Disponibilidad de habitaciones
Para ingresar seleccione:
Front Office Reservaciones Disponibilidad de Habitaciones.
La aplicacin mostrar dos ventanas:
La primera es la ventana de BSQUEDA que tiene las siguientes opciones:
Mostrar slo habitaciones ocupadas.
Mostrar slo habitaciones disponibles.
Mostrar slo habitaciones fuera de servicio.
Combinar la bsqueda con tipos de habitacin.
Hacer bsqueda para agencia o empresa.
Definir un rango de fechas para la bsqueda.
La segunda es la ventana de HABITACIONES mostrar los resultados de la bsqueda
parametrizada mostrada en una tabla o parrilla:
La primer lnea muestra todas las fechas incluidas en el rango de fechas definida.
Las siguientes lneas mostrarn resultados por tipo de habitacin y habrn tantas
lneas como tipos de habitacin tenga el hotel, la informacin mostrada ser el total de
habitaciones de acuerdo al parmetro definido (habitaciones ocupadas, disponibles o fuera
de servicio).
La antepenltima lnea mostrar el nmero de habitaciones totales segn la
bsqueda parametrizada (ocupadas, disponibles, fuera de servicio).
La ltima lnea mostrar el porcentaje que representa segn el criterio de
bsqueda (ocupadas, disponibles, fuera de servicio)
La parte inferior de la tabla (parrilla) indica que cuando el total del tipo de habitacin se
encuentra entre 75% y 89% se resaltar en amarillo y cuando sea superior al 90% se
resaltarn en rojo. Este criterio funcionar igual tanto en bsquedas de habitaciones
ocupadas como disponibles por lo que ser importante observar la forma como se est
realizando la consulta para que la interpretacin se haga correctamente.
Reserva Habitaciones
Este es el mdulo central para la reservacin de habitaciones para ingresar seleccione:
Front Office Reservaciones Reserva Habitaciones
Al entrar al mdulo ver dos ventanas:
1.
Ventana SELECCIN DE RESERVA: es la venta de bsqueda en la que podr
realizar bsquedas de habitaciones con base en diferentes parmetros:
a.
Por Clave de reservacin.
b.
Por Apellido.
c.
Por Nombre.
d.
Por Agencia o Empresa.
e.
Por Estatus de la reservacin (Garantizada, No Garantizada, Cancelada).
f.
Por Fecha de Llegada o Salida.
g.
Por Fecha Lmite o Fecha de Verificacin.
2.
Ventana RESERVACIONES: esta ventana muestra las reservaciones existentes
ordenadas de la fecha ms cercana a la ms lejana; esta ventana muestra la siguiente
informacin:
a.
Sel: contiene el Icono de LPIZ con la que podr seleccionar o abrir la
reservacin para modificarla o cancelarla.
b.
Reserva: muestra la Clave de reservacin con la que fue confirmada al
cliente.
c.
Status: indica si est garantizada, sin garanta o cancelada.
d.
Imprimir: imprime la ficha de registro para la reservacin indicada, el
sistema arrojar una tarjeta por cada husped.
e.
Husped: indica el nombre del pasajero a pernoctar.
f.
Agencia: muestra el nombre de la agencia o empresa a la que se facturar
la estancia.
g.
Garanta: muestra el monto en dinero (ya sea moneda nacional o USD)
con el cual est garantizada la reservacin.
h.
Vencimiento: indica la fecha lmite para garantizar la reservacin, si no
fuera garantizada el sistema la cancelar; por default es la misma fecha de entrada pero
se puede modificar segn la poltica de reservaciones del hotel.
i.
j.
i.
Estada: indica las fechas de entrada y salida de la reserva.
Habitacin: muestra las habitaciones reservadas con la siguiente sintaxis
XX(XX) -Tipo Habitacin, ejemplos:
10(0) - Estndar: indica que se reservaron 10 habitaciones de las
cuales cero han llegado y son del tipo de habitacin Estndar.
ii.
5(3) -Suite: quiere decir que se reservaron 5 Suites de las cuales
ya llegaron 3.
iii.
2(2) -Superior: quiere decir que se reservaron 2 habitaciones
Superiores y las dos ya se hicieron check in.
k.
Asignadas: en este campo se mostrarn los nmeros de habitacin que
sean asignadas a la reservacin.
l.
Personas: indica la cantidad de personas en la reservacin, ejemplo:
i.
2 / 0 / 0: indica que la reservacin tiene 2 adultos, 0 nios pagando
y 0 nios gratis.
ii.
2 / 1 / 0: indica que la reservacin tiene 2 adultos, 1 nio pagando y
0 nios gratis.
iii.
2 / 1 / 1: indica que la reservacin tiene 2 adultos, 1 nio pagando y
1 nio gratis.
m.
Total: indica el monto total a pagar de la estancia para dicha reservacin
segn la moneda en que se haya realizado la reserva.
n.
Rsv Remota: indica la clave de confirmacin de hotelRSV WBE (motor de
reