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EL PORTAL DE LOS EXPERTOS
EN PREVENCIN DE RIESGOS DE CHILE

Divisin Difusin y Comunicaciones
IDENTIFICACIN O DETECCIN DE NECESIDADES DE

CAPACITACIN Y EDUCACIN CONTINUA (DNC)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Qu es el DNC?
Cundo hacer un DNC?
Cules son las fases de accin que derivan en un DNC?
Entrevista
Se aplican por igual los procedimientos y tcnicas para la obtencin de
informacin que lleven al DNC?
Qu elementos contiene un DNC?
Una de las preguntas que aparecen de manera constante por parte de los empleadores
que tienen la preocupacin de hacer ms productivo el trabajo de su organizacin es:
en qu debo capacitar a mis empleados o colaboradores?. En algunos casos, no se
cuenta con un plan claro que responda a las necesidades de la empresa o institucin.
En otros, dicho plan parte justamente de una identificacin de necesidades, lo que le
proporcionar un valor agregado al plan de capacitacin.
En el mejor de los casos, suele suceder, que los interesados preguntan directamente a
sus colaboradores para tratar de identificar las necesidades de capacitacin.
Desgraciadamente, una de las prcticas ms frecuentes para el caso es creer
exclusivamente en "la intuicin" y se solicita o contrata el servicio de capacitacin de lo
que parecera ser til para los propsitos de la organizacin. Otras ocasiones, se
practica el modelo de "oferta de capacitacin", es decir, el responsable de recursos
humanos selecciona los cursos o talleres ms econmicos o inmediatos que se
difunden en diversos medios de comunicacin.
Por otro lado, cuando se realiza un estudio de Deteccin de Necesidades de
Capacitacin (DNC), en muchas de las ocasiones los resultados de estos estudios
quedan en apuntes o notas que jams se registran en los archivos correspondientes.
Resultado, cuando un nuevo directivo solicita informacin al respecto, no hay
informacin que pueda orientar nuevas estrategias que deriven en la productividad
como consecuencia de la capacitacin.
La DNC es un excelente apoyo para estructurar planes de trabajo para el
fortalecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una
organizacin.
Deteccin de Necesidades de Capacitacin
A fin de apoyar al proceso de planeacin de la Capacitacin y la Educacin Continua,
en los siguientes prrafos se responde a algunas preguntas frecuentes con respecto a
las tcnicas para el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) o para la
actualizacin de los miembros de una organizacin, as como los elementos bsicos de
un reporte de estudio diagnstico de necesidades.
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QU ES EL DNC?
El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) es el proceso que orienta la
estructuracin y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y
fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una
organizacin, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.
Un reporte de DNC debe expresar en qu, a quin (es), cunto y cundo capacitar.
CUNDO HACER UN DNC?
La atencin hacia un DNC puede derivar de:
Problemas en la organizacin
Desviaciones en la productividad
Cambios culturales, en Polticas, Mtodos o Tcnicas
Baja o Alta de personal
Cambios de funcin o de puesto
Solicitudes del personal
A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:
Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemticas y que hacen

evidente el desarrollo del proceso de capacitacin.
Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efecta el DNC.
Futuras.- Prevencin que la organizacin identifica dentro de los procesos de
transformacin y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.
CULES SON LAS FASES DE ACCIN QUE DERIVAN EN UN DNC?

Aunque existen diversas procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnstico
de Necesidades de Capacitacin, entre las principales fases del proceso del DNC se
pueden identificar:
Establecimiento de la Situacin Ideal (SI) que, en trminos de conocimientos,

habilidades y actitudes, debera tener el personal, de acuerdo su funcin o al
desempeo laboral. Para obtener informacin que define la situacin ideal, es
recomendable la revisin de la documentacin administrativa, con relacin a:
Descripcin de puestos
Manuales de procedimientos y de organizacin
Planes de expansin de la empresa
Nuevas o futuras necesidades de desempeo (cuando hay planes de cambio).
Descripcin de la situacin real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con

los que cuenta el personal, de acuerdo con su funcin o al desempeo laboral. Para
obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable obtener
informacin sobre el desempeo del personal (para cada persona) por parte del
jefe inmediato, los supervisores o el personal involucrado con el puesto. Estas
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personas debern aportar datos precisos, verdicos y relevantes (en cuanto a

conocimientos, habilidades y actitudes)
Registro de informacin. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que
registren la informacin para los fines correspondientes. A su vez, estos registros
debern permitir su clasificacin y calificacin futura. Se recomienda que los
registros asienten informacin individual de las personas analizadas.
Los mtodos y tcnicas para obtener la informacin son diversos, entre ellas:
Anlisis de tareas por medio de lista de cotejo

Anlisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, funcin o procedimientos, o
reportes.
Anlisis grupales
Encuesta
Escala estimativa de desempeo
Grupos binarios
Inventario de habilidades
Lluvia de ideas
Phillips 66
Registros observacionales directos
Conferencia de Bsqueda
TKJ (Planeacin prospectiva)
Cuestionario de evaluacin de conocimientos
Escala estimativas de actitudes
Entrevista
A continuacin se describen las ltimas cinco estrategias, toda vez que son las ms
usuales dentro del contexto que nos ocupa:
Estrategias para el trabajo participativo
Conferencia de bsqueda
Objetivo.- Alcanzar una dimensin ms concreta del problema o caso a analizar y
generar opciones novedosas que permitan entablar relaciones ms estrechas entre
quienes, a causa de una aparente incompatibilidad o conocimiento parcial, no haban
podido llegar a un acuerdo.
Caractersticas.- Se desarrolla en un lugar sin distractores y aislado. Tiempo sugerido:
De tres a cinco das. Los participantes no necesitan ser expertos en la materia, ms
bien requiere que sean participantes de la situacin a analizar.
Sntesis del procedimiento
Los participantes comparten sus puntos de vista sobre los principales problemas y
tendencias derivadas del pasado y que consideran seguirn influyendo sobre un

futuro predeterminado. Se sugiere tomar como referencia de 1 a 5 aos,
dependiendo de las tendencias de cambio que se presentan en el entorno.
Identificar nuevos problemas y tendencias que puedan surgir durante este perodo.
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Enfocar el problema especfico, los participantes deben elaborar una imagen o una
descripcin que represente la situacin actual.
Elaborar un cuadro del futro deseable.

Retomar al presente y plantear las limitaciones para el logro del futuro delineado o
situacin ideal.
Formular objetivos o situaciones concretas que servirn de plataforma alcanzar la
situacin ideal.
Considerar las estrategias de accin que pueden apoyar el logro del futuro delineado
y aquellas que pueden amortiguar o eliminar las situaciones limitantes.

Determinar las polticas posibles a considerar para asegurar el logro de los
objetivos.
Asumir compromisos de colaboracin en las diversas fases o etapas a desarrollar.
Aplicaciones
Anlisis del futuro probable, deseable y posible.
Identificacin de las variables que inciden en poro o contra de la Situacin ideal
Planteamiento de estrategias, programas y polticas a corto, mediano y largo plazos.
Limitaciones.- Requiere de una preparacin cuidadosa y una planeacin conjunta entre

el personal o participantes y los organizadores del proceso.
Un grupo muy heterogneo puede inhibirse o manipular la participacin la participacin
de los menos expertos. Para ello, debe cuidarse el trabajo con equipos equilibrados, en
los que las diversas tendencias sean proporcionales.
Inversin econmica para sufragar costos de alquiler del rea, alimentos, estancia, etc.
KJ o TKJ
Objetivo.- Obtener una aproximacin cientfica y sistemtica de informacin que
oriente la solucin de problemas.
Definir en forma breve el problema a investigar o analizar.
Cada participante escribe en tarjetas, papeletas u hojas de papel (fichas) los
factores o variables que estn provocando o promoviendo el problema. Una ficha por
situacin.
Se muestran las fichas de cada participante y se agrupan o integran a la vista de
los dems- por la relacin estrecha que guardan entre s.
Buscar y expresar con flechas o lneas las relaciones existentes entre los grupos de
fichas. Explicar resultados en forma escrita o verbal.
Identificar los grupos de mayor incidencia de situaciones problemticas y aquellos
que deben ser atendidos con prioridad.
Con los resultados de sta experiencia se puede usar la misma tcnica u otra, como
la Conferencia de Bsqueda, para aportar posibles formas de atender el o los
problemas identificados.
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Aplicaciones
Anlisis de la realidad.
Determinacin inicial de estrategias de trabajo.
Formulacin de objetivos generales y particulares, as como los planes y acciones a
seguir para su logro.

Limitaciones.- El conductor debe estar ubicado o ser uno ms de los conocedores de
la situacin a analizar y comportarse con imparcialidad al seleccionar la informacin
que emane de las participaciones.
Ventajas.- Permite la ubicacin concreta y concisa de la problemtica.
La elaboracin de la hiptesis del problema es generada por quienes viven la situacin
a analizar, desde varios puntos de vista y reales.
Conjuga la experiencia de los participantes y su reflexin como parte del proceso que
se vive.
Cuestionario
Objetivo.- Obtener informacin, en trminos de opinin, sobre un asunto o tema
determinado, con datos que permitan identificar las medidas de tendencia central:
media (promedio), mediana y moda y la relacin matemtica de sus variables.
Se delinean los indicadores o las variables que componen el objeto de estudio o
problema.
Para cada indicador de construyen preguntas cuyas posibles respuestas nos
acerquen a la realidad del objeto de estudio.
Elegir los reactivos ms adecuados y comprensibles

Con el conjunto de preguntas o reactivos se construye el instrumento o cuestionario.
Aplicar el cuestionario a un grupo piloto, para depurar posibles fallas de redaccin o
contenido. Cuidar la consistencia interna, validez y confiabilidad.
Aplicar a los participantes del estudio.

Las respuestas que se obtiene de su aplicacin se registran en hojas de clculo para
obtener las medidas de tendencia central.

Con los datos estadsticos se formulan afirmaciones acerca de la opinin de la
mayora de los encuestados.

Aplicaciones
Cuando el tamao de la muestra impide un contacto personal como el que se da en
una entrevista.
Cuando se requiere una gran cantidad de informacin sobre opiniones diversas.

Cuando se cuenta con la herramienta para el procesamiento de los datos.
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Limitaciones.- Tiempo para la elaboracin de los reactivos y su piloteo. Requiere el

apoyo de un conocedor de la aplicacin de pruebas estadsticas y la interpretacin de
los resultados.
Ventajas.- Puede aplicarse de manera colectiva, la informacin cualitativa se
convierte en cuantitativa, se involucra a los participantes del caso y se les toma
opinin.
Crear un ambiente de confianza a fin de que la gente responda sin inhibiciones pues se
mantiene el anonimato. Las respuestas pueden reflejar de mejor forma lo que, en
otros casos, los participantes opinan.
Escala estimativa de actitudes
Objetivo.- Medir las actitudes de la poblacin involucrada en la situacin problema o
caso y las tendencias de opinin que sta tiene.
Determinar la direccin e intensidad de la actitud.
Similar a la elaboracin de cuestionario, pero en este caso cada enunciado se
expresa afirmando o negando situaciones favorables o desfavorables de las variables

que se identificaron.
Para cada reactivo se da la oportunidad de respuesta segn su grado de acuerdo o
desacuerdo Usualmente se permite responder entre cinco opciones que van desde el
Total acuerdo, hasta el Total desacuerdo.
Es necesario explicar claramente las instrucciones a los interrogados y asegurarse
que han comprendido lo que deben hacer.
Los datos se computan y se obtienen las tendencias matemticas de las actitudes.
Aplicaciones
Para medir actitudes sobre planteamientos posibles o reales
Limitaciones.- Requiere inversin de tiempo, aunque un poco menos que el

cuestionario. Las actitudes no siempre representan compromisos
Ventajas.- Por su fcil elaboracin no se requiere entrenamiento complejo a los
diseadores del instrumento. Puede aplicarse de manera colectiva.
Crear un ambiente de confianza a fin de que la gente responda sin inhibiciones pues se
mantiene el anonimato.
Entrevista
Cuando hablamos de identificar necesidades para la capacitacin y la Educacin
Continua, es indispensable poder contar con la mayor informacin posible que nos
permita delimitar de una manera ms congruente los cursos y programas a ofrecer. No
olvidemos que en la medida en que tengamos ms claridad de lo que necesitan
nuestros clientes potenciales, ya sea al interior de una organizacin, o en el caso de un
Centro de Educacin Continua los nichos de mercado identificados, nuestro xito ser
mayor.
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Es en este contexto que cobra especial atencin la entrevista como una herramienta
que precisamente permite optimizar el trabajo a desarrollar en el mbito de la
identificacin de necesidades. Para este fin, se requiere contar con bases
metodolgicas para llevar a cabo una entrevista amena, atinada y que deje en el
entrevistado la sensacin de haber recibido a un entrevistador sensible que le orient
para analizar e identificar sus necesidades de capacitacin o actualizacin profesional,
en un marco de respeto en cuanto a sus puntos de vista y conocimientos previos. La
entrevista suele ser muy socorrida en los mtodos "informales" para la identificacin
de necesidades.
En una entrevista, -incluso en alguna que dure slo unos cuantos minutos- se deben
considerar una serie de aspectos para fortalecer el cumplimiento de los objetivos y
metas del personal responsable de llevar a cabo la identificacin de necesidades.
A continuacin, se presentan cinco elementos a considerar desde el trabajo previo
hasta el cierre de la entrevista misma- para la realizacin de una entrevista en el
marco de la identificacin de necesidades de capacitacin, considerando que las fases
de esta tcnica son: El rapport, el desarrollo, la cima y el cierre.
I.-Trabajo previo a la entrevista
Los aspectos que el entrevistador debe considerar antes de iniciar el trabajo de la
entrevista, toda vez que reflejan la importancia y compromiso- con el proceso de
identificacin de necesidades son:
La cultura y el compromiso de trabajo dentro de su Centro

La imagen personal
La imagen institucional
La comunicacin organizacional (intra e interpersonal entre los miembros de la
organizacin)
II.-Premisas para el entrevistador

Los entrevistadores debern formular una lista de puntos bsicos que habrn de
considerar y acotar- para iniciar el trabajo de entrevista, a saber:
El objetivo de la entrevista
Centrar la atencin en su entrevistado
Considerar los apoyos vs. las limitaciones en antesala
La idea principal
El producto final
La amistad
III.-Recomendaciones para el rapport

Para establecer un rapport durante la entrevista, es importante que el entrevistador
refleje las actitudes de:
Empata (saber ponerse en "el lugar del otro y que el otro se ponga en mi lugar")
Confort emocional (confianza)
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Identidad del entrevistado
La transferencia
En el caso de la transferencia, cabe mencionar que al principio de una relacin

interpersonal, los tres primeros minutos suelen ser los ms representativos para
causar una impresin de quienes somos. En el contexto de la entrevista, se procura
en los primeros momentos guardar una distancia (esfera emocional) que
salvaguarde la integracin de ambas partes. Segundos despus y a travs de un
buen rapport se deben logran acercamientos que permitan un encuentro, entre
entrevistador y entrevistado, como dos personas con mutuos intereses y
caractersticas similares. Habiendo establecido una adecuada empata y confianza, el
entrevistado suele transmitir mensajes al entrevistador transfiriendo sus inquietudes
o requerimientos, sean estos encubiertos o abiertos. Durante el proceso de la
entrevista, se desarrolla un trabajo interactivo de "toma y daca" de informacin
donde el entrevistador debe guiar la orientacin hacia el logro del objetivo. Antes de
terminar la entrevista, es recomendable reubicar los roles individuales iniciales para
evitar una codependencia.
IV.- Puntos importantes para facilitar la cima
Es de suma importancia comprender la relevancia de la fase de cima y los
elementos para orientarla hacia los intereses del estudio de identificacin de
necesidades de capacitacin. Lo anterior implica considerar:
La autoestima de la persona
La necesidad de logro
La retroalimentacin y comunicacin bilateral
El reforzamiento diferencial y,
El cierre
El momento crucial de la entrevista, la cima, requiere haber realizado una fase de

desarrollo inicial eficaz, lo cual implica la deteccin de las necesidades del
entrevistado, principalmente las de logro, que incluyen a las profesionales. En
suma, en la fase de cima se debe reflejar el logro del objetivo buscado.
V.- Importancia del cierre
Para lograr un efectivo cierre de entrevista, los entrevistadores debern tener en
cuenta los siguientes elementos:
El cierre global (al concluir la entrevista)
El cierre parcial (dejando un espacio
para
retomar
ms
adelante
una
comunicacin)
La evaluacin
El seguimiento (continuidad en los objetivos)
El cierre no es slo una despedida cordial, es el resumen de una interaccin cordial,

efectiva y objetiva entre el entrevistador y el entrevistado. Debe procurarse un
cierre parcial para evidenciar una continuidad futura. Como parte del trabajo
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integral, se debe realizar una evaluacin inmediatamente. En esta se realiza el

listado de errores y aciertos generales y los especficos con el entrevistado. Las
notas obtenidas permitirn entonces hacer un seguimiento objetivo por parte del
entrevistador o por quien le sustituya o supervise. El compromiso es seguir
ofreciendo alternativas al entrevistado (colaboradores del Centro o en general
usuarios potenciales de la capacitacin) para generar una "cultura" para la
identificacin de necesidades de capacitacin y Educacin Continua.
SE APLICAN POR IGUAL LOS PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS PARA LA
OBTENCIN DE INFORMACIN QUE LLEVEN AL DNC?
La seleccin de los mtodos o tcnicas para la obtencin de informacin se aplican
considerando:
Nivel ocupacional al que se va evaluar: Directivo, gerencial o mandos medios,
administrativo, operativo.
Nmero de personas
Recursos humanos, temporales, materiales y financieros que se tienen para el
estudio.
Requerimientos del personal, en trminos de nivel del manejo de la informacin,
donde el colaborador:
Tiene conocimiento de la informacin

Comprende la informacin
Utiliza la informacin
Es capaz de capacitar a otros sobre el tema que domina
Contribuye a la ampliacin de la informacin.
Con base en los objetivos planteados se podr hacer la jerarqua de los grupos a
atender y las prioridades.
QU ELEMENTOS CONTIENE UN DNC?
Un reporte detallado del DNC debe contener:
Nombre de la organizacin o empresa

Ttulo del estudio
Fecha de elaboracin
Responsable principal y colaboradores en el estudio (con firmas de responsiva)
ndice o capitulario del documento, con la paginacin respectiva
Introduccin. Antecedentes o Estado del Arte que dio motivo al DNC
Justificacin
Resumen del documento
Mtodo de trabajo.
Caractersticas del personal del que se obtuvo informacin
Escenario(s) en los que se obtuvo la informacin
Apoyos materiales. Formatos e instrumentos
Procedimiento
Resultados
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Prioridades de conocimientos, habilidades o actitudes a atender
Un cuadro integrador de informacin que defina reas, personas y necesidades de
capacitacin.
Problemas identificados que no pueden atenderse por medio de la capacitacin y
posibles reas que pueden intervenir para su solucin
En su caso, limitaciones u obstculos para la realizacin del estudio
Recomendaciones para prximos estudios
Anexos de toda evidencia que permita el anlisis del estudio
Los detalles relacionados con los procedimientos que derivan en un DNC son materia
de diversos profesionales. Es recomendable acudir a stos para realizar un DNC
objetivo.
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Lic. Nstor Fernndez Snchez
Profesor
Asociado
de
la
Facultad
de
Psicologa,
Humano, de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico.
rea
de
Desarrollo
Mtra. Monserrat Gamboa Mndez

Psicloga, Terapeuta en Desarrollo humano.
Ambos, consultores de Educacin Continua y capacitacin.
Fuente monografas.com
www.sigweb.cl
Abril 2011
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A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:

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y aquellas que pueden amortiguar o eliminar las situaciones limitantes.

Limitaciones.- Requiere de una preparacin cuidadosa y una planeacin conjunta entre

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acerquen a la realidad del objeto de estudio.

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mayora de los encuestados.

Cuando se requiere una gran cantidad de informacin sobre opiniones diversas.

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Limitaciones.- Tiempo para la elaboracin de los reactivos y su piloteo. Requiere el

expresa afirmando o negando situaciones favorables o desfavorables de las variables

Limitaciones.- Requiere inversin de tiempo, aunque un poco menos que el

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La cultura y el compromiso de trabajo dentro de su Centro

II.-Premisas para el entrevistador

III.-Recomendaciones para el rapport

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En el caso de la transferencia, cabe mencionar que al principio de una relacin

El momento crucial de la entrevista, la cima, requiere haber realizado una fase de

El cierre no es slo una despedida cordial, es el resumen de una interaccin cordial,

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integral, se debe realizar una evaluacin inmediatamente. En esta se realiza el

Tiene conocimiento de la informacin

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Fernndez Snchez N., Garca Gonzlez E. L. y Snchez Saldaa M. (1999)

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