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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE TLÁHUAC III

INGENIERÍA EN ADMINISTRACIÓN

PROFESOR:
M.I.A. CHRISTIAN I. TRUJILLO ARIAS

ASIGNATURA:
DISEÑO ORGANIZACIONAL

TEMA:
DIAGRAMA DE FLUJO Y MAPEO DE PROCESOS

MÉXICO, D.F. AGOSTO-DICIEMBRE 2015


Índice

Contenido
Introducción ............................................................................................................ 1

1. Definición y utilidad .......................................................................................... 2

2. Construcción de los diagramas ........................................................................ 3

2.1 Criterios para el diseño de los diagramas de flujo ........................................ 4

3. Tipos de Diagramas ......................................................................................... 6

4. Simbología ..................................................................................................... 10

4.1 American Society of Mechanical Enginners (ASME) .................................. 11

4.2 American National Standard Institute (ANSI) ............................................. 12

4.3 International Standardization for Organization (ISO) ................................. 13

5. Mapeo de Procesos ....................................................................................... 14

Referencias Bibliográficas .................................................................................... 30

M.I.A. Christian Ivan Trujillo Arias


Introducción

La presente Guía para la Elaboración de “Diagramas de Flujo y Mapeo de


Procesos” contiene información básica para orientar a las instituciones del
sector público costarricense en la elaboración, diseño y construcción de
los diagramas de flujo o flujogramas, que representen gráficamente los
procesos, procedimientos y actividades institucionales, esta guía ha sido
diseñado bajo un esquema de fácil consulta e interpretación, como también
deben ser concebidos los diagramas de flujo.

En una primera parte del documento se establece la definición del concepto


diagramas de flujo y una breve explicación sobre la utilidad de su elaboración.

La segunda parte del documento, muestra una serie de pasos que coadyuvan a
la construcción de los diagramas de flujo a partir de la definición de los
procesos, procedimientos y actividades institucionales, del mismo modo se
enuncian una serie de criterios que se deben considerar al momento de
elaborar los diagramas.

La tercera parte de la guía enlista distintos tipos de diagrama que pueden


utilizarse para graficar los procesos/procedimientos institucionales, sean
diagramas de flujo verticales, horizontales o de bloques.

La cuarta parte del documento indica las simbologías más comúnmente


utilizadas para realizar un diagrama de flujo, de forma tal que los usuarios de
esta guía pueden realizar la comparación de ellas y elegir el tipo de simbología
que consideran más conveniente utilizar.

Finalmente en la sección de anexos pueden observarse algunos ejemplos de


diagramas de flujo y sus distintas formas de representación.

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1. Definición y utilidad

Los diagramas de flujo -también conocidos como fluxogramas son “…una


representación gráfica mediante la cual se representan las distintas operaciones
de que se compone un procedimiento o parte de él, estableciendo su secuencia
cronológica. Clasificándolos mediante símbolos según la naturaleza de cada
cual.” Es decir, son una mezcla de símbolos y explicaciones que expresan
secuencialmente los pasos de un proceso, de forma tal que este se comprenda
más fácilmente.

Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan


por medio de flechas para indicar la secuencia de la operación, en pocas
palabras son la representación simbólica de los procedimientos administrativos.

Esta herramienta es de gran utilidad para una organización, debido a que su


uso contribuye en con el desarrollo de una mejor gestión institucional, en
aspectos como:

Muestran de manera global la composición de un proceso o procedimiento por


lo que favorecen su comprensión al mostrarlo como un dibujo. El cerebro
humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza
varias páginas de texto. Permiten identificar problemas tales como cuellos de
botella o posibles duplicidades que se presentan durante el desarrollo de los
procedimientos, así como las responsabilidades y los puntos de decisión.

Facilitan a los funcionarios el análisis de los procedimientos, mostrando


gráficamente quién proporciona insumos o recursos y a quién van dirigidos.Sirven
titular responsable del procedimiento se ausenta, de manera que otra persona
pueda reemplazarlo.

La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el
proceso que representa está disponible para ser analizado, no sólo por quienes

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lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que aportarán
nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

2. Construcción de los diagramas

La construcción de los diagramas de flujo implica la consideración de una serie de


pasos, mismos que sirven de guía para su diseño, estos se presentan a
continuación:

 Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son


responsables de la ejecución y el desarrollo de los procedimientos que se
encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen un proceso.

 Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas


y la identificación de quién lo empleará, ya que esto permitirá definir el
grado de detalle y tipo de diagrama a utilizar.

 Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del


primer y último paso que lo conforman, considerando que en
los procedimientos que están interrelacionados el comienzo de uno es
la conclusión del proceso previo y su término significa el inicio del proceso
siguiente.

 Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la


identificación de los pasos que están incluidos dentro de los límites de
cada procedimiento y su orden cronológico.

 Al realizar la ubicación de los pasos se deben identificar los puntos


de decisión y desarrollarlos en forma de pregunta, la presentación de las
dos ramas posibles correspondientes se identifican con los términos SI/NO.

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 Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronológico, es
recomendable hacer una revisión del procedimiento con el fin de
corroborar que el mismo se encuentra completo y ordenado, previendo
así la omisión de pasos relevantes.

 Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y


asignando los correspondientes símbolos.

2.1 Criterios para el diseño de los diagramas de flujo

Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes


criterios:

Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente


información:

 Nombre de la institución.
 Título, o sea diagrama de flujo.
 Denominación del proceso o procedimiento.
 Denominación del sector responsable del procedimiento.
 Fecha de elaboración.
 Nombre del analista que realizó el trabajo.
 o Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el
proceso o
 procedimiento y de los responsables.
 Simbología utilizada y su significado.

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Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:

 Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.


 Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
 No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin
hacer uso excesivo de ellos.
 No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
 Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar
muchas líneas de flujo a otras líneas.
 o Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la
parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.
 En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y
emplear los conectores correspondientes.
 Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando
el uso de muchas palabras.
 Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a
excepción del símbolo inicial y final.
 Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de
flujo de salida.
 Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de
dicha actividad.
 Cada flecha representa el flujo de una información.

Descripción narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase:

 o Describir los pasos del procedimiento especificando quién


hace, cómo hace, cuándo hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte
más importante y útil para el personal de ejecución de una institución, pues
para recordar los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una o
dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual de
procedimientos completo.

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 Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
 Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del
singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla,
Remite, Archiva, etc.
 Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener
más de una interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y
uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender
con mayor facilidad el significado de su contenido.

3. Tipos de Diagramas

Existen tres tipos de diagramas de flujo o fluxogramas:

a. Diagrama de flujo vertical: también denominado gráfico de análisis del


proceso. Es un gráfico en donde existen columnas y líneas. En las columnas
están los símbolos (de operación, transporte, control, espera y archivo), el
espacio recorrido para la ejecución y el tiempo invertido, estas dos últimas son
opcionales de inclusión en el diagrama de flujo. En las líneas se destaca la
secuencia de los pasos y se hace referencia en cada paso a los funcionarios
involucrados en la rutina. Este tipo de diagrama es extremadamente útil
para armar un procedimiento, ayudar en la capacitación del personal y
racionalizar el trabajo (figura 1).

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ACTIVIDAD: PROCESO DE FABRICACION DE UN PORTARETRATO ACTIVIDAD ACTUAL PROPUESTO

FECHA: OPERACIÓN

OPERADOR: ANALISTA: TRANSPORTE

MÉTODO : NORMAL TECNICA EMPLEADA: VUELTA A CERO DEMORA


MÉTODO ANALIZADO:
INSPECCIÓN
TIPO DE MATERIAL:

ALMACENAJE

COMENTARIOS: TIEMPO (MIN.)

DISTANCIA (CM.)

COSTO

DESCRIPCIÓN SÍMBOLO T. observado DISTANCIA


(MINUTOS) (cm.)
Medir las dimensiones del portaretrato (largo)

Medir las dimensiones del portaretrato (ancho)

Verificar dimensiones

Trazar lineas a lapiz

Medir dimensiones sujetador (largo portaretrato)

Trazar a lapiz soporte

Cortar soporte

Medir dimensiones (parte interior)

Trazar con lapiz las lineas uniendo formando el marco

Cortar las piezas restantes

Marcar sobre papel fantasia

Recortar papel fantasia

Dispersar pegameno en el marco

Unir el papel con el marco

Acabado del marco

Medir acetato

Cortar acetato

Unir el marco con parte interior

Pegar soporte al portaretratos e inspeccionar

Figura 1. Diagrama de Flujo Vertical

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b. Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan los
mismos símbolos que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo la
secuencia de información se presenta de forma horizontal. Este diagrama
sirve para destacar a las personas, unidades u organismos que participan en
un determinado procedimiento o rutina, y es bastante común que sea utilizado
para visualizar las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno de
estos actores y así poder comparar la distribución de tareas y racionalizar o
redistribuir el trabajo.

Aunque su elaboración resulta más compleja que la del diagrama vertical, este
diagrama facilita la visualización de los sectores de una organización que
intervienen en un procedimiento determinado; además, permite una mejor y más
rápida comprensión del procedimiento por parte de los usuarios (Figura 2).

Figura 2. Diagrama de Flujo Horizontal

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c. Diagrama de flujo de bloques: este es un diagrama de flujo que representa la
rutina a través de una secuencia de bloques encadenados entre sí, cada cual con
su significado. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los
diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en
el gráfico.

Es una forma sencilla de representar un proceso mediante la utilización de


bloques que muestran paso a paso el desarrollo del mismo (Figura 3).

Figura 3. Diagrama de Flujo de bloques

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4. Simbología

El lenguaje gráfico de los diagramas de flujo está compuesto de símbolos,


cada uno de ellos tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la
interpretación como el análisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa.
Asimismo, para asegurar la interpretación unívoca del diagrama de flujo resulta
necesario el diseño y escogencia de determinados símbolos a los que se les
confiera convencionalmente un significado preciso, así como definir reglas claras
con respecto a la aplicación de estos.

Frecuentemente los símbolos que se utilizan para el graficar flujogramas se


someten a un proceso de normalización, es decir, son diseñados para que su
interpretación sea universal. Al normalizar o estandarizar el uso de estos
símbolos, se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones hagan uso de
sus propios símbolos para representar procesos Diagramas de flujo.

No obstante lo anterior, la simbología utilizada para la elaboración de


diagramas de flujo es variable y es escogida según criterio discrecional de
cada institución. En este contexto, diversas organizaciones se han establecido
diferentes tipos de simbologías para graficar diagramas de flujo, siendo las
más reconocidas y utilizadas las siguientes:

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4.1 American Society of Mechanical Enginners (ASME)

La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos –ASME por sus siglas en


inglés-, fue fundada en 1880 como una organización profesional sin fines de lucro
que promueve el arte, la ciencia, la práctica de la ingeniería mecánica y
multidisciplinaria y las ciencias relacionadas en todo el mundo. Los principales
valores de ASME están arraigados en su misión de posibilitar a los
profesionales de la ingeniería mecánica a que contribuyan al bienestar de la
humanidad.

La ASME ha desarrollado signos convencionales que se presentan en el cuadro


N.1, a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta simbología, en el
trabajo de diagramación administrativa es limitada, porque no ha surgido algún
símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.

Símbolo Significado ¿Para que se utiliza?


Este símbolo sirve para identificar
el paso previo que da origen al
Origen proceso, este paso no forma en sí
parte del nuevo proceso.
Indica las principales fases del
proceso, método o procedimiento.
Hay una operación cada vez que
Operación un documento es cambiado
intencionalmente en
cualquiera de sus características.
Indica cada vez que
un documento o paso del proceso
se verifica, en términos de:
la calidad, cantidad o
Inspección características. Es un paso de
control dentro del proceso. Se
coloca cada vez que
un documento es examinado.
Indica cada vez que
Transporte un documento se mueve o
traslada a otra oficina y/o
funcionario.
Indica cuando un documento o el
proceso se encuentra detenido,
Demora ya que se requiere la ejecución de
otra operación o el tiempo de
respuesta es lento.
Indica el depósito permanente de
un documento o información
dentro de un archivo. También se
Almacenamiento puede utilizar para guardar o
proteger el documento de un
traslado no autorizado.
Indica el depósito temporal de un
documento o información dentro
Almacenamiento Temporal de un archivo, mientras se da
inicio el siguiente paso.

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Símbolo Significado ¿Para que se utiliza?

Indica un punto dentro del flujo en que son


posibles varios caminos alternativos.
Decisión Conecta los símbolos señalando el orden en
Sí/No que se deben realizar las distintas
Líneas de flujo operaciones.

Las actividades combinadas se dan cuando


se simplifican dos actividades en un solo paso.
Este caso, esta actividad indica que se inicia el
Actividades Combinadas proceso a través de actividad que implica
una operación.
Este caso, indica que el fin principal
Operación y Origen es efectuar una operación, durante la cual
Actividades Combinadas puede efectuarse alguna inspección.
Inspección y Operación

4.2 American National Standard Institute (ANSI)

El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense –ANSI por sus siglas


en inglés- es una organización privada sin fines lucrativos que administra y
coordina la normalización voluntaria y las actividades relacionadas a la
evaluación de conformidad en los Estados Unidos.

El ANSI ha desarrollado una simbología para que sea empleada en los


diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos –EDP- con el
propósito de representar los flujos de información, de la cual se han
adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas
de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa, dicha simbología se
muestra en el cuadro N.2 a continuación:

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Símbolo Significado ¿Para que se utiliza?

Indica el inicio y el final del


Inicio / Fin diagrama de flujo.

Símbolo de proceso, representa la


realización de una operación o
Operación / Actividad actividad relativas a un
procedimiento.
Representa cualquier tipo de
documento que entra, se utilice,
Documento se genere o salga del
procedimiento.

Indica la salida y entrada de


Datos datos.

Indica el depósito permanente de


Almacenamiento / Archivo un documento o información
dentro de un archivo.

Sí/No Indica un punto dentro del flujo en


Decisión que son posibles varios caminos
alternativos.
Sí/No
Conecta los símbolos señalando el orden en que
Líneas de flujo se deben realizar las distintas operaciones.

Conector dentro de página. Representa la


Conector continuidad del diagrama dentro de la misma
página. Enlaza dos pasos no consecutivos en una
misma página.

Representa la continuidad del diagrama en otra


Conector de página página. Representa una conexión o enlace con otra
hoja diferente en la que continua el diagrama de
flujo.

4.3 International Standardization for Organization (ISO)

La Organización Internacional para la Normalización –ISO por sus siglas


en inglés- es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas
internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas
industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Las normas
desarrolladas por ISO son voluntarias, comprendiendo que ISO es un
organismo no gubernamental y no depende de ningún otro organismo
internacional, por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus normas a ningún
país.

La Norma ISO 9000 establece otro tipo de simbología necesaria para diseñar
un diagrama de flujo, siempre enfocada a la Gestión de la Calidad

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Institucional, son normas de "calidad" y "gestión continua de calidad", que se
pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad sistemática, que
esté orientada a la producción de bienes o servicios. Se componen de
estándares y guías relacionados con sistemas de gestión y de herramientas
específicas como los métodos de auditoría.

5. Mapeo de Procesos

Antes de usar esta herramienta, asegúrese que su operación tiene:

 Un Gerente de Implementación.
 Conocimiento y compromiso gerencial.
 Un equipo central de implementación.
 Conocimiento de los empleados a todo nivel.
 Un equipo central de implementación entrenado.

Si usted necesita alguna guía con respecto a los pasos anteriores, por favor
diríjase al Gerente de Implementación. Si ha completado los pasos anteriores
exitosamente, usted esta listo para tomar el siguiente paso en la implementación
de El Sistema de Calidad – Diagramando sus Procesos, también llamado Mapeo
de Procesos.

La diagramación de flujo es un esfuerzo de equipo. Cada equipo de diagramación


debe comenzar desarrollando una comprensión común de su proceso. El equipo
puede necesitar resolver algunos malentendidos y opiniones cambiantes con
respecto a cómo el proceso se lleva a cabo. Ellos trabajarán conjuntamente para
acordar cómo trabaja el proceso actual e identificar qué cambios deben hacerse
para su mejoramiento. Usted y su equipo pueden usar diagramas para crear la
documentación.

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PROPOSITO

Equipos de diagramación:

 Facilitar las mejoras del proceso a través de la identificación de clientes y


proveedores del mismo.
 Diagramación del proceso actual
 Reunir conocimiento colectivo para asegurarse de que todos los pasos sean
revisados.
 Permitir a otros, tales como nuevos asociados, aprender cómo trabaja su
proceso.
 Proveer de la información principal para el proceso de documentación

QUÉ ES UNA DIAGRAMACIÓN

Una diagramación o mapa de proceso es una explicación visual de cómo el


proceso fluye y se conecta. Es una secuencia de pasos, actividades y decisiones
que convierten entradas en salidas finales (producto o servicio) para un cliente
especifico (interno o externo).

Entrada Proceso Salida

El diagrama no debe ser demasiado detallado. Un proceso de cerca de 10 pasos


es suficiente para un diagrama. Use diagramas separados para detallar
actividades adicionales que son parte de un proceso más grande. De un proceso
macro (que define los grandes pasos), pueden ser identificados procesos micro
(los cuales clarifican actividades más especificas que ocurren dentro de un

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proceso macro); de un proceso micro, pueden ser identificados subprocesos (que
ofrecen actividades aún más detalladas que ocurren dentro del proceso micro).
Detalle el proceso a los niveles que sean necesarios.

Entonces cómo sabemos qué tanto detalle es suficiente? Adicione solamente el


detalle suficiente para que los miembros del equipo entiendan qué hacer.

Pasos del Proceso: Alistándose para el trabajo en la mañana

 La alarma me despierta.
 Salgo de la cama.
 Me lavo los dientes.
 Me visto.
 Desayuno.
 Salgo al Trabajo.

Si usted decide adicionar detalles como “Tome el cepillo de dientes – coloque


pasta dental al cepillo de dientes – ponga el cepillo de dientes en la boca”, esto
puede ser demasiado detalle . Hágalo amigable, fácil de entender y al nivel de
detalle que la mayoría de personas puedan entender.

El ejemplo anterior “ Alistándose para el trabajo en la mañana” es un ejemplo muy


simple de un proceso. Algunos procesos pueden ser bastante complejos, amplios
en alcance, y pueden cruzar límites funcionales de una organización. Aquí hay
algunos ejemplos típicos de procesos macro en una planta de impresión.

 Recepción y manejo de materia prima.


 Orden de Producción.
 Elaboración de artes.
 Elaboración de planchas.
 Impresión.
 Laminado.
 Corte.
 Estibado.
 Empaque.
 Almacenamiento.
 Distribución.

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Los procesos macro son usualmente mapeados por miembros de un equipo de
funcionamiento cruzado o por el equipo central de implementación. De un proceso
macro varios procesos micro pueden ser identificados. Por ejemplo, dentro del
proceso macro “Elaboración de Planchas”, ocurren los procesos micro “Recepción
de cromalín”, “Quemado de planchas”, y “ Pruebas de montaje”.

Por qué detallar los procesos macro? Usted va a utilizar estos diagramas para
crear la documentación en el futuro. Los diagramas que son claros en su alcance
y suficientemente detallados como para visualizar el proceso serán un recurso
valioso, le ayudarán a producir documentación clara y precisa.

QUIÉN COMPLETA EL DIAGRAMA?

Idealmente, un equipo de individuos que trabaja estrechamente con el proceso


crean el diagrama.

Las personas que realizan el trabajo son el mejor recurso para saber cómo esta
funcionando el proceso. Ellos tienen la experiencia y el conocimiento para crear el
mejor diagrama del proceso.

CUÁLES SON LOS PASO PARA CREAR UN DIAGRAMA DE


PROCESO?

PASO 1: Seleccione el equipo.

PASO 2: Seleccione el proceso a diagramar e identifique el principio y el final


del mismo.

PASO 3: El proceso PEPSC (en inglés SIPOC) identifica los Proveedores,


Entradas, Procesos, Salidas y Clientes.

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PASO 4: Piense actividades o pasos en el proceso.

PASO 5: Visualmente muestre la conexión de las actividades y decisiones del


proceso.

PASO 6: Identifique los puntos de control.

Aprendamos a crear un diagrama mirando detenidamente estos pasos.

PASO 1: SELECCIONE EL EQUIPO.

Seleccionar las personas apropiadas para el equipo de diagramación es un punto


crítico. Seleccione personas que están familiarizadas con el proceso. Las persona
que trabajan con la actividad día a día son las mejores para definir cómo esta
funcionando el proceso. Seleccione un equipo de 3 a 5 personas, un equipo más
grande puede ser incómodo. Puede haber un líder de equipo designado o este
puede rotar roles.

