Está en la página 1de 8

Margarita Parra Betancourt

NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA ISAD


(G)
La finalidad de la descripcin archivstica es identificar y explicar el contexto y el
contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles a los
investigadores y pblico en general. El principal foco de atencin de la Norma se centra en
la descripcin de los materiales de archivo a partir del momento en que se han seleccionado
para su conservacin (histricos), pero tambin puede aplicarse a las fases previas. [1]

Es importante subrayar que con la finalidad de lograr la


homogeneidad en la descripcin de archivos y estar en posibilidad
de intercambiar informacin a nivel internacional mediante un
cdigo comn, sta debe llevarse a cabo bajo las reglas de la Norma
Internacional General de Descripcin Archivstica-ISAD(G) por sus
siglas en ingls.

La Norma constituye una gua general para la elaboracin de


descripciones archivsticas. Debe utilizarse junto con las normas
nacionales existentes o como base para el desarrollo de normas
nacionales. [2]

La Norma contiene reglas generales para la descripcin archivstica que pueden aplicarse
con independencia del tipo documental o del soporte fsico de los documentos de archivo.
Las reglas contenidas en la Norma no sirven de gua para la descripcin de documentos
especiales como sellos, registros sonoros o mapas. Existen manuales con reglas para la
descripcin de estos documentos que pueden utilizarse junto con esta Norma para lograr
una descripcin adecuada de los mismos. [3]

No hay que olvidar que para realizar cualquier nivel de descripcin del acervo, es
indispensable tener organizados los documentos (clasificados y ordenados) en fondo,
seccin y serie.

Las reglas de la ISAD(G) se estructuran en siete reas de informacin y establece veintisis


elementos que pueden ser combinados para constituir la descripcin de cualquier unidad.
De stos, solamente seis son considerados como esenciales a toda descripcin en el
siguiente cuadro estn sealados con un asterisco.

NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA ISAD(G)


ELEMENTOS REGLA EJEMPLO

1. REA DE IDENTIFICACIN

Incluir el cdigo del pas de MX-21-19-AHM-CIA


1. signatura/cdigo de
referencia* acuerdo con la ltima versin
de la Norma ISO 3166 (cdigos En donde:
para la representacin de los
MX - Mxico
Identifica el archivo y nombres de los pases), seguido
21 Puebla (clave INEGI)
proporciona un nexo de por el cdigo del archivo
(cdigo normalizado de 19 Atlixco (clave INEGI)
unin entre los
archivos del pas), seguido del AHM - Archivo Histrico de
documentos y la
cdigo especfico del archivo Metepec
descripcin que los
local, la signatura u otro CIA - Compaa Industrial
representa.
identificador nico. de Atlixco

Anotar el nombre completo del


grupo documental. Cuando la
2. ttulo*
unidad de descripcin tenga un
nombre formal, ste deber
Compaa Industrial de
denominar la unidad de transcribirse textualmente,
Atlixco.
descripcin palabra por palabra, con su
orden y ortografa original;
pero no necesariamente ni la
puntuacin ni las maysculas.
Periodo en el que el productor
acumul los documentos de la
3. fecha* unidad de descripcin en el 1870-1967.
ejercicio de su actividad (fechas
extremas).

4. nivel de descripcin*
Consignar si se est
describiendo un fondo,
Identifica el nivel de subfondo, seccin, subseccin, Inventario del fondo.
organizacin. serie, subserie, expediente o
unidad documental.
Resear el volumen de la
5. volumen y soporte*
245 cajas AG12,
documentacin descrita ya sea
conteniendo 3400
en metros lineales o nmero de
Identifica el volumen expedientes y, adems, 1,323
expedientes, cajas, rollos de
fsico y el soporte de la libros de contabilidad y de
pelcula, fotografas, libros,
unidad de descripcin. actas del Consejo y de
videos, etctera, anotarlos en
asambleas.
cifras arbigas.
2. REA DE CONTEXTO

Anotar el nombre del


6. nombre del o de los
productores (procedencia) * organismo o del individuo - o-
responsable de la produccin de
la unidad de descripcin a
Nombre del productor. condicin de que esta
informacin no aparezca en el
ttulo.
La Compaa Industrial de
Consignar sintticamente Atlixco, S.A. (CIASA) fue
cualquier dato significativo, fundada por un grupo de
sobre el origen, evolucin empresarios encabezados por
7. historia institucional/ desarrollo y trabajo de la Luis Barroso Arias, en la
resea biogrfica institucin, o sobre la vida y hacienda San Diego Metepec
trabajo de la persona fsica en 1899. Tuvo como
Resea histrica de la generadora de la unidad de objetivo comerciar y fabricar
institucin o datos descripcin (documentacin). hilados, tejidos, blanqueados
biogrficos sobre el Para las personas o familias y estampados de algodn.
productor de la consignar los nombres Comenz a funcionar en
documentacin para completos y ttulos, domicilios 1902. La Compaa
situarla en su contexto y sucesivos, actividades, empleos construy un casero de mil
hacerla ms comprensible. o cargos, seudnimos, viviendas para los obreros, el
acontecimientos significativos, 60% con una pieza y el resto
fechas y lugares de nacimiento con dos. En 1912 firmo el
y fallecimiento. primer contrato de ley de
Mxico
Resear las sucesivas
transferencias de propiedad y
Despus de que la fbrica
custodia de la unidad de
cerr sus puertas en 1967, el
8. historia archivstica
descripcin, as como las
archivo fue llevado al
fechas. Si la historia de la
edificio de la Confederacin
Informa acerca de los custodia es desconocida debe
Regional Obrera Mexicana
cambios de propiedad y researse este hecho.
(CROM) de Atlixco, en
custodia que sean donde permaneci por ms
significativos para Cuando la unidad de
de treinta aos. En 1999
determinar la autenticidad, descripcin se recibe despus de mltiples
integridad e interpretacin. directamente de su productor, gestiones el Ecomuseo de
no se debe incluir una historia
Metepec recibi en donacin
de la custodia, esa informacin
el Archivo.
se recoger en el elemento
Forma de ingreso.

9. forma de ingreso
Consignar el origen desde el
cual fue remitida la unidad de
descripcin: transferencia,
Identifica la forma de donacin, adquisicin (siempre Donacin. 1999.
adquisicin o de que no se trate de informacin
transferencia. confidencial) y la fecha. Si el
origen se desconoce consignar
este dato.
3. REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

La mayor parte de los


Elaborar un breve resumen del
documentos son de origen
10. alcance y contenido
contenido (incluyendo periodo
contable. Existen tambin
cronolgico) de la unidad de
libros de asambleas
Identifica el contenido y descripcin. Incluir
generales (1899-1967) y de
tipologa de la unidad de informacin sobre la tipologa
Actas del Consejo (1902-
descripcin para permitir a adecundola al nivel de 1967). Expedientes de fincas
los usuarios juzgar su descripcin. No repetir aqu
urbanas y rsticas, obras
inters potencial. informacin proporcionada ya
hidrulicas, concesiones del
en otros apartados de la
gobierno federal y estatal,
descripcin.
marcas de fbrica
11. valoracin, seleccin y Toda la documentacin fue
eliminacin Consignar las actividades de
inventariada, sin haber
valoracin, seleccin y
pasado por el proceso de
Indica si la documentacin eliminacin realizadas a la valoracin por tratarse, en el
ha pasado por cualquiera unidad de descripcin. Indicar
momento de su organizacin
de stas acciones. al responsable.
de un archivo histrico.

12. nuevos ingresos


Cuando se trata de un fondo
abierto proporcionar una
Informa de los ingresos estimacin de la cantidad y No se tiene previsto ningn
complementarios previstos frecuencia de los depsitos ingreso de documentacin.
adicionales
El Cuadro de Clasificacin
tiene una Seccin con tres
subsecciones y 22 series.
13. organizacin
Especificar la estructura interna
del sistema de organizacin
Ver cuadro de clasificacin
Informa acerca del sistema (cuadro de clasificacin) y el
de clasificacin y la tipo de ordenacin: alfabtica,
Las series fueron ordenadas
ordenacin. numrica, topogrfica,
dentro de las subsecciones
combinada u otra.
alfabticamente y los
expedientes
cronolgicamente.
4. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

Especificar la legislacin o la
14. condiciones de acceso situacin jurdica, los
convenios, regulaciones o
Proporciona informacin Libre consulta por su
cualquier tipo de decisin que
acerca de la situacin carcter histrico.
afecte al acceso a la unidad de
legal. descripcin. En su caso, indicar
el periodo de tiempo durante el
cual la documentacin
permanecer no accesible y la
fecha en la que la
documentacin s lo estar.
Informar si tiene derechos de
reproduccin intelectual. Si la
existencia de estos derechos no
15. condiciones de
reproduccin se conoce, consignar este -o-
hecho. Si no existen
restricciones no es preciso
sealarlo.
Resear la lengua predominante
16. lengua/escritura de la
documentacin de los documentos que integran
la unidad de descripcin. Dar
Texto en espaol.
Identifica la (s) lengua (s) cuenta de los distintos
y tipos de escritura. alfabetos, escrituras, smbolos o
abreviaturas empleados.
Indicar cualquier caracterstica
fsica importante que afecte al
uso de la unidad de descripcin,
17. caractersticas fsicas y por ejemplo: requiere
requisitos tcnicos -o-
restauracin, conservacin
preventiva o bien tipo de
software y/o hardware para
poder acceder.
Informar sobre cualquier
instrumento de descripcin que
se encuentre en poder del Inventario impreso y en base
18. instrumentos de
descripcin (consulta) archivo o del productor y que de datos. Descripcin muy
proporcione informacin general por expediente.
relativa al contexto y contenido
de la unidad de descripcin.
5. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA

Si la unidad de descripcin es
una copia y otro archivo,
organismo o individuo
conserva los originales, resear
19. existencia y localizacin de
los originales su nombre si la informacin no -o-
es confidencial. Si se tiene
conocimiento de que los
originales no existen se
proporcionar esta informacin.
20. existencia y localizacin de Indicar si existen copias de la -o-
copias unidad de descripcin en otro
soporte (ya sea en la institucin
o en cualquier otro lugar),
registrando en donde pueden
ser consultadas.
Si existen otros documentos
que tengan una relacin directa
con la unidad de descripcin
(ya sea por el principio de
21. unidades de descripcin
procedencia o por cualquier
relacionadas otra clase de asociacin) se
debe indicar esta relacin y el Fondo Sindicatos de Puebla.
Que se encuentren en el lugar en donde se encuentran.
propio archivo o en otros.
Si los documentos relacionados
cuentan con un instrumento de
descripcin, consignar esta
informacin en el elemento
Instrumentos de descripcin.

Proporcionar la informacin y
referencia acerca de cualquier
publicacin que trate o est
basada en el uso, estudio o
22. nota de publicaciones anlisis de la unidad de -o-
descripcin. Incluir referencias
de las transcripciones o
ediciones facsimilares
publicadas.
6. REA DE NOTAS

Consignar informacin
23. notas
significativa que no haya
-o-
podido ser incluida en ningn
otro elemento de la descripcin.
7. REA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIN
La descripcin estuvo bajo la
coordinacin del maestro
24. nota del archivista
Mariano Castellanos Arenas
Especificar las fuentes
y los analistas Gabriela
consultadas para preparar la
Explicar quin y cmo ha Bermdez Lpez, Alejandro
descripcin y quien la ha
preparado la descripcin Corts Patio, Edmundo
elaborado.
Hernndez Amador y
Samuel Malpica Moreda,
con la asesora tcnica de
Apoyo al desarrollo de
Archivos y Bibliotecas de
Mxico, A.C. (ADABI).
Norma Internacional
General de Descripcin
Consignar las normas y reglas Archivstica ISAD(G),
25. reglas o normas
internacionales, nacionales y Madrid, Ministerio de
locales utilizadas en la Educacin Cultura y
descripcin. Deporte-Subdireccin de los
Archivos Estatales, segunda
edicin, 2000.
Consignar las fechas en que se
Junio-diciembre 2004.
26. fecha de la descripcin
ha preparado y/o revisado la
Archivo Histrico Ecomuseo
descripcin y el nombre del
de Metepec, Puebla.
archivo.

Como ya se dijo en cualquier nivel de descripcin pueden utilizarse los 26 elementos de las
reglas, aunque solamente los siguientes seis son esenciales:

1. cdigo de referencia
2. ttulo
3. productor
4. fechas
5. volumen
6. nivel de descripcin

Las reglas de la ISAD(G) pretenden ser aplicables del modo ms amplio posible a las
descripciones de archivos sin tener en cuenta el volumen y la naturaleza de la unidad de
descripcin. La Norma no define los formatos de edicin ni el modo de presentacin de
estos elementos en los instrumentos de consulta (guas, inventarios, catlogos). La
estructura y el contenido de la informacin de cada uno de los elementos deber formularse
de acuerdo con las normas nacionales aplicables en cada pas.

Notas
[1] Norma Internacional General de Descripcin Archivstica-ISAD (G), Madrid,
Ministerio de Educacin Cultura y Deporte-Subdireccin de los Archivos Estatales,
segunda edicin, 2000, p. 12
[2] Idem.
[3] Idem.
Bibliografa
AGUILERA Murgua, Ramn, Los archivos pblicos: su organizacin y conservacin,
indito, Mxico, 2003-2004.
Centro de Profesionalizacin del Servicio Pblico. Curso-taller: Organizacin de los
archivos de la administracin pblica, Mxico, 2004.
HEREDIA Herrera, Antonia, La nueva versin de la norma ISAD(G) en Archivamos,
nmero 36-37 (2 y 3 trimestres ), Espaa, Asociacin de Archiveros de Castilla y Len,
2000.
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica-Ottawa 1994, versin
espaola preparada por Luis Martnez Garca, Rosana de Andrs Daz y Victoria Aria
Roca, Mxico, Archivo General de la Nacin, 1997.
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica-ISAD (G), Madrid, Ministerio
de Educacin Cultura y Deporte-Subdireccin de los Archivos Estatales, segunda edicin,
2000.
PARRA Betancourt, Margarita, coordinadora, Memoria 4, Mxico, ADABI, 2005.
VILLANUEVA Bazn Gustavo, et al., Manual de procedimientos tcnicos para archivos
histricos de universidades e instituciones de educacin superior, Mxico, BUAP-UNAM,
2002.