Los Siete Hbitos

para dirigir tu vida

Jose M Acosta

directivos
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Time/system

Gracias por tu inters

En virtud del acuerdo alcanzado entre directivos.net y

Time/system ha sido posible la reproduccin gratuita de
este magnfico manual, sntesis de los hbitos bsicos
para una buena organizacin del tiempo.
No hay ms secretos!
Brevedad y claridad de conceptos, no debemos "perder
tiempo" con demasiadas palabras.
Slo hay que tener decisin y fuerza de voluntad para
lograr pronto grandes resultados.
Estamos seguros que te ayudar en la organizacinde
tu tiempo.
Buena suerte!
Oscar Vega
directivos.net

Este documento podr ser reproducido parcialmente o en su totalidad sin necesidad de

ser comunicado al autor, siempre que se respete integramente y sin aadidos su contenido
y citando expresamente el origen del mismo.

Introduccin

El tiempo es el recurso ms importante;

quien no lo sabe administrar no sabe
administrar nada.
Peter Drucker

Est comprobado que solemos perder del orden de 3 horas

al da a causa de hbitos que resultan inadecuados. Estos
hbitos no slo producen un agobio en el trabajo sino
tambin afectan a la calidad de nuestra vida.
Cmo combatirlos? Cultivando siete hbitos adecuados
constructivos que nos ayudarn a gestionar nuestro tiempo
y dirigir nuestras vidas. Son fciles de asimilar pero
aplicarlos requiere cierta disciplina. Sin embargo, una vez
convertidos en hbitos rinden dividendos durante aos.
Si aplicando estos consejos consigues lograr mas con
menos esfuerzo y aumentar tu calidad de vida, habremos
cumplido nuestra meta: ayudarte a alcanzar la tuya.
David W.H. Teague

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Sumario

Hbito n 1
Decide adnde quieres ir

Hbito n 2
Decide qu debes hacer para llegar all

Hbito n 3
Comienza por lo ms importante

Hbito n 4
Asigna a cada cosa slo el tiempo justo.
Y delega!

10

Hbito n 5
Sigue tu programa

12

Hbito n 6
Concntrate en un solo asunto.
Y termnalo.

14

Hbito n 7
Hazte la vida ms fcil

16

Apndice

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Hbito n 1
Decide adnde quieres ir

Es decir, tus Objetivos. Si no decides adnde quieres ir,

llegars a otro sitio que quizs no te guste.

Define, por escrito, de 5 a 9 objetivos. No ms, porque te

dispersaras; ni menos, porque descuidaras facetas
importantes

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Piensa en T mismo, en tu Familia y en el Trabajo

(precisamente en este orden) y fjate objetivos para cada
uno. Sern tus aspiraciones a largo plazo.

Tus objetivos deben ser motivadores, claros, cuantificados,

con plazo, compatibles entre s y retadores pero alcanzables.

La eficacia
no es cuestin de reloj,
sino de brjula.
De saber adnde vas.

Escrbelos y mantenlos a la vista: te inspirarn y te

guiarn.

Ante cada situacin nueva o imprevista que te plantee

dudas de cmo reaccionar, tus objetivos te permitirn
responder del modo ms adecuado. Sern tu norte y tu
gua.

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Hbito n 2
Decide qu debes hacer
para llegar all

Recuerda: slo cosechars lo que siembres.

Desglosa tus objetivos en etapas (jalones) estableciendo

Proyectos (planes) para alcanzarlos.
Por escrito.

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Asume que no puedes hacer todo cuanto desearas.

Eso te obliga a elegir. Tienes todo el tiempo que hay. Pero
slo son veinticuatro horas por jornada.

Comienza por el largo plazo. Luego el medio. Y finalmente

el corto (la semana). Cuantifica. Fija fechas. Asigna
mrgenes de seguridad para lo que tenga un plazo.

Si quieres que ocurra algo,

asgnale un tiempo.

Tus proyectos (planes) son los eslabones que te

conducirn hacia tus objetivos. Porque las tareas ms
grandes, al despiezarlas, se tornan asequibles.

Programa tiempo para pensar, para innovar, para formarte;

y para ti, para cuidar tu cuerpo y tu espritu. Necesitas un
tiempo personal, de descanso, de diversin.

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Hbito n 3
Comienza por lo ms importante
El 20% del tiempo de nuestras actividades produce el 80%
de nuestros resultados. Identifica ese 20% y cntrate en
l, empezando tan pronto como puedas con los Prximos
Pasos que te acercarn a l.
Evita la tentacin de abordar antes lo que es corto,
cmodo, agradable o conocido. Es tentador porque suele
ser gratificante. Pero tambin suele ser poco Importante

Anticipa lo Importante antes de que se convierta en Urgente.

Adelntate a los problemas porque si llegan antes que t,
tendrn ventaja. Las urgencias malgastan el tiempo, suelen
conducir a soluciones poco elegantes y provocan estrs.

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Prioriza: lo importante, primero. Tu semana y tu jornada

deben estar presididas por lo importante.

Perder el tiempo
es hacer cosas
menos importantes
que las que podras hacer.

Dedica al menos dos tercios de tu tiempo a lo importante

que an no es urgente. Porque as evitars que se
convierta en urgente y encontrars las mejores soluciones
para lo que verdaderamente importa.

Lo urgente
nos lleva al estrs;
lo importante,
a los objetivos.

Si lo importante es difcil o largo, aslate. Encirrate en

el despacho o pirdete fuera de l si es preciso. Las
interrupciones pueden multiplicar por 20 el tiempo que te
lleve una tarea.

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Hbito n 4
Asigna a cada cosa slo el tiempo justo.
Y delega!

Programa a cada tarea el tiempo adecuado y no ms. Si le

asignas poco te cogers los dedos: o te saldr mal o tendrs
que repetirla. Si le asignas demasiado, lo consumir. Pero
piensa que todo lleva ms tiempo de lo que parece al
principio.
Busca la perfeccin en el conjunto y no en cada tarea.
El conjunto incluye lo econmico, lo social, lo afectivo...tu
vida.

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Programa el tiempo y no las tareas. Y no lo agotes,

porque debes contar con los imprevistos. No sabes cundo,
pero te llegarn y ocuparn mas de la mitad de tu jornada.

Busca la perfeccin
en el conjunto,
y no en cada tarea.
Dice el refrn sajn: Si lo quieres pronto y bien hecho,
hazlo t mismo". Nada ms falso. Slo sera recomendable
si tuvieras una sola cosa por hacer. Aplcalo slo a lo
importante.
Delega todo lo que puedas. Pregntate siempre qu
puedes delegar y a quin. La nica trampa que puedes
hacerle al tiempo es utilizar el tiempo ajeno. Debes hacerlo
para que tu equipo se desarrolle y se motive, para liberar
tu tiempo para cosas ms importantes; para que todos
crezcis profesionalmente.
Pero recuerda que delegar no es abdicar. Es preciso
definir claramente el resultado a alcanzar, informar a los
implicados, formar al otro, dotarlo de los recursos
necesarios, motivarlo, concederle el derecho al error, y
establecer controles para mantener el rumbo durante el
aprendizaje.
Y ten paciencia. Delegar es invertir. Los resultados se
obtienen despus. Con creces.

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Hbito n 5
Sigue tu programa

Prepara un programa de actividades para cada semana.

Los Prximos Pasos sern los que harn avanzar tus
Proyectos (planes) y los que te llevarn da a da a alcanzar
tus Objetivos sistemticamente.
Inicia tu jornada de acuerdo con tu agenda. Mantenla a
la vista. Sigue tu programa, salvo que te surja algo ms
importante.

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Acta segn tu iniciativa, tu criterio. Evita la reaccin

compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos
imprevistos no prioritarios (cortos, cmodos, urgentes...).
O a lo que te piden los dems. Acepta una interrupcin
slo cuando entiendas que te resulta de inters (o es tu
obligacin).
Aprende a decir que NO cuando sabes que es lo correcto.
S amable, pero no a costa de abandonar tus prioridades.
Colabora, pero sin abandonar tus propias responsabilidades:
s asertivo y decide, por ti mismo, tu comportamiento.
No lo dejes para luego. Como dice un viejo refrn ingls,
un da de estos no es ninguno de estos das.
No pospongas lo que es difcil o te desagrada, sobre
todo si es importante. Cuanto antes te lo quites de encima,
mejor te sentirs.

El estrs no lo causa
el trabajo realizado,
sino el pendiente.
Decide a tiempo. Evita la tentacin de seguir acopiando
ms informacin en busca de lo seguro. A veces tendrs
que tomar decisiones con informacin insuficiente, o
perders el tren.

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Hbito n 6
Concntrate en un solo asunto.
Y termnalo

Nuestra cultura sobrevalora el esfuerzo y la accin. La

persona ocupada se siente importante. La actividad se
acaba convirtiendo en una trampa: se est tan enfrascado
en lo que se hace que se acaba olvidando para qu se
hace (objetivo).
Tu consciente slo puede ocuparse eficazmente de un
asunto a la vez. La dispersin lleva al estrs.

Cambiar de una tarea a otra

encarece los dos. Y las retrasa.

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Saltar de un asunto a otro alarga el tiempo que ocupa

cada uno de ellos. La eficacia se consigue tra-bajando en
un asunto hasta donde se pueda, con olvido de lo dems.

No cuenta Lo que trabajas,

sino lo que terminas.
Manten un escritorio ordenado. Tu escritorio es un lugar
donde recibes, procesas y emites informacin. Slo debes
tener la referente al asunto en que trabajas y las
herramientas de uso cotidiano. Los montones de
documentos sobre tu mesa dificultarn tu concentracin y
slo contribuirn a producirte tambin estrs.
Si tocas un documento (papel o correo electrnico), pasa
a la accin: resuelve, reencamina, archiva o tira (envalo
a la papelera). Pero no lo dejes para ms tarde.
Evita las interrupciones. Alargan extraordinariamente el
tiempo preciso para realizar una tarea. Acepta las menos
posibles y s asertivo: aprende a decir NO cuando lo que
tienes entre manos es ms importante que el imprevisto
que te surja.

Convierte en un hbito
el preguntarte
silo que vas a hacer es lo mejor
que puedes hacer ahora.

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Hbito n 7
Hazte la vida ms fcil
Tu tiempo es tu vida. Lo necesitas para todo lo que quieras
hacer o disfrutar. No lo malgastes.
Cuida tu cuerpo, que es tu herramienta bsica.
Alimento. Ejercicio. Descanso. Todo condiciona un alto
rendimiento.
Cuida tu nimo, es tu energa y tu fuerza. Aprende a
evitar las preocupaciones y el estrs: deterioran, cansan,
debilitan. Equilibra tus intereses y tus responsabilidades:
tu mismo, tu familia y el trabajo.
Organzate debidamente. Encontrars ms tiempo para
todo lo que te interesa. Logrars ms con menos esfuerzo.
Sentirs la satisfaccin de lograr lo que te propongas y la
confianza de tenerlo todo bajo control.

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Apyate en las mejores herramientas de organizacin

y gestin. Hay varias y son complementarias. Te ahorran
tiempo, liberan la mente y favorecen tu creatividad.
Las herramientas digitales (ordenadores, agendas
electrnicas, telfonos mviles) son cada vez ms
sofisticadas: tamaos ms compactos, capacidad de datos
mayor y mejor conectividad. Son idneos para presentar
listados pequeos, no relacionados y que no requieren ser
compartidos con otros.
Las herramientas de papel (dietarios, agendas,
organizadores) tienen otras grandes ventajas. Los mejores
organizadores son idneos para aplicar da a da la gestin
por objetivos y para acumular informacin vital de forma
relacionada y compartible.
Y, por ltimo, ojo con las largas jornadas y el estrs
consiguiente! Sabes que no slo baja tu rendimiento, sino
que desaparecen habilidades que te son precisas:
creatividad, memoria, empata, capacidad para comunicar,
persuadir o negociar con otros, motivar a tu equipo, vender
ideas... busca la calidad en tu trabajo antes que la cantidad.
El uso eficaz de tu tiempo te conducir al xito personal,
nico modo de que alcances la felicidad.
Recuerda que

una persona ms eficaz

es ms feliz.

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Time/system

Time/system International es lder mundial en

planificacin y gestin del tiempo. Mas de un milln de
profesionales de todo el mundo han comprobado que la
combinacin mtodo/herramienta de Time/system les facilita
sensiblemente dirigir su vida. Los productos Time/system
(organizadores en papel, software, TimeWap) estn
diseados para ayudarte a alcanzar tus metas personales
y profesionales aplicando la Gestin por Objetivos en la
forma ms intuitiva.
Adquirir los Siete Hbitos para dirigir tu vida requiere cierta
disciplina. El Organizador Time/system esta diseado para
facilitar el proceso. Te lo presentamos en las siguientes
pginas.

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OBJETIVOS / PROYECTOS

PRXIMOS PASOS

PROGRAMACIN DIARIA

Dnde quieres ir y cmo vas a

llegar. Aclara tus Objetivos y
desarrolla Proyectos para
alcanzarlos.
Mantnlos siempre presentes,
te motivarn.

Para cada Proyecto, sus

Prximos Pasos.
Tu g u i n s e m a n a l t e h a r
concentrarte en lo importante y
avanzar en cada uno de tus
Proyectos.

Distribuye las horas del da en funcin de

los compromisos adquiridos y de las
prioridades para realizar tus Prximos
Pasos. Banco de Datos: con toda la
informacin siempre a mano podrs tomar
decisiones ests donde ests.

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Creacin
Jose M Acosta
Tel.: +34 91 350 1050
josemacosta@teleline.es

Produccin

Time/system
General Castaos ,11
28004 Madrid
Tel: 902 154 537
Fax: 902 154 823
www.timesystem-es.com

Edicin electrnica

directivos
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Grupo Digisoft
Avda. Salamanca, 11
03005 Alicante
Tel: 965 92 13 10
Fax: 965 92 34 93
www.directivos.net