LA ORGANIZACIN

(140)

Es determinar todas las actividades, funciones, o tareas que se

desarrollan en una empresa, agrupndolas en diferentes reas, a la cual
se le asignar un administrador, y las responsabilidades asignadas a las
personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones
respectivas, a fin de optimizar los recursos y lograr los objetivos de una
forma eficiente.
Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos
objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad
necesaria para supervisar y coordinar tanto en sentido horizontal como
vertical toda la estructura de la empresa. Adems se refiere a una
estructura intencional formalizada de funciones o puestos.
Los elementos bsicos del concepto son:
Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco
fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece
la disposicin y la correlacin de funciones, jerarquas y actividades
necesarias para lograr los objetivos
Sistematizacin. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos
de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el
trabajo y la eficiencia.
Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades.
Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a
fin de promover la especializacin.
Jerarqua. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de
establecer niveles de
Responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la
organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el
trabajo de la mejor manera posible
PRINCIPIOS
a.

(441)

Unidad de objetivo; Este principio se refiere a que todas las

actividades establecidas en la organizacin deben estar
relacionadas con los objetivos y propsitos de la empresa. Esto nos
dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para
alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos
innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr

b.

Eficiencia de la organizacin; si est estructurada para dar

asistencia al logro de los objetivos empresariales con mnimo de
costos.

c.

Esfera administrativa; existe un lmite en el numero de de

personas que un individuo puede manejar eficientemente, debe
haber un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben
reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus
funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no
debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados,
con el fin de asegurar que no est sobrecargado y pueda, en
determinado momento

d.

Escalar; (tramo de control) Cuanto ms clara es la lnea de

autoridad entre jefes y subordinados mas especfica ser la
responsabilidad para la toma de decisiones y mejor la
comunicacin

e.

Delegacin con base en resultados, debe ser clara y adecuada

para garantizar el logro de los objetivos esperados

f.

Responsabilidad absoluta; Los gerentes son responsables de lo que

otros hacen

g.

Responsabilidad y autoridad; Esto se refiere a que a cada grado

de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad
necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se
le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le
otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se
le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo,
sino se le hace responsable por los resultados.

h.

Unidad de mando; Este principio establece que al determinar un

centro de autoridad y decisin para cada

i.

funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no

debern reportar ms de un superior porque si el empleado recibe
rdenes de ms de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusin,
ineficiencia y fuga de responsabilidad.

j.

Nivel de autoridad; se refiere a que deben de respetarse los

diferentes mandos formales en las organizaciones, y resolver los
conflictos dentro del mismo nivel o el inmediato.

k.

Definicin funcional; las funciones asignadas a cada trabajador

deben ser claras en relacin a los objeticos.

l.

Equilibrio; los principios

equitativamente

tcnicas

deben

de

adoptarse

m.

Flexibilidad; las decisiones y ejecucin de actividades se deben

ajustar a los objetivos y no radicales.

n.

Concesin de Liderazgo; Entre ms libertad tenga la estructura y

las funciones sean ms delegables, mas ayudara a desarrollar los
liderazgos de los gerentes.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIOIN
a) Divisin del trabajo
Es la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de realizar
una funcin con la mayor precisin, eficiencia y mnimo de esfuerzo,
dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento del trabajo.
Jerarquizacin: se refiere a la disposicin de funciones por orden de
rango, grado o importancia.
Departamentalizacin: es la divisin o agrupamiento de las funciones y
actividades en unidades especificas con base en su similitud.
Descripcin de funciones, actividades y responsabilidades: es la
recopilacin ordenada y clasificada de todos los factores y actividades
necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera.
b) Coordinacin
Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las lneas de
comunicacin y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la
combinacin y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el
grupo social.

LA DEPARTAMENTALIZACION

(158)

Cabe destacar que cada organizacin tiene su forma especfica de

clasificar y agrupar las actividades de trabajo. Este proceso de agrupar
individuos en unidades o departamentos distintos para facilitar el logro
de las metas organizacionales es lo que Robbins (1996, p.345),
denomina "departamentalizacin". En este propsito, los autores
clsicos argumentaban que las actividades de la organizacin deberan
ser especializadas y agruparse en departamentos. La divisin del trabajo
crea especialistas que necesitan coordinacin, que la misma se logra a
travs de reglas y procedimientos derivados de la planeacin.
Funcional, agrupa las actividades anlogas, segn su funcin primordial.
Por productos, es caracterstica de organizaciones que fabrican diversas
lneas de productos, se hace de acuerdo a un producto o grupo de
productos relacionados entre si.
Geogrfica o por territorios, se da en sectores alejados fsicamente y/o
cuando el tramo de operaciones o de personal es muy grande.
Clientes, el inters principal es servir a distintos compradores, empresas
comerciales

Por proceso o equipo, sirve de base para crear unidades

departamentales, sobre todo si es menos costoso, ahorra tiempo.
Secuencia, tiene niveles intermedios o Inferiores.

DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCION DE LA EMPRESA

Fue promovida por los autores clsicos, es la ms comn de las
organizaciones, haciendo que el mtodo o los mtodos utilizados
reflejaran el agrupamiento que mejor contribuyera a la consecucin de
los objetivos de la organizacin y a las metas de las unidades
individuales. Ocurre cuando las unidades de la organizacin se definen
por la naturaleza del trabajo. Aunque se puede usar distintas
terminologas, la mayor parte de las organizaciones tienen tres
funciones bsicas: Produccin, ventas y finanzas, la ventaja principal de
la departamentalizacin funcional es que permite la especializacin
dentro de las funciones

-VENTAJAS; reflejo lgico de las funciones, mantiene el poder y pretigio

de las funciones principales, principio de especializacin, simplifica la
capacitacin, fuerte control de la direccin.
-DESVENTAJAS; reduce nfasis hacia los objetivos a cumplir, disminuye
coordinacin entre funciones, la responsabilidad de ganancias se le
atribuye a la alta direccin, limita desarrollo de los administradores
generales.

DEPARTAMENTALIZACION POR TERRITORIO O POR GEOGRAFIA:

Es especialmente atractiva para firmas de gran escala u otras cuyas
actividades estn dispersadas fsica o geogrficamente. Se usa con ms
frecuencia en ventas y en produccin; no se usa en finanzas, porque
usualmente est concentrada en las oficinas centrales. Tambin muchas
agencias de gobierno adoptan este tipo de organizacin para
proporcionar servicios a toda la nacin en forma simultnea.
-VENTAJAS, las siguientes: Pueden obtenerse ganancias sobre la
eficiencia inmediata, captando la buena voluntad de las personas de la
localidad, el costo de las operaciones territoriales puede ser menor, lo
que puede compensar cualquier aumento en el costo de la coordinacin
y en el control en oficinas centrales, la creacin de muchas posiciones
ejecutivas en niveles en los que la empresa puede darse el lujo de
permitir que los empleados ganen experiencia.
-DESVENTAJAS, que requiere ms personas con habilidades generales
de gerente, tiende a hacer difcil el mantenimiento de los servicios
centrales econmicos y puede requerir servicios tales como personal o
compras a nivel regional, por ltimo; agrava los problemas de control de
la alta direccin

DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTE:

El cliente es la clave para la forma en que se agrupan las actividades
cuando las cosas que una empresa hace para l son administradas por
un jefe de departamento.
A veces los productos pueden desarrollar mejor sus ventas cuando los
clientes estn clasificados sobre bases tales como edad, sexo e ingreso;
por ejemplo, las grandes tiendas como SUPERMECADOS, se dividen en
departamentos de damas, nios, caballeros, e incluso en departamentos
de liquidacin de mercancas para clientes de bajos ingresos.

-VENTAJAS; Alienta la concentracin en las necesidades del consumidor,

les da a los consumidores la sensacin de que cuentan con un proveedor
comprensivo, adquiere destrezas en el rea de la clientela.
-DESVENTAJAS: Hay dificultad en la coordinacin de este tipo de
departamentalizacin con los organizados sobre otra base, se da
tambin una presin constante de los ejecutivos de los departamentos
por cliente para que se brinde una atencin particular; no se utiliza a
plena capacidad la mano de obra especializada; en periodos de recesin
algunos grupos de clientes tienden a desaparecer y en etapas de
expansin, tienen un desarrollo desigual.

DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO O EQUIPO

En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos
reportar eficiencia y ahorro de tiempo; as como tambin en una planta
automotriz, la agrupacin por proceso.

TIPOS DE ORGANIZACIN O AUTORIDAD

Lineal o militar
Esta centralizada en una sola persona y se da en pequeas empresas.
Ventajas:
Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecucin.
No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
La disciplina es fcil de mantener.
Desventajas:
Es rgida e inflexible.
La organizacin depende de hombres clave, provocando trastornos.
No fomenta la especializacin.
Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de direccin,
solamente son operativos.
Funcional o de Taylor
Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera
que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor
numero de funciones.
Ventajas:
Mayor especializacin.
Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona.
La divisin del trabajo es planeada.
El trabajo manual se separa del intelectual.
Disminuye la presin sobre un solo jefe.
Desventajas:
Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad.
Linea funcional
Se combinan los dos tipos de organizacin, aprovechando las ventajas y
evitando las desventajas inherentes a cada una.
Conserva de la organizacin lineal o militar la autoridad que se transmite
a travs de un solo jefe. Y de la funcional, la especializacin de cada
actividad en una funcin. Este tipo de organizacin es el ms utilizado
en la actualidad.

Staf
Surge como consecuencia de las grandes organizaciones y del avance
de la tecnologa, contar con especialistas capaces de proporcionar
informacin experta y de asesora a los departamentos de lnea.
Ventajas:
Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de
resolver los problemas de direccin.
Hace posible el principio de responsabilidad y autoridad, y la
especializacin Staff.
Desventajas:
Ha confusin sino son bien definidos los deberes y responsabilidades de
la asesora.
Por comits
Asignarlos diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que
se renen para discutir y resolver los problemas que se les
encomienden; se da en combinacin con otro tipo de organizacin. Hay
comits directivos, ejecutivos, de vigilancia, consultivos, etc.
Ventajas:
Las soluciones son ms efectivas.
Se comparte la responsabilidad.
Permite que las ideas se fundamenten.
Se aprovecha al mximo la experiencia.
Desventajas:
Las decisiones son lentas.
Es difcil disolverlos.
Los gerentes se desligan de la responsabilidad.
Matricial
Matriz, de Parrilla, de Proyecto o Administracin de producto. Se
abandona el principio de
unidad de mando. Requiere de una estructura administrativa slida y de
mecanismos
especiales de apoyo.
Ventajas:
Coordina la mejora de productos como los objetivos del departamento.
Propicia la comunicacin interdepartamental entre las funciones y los
productos.
Permite cambiar de una tarea a otra.
Favorece el intercambio de experiencias.
Desventajas:
Confusin acerca de quien depende de quin.
Da lugar a la lucha de poder.
Supone perdidas de tiempo.
Resistencia al cambio.

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AUTORIDAD Y PODER (176)

PODER: Concepto mucho ms amplio que el de autoridad, es la
capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones
o acciones de otras personas o grupos.
AUTORIDAD: En una organizacin es el derecho propio de un
puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que
afectan a otras personas.

FUENTES DE PODER:
PODER DE EXPERTO
Es aquella influencia que uno obtiene como resultado de su experiencia,
habilidad especial o conocimiento.
PODER REFERENTE O DE REFERENCIA
Se basa en la identificacin con una persona que tiene los recursos o
rasgos que uno cree son deseables, surge de la admiracin de otro y del
deseo de ser como esa persona.
PODER DE RECOMPENSA:
El poder tambin puede ser producto de la capacidad de una persona
para otorgar recompensa.
PODER COERCITIVO
Es el de castigar, ya sea despidiendo a su subordinado o negando el
reconocimiento de sus mritos.
PODER LEGTIMO O DEL PUESTO
Es idntico a la autoridad, representa el poder que uno recibe como
resultado de su posicin en una jerarqua formal. Si bien la autoridad
en una organizacin es el poder para ejercer discrecionalidad en la toma
de decisiones, casi invariablemente se deriva del poder del puesto, o
poder legtimo.

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CONCEPTOS DE PERSONAL DE LINEA, (178)

DE APOYO STAFF,
AUTORIDAD FUNCIONAL.
LINEAL MILITAR
el de arriba

de arriba hacia abajo, poder concentrado en

-Vertical
-Funcional

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-HORIZONTAL
-FUNCIONAL

-VERTICAL
-FUNCIONAL STAFF O ASESORIA

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-CIRCULAR
-FUNCIONAL O STAFF

DELEGACION DE AUTORIDAD (181)

La autoridad se delega cuando un superior le da a un subordinado
libertad para tomar decisiones, bajo su responsabilidad.
PROCESO DE DELEGACION DE AUTORIDAD.
1. Resultados que se esperan del puesto
2. Asignacin de deberes del puesto
3. Delegacin de autoridad para lograr esos deberes
4. Hacer responsable a la persona que ocupa el puesto por la
realizacin del trabajo
5. Tolerancia al error
6. Retroalimentar hasta lograr la especializacin
7. Divulgacin de la delegacin a los subordinados y otros mandos
OTRAS FORMAS DE DELEGACION DE AUTORIDAD
EMPOWERMENT
Significa que los empleados, administradores o equipos de todos los
niveles de la organizacin tienen el poder para tomar decisiones sin
tener que requerir la autorizacin de sus superiores. La idea en que se
basa es que quienes se hallan directamente relacionados con una tarea
son los ms indicados para tomar una decisin al respecto, en el
entendido de que poseen las aptitudes requeridas para ello. El sustento
histrico de la idea del empowerment radica en las propuestas sobre

14

sugerencias, enriquecimiento de funciones y participacin de los

empleados.

15

Tanto la delegacin como el empowerment son cuestin de grado.

Implican asimismo que empleados y equipos acepten la responsabilidad de sus
acciones y tareas.
Esto puede ilustrarse de la siguiente manera:

El poder debe ser igual a la responsabilidad (P = R).

Si el poder es mayor que la responsabilidad (P
R), el resultado podra
ser una conducta autocrtica por parte del superior, a quien no se hace
responsable de sus acciones.
Si la responsabilidad es mayor que el poder (R
P), el resultado podra
ser la frustracin de los subordinados, dado que carecen del poder
necesario para desempear las tareas de son responsables.
Entre las razones del inters en el empowerment estn la competitividad
global, la necesidad de responder rpidamente a las demandas y expectativas
de los clientes y la exigencia de mayor autonoma de parte de una fuerza de
trabajo cada vez mejor preparada. El empowerment de los subordinados
significa que los superiores tienen que compartir su autoridad y poder con sus
subordinados.

LA DESCENTRALIZACION ADMINISTRATIVA

(otros textos)

Puede entenderse bien como proceso (desde lo centralizado) o como forma de

funcionamiento de una organizacin. Supone transferir el poder, (y como tal, el
conocimiento y los recursos) de un gobierno central hacia autoridades que no
estn jerrquicamente subordinadas. La relacin entre entidades descentrales
son siempre horizontales no jerrquicas. Una organizacin tiene que tomar
decisiones estratgicas y operacionales. Ej. Entidades descentralizadas con Ley
propia

LA DESCONCENTRACION ADMINISTRATIVA (otros textos)

Proceso jurdico-administrativo que permite al titular de una institucin, por
una parte, delegar en sus funcionarios u rganos subalternos las
responsabilidades del ejercicio de una o varias funciones que le son legalmente
encomendadas, excepto las que por disposicin legal debe ejercer
personalmente, y por otra, transferir los Recursos presupuestarios y apoyos
administrativos necesarios para el desempeo de tales responsabilidades, sin
que el rgano desconcentrado pierda la relacin de autoridad que lo supedita a
un rgano central, Ej. Renap, Mini munis, bancos, MINEDUC, etc.

TECNIAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIN (397 y otros textos)

-Organigramas

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17

-Manual de Descripcin Tcnica de Puestos

UBICACION ADMINISTRATIVA:
Coordinacin Financiera
TITULO OFICIAL:Profesional Jefe ll
/Coordinador Financiero

PUESTO FUNCIONAL:
Coordinador Financiero

JEFE INMEDIATO SUPERIOR:

SUBALTERNOS:

Gerente General

Encargados

de:

Presupuesto,

Contabilidad, Tesorera y Activos Fijos.

PUESTOS QUE PUEDE REEMPLAZAR:

PUESTOS QUE PUEDEN

REEMPLAZARLO:
Encargado de Presupuesto

PROPOSITO
Dirigir, controlar, planificar, administrar y supervisar las actividades y operaciones que se
realizan en el Departamento Financiero.
ATRIBUCIONES
1. Coordina y supervisa las actividades que realiza el personal a su cargo e informa al
gerente general sobre las actividades que realiza la coordinacin a su cargo.

2. Vela que las atribuciones, polticas, procedimientos y normas a cargo de las unidades
administrativas y financieras sean ejecutadas de conformidad a lo establecido en
las leyes, reglamentos, normas y procedimientos, circulares y otro instrumento de
aplicacin, cual sea el caso.

RELACIONES DE TRABAJO
Tendr relacin directa Externa con el Ministerio de Agricultura Ganadera y
Alimentacin, Ministerio de Finanzas Pblicas, contralora General de Cuentas de la
Nacin y otras que por naturaleza del puesto sean de su competencia; Internas con
los Coordinadores Administrativo, Logstica y Tcnico Legal y personal subalterno.

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AUTORIDAD
La autoridad ser sobre los jefes y personal de las secciones de la Coordinacin
Financiera.
NIVEL ACADEMICO
Tener aprobado el octavo semestre de una carrera a fin de las Ciencias Econmicas.
Conocimiento comprobable de la operatividad del Sistema Integrado de Administracin
Financiera.
Conocimiento slido en el rea de presupuesto, contabilidad y tesorera como de
inventarios.

REQUISITOS
Conocimiento en la aplicacin de leyes aplicables al Sector Pblico.
Manejo de computadora
Conocimientos Especiales: Ley del Instituto Nacional de Comercializacin Agrcola,
Conocimiento elevado de la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, Ley
de lo Contencioso Administrativo, etc. Acuerdos y tratados vigentes en materia de
administracin Financiera y Administrativa del Sector Pblico.

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-Manual de Procedimientos
INSTITUTO NACIONAL DE
COMERCIALIZACION AGRICOLA
Proceso:

CODIGO: IND-ADM-01
-INDECA-

ADMINISTRATIVO

PROCEDIMIENTO:

Fecha revisin: 16/09/2006

Requisiciones de Almacn

BASE LEGAL: Normas de control interno y reglamentos de control de inventarios emitidos por
el Ministerio de Finanzas Publicas
OBJETIVO:
El objetivo de Almacn y suministros, es tener buen control de los materiales, suministros, tiles
de oficina y dems enseres adquiridos por el INDECA, para mantener existencias,
contribuyendo as al buen funcionamiento de las diferentes reas de la Institucin.

NORMAS:

1. Todas las compras que se realizan, sin excepcin alguna se registran e ingresan al
Almacn, para que sean operadas en las tarjetas krdex, autorizadas por la
Contralora General de Cuentas.

2. Todas las facturas que se ingresan al Almacn deben estar firmadas por el Jefe
Financiero y la persona responsable de la compra.

3. Los departamentos deben solicitar en forma escrita sus requerimientos y

necesidades al Departamento Administrativo.

4. La seccin de almacn y Suministros proporcionar lo solicitado en un mximo de

24 horas si hay en existencia, a travs de formulario D.O.13.

5. En caso de no haber existencias de lo solicitado, el encargado de almacn

elaborar el pedido a la proveedura para realizar la compra correspondiente.

6. El encargado de almacn realizar reportes de egresos de almacn y de papelera

y tiles de oficina en forma individual, de saldos anteriores, ingresos, egresos y
saldo al ltimo da de cada mes.|

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No.

Descripcin

Responsable

Presenta solicitud de materiales y suministros a la

Coordinacin Administrativa con el formulario de
requisicin firmado y sellado

Verifica existencia de los materiales y suministros a

despachar, si cuenta con ellos prepara despacho, o
de lo contrario traslada a encargado de compras
para ver la posibilidad de iniciar proceso de compra
de lo que no se tiene

Encargado de Almacn

Con la requisicin autorizada procede a efectuar los

registros en el Kardex y prepara la entrega de los
materiales y suministros, lo cual coordina con la
unidad solicitante

Encargado de Almacn

Responsable de cada
unidad

Actualiza disponibilidades de los bienes a su cargo y

detecta stock de los mismos, luego informa de
deficiencias al Coordinador Administrativo

Encargado de Almacn

Archiva y ordena documentos de legitimo abono

Encargado de Almacn

21