ADMINISTRACION DEL TIEMPO

CONCEPTOS
 Administración del Tiempo
 La administración del tiempo es, hoy, una de los temas claves del mundo laboral, aunque la
importancia de esta cuestión no es nueva en absoluto. Bien lo revelan estas palabras:
 ‘Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese
plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero
allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente
en manos del azar, no tarda en reinar el caos’.
 DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
 La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de
vivir. Hoy,
 se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los
 administradores
 Es importante señalar que el buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo.
 El gran escritor argentino José Ingenieros lo expresó así : ‘Nada hay que iguale el valor del
tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida
se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida’.
 LAS FUERZAS MORALES).
 “El tiempo es oro” es, por lo tanto, un refrán poco preciso. Si bien el tiempo es la
dimensión en la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho más : es la propia vida.
 Además, vale la pena repetirlo : el tiempo no se puede comprar. Ni con todo el oro del
mundo. Y no sólo en el terreno laboral. No se puede comprar el tiempo para estar con
la familia, o los amigos, o para cultivarse internamente. Por eso, ‘el tiempo, por lo
común, es algo más que dinero. Porque sea cual sea su fortuna personal, no podrá
comprar un minuto más del tiempo que tengo yo, o del que tiene el gato echado frente
a la chimenea”. (HOW TO LIVE ON 24 HOURS A DAY)
 “Todos tenemos la misma cantidad cada día, y sólo algunos sabemos sacarle verdadero
partido. El tiempo no se puede ganar, pero sí se puede perder. Lo que debemos aspirar
es a emplearlo mejor”. (EL ARTE DEL TIEMPO).
 Este es un principio muy importante : no podemos gestionar el tiempo, lo único que
podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj: es decir,
organizarnos inteligentemente.
 Para ello, debemos comenzar por comprender dos puntos importantes :
 1) El tiempo es el único bien real que tenemos.

 2) El tiempo no es algo vago, general, es el ahora, es el presente, es el hoy.

 Porque EL AYER ES UN CHEQUE SIN FONDOS, EL MAÑANA ES UN PAGARE, pero EL HOY ES

EL EFECTIVO QUE DEBEMOS APROVECHAR.

 Por lo tanto, ‘Quien gana tiempo, lo gana todo’. No hay que malgastar el tiempo. Una
vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con
acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización de
nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.
  LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Y LA VELOCIDAD
 La primera cuestión en torno a la administración del tiempo es el concepto de
velocidad, que no es sinónimo de hacer las cosas ‘a los apurones’.

 La importancia de la velocidad la ilustró Lewis Carroll hace muchos años, con curiosas
palabras, y mejor que muchos especialistas, en su obra ‘ALICIA EN EL PAÍS DE LAS
MARAVILLAS’, cuando dijo : “TIENE QUE SER MUY RÁPIDO PARA MANTENERSE EN EL
MISMO PUESTO. PERO SI QUIERE LLEGAR A OTRA PARTE, DEBE IR DOS VECES MAS
RÁPIDO”.

 Ninguna definición actual puede superar esta frase literaria escrita hace tantos años.
 ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se te
 asignen a las actividades diarias.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
• Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo
 grado de efectividad.
• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el
tiempo
 que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
 Cuando hablamos de eficacia nos referimos al grado en el que se cumplen o logran los
objetivos fijados con anterioridad. Es decir, se es eficaz si se concluyen las tareas
previstas, independientemente del uso de recursos (económicos, tiempo, personas)
que se empleen para concluirlas.

 efectividad es cuando se cumplen eficacia y eficiencia al mismo tiempo, y otros

opinan que la sutil diferencia entre ellos es que se habla de eficacia cuando no se
puede cuantificar (algo es eficaz o no) y de efectividad cuando se puede cuantificar
(eficiencia como % de eficacia). Por otro lado, Stephen R. Covey, autor de “Los 7
hábitos de la gente altamente efectiva”, habla de efectividad como la relación entre
la realidad alcanzada y la capacidad total que se podría alcanzar.
 La eficiencia no sólo tiene relación con la consecución de objetivos, sino que tiene en
cuenta el coste en la fabricación, obtención de un bien o realización de una actividad.
Dicho de otra forma, no se refiere exclusivamente a si se ha logrado o no un objetivo,
sino también a lo que ha costado obtenerlo. Según esto, la realización de una actividad
es 100% eficiente si no se puede realizar usando menos recursos de los empleados.
 Es importante remarcar que se puede ser muy eficaz siendo poco eficiente, alcanzando
los objetivos previstos pero usando más recursos que los estrictamente necesarios.

 Igualmente, se puede ser eficiente pero no eficaz. Es decir, puede que se empleen los
recursos utilizándolos de tal forma que se les saque el mayor partido posible pero que
no se hayan logrado los objetivos.
 Por ultimo, se define productividad como la relación entre lo producido y los medios
empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc. Por lo tanto, no viene
definida por un valor relativo, sino por un valor absoluto. Ejemplos de valores de
productividad podrían ser: 12.000 piezas/hora, 5 informes/hora de consultor o 25
tornillos/barra de material.
 Control

 Es el proceso de vigilar las actividades con el fin de asegurarnos que se realicen

conforme a los planes y se corrijan las desviaciones importantes. Un sistema eficaz de
control garantiza que las actividades se cumplan de tal forma que se alcancen las
metas de la organización. La eficacia de un sistema de control está determinada por la
medida en que este facilite la posibilidad de alcanzar los objetivos. Un sistema de
control será mejor en tanto más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su
organización.
 Urgente e importante
 ¿QUÉ ES IMPORTANTE?
 Toda persona debería y toda organización debe tomar decisiones sobre dos tipos de aspectos que debe
integrar en un permanente estado de equilibrio.
 Uno de estos aspectos es la atención de lo importante. Definimos así a las actividades que se ocupan
de atender lo que le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la
razón de ser o misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que
resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual
proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de
desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo
del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se
logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.
 Ahora, ¿Qué es urgente?
 El otro aspecto a integrar es la atención a lo urgente.
 Lo urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata.
Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos
nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa
a través de la producción de resultados cotidianos de una organización o en nuestra vida diaria. Para
comprender mejor estos aspectos, Stephen Covey (1989), en su libro "Los 7 hábitos de la gente
altamente efectiva", describe una serie de principios (que debemos tomar sólo como
recomendaciones), que pueden ayudarnos a tener una administración del tiempo
  MITOS
 El mito del activismo: “el ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se
repite la ironía del caminante que, al perder la ruta, redobla el paso y se agita
más…para no llegar a ninguna parte.

 El mito del centralismo: “cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos,
tanto mejor”. Se regatea la delegación y se pretende hacer las cosas uno mismo “para
estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando
motivaciones.

 El mito de los datos completos: “hay que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se
decide.
  MITOS

 El mito de la energía en el desempeño laboral: “los resultados son directamente

proporcionales al volumen de trabajo invertido”. Se centra el interés en trabajar más,
en vez de trabaja mejor.

 El mito de la solución de problemas: “hay que canalizar el empeño y esfuerzo a

encontrar soluciones a los problemas que, por supuesto, ya conocemos”. Se pasa por
alto que en el manejo de problemas lo básico y anterior a la búsqueda de soluciones
son los planteamientos correctos, tan difíciles de lograr.

 El mito de la simplificación: “hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas

y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos
de manera superficial, de modo que se está condenado a repetir lo que salió mal.
 PLANEACION DEL TIEMPO Y SUS HERRAMIENTAS
 Agenda ejecutiva
 Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la
administración del tiempo. Denota principalmente las “acciones a ser acometidas”. Es
también un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la realización de
objetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene como complemento
tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de prioridades en función de
importancia o urgencia de un determinado hecho. La organización de ideas y conceptos es
algunas veces parte de una agenda ejecutiva. Desde el punto de vista como medio de
reuniones de negocios, la agenda se puede conocer también como ‘’’las órdenes del día’’’.
La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una reunión antes de la
reunión, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se discutirán y
puedan prepararse consecuentemente para la reunión. Generalmente la agenda tiene como
encabezado la fecha, la hora y el lugar de la reunión, le sigue una serie de puntos que
delinean la orden de la reunión.

 >Típicamente, los puntos en una agenda pueden ser:

 >Bienvenida y apertura de la agenda.

 >Comentarios a los puntos de la agenda.

 PLANEACION DEL TIEMPO Y SUS HERRAMIENTAS
 >Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.

 >Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.

 >Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo
principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.

 >Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención

 >Arreglos y anuncios para la próxima reunión.

 >La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para anotar reuniones,
fechas, transacciones, apuntes, datos de reunión anterior, entrega de documentos de
trabajo, etc.
 MATRIZ DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

 Stephen Covey (1989), en su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva",

describe una serie de principios (que debemos tomar sólo como recomendaciones), que
pueden ayudarnos a tener una administración del tiempo efectiva y propone para ello
una “Matriz de Administración del Tiempo”, que está dividida en cuatro cuadrantes:

 Cuadrante 1: “Lo Urgente e Importante”.

 Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada
nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite,
vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona
sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar
crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
 MATRIZ DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO
 Cuadrante 2: “Lo Importante, No Urgente”.
 Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a
horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora
a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar
actual en pos de un mejor futuro. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir
riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis,
descanso y recuperación de energías personales, etc. “Lo Importante ,No urgente”
representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.
Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin
Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante),
será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su
resolución, no presionan sobre nosotros, sino que nosotros debemos presionar sobre ellas.

 Cuadrante 3: “Lo Urgente, No Importante”:

 Componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no
planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que
se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los
cuadrantes 1 y 2.Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas
deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás
personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros
deseos y aspiraciones. Es la situación donde pensamos: “Me pasé todo el día ocupado, pero
siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto"
  Cuadrante 4: “Lo No Urgente, No Importante”:

 Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc.

Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis
por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La
indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.
Creo que el pequeño cuadro siguiente simplifica aún más la Matriz de Covey y es a mi
parecer una “guía rápida” para clasificar prioridades de acuerdo a su Importancia ó
Urgencia:
 URGENTE NO URGENTE

Importante I. Actividades: II. Actividades:

Crisis Prevención
Problemas apremiantes Construir relaciones
Actividades en retraso Reconocer oportunidades
Planificación, recreación

No importante III. Actividades: IV. Trivialidades

Interrupciones, llamadas, cierto correo, algunas llamadas,
reunionitis aguda, ciertos pérdidas de tiempo, actividades
informes, asuntos inmediatos, agradables (crucigramas, juegos
populismo de computador), chatear, enviar
cadenas