Cinco técnicas para administrar tu tiempo (Nivel de esquema 1)

A continuación, se resumen las técnicas que me han resultado más efectivas, pero con la aclaración
respectiva, que no son las únicas.
Técnica #1: Haz y usa listas (Nivel de esquema 2)
No hay una sola disciplina de administración de tiempo que no gire en torno a la creación y uso de listas. Y
simplemente porque no es posible guardar toda la información en la cabeza. Puede operar con cuatro listas
fundamentales: La agenda. Ésta es anual y tiene los pendientes más importantes de cada día. Lista de cosas
que hacer. Es la básica, organizada por mes, semana y día. Lista de personas a quien llamar. Está priorizada y
organizada alfabéticamente. Planeación de conferencias. Ésta es una página para cada una de las personas
con las que interactúo seguido, donde anoto nuevas cosas que necesito comunicarle o las ideas que se me
ocurren en juntas y conversaciones.
Es básico que busques un sistema de listados reglamentario, el cual te funcione y uses regularmente.
Técnica #2: Apoya a tu memoria con folders (Nivel de esquema 2)
La idea es simple: Tienes 90 pendientes: los divides en folders azules, rojos y blancos que tengan, por
ejemplo, documentos del mes pasado, presente y siguiente. Imaginemos que tienes pensado dar
seguimiento a un cliente el próximo mes. Toma un documento (nota, post-it, lo que sea) y márcalo con el
número del día que planees llamarlo y colócalo en el folder correspondiente para que te acuerdes. Si se usan
bien, estos folders reducen la basura, sirven como memoria automática y ayudan a organizarte.
Aunque existen muchos programas y apps que te ayudan a esto, tener un sistema físico y automatizado
puede funcionarte mejor y lo puedes complementar con una versión virtual.
Técnica #3: Minimiza las reuniones (Nivel de esquema 2)
No todo necesita una reunión para llevarse a cabo. De hecho, las odio. Para muchas personas, las reuniones
son un lugar para esconderse, o para presumir ser importantes. Pero la mayoría de éstas no son necesarias,
ni funcionales ni útiles para trabajar. Requieres tener una estrategia para minimizarlas cuanto sea posible. Si
tú eres quien la dirige, procura ser breve y enfocado. Si tienes que asistir a alguna, analiza si es necesario
que lo hagas. Si no, busca la manera de evitarla.
Técnica #4: Bloquea tu tiempo (Nivel de esquema 2)
Los horarios de la mayoría de las personas sólo tienen bloqueos de tiempo cuando se reúnen con otras
personas. Pero a mí me ha funcionado bloquear mi tiempo para todas las actividades de mi trabajo. Cada
mes hago varias citas conmigo de trabajo. Mi meta es tener el menos tiempo sin asignar posible. Al bloquear
tu tiempo para tareas importantes y de alto valor, previenes que otras actividades ocupen tu lista.
Técnica #5: Aprovecha los tiempos muertos (Nivel de esquema 2)
Hoy en día todo es portable. Un seminario de un gran conferencista, cualquier libro, información útil de
cualquier tema –todo está disponible en internet, a través de tu iPad, smartphone, Kindle, etc, o en CDs y
DVDs. Puedes usar YouTube para ver gatos esquiando, o puedes leer sobre un tema que te ayude en tu
negocio. No hay excusa para perder el tiempo mientras estás en el aeropuerto, atorado en el tráfico o
esperando a que empiece un evento o una reunión.
Muchas personas usan este tiempo para responder llamadas, mensajes o emails. Pero es un error por tres
razones: uno, probablemente no estás preparado para hacerlo y si es algo importante lo harás
mediocremente; dos, es un mal precedente para aquellos con quienes te comunicarás; y tres, te quita
tiempo para pensar, aprender, leer o escuchar.
Además, el uso disciplinado del tiempo que todos los demás desperdician te da una ventaja. El escritor de
thrillers legales, Scott Turow, escribió su primera novela usando los traslados matutinos en tren. Todos a su
alrededor sólo mataban el tiempo. Para la mayoría de la gente, estos minutos son irrelevantes. No seas uno
de ellos.
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO (NIVEL DE ESQUEMA 1)
Nuestra vida no es sino un periodo de tiempo durante el cual podemos hacer cosas. Pero el número de cosas
que podemos hacer es limitado, evidentemente no resulta posible hacer todo lo que desearíamos. Así pues,
hay que decidir dedicar el tiempo que disponemos a hacer unas cosas y no a hacer otras. De la forma en que
administremos nuestro tiempo dependerá lo que seamos capaces de hacer en nuestra vida.
El famoso dicho “el tiempo es oro” refleja esta realidad, y nuestro lenguaje habitual no puede ser más
expresivo en su consideración del tiempo como si fuera un valor económico, como si se tratara de dinero,
pues como tal lo podemos gastar, aprovechar, perder, ganar, ahorrar, invertir…. pero parece que, también
como sucede con el dinero frecuentemente andamos escasos, considerando que sería conveniente tener
más horas por día, más días por año, más años por vida y, por qué no, más vidas.
Es cierto que esta sensación de agobio no es compartida por todas las personas, y quizá sea más bien un
fenómeno que afecta a nuestra cultura actual.
Esta sensación de falta de tiempo es muy habitual entre nosotros y con frecuencia interfiere de forma
importante en nuestra calidad de vida. ¡Haríamos muchas cosas que nos parecen interesantes, trataríamos a
muchas personas que nos atraen…! si tuviéramos tiempo! Lo que suele quedar, tras esta exclamación, es
cierto regusto amargo o una sensación de malestar por no hacer todo lo que deseamos.
Con frecuencia se han señalado algunas condiciones o formas de actuar de las personas que suelen estar
asociadas a una falta o mala administración del tiempo, entre ellas:
Precipitación.
Duda permanente entre alternativas.
Fatiga o apatía tras muchas horas de actividad que se evalúa como no productiva.
Incumplimiento constante de compromisos.
Sensación de vivir desbordado por las demandas.
Sensación de estar siempre obligado a hacer lo que no se desea.
¿Qué hacer para organizarse mejor?:
Una forma de organizar el tiempo, de administrarlo más adecuadamente, es establecer prioridades: decidir
qué es lo importante y dedicar el tiempo en primer lugar a conseguir esto, después algo menos importante y
así sucesivamente mientras tengamos tiempo. El problema puede reducirse a un correcto establecimiento
de prioridades o toma de decisiones.
Siempre hay tiempo, pero sólo para algunas cosas, en la mano de cada uno está el dedicarlo a lo que se
considera más relevante. Lo importante, desde este punto de vista, no es cuánto tiempo paso o falta, sino si
se han tomado las decisiones adecuadas sobre a qué dedicar el tiempo.
Tiempo= serie ilimitada de decisiones
Administrar el tiempo= establecer prioridades.
Esta regla pone en evidencia que sólo unas pocas actividades son importantes, y que la mayoría pueden ser
sustituibles u obviadas. El resultado es alentador: podemos ganar tiempo dedicándonos exclusivamente a las
cosas que realmente tienen valor y sólo atendiendo a cosas menos relevantes en el tiempo sobrante.
Los procedimientos dirigidos a la administración del tiempo siguen esta filosofía: organizarse el tiempo
consiste en tomar decisiones sobre que tareas o sobre que actividades dedicarlo. Administrar el tiempo
consiste en establecer de antemano la importancia que queremos dar a cada actividad y decidir en función
de ésta el tiempo que la vamos a dedicar.
Conceptos Básicos:
Administrar el tiempo es decidir a qué se va a dedicar el disponible.
Esta decisión se ha de basar en la importancia o valor que se da a cada tarea o actividad.
La importancia o valor de cada actividad vendrá determinada por los objetivos a conseguir.
Se ha de establecer un orden de prioridad o una jerarquía de tareas, de acuerdo con la importancia de
cada una.
De acuerdo con la prioridad otorgada a las tareas, debe establecerse la planificación de actividades, en
concreto la planificación horaria de cada día.
Pasos
Hacer cada día una lista jerarquizada de las actividades que se quieren realizar ese día de forma realista
yendo desde: Prioritarias. (Corto plazo), Menos importantes. (Medio Plazo), Se pueden demorar a otro
día. (Largo Plazo)
Evaluar el tiempo que tienen disponible ese día para realizarlas. De cuantas horas dispones.
Distribuir ese tiempo entre las actividades que se han apuntado. Calcular el tiempo que necesita dedicar
a cada una de las tareas y comenzar con las prioritarias, ignorar las restantes hasta que no se hayan
cumplido las prioritarias. Cuando se hayan cumplido las prioritarias se continúan con las menos
importantes y sólo si sobra tiempo con las que se pueden demorar.
Finalmente es evaluar los resultados, ver eficacia en la consecución de los objetivos establecidos. Ver si
de verdad hemos dedicado el tiempo a las actividades de nuestra lista y si hemos planificado o calculado
bien el tiempo que estimábamos necesario para cada una de ellas.
Y si los resultados son inferiores a los esperados, será el momento de analizar las causas (si se registran cada
día las actividades que se cumplen y las que no, será fácil analizar a qué se deben los fallos) y modificar el
medio de forma que nos facilite actuar de acuerdo con nuestra planificación o calcular más tiempo para
cada actividad o reducir el número de actividades que proponemos para cada día.
Es importante no hacer planificaciones de horarios demasiado cerradas, sino dedicar parte de tiempo a
posibles interrupciones o a descansar. Este tiempo de reserva nos permitirá atender a tareas o actividades
inesperadas sin que se vean afectadas las prioritarias. El efecto tranquilizador que tiene el poder disponer de
tiempo adicional por si sucede algo inesperado (que sin duda sucederá) es muy importante.
Resumen:
Haga lista con las actividades jerarquizadas y ordenadas según su importancia.
Establezca el tiempo disponible del que dispone ese día y distribúyelo entre las actividades a realizar.
Una vez cumplimentadas las actividades prioritarias sigue con las siguientes de las listas. Ignora los
objetivos al final de la lista hasta que hayas realizado el resto.
Reserve periodos de tiempo para imprevistos y para descansar “periodos de descompresión”.
Determine también que actividades de las programadas dejarías de realizar si, al final, los imprevistos
ocupan demasiado tiempo.
Aprende a decir NO
Fije como éxito la realización de un 80-85 por ciento en la planificación diseñada nunca el cien por cien,
aunque puede realizarla.
Establezca premios o refuérzate por la realización de las tareas programadas (entre ellas las de
planificar el día).
Técnicas Obligatorias para ganar tiempo:
Aprender a decir “NO” a los objetivos no prioritarios.
Ignorar los objetivos de las listas hasta completar los objetivos prioritarios.
Incluir en el horario tiempo para imprevistos e interrupciones.
Destinar momentos del día a descansar.
Técnicas opcionales para ganar tiempo:
Llevar una lista de trabajos breves.
Aprender a hacer dos cosas a la vez(tareas automáticas)
Delegar en otro las tareas no prioritarias.
Evitar lo que pueda distraer el realizar las tareas prioritarias,
Reducir actividades no productivas.
Contestar inmediatamente el correo,
Levantarse media hora o una hora antes.
Olvidar perfeccionismos: sólo hacer las cosas.
Si se ve la TV hágalo de forma activa.
Tomando decisiones: Ayudas para vencer la indecisión:
Tomar decisiones puede ser desagradable… ¿Cuánto costará no tomarlas?
Examine las recompensas que tiene el no tomar decisiones, o elegir el camino más fácil.
Responsabilícese de cada aplazamiento que haga.
Decida ahora y señale la fecha en que realizará lo decidido.
