ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD No. 1

DANIELA LOZANO BEZ

Aprendiz

NELSY MAYERLY PAREJA ORTIZ

Tutora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

BOGOT D.C.
2015

INTRODUCCIN

La gestin documental dentro de las organizaciones es de gran importancia, la

clasificacin, organizacin y descripcin
de los documentos segn la
normatividad establecida vigente es necesaria para la realizacin adecuada de
cada proceso.
En Colombia los procesos archivsticos se orientan bajo la Ley 594 de 2000,
del Archivo General de la Nacin, la cual insta a las entidades pblicas y
privadas con funciones pblicas, a elaborar programas de gestin documental
dentro del concepto de archivo total en el cual se controla los documentos
desde su elaboracin hasta su disposicin final orientado principalmente por las
Tablas de Retencin Documental.
Por consiguiente, la Organizacin Documental es el principal centro de
eficiencia y mejora continua en los procesos y funciones de las organizaciones
que habitualmente realizan trmites con documentos, ya que permite replantear
acciones y estrategias en el uso de los sistemas de informacin, con el fin de
obtener resultados ptimos en los problemas organizacionales.

MAPA MENTAL

1.
1.
PRODUCCIN
PRODUCCIN

8.
8.
DISPOSICIN
DISPOSICIN
FINAL
FINAL

7.
7.
CONSERVACI
CONSERVACI
N
N

2.
RECEPCIN
2. RECEPCIN

GESTIN
DOCUMENT
AL

6.
CONSULTA
6. CONSULTA

3.
3.
DISTRIBUCI
DISTRIBUCI
N
N

4.
TRAMITE
4. TRAMITE

5.
5.
ORGANIZACI
ORGANIZACI
N
N

CONCLUSIONES

La gestin documental nos aporta grandes ventajas como el ahorro de

tiempo, recepcin y organizacin debidamente de los documentos ya que es
una tarea clave que nos permite ahorrar tiempo y dinero al buscar un
documento o informacin, tambin nos permite conservar los documentos
teniendo como base la normatividad vigente.

Como recurso, la gestin documental provee informacin, y como activo,

proveen documentacin.

Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la informacin, stos nos

ayudan a localizar el documento en una forma ms rpida y desde cualquier
lugar, sea en la organizacin o fuera de sta.

La organizacin documental en las organizaciones es primordial para la

trazabilidad de cualquier proceso que se lleve a cabo.

BIBLIOGRAFA

Acuerdo 042 de 2013

Norma Tcnica Colombiana - NTC 4095/1997
Norma General para la Descripcin Archivstica
ISAD (G)2000
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica