Máxima Productividad:

Cómo tomar el control de tu tiempo y

ser más eficiente
Tamara Myles
La diferencia entre el éxito y el fracaso puede expresarse en tres palabras: no tenía
tiempo.

Se aprende muy poco cuando todo va bien. Es en el momento de la crisis, cuando

empezamos a enfrentarnos a las dificultades, a los grandes problemas y a las
cuestiones graves, cuando empezamos a aprender.

Cinco pasos hacia la productividad, a través de la Pirámide de la Máxima

Productividad:

o Debe identificar los puntos fuertes y débiles de su productividad para establecer el

punto de partida.

ORGANIZACIÓN ESPACIAL
Un espacio de trabajo organizado tiene un efecto positivo no sólo en su capacidad para
realizar tareas de forma más eficiente, sino también en la forma en que la gente juzga
su rendimiento.
o Un error común es nombrar las carpetas como "miscelánea" o "varios". Elija un
nombre que indique claramente lo que va a encontrar allí.

o Técnicas: Sistema Tickler (43 carpetas - numeradas del 1 al 31, para los días del mes y
12 carpetas más, para cada mes del mes); identificación por colores.

Separación inicial: 3R's - Reciclar, Solucionar, Retener

Reciclar: la forma más fácil de acabar con el desorden. Es importante triturar o

fragmentar todos los documentos que puedan ser utilizados por terceros antes de
eliminarlos.

Solución: utiliza una simple carpeta o archivador con separadores e intenta dejarla
siempre vacía.

Conservar: utilizar carpetas colgantes, etiquetas, cajas organizadoras o carpetas

ordinarias. Clasifique los documentos por categorías (finanzas, información médica,
etc.), por orden alfabético, cronológico, numérico o por dirección.

ORGANIZACIÓN ELECTRÓNICA
o ¿Qué tal si te comprometes a organizar tus álbumes de fotos una vez a la semana? -
No tienes que hacerlo todo a la vez.

o El exceso de información que afecta a la productividad equivale a una pérdida de 8

horas semanales para los profesionales en general.

o Copia de seguridad: los sistemas de copia de seguridad son indispensables. Utilice las
copias de seguridad en línea, ya que permiten acceder a toda la información desde
cualquier lugar y en cualquier momento.

Organizar los archivos electrónicos

o Estructurar las carpetas y nombrar los archivos

o Identificar las carpetas

o Archivos de proyectos organizados en orden numérico o alfabético

o Carpetas cronológicas nombradas con fechas

o Categorías según las operaciones de las actividades

Tratamiento del correo electrónico: 6 A's - Acceder, Cotejar, Analizar, Eliminar, Actuar,
Archivar

Acceso: programe el acceso al sistema en horas predeterminadas del día. Abre tu

bandeja de entrada (o desbloquea tu móvil...) cuatro veces al día. Primera tarea del
día, antes del almuerzo, a media tarde y al final del día. Asigne 15 minutos a cada
sesión.

Agrupar: organizar las carpetas y subcarpetas para evitar que la bandeja de entrada se
desborde.

Analizar: analizar el correo electrónico, sin leerlo. Compruebe rápidamente si el

contenido es importante y diríjalo a la papelera de reciclaje, a la carpeta o a "resolver".

Borrar: el objetivo principal es vaciar la bandeja de entrada. Elimine los mensajes

inútiles en el momento en que los analice o utilice filtros automáticos para eliminarlos
y cancele las suscripciones que ya no sean interesantes.

Actúa: si sólo necesitas unos minutos para responder o reenviar un mensaje, hazlo
inmediatamente. Crea una carpeta para las situaciones en las que necesites más
información, ayuda o tiempo para pensar, de modo que no te olvides de abordar los
temas de ese mensaje. Es esencial que el correo electrónico sea eliminado de la
bandeja de entrada.

Archivar: extraer los mensajes del sistema de correo electrónico y guardarlos en el

disco duro como archivos PDF.

GESTIÓN DEL TIEMPO

o Los verdaderos héroes están en casa, disfrutando de su tiempo libre o descansando,
aunque los adictos al trabajo esperan sentirse culpables por trabajar "sólo" durante las
horas normales de trabajo.

o Saber gestionar el tiempo es hacer primero lo más importante.

o Gestionar el tiempo es gestionar las elecciones, ya que no tenemos control sobre el

tiempo, sólo podemos elegir cómo lo gastamos.

o Estar ocupado no siempre significa trabajar de verdad. El objetivo de todo trabajo es

producir, realizar algo, y esto requiere reflexión, sistematización, planificación,
inteligencia y una sincera determinación, además de transpiración. Aparentar que se
hace algo no es hacerlo realmente.
o Decida qué medidas tomar en el momento en que aparezcan los problemas, no lo
deje para más tarde.

o La forma más fácil de controlar todas tus actividades y planificar tu día es registrar
todo en una sola agenda.

Gestión del tiempo: 3 P's - Planificar, Priorizar, Producir

Planifica: anota todo, ponlo todo en papel o en tus dispositivos electrónicos. Es

importante despejar la mente de la estresante lista de tareas pendientes escribiendo
qué hacer, cuándo y cómo. Determine la mejor hora y momento del día para realizar
cada tarea.

es esencial programar las tareas más complejas para las horas más productivas.

o Elegir: identificar lo que es importante

o Eliminar: quitar cosas y decidir no hacerlas

o Esperar: posponer tareas y actividades

o Delegar: delegar tareas para que otras personas las realicen en lugar de usted

Prioriza: pregúntate "¿qué es lo más importante para mí? ¿En qué debo trabajar
primero? Llegará una etapa de la vida en la que te sentirás mucho más cómodo
diciendo "no", eliminando las actividades que son pura pérdida de tiempo o
disminuyendo la frecuencia de las actividades que no son importantes. Sea más
consciente del tiempo que dedica a las actividades que le distraen de lo más
importante.

IMPORTANTE IMPORTANTE
URGENTE NO URGENTE

NO NO
IMPORTANTE IMPORTANTE
URGENTE NO URGENTE
Importante y urgente: actividades obligatorias: crisis, emergencias, reuniones críticas,
plazos de proyectos.

Importante y no urgente: actividades que consolidan efectivamente su éxito.

Objetivos personales y profesionales. Trabajo en proyectos. Formación y desarrollo
profesional. Ejercicios físicos, relajación y cuidado personal.

No importantes ni urgentes: evite la mayoría de las tareas que entran en esta

categoría, ya que causan un estrés innecesario. Es fácil confundir una oportunidad con
una tarea importante.

No importante urgente: evite todas las tareas que entren en esta categoría.
Pensamientos dispersos, reuniones mal gestionadas sin objetivos, acuerdos o
información, ocupaciones o aficiones triviales (televisión, internet, redes sociales, etc.)

Producción: evitar o eliminar los factores de dispersión: perfeccionismo,

procrastinación, interrupciones, retraso en la toma de decisiones

o Tenemos que esforzarnos por hacer las cosas bien, en lugar de hacerlo todo
perfectamente.
o Tenga cuidado de no confundir la excelencia con la perfección. La excelencia que
puedo alcanzar. La perfección, en cambio, es cosa de Dios.

o Lo hecho es mejor que lo perfecto.

o Doble tarea: iniciar una tarea y ponerla en marcha mientras se hace otra cosa. Usted
delega lo que ha empezado primero y otra persona termina esa actividad.

Para evitar la procrastinación:

o Regla del 80/20. Elimine las actividades que no son realmente importantes.

o Sea positivo. Sustituye "tengo que terminar..." y "tengo que hacer..." por "¡quiero!",
"¡lo haré!", "¡elijo hacerlo!".

o Dar el primer paso.

o Pide ayuda.

o Despliegue. Convierta los grandes proyectos en tareas más pequeñas.

o Técnica Pomodoro. Trabajar 25min, con descansos cortos y más largos en cada
periodo (4x).

o Recompénsese a sí mismo con recompensas. Celebra la finalización de cada fase del

proyecto y recompénsate por cumplir los plazos.
o Establecer y cumplir los plazos. La procrastinación suele aumentar cuando no hay
plazos, así que, si es necesario, crea un plazo propio.

o Eliminar las distracciones.

o Ejercer la responsabilidad. Asigna sanciones si no cumples los plazos.

Factores de dispersión:

o El hábito de hacer muchas cosas a la vez se ha popularizado como tendencia para

mantener este ritmo frenético. Libre. Cuando realizamos dos tareas al mismo tiempo,
sólo dedicamos la mitad de nuestra capacidad mental a cada una de ellas. Este hábito
es contraproducente e ineficaz. La multitarea es perjudicial. En nuestro esfuerzo por
hacer más cosas en menos tiempo -en lugar de hacer las cosas correctas en el tiempo
que tenemos disponible- en realidad nos estamos autosaboteando.

o Sé consciente de las actividades que te hacen perder el tiempo y elimina las

autointerrupciones: decídete a consultar el correo electrónico (y el móvil) sólo 4 veces
al día, y crea rutinas que se conviertan en hábitos y en parte de tu día.

o Dedícate por completo a lo que has decidido hacer con tu tiempo.

ALINEACIÓN ENTRE LAS ACTIVIDADES Y LOS OBJETIVOS

o Reservar un tiempo fijo para ciertas actividades.

o Dedíquese a pequeñas tareas a la vez, y mantenga siempre su objetivo a la vista,

haciendo los ajustes necesarios a diario. Siempre es necesario hacer ajustes y mejorar
los hábitos. Con cada nueva habilidad aprendida, encuentras nuevas formas de
aumentar tu eficiencia en todos los niveles de la Pirámide.

o El primer paso indispensable para conseguir lo que quieres en la vida es éste: decidir
lo que quieres en la vida.

o ¿Cuál es su propósito en la vida?

o No se deje presionar por sus problemas. Guíate por tus sueños.

o Celebrar una reunión de planificación estratégica a principios de año, en la que se

definan los objetivos de la carrera, la relación, la mejora, las finanzas personales, la
forma física, etc.

o Piensa en quién quieres ser, en todos los diferentes aspectos de la vida: profesional,
familiar, espiritual, en cuanto a la forma física, la vida amorosa, etc.
Objetivos SMART:

Los objetivos SMART ayudan a tener más claro qué hay que hacer y cuándo. Es
importante que las actividades que realices a diario te acerquen a la consecución de
tus objetivos.

Específico: el objetivo debe ser claro y específico.

Mensurable: debes poder saber cuándo has conseguido tu objetivo.

Alcanzable: asegúrese de que los resultados son alcanzables y realistas.

Relevante: el objetivo debe ser algo que te importe, algo que merezca la pena
conseguir

Oportunidad: necesitas un plazo y una fecha de finalización de tu objetivo.

Tener un objetivo sólo significa que sabes a dónde quieres llegar. Siempre se puede
cambiar de opinión y replantear las prioridades, pero hay que empezar por algún sitio.
Recuerda que gestionar el tiempo significa tomar decisiones.

Definir sus objetivos:

o Compromiso

o Comprensión. Tiene que entender por qué es importante para usted.

o Crear objetivos.

o Dividirlo en pequeñas tareas. El camino hacia la consecución de un objetivo suele ser

una serie de tareas y actividades vinculadas a él. Hay que definir cuáles son estas
tareas.

o Plan. Prepara un calendario y comprométete a cumplir lo que has planeado.

Evaluar y reevaluar. Haz un seguimiento para asegurarte de que vas por buen camino
para alcanzar tus objetivos en el plazo que te has marcado.
POSIBILIDAD

o Las principales lecciones para el éxito son: actitud y disciplina.

o Si tiene en mente una imagen de su éxito, su probabilidad de alcanzarlo será mucho

mayor.

o Elegir una "palabra de poder" cada mes y durante ese tiempo, practicar actividades
que exploren y refuercen ese concepto.

o La disciplina es el puente entre los objetivos y los logros.

o La autodisciplina es la capacidad de hacer lo que hay que hacer, cuando hay que
hacerlo, te apetezca o no. La autodisciplina es el secreto de la excelencia personal.

o Establece la norma de no decir nada negativo (por ejemplo, quejarse) sobre una
persona y si alguien lo hace, simplemente aléjate.

o Adopta una actitud de gratitud, lleva un diario para anotar las situaciones del día que
te produjeron este sentimiento.

o Comer bien, dormir lo suficiente, reducir el estrés y hacer ejercicio con regularidad
son hábitos que nos hacen felices, despiertos y productivos.

o Es importante realizar revisiones clínicas y dentales cada año.

o La mayoría de nosotros tiene miedo de soñar a lo grande por temor a que nuestros
deseos no se hagan realidad. Considere sus fracasos como oportunidades de
aprendizaje.

o Sólo cuando ya tienes objetivos y todo lo demás está en orden puedes abrirte a las
posibilidades.

Las 5 "E" de la posibilidad: entusiasmarse, comprometerse, potenciar, evolucionar,

explorar

Crear una realidad alternativa. Mentalízate, porque cuando elaboras una imagen clara
de lo que quieres ser, la probabilidad de que se haga realidad es mayor.

Anímate: vuelve a hacer algo que te gustaba. Enumera todas las actividades que te
gustaban de niño, elige una y piensa en una forma de llevarla a tu vida profesional.
Implícate: dedica tiempo a actividades como la tutoría de jóvenes, la filantropía o el
voluntariado.

Empoderamiento: parte de la idea de dar a la persona el poder, la libertad y la

información que le permitan tomar decisiones y participar activamente. Toma clases
de cocina, practica yoga y meditación, haz algo de deporte, etc.

Evolucionar: dedicar más tiempo y esfuerzo a hacer las cosas que te gustan. Encontrar
nuevas posibilidades para utilizar las habilidades favoritas.

Explora: ¿Cuál es tu propósito? Explorar tiene que ver con las cosas que aún no has
hecho, allanando el camino para ampliar tus habilidades y desarrollarte más allá de lo
que siempre has considerado factible.

ENTORNO DE TRABAJO

o Eficiencia es hacer algo de la mejor manera posible (estás realizando bien tus tareas).
La eficacia es hacer lo mejor posible (estás realizando las tareas correctas).

o Nuestra reacción natural es resistirnos al cambio. Tienes que dedicar algo de tiempo
hoy para tener más tiempo en el futuro. Piensa en ello como una inversión a largo
plazo.

o La organización aumenta la capacidad de concentración. A medida que todo se

vuelve más ordenado, mayor es la sensación de energía. Un entorno organizado, con
superficies claras, aumenta la creatividad y la disciplina, y facilita el proceso de toma
de decisiones.

o Preste atención a las actividades que realiza a diario. o Definir el material, el

equipamiento y el mobiliario necesarios, organizando todo en espacios específicos.
Incluya sólo los elementos indispensables. Esta estrategia fomenta la concentración en
las tareas en curso, sin distracciones.

o Cuando tomas una decisión consciente sobre dónde guardar los objetos, ganas más
espacio libre en tu área de trabajo.

o Se necesitan 21 días para abandonar o desarrollar un hábito.

o Reducir las actividades que no contribuyen a la consecución de los objetivos,

buscando la máxima eficiencia.

o Haz una limpieza de cerebro: saca todas las tareas pendientes de tu cabeza y
anótalas en otro lugar.
o Desarrollar un plan semanal de tareas recurrentes.

o Tu entorno de trabajo debe incluir recordatorios de las cosas que más te inspiran
para que no pierdas de vista tus objetivos. Piensa en un objeto que simbolice uno de
tus objetivos.

CONSULTORÍA

o Empatía: construir una relación de confianza.

o Sinceridad

o Evaluación: la evaluación del consultor debe ayudarle a entender claramente cuáles

son sus puntos fuertes y débiles.

o Preguntas: aunque la gente crea saber lo que quiere, normalmente no sabe lo que
necesita.

o Buen oyente

o Experiencia

o Adecuación a sus necesidades: programas individualizados, horarios realistas.

o Conocimiento de los diferentes sistemas: nunca se le debe presionar para que acepte
una sola propuesta si escucha las alternativas. Los asesores deben ofrecerte opciones,
no insistir en una solución concreta.

o Flexibilidad: entender que no todo tiene que ser fijo.

o Simplicidad: descartar el servicio de los que complican las cosas innecesariamente.

o Profesionalidad: la vestimenta, la apariencia, la actitud, los buenos modales, la

puntualidad, la fiabilidad, la persistencia son adjetivos que definen el concepto.