compras con el procedimiento similar al de autorizacin inmediata ya
descripto).
8) Compras (4) enva el original de la Orden de compra (O.C.) al "Proveedor" y el duplicado de

la Orden de compra a "Recepcin" (para que se informen y estn preparados para recibir la
Mercadera en modo y tiempo que corresponda) y archiva transitoriamente en un Legajo ("L.A")
la totalidad de la documentacin de respaldo que sustenta la Orden de compra (el resto).
9) El "Proveedor" entrega la Mercadera con Remito (R.) (original y copia) en

"Recepcin". Este sector la recibe verificando (controla) que coincida con la Orden de
compra (O.C.2) que mantena en un archivo transitorio y procede a recibir la
Mercadera (M.) firmando el Remito (R.0) original que el "Proveedor" le entrega
colocando previamente (en dicho R.0) un sello que dice: "Mercadera a revisar, sujeto a
aprobacin de calidad, cantidad y condiciones", y lo entrega firmado al "Proveedor"
quien continua con un "proceso no relevado" (similar al que dio origen a este paso).
10 "Recepcin" en base a la O.C.2 el R.2 y la M. confecciona un "Parte de Recepcin" de

mercaderas (P.R.) por triplicado.
11) Los tres Partes de recepcin, la Mercadera y el Remito (R.2) son enviados por Recepcin
al Sector Solicitante, quien en el momento verifica y controla con el Pedido de materiales
(P.M.) efectuado oportunamente (la recupera de archivo). A la Mercadera recibida la retiene;
firma todos los Partes de recepcin y firma conforme el Remito (R.2) devolvindolos a
"Recepcin".
El Sector Solicitante registra en el Pedido de materiales (P.M.) la recepcin y lo archiva
definitivamente.
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(4) Recapitulando: en este momento ya tenemos en el rea de Compras el original de la

Orden de compra (O.C.) y sus dos copias, y la restante documentacin de soporte que es: un
Pedido de materiales (P.M.), un Cuadro Comparativo de Ofertas (C.C.O.) con todas las
cotizaciones de los "Proveedores" (P.C.).
12) "Recepcin" tiene en este momento los tres Partes de recepcin (P.R.) firmados, la
Orden de compras (O.C.2) y el Remito (R.2) del "Proveedor", los entrega en "Compras" quien
firma (como recibo) el triplicado del Parte de recepcin (P.R.3) y lo entrega a "Recepcin"
(donde quedar archivado definitivamente).
13) "Compras" anexa la documentacin recibida y la integra al Legajo (LA.), quedando ste
demorado. Luego separa del Legajo (para facilitar el control interno posterior), el Parte de
recepcin duplicado (P.R.2) y la Orden de compra duplicado (O.C.2). Toda la documentacin se
enva al Sector de Cuentas a Pagar".
14) "Cuentas a Pagar" en el momento verifica que el Legajo (LA) est completo y si es
as firma el Parte de recepcin duplicado (P.R.2) y la Orden de compra duplicado
(O.C.2) y los reintegra a "Compras" quien los archiva definitivamente. Cuentas a
pagar archiva transitoriamente el Legajo (LA).
15) El Proveedor enva (a partir de un proceso no relevado previo) la Factura original (F.0) y la
entrega en "Cuentas a Pagar".
16) "Cuentas a Pagar" controla si coinciden la Factura con los documentos del Legajo, integra
la misma al Legajo (LA) y lo archiva cronolgicamente por fecha de vencimiento de la Factura (o
por la fecha de pago que haya fijado el rea de "Finanzas) (5)
No se grafica para no incrementar la extensin o la complejidad de este cursograma, pero debe

tenerse presente que para que el control interno "cierre" adecuadamente se debe: aumentar y
actualizar el stock con la recepcin de la Mercadera; cuando se recibe la Factura del
Proveedor a pagar se debe "cargar" (muy importante) en las cuentas corrientes de
proveedores (para actualizar los saldos a pagar) y se debe actualizar el Libro IVA Compras.
Con todos estos elementos "Contadura", Contabilidad o el sector responsable puede
completar el control interno verificando que el importe con el que ha aumentado el saldo de las
cuentas a pagar de proveedores sea exactamente igual a la valoracin de las compras
efectuadas (Facturas de proveedores recibidas), que el stock que se haya aumentado, y que lo
que haya realmente ingresado a la empresa coincida con el Parte de recepcin emitido y
conformado por el "Sector Solicitante" y coincida con lo descripto en el R.2 del Proveedor que
ser lo que se facture en F.0.
Vale decir que existen cuatro controles adicionales que no se incluyen en este cursograma de
compras:
Deben y pueden hacerse y se basan en controlar el: aumento del "stock" de Mercadera, el
aumento de las cuentas a pagar de proveedores, el registro en el libro IVA compras y al mismo
tiempo el "cruce" de los totales, en pesos y en cantidades involucrados para asegurarse que
coinciden y que no se vulneran las normas mnimas elementales de control interno.
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Nota: se presupone que cada vez que se realiza un control existe la posibilidad de que algo no
sea correcto y ello genera la necesidad de su representacin grfica y utilizamos la simbologa
que describe los procesos no relevados, continuando para el caso correcto con el
procedimiento usual y ya descripto.
(5) Vale decir que cuando llega la Factura (F.0) y se integra al Legajo (LA) que posee "Cuentas a Pagar" se habr completado con la
totalidad de la documentacin que avala la compra y justifica el posterior pago.
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CURSOGRAMA DE COMPRAS Pgina 1 de 9
Anlisis de un Procedimiento de Cuentas a Pagar
Cursogramas.
Una descripcin para los procedimientos esenciales de : Cuentas a pagar.
Los sectores bsicos sobre los que se soporta este cursograma son:
"Cuentas a Pagar", como sector que posee o recibe la documentacin (integrada en Legajos)
con los cuales se genera la Orden de Pago (O.P.) destinada a cancelar la deuda existente en
cuenta corriente con los proveedores.
El sector de "Tesorera" que es el encargado de confeccionar los Cheques: comn (CH.) o de

pago diferido (CH.PD), con los que se efectiviza el pago, cancelando la deuda, por lo general
contra Recibo original emitido por el Proveedor.
"Contabilidad o Auditora" sector con el que se suele "cerrar" el circuito de control interno.
Como sectores adicionales en el cursograma que se desarrolla ms adelante se representa

grficamente tambin al Proveedor el acreedor a quien se le abona total o parcialmente su
deuda -; Finanzas como sector incluido para analizar la necesidad de contar con un
presupuesto financiero, necesario para la toma de decisiones -; y Cuentas Corrientes de
Proveedores como sector en el que se archivan los Legajos de proveedores -.
Conceptualmente, el procedimiento que se adopte debe asegurar que todos los importes (de los
saldos de las cuentas a pagar) que disminuyen por la emisin de rdenes de pago (O.P.)
representan una cifra que debe ser exactamente igual a la baja que se produce en el saldo del
libro bancos (columna del haber), idntica a la suma de los Cheques emitidos, (importes que
sern conciliados en "Contabilidad" comparando los movimientos de baja de las cuentas a
pagar con los Cheques emitidos y, cuando se reciban, con los extractos bancarios - cuando los
Cheques se hayan debitado de la cuenta bancaria -).
En las empresas que en su estructura cuentan con un sector, que en el cursograma se

denomina "Finanzas", al mismo se le asigna la funcin de procesar la documentacin financiera
- en este caso de egresos - con la finalidad de mantener actualizado el presupuesto financiero y
no comprometer fondos para fechas o momentos en los que podran no estar disponibles.
Asimismo, adems de prever la "reserva" de los fondos necesarios para efectuar los pagos de
acuerdo con las disponibilidades de la empresa, si es un sector importante en la estructura
organizacional suele requerirse de l, que signe el Cheque como firma adicional a la de
Tesorera (como autorizacin o validacin de pago adicional).
El "Proveedor" es el involucrado directo; se presenta a cobrar por el slo hecho de haber
transcurrido el tiempo (una vez vencida la Factura previamente presentada), porque ha sido
llamado o notificado por "Tesorera" o por cualquier rea o sector encargado de la tarea.
De un proceso no relevado del Proveedor", se grafica un Recibo original (Rbo.0) (donde consta
toda la informacin relativa al pago que percibe). Es frecuente que el Recibo el "Proveedor" lo
complete en "Tesorera" en el momento en que se le exhibe el Cheque que se le va a entregar
(para que incluya en el Recibo los datos del Cheque que recibe). Slo despus de controlar el
Recibo se entrega el Cheque que cancela la deuda existente.
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Como caracterstica adicional se debe tener presente que, en algunas empresas, "Cuentas a
Pagar" como sector cumple dos funciones o dos procesos diferenciados y, a veces incluso,
independientes entre s: uno es el movimiento de la cuenta corriente de los proveedores donde
se registran las Facturas recibidas de los Proveedores y luego se completan los Legajos - ver
cursograma de compras - que son actualizados y archivados por fecha de vencimiento de la
cuenta a pagar; y otra es la tarea propiamente dicha de generar el pago emitiendo (con la
documentacin de soporte del Legajo del proveedor) las pertinentes rdenes de pago.
Como consecuencia de lo expuesto se hace necesario explicitar una norma de control interno
generalmente aceptada que requiere que el saldo de la cuenta corriente a pagar del proveedor
se disminuya en el mismo momento en que se emite la Orden de Pago, para no cometer el
error de pagar dos veces la misma deuda. Tambin es en ese mismo momento, (cuando se
emite la Orden de Pago), aunque todava no se haya hecho el pago y no se haya emitido el
Cheque, que deben matarse" (cancelar, sellar como "pagado") todos los comprobantes que
avalan y documentan la operacin que se est cancelando.
Cancelar en la primer instancia posible la deuda con el proveedor anulando los documentos que
avalan la obligacin existente implica no aumentar el riesgo de que algn comprobante pueda
ser sustrado o extraviado del proceso o de algn Legajo (y llegar a generar una duplicidad en
el pago por alguna falla en el sistema o exceso de confianza de quienes intervienen en l).
Todo Cheque que se emite, por lo general en "Tesorera", debe confeccionarse solamente "no a
la orden" del Proveedor a efectos de posibilitar (ante cualquier problema) la identificacin,
previo pedido al Banco, de quien lo ha cobrado realmente, transcribiendo los datos del
Cheque en la Orden de Pago (que aval su emisin).
Al analizar los comprobantes bsicos del procedimiento se debe analizar el uso y "recorrido" de
la Orden de Pago (OP.). Por lo general la Orden de Pago se emite (como los restantes
comprobantes bsicos de todos los cursogramas), por triplicado, es decir un original y dos
copias. Normalmente el original de la Orden de Pago (OP.0) queda archivado en "Tesorera"
como justificativo de la emisin de un Cheque cancelatorio de una deuda y el triplicado de la
Orden de Pago (OP.3) queda como constancia dentro del Legajo (L.) de "Cuentas a Pagar", de
modo tal de identificar que esta operacin ha sido liquidada, terminada y ha quedado completa.
Una opcin que se suele plantear, de acuerdo con la conveniencia y segn el tipo de
organizacin de que se trate, surge con la Orden de Pago duplicado (OP.2), que puede llegar a
tener dos diferentes destinos. En la primera opcin se finaliza el recorrido en Finanzas (este
sector fija fecha de pago y la informa a Tesorera quien como constancia la devuelve firmada);
una segunda opcin se presenta en empresas que, aunque la registran en el cash flow, no
requieren o no desean mantener archivada una copia de la Orden de Pago en el sector y la
misma se entrega (como dato complementario de la operacin) al "Proveedor".
Vale decir que la Orden de Pago duplicado podr tener como destino al "Proveedor", para que,
cuando se presente en ventanilla, sobre la base de sus datos prepare el Recibo, (es el
Proveedor quien opta entre destruir la copia o llevrsela).
Tambin es usual que, algunas empresas (por lo general llamadas "grandes") no exigen a sus
Proveedores un Recibo. Directamente no lo hacen concurrir a la empresa; y se les deposita o
59
se les transfiere va bancaria a sus cuentas corrientes los importes de las rdenes de pago
cancelatorias de las Facturas que se les abona.
En otras empresas se presenta una tercera variante (no se gira a un Banco el importe de la
Orden de Pago pero tampoco se exigen un Recibo al Proveedor que concurre a cobrar), al
Proveedor se le hace extender Recibo y otorgar conformidad en el original y en el
duplicado de la Orden de Pago (que luego de firmadas por el "Proveedor" quedarn: la original
archivada en "Tesorera" y la copia 2 en "Cuentas a Pagar").
Integrando aqu las reflexiones previas se puede resumir que: "Cuentas a Pagar" ha cancelado
su obligacin con el "Proveedor" y la cuenta cte. del mismo ha visto disminuido su saldo por el
importe de la Orden de Pago; Tesorera" prepara los Cheques que firma el Tesorero y los
remite a "Finanzas" donde se libra una segunda firma y una vez, que han retornado, los entrega
- contra Recibo - al "Proveedor".
Cuando "Tesorera" emite un Cheque, al mismo tiempo lo registra en el libro Banco secuencial y
cronolgicamente. De ese libro Banco surge un Listado de Cheques emitidos cuya copia se
remite al rea de "Contabilidad y Auditora".
De la precedente descripcin se observa la utilizacin de un Libro Banco, manual (como los

libros tradicionales de comercio) o por computadora; y una Planilla o Listado de Cheques
emitidos, y corresponde analizar el uso y el destino de ellos.
En el Libro Banco se registran-debitan los depsitos que se hacen por las cobranzas as como
los crditos por la emisin de Cheques.
Este Libro es el que permite conciliar el saldo del mismo con los extractos del Banco, como
medio para verificar que el saldo de la cuenta corriente bancaria sea el correcto y coincida con
el saldo que indica el libro, (para ello corresponde efectuar, s los hay, los ajustes por gastos
que se generan o que cobra el Banco en el cual tenemos la cuenta corriente y eventuales
reintegros).
El Listado de Cheques emitidos, cuya copia u original se debe remitir a Contadura, es el que
permite contrastado con otro Listado que debe emitir "Cuentas a Pagar" (donde se detalle la
totalidad de las rdenes de pago que ha emitido) controlar por oposicin de intereses, (y de
ambos Listados).
As, se verifica que el Listado de rdenes de Pago Emitidas coincida con el total de Cheques
emitidos, de modo tal que la baja de los saldos de las cuentas a pagar sea igual a la suma de
los Cheques emitidos. Es igual, asimismo, a los crditos del Libro Banco y coincidir con la
disminucin de los saldos de las cuentas corrientes de proveedores registrados en la
contabilidad.
Asimismo, de forma peridica el rea de "Contabilidad o de Auditora", (de acuerdo a las
normas de control interno de cada empresa), realiza arqueos programados o sorpresivos en
"Tesorera", concilia los libros Banco con los extractos bancarios, hace recuento de valores, etc.
De tal modo es posible identificar con claridad aquellos Cheques cobrados que se depositaron y
an no fueron acreditados, as como aquellos Cheques emitidos y todava no presentados al
cobro por los Proveedores.
NOTA: La AFIP ha establecido que deben cumplirse, para que puedan computarse (en el
impuesto a las ganancias y generar crdito fiscal en el IVA) ciertas normas especficas para
60
cancelar Facturas de proveedores o acreedores varios. As se encuentra vigente la normativa

dispuesta por la R.G. 100 por la que debe documentarse la forma de cancelacin de todo pago
superior a un mil pesos ($ 1.000.-) y recientemente las normas de la R.G. 1.575 por la que se
establecen retenciones especiales (para las "nuevas" Facturas "M") o de cancelacin exclusiva
por acreditacin en CBU informada (para "nuevas" Facturas "A con CBU informada") que
modifican sustancialmente los procesos usuales de pago tradicionales. Esta situacin se indica
sin detallarla en el cursograma propuesto indicndolo con un proceso "no relevado" cuando se
detecte este "nuevo" tipo de Factura.
NOTAS GENERALES COMUNES A TODOS LOS CURSOGRAMAS.
No se debe omitir la representacin grfica de la mercadera (M.) en los cursogramas de

compras y de ventas, ni el movimiento, traslado o desplazamiento de la misma, as como no
debe omitirse dibujar o representar grficamente el Cheque (CH.) y el flujo de circulacin de ese
Cheque.
Verificar cmo se traslada la mercadera y cmo se traslada el dinero implica asegurarnos que
las normas de control interno se estn cumpliendo (de modo tal que no circulen por donde no
deben hacerlo sin ninguna justificacin, motivo o necesidad).
Tambin debe tenerse presente que las Facturas pendientes de cobro (F.2) no deben salir del
rea donde se archivan. Es un grave error de control interno posibilitar o facilitar el acceso a
terceros (an siendo cobrador de la empresa) de las Facturas y/o de las cuentas por cobrar. El
documento de respaldo (la F.2) no debe salir nunca de la empresa.
Idntica precaucin debe adoptarse con relacin a pagos donde, no se justifica el traslado de
dinero cuando existan mecanismos alternativos de pago que no impliquen riesgo de robo,
prdida o extravo.
Desarrollo del Cursograma propuesto para el procedimiento de Cuentas a Pagar.
1- Cuentas a Pagar extrae del archivo el Legajo del proveedor proveniente de Compras.
2- Controla los vencimientos y si corresponde pagar o no.
3- En el caso de que corresponda emite Orden de Pago por triplicado. Si no corresponde
pagar, devuelve el Legajo al archivo.
4- Una vez emitidas las rdenes de Pago disminuye en la cuenta corriente del proveedor el
importe detallado en las rdenes de Pago. Luego sella con pagado y envia la documentacin
a Finanzas.
5- Finanzas controla con el presupuesto financiero si se dispone de la plata para realizar el
pago. De no existir presupuesto, se devuelve a Cuentas a Pagar, donde se inicia un proceso
no relevado. En el caso de existir presupuesto iniciala toda la documentacin y enva la Orden
de Pago triplicado a Cuentas a Pagar donde es demorada, y el duplicado a Cuentas
Corrientes de Proveedores donde luego de controlar la disminucin en la Cuenta Corriente a
pagar del proveedor es demorada.
6- Finanzas incluye la Orden de Pago original en el Legajo y registra en el sistema fijando
fecha de pago, enviando posteriormente la documentacin a Tesorera.
7- Tesorera controla que la Orden de Pago tenga el acuerdo de Finanzas. Si lo tiene,
controla el tipo de Factura, para determinar si requiere trmite especial o no. Si lo requiere, lo
dibujaremos como un proceso no relevado (lo que corresponde hacer, se encuentra en la nota
61
sobre la R.G. 1575 de la AFIP). Si no requiere tramite especial, seguimos con el circuito normal.
Confecciona entonces el Cheque de pago diferido y lo firma.
8- En el Libro Banco (LB), registra la forma de cancelacin de la Factura (en un registro
especial, y/o en la misma Factura) y registra en el Registro de Cheques. Enva el Cheque de
pago diferido a Finanzas y demora el Legajo.
9- Finanzas controla la correcta confeccin del Cheque y su firma. En el caso de existir
errores, lo devuelve a Tesorera quien lo salva y firma nuevamente devolvindolo a Finanzas.
Si el Cheque est bien, firma adicionalmente como validacin y lo enva a Tesorera.
10- Tesorera retira del Legajo A la Orden de Pago original, y con el Cheque y el Recibo
obtenido del Proveedor, controla que el Recibo est firmado y coincidan los datos con los del
Cheque y la Orden de Pago original. Si el Recibo no estuviera bien confeccionado, lo devuelve
al Proveedor para que lo salve. Si est bien, entrega el Cheque de pago diferido al
Proveedor, anota el nmero de Recibo en la Orden de Pago original y la retiene, e incluye el
Recibo original en el Legajo envindolo a Cuentas Corrientes de Proveedores.
11- Cuentas Corrientes de Proveedores controla los datos del Legajo. Luego incluye la Orden
de Pago duplicado en el Legajo del proveedor y registra en el sistema los detalles de los
movimientos de la cuenta del proveedor. Posteriormente archiva la documentacin
definitivamente.
12- Cuentas a Pagar con la Orden de Pago triplicado (demorada en el sector) confecciona el
Listado de rdenes de Pago por duplicado (LOP 0 y 2). Firma los Listados y los enva a
Contabilidad. La Orden de Pago triplicado queda demorada.
13- Contabilidad firma la recepcin de los Listados enviando el duplicado a Cuentas a Pagar
donde es archivado definitivamente junto con la Orden de Pago triplicado. El Listado de rdenes
de pago original queda demorado.
14- Basndose en el Registro de Cheques, Tesorera emite Listado de Cheques de pago
diferido (o post datados) por duplicado, los firma y los enva a Contabilidad.
15- Contabilidad firma el Listado de Cheques post datados original (List ChPD 0) y lo enva a
Tesorera donde conjuntamente con la Orden de Pago original es archivado definitivamente.
16- Contabilidad controla, con el Listado de Cheques post datados duplicado (List ChPD 2) y
con el Listado de rdenes de Pago original (L.O.P. 0), que el total de los Listados de rdenes
de Pago coincida con el de los Cheques de pago diferido. Si coincide lo contabiliza en el Libro
Diario. Luego Contabilidad realiza el control interno y en el caso de haber errores genera
ajustes. Luego archiva los Listados definitivamente.
62
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR Pgina 1 de 8

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1. Si no est escrito, haga el relevamiento correspondiente del proceso en forma de

2. Lea todo el proceso completo y vulvalo a leer.

3. Intente visualizar mentalmente un "diagrama" de grandes "bloques" que lo represente.

4. "Marque" los sectores que intervienen.

5. Identifique los formularios utilizados.

5. Precise los archivos y documentacin complementaria existente

6. "Marque" las operaciones y numrelas en forma ascendente porque ello permite un

aproximacin a los tiempos o etapas en las que se da el proceso).

8. El esquema debe basarse en no ms de 6 columnas mas una adicional para las

9. Es conveniente representar las operaciones sobre la izquierda de cada columna y

Las lneas sern punteadas o completas:

13. No deben "quedar" formularios "sueltos" y sin destino al terminar un cursograma.

(debern archivarse, destruirse, etc.).

15. No se debe omitir la representacin grfica de la mercadera (M.) en los cursogramas

Errores en los procesos:

Desarrollo del trabajo:

Luego se desarrollarn los procesos fundamentales de una organizacin. A saber:

Una descripcin para los procedimientos esenciales de : Ventas.

Los sectores en los que se basa el procedimiento de ventas son:

Bsicamente el sistema pivotea sobre la entrega de la Mercadera (vendida al Cliente)

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