La importancia de los archivos: -principios rectore -fines del estado -fines del archivo El archivo es importante para la administracin

y la cultura -toma de decisiones -fuentes de la historia -patrimonio cultural

La normatividad y la gestin documental en los archivos Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin manejo y organizacin de la documentacin Gestin documental La gestin documental PGD, como proceso archivstico sistemtico -se estructura a partir de la normatividad -contempla situaciones tendientes a la simplificacin de tramites El comit de archivo Equipo responsable de hacer cumplir las polticas y hace recomendaciones en los procesos de archivo Componente de un PGD - Consideraciones bsicas de tipo administrativo -aspectos de planeacin relacionados con la necesidad de un diagnostico -adopcin e implementacin de tablas -formacin de archivos segn el ciclo vital -identificacin de los procesos de un programa de gestin documental -implementacin y seguimiento

Procesos de produccin de documentos - ley 43 de 1913 -ley 527 de 1999 -cdigo penal -cdigo de procedimiento penal -cdigo de comercio -decreto 2649 de 1993 -decreto1584 de 1994 -decreto 1584 de 1994 - decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 060 d 2001 -Circular interna AGN No 13 de 1999 -NTC 1673 -NTC 2223:1986 - NTC 2676 - NTC 3393 - NTC 4436

Procesos de produccin de documentos

PROCEDIMIENTOS 1.creacion y diseo de documentos

ACTIVIDADES -medios y tcnicas de produccin -determinacin de aportes documentales -determinacin de calidad y tipos de soportes -identificacin productora -definicin tipologas documentales -determinacin de formatos pre impresos -directrices relacionadas con el No de copias -control nuevos documentos -determinacin peridica

2- normalizacin de la produccin documental

Proceso de recepcin de documentos -constitucin poltica -decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 060 de 2001 Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin Radicacin: procedimiento en el cual se asigna un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas Registro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otros

PROCEDIMIENTOS 1.Registro de documentos

2.Radicacion de documentos

ACTIVIDADES -definicin medios de recepcin -recibo documentos oficiales -verificacin de folios, copias, anexos, firmas -constancia de recibo -asignacin de datos -asignacin de envos -asignacin fecha, hora -impresin de rotulo -relacin entre documentos -registro impreso -elaboracin de estadsticas

Procese distribucin de documentos -decreto 2150 de 1995 -acuerdo 060 de 2001 Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destino

PROCEDIMIENTOS 1.distrubucion de documentos recibidos 2.distribucion de documentos internos 3.distribucin de documentos enviados

ACTIVIDADES -identificacin de dependencia -enrutamiento de documentos -registro de control -identificacin de dependencias -enrutamiento -registro de control -definicin de medios personal, fax, correo, email, pagina web, etc. -control y firmas de guas y planillas -organizacin mensajera externa

Proceso de trmites de documentos -constitucin poltica -ley 58 de 1982 -decreto 01 de 1984 -decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 060 de 2001 Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento -respuesta a una solicitud o requerimiento

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

1.recepcion de solicitud o tramite -confrontacin y diligenciamiento de planillas -determinacin competencia

2.respuesta

-preparacin respuesta

Proceso organizacin de documentos

-ley 4 de 1913 -ley 80 de 1993 -cdigo de comercio -decreto 1382 de 1995 -decreto 254 de 2000 -decreto 4124 de 2004 -Acuerdo AGN 007 de 1994 - Acuerdo AGN 09 de 1995 - Acuerdo AGN 13 de 1995 -Acuerdo AGN 16 de 2002 - Acuerdo AGN 037 de 2002 - Acuerdo AGN 039 de 2002 - Acuerdo AGN 041 de 2002 - Acuerdo AGN 042 de 2002 - Acuerdo AGN 015 de 2003 - Acuerdo AGN 02 de 2004

-circular ANG 07 de 2002 - circular ANG 01 de 2003 - circular ANG-DAFP No 004 de 2003 - circular ANG-DAFP 012 de 2004 -circular AGN 01 d 2004 -resolucin min salud 1995 de 1999 -resolucin AGN 183 de 2004 -NTC 4095 -NTC 5029 Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin
PROCEDIMIENTOS 1.clasificacin documental ACTIVIDADES -identificacin de unidades -aplicacin de la tabla -conformacin de series -conformacin y apertura -determinacin de los sistemas -organizacin de serie documentales -foliacin -organizacin y entrega de documentales -anlisis de informacin -diseo de instrumentos de operacin

2.ordenacion documental

-transferencias documentales 3.descripcin documental

Procesos de consulta de documentos -constitucin poltica -ley 4 de 1913 -ley 57 de 1985 -decreto 01 de 1984 -decreto 2126 de 1992 -acuerdo AGN 47 de 2000 -acuerdo AGN de 2000 Acceso a documentos con el fin de conocer la informacin

Proceso de consulta de documentos

PROCEDIMIENTOS 1.formulacin de la consulta

2.estrategia de bsqueda

3.respuesta a consulta

ACTIVIDADES -determinacin de la presin -determinacin de la consulta -condiciones de acceso -disponibilidad de informacin -reglamento de consulta -disponibilidad de expedientes -disponibilidad de fuentes -establecimiento de herramientas -ubicacin de documentos -sistema de registro -uso de testigos -implantacin de medios manuales

Procese de conservacin de documentos -constitucin poltica -cdigo penal civil -ley 47 de 1920 -ley 14 de 1936 -ley 39 de 1981 -ley 63 de 1986 -ley 80 de 1993 -ley 397 de 1997 -cdigo de comercio -decreto 2620 de 1993 -decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 007 de 1994 -acuerdo AGN 11 de 1996 -acuerdo AGN 047 de 2000 -acuerdo AGN 048 de 2000 -acuerdo AGN 049 de 2000 - acuerdo AGN 050 de 2000 - acuerdo AGN 056 de 2000 -acuerdo AGN 037 de 2002 Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad fsica

PROCEDIMIENTOS 1.Sistema integrado de conservacin

ACTIVIDADES -sensibilizacin y toma de conciencia -reproduccin, duplicacin y migracin de informacin -inspeccin y mantenimiento de instalacin -control de condiciones ambientales -limpieza -control de plagas -almacenamiento y empastes -primeros auxilios -prevencin de desastres -planes de contingencia(copias de seguridad, proteccin en incendios, robos, inundaciones, catstrofes, atentados, guerras)

Proceso de disposicin final de documentos -constitucin poltica -ley 163 de 1959 - ley 39 de 1981 - ley 80 de 1993 - decreto 2649 de 1993 - decreto 2527 de 1950 - decreto 3354 de 1954 - decreto 960 de 1970 - decreto 2620 de 1993 - decreto 998 de 1997 - decreto 1145 de 2004 -acuerdo AGN 007 de 1994 - acuerdo AGN 08 de 1995 -circulas AGN 03 de 2001 - circulas AGN 01 de 2004 -NTC 3723 - NTC 5174 - NTC 5238

Decisin resultante de la valoracin en cualquier etapa del ciclo vital -conservacin total -eliminacin de documentos

PROCEDIMIENTOS La conservacin total

Eliminacin de documentos

Seleccin documental microfilmacin

digitacin

ACTIVIDADES -recepcin de transferencia -organizacin de documentos -conservacin y preservacin -aplicacin de lo estipulado -valoracin por el comit de archivos -levantamiento de acta -aplicacin de mtodo elegido -eleccin de documentos -determinar mitologa -fines en la tcnica -control de calidad -Determinar la metodologa -definir calidad -control de calidad

FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA Documento: informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado Documento de archivo: registro de informacin producida o recibida Los documentos son importantes -permiten la comunicacin humana -medio valioso de informacin -constituye un medio probatorio -dejan constancia por algn medio -sirven para la toma de decisiones

Documentos de archivo Documento de apoyo: es de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa Elementos de un documento de archivo -Soporte: relacin a la parte material o fsica -Tcnica: medio que fija y transmite el contenido -Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas -Contenido o asunto: mensaje que transmite el documento Carcter de los documentos -Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad -Internos: entidad productora, fecha y lugar de produccin, contenido sustantivo y orgenes funcionales Clasificacin de los documentos de archivo -segn tipo documental

por la tradicin documental -por el tipo de funcin -Por el mbito jurdico Clases de documentos -Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clnicas, hojas de vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc. -Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes de gestin, ordenes de pago, etc. Ciclo vital de los documentos de archivo -primera edad: planificacin y tramitacin -segunda edad: vigencia y plazo precaucionar -tercera edad: fase permanente o histrica
-

Valoracin: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos. Valoracin de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable Valor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productora Valor jurdico: de el se derivan los derechos u obligaciones Valor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publica Valor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas Valores secundarios: sirven de referencia para la elaboracin de cualquier actividad de la administracin, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.

