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LA ELABORACIN DE TABLAS DE
VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organizacin
de los fondos acumulados
COLOMBIA
Bogot, D.C. 2003
LUIS FERNANDO SIERRA E.
Elaborado por:
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR
Correo Electrnico:
Lsierrae70@hotmail.com
BOGOTA D.C.
Octubre de 2003
CONTENIDO
Pgina
INTRODUCCIN
Capitulo I
1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS
1.1 Definicin
1.2 Procesos de Valoracin
1.2.1 Valoracin documental
1.3 Tratamiento de Fondos Acumulados
1.3.1 Principio de procedencia
1.3.2 Principio de orden original
1.4 La Descripcin Documental
1.4.1 Denominacin del fondo acumulado
1.5 Base Legal
1.6 Metodologa organizacin de fondos acumulados
Capitulo II
2. TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD
2.1 Definicin
2.2 Objeto
2.3 Alcance
2.4 Plan de Accin
2.5 Metodologa Aplicacin Tablas de Valoracin Documental
Capitulo III
3. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIN DE LA TVD
3.1 Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivstico
3.1.1 Elementos a evaluar
3.2 Estudios Institucionales
3.2.1 Evolucin de la estructura orgnica de la
institucin
INTRODUCCION
La aplicacin de la TVD
CAPITULO I
1.1 DEFINICIN
Son
documentos
reunidos
por
archivstico
organizacin
condiciones
sin
de
las
de
mnimas
conservacin
de
informacin
de
se
forman
con
los
1.2.1
Valoracin Documental
General
de
Archivos
para
Colombia,
define
valoracin
V
A
L
O
R
E
S
D
O
C
U
M
E
N
T
O
S
PRIMARIOS
Aspectos
Existen en
9
9
9
9
9
9
9
9
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Tcnico
Su trmite
Su vigencia
Su plazo precaucional
Se juzgan para
9
9
9
Predecibles
Evidnciales
No predecibles
9
9
Destruccin
Conservacin permanente
1.3
de
Acumulados,
sus
aplicando
Fondos
los
1.3.2
Tal como fue formulado en Alemania, sostiene que los documentos deben
ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el
curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo.
Definido por el AGN como: conservacin de los documentos dentro del fondo
documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo,
para efectos de elaboracin de TVD debe ser entendido como el principio
que hace referencia a la secuencia lgica,
documentos, en la ejecucin de los
diferentes asuntos3
DOCUMENTO
- Orden de pago
- Autorizacin de pago
- Contrato
- Recibos y/o facturas
- Pliza
- Informe
- Acta de entrega
1.4
ORDEN
05-Enero-2002
18-Febrero-2002
25-Febrero-2002
10-Marzo-2002
15-Marzo-2002
10-Mayo-2002
30-Junio-2002
LA DESCRIPCIN DOCUMENTAL
11
se
presentan
las
siguientes
divisiones
las
diversas
1.4.1
TIPO DE FONDO
DENOMINACIN
12
1.5
BASE LEGAL
Ley 594 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la ley general
de archivos y se dicta otras disposiciones
Ley 734 de febrero 5 de 2002 Por la cual se expide el Cdigo
Disciplinario nico
Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 Por el cual se reglamenta la ley
80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de
los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan
otras disposiciones
Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 Por el cual se establece criterios de
conservacin y organizacin de documentos
Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 Por el cual se regula
el
que
en
ocasiones
se
trabajan
simultneamente,
en
otras
13
Cuadros de Clasificacin
14
CAPITULO II
2.1
DEFINICION
Definido por el Archivo General de Distrito AGD
como: Producto del anlisis y organizacin de un
fondo acumulado que presenta el listado de
agrupaciones documentales o series documentales
con anotacin de sus fechas extremas, sus
valoracin,
su
disposicin
final
los
2.2
OBJETO
El objetivo de la Tabla de Valoracin
Documental es servir de instrumento
de
soporte
para
recuperar
la
15
2.3
ALCANCE
El alcance de la Tabla de Valoracin
Documental
archivstico
como
es
elemento
proporcionar,
el
Gestin
Documental
que
en
la
gua
para
la
2.4
PLAN DE ACCIN
y cuyo
16
PLAN DE ACCION
ENTIDAD : _______________________________________
QUE?
ACCION
PARA QUE?
OBJETIVO
COMO?
ACTIVIDADES
CUANDO?
F.I F.C F.T
FECHA: _____________
QUIEN?
RESPONSABI
LIDAD
CONQ QUE?
RECURSOS
RESULTADO
Foliacin
Inventario: actualizacin
17
CAPITULO III
le
permitan
documentos
desarrollarse
informacin
los
adecuadamente,
organismos
ya
no
que
sin
podran
ser
3.1
NIVEL
18
3.1.1
Elementos a Evaluar
Este procedimiento permitir reunir todos los datos que se puedan extraer
relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo
acumulado en estudio. Los datos debern aportar informacin sobre el acervo
documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la informacin,
conservacin, cantidad, ubicacin y estado fsico.
ELEMENTOS A EVALUAR A NIVEL ARCHIVISTICO Y DE CONSERVACION
Capacitacin en el rea
TALENTO HUMANO
Experiencia
Caractersticas del
soporte
Conservacin
documental
RECURSOS
DOCUMENTALES
Valorares de los
documentos
Ubicacin
Funcionalidad
RECURSOS
LOCATIVOS
Condiciones fsicas y
de seguridad
19
La
el
estado
fsico,
deterioro
paquetes
otros.
entre
Puede
ejecutarse
20
3.2
ESTUDIOS INSTITUCIONALES
organizativa
averiguar
cuales
21
3.2.1
diligenciara
Los
Cuadros
de
siguientes resultados:
22
DEPENDENCIA__________________________________
FUNCIONES
ANTERIORES
FUNCIONES
ACTUALES
ACTO ADTIVO:_______
FUNCIONES:
ACTO ADTIVO:________
FUNCIONES:
3.3
DOCUMENTOS QUE
GENERA
documentales.
Se
puede
documentales8,
para
todas
las
series,
subseries
dependencias
que
y
se
23
3.3.1
de
Reglamento General de
Archivos para el Distrito
Capital, define cuadro
de clasificacin como:
sistema de clasificacin
elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una
Entidad y en el cual se refleja la conformacin orgnico-funcional de un
fondo. No debe ser elaborado apriorsticamente, sobre
una base
24
por el Archivo General de la Nacin (AGN), en las dos primeras casillas del
formato de la Tabla de Valoracin Documental - TVD se encuentra el cuadro
de clasificacin correspondiente.
3.3.2
El
fondo
acumulado
esta
Cuadro
de
Clasificacin,
A partir de una clasificacin lgica, que permita conocer el fondo, sus mutuas
relaciones y sus subdivisiones, se diagrama un formato para el Cuadro de
Clasificacin Documental, que concibe tres reas:
El siguiente corresponde a un ejemplo que ilustra la forma en que se debe
diligenciar cada campo del formato del CCD, para cada una de las
Dependencias identificadas en el Fondo Acumulado.
25
DENOMINACIN ORGANIZACIN
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SECCION DOCUMENTAL
SUBSECCION DOCUMENTAL
LOGOTIPO
SERIES GENERALES
CODIGO
Dependencia
Serie
Subserie
Aos
Extremos
NOTA ACLARATORIA:
SERIES ESPECIFICAS
CODIGO
Serie
Dependencia
Subserie
Aos
Extremos
NOTA ACLARATORIA:
Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle
Seccin
Documental: nombre
de
la
dependencia
unidad
26
Encolumnado
Con la incorporacin de todas las series, subseries documentales y tipos
documentales de cada dependencia nos dar un conocimiento claro y rpido
de los documentos que produce cada gestin administrativa.
-
22400
CODIGO
DEPENDENCIA
DENOMINACIN DEPENDENCIA
27
1.1
CODIGO
SERIE
CODIGO
SUBSERIE
28
NOMBRE
ASUNTO, SUBSERIE
1.
Actas del Comit Administrativo
Actas del Comit Interdisciplinario
1.2
Subsistema de Talento Humano
1.3
Actas del Consejo Directivo
2.
CONTRATOS
2.1
Contratos de Consultora
2.2
Contratos de Mantenimiento
2.3
Contratos de Prestacin de Servicios
3.
INFORMES
3.1
Informes de Gestin
Los cdigos del 1 al 30, estn asignados para todas las series generales o en
comn de las diferentes dependencias del Fondo Acumulado
ASEO Y
31.
CAFETERIA
MANTENIMIENTO
Reparaciones e Instalaciones
32.
32.1
PLANTA FSICA
Locativas
32.2
Compras y adquisicin de Elementos
Los cdigos del 31 al 39, estn asignados al Grupo de Servicios Generales
Los cdigos del 40 al 59, estn asignados al Grupo de Recursos Humanos
SERIE
NOMBRE
ASUNTO, SERIE
ACTAS
CODIGO
SUBSERIE
1.1
29
Cdigo de
la Serie
Cdigo de
Oficina
Nombre
Serie Doc.
Cdigo de
la Subserie
Nombre de
la subserie
Tipologa
Documental
Aos
Extremos
30
Notas
Si se han creado series y
30
INFORMACION INTERNA
- Comunicaciones internas generales
- Solicitudes de informacin
- Comunicados entre jefatura y personal
3.4
practico
31
32
Cdigo No
Sistema convencional que identifica tanto a las dependencias
productoras de los documentos como sus series documentales. Este
debe responder a la primera columna del Cuadro de Clasificacin
Documental establecido en la entidad.
Serie o Contenido de la Documentacin
Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales, y en la medida de lo posible la denominacin
propuesta para la Agrupacin Documental no deber construirse
con base en (Sitios Geogrficos, Nombres de Entidades, Nombres
de Formatos, Comits, Elementos fsicos etc.,). De igual forma
Tambin se listaran las subseries y tipologas documentales
correspondientes, establecidas en la segunda columna del Cuadro
de Clasificacin Documental (CCD).
Algunas
series
subseries
documentales
se
encuentran
ACTAS
Actas de Arqueo de Caja
Subserie Documental
Fuente: Archivo General del Distrito Gua Metodologca para la elaboracin de TRD
33
Fecha
Debe consignarse la fecha inicial y final de cada agrupacin
documental. Identificada en el tercera columna del CCD. Deben
colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo :
1950 1960. en el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando
la documentacin no tengan fecha se anotar s.f., que significa sin
fecha.
CODIGO
D
22400
22400
S- Sb
1.
CORRESPONDENCIA
1.1
Correspondencia Interna Enviada, Recibida,
Enviada y Recibida
- Oficios
- Memorandos
1.2
Correspondencia Externa, Enviada Recibida,
Enviada y Recibida
- Oficios
1.3
Correspondencia Interna y Externa, Enviada,
Recibida, Enviada y Recibida.
- Oficios
- Memorandos
2.
RELACIONES
- Relacin de descuentos
- Relacin de retiros en la fuente
- Relaciones de ingreso
- Relaciones de cheques
- Relacin de traslado de fondos y valores
FECHAS
INICIAL
FINAL
1985
1990
1974
1983
1987
s.f
1982
1988
34
Valor Documental
Para el desarrollo de la presente columna se debe recordar que el
autor, Cruz Mundet Ramn define de una forma clara este termino
es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar
los valores inherentes a los documentos y su importancia. La
valoracin debe hacerse sobre la base de un conocimiento general
de toda la documentacin de una entidad, no sobre una base
parcial
Esto nos indica que hay que hacer una evaluacin de los valores de
los documentos, que tendr que indicarnos:
P = Posee Valor Primario
En la casilla de
tipos documentales, y
siempre
cada
en
forma
independiente
para
uno
de
estas
agrupaciones.
En este orden de ideas los valores a evaluar sern:
VALORES PRIMARIOS: Son aquellos que poseen los documentos
para el organismo de origen y que persisten incluso despus haber
35
VALORES SECUNDARIOS:
36
FECHAS
INICIAL
FINAL
1985
1990
VALOR
DOCUMENTAL
RETENCION
EN AOS
Archivo
Central
1974
1983
1987
s.f
20
Retencin
Plazo o trminos de tiempo en que los documentos deben
permanecer
determinada
en
por
el
la
Archivo
Central.
valoracin
Esta
derivada
permanencia
del
estudio
esta
de
la
37
asignar
FECHAS
INICIAL
FINAL
1985
1990
1974
1983
1987
s.f
VALOR
DOCUMENTAL
RETENCION
EN AOS
Archivo
Central
20
Disposicin Final
Definicin de los procesos que se aplicaran a los expedientes
correspondientes a cada serie o subserie, de acuerdo con los
resultados arrojados durante el proceso de valoracin, la cual se
seala teniendo en cuenta cuatro alternativas:
CT = Conservacin Total:
38
de
acuerdo
con
las
caractersticas
volmenes
de
10
39
CORRESPONDENCIA
Correspondencia Interna
Enviada, Recibida, Enviada y
Recibida
- Oficios
- Memorandos
Correspondencia Externa,
Enviada Recibida, Enviada y
Recibida
- Oficios
FECHAS
VALOR
DOCUMENTA
INICIAL
INICIAL
1985
1990
1974
1983
RETENCION
EN AOS
Archivo
Central
20
DISPOSICION
FINAL
CT
Procedimientos
En esta columna se explicar, cuando sea necesario,
en forma
40
FECHAS
INICIAL
INICIAL
1985
1990
1974
1983
1987
s.f
CORRESPONDENCIA
Correspondencia Interna Enviada,
Recibida, Enviada y Recibida
- Oficios
- Memorandos
Correspondencia Externa, Enviada
Recibida, Enviada y Recibida
- Oficios
Correspondencia Interna y Externa,
Enviada, Recibida, Enviada y Recibida.
- Oficios
- Memorandos
PROCEDIMIENTO
DISPOSICION FINAL
41
3.5
PRESENTACION
DE
LA
TABLA
DE
VALORACIN
DOCUMENTAL - TVD
Una vez que se ha elaborado la propuesta de
Tabla de Valoracin Documental TVD para
cada
unidad
administrativa
del
fondo
42
CAPITULO IV
43
44
45
46
BIBLIOGRAFA
ALVAREZ RODRGUEZ, Mariela. Ordenacin y descripcin de
archivos. Armenia: Universidad del Quindo, 1992. vi. 210 p.: il.
CASILIMAS, Clara Ins. Que son y como proceder con los fondos
acumulados?. Bogot D.C., Archivo General de la Nacin: Divisin de
Clasificacin y Descripcin, 2001. 4 p.
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de
archivos administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales,
1992. p.57.
CONTRALORA DE BOGOTA. Procedimiento para la organizacin de
fondos acumulados. Bogot D.C., Resolucin reglamentaria numero
001, 2003. 39 43 p.
CORTEZ MESA, Elizabeth. Gua metodologca para la elaboracin
de tablas de retencin documental (Propuesta Final). Bogot D.C.,
Archivo General del Distrito, 2001. 52 p.
COLOMBIA.
Archivo
General
del
Distrito.
Propuesta
de
47
de
fondos
acumulados,
Bogot:
Centro
de
48
Anexo A
Centralizado?
Descentralizado?
Otro?
Cual?
No
Por qu?
S
No
Por qu? _________________________________________________________
12
49
No
Por qu?
FONDO ACUMULADO
se conserva
S No Explique la razn:-
Qu auxiliar descriptivo maneja para el control de los documentos que reposan en el fondo
acumulado:
Listado
ndices
Inventario
Catlogo--
50
Periodicidad
En qu forma?
Caja paquete
Microfilmacin
Encuadernado
Disco Optico
Permanente
Espordica
Nunca
51
100%
75%
50%
25%
5%-
Razones: _______________________________________
Fecha de diligenciamiento
Nombre y cargo del encuestador
52
Cercana Lejana
53
No
Cul?
Hay
humedad?
S
No
Causa:
54
13
Inicial
Final
FECHAS
EXTREMAS
13
Caja
Fecha:
Carpeta
Da
Otro
Mes
Legajo
UNIDAD DE CONSERVACION
55
Formato tomado del Mini-Manual No 3 GESTION DOCUMENTAL BASES PARA LA ELABORACIN DE UN PROGRAMA
Firma:_____________________________________________________
Cargo: ________________________________________________________________
Nombre: _______________________________________________
No.
Orden
No.
Folios
TIPOS
DOCUMENTALES
ANEXO B
ANEXO C
TCNICAS DE SELECCIN DOCUMENTAL
TCNICAS
CUANTITATIVAS
Muestreo aleatorio simple
Muestreo numrico
Muestreo sistemtico
Muestreo estratificado
TECNICAS
CUALITATIVAS
Muestreo representativo o
CARACTERSTICAS
Todas las unidades de conservacin tienen la misma probabilidad
de representar a la serie. La muestra se escoge al azar y no
depende, en ningn momento, de pautas o periodos. Es un
mtodo basado en la estadstica.
Es un muestreo aleatorio estadstico que consiste en conservar
una muestra de expedientes escogidos de manera rgida o
sistemtica. Se selecciona a priori un determinado tamao de la
muestra y el intervalo entre las unidades seleccionadas, por
ejemplo: 15, 25, 35.N, o un expediente sobre 10, 20, etc. Este
mtodo depende del establecimiento de una pauta de seleccin ,
segn la cual se conservan cada ensimo elemento o bien todos
los documentos de un mes, ao o de cualquier otra unidad
cronolgica.
La muestra se escoge en porcentajes (aleatoria simple). Se aplica
mediante frmulas matemticas (Poblacin finita e infinita).
Aumenta la representatividad de la muestra y consigue
estimaciones ms precisas.
Agrupa los elementos en subpoblaciones o estratos. El reparto
de la muestra ente los diferentes estratos poblacionales se le
denomina afijacin. Cuando la muestra se reparte por igual entre
los diferentes estratos se dice que la afijacin es igual o
uniforme.
N = nmero de elementos o tamao de la
poblacin
n = tamao de la muestra
L = nmero de estratos
N1+N2+NL = N
N1+n2+nL = n
Cuando se eligen grupos, bloques o conjuntos de las unidades.
Cuando el conglomerado se corresponde con un rea o zonas
territoriales concretas, el muestreo por conglomerado recibe el
nombre de muestreo por reas: los conglomerados tiene que ser
lo ms heterogneo posible.
Cuando se selecciona dentro de cada conglomerado nuevos
subconglomerados y as sucesivamente. Tambin se le llama
polietpico.
El ms frecuente de los muestreos por etapas es el bietpico, en
el que se seleccionan los conglomerados o reas y despus las
unidades secundarias que corresponden a los elementos del
conjunto poblacional, sin necesidad de tener que seleccionar
ningn otro tipo de unidad intermedia.
CARACTERISTICAS
Cuando hay un gran nmero de grupos documentales idnticos
56
topogrfico
Muestreo cronolgico
Muestreo alfabtico
Muestreo
cualitativo
selectivo
Mtodo selectivo
vaciado selectivo
Muestreo opintico
de
14
14
57
Sb
SERIES ESPECIFICAS
SERIES GENERALES
SERIES, SUBSERIES,
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
CDIGO
D = Dependencia
S = Serie
Sb = Subserie
INICIAL
FINAL
FECHAS
DISPOSICION FINAL
CT = Conservacin Total
E = Eliminacin
M = Microfilmacin
S = Seleccionar
CODIGO
DEPENDENCIA PRODUCTORA:
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
Archivo
Central
RETENCION EN AOS
CT
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
DISPOSICION FINAL
Hoja No: 1
SMBOLOS
SERIE = MAYSCULA SOSTENIDA
SUBSERIE = Mayscula Inicial
P = Posee Valor Primario.
S = Posee Valor Secundario.
- = Tipo Documental
CONVENCIONES
VALOR DOCUMENTAL