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DOCUMENTAL
(Nivel 1)
ndice de Contenidos
INTRODUCCIN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO GESTIN
DOCUMENTAL ..................................................................................... 2
1. REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIN Y
DOCUMENTACIN............................................................................... 4
1.1. El archivo: ........................................................................................... 4
1.2. El registro:........................................................................................... 8
2. GESTIN DOCUMENTAL EFICAZ ................................................ 11
2.1. Documentos en la organizacin ........................................................... 11
2.2. Elementos esenciales de un documento................................................ 15
2.3. Cmo registrar la documentacin?...................................................... 16
2.4. Cmo registrar correspondencias? ...................................................... 19
2.5. Cmo archivar la documentacin? ...................................................... 22
2.6. Requisitos que deben cumplir las bibliotecas: los diez mandamientos de
Harry Faulkner-Brown.................................................................................... 23
3. LA ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO: ........... 25
3.1. Fsico (manual) .................................................................................. 25
3.2. Electrnico (informatizado).................................................................. 30
4. MAPA CONCEPTUAL.................................................................... 39
5. BIBLIOGRAFA ........................................................................... 41
INTRODUCCIN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO
GESTIN DOCUMENTAL
1.1. El archivo:
a) Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latn archivium, presenta tres
acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la
Real Academia de la Lengua Espaola.:
c) Clases de archivos:
d) El archivo de gestin:
Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su
puesto de trabajo. El nmero de consultas de este archivo es muy amplio y
los documentos archivados pueden provenir de otros organismos
departamentos o bien has sido entregados directamente por los interesados.
e) Conservacin de la informacin:
Conservar la documentacin transferida, custodiarla en las
mejores condiciones de seguridad y orden adecuado se
fundamentan en dos principios bsicos:
b) Clases de registros:
Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en
anotar toda comunicacin tanto de entrada como de salida que se
establezca con el exterior, puede ser de dos tipos:
d) Derecho de acceso:
La Ley 30/92 en relacin con el art. 105 b. C.E. regula el derecho de acceso
de los ciudadanos a los archivos y registros.
e) Funciones:
Todo documento que entre o que salga de la Administracin deber ser
registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro
cumple fundamentalmente la funcin de facilitar la localizacin de un
determinado escrito o documento adems de:
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a) Circular.
Normas:
Usos:
1.- Dictar instrucciones de carcter permanente o temporal para todo el
personal.
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Distribucin:
- Original: rea emisora.
b) Notificacin.
Normas:
1.- La comunicacin establecida a travs de la Notificacin, tendr carcter
obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en la
misma.
2.- Ser emitida por Personal Directivo y/ Supervisores.
Usos:
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Normas:
6.- Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripcin que lo
requiera.
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Usos:
Distribucin:
d) Memorando.
Normas:
Usos:
Distribucin:
1. ndice o Sumario.
2. Introduccin.
4. Desarrollo.
5. Conclusin.
6. Anexos.
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El cdigo para la unidad podra ser el formado por tres dgitos, tres letras,
o la combinacin de letras, dgitos y caracteres especiales. Lo importante es
que relacione a la unidad organizativa y que se tenga cuidado en no repetir el
cdigo.
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2.- Forme una codificacin para los tipos de documentos. (Ver pasos 1 y 2
del apartado: Cmo registrar la documentacin?)
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Por otro lado, podemos decir -siguiendo el ejemplo- que en ese mes solo
recibi una cotizacin a travs del Fax, registrado: CRCOT03-001, para un
despacho de productos.
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4.- Puede usar la misma codificaron tanto para los archivos fsicos cono
electrnicos.
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Organizacin de un fichero.
a) Secuencial:
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b) Secuencial Indexado:
c) Aleatoria o directa:
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- CPU.
- Equipos perifricos.
- Soporte lgico.
- Sistema operativo.
- Control de comunicaciones.
- Administrador.
- rea de datos.
- rea informtica.
- Usuarios.
- Informticos.
- No informticos.
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a) La descripcin.
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b) La manipulacin.
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Los mdulos de bases de datos son los encargados de llevar a cabo las
funciones de una biblioteca: adquisiciones, catalogacin, OPAC, prstamo,
publicaciones peridicas.
- Comprobar si ya se tiene.
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Para que se lleve a cabo debe contar con: las herramientas de bsqueda
(permitir hacer bsquedas con operadores booleanos) y debe permitir
consultar las listas de autoridades. Debe presentar tambin la informacin
recuperada bien sea en pantalla o a travs de una impresora o permitir
grabarla en un fichero.
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- Informacin bibliogrfica.
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GESTIN DOCUMENTAL
Fsico (manual)
Documentos
El archivo El registro
Clasificacin
funcional
Elementos de
un documento
Concepto Concepto
Tipos de Clasificacin
clasificacin orgnica
Cmo registrar la
Funciones Clases de
documentacin
registros
Clasificacin
por materias
Clases de
Cmo registrar
archivos Contenido
correspondencias
de los
registros
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Circular Flexible
Compacto
Variado en su
forma de Organizado
Manuales,
procedimientos espacios
o instructivos
Confortable Seguro
Memorando
Constante Econmico
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