Concepto de archivo Ley 594 de 2000 Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin publica o privada Organizacin de archivos El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentacin organizada Objetivos de los archivos -construir un centro de documentacin -asegurar una perfecta conservacin de documentos -satisfacer eficazmente las exigencias de la consulta

Objetos de los archivos -permitir una rpida localizacin de los documentos -preservar la historia de la empresa Funciones del archivo -ser memoria corporativa -reunir los documentos -asegurar la conservacin de la informacin -soportar la toma de decisiones -desarrollar funciones de oficina Clases de archivo -segn su organizacin -segn su naturaleza -segn su jurisdiccin -segn su ciclo vital -segn su acceso -segn su uso

Archivos satlites Conservan informacin tcnica, muy especializada Organizacin de documentos -clasificar -describir -ordenar Gestin en el archivo -produccin o recepcin -tramite -distribucin -consulta -retencin -conservacin -disposicin final -eliminacin -conservacin permanente

Procesos tcnicas de archivo -ciclo vital de los documentos -valores de los documentos -tablas de retencin -expurgo, descarte -transferencia -inventarios -guas -catlogos -ndices -usuario -medios para presentacin de servicio -difusin -capacitacin Nuevas tecnologas en archivos -microfilmacin -archivo pticos -correo electrnico -internet -scanner Principios bsicos de archivos -Principio de orden original -principio de procedencia

El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histrico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron. -El principio de orden original establece que la documentacin debe agruparse en el Archivo histrico en el orden que recibi durante

MARCO LEGAL -Cdigo civil -cdigo de comercio -cdigo de procedimiento penal - cdigo de procedimiento civil -cdigo contencioso administrativo -cdigo fiscal -cdigo de eleccin -cdigo militar -cdigo de polica -cdigo de fomento -cdigo del medio ambiente

-cdigo de beneficencia -cdigo de instrucciones publicas *normas constitucionales *el sistema nacional de archivos *la constitucin art 15 *sentencia T-696 de 1996 *la constitucin y la correspondencia *la correspondencia y el cdigo de comercio *la correspondencia, el cdigo penal y el procedimiento penal *el cdigo civil y de legislacin complementario *del cdigo de procedimiento civil

*otras normas de materia documental *cdigo de comercio *archivos bancarios *el cdigo sustantivo de trabajo

Archivstica Organizacin de archivos de gestin Responsabilidad de los funcionarios por los documentos: -Penal -Disciplinario -Cultural Constitucin nacional -Artculos 8, 15, 20, 23, 72 y 74 que hablan de proteccin, derecho, intimidad, patrimonio cultural, libertad, peticiones, acceso a documentos pblicos para un funcionario.

-Ley 80 de 1989, 594 de 2000, 734 de 2000 que hablan sobre la creacin de archivos generales, obligatoriedad de las TRD, cdigo nico disciplinario. -Acuerdos 07 de 1994 del AGN, nacional 1382 de 1995, 08 y 09 de 1995 del AGN, 012 de 1995 del AGN, 039 del 2002 del AGN, 060 de 2001 del AGN, 038 de 2002 del AGN, que tratan sobre la elaboracin y aplicacin de las TRD, transferencia y presentacin de los mismos. Cdigo Penal -Art 286. Falsedad ideolgica en documento pblico. -Art 287. Falsedad material en documento pblico. -Art 288. Obtencin de documento pblico falso. -Art 289. Falsedad en documento privado. -Art 291. Uso de documento falso.

-Art 292. Destruccin, suspensin u ocultamiento de documento pblico. -Art 293. Destruccin, suspensin u ocultamiento de documento privado Cdigo nico Disciplinario -Ley 734 de 2002: incumplir con la constitucin; omitir, negar, redactar o entrabar de la prestacin del servicio a que esta obligado; dar lugar al acceso o exhibir expedientes a personas no autorizadas; proporcionar dato inexacto o presentar documentos. -Ley 397 de 1997 cultura: los documentos son un bien cultural protegido por la Ley General de Cultura=> art a, definicin de patrimonio cultural; art 12 del patrimonio documental.