Los equipos necesitan el apoyo del equipo central de implementación. El equipo


central de implementación puede ayudar a coordinar los horarios de trabajo para
minimizar las perturbaciones al negocio, asegurándose que cada día la carga de
trabajo cotidiano sea cumplida. El tiempo que toma diagramar un proceso
depende de muchas variables. Un equipo que esta familiarizado de como
diagramar un proceso puede tomar de 4 a 5 horas para producir un diagrama; sin
embargo, un equipo poco experimentado tomará más tiempo para completarlo.
Este tiempo esta dividido en varias secciones. Planee una reunión inicial para
enseñar a las personas las bases de cómo trabajar en equipo, sus roles en la
creación de un diagrama de proceso, y por qué es importante para la iniciativa de
Calidad. Otras reuniones de equipo pueden ser de 1 a 2 horas según lo permitan
los compromisos de trabajo, pero las reuniones no deben estar separadas por

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más de 3 días. Asegúrese de reunirse en un lugar donde las distracciones e
interrupciones sean limitadas.

PASO 2: SELECCIONE EL PROCESO A DIAGRAMAR E IDENTIFIQUE EL


PRINCIPIO Y EL FINAL DEL MISMO

Miremos el proceso global “Elaboración de planchas” para comprender mejor


cómo los procesos son seleccionados y el rol esperado del equipo de
diagramación.

Elaboración de Planchas

Inicio

Prueba de Montaje

Recepción Aprobación de
De negativos producción

Aprobación de
Inspección de
Negativos Aseguramiento de
calidad

Planchas Montaje

Revelado de Prueba de impresion


Negativos

Inspección y
lavado de Arranque
Planchas

Secado de
Fin
planchas

Corte de
planchas

Montaje

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Asumamos que el equipo central de implementación identificó cuales procesos
diagramar dentro de la operación global “Elaboración de planchas”, y ellos
priorizaron las actividades del diagrama basados en el impacto que el proceso
tiene en el negocio y en las satisfacción del cliente.

Para cada proceso identificado, el equipo de diagramación empezará su trabajo


especificando el punto inicial y final del proceso. Examinemos el proceso macro
“Impresión” que el equipo central de implementación diagramó. Al examinar el
proceso macro seremos capaces de identificar cuáles procesos micro
necesitaremos diagramar. El proceso macro “Impresión” puede verse así:

Inicio

Alistamiento
de Maquina
Impresora

Verificación
De Orden de
Producion

Planchas

Tintas y Papel
Semiterminado

Impresion
Inicial

Impresion

Fin

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Asumamos que somos parte de un equipo de diagramación conformado para
diagramar el proceso micro “Impresión Litro”. El proceso macro
“Impresión” identifica los “pasos grandes”; los procesos micro aclaran actividades
más especificas que ocurren dentro del proceso macro, empezaremos
identificando los límites del proceso; el punto donde empezaremos y el punto
donde finalizaremos “Impresión Litro”. Identificaremos estos límites para aclarar el
alcance del proceso que estamos diagramando utilizando PEPSC (SIPOC)

PASO 3: EL PROCESO PEPSC (SIPOC) -- IDENTIFICA LOS


PROVEEDORES, ENTRADAS, PROCESOS, SALIDAS Y
CLIENTES.

PEPSC es la sigla que simboliza Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y


Clientes. Es un modelo usado para identificar y aclarar lo que se necesita para
crear el producto o servicio. Esta es una apreciación global de un modelo
PEPSC:

Proveedores: Entidades que proveen entradas al proceso tales como


materiales, información, y recursos. Use las entradas del
proceso para identificar los proveedores.

Entradas: Todos los materiales, información y soporte (tangible o


intangible) que se necesitan para apoyar el proceso. Una
buena manera de decidir si vale la pena agregar una entrada
al proceso o no, es preguntarse“, es esta entrada medible?” y
“qué pasa si esta entrada es omitida?”.

Proceso: Estas son las actividades o acciones necesarias para


convertir las entradas en salidas. Una manera de revisar si
algo es un proceso es ver si puede ser descrito como una
acción. Algunos ejemplos son: Medir, fluir, mezclar, cortar y
probar, etc.

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Salidas: Los resultados tangibles de un proceso. Cada salida del
proceso debe tener medida o ser medible.

Clientes: Las personas o entidades para quien la salida es creada.

Para usar el modelo PEPSC es más fácil reordenar los pasos del modelo a
SCPEP. Escriba las letras S-C-P-E-P en un tablero. Primero, identifique la salida
o el resultado esperado del proceso micro “Impresión Litro”. La mayoría de las
personas encuentran más fácil comenzar identificando la salida, o el producto o
servicio final que el proceso provee. La salida y el punto final identificado de los
límites del proceso deben ser el mismo.

S- Salida- Producto Litro

Con la salida identificada, es más fácil identificar el cliente del proceso. Qué
individuo o grupo interno o externo, necesitará la salida para hacer su trabajo?

C- Cliente- Laminado y Corte

Escriba el nombre del proceso que está diagramando al lado de la letra “P”
(Proceso).

P- Proceso - Impresión

Las entradas son los que se necesita para llevar acabo el proceso.

E- Entradas- Planchas, Tintas y Papel Semiterminado.

El último paso para utilizar el modelo PEPSC es identificar a los proveedores de


proceso. Estos proveedores están directamente relacionados con las entradas
requeridas. Considere cada entrada identificada y registre en donde esas
entradas son obtenidas o recibidas. Por ejemplo la entrada “Planchas” es recibida

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de Preprensa, la entrada “Tintas” es obtenida del proveedor de preparación de
tintas.

P- Proveedores- PROVEEDORES DE PAPEL , PREPRENSA, PREPARACIÓN


DE TINTAS.

La PEPSC completa para “Impresión Litro” se vería así:

P- Proveedores- PROVEEDOR DE PAPEL, PREPRENSA, PREPARACIÓN DE


TINTAS.

E- Entradas- Planchas, Tintas y Papel Semiterminado.

P- Proceso- Impresión.

S- Salida- Producto Litro.

C- Cliente- Laminado y Corte.

Ya hemos establecido un entendimiento de las entradas que guían el proceso,


quien usa la salida del proceso y hemos aclarado los límites del proceso para
“Impresión Litro”.

PASO 4: PIENSE ACTIVIDADES O PASOS EN EL PROCESO.

Una vez que el equipo ha completado el modelo PEPSC los límites del proceso
deben estar claros. El próximo paso es pensar actividades que ocurren dentro de
esos limites. Use las reglas para “Lluvia de Ideas”. Esta es una generalidad sobre
esto. Revise todas las ideas de los miembros del equipo antes de tomar
decisiones. No discuta o juzgue las ideas dentro de la sesión, esto anima a tener

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un mente abierta, involucramiento y permite a los miembros del equipo construir
sobre la creatividad de cada uno mientras está enfocado en la tarea.

Guíe la actividad de pensar preguntando, “qué actividad o pasos realizamos para


logra este proceso dentro de los limites que hemos establecido?” Escriba todas
las ideas en un tablero o haga que cada persona escriba en papeles adhesivos
pequeños, y luego colóquelos en el tablero. En este punto el orden de las ideas
no es importante una vez todas las ideas sean anotadas y escuchadas, discuta
cada idea para llegar a un acuerdo, cambios o su eliminación. El consenso grupal
dará la lista final de las actividades o tareas del proceso específico. Las
actividades finales deben reflejar cómo se presenta el proceso actualmente y no
cómo debería ser. Se llega al consenso después de que todas las personas han
discutido las ideas y han expresado su punto de vista. Consenso quiere decir que
todos los miembros del equipo están de acuerdo o al menos pueden apoyar la
lista final de actividades. Esta es una lista ejemplo de actividades pensadas que
ocurren dentro del proceso micro “Impresión Litro Base”:

 Llevar acabo chequeos del pre-prensa.


 Medir tintas.
 Examinar papel.
 Ubicación de planchas.
 Muestreo de Impresión inicial.
 Verificación de Densidades.

PASO 5: VISUALMENTE MUESTRE LA CONEXIÓN DE LAS ACTIVIDADES


Y DECISIONES DEL PROCESO

El equipo tomará las actividades identificadas del proceso y las pondrá en su


orden apropiado. Adicionalmente al poner las actividades en su secuencia actual,
el equipo utilizara símbolos y flechas para llevar más información sobre el flujo de
actividades. Siguientes símbolos son utilizados en la diagramación:

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SIMBOLO TIPO FUNCION

Inicio/final Terminal Muestra el inicio/final de


un proceso

Proceso
Proceso/actividad Muestra el desempeño
de las operaciones
Decisión Determina los pasos a
Decision
seguir

Documento
Documento Muestra impresa de
entradas o salidas
Conectores en la misma Dirige el diagrama sobre
3 A
página y hacia otra el final de pagina
página

Los principios de diagramación incluyen:

 Símbolos estandarizados.
 Principio y final definidos: utilice el “ovalo” o “ forma “terminal”.
 Líneas verticales o horizontales para conectar los símbolos.
 Rombos de decisión que:

 Usen solo pregunta Si ó No.


 Ubique la alternativa que continúa el flujo del proceso debajo del
rombo.
 Ubique la alternativa que se ramifica del flujo principal en un punto
derecho del rombo.
 Ubique la tercera alternativa, si la hay, en el punto izquierdo del rombo.
 Use múltiples rombos de decisión si hay más de 3 alternativas.

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EJEMPLO DIAGRAMA DE IMPRESION

INICIO

Chequeos
IIniciales de
impresion

Planchas Papel
Tintas Anilox Muestras de
apropiado
aprobadas aprobadas Correctos referencia

SI SI SI SI SI

Revisión con
Orden de
Producción

NO OK
Ubicación de
planchas

OK
Alistamiento de
Papel y tintas

Inicio de
Impresión

N
O Ajustar
Igual a la referencia

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EJEMPLO DIAGRAMA DE IMPRESION (continuación)

SI

Arranque de Impresión

Evaluación cada rollo

Pruebas de Densidad, Registro


Color, Leyendas y centrado
apariencia

NO
Dentro de especificaciones Parar e investigar

SI
Aprobar el trabajo

FINAL

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PASO 6: IDENTIFIQUE LOS PUNTOS DE CONTROL.

Un punto de control es un rombo de decisión que lleva a dos o más caminos,


usualmente estos caminos requieren una respuesta “ si /no “ o “ Pasa o Pierde”.
Estos puntos de decisión se llaman puntos de control críticos si el resultado
de la decisión impacta la seguridad del producto o la planta. El termino punto de
control se refiere a decisiones importantes que deben ser tomadas en ese punto
del proceso, uno en el que la calidad del producto puede ser afectada
adversamente. Trabajo que tenga una decisión de “falla” causará que el proceso
se detenga o se reverse. El criterio debe ser encontrado en ese punto del proceso
o el proceso no debe proceder. Por ejemplo, un reproceso puede aparecer como
parte del diagrama indicando que la actividad debe tener inspección o criterio de
calibración antes de que pueda continuar a la siguiente actividad. Estos son unos
ejemplos:

 Resultados de pruebas de registro.


 Resultados de pruebas de densidad.
 Resultados de pruebas de centramiento.
 Resultados de pruebas de viscosidad.
 Temperatura de la impresora.

RESUMEN:

Esta herramienta lo ayudará a:

 Seleccionar las personas adecuadas para el equipo de diagramación.


 Establecer límites de sus procesos utilizando el método PEPSC.
 Identificar las actividades que ocurren dentro de esos límites a través de la
herramienta “Lluvia de ideas”.
 Ilustrar la conexión de actividades y decisiones que ocurren dentro del proceso
utilizando las reglas y símbolos estándar de diagramación.

Ahora que ya tienes tu diagrama, usted y su equipo central de implementación


pueden decidir que un Procedimiento Estándar de Operación escrito es necesario
para asegurarse que el proceso es llevado acabo uniformemente en su operación.

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Si un procedimiento estándar de operación es requerido, refiérase a la
herramienta, “ Elaboración de la Documentación”.

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Referencias Bibliográficas

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Planeamiento y Análisis Administrativo. Antología. Carrera de Administración
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Primera Edición, Editorial EUNED, San José, Costa Rica, 1996.

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1ed. Instituto
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Usuales. Publicaciones del Instituto Latinoamericano de Investigación y
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