INSTITUTO TECNOLOGICO DE PACHUCA

LICENCIATURA EN ADMINISTRACION

CUARTO SEMESTRE

“PROCESOS ESTRUCTURALES”

“UNIDAD IV”

DOCENTE: AUSTRIA SALAS JORGE

ALUMNO: JESÚS SALVADOR QUIROZ JARAMILLO

NUM CONTROL: 20200318

PACHUCA DE SOTO HIDALGO 29/10/21

Tabla de contenido
INTRODUCCION:....................................................................................................................................... 3
4.1. Diagramas de flujo............................................................................................................................. 4
4.1.1 Símbolos y formas usados en los diagramas.................................................................................... 5
4.1.2 Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos..................................................................8
4.1.3 Clasificación de diagramas de flujo................................................................................................ 13
4.1.4 Elaboración de mapas de proceso............................................................................................... 16
4.2 Elaboración del Manual de Procedimientos..................................................................................... 21
BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................................... 23
INTRODUCCION:
En una organización o Empresa, el análisis y Diseño de Sistemas, es el proceso de
estudiar su Situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decidir si es necesario
realizar una mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas.

Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de

Sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa.
La información reunida con este estudio sirve como base para crear
varias estrategias de Diseño. Los administradores deciden que estrategias seguir. Los
Gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez más con el uso
de computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas.

Todas las organizaciones son Sistemas que actúan de manera recíproca con su medio

ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los Sistemas que pueden estar
formados por otros Sistemas de denominan Sub-sistemas y funcionan para alcanzar los
fines de su Implantación.
4.1. Diagramas de flujo
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza
en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la
psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos
que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante
flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.

Características comunes

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término.
Además, todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio hasta el término.

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

• Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar
presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del
proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes
interesadas.

• Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

• Identificar quién lo empleará y cómo.

• Establecer el nivel de detalle requerido.

• Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

 • Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el
comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del
proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

• Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el

proceso a describir y su orden cronológico.

• Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

• Identificar y listar los puntos de decisión.

• Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los

correspondientes símbolos.

• Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud
el proceso elegido.

Ventajas de los diagramas de flujo

• Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo como un dibujo. El cerebro

humano reconoce muy fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza
varias páginas de texto.

• Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se

identifican los pasos, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las
responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

• Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se

realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

• Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también
a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso

4.1.1 Símbolos y formas usados en los diagramas

Existen dos normas de símbolos para la diagramación de diagramas de flujo, estas son
conocidas con los nombres de norma ASME (Sociedad Americana de Ingenieros
Mecánicos) y norma ANSI (Instituto Nacional de Normalización Estadounidense).
Diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no convencional
transmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión del proceso que se
pretende estudiar. De ahí la necesidad de concebir y admitir determinados símbolos a los
que se les confiere convencionalmente un significado preciso y convenir también en
determinadas reglas en cuanto a su aplicación.
4.1.2 Recomendaciones para el uso y aplicación de
símbolos
Recomendaciones para el uso y aplicación de los flujogramas

1. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con
frases breves y sencillas

2. Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.

3. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se

utilice.

4. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en

los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores,
es conveniente adicionar un color al símbolo.

5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.

6. Realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.

La teoría de Gómez Cejas, Guillermo respecto a que los flujogramas, no son más que un
diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un
procedimiento o parte de este. Las características, tipos, simbologías, diseño y
elaboración de los flujogramas son las más acertadas y las que más se aplican.
El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un
departamento y de toda la empresa u organización, si se quiere elaborando uno para
cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones,
procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados
en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los
principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas, es
importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la
inconsistencia al momento de transmitir el mensaje.

Con el objeto de adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su extenso uso, el

Flujograma o Diagrama de Flujo está elaborado de diferentes maneras:

Por su formato: vertical, horizontal, panorámico, y arquitectónico.

Por su propósito: forma, labores, métodos, analíticos, espacio, combinados.

Recomendaciones para el diseño de Diagramas de Flujo

• Se deben usar solamente líneas de flujo horizontales y/o verticales.

• Se debe evitar el cruce de líneas utilizando los conectores.

• Se deben usar conectores sólo cuando sea necesario.

• No deben quedar líneas de flujo sin conectar.

• Se deben trazar los símbolos de manera que se puedan leer de arriba hacia abajo
y de izquierda a derecha.

• Todo texto escrito dentro de un símbolo deberá ser escrito claramente, evitando el
uso de muchas palabras.

Un diagrama de flujo, puede tener tipos de errores diferentes:

DE FORMA: Se genera por no seguir las reglas establecidas, puede hacer el diagrama
difícil interpretación, confundir el diagrama y hasta convertirlo en errado en cuanto ser
lógica.

DE LÓGICA: Son errores de estructura del diagrama en cuanto al arden puede ser de
distinta gravedad, desde dejar de mostrar el resultado. O falta un cálculo hasta un error
que determine que un programa nunca llegue a su fin.

DE OBJETIVO: Es cuando un diagrama de flujo esta correcto en cuanto a su estructura y

forma pero no soluciona el problema propuesto sino otro.

Una vez terminado e diagrama de flujo, es necesario asegurarse de que funcione

correctamente cumpliendo el objetivo fundamental, las condiciones especificas y las
excepciones del problema propuesto a esto se le llama generalmente "corrida en frió"
prueba de escritorio.

Para ellos e selecciona algunos datos (creadas por el programador para fines de la
prueba) que cubran todos los casos posibles en todas las condiciones. Tomando estos
datos se recorre el diagrama de flujo símbolo a símbolo siguiendo la orden de cada uno
de ellos, todo esto se hará a un lado del diagrama o en una hoja aparte dándole valores a
variables y ejecutando operación que se indique

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:

Convención para trazar los diagramas:

a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:

1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.

2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.

3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.

4. Número de personas o puestos involucrados.

5. Número de pasos.

b. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada
uno de los pasos.

c. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las

formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad,
esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.

d. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas

dimensiones.

e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo
negro en la esquina inferior derecha.

f. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el

nombre de la forma en cada paso que aparezca.

g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un

número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el
número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes.

h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.

 i. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El
movimiento se presenta por una sola línea.

j. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio

de líneas para cada forma o grupo de formas.

k. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera
tendencia hacia abajo.

l. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los
rectángulos, de arriba hacia abajo.

m. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.

n. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha

proporcionado la información.

Presentación de las formas en el diagrama:

a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta

donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala, indicando
en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.

b. Las formas con copias deben representarse como sigue.

c. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar

con la más alejada para evitar que se crucen.

d. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.

e. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello
se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.

f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra

hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el punto en que se
cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:

Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son:

a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a

los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento.
Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el
 mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se
describe de izquierda a derecha.

b. Mostrar una misma dependencia mas de una vez en el flujograma aun cuando
las acciones del procedimiento regresen a la misma.

c. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas
divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos
terminales.

d. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y

describirse brevemente con muy pocas palabras.

e. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma

se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por
algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).

f. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el

procedimiento se indica con una (X) grande.

g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el

flujograma mediante una flecha interrumpida.

h. Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas
se intercruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de
ellas.

i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero
cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante
un símbolo cualquiera dentro de un circulo, en la página donde se interrumpe y el
mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue.

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:

El analista experto adoptará su propio método en la preparación de los flujogramas o

diagrama de flujo, a continuación se observan algunas pautas:

a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.

b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que,

según se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.

c. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plástico

con los símbolos recortados.

d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de

cada página; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
 e. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto,
la gráfica, la flecha (de revisión, si la hay), el autor y el número de páginas.

f. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar

conectores para reducir su número.

g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.

h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que aparecen
entrando en un símbolo sean las menos posibles, lo mismo se harán con las líneas
que salen.

i. Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de palabras

4.1.3 Clasificación de diagramas de flujo.

Tipos de Flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:

Según su forma:

a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba

hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su propósito.

b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de

izquierda a derecha.

c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y

puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto,
lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no
 solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la
participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no
registra.

d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona

sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es
eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente
representativos.

Por su propósito:

a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna

descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las
operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a
través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se
archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de
individuos diferentes o a unidades de la organización.

b. Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías

reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se
designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de
progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades
de la organización o a los individuos.

c. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las

operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se
descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El
término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato
vertical.

d. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y

presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la
persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato
vertical.

e. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones
del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza,
sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del
procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la
distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.

f. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre

una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o
parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es
 importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato
arquitectónico.

g. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases

anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos
y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).

Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o
departamentos.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas
de Flujo

a. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso.

Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. En la
columnas verticales están los símbolos o convencionales ( de operación, transporte,
control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio
recorrido para la ejecución y le tiempo invertido.

El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es

extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la
capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.

b. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia que

se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos
símbolos y convenciones que el vertical.

El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que

participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una
rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la parte
que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una
posible racionalización o redistribución del trabajo.

c. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a

través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados
entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas
anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidos en el gráfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los
sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones,
archivado, etc, que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los
sistemas.
4.1.4 Elaboración de mapas de proceso
¿Qué es un Mapa de Procesos?

Un mapa es una representación gráfica y métrica de una porción de territorio sobre una
superficie bidimensional. Iniciados por el hombre con el propósito de conocer su mundo, y
apoyado primero sobre teorías filosóficas, los mapas constituyen hoy una fuente
importantísima de información, permitiendo que nos situemos en relación al mundo que
nos rodea. Algo similar consiguen los mapas de procesos. Nos muestran la estructura de
la Unidad Funcional (UF) en la nos encontramos, permitiendo que nos situemos en
relación al trabajo que en ella se desarrolla y así conocer dónde se ubica nuestra
actividad y hacia qué fin se orienta.

Proceso para diseñar un mapa de procesos

El método que vamos a describir es válido para cualquier sistema de gestión.

Paso 1: Identificar a los actores

La organización existe porque tiene clientes que atender, pero también depende de sus
proveedores y otras organizaciones de su entorno. Una buena manera de empezar es
identificar a los agentes o actores que se relacionan con nuestro sistema de gestión:
clientes, proveedores, partners, y otras organizaciones con las cuáles mantenemos una
relación que tiene relevancia para nuestro sistema de gestión. Entre los actores también
podemos destacar elementos de la infraestructura que puede ser relevante destacar:
nuestra página WEB, un almacén, el sistema informático interno, etc.

Si el sistema es de calidad, debemos identificar a los actores que tienen relevancia para la
calidad, si es de medio ambiente, a los actores que tienen relevancia en nuestra gestión
ambiental, y lo mismo debemos hacer con otros tipos de sistema.

Cojamos un ejemplo real desarrollado en Portalcalidad. Se trata de un sistema de gestión

que presta servicios de tecnologías de la información en una universidad. Este tipo de
sistemas es lo más complicado que nos podemos encontrar porque sus fronteras son muy
difíciles de trazar, se trata de sistemas “engullidos” o “incrustados” en otro sistema mayor
(en este caso, el de la Universidad).

¿Cuáles son los actores de estos Servicios Universitarios?. Empecemos por enumerarlos:

Los alumnos: los alumnos reciben servicios de nuestro sistema de gestión. Utilizan la
infraestructura de hardware y software mantenida por nuestro sistema. Así que los vamos
a seleccionar, y además reflejaremos los alumnos antes y después de haber pasado por
sus clases y laboratorios.

Los profesores: los profesores son un colectivo que queremos diferenciar de los alumnos.
Utilizan nuestros servicios igual que ellos, y además en sus despachos, pero esta
diferencia no es relevante. Lo importante es que los profesores deben especificarnos qué
medios necesitan. En nuestro sistema, tal y como nos ha descrito MªCarmen, los
profesores son una fuente importante de requisitos que nuestro servicio debe satisfacer.
Los alumnos también tienen necesidades, y nos las comunican, esto también lo
querremos representar, pero de forma separada, ya que son requisitos de distinta índole.

La Dirección de la Universidad: consideramos que la Dirección de la Universidad es

nuestro verdadero cliente, el que marca las condiciones de nuestro servicio. La Dirección
de la Universidad es responsable de alumnos y profesores, no nuestro Servicio. Los
servicios de una Universidad se deben al rector, aunque los destinatarios de su producto
sean otros: alumnos y profesores. Aceptada la Dirección de la Universidad como cliente,
ya sabemos que en algún punto de nuestro mapa tendremos que representar la
comunicación de requisitos y directrices para el servicio.

Otros servicios y departamentos de la universidad: estas áreas de la universidad también

utilizan el producto de nuestro trabajo, utilizan software y hardware que nosotros
instalamos, configuramos y mantenemos. Si tuviéramos una relación especial con alguno
de estos departamentos, deberíamos separarlo también del resto, y posteriormente
reflejar esta relación en el mapa.

El sistema informático: cada vez son menos las organizaciones que no disponen de un
sistema que gestione la mayoría de sus procesos de información. Estos sistemas se
conocen con el acrónimo ERP (Enterprise Resource Planning) y su importancia es tan
vital que es ineludible colocarlo en el centro de nuestro mapa de procesos. Lo más
probable es que todos los procesos de nuestro Servicio interaccionen con el Sistema
Informático, más adelante deberemos representar las relaciones que sean más
importantes.

La Administración Pública: englobamos en este grupo a la administración autonómica y

estatal, y los representamos porque nuestro sistema recibe recursos importantes de estos
estamentos, en cuya solicitud y trámite tenemos procesos trabajando. Esta relación nos
interesará representar en nuestro mapa, aunque no los procesos de solicitud y trámite, a
no ser que estos procesos ocupen gran parte de nuestros esfuerzos.

Otros proveedores: de momento haremos un gran grupo para englobar a todos nuestros
“otros proveedores”. Es probable que nuestro servicio compre hardware, software,
material de papelería, subcontrate servicios, etc. Quizá nuestro sistema no compra
directamente las máquinas, ni los programas. A lo mejor no compra directamente nada.
En este caso, estos “otros proveedores” deberían substituirse por los procesos de la
universidad que han de proporcionar estos productos y servicios.

Ojo!: aunque no compremos nosotros, nuestro sistema tiene la responsabilidad de definir

los requisitos del producto y asegurarse de su conformidad.
Paso 2: Identificar la línea operativa

La línea operativa de nuestra organización está formada por la secuencia encadenada de

procesos que llevamos a cabo para realizar nuestro producto. Esta línea viene
determinada por la naturaleza de nuestra actividad y por la dosis de innovación que
hayamos sabido y podido implementar en nuestro sistema (ingeniería de procesos).