Gua para la aplicacin para la organizacin de archivos de gestin Importancia: la organizacin de los archivos se constituye como prioridad para el establecimiento de un sistema institucional de archivos. Gua de aplicacin: tiene como fin disponer de una herramienta que permite desarrollar los procesos archivsticos propios de formacin del archivo. Se debe enmarcar los siguientes aspectos: -Produccin documental. -Admn. De las comunicaciones oficiales. -Apertura de series documentales. -Separador de serie y subside. -Identificar archivadores. -Clasificacin documental. -Ordenacin. -La sobre ordenacin.

-Identificar legajos: seccin=>cdigo; subseccin=>cdigo; serie=>cdigo; subserie=>cdigo; fechas extremas=>inicio, fin. -Foliacin. -Identificar carpetas. -Ubicacin fsica de los expedientes. -Identificacin de los archivadores. -Inventario documental. -Organizacin de documentos de apoyo.

-Cumplimiento de tiempos de retencin. -Transferencias documentales primarias. -Vigilancia. -Recomendaciones: verificar los datos que se enviaron, para ver si son los correctos, evite duplicacin, conserve los documentos.

Metodologa para la organizacin de los archivos

cd. de serie

cd. de la dependencia

508/

1 ACTAS 1,7 actas del consejo de coordinacin.

nombre de la serie

cd. subserie 508/ 2 NORMATIVIDAD 2,1 normatividad interna acuerdos circulares tipologa documental

No debe ser elaborado apriorsticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y anlisis de las funciones y procedimientos. Los documentos propios de cada dependencia, separacin y organizaran segn el Cuadro de Clasificacin Documental (CCD). Ordenacin: se puede hacer numrica o cronolgica. -O. Cronolgica: se ubicaran los documentos de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AO. -O. Numrica: se ordenan en forma numrica ascendente, donde el primer nmero corresponde el primer documento almacenado en la unidad de conservacin, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un nmero consecutivo asignado.

Entre otras como: -Preparacin fsica. -Capacidad de almacenamiento. -Foliacin. -Marcacin. -Formato de inventario. -Almacene en cajas. -Microfilmacin. -Servicios. -Proceso de solicitud. -Usuarios. -Organizacin de documentos electrnicos. - Tratamiento automtico del texto: propiedades del documento, Control de cambios, Guardar versin, distribuir documentos para su revisin.

-Almacenamiento. -Identificacin de la copia de seguridad. -Correspondencia. -Archisoft. -Clinihistorias. -Docunet. -Formulario de bsqueda. Clases de documentos Segn su vigencia: -Administrativo: tiene valor mientras el documento le fue til a la institucin. -Histrico: valor permanente y ser consultado por su valor cultural. Segn la frecuencia de uso: -Activos o dinmicos. -Inactivos o no dinmicos. Entre los activos estn: -Archivos de gestin o de las oficinas productoras de documentos.

-Archivos centrales o intermedios. -Archivos permanentes o histricos. Elementos de un documento: -Soporte: parte material o fsica (papel, cinta, disco). -Tcnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, cdigo, signos, dibujos, etc. -Estructura: son los componentes del documento. -Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.

Caractersticas de los documentos de archivo: -Carcter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones especficas. -Carcter de unidad: son nicos, no estn publicados ni se editan en ejemplares mltiples. -Carcter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato. Documentos de archivo segn sus atributos: -Clase: definida en elementos de un documento de archivo. -Formato: depende de la clase, los documentos de imagen se presentan en fotografa, microfilm, video. Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc. Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros. Los documentos segn su clase: -Por naturaleza: *Textuales. *Cartogrficos y grficos. *De imagen. *Fonogrficos.

*Legibles por mquina. -Por el origen, fuente o autor: *La fuente. *Pblicos. *Privados. -Por el contenido: *Disponibles. *Testimoniales. *Informativos. *Facilitativos. *Especficos o sustantivos. -Por su funcin comercial: *Documentos contables. *Documentos no contables. *Ttulos valores. *Informativos.