PLANTAS INDUSTRIALES

DIAGRAMAS DE PROCESO
Un diagrama de flujo es la representacin grfica de flujo de un algoritmo
o de una secuencia de acciones rutinarias. Se basan en la utilizacin de
diversos smbolos para representar operaciones especficas. Se les llama
diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de
flechas para indicar la secuencia de la operacin.
En el contexto del anlisis administrativo o de la gestin de
organizaciones pblicas y privadas, los diagramas de flujo o flujogramas, son
representaciones grficas que emplean smbolos para representar las etapas
o pasos de un proceso, la secuencia lgica en que estas realizan, y la
interaccin o relacin de coordinacin entre los encargados de llevarlas a
cabo.
La expresin de los procesos/procedimientos en un diagrama de flujo
genera valor agregado para la institucin, pues la representacin grfica de
los mismos permite que sean analizados por los que tienen a su cargo su
realizacin y adems por otros actores interesados; quienes podrn aportar
nuevas ideas para cambiarlos y mejorarlos.
Dentro de las ventajas de realizar Diagramas de Flujo podemos encontrar:
Favorecen la comprensin del proceso/procedimiento al mostrarlo
como un dibujo. Esto por cuanto el cerebro humano reconoce ms
fcilmente los dibujos que la escritura en prosa. Un buen diagrama de
flujo reemplaza varias pginas de texto.
Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del
proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los
reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los
cuellos de botella, y los puntos de decisin.
Muestran las interfases cliente - proveedor y las transacciones que en
ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas.
 Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos
empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se
realizan mejoras en el proceso.
DEFINICIN Y UTILIDAD
Los diagramas de flujo tambin conocidos como fluxogramas, son una
representacin grfica mediante la cual se representan las distintas
operaciones de que se compone un procedimiento o parte de l,
estableciendo su secuencia cronolgica. Clasificndolos mediante smbolos
segn la naturaleza de cada cual.
Es decir, son una mezcla de smbolos y explicaciones que expresan
secuencialmente los pasos de un proceso, de forma tal que este se
comprenda ms fcilmente. Se les llama diagramas de flujo porque los
smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la
secuencia de la operacin, en pocas palabras son la representacin
simblica de los procedimientos administrativos.
Esta herramienta es de gran utilidad para una organizacin, debido a que
su uso contribuye en con el desarrollo de una mejor gestin institucional, en
aspectos como:
Muestran de manera global la composicin de un proceso o
procedimiento por lo que favorecen su comprensin al mostrarlo como
un dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un
buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto.
Permiten identificar problemas tales como cuellos de botella o posibles
duplicidades que se presentan durante el desarrollo de los
procedimientos, as como las responsabilidades y los puntos de
decisin.
Facilitan a los funcionarios el anlisis de los procedimientos,
mostrando grficamente quin proporciona insumos o recursos y a
quin van dirigidos.
 Sirven como herramienta para capacitar a los nuevos funcionarios, y
de apoyo cuando el titular responsable del procedimiento se ausenta,
de manera que otra persona pueda reemplazarlo.
La creacin del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor,
pues el proceso que representa est disponible para ser analizado, no
slo por quienes lo llevan a cabo, sino tambin por todas las partes
interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.
CONSTRUCCIN DE LOS DIAGRAMAS
La construccin de los diagramas de flujo implica la consideracin de una
serie de pasos, mismos que sirven de gua para su diseo, estos se
presentan a continuacin:
Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son
responsables de la ejecucin y el desarrollo de los procedimientos que
se encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen un
proceso.
Establecer el objetivo que se persigue con el diseo de los diagramas
y la identificacin de quin lo emplear, ya que esto permitir definir el
grado de detalle y tipo de diagrama a utilizar.
Definir los lmites de cada procedimiento mediante la identificacin del
primer y ltimo paso que lo conforman, considerando que en los
procedimientos que estn interrelacionados el comienzo de uno es la
conclusin del proceso previo y su trmino significa el inicio del
proceso siguiente.
Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la
identificacin de los pasos que estn incluidos dentro de los lmites de
cada procedimiento y su orden cronolgico.
Al realizar la ubicacin de los pasos se deben identificar los puntos de
decisin y desarrollarlos en forma de pregunta, la presentacin de las
dos ramas posibles correspondientes se identifican con los trminos
SI/NO.
Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronolgico, es
recomendable hacer una revisin del procedimiento con el fin de
 corroborar que el mismo se encuentra completo y ordenado,
previendo as la omisin de pasos relevantes.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y
asignando los correspondientes smbolos.
CRITERIOS PARA EL DISEO DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los
siguientes criterios:
1. Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente
informacin:
Nombre de la institucin.
Ttulo, o sea diagrama de flujo.
Denominacin del proceso o procedimiento.
Denominacin del sector responsable del procedimiento.
Fecha de elaboracin.
Nombre del analista que realiz el trabajo.
Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o
procedimiento y de los responsables.
Simbologa utilizada y su significado.
2. Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas
recomendaciones:
Debe de indicarse claramente dnde inicia y dnde termina el
diagrama.
Las lneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
No cruzar las lneas de flujo empleando los conectores adecuados sin
hacer uso excesivo de ellos.
No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
Solo debe llegar una sola lnea de flujo a un smbolo. Pero pueden
llegar muchas lneas de flujo a otras lneas.
Las lneas de flujo deben de entrar a un smbolo por la parte superior
y/o izquierda y salir de l por la parte inferior y/o derecha.
En el caso de que el diagrama sobrepase una pgina, enumerar y
emplear los conectores correspondientes.
Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso,
evitando el uso de muchas palabras.
Todos los smbolos tienen una lnea de entrada y una de salida, a
excepcin del smbolo inicial y final.
 Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener ms de una lnea
de flujo de salida.
Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecucin de
dicha actividad.
Cada flecha representa el flujo de una informacin.
3. Descripcin narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase:
Describir los pasos del procedimiento especificando quin hace, cmo
hace, cundo hace y dnde hace cada paso. Esta es la parte ms
importante y til para el personal de ejecucin de una institucin, pues
para recordar los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo
una o dos pginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual
de procedimientos completo.
Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del
singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla,
Remite, Archiva, etc.
Deben evitarse, en lo posible, los trminos tcnicos y/o que puedan
tener ms de una interpretacin: usar en todos los casos trminos
sencillos y uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo
pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.
TIPOS DE DIAGRAMAS
Existen tres tipos de diagramas de flujo o fluxogramas:
a. Diagrama de flujo vertical: tambin denominado grfico de anlisis del
proceso. Es un grfico en donde existen columnas y lneas. En las
columnas estn los smbolos (de operacin, transporte, control, espera
y archivo), el espacio recorrido para la ejecucin y el tiempo invertido,
estas dos ltimas son opcionales de inclusin en el diagrama de flujo.
En las lneas se destaca la secuencia de los pasos y se hace referencia
en cada paso a los funcionarios involucrados en la rutina. Este tipo de
diagrama es extremadamente til para armar un procedimiento, ayudar
en la capacitacin del personal y racionalizar el trabajo.
b. Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan los
mismos smbolos que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo la
 secuencia de informacin se presenta de forma horizontal. Este
diagrama sirve para destacar a las personas, unidades u organismos
que participan en un determinado procedimiento o rutina, y es bastante
comn que sea utilizado para visualizar las actividades y
responsabilidades asignadas a cada uno de estos actores y as poder
comparar la distribucin de tareas y racionalizar o redistribuir el trabajo.
Aunque su elaboracin resulta ms compleja que la del diagrama
vertical, este diagrama facilita la visualizacin de los sectores de una
organizacin que intervienen en un procedimiento determinado;
adems, permite una mejor y ms rpida comprensin del
procedimiento por parte de los usuarios.
c. Diagrama de flujo de bloques: este es un diagrama de flujo que
representa la rutina a travs de una secuencia de bloques encadenados
entre s, cada cual con su significado. Utiliza una simbologa mucho
ms rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a
lneas y columnas preestablecidas en el grfico. Es una forma sencilla
de representar un proceso mediante la utilizacin de bloques que
muestran paso a paso el desarrollo del mismo.
SIMBOLOGA
El lenguaje grfico de los diagramas de flujo est compuesto de smbolos,
cada uno de ellos tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la
interpretacin como el anlisis del diagrama se realicen de forma clara y
precisa. Asimismo, para asegurar la interpretacin unvoca del diagrama de
flujo resulta necesario el diseo y escogencia de determinados smbolos a
los que se les confiera convencionalmente un significado preciso, as como
definir reglas claras con respecto a la aplicacin de estos.
Frecuentemente los smbolos que se utilizan para el graficar flujogramas
se someten a un proceso de normalizacin, es decir, son diseados para que
su interpretacin sea universal. Al normalizar o estandarizar el uso de estos
smbolos, se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones hagan
uso de sus propios smbolos para representar procesos Diagramas de flujo.
No obstante lo anterior, la simbologa utilizada para la elaboracin de
diagramas de flujo es variable y es escogida segn criterio discrecional de
cada institucin. En este contexto, diversas organizaciones se han
establecido diferentes tipos de simbologas para graficar diagramas de flujo,
siendo las ms reconocidas y utilizadas las siguientes: