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0
Los Cursogramas Y SU
CONTROL iNTERNO
Rbo 0
F 2
El agradecimiento final, sin duda alguna, para todo el equipo docente que me
acompaña permanentemente con su esfuerzo y dedicación ad-honorem y que está
integrado, además de los citados, por el Dr. Carlos Murúa, la Dra. Laura Aira, el
Lic. Hernán Petrecca, Federico Manzione, Gastón Isola y Facundo Martin.
Cuando pensemos que las personas que nos rodean no son importantes
o que no lo son las pequeñas cosas que debemos cotidianamente hacer, entonces...
habremos sentado las bases para nuestro seguro fracaso.
Perder nuestro tiempo implica dejar pasar la oportunidad de agregar valor a nuestra formación.
Los CURSOGRAMAS.
Dicha comisión se basó en los trabajos de la ASME (The American Society of Mechanical
Engineers), en "Normalización de la graficación de procedimientos administrativos" trabajo
de los Contadores Miguel Martín y Ernesto Tolosa, del Dr. Luis Rey y del Ingeniero
Alberto Zubizarreta y en "Cursogramas" trabajo del Contador Raúl Saroka y Claudio
Ferrari.
La norma tuvo y tiene como objeto establecer los símbolos a utilizar en la representación
gráfica de procedimientos administrativos.
1
Introducción
Quien aborda la tarea debe tener presente que el cursograma (salvo indicación expresa
en contrario) siempre representa el procedimiento tal cual es y no como "debería ser" o
como al analista le "agradaría que fuera". Hay que recordar que se trata de una forma de
representar un recorrido que representa la realidad "formal" descripta.
06. "Marque" las operaciones y numérelas en forma ascendente porque ello permite un
mejor seguimiento del proceso.
Al identificar sectores y operaciones, quedará establecido a qué sectores corresponde
cada operación y qué responsabilidades ellas generan.
2
Introducción
07. Para su lectura, es útil que el cursograma mantenga un orden de izquierda a derecha
(orden de los sectores que intervienen en el proceso) y descendente (generando una
aproximación a los tiempos o etapas en las que se da el proceso).
08. El esquema debe basarse en no más de 6 columnas mas una adicional para las
observaciones (tal como se propone en la hoja modelo que se adjunta más adelante).
En las columnas (cada columna un sector) se representan las operaciones, y los
formularios a los que se da origen, se consultan o se archivan en esos sectores.
a. La columna "OBSERVACIONES" se utiliza para referenciar y describir sintéticamente
las operaciones (que corresponde a cada número asignado) o realizar cualquier
otra aclaración necesaria.
b. La columna "VARIOS" hace las veces de "comodín" para aquellos sectores cuya
intervención es reducida (medida en cantidad de operaciones). Es común que se
asigne a sectores intervinientes en el proceso, pero no pertenecientes a la
empresa (por ej. Correo, Banco, Cliente, Proveedor, etc.). La columna “VARIOS” se
ubica usualmente sobre la izquierda del papel de trabajo y en ella se indica el
nombre del sector que en ese momento se encuentra operando. De producirse un
cambio de "actor" se "cierra" el anterior con doble raya y se escribe debajo el
nombre del "nuevo" sector.
10. Se utilizan líneas para unir las operaciones y formularios que hacen las veces de
"conductos de información", ya que por ellas se trasladarán los formularios que
"viajarán" de un sector a otro. Es importante el seguimiento de estos formularios para
verificar que no "desaparecen" durante el proceso.
11. Recuerde que después de cada “control” existe “alternativa” porque el "control"
supone siempre la posibilidad de dualidad de resultados posibles (si - no; bien - mal;
etc.). El control implica que puede "cumplirse o no con el logro de la variable". Esto
validará el control, de lo contrario ese control será inútil y sólo generará gastos
improductivos.
12. Siempre que se deba realizar un desglose o una distribución, los formularios (en uso
no archivados) volverán a dibujarse. De este modo se mantiene el control de las
copias en uso y su posterior destino, y se evita dejar formularios “colgados”.
3
Introducción
14. Al dibujar un conector de página, que indica que el recorrido continúa, se debe volver
a dibujarlo en la misma columna de la hoja siguiente (ambos deben tener una
referencia o identificación común).
4
Introducción
5
Introducción
$
Efectivo. Formas de representar el efectivo, con la
20 simbología propia de cada moneda (pesos,
u$s dólares, etc.).
6
Introducción
Referencias:
CURSOGRAMA
Actual:
Propuesto:
AREA:
Cursograma:
Observaciones
Preparó: Firma:
Revisó: Firma:
Aprobó: Firma:
7
Análisis de un Procedimiento de Ventas
Cursogramas.
8
Análisis de un Procedimiento de Ventas
Es frecuente la disyuntiva que se suele presentar y que implica decidir qué se debe "hacer
primero", (cuando no puede hacerse en forma simultánea la consulta sobre crédito y stock).
Una pauta básica orientativa general que puede seguirse afirma que: cuando la empresa no
suele trabajar con suficiente stock suele ser conveniente verificar si el producto que nos quieren
comprar o que hemos vendido puede ser entregado. En estos casos, en los que las empresas
suelen trabajar con "stocks limitados", es muy frecuente observar que el procedimiento
descripto genera un cursograma que "recorre" primero el área de “Expedición” (para verificar la
existencia de la Mercadería) y luego es derivado hasta el área de "Créditos" para generar u
obtener o acordar la respectiva autorización crediticia. En otras empresas, se dará la situación
inversa, comienza el "recorrido" por el área de "Créditos" o por el área de facilidades crediticias
(porque si el “Cliente” ha excedido su límite acordado se deberán solicitar garantías
adicionales), la consulta de su carpeta o legajo también se podrá hacer "por pantalla". Esta
variante aparece como más frecuente en escenarios o mercados locales o específicos que
presenten problemas de financiación; porque los actores que en ellos actúan entran en mora y
se producen atrasos y a veces cortes en las cadenas de "pagos y de cobranzas". Por tanto
resulta muy importante tener en cuenta la solvencia y cumplimiento de nuestros clientes, para
no entregar Mercaderías a quienes no pagan en término o no tienen capacidad de repago en
los plazos en que la empresa está dispuesto a vender.
La situación ideal es aquella que permite al responsable autorizado (podrá ser el encargado de
“Créditos”, o el responsable de “Administración de Ventas”, o simplemente quien tenga
autoridad suficiente para hacerlo) estar en condiciones de verificar simultáneamente la
"existencia de crédito acordado suficiente" al “Cliente” así como la existencia de stock
disponible para su venta. En este caso la operación se realiza en un único sector y en forma
simultánea, se opera en tiempo real y al mismo tiempo se imputa preventivamente (en la cuenta
corriente del deudor) el crédito que implica el darle curso a una Nota de Pedido y se "baja" del
stock la Mercadería comprometida para satisfacer la demanda de este cliente con dicha Nota de
Pedido.
Pero, para que la empresa concrete y utilice efectivamente el procedimiento necesita efectuar el
control de las operaciones: a título meramente ilustrativo y como ejemplo: si los controles
predeterminados son los adecuados, se podrá verificar que el procedimiento es correcto cuando
la cantidad de productos en que disminuye el stock de Mercaderías es la misma cantidad que
se refleja en los Remitos; cuando esas cantidades, valorizadas en pesos generan un monto de
facturación, éste debe ser idéntico al monto en que resultan incrementados los saldos
deudores de las cuentas corrientes de clientes (es el importe en que debe aumentar el saldo de
la cuenta contable "Deudores por ventas").
Se debe insistir en la necesidad de explicitar claramente las funciones de sectores como
“Administración de Ventas”; “Créditos”; y “Contabilidad”, ya que el control interno se soporta
frecuentemente sobre ellos (siempre que sean realmente responsables de las tareas inherentes
y no actúen como meras "oficinas" operativas sin capacidad de control y/o decisión) aunque el
rol que cumplen varía según la empresa de que se trate.
Con relación al Remito es aceptado usualmente que el original (firmado de conformidad por el
“Cliente”) se archive junto con la copia de la Factura en la empresa que los emite, y el
duplicado o copia de ese Remito se entregue junto con la Mercadería al “Cliente”. El destino del
Remito se invierte en casi todos los organismos del Estado (que suele exigir el original y a
veces copias adicionales).
9
Análisis de un Procedimiento de Ventas
La llamada Nota de Pedido o Pedido que emite el “Vendedor”, normalmente en tres ejemplares,
un original y dos copias, puede tener diversos destinos.
El original suele ser entregado a la empresa para iniciar el proceso de la venta en cuenta
corriente, el duplicado puede ser entregado (y usualmente así lo es) al “Cliente” como
constancia del pedido que ha efectuado, y el triplicado quedará en poder del “Vendedor” a
efectos de asegurarle que cuenta con una constancia legal adecuada para exigir el pago de la
comisión que, por las ventas que ha realizado, le corresponde.
Sin embargo debe tenerse presente que se observa una paulatina disminución en la
"costumbre" de entregar una copia de la Nota de Pedido a los clientes, quienes no suelen
reclamarla, fundamentalmente porque, en algunas Provincias nace el hecho imponible para el
Impuesto de Sellos (que siempre es provincial) cuando la Nota de Pedido es firmada tanto por
el “Cliente” como por el “Vendedor” (por ello se transforma en un contrato, y, si es un contrato,
está alcanzado por el impuesto de sellos).
El impuesto de sellos a nivel nacional ha sido derogado y a nivel provincial suele ser gravoso.
Las empresas deben elegir entre "hacer firmar o no" las notas de pedido por ambas partes;
resultando aconsejable hacerlo cuando se quiere protocolizar la venta (cuando se quiere
formalizarla como contrato); y no parece conveniente hacerlo si no se desea "documentar la
operación" y transformarla en un contrato de cumplimiento obligatorio (que está alcanzado por
el impuesto de sellos).
En el cursograma descripto se opta "sólo" por entregar una copia de esta Nota de Pedido al
“Cliente”, basando la opción en una supuesta decisión de la empresa de no formalizar la
operación en un contrato de compraventa.
10
Análisis de un Procedimiento de Ventas
El “Vendedor” emite por triplicado una Nota de Pedido (N.P.) al concretar una venta, (emitir por
triplicado la Nota de Pedido implica decir original, duplicado y triplicado o lo que es lo mismo
original y dos copias), una vez confeccionada la Nota de Pedido (N.P.) el “Vendedor” desglosa
el duplicado y lo entrega al "Cliente", luego entregará el original y el triplicado al sector de
"Administración de Ventas" quien controla que estén todos los datos requeridos para poder
concretar la operación y que estos sean correctos (en este caso la empresa es la que fija las
pautas a las que deben estar sujetas las notas de pedido (N.P.) y qué datos deben contener).
Si el proceso es aprobado (si cumple con todos los requisitos de acuerdo con las
especificaciones del procedimiento previamente fijadas por la empresa) “Administración de
Ventas” registrará en la base de datos de la empresa el pedido recibido (se accede en la
práctica cotidiana a un archivo de pedidos pendientes que se actualiza simultáneamente con la
facturación, es decir que al facturar el pedido pendiente deja de ser tal y se transforma en
“pedido cumplido”) como medio para poder realizar el “seguimiento” de cada pedido ante
eventuales pedidos de informes o reclamos – tanto del “Cliente” como de cualquier sector de la
empresa -. De ser rechazado, con el pedido se procede de acuerdo con el procedimiento para
el “rechazo legal” de los pedidos no aprobados que no es analizado ahora y se lo describe
como un proceso no relevado.
11
Análisis de un Procedimiento de Ventas
Luego firma ambas copias (original y triplicado) y desglosa, enviando el original al sector de
“Créditos y Cobranzas” y el triplicado lo entrega al “Vendedor” quien lo archiva transitoriamente.
Este archivo es transitorio porque es muy probable que el “Vendedor”, al finalizar el mes, utilice
este comprobante para verificar que las comisiones que va a cobrar son las que corresponden y
coinciden con el total de las ventas por él efectuadas, (si optara por no archivarlo
transitoriamente y en cambio elige destruirlo o archivarlo definitivamente no tendría elemento
alguno para verificar que cobra todo lo que debería cobrar).
En el sector de "Créditos y Cobranzas" una vez que se recibe el pedido original (NP 0)
autorizado por el área de "Administración de Ventas" se consulta “por pantalla” (de una
computadora), si el pedido se ajusta a la situación crediticia del “Cliente” (si está dentro del
límite de crédito que la empresa le acordó). En caso afirmativo se imputa preventivamente el
crédito que se está acordando y en caso negativo se cita la causa por la que, el pedido, es
rechazado. En éste último supuesto se devuelve a “Administración de Ventas”, donde se inicia
un proceso no relevado.
Luego de haber firmado la Nota de Pedido original (N.P.0) como forma de reflejar la aprobación
realizada de ese pedido y la imputación preventiva del crédito que representa se dará
intervención al sector de “Expedición”. Al igual que con los pedidos pendientes registrados por
“Administración de Ventas” el “sistema” debe transformar la imputación preventiva en definitiva -
en forma automática y simultánea con la facturación -.
La afectación que se ha hecho del crédito en algunas empresas suele también continuar en una
afectación de stock - para disminuir o “bajar” el inventario disponible para su venta- (afectación
preventiva también transformable automáticamente, por el sistema, en definitiva en el momento
en que se facture).
En el sector “Facturación” se imprimen, en original y dos copias la Factura (F.) y el Remito (R.)
en forma simultánea. La impresión en un único proceso de las Factura y de los Remito es una
práctica frecuente en las empresas, para que la Factura original pueda ser entregada al
"Cliente" “junto” con la Mercadería (M.) y no se transforme en un obstáculo que pueda demorar
la gestión posterior de cobranza (por alegar el “Cliente” que no la ha recibido en tiempo y en
forma). En este momento, el “sistema” debe transformar la imputación preventiva en definitiva y
realizar la afectación de stock.
Luego de haberse impreso las Facturas y los Remitos y contando aún con la Nota de Pedido
original recibida, se procede al desglose de la documentación. La Factura original, junto con los
tres ejemplares del Remito, son enviados a "Expedición"; el duplicado de la Factura, (la copia
12
Análisis de un Procedimiento de Ventas
En la Hoja de Ruta se debe incluir la información que corresponde a cada “Cliente” a visitar, el
número de la Factura (F.), el número del Remito (R.) y la cantidad de bultos que el "Fletero" va
a entregar.
El “Fletero”, mantiene la Hoja de Ruta con su copia durante el recorrido y entrega la Mercadería,
la Factura original y el Remito original y triplicado. El “Cliente” le devuelve el Remito firmado.
El "Fletero" controla que el Remito original (R.0) haya sido firmado sin salvedades por el
"Cliente" y cotejando con la Hoja de Ruta (H.R.) verifica haber realizado todo el recorrido (en
caso de no haber terminado la tarea continúa hasta su finalización). Coloca un sello “entregado”
13
Análisis de un Procedimiento de Ventas
Las Hojas de Ruta son entregadas al “Fletero”, quien controla que hayan sido conformadas por
“Expedición” y las presenta en “Cuentas a Pagar” donde si cumplen con las formalidades
descriptas (el procedimiento ya determinado por la empresa), firma como constancia de
recepción el duplicado reintegrando al “Fletero” (quien lo archiva transitoriamente hasta el
momento en que deba emitir la Factura para cobrar por su tarea o percibir viáticos según sea el
caso) y archiva transitoriamente la Hoja de Ruta original.
Los Remitos (R.0 y R.2) son presentados por “Expedición” en “Cuentas Corrientes” donde se
verifica la firma del “Cliente” y son inicialados. Como acuse de recibo se entrega el duplicado a
“Expedición” donde se archiva definitivamente.
“Cuentas Corrientes” incorpora el Remito original al Legajo del cliente que se encontraba
demorado en el sector y luego se archiva dicho Legajo.
Notas adicionales:
"Cuentas Corrientes" verifica que todas las Facturas (F.2) antes de ser archivadas estén
acompañadas y respaldadas por los pertinentes Remitos (R.0) en el caso de no estar
respaldada la Factura con el Remito o viceversa (recibir Remitos sin poseer la correspondiente
Factura) se iniciarán procesos no relevados donde inmediatamente se ponen en marcha y en
funcionamiento procesos de auditoría para verificar por qué se ha producido la falla en el control
interno.
Diariamente "Contaduría" con el listado de Facturación (L.F.0) recibido verificará que el total
diario facturado coincida con el total en que aumentó el saldo de las cuentas corrientes de
clientes, vale decir que el monto facturado debe ser igual al monto en el que aumentan los
saldos deudores de dichas cuentas.
14
Análisis de un Procedimiento de Ventas
"Contabilidad o Auditoría" también deberá verificar que la disminución del stock en cantidades
coincida con la disminución que se generó con los Remitos emitidos y verific ar que toda la
Mercadería incluida en dicho Remito coincida con la totalidad de la Mercadería facturada. Este
proceso es obviado cuando el sistema de computación es sometido a auditoría frecuente y está
validado como correcto, por cuanto el emitir la Factura y el Remito simultáneamente el sistema
(si es un sistema de gestión integral), bajará el stock de inventario (en “Expedición”) y coincidirá
el total facturado con el total remitido.
En este caso la única gestión de auditoría pertinente y aún no detallada (no se refleja en el
cursograma) es la verificación física de la existencia real del stock (que la Mercadería que se
informa por pantalla - saldo del stock - realmente existe y está disponible para su venta).
15
Análisis de un Procedimiento de Ventas
16
Análisis de un Procedimiento de Ventas
deba emitir la Factura para cobrar por su tarea o percibir viáticos según sea el caso) y
archiva transitoriamente la Hoja de Ruta original (H.R.0)
• Los Remitos (R.0 y R.2) son presentados por “Expedición” en “Cuentas Corrientes”
donde se verifica la firma del “Cliente” y son inicialados. Como acuse de recibo se
entrega el duplicado a “Expedición” donde se archiva definitivamente.
• “Cuentas Corrientes” incorpora el original al Legajo del cliente que se encontraba
demorado en el sector y luego se archiva dicho Legajo.
• Al finalizar el día, “Facturación” emite un Listado diario de Facturación (L.F.) en original y
duplicado.
• Recupera del archivo los originales de la Nota de Pedido y el triplicado de las Facturas y
verifica que todas las mismas hayan sido incluidas en dicho listado.
• Ante un eventual faltante (en casos de gestión no integral) se incluye.
• De ser correcto se firman los listados y la documentación se distribuye: El L.F. 0 se
envía a Contaduría (donde será utilizado para procesos de registro y control
relacionados, que no graficaremos en este caso) y el resto se archiva definitivamente en
el sector.
17
CURSOGRAMA DE VENTAS Página 1 de 9
Varios Vendedor Adm. de Ventas. Cred. y Cobr. Expedición Facturación Observaciones
NP 3
1 NP 2 1- Emite NP por triplicado.
NP 0
Cliente
NP 2
NP 3
NP 0
NO SI
3 3- Si cumple o no las
especificaciones fijadas
por la empresa.
II
4- Registra en la base de
4
datos el pedido.
5
5- Firma las NP 0 y 3.
A
CURSOGRAMA DE VENTAS Página 2 de 9
Cliente Vendedor Adm. de Vtas. Cred. y Cobr. Expedición Facturación Observaciones
NP 3 NP 0
11
11- Firma la NP 0.
13 1 3- P r e p a r a l a
mercaderia.
B
CURSOGRAMA DE VENTAS Página 3 de 9
Cliente Vendedor Adm. de Vtas. Cred. y Cobr. Expedición Facturación Observaciones
NP 0
M
14- Sella y firma la NP
14 Original.
b- Mercadería.
b
15 15- Emite factura y remito
por triplicado (aquí las
R 3 F 3 imputaciones preventivas
R 2 F 2
R 0 F 0 se transforman en
definitivas).
Cuentas Ctes.
F 2
R 3
R 2
R 0
16 F 0 16- Consulta el débito del
b importe de la factura en la
cuenta cte. del cliente.
17
17- Controla.
M
No Si 18- Si es correcto o no.
F 3
18 NP 0
19 19- Prepara Hoja de Ruta
HR 2
por duplicado.
HR 0
IV
c c- F 3, NP 0.
C D
CURSOGRAMA DE VENTAS Página 4 de 9
Cliente Vendedor Adm. de Vtas. Cuentas Ctes. Expedición Facturación Observaciones
C D
d d- Legajo A: F2.
Fletero
20
20- Controla la
mercadería con la
documentacion.
SI NO 21- Si los datos y la
21
mercaderia coinciden o
no.
E
CURSOGRAMA DE VENTAS Página 5 de 9
Cliente Fletero Adm. de Vtas. Cuentas Ctes. Expedición Facturación Observaciones
E
23 R 2 2 3 - F i r m a d e
conformidad en el R2.
e- R2.
e
R 3
R 0
F 0
M
V
24 R 0 HR 2 24- Firma.
HR 0
f f- Mantiene el HR 0, HR 2
hasta fin del recorrido.
F
CURSOGRAMA DE VENTAS Página 6 de 9
Cliente Fletero Adm. de Vtas. Cuentas Ctes. Expedición Facturación Observaciones
HR 2
HR 0
35
35- Sello "cumplido/
conforme"
36 36- Firma todos los
comprobantes.
HR 2
HR 0
Ctas. a Pagar
HR 0 HR 2 41- Firma la HR 2.
42
Ctas. a Pagar Fletero Adm. de Vtas. Ctas. Ctes. Expedición Facturación Observaciones
X
R 2
LF 2
45 LF 0
45- Emite listado diario
R 0
de facturación (LF) al
final del día por
c duplicado.
d i i- R 2.
L F 3
NP 0
A
x
46- Verifica que las
46 facturas estén en el
listado y que todo
coincida.
No Si 47- Si estan incluidas o
47
no.
I
CURSOGRAMA DE VENTAS Página 9 de 9
Ctas. a pagar Fletero Adm. de Vtas. Ctas. ctes. Expedición Facturación Observaciones
I
F 3
NP 0
j
Contaduría
j - F 3, NP 0 y LF 2.
LF 0 LF 2
XI
j
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
Cursogramas.
El cursograma de cobranzas tiene dos sectores operativos sobre los que pivotea todo su
desarrollo. El sector "Cobranzas" y "Tesorería”.
“Cobranzas”: sector que controla a los “Cobradores”, que son quienes realizan la cobranza
propiamente dicha.
“Tesorería”: sector encargado de recibir los fondos efectivamente cobrados.
Los restantes sectores "internos" y que sirven como soporte al sistema como un todo, son:
Como reflexión previa a la descripción del proceso de “Cobranzas”, se debe tener presente que,
en la actualidad y aún en organizaciones muy pequeñas, se trabaja con equipos y programas
de computación de bajo costo, versátiles y de fácil adaptación a la realidad cotidiana de las
empresas que los utilizan y sobre ellos se soporta la mayoría de la información existente. Sin
embargo, también debe recordarse que la electrónica aunque brinda velocidad, agilidad e
información en tiempo real entre otras muchas prestaciones, no es por sí sola garantía de
control interno adecuado. El procedimiento elegido, cualquiera sea, debe asegurar el
cumplimiento de las normas de control interno, utilice o no equipos de "computación".
CURSOGRAMA DE COBRANZAS:
Suele iniciarse con la emisión de un listado -Listado de Cuentas a Cobrar, (L.C.C.)- elaborado a
partir de la información existente en las cuentas corrientes de los clientes, y donde se detalla
"qué vence en el período" (por ejemplo qué facturas vencen en la siguiente semana).
Ese listado suele entregarse al "Cobrador", para que él lo utilice como soporte de información y
para que se notifique (qué, cuánto y a quién cobrarle). Este Listado de Cuentas a Cobrar
27
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
(L.C.C.) podrá ser emitido indistintamente por el área de "Cuentas Corrientes" o por
"Contaduría".
En algunas empresas, este listado llega, incluso, a ser emitido por el área de "Cobranzas" o ser
el mismo "Cobrador" quien lo imprime. Estas dos opciones -y en especial la última- no suelen
ser aconsejables, salvo que se tomen medidas restrictivas de acceso a la información (habida
cuenta que, de no hacerlo, todo "Cobrador" tendría acceso a toda la información de todas las
cuentas a cobrar de la empresa y no solamente a la de las cuentas que conforman su cartera).
Asimismo debe tenerse presente, como norma básica de control interno, que la autorización
para emitir un listado no implica ni debe permitir la posibilidad de modificarlo. El crédito en una
cuenta corriente de un cliente, (la disminución de la deuda de ése cliente) sólo lo debe hacer
aquella persona que no tenga acceso a los fondos; vale decir que siempre se cumpla el
principio básico del control interno que dice: "quien registra o contabiliza no tiene acceso al
manejo de los fondos".
Desde un punto de vista conceptual se debe analizar y comprender qué información tiene ése
Listado de Cuentas a Cobrar (L.C.C.). En algunas empresas podrá contener todas las facturas
que vencen en la semana, de modo tal que el “Cobrador” se dedique a cobrar "sólo lo que está
por vencer" en esa misma semana. En otras empresas, donde no requieran un sistema de
cobranzas rígido o poco flexible como el anterior, y cuenten con un seguimiento adecuado de
los clientes (un buen control para evitar o reducir la mora en las cuentas de los clientes) suele
darse al “Cobrador” la totalidad de la composición de la deuda de cada “Cliente” que visitará. En
este caso, y como los listados suelen incluir más información de la necesaria, el “Cobrador”,
cuando realiza la cobranza, podrá "presionar" -si le pagan con cheques de terceros- para cobrar
facturas aún no vencidas (lo que implica que puede "recaudar" anticipadamente los valores de
cobranzas de facturas aún no vencidas). La posibilidad de contar con los cheques de pago
diferido le dará una ventaja financiera y competitiva a la empresa que los posea. Esta ventaja
radica en la posibilidad de utilizar dichos valores como fuente adicional de financiamiento y
utilizarlos, por ejemplo, para cancelar deudas con sus acreedores actuales, facilitar la
incorporación de nuevos proveedores y abonarles con dichos cheques las compras que se les
realicen, etc. (situaciones frecuentes en la administración de las empresas PyMEs, que ven
restringido su acceso a los sistemas de financiamiento tradicionales, como por ejemplo los
créditos bancarios).
Para el caso base que se describe, se presupone que el “Cobrador” ya tiene en su poder un
talonario de recibos (provisorios o definitivos).
Es el “Cobrador”, antes de extender el recibo, quien debe verificar la correcta emisión del
cheque que el “Cliente” le entrega y quien debe aplicar las normas de control interno referidas a
los mismos.
El Cheque (CH) que recibe un "Cobrador" de un “Cliente” luego será depositado en un “Banco”
o retenido en "Tesorería" (o sector autorizado) hasta que se decida entregarlo a un tercero o
depositarlo en la fecha indicada para su pago (si se trata de un cheque de pago diferido). Por
28
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
ello es que por ése cheque ningún "Cobrador" deberá emitir recibo si no lo ha revisado
previamente y en todos sus aspectos. Para emitir el recibo (Rbo.) deberá haber verificado que
incluye la/s palabra/s cheque o cheque de pago diferido preimpresa/s, que tiene fecha cierta de
emisión, que no han transcurrido mas de treinta días contados desde la fecha indicada para el
pago o contados desde la fecha de emisión (en el cheque “común”), que el importe en núm eros
y letras coincide, que esté correctamente escrito tanto en números como en letras, que esté
firmado, que si se trata de un cheque de terceros (y la empresa lo recibe como práctica
habitual) se encuentre correctamente endosado (y que pueda ser endosado), etc.
Luego de haberse hecho hincapié en los controles susceptibles de aplicar sobre un cheque
(CH) al emitirse el Recibo (Rbo.) que acredita su recepción, es momento de analizar el destino
del formulario a emitir así como la cantidad de sus copias.
Continuando con la tesitura de emitir manualmente un original y dos copias identificamos los
recibos emitidos por el “Cobrador” como Rbo 0, Rbo 2 y Rbo 3.
Se hace evidente que quien paga, el "Cliente", debe recibir el recibo original (Rbo 0)
correctamente firmado por el "Cobrador".
El destino del recibo duplicado, puede variar según la empresa de que se trate y se analizará
más adelante, y la tercera copia (Rbo. 3) debe quedar en poder del "Cobrador" como medio
para acreditar la tarea realizada. Debe tenerse presente que el "Cobrador" no siempre trabaja a
“sueldo fijo”, sino que suele hacerlo por sueldo fijo más comisión. Y la única forma legal
aceptada de probar la existencia del trabajo realizado (la cobranza) es la exhibición de la copia
del recibo emitido.
Retomando el análisis del destino del duplicado del recibo (Rbo 2), el comprobante es
confeccionado para ser utilizado dentro de la empresa como elemento adicional de control
interno y/o mejora en la eficiencia del procedimiento; y según el diseño de procedimiento
elegido podrá ser entregado por el "Cobrador" en "Tesorería”, o en "Cuentas Corrientes" o en
"Contaduría" (junto con los valores recibidos en el primer caso o sin los valores en los dos
últimos).
El Rbo 2 debe terminar su recorrido y ser archivado en el legajo del "Cliente" (L.A), porque es
en ese legajo (L.A) donde se encuentra toda la documentación comercial que avala las
operaciones realizadas con dicho Cliente (el legajo incluye las copias de las Facturas que le
fueron emitidas al Cliente, los Remito originales (R.0) - firmados prestando conformidad a la
recepción de la mercadería (M.) descripta en la factura (F.) -, y la copia duplicada de este
recibo emitido (el Rbo 2 que se analiza) y con el que es posible analizar las cancelaciones de
saldos efectuadas.
Corresponde entonces definir dónde archivar (almacenar, guardar, custodiar) los legajos (L.A)
de las cuentas corrientes de los clientes de la empresa. Por lo general, los legajos (L.A) y la
información de todos nuestros clientes suele estar en el área de "Administración" o de
"Contaduría" o el "Área Contable", pero suele ser también frecuente ubicar los legajos (L.A) en
una oficina específica, que depende del área de "Administración" o de "Contaduría",
denominada "Cuentas Corrientes".
Si para la empresa resulta conveniente que sea el área de "Cuentas Corrientes" quien
mantenga los legajos (L.A) de los clientes no lo será que ésta área también tenga relación
29
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
directa con el área de "Cobranzas", porque podrían retenerse o imputarse indebidamente las
cobranzas. Se debe recordar que siempre es necesario no permitir ni posibilitar en ninguna
forma ni bajo ningún aspecto la eventual connivencia entre quien cobra y quien tiene acceso a
la registración.
Si el sector de "Cobranzas" forma parte de otro sector o área, por ejemplo "Créditos" o
"Finanzas", y "Cuentas Corrientes" depende de "Contaduría" se evita el problema; si "Cuentas
Corrientes" no tiene acceso a los fondos, no existe posibilidad de que haya manipulación de
fondos y en ese caso no existe inconveniente para ser el responsable de mantener los legajos
(L.A) actualizados.
Esta última variante es la que más frecuentemente se presenta en las empresas. Aparece como
más conveniente, entonces, que sea "Cuentas Corrientes" quien impute la cobranza (recordar
que no debe tener acceso a los fondos), porque de esa manera se cuenta con un elemento
adicional de control, ya que "Contaduría" recibirá información de éste sector que “cruzará” con
la que reciba de "Tesorería" (que le informa lo que cobró y su destino), y complementará con el
extracto que recibe de “Banco”.
Se cuenta, entonces con dos opciones: a) ¿es "Contaduría" quien recibe los recibo duplicados
(Rbo.2) y después de hacer la auditoría y el control interno -contrastando con "Tesorería” y
con “Banco”- y luego los entrega a "Cuentas Corrientes" para que los impute?, o b) por aparecer
la opción anterior como un proceso lento, ¿conviene que primero ingresen los recibo duplicados
(Rbo.2) por "Cuentas Corrientes" y después "Contaduría" haga efectivo el control?.
La respuesta la tiene que dar el usuario que conoce las características de su empresa, pero, en
principio, aparece como más eficiente la segunda opción.
Asimismo, “Cobranzas” puede aparecer, en algunas empresas, como un sector que carece de
relevancia y de importancia, sin tareas específicas, y en estos casos, puede ser eliminado como
área, iniciándose la tarea directamente con el “Cobrador”. Sucede cuando “Cobranzas” no tiene
tarea específica, ni de control, ni de ejecución, ni de supervisión de personal del área, ni de
presión de cobro sobre los clientes, vale decir que opera como “lugar” donde se reciben listados
que se entregan a los “Cobradores”.
En otras empresas, es conveniente que esta área de “Cobranzas” esté formalizada como sector
independiente porque tiene como responsabilidad el reclamar a los clientes por el no pago de
aquellas cuentas que, vencidas, no fueron abonadas o pagadas a los “Cobradores” y al mismo
tiempo supervisar y organizar la tarea y el plan de trabajo de los “Cobradores”.
Este listado podrá ir, junto con los valores, a “Tesorería” quién podrá acusar recibo de los
valores en el mismo listado (más adelante se plantea otra opción) y podrá emitirse con otra
copia para “Contaduría” o para “Cobranzas”. Esta última es una copia "de control" y tiene su
justificación cuando se remite a “Cobranzas” sólo si este sector toma decisiones de negociar o
de exigir el pago de facturas vencidas a los clientes o controla efectivamente a los
“Cobradores”.
30
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
Como se observa, se está emitiendo un nuevo listado. A diferencia del listado de las cuentas a
cobrar (LCC) que resume todo lo que se debería cobrar, éste listado (LC) detalla las cobranzas
realizadas. Es recomendable al confeccionar el cursograma no confundir ambos listados.
Cuando el “Cobrador” entrega los cheques recibidos en “Tesorería” lo hace "contra recibo".
Aparece entonces nuevamente una opción: a) el acuse de recibo podrá hacerse (luego de
controlar los valores recibidos) sobre la copia de cada uno de los recibos que posee el
“Cobrador” - no usual por lo compleja y dificultosa - o b) podrá acusar recibo directamente sobre
el listado de cobranzas efectuadas (LC) que realizó el “Cobrador”. (En ambos casos no sólo
controla la validez de cada cheque sino que compara contra el soporte -cada recibo o el listado
-).
Lo usual es que, coincidiendo el importe total final del Listado (LC) con el importe total que
arroja la suma de todos los cheques, y cuando todos los cheques se ajustan a las normas
exigidas para que sean válidos, “Tesorería” selle el recibido - en el listado de cobranzas que el
“Cobrador” ha preparado - con un sello del tipo "recibí los valores detallados en este listado".
Se cumplen así dos objetivos; por un lado el “Cobrador” ve asegurado el cobro de su comisión
reteniendo el Rbo3 y, al mismo tiempo, no quedará ninguna duda sobre el hecho de haber
entregado los valores recibidos en “Tesorería” (al poseer un recibo de “Tesorería” en el LC).
Vale redundar, el “Cobrador” demuestra haber hecho su trabajo - la cobranza - y al mismo
tiempo acredita haber entregado esa cobranza en “Tesorería”.
“Tesorería”, en este momento, posee los cheques (CH) (o valores), e incluso puede haber
retenido una copia del LC.
“Tesorería” clasifica los valores recibidos, separando aquellos que son de depósito inmediato de
aquellos que son de pago diferido. Estos últimos se mantienen en "caja fuerte" o "en cartera".
Cuando la política de la empresa es no usar los cheques recibidos (diferidos o no) para pagar a
sus proveedores se recomienda sellarlos con la leyenda "para ser depositado unicamente ...."
en la cuenta de la empresa. Con esto se intenta impedir el cobro de dichos cheques por parte
de alguien no autorizado para hacerlo.
“Tesorería" endosa los cheques para su deposito, colocando al dorso de los mismos los datos
de la cuenta corriente bancaria de la empresa y completando (emitiendo) la Boleta de Depósito
Bancario (BDB). Una vez completa, la BDB es registrada internamente en "Tesorería” para
mantener el control de aquellos valores que, por lo general con un "cadete" o "empleado" de la
misma "Tesorería” llevará al “Banco” para su depósito. En caso contrario en “Tesorería" no
quedaría constancia alguna (de los cheques que se hayan enviado al “Banco” para ser
depositados), vale decir que se debe generar o mantener algún tipo de registro, (provisorio o
definitivo) en "Tesorería" que indique qué cantidad de dinero se envió al “Banco” para su
deposito.
31
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
En resumen, el R.CH permite reconstruir todo el circuito recorrido por cada cheque desde el
momento en que es entregado por el “Cliente” a un “Cobrador” hasta que se le asigna destino
definitivo. Permite, además, verificar si todos los cheques que se tienen son los que se deben
tener y si todos los cheques que se deberían tener se tienen.
Corresponde luego controlar que el “Banco” haya entregado firmada, marcada, timbrada o
sellada el cuerpo pertinente de la boleta de depósito (B.D.B.) (y sea contrastada con el registro
existente en "Tesorería" (R.CH.) una vez que haya regresado la persona responsable de
efectuar el depósito en el “Banco”).
Independientemente del circuito que cada empresa elija como el más adecuado para la misma,
es recomendable que una copia del listado de cobranzas efectuadas (LC) preparado por el
“Cobrador” se haya remitido a “Cuentas Corrientes” -o en su defecto el Rbo 2- para su
imputación en la cuenta de cada cliente y luego se remita a "Contaduría" o viceversa (dejando
constancia en el comprobante de lo hecho en cada sector).
Corresponde entonces cerrar el circuito y verificar que las normas de control interno han sido
cumplidas. ¿Cuáles son las normas mínimas de control interno que deben ser cumplidas?
Primero: que se acredite en la cuenta de cada cliente que ha pagado el importe que
realmente pagó, esto se hará con la copia del recibo (Rbo2) que quedará archivada en el legajo
del cliente.
Segundo: el auditor o el analista de sistemas y procedimientos administrativos debe
lograr que el proceso seguido asegure que realmente los valores acreditados en la cuenta del
cliente coinciden exactamente con los que han ingresado en "Tesorería" y que “Contaduría”
posea la información necesaria para arquear y conciliar los valores en cartera y los depositados
en “Banco” (la suma de ambos deberá coincidir con los importes anteriores).
"Contaduría" será el sector encargado de efectuar la auditoría del proceso para verificar que
todo se encuentre "en regla", de modo tal de verificar:
-que los ingresos de cada día se corresponden y son iguales a las bajas de los saldos de
las cuentas corrientes a cobrar;
-que la cantidad de dinero que cobró el “Cobrador” sea exactamente igual a la cantidad
de dinero en que disminuyeron dichas cuentas y que esa cantidad de dinero sea exactamente
igual a la que ingresó a “Tesorería” (teniendo en cuenta que al arquear, parte podrá haberse
depositado en “Banco”).
32
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
Nota final: Se debe elegir, dentro de las opciones descriptas, aquellas que mejor se adapten a
las necesidades de cada empresa.
Para una mejor decisión, se sugiere graficar las distintas variantes de modo de visualizarlas,
analizarlas y compararlas entre sí.
33
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
empresa) los cheques de vencimiento posterior (CHPD) (de pago diferido). Endosa los
restantes CH y prepara la Boleta de Depósito Bancario (BDB) por duplicado.
• Asienta en el R.CH los cheques que serán depositados (los de la BDB), acredita el importe
de los mismos en el Libro Banco (L.B), y junto con las BDB los envía con un cadete al
“Banco”.
• Una vez presentados los cheques en ventanilla, el “Banco” reintegra al cadete la BDB
duplicado sellada e intervenida. Lo que es controlado por el cadete quien la entrega en
“Tesorería”.
• “Tesorería” verifica que la BDB recibida corresponda al depósito asentado en el Libro Banco
(L.B) y luego la archiva por orden cronológico.
• “Tesorería” al finalizar la tarea, realiza un arqueo de caja (controla que coincida el total de
cheques en cartera - caja fuerte - más el total de CH depositados según Libro Banco (LB)
con el total de los LC2). Si tiene diferencia la localiza, concilia las diferencias y luego el
procedimiento continúa desglosando la documentación
• Firma de conformidad los LC2 y los envía diariamente a “Contaduría”. (no pide recibo por la
entrega del LC2 ya que lo considera un formulario interno no relevante para el sector). Los
CHPD los "guarda" en la caja fuerte.
• “Contaduría” controla diariamente los LC2 recibidos de “Tesorería” con los Rbo 3 que están
archivados en el área.
• “Contaduría” genera un Listado de Movimientos realizados en las cuentas corrientes de los
clientes.
• Verifica que el importe global del asiento coincida con las sumas acreditadas en las cuentas
corrientes de los clientes, y se registran las cobranzas efectuadas en el Libro Diario (LD). El
asiento implica un débito en la cuenta Valores a Depositar y un crédito por el mismo importe
en las cuentas corrientes de clientes
• Luego archiva los LC2 adjuntando a ellos los Rbo.3 (detallados en cada listado) y el Listado
de Movimientos.
• El “Banco” remite diariamente a “Contaduría” los extractos bancarios (Ex.B.) con los que
“Contaduría” conciliará los depósitos registrados en el Libro Diario según información de
“Tesorería” con la información proveniente del “Banco”.
• Si bien este punto no se grafica en el cursograma, debe recordarse que el saldo de la
cuenta Valores a depositar es el importe de la suma de los cheques que deben encontrarse
en “Tesorería”. Con este saldo “Contaduría” puede y debe realizar los arqueos fijados en las
normas de la empresa.
• Luego de procesar íntegramente el extracto bancario (procesos aquí no descriptos) los
remite a “Tesorería”, quien verifica la corrección de los créditos (con el Libro Banco) y luego
los archiva cronológicamente.
La anterior es una opción posible basada en la cobranza en tiempo y forma de las cuentas
corrientes.
Es frecuente la generación de informes y tareas no detallados aquí en los casos en los que el
“Cobrador” no ha podido cobrar y con los que se da inicio a gestiones de reclamo por cobro de
pesos y que escapan al alcance dado a este procedimiento.
34
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
Otros sí:
1: Podría también evitarse el uso del Rbo. 3 o suprimir una copia de L.C., uno indistintamente
pero no ambos, sin sacrificar control interno pero dilatando en el tiempo el procedimiento.
2: También podrían archivarse los Ex.B. en “Contaduría”. Y es aceptable que los reciban
indistintamente uno u otro sector (“Tesorería” primero y luego “Contaduría” o viceversa).
3: Se presupone que el “Banco” utiliza B.D.B. en original y copia y que siempre regresa la
B.D.B. 2. (Sellada o intervenida por el “Banco”).
Los formularios básicos que se utilizan en el cursograma de cobranzas, que tienen valor de
fuerza legal, aceptados por los usos y costumbres son el Recibo (Rbo.) y la Boleta de Depósito
Bancario (B.D.B.). El Recibo (Rbo.), preimpreso y con una letra "X" acompañada de la leyenda
"documento no válido como factura" debe estar prenumerado.
Los talonarios contienen, normalmente, recibos en original, duplicado y triplicado (Rbo 0, Rbo 2
y Rbo 3). Actualmente no suelen usarse y no son aconsejables los "cuadruplicados" (antaño de
uso frecuente y recomendado), porque resulta dificultoso y en ocasiones casi imposible lograr
que la “cuarta copia” sea legible.
La diferencia básica que existe entre un recibo provisorio y un recibo definitivo radica en el
efecto cancelatorio que cada uno puede o intenta provocar.
En algunas circunstancias algunas empresas optan por intentar protegerse legalmente y sólo
reconocen como válidos las cancelaciones documentadas en recibos definitivos emitidos en sus
propias oficinas y entregan recibos provisorios a sus “Cobradores”. En estos recibos provisorios
se imprime una leyenda que incluye frases tales como: "este recibo se reemplazará por uno
definitivo luego que hayan sido acreditados en nuestra cuenta corriente los valores recibidos".
Estas empresas intentan evitar, de esta manera y entre otros eventuales daños, la extinción de
una obligación comercial por novación en una deuda financiera.
Lo que, a los efectos prácticos de éste cursograma, requiere especial atención es el cuerpo o
“parte” de la Boleta de Depósito Bancario (B.D.B.) que (debidamente intervenida, sellada o
timbrada electrónicamente por una máquina o por un cajero habilitado de un “Banco”) acredita
la entrega de los valores descriptos en la misma.
35
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
Ello no implica que se pueda omitir el control de todos los cuerpos de la boleta de depósito,
debiéndose verificar que los importes indicados en los mismos coincidan entre sí y con la suma
de los importes de los cheques depositados; legalmente el “Banco” se reserva el derecho a
tener como válida la copia o el cuerpo de la boleta de depósito que queda en su poder, aunque
difiera con la que obre en poder del depositante y aún cuando haya sido sellada y recibida por
dicho “Banco”.
La llamada Ley del Cheque prevé distintas categorías: el cheque, el cheque de pago diferido y
el cheque cancelatorio (creado por Decreto del Poder Ejecutivo del 01 de junio de 2000).
El cheque tradicional es una orden de pago de fondos existentes en una cuenta corriente (o
sobre una autorización para girar en descubierto que nos ha dado el “Banco”), el cheque de
pago diferido (creado por la Ley de la Factura de Crédito) es una promesa de pago a una fecha
determinada que no puede exceder de los 360 días contados desde la fecha de su emisión y el
cheque cancelatorio (emitido por el Banco Central de la República Argentina sólo puede
adquirirse en Bancos de plaza autorizados) que es el único instrumento válido para realizar
transacciones superiores a diez mil pesos que tienen aquellas personas que no poseen cuenta
corriente, no pueden realizar transferencias en entidades financieras o no posean tarjeta de
crédito.
Los cheques (CH) pueden ser emitidos al portador o a la orden de determinada persona -nominativos-; pueden ser
endosables o no; y ser pagados en “ventanilla” o sólo acreditados “en cuenta”. (El cheque cancelatorio es nominativo
y endosable ha sta dos veces como máximo, endoso certificado por Escribano Público o autoridad competente).
36
CURSOGRAMA DE COBRANZAS Página 1 de 8
Varios Cliente Cobrador Tesorería Contaduría Ctas. Corrientes Observaciones
1 LCC
1- Emite Listado de
cuentas a cobrar (LCC).
I
a- Listado de cuentas a
a
CH cobrar (LCC).
CHPD
2- Controla la correcta
2
confección del cheque.
No Si 3- Si es correcta o no, si
3
no es correcta se salva o
CHPD
se reemplaza.
II
CH
Rbo 3
Rbo 2 4 4- Confecciona Recibo
Rbo 0 por triplicado (Rbo).
A
CURSOGRAMA DE COBRANZAS Página 2 de 8
Varios Cliente Cobrador Tesorería Contaduría Ctas. Corrientes Observaciones
Rbo 0
Rbo 3
Rbo 2
CHPD
III CH
LC 2 6- Confecciona Listado
LC 0 6 d e c o b r a n z a s
efectuadas(LC) por
duplicado.
Rbo 3
Rbo 2
LC 2
LC 0
CHPD
CH
b
B
b- RBO 2, RBO 3.
CURSOGRAMA DE COBRANZAS Página 3 de 8
Varios Cliente Cobrador Tesorería Contaduría Ctas. Corrientes Observaciones
LC 2
CHPD
c c- LC 2, CH, CHPD.
15- Controla en
15
presencia del cobrador
los Rbos contra el LC 0
No Si firmado por tesoreria.
16
16- Si son correctos o no.
IV
C
CURSOGRAMA DE COBRANZAS Página 4 de 8
Varios Cliente Cobrador Tesorería Contaduría Ctas. Corrientes Observaciones
C
a
LCC
Rbo 2
Rbo 3
d c d- LCC y LC 0.
LC 2
e e- Rbo 3.
CHPD
CH
18 18- Acredita por sistema
los pagos en la cta. cte.
del cliente.
Rg x
19 19- Asienta cheques en el
CH
Registro de Cheques (Rg
CH).
L
20 20- Controla que los
A
ingresos del día coincidan
con los LC 2 recibidos.
No Si
21 x
21- Si coinciden o no.
22 22-Concilia las
diferencias.
x - Legajo A (F 2, R 0,
D Rbo 2)
CURSOGRAMA DE COBRANZAS Página 5 de 8
Varios Cliente Cobrador Tesorería Contaduría Ctas. Corrientes Observaciones
LC 2 CHPD
f
# f- Listado de cobranzas
(LC 2).
CH
23
23- Endosa el cheque.
Cadete BDB 2
24 24- Prepara Boleta de
BDB 0 depósito bancaria (BDB).
Banco
Rg 25- Asienta en el registro
25
CH de cheques los que serán
depositados.
26 LB 26- Asienta en el libro
V banco (LB) los cheques
que serán depositados.
VI BDB 2
VI BDB 2 sellado
por el Banco.
27 27- Controla la BDB 2.
E
CURSOGRAMA DE COBRANZAS Página 6 de 8
Banco Cadete Cobrador Tesorería Contaduría Ctas. Corrientes Observaciones
Si
VII g- BDB 2, archivadas
g
por orden cronológico.
LC 2
#
CHPD
31- Arqueo de caja:
controla el total de los
cheques en caja fuerte y
el de los cheques
depositados asentados
31 LB
en el LB contra el
Listado de Cobranzas
No duplicado (LC 2).
32
32- Si es correcto o no.
33
Si
33- Concilia diferencias.
F
CURSOGRAMA DE COBRANZAS Página 7 de 8
Banco Cadete Cobrador Tesorería Contaduría Ctas. Corrientes Observaciones
LC 2
34 Rbo 3
3 4 - F i r m a d e
conformidad los LC 2.
CHPD
35- Controla los LC 2
35
recibidos contra los Rbo
#
3.
No
36
36- Si coinciden o no.
VIII Si
List
Mov 37- Genera un listado
37
con los movimientos
realizados.
38- Verifica que el
38 asiento a registrar en el
Libro Diario coincida con
lo acreditado en la cuenta
No
39
Si corriente del cliente sobre
listado de movimientos.
G
CURSOGRAMA DE COBRANZAS Página 8 de 8
Banco Cadete Cobrador Tesorería Contaduría Ctas. Corrientes Observaciones
X
Ext. B. h h- Rbo 3, LC 2, List Mov.
XI NO Proceso no
XI
graficado (ver
texto).
XII
43- Verifica la corrección
LB 43
de los créditos con libro
Bco.
NO SI
44 44- Son correctos o no
Cursogramas.
El procedimiento a seguir en un cursograma de compras tradicional implica que los sec tores
básicos involucrados son: un "Sector Solicitante" que efectúa un Pedido ó solicitud de
materiales, una oficina, un sector, un área o una gerencia que se ocupa de comprar, o "Sector
Compras"; un "Proveedor", quien nos va a entregar lo que estamos solicitando, un sector de
"Recepción", ó "Depósito", o de almacenaje donde se recibirá la Mercadería solicitada y un
sector de "Cuentas a Pagar" donde se validará la totalidad del proceso de modo tal de
proceder a documentar lo que será una futura liquidación (para su posterior pago).
2) A- "Compras" verifica que quien pide la Mercadería realmente está autorizado para hacerlo
(porque no cualquiera debe poder pedir que se compre cualquier cosa), y, al mismo tiempo, si el
solicitante está autorizado firmará la copia de la solicitud o Pedido de materiales como
constancia de haber recibido el original, (como una forma de delimitar o establec er
responsabilidades). (1)
B- "Compras" debe "consultar" o verificar por pantalla en una PC, si la empresa dispone del
producto o de la Mercadería que se esta solicitando. (2)
Si existe stock suficiente sugerimos en esta etapa utilizar el arbitrio de representar
gráficamente el hecho con un "proceso no relevado" (donde concluirá, evidentemente,
con la distribución de la mercadería existente en la empresa).
Si no existe stock se iniciará el proceso básico o estándar de compras.
Para ello se consulta en una "base de datos", ó en un "registro interno", ó en un "fichero" para
seleccionar a los “Proveedores” que están en condiciones de cotizar la mercadería que se debe
adquirir. (3)
3) Luego de haber seleccionado los “Proveedores” (para nuestro cursograma tres (3) pero en la
tarea cotidiana tantos como sean necesarios de acuerdo a las normas de la empresa y
características especiales de la compra) se emite una solicitud o "Pedido de Cotización" (P.C.)
en cuatro originales y remite uno a cada uno de los tres “Proveedores” seleccionados ("A", "B" y
"C"), y el cuarto queda archivado o demorado transitoriamente junto con el PM 0, hasta que se
reciban las cotizaciones.
(1) Imaginemos el grave problema que generaría no recibir a tiempo determinada materia prima y no poder definir si fue "Compras"
que no compró o si fue el "Sector Solicitante" quien no la pidió en tiempo y forma. De esta manera, una solicitud de Pedido de
materiales (P.M.) correctamente confeccionada fija una fecha de pedido y con la firma de “Recepción” en "Compras" se fija la fecha
cierta en la que ese pedido fue recibido en el sector de modo tal de establecer sobre quién recaerá la responsabilidad (para el caso
de no comprar en tiempo y forma).
(2) De no hacerlo de esa manera se pueden llegar a comprar elementos o materias primas que la empresa poseía y no utilizaba,
con el consiguiente perjuicio financiero y a veces económico para la empresa.
(3) Las fallas de control interno más frecuentes se originan porque las bases de datos o los
ficheros de potenciales “Proveedores” están desactualizados, o solamente se trabaja con unos
45
Análisis de un Procedimiento de Compras
pocos (que suelen ser conocidos de quien compra), o que no se invita a todos los que estando
registrados estarían en condiciones de poder ofrecer mejor precio o mejor calidad, etc.
5) Luego de terminado esta tarea se emite la "Orden de Compra" (O.C.) por triplicado, (original
y dos copias), (recordemos que nunca emitimos más de tres comprobantes).
11) Los tres Partes de recepción, la Mercadería y el Remito (R.2) son enviados por “Recepción”
al “Sector Solicitante”, quien en el momento verifica y controla con el Pedido de materiales
(P.M.) efectuado oportunamente (la recupera de archivo). A la Mercadería recibida la retiene;
firma todos los Partes de recepción y firma conforme el Remito (R.2) devolviéndolos a
"Recepción".
El “Sector Solicitante” registra en el Pedido de materiales (P.M.) la recepción y lo archiva
definitivamente.
46
Análisis de un Procedimiento de Compras
12) "Recepción" tiene en este momento los tres Partes de recepción (P.R.) firmados, la
Orden de compras (O.C.2) y el Remito (R.2) del "Proveedor", los entrega en "Compras" quien
firma (como recibo) el triplicado del Parte de recepción (P.R.3) y lo entrega a "Recepción"
(donde quedará archivado definitivamente).
13) "Compras" anexa la documentación recibida y la integra al Legajo (LA.), quedando éste
demorado. Luego separa del Legajo (para facilitar el control interno posterior), el Parte de
recepción duplicado (P.R.2) y la Orden de compra duplicado (O.C.2). Toda la documentación se
envía al Sector de “Cuentas a Pagar".
14) "Cuentas a Pagar" en el momento verifica que el Legajo (LA) esté completo y si es
así firma el Parte de recepción duplicado (P.R.2) y la Orden de compra duplicado
(O.C.2) y los reintegra a "Compras" quien los archiva definitivamente. “Cuentas a pagar”
archiva transitoriamente el Legajo (LA).
15) El “Proveedor” envía (a partir de un proceso no relevado previo) la Factura original (F.0) y la
entrega en "Cuentas a Pagar".
16) "Cuentas a Pagar" controla si coinciden la Factura con los documentos del Legajo, integra
la misma al Legajo (LA) y lo archiva cronológicamente por fecha de vencimiento de la Factura (o
por la fecha de pago que haya fijado el área de "Finanzas”) (5)
Vale decir que existen cuatro controles adicionales que no se incluyen en este cursograma de
compras:
Deben y pueden hacerse y se basan en controlar el: aumento del "stock" de Mercadería, el
aumento de las cuentas a pagar de proveedores, el registro en el libro IVA compras y al mismo
tiempo el "cruce" de los totales, en pesos y en cantidades involucrados para asegurarse que
coinciden y que no se vulneran las normas mínimas elementales de control interno.
47
Análisis de un Procedimiento de Compras
Nota: se presupone que cada vez que se realiza un control existe la posibilidad de que algo no
sea correcto y ello genera la necesidad de su representación gráfica y utilizamos la simbología
que describe los procesos no relevados, continuando para el caso correc to con el
procedimiento usual y ya descripto.
(5) Vale decir que cuando llega la Factura (F.0) y se integra al Legajo (LA) que posee "Cuentas a Pagar" se habrá completado con
la totalidad de la documentación que avala la compra y justifica el posterior pago.
48
CURSOGRAMA DE COMPRAS Página 1 de 9
PM 2
1
PM 0 1- Emite Pedido de
Mercadería (PM).
2- Verifica que el
solicitante cuente con
2
autorización para
hacerlo.
No
3 3- Si tiene autorización
o no.
Si I
4- Firma o Iniciala PM 2,
4
PM 2 como acuse de
recepción.
PM 0
a- PM 2.
a
5 5- Verifica existencias
en Stock.
A
CURSOGRAMA DE COMPRAS Página 2 de 9
Varios Solicitante Compras Recepción Ctas a Pagar Finanzas Observaciones
7
7- Consulta lista de
Proveedores.
PC 0 8
C PC 0 8 - S e l e c c i o n a
B PC 0
A PC 0 proveedores.
9
9- Emite 4 pedidos de
cotización (PC) originales.
PC 0
A
Proveedor A PM 0
PC 0
PC 0
III A b b- PM 0 y PC 0.
PC 0
Proveedor B B
IV PC 0
B
PC 0
Proveedor C C
PC 0
C
V
B
CURSOGRAMA DE COMPRAS Página 3 de 9
Proveedor C Solicitante Compras Recepción Ctas a Pagar Finanzas Observaciones
CCO
Proveedor
Seleccionado OC 2
OC 0
c c- OC 2.
C
CURSOGRAMA DE COMPRAS Página 4 de 9
Prov. Selecc. Solicitante Compras Recepción Ctas a Pagar Finanzas Observaciones
PM 0
PC 0
CCO
OC 3
PC 0
C PC 0
B PC 0
A
M D
CURSOGRAMA DE COMPRAS Página 5 de 9
Prov. Selecc. Solicitante Compras Recepción Ctas a Pagar Finanzas Observaciones
OC 2
VII
R 0
16- Sella y firma
16
(condicionando la
posterior aprobación).
R 2
OC 2
E
CURSOGRAMA DE COMPRAS Página 6 de 9
Prov. Selecc S. Solicitante Compras Recepción Ctas a Pagar Finanzas Observaciones
PR 3
PR 2
PR 0
R 2
a OC 2
PM 2
e e- OC 2.
Si
19
19- Si coincide o no.
No
IX
F
CURSOGRAMA DE COMPRAS Página 7 de 9
Prov. Selecc. Solicitante Compras Recepción Ctas a Pagar Finanzas Observaciones
F
e
OC 2
PR 3
20 PR 2 20- Firma PR por
PR 0
triplicado y firma
R 2 conforme el R2.
21
21- Registra recepción.
M
PM 2
PR 3 22 22- Firma como recibo.
f f- Mercadería.
g OC 2
PR 2
PR 0
R 2
g- PM 2.
d h h- PR 3.
L
A
i- LEGAJO A: PC
Original por 3; PC 0; OC
i
3; CCO; PM 0;R2; PR 0;
PR 2; OC 2 .
G
CURSOGRAMA DE COMPRAS Página 8 de 9
Prov. Selecc. Solicitante Compras Recepción Ctas a Pagar Finanzas Observaciones
L
A OC 2
PR 2
L
A
Si No
24 24- Si está completo o
no.
OC 2
PR 2
25 25- Firma PR 2 y OC 2.
XI
L
A
F 0
j- LEGAJO A: PC
j Original por 3; PC 0; OC
3; CCO; PM 0;R2; PR 0.
k k- OC 2, PR 2.
H
CURSOGRAMA DE COMPRAS Página 9 de 9
Prov. Selecc Solicitante Compras Recepciones Ctas a Pagar Finanzas Observaciones
H
L
A
26
26- Controla si coincide
la factura con los
documentos del legajo.
No Si
27
27- Coincide o no.
XII
28- Incorpora la F0 al
28
Legajo A.
l l- LEGAJO A: PC
Original por 3; PC 0; OC
3; CCO; PM 0;R2; PR 0;
F0.
REFERENCIAS
* La columna "Prov. Selecc." es la del "Proveedor Seleccionado".
* "L A" Significa un determinado legajo, en este caso, el del proveedor seleccionado.
Análisis de un Procedimiento de Cuentas a Pagar
Cursogramas.
Los sectores básicos sobre los que se soporta este cursograma son:
"Cuentas a Pagar", como sector que posee o recibe la documentación (integrada en Legajos)
con los cuales se genera la Orden de Pago (O.P.) destinada a cancelar la deuda existente en
cuenta corriente con los proveedores.
"Contabilidad o Auditoría" sector con el que se suele "cerrar" el circuito de control interno.
Conceptualmente, el procedimiento que se adopte debe asegurar que todos los importes (de los
saldos de las cuentas a pagar) que disminuyen por la emisión de órdenes de pago (O.P.)
representan una cifra que debe ser exactamente igual a la baja que se produce en el saldo del
libro bancos (columna del haber), idéntica a la suma de los Cheques emitidos, (importes que
serán conciliados en "Contabilidad" comparando los movimientos de baja de las cuentas a
pagar con los Cheques emitidos y, cuando se reciban, con los extractos bancarios - cuando los
Cheques se hayan debitado de la cuenta bancaria -).
58
Análisis de un Procedimiento de Cuentas a Pagar
Como característica adicional se debe tener presente que, en algunas empresas, "Cuentas a
Pagar" como sector cumple dos funciones o dos procesos diferenciados y, a veces incluso,
independientes entre sí: uno es el movimiento de la cuenta corriente de los proveedores donde
se registran las Facturas recibidas de los “Proveedores” y luego se completan los Legajos - ver
cursograma de compras - que son actualizados y archivados por fecha de vencimiento de la
cuenta a pagar; y otra es la tarea propiamente dicha de generar el pago emitiendo (con la
documentación de soporte del Legajo del proveedor) las pertinentes órdenes de pago.
Como consecuencia de lo expuesto se hace necesario explicitar una norma de control interno
generalmente aceptada que requiere que el saldo de la cuenta corriente a pagar del proveedor
se disminuya en el mismo momento en que se emite la Orden de Pago, para no cometer el error
de pagar dos veces la misma deuda. También es en ese mismo momento, (cuando se emite la
Orden de Pago), aunque todavía no se haya hecho el pago y no se haya emitido el Cheque,
que deben “matarse" (cancelar, sellar como "pagado") todos los comprobantes que avalan y
documentan la operación que se está cancelando.
Cancelar en la primer instancia posible la deuda con el proveedor anulando los documentos que
avalan la obligación existente implica no aumentar el riesgo de que algún comprobante pueda
ser sustraído o extraviado del proceso o de algún Legajo (y llegar a generar una duplicidad en el
pago por alguna falla en el sistema o exceso de confianza de quienes intervienen en él).
Todo Cheque que se emite, por lo general en "Tesorería", debe confeccionarse solamente "no a
la orden" del “Proveedor” a efectos de posibilitar (ante cualquier problema) la identificación,
previo pedido al “Banco”, de quien lo ha cobrado realmente, transcribiendo los datos del
Cheque en la Orden de Pago (que avaló su emisión).
Al analizar los comprobantes básicos del procedimiento se debe analizar el uso y "recorrido" de
la Orden de Pago (OP.). Por lo general la Orden de Pago se emite (como los restantes
comprobantes básicos de todos los cursogramas), por triplicado, es decir un original y dos
copias. Normalmente el original de la Orden de Pago (OP.0) queda archivado en "Tesorería"
como justificativo de la emisión de un Cheque cancelatorio de una deuda y el triplicado de la
Orden de Pago (OP.3) queda como constancia dentro del Legajo (L.) de "Cuentas a Pagar", de
modo tal de identificar que esta operación ha sido liquidada, terminada y ha quedado completa.
Una opción que se suele plantear, de acuerdo con la conveniencia y según el tipo de
organización de que se trate, surge con la Orden de Pago duplicado (OP.2), que puede llegar a
tener dos diferentes destinos. En la primera opción se finaliza el recorrido en “Finanzas” (este
sector fija fecha de pago y la informa a “Tesorería” quien como constancia la devuelve firmada);
una segunda opción se presenta en empresas que, aunque la registran en el cash flow, no
requieren o no desean mantener archivada una copia de la Orden de Pago en el sector y la
misma se entrega (como dato complementario de la operación) al "Proveedor".
Vale decir que la Orden de Pago duplicado podrá tener como destino al "Proveedor", para que,
cuando se presente en ventanilla, sobre la base de sus datos prepare el Recibo, (es el
“Proveedor” quien opta entre destruir la copia o llevársela).
También es usual que, algunas empresas (por lo general llamadas "grandes") no exigen a sus
“Proveedores” un Recibo. Directamente no lo hacen concurrir a la empresa; y se les deposita o
59
Análisis de un Procedimiento de Cuentas a Pagar
se les transfiere vía bancaria a sus cuentas corrientes los importes de las órdenes de pago
cancelatorias de las Facturas que se les abona.
En otras empresas se presenta una tercera variante (no se gira a un “Banco” el importe de la
Orden de Pago pero tampoco se exigen un Recibo al “Proveedor” que concurre a c obrar), al
“Proveedor” se le hace extender “Recibo” y “otorgar conformidad” en el original y en el duplicado
de la Orden de Pago (que luego de firmadas por el "Proveedor" quedarán: la original archivada
en "Tesorería" y la copia 2 en "Cuentas a Pagar").
Integrando aquí las reflexiones previas se puede resumir que: "Cuentas a Pagar" ha cancelado
su obligación con el "Proveedor" y la cuenta cte. del mismo ha visto disminuido su saldo por el
importe de la Orden de Pago; “Tesorería" prepara los Cheques que firma el Tesorero y los
remite a "Finanzas" donde se libra una segunda firma y una vez, que han retornado, los entrega
- contra Recibo - al "Proveedor".
Cuando "Tesorería" emite un Cheque, al mismo tiempo lo registra en el libro Banco secuencial y
cronológicamente. De ese libro Banco surge un Listado de Cheques emitidos cuya copia se
remite al área de "Contabilidad y Auditoría".
El Listado de Cheques emitidos, cuya copia u original se debe remitir a Contaduría, es el que
permite contrastado con otro Listado que debe emitir "Cuentas a Pagar" (donde se detalle la
totalidad de las órdenes de pago que ha emitido) controlar por oposición de intereses, (y de
ambos Listados).
Así, se verifica que el Listado de Órdenes de Pago Emitidas coincida con el total de Cheques
emitidos, de modo tal que la baja de los saldos de las cuentas a pagar sea igual a la suma de
los Cheques emitidos. Es igual, asimismo, a los créditos del Libro Banco y coincidirá con la
disminución de los saldos de las cuentas corrientes de proveedores registrados en la
contabilidad.
Asimismo, de forma periódica el área de "Contabilidad o de Auditoría", (de acuerdo a las
normas de control interno de cada empresa), realiza arqueos programados o sorpresivos en
"Tesorería", concilia los libros Banco con los extractos bancarios, hace recuento de valores, etc.
De tal modo es posible identificar con claridad aquellos Cheques cobrados que se depositaron y
aún no fueron acreditados, así como aquellos Cheques emitidos y todavía no presentados al
cobro por los “Proveedores”.
NOTA: La AFIP ha establecido que deben cumplirse, para que puedan computarse (en el
impuesto a las ganancias y generar crédito fiscal en el IVA) ciertas normas específicas para
60
Análisis de un Procedimiento de Cuentas a Pagar
cancelar Facturas de proveedores o acreedores varios. Así se enc uentra vigente la normativa
dispuesta por la R.G. 100 por la que debe documentarse la forma de cancelación de todo pago
superior a un mil pesos ($ 1.000.-) y recientemente las normas de la R.G. 1.575 por la que se
establecen retenciones especiales (para las "nuevas" Facturas "M") o de cancelación exclusiva
por acreditación en CBU informada (para "nuevas" Facturas "A con CBU informada") que
modifican sustancialmente los procesos usuales de pago tradicionales. Esta situación se indica
sin detallarla en el cursograma propuesto indicándolo con un proceso "no relevado" cuando se
detecte este "nuevo" tipo de Factura.
Verificar cómo se traslada la mercadería y cómo se traslada el dinero implica asegurarnos que
las normas de control interno se están cumpliendo (de modo tal que no circulen por donde no
deben hacerlo sin ninguna justificación, motivo o necesidad).
También debe tenerse presente que las Facturas pendientes de cobro (F.2) no deben salir del
área donde se archivan. Es un grave error de control interno posibilitar o facilitar el acceso a
terceros (aún siendo cobrador de la empresa) de las Facturas y/o de las cuentas por cobrar. El
documento de respaldo (la F.2) no debe salir nunca de la empresa.
Idéntica precaución debe adoptarse con relación a pagos donde, no se justifica el traslado de
dinero cuando existan mecanismos alternativos de pago que no impliquen riesgo de robo,
pérdida o extravío.
1- “Cuentas a Pagar” extrae del archivo el Legajo del proveedor proveniente de “Compras”.
2- Controla los vencimientos y si corresponde pagar o no.
3- En el caso de que corresponda emite Orden de Pago por triplicado. Si no corresponde
pagar, devuelve el Legajo al archivo.
4- Una vez emitidas las Órdenes de Pago disminuye en la cuenta corriente del proveedor el
importe detallado en las Órdenes de Pago. Luego sella con “pagado” y envia la documentación
a “Finanzas”.
5- “Finanzas” controla con el presupuesto financiero si se dispone de la plata para realizar el
pago. De no existir presupuesto, se devuelve a “Cuentas a Pagar”, donde se inicia un proceso
no relevado. En el caso de existir presupuesto iniciala toda la documentación y envía la Orden
de Pago triplicado a “Cuentas a Pagar” donde es demorada, y el duplicado a “Cuentas
Corrientes de Proveedores” donde luego de controlar la disminución en la Cuenta Corriente a
pagar del proveedor es demorada.
6- “Finanzas” incluye la Orden de Pago original en el Legajo y registra en el sistema fijando
fecha de pago, enviando posteriormente la documentación a “Tesorería”.
7- “Tesorería” controla que la Orden de Pago tenga el acuerdo de “Finanzas”. Si lo tiene,
controla el tipo de Factura, para determinar si requiere trámite especial o no. Si lo requiere, lo
dibujaremos como un proceso no relevado (lo que corresponde hacer, se encuentra en la nota
61
Análisis de un Procedimiento de Cuentas a Pagar
sobre la R.G. 1575 de la AFIP). Si no requiere tramite especial, seguimos con el circuito normal.
Confecciona entonces el Cheque de pago diferido y lo firma.
8- En el Libro Banco (LB), registra la forma de cancelación de la Factura (en un registro
especial, y/o en la misma Factura) y registra en el Registro de Cheques. Envía el Cheque de
pago diferido a “Finanzas” y demora el Legajo.
9- “Finanzas” controla la correcta confección del Cheque y su firma. En el caso de existir
errores, lo devuelve a “Tesorería” quien lo salva y firma nuevamente devolviéndolo a
“Finanzas”. Si el Cheque está bien, firma adicionalmente como validación y lo envía a
“Tesorería”.
10- “Tesorería” retira del Legajo A la Orden de Pago original, y con el Cheque y el Recibo
obtenido del “Proveedor”, controla que el Recibo esté firmado y coincidan los datos con los del
Cheque y la Orden de Pago original. Si el Recibo no estuviera bien confeccionado, lo devuelve
al “Proveedor” para que lo salve. Si está bien, entrega el Cheque de pago diferido al
“Proveedor”, anota el número de Recibo en la Orden de Pago original y la retiene, e incluye el
Recibo original en el Legajo enviándolo a “Cuentas Corrientes de Proveedores”.
11- “Cuentas Corrientes de Proveedores” controla los datos del Legajo. Luego incluye la Orden
de Pago duplicado en el Legajo del proveedor y registra en el sistema los detalles de los
movimientos de la cuenta del proveedor. Posteriormente archiva la documentación
definitivamente.
12- “Cuentas a Pagar” con la Orden de Pago triplicado (demorada en el sector) confecciona el
Listado de Órdenes de Pago por duplicado (LOP 0 y 2). Firma los Listados y los envía a
“Contabilidad”. La Orden de Pago triplicado queda demorada.
13- “Contabilidad” firma la recepción de los Listados enviando el duplicado a “Cuentas a Pagar”
donde es archivado definitivamente junto con la Orden de Pago triplicado. El Listado de órdenes
de pago original queda demorado.
14- Basándose en el Registro de Cheques, “Tesorería” emite Listado de Cheques de pago
diferido (o post datados) por duplicado, los firma y los envía a “Contabilidad”.
15- “Contabilidad” firma el Listado de Cheques post datados original (List ChPD 0) y lo envía a
“Tesorería” donde conjuntamente con la Orden de Pago original es archivado definitivamente.
16- “Contabilidad” controla, con el Listado de Cheques post datados duplicado (List ChPD 2) y
con el Listado de Órdenes de Pago original (L.O.P. 0), que el total de los Listados de Órdenes
de Pago coincida con el de los Cheques de pago diferido. Si coincide lo contabiliza en el Libro
Diario. Luego “Contabilidad” realiza el control interno y en el caso de haber errores genera
ajustes. Luego archiva los Listados definitivamente.
62
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR Página 1 de 8
L A
LEGAJO A: PC Original
por 3, OC 3, PC 0, PM 0,
CCO, PR 0, R 2, F 0.
x
2- Controla los
2 vencimientos.
Si 3- Si corresponde pagar
3 o no.
No
5- Disminuye en la cta.
5 cte. del proveedor el
importe de la orden de
pago.
6
6- Sella "pagado" en
todos los comprobantes.
A
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR Página 2 de 8
Proveedor Ctas. a Pagar Finanzas Tesorería Cts.Ctes. Prov. Contabilidad Observaciones
7- Controla con el
7 presupuesto financiero.
8- Si se dispone de
No Si
8 presupuesto o no.
0P 3 0P 2
b- OP 3.
10- Controla la
disminución en la Cuenta
b 10
corriente a pagar del
proveedor.
Si No 1 1 - Si e stá h e ch a l a
11
0P 0 disminución o no.
12 12- Corrige.
c
L c- OP 2.
A
13
13- Registra en sistema
y fija fecha de pago.
B
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR Página 3 de 8
Proveedor Ctas. a Pagar Finanzas Tesorería Cts.Ctes. Prov. Contabilidad Observaciones
17- Si requiere o no
Si trámite especial.
17
C d d- LEGAJO A.
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR Página 4 de 8
Proveedor Ctas. a Pagar Finanzas Tesorería Cts.Ctes. Prov. Contabilidad Observaciones
C d
IV
L 23- Controla la correcta
23 confección del cheque y
Rbo 0 A
su firma.
0P 0
Si No
24 25 24- Si esta bien o no.
d 25- Salva el error y firma
26
el cheque.
0P 0
CHPD
VI
D
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR Página 5 de 8
Proveedor Ctas. a Pagar Finanzas Tesorería Cts.Ctes. Prov. Contabilidad Observaciones
D
CHPD
A
0P 0
No Si
31 31- Si es correcto o no.
VIII
E
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR Página 6 de 8
Proveedor Ctas. a Pagar Finanzas Tesorería Cts.Ctes. Prov. Contabilidad Observaciones
c E
0P 2
b
0P 3
L
A
32- Registra en sistema
LOP 2 los detalles de los
32 movimientos de la cuenta
LOP 0 del proveedor.
33
33-Con la OP 3
confecciona Listado de
f
ordenes de pago (LOP).
0P 3 f- LEGAJO A..
g g- OP 3.
34 34- Firma las LOP 0 y 2.
LOP 2
LOP 0
LOP 0
h- OP 3.
h i
i- LOP 0.
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR Página 7 de 8
Proveedor Ctas. a Pagar Finanzas Tesorería Cts.Ctes. Prov. Contabilidad Observaciones
e
38 38- Firma List. ChPD 0.
List 0
ChPD
0P 0
List 2
ChPD
i
LOP 0
j j- OP 0.
G
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR Página 8 de 8
Proveedor Ctas. a Pagar Finanzas Tesorería Cts.Ctes. Prov. Contabilidad Observaciones
IX
No
43
43- Si debe generar
ajustes o no.
Si
k
X k- LOP 0, List ChPD 2.
REFERENCIAS
* La columna Cts. Ctes. Prov. significa Cuentas corrientes de proveedores
* El listado "L A" es el legajo del proveedor
* CHPD: Cheque de pago diferido
* LB: Libro Banco
* LD: Libro Diario
* RFP: Registro de Forma de Pagos