Utilice normas automáticas para decidir en situaciones poco importantes (derecha-izquierda, el
segundo,…)
Aprenda de tareas fáciles (graduación y pasos en las tareas)
Acabe las tareas
Doce formas de administrar tu tiempo (Nivel de esquema 1)
Se han encontrado doce principios para administrar mejor el tiempo personal, estos mismos, han ayudado a
múltiples personas, por lo que se mencionan ahora para su evaluación:
Primero, las verduras. Tu mamá tenía razón. Siempre realiza la actividad más difícil en la mañana cuando tu
energía y concentración se encuentran en su mejor nivel. Aplícate en las tareas más complejas lo antes
posible. Cuanto más las dejes para después, más se te dificultará llevarlas a cabo. Define tus prioridades y
trabaja de lo más a lo menos importante.
Piensa en carreras, no en maratones. No estamos diseñados para “estacionarnos” en un escritorio por ocho
horas seguidas y hacer todo el trabajo. Cortos e ininterrumpidos momentos de concentración son la clave
para hacer un buen trabajo. Consigue un temporizador de cocina o de celular. Prográmalo por 45 ó 60
minutos y no te detengas hasta que escuches la alarma. Te sorprenderá notar lo que puedes lograr en una
hora sin interrupciones.
Sé egoísta. Una vez que hayas priorizado tu lista de pendientes, debes ponerla antes que las listas de los
demás. Cuando eres capaz de terminar tu trabajo, estás en una mejor posición para ayudar a otros en sus
proyectos. Recuerda que tu trabajo debe ir antes; siempre.
Fija fechas. Cuando le pidas algo a alguien, no sólo se lo pidas, sino también especifica cuándo esperas
recibirlo. Las cosas tienden a suceder más rápido cuando hay una fecha límite. Luego, escríbela en tu
calendario.
Léelo una vez. Cuando tienes una lista interminable de emails, es crucial que tengas un buen sistema para
leerlos. Léelos una sola vez y decide qué hacer con esa información, y luego, hazlo. Haz lo mismo con todos
los pendientes; “tócalos” una vez y déjalos ir.
Agrupa en temas parecidos. Organiza tu semana en días específicos para realizar ciertas tareas. Por ejemplo,
los lunes y los miércoles enfócate en ver clientes y hacer ventas. Los martes y jueves reserva tiempo para
escribir mails y trabajar en estrategias. La mañana del viernes para trabajar y la tarde para descansar. Saber
cómo luce tu semana desde antes te facilita mentalizarte para cuando llegue el momento.
Hazles frente a las situaciones. No intentes adivinar lo que alguien quiso decir en un mail confuso; sólo ve y
pregúntale. Esto te ahorra tiempo, energía y errores. La comunicación clara es clave.
Delega. Aprende a delegar más tareas. Cuando realmente lo hagas, te darás cuenta de cómo tu rol y tu
trabajo pasarán al siguiente nivel. Conoce qué actividades haces bien por ti mismo, y delégales a los demás
aquellas en las que sientas que no eres muy bueno.
Regístralo. Si no puedes entender a dónde se fue tu semana, es momento de que le eches un vistazo.
Registra lo que haces cada hora durante una semana: desde que te levantas hasta que te duermes. Sólo así
podrás encontrar los agujeros en tu calendario y descubrir si necesitas hacer cambios en tu vida u horarios.
Ejercítate. Si tienes mucho trabajo por delante, es común que te olvides de tu cuerpo. Hacer ejercicio
regularmente te ayudará a eliminar toxinas, tener más energía, aumentar la concentración y dormir mejor.
Una cosa a la vez. Algunas veces necesitas disminuir tu velocidad para poder hacer un mejor trabajo. Al
disminuir distracciones y enfocarte en una sola tarea serás más rápido. Mono-tasking es la clave.
Relájate. Nada es tan serio como para que no puedas reírte de eso. Una buena risa al día es esencial para
disminuir tensiones y sí, también para terminar el trabajo. Aunque sea, ríete de ti mismo.