Paso 3: Añadir los procesos de soporte a la línea operativa y los de Dirección

Empecemos en primer lugar por colocar al capitán del buque. Pongamos en nuestro mapa
una cajita llamada DIRECCIÓN, MEJORA CONTINUA, ESTRATEGIA, o lo que
queramos. Allí tendrán lugar los procesos que hemos mencionado antes. En nuestro
ejemplo ya tenemos esta cajita, la pusimos formando parte de la línea operativa. Los que
no la tengan ya, que la pongan, luego ya veremos cómo se relaciona con el resto del
sistema

A continuación podemos proceder colocando los procesos de soporte a la línea operativa.

Estos procesos son los que proveen de recursos a esta línea.

La línea operativa es la espina dorsal de nuestro sistema de gestión. Cualquier actividad

que no forme parte de ella debe adaptarse a ella, incluyendo los procesos de soporte.
Este es un problema típico de las administraciones públicas, donde los procesos
burocráticos de soporte frenan el servicio al ciudadano, pero también lo encontramos en
muchas otras empresas: los clientes esperan mientras la empresa se mira el ombligo.

Paso 4: Añadir los procesos que afectan a todo el sistema

Llegados a este punto tenemos el corazón de nuestro negocio representado, pero nos
falta el resto de los órganos dan vida al sistema.
Procesos de gestión de incidencias, productos no conformes, etc.

Alguien tiene que apartar las piedras del camino. De forma más o menos organizada,
todas las organizaciones se enfrentan a los problemas que genera el trabajo mal hecho.
Estos procesos son distintos según la naturaleza del error. No es lo mismo el proceso de
tratamiento de productos no conformes de un taller de producción, que la solución de un
problema administrativo, o la gestión de un problema de servicio.

Procesos de gestión de los recursos

Nuestro sistema de gestión necesita infraestructura para trabajar: instalaciones, equipos,

herramientas, etc. Y necesita personas para trabajar, profesionales con la competencia
necesaria para desarrollar las funciones encomendadas. La gestión de los recursos se
ocupa de determinar qué necesita cada proceso y emprender las acciones que sean
necesarias para asegurar que cada proceso dispone de los recursos necesarios.

Acciones correctivas y preventivas

Este tipo de acciones han llegado de la mano de las Normas de gestión para grabarse a
fuego en las neuronas de los profesionales que trabajamos con ellas.

Una acción correctiva no es lo mismo que una acción preventiva, sus salidas se parecen,
pero sus entradas son bastante diferentes. No obstante, no parece descabellado meterlas
juntas en una misma caja.

El mapa de procesos debe dar una visión general de nuestros procesos y sus relaciones.
Si lo recargamos en exceso, no lo entenderemos ni nosotros mismos. Hay que sacrificar
información, porque si la ponemos toda, no comunicaremos ninguna.

4.2 Elaboración del Manual de Procedimientos

El manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben
desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que
se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de
implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:

Tratamiento de No Conformidades
Auditoría Interna

Sistema de Mejora

Control de la documentación.

Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que

completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos
específicos.

Otras normas, como son las normas que exigen diferentes procedimientos en función del
sector en el que se esté implantando; Agencias de Viajes, Hoteles, Oficinas de
Información Turística, Convention Bureau, etc., ya que existe una norma específica para
cada uno de los sectores; en contraposición tenemos la norma ISO que es igual para
todas las empresas que quieran implantarla, sea cual sea su actividad.

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer

cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones

como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de
la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y
secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo
definido. ,.

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un

conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo
dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la
determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y
financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y
eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

· Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

b. Auxilian en la inducción al puesto.

c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

 d. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.

e. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.

f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen
para el desarrollo de las actividades de rutina.

g. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo

eficiente de la información.

h. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.

i. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones

y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

k. Son guías del trabajo a ejecutar.

Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.

Las fuentes de información más comunes son:

Archivos de la empresa.

Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los métodos para compilar la información son:

Encuestas.

Investigación documental.

Observación directa.

BIBLIOGRAFIA
http://misteremprendedor.blogspot.com/2016/04/el-proceso-de-diseno-organizacional.html.
(http://misteremprendedor.blogspot.com/2016/04/el-proceso-de-diseno-
organizacional.html). http://misteremprendedor.blogspot.com/2016/04/el-proceso-de-diseno-

https://www.itescam.edu.mx/portal/asignatura.php?clave_asig=LAD-1031&carrera=LADM-2010-
234&id_d=149. (s.f.).
itescam.edu.mx/portal/asignatura.php?clave_asig=LAD-1031&carrera=LADM-2010-234&id_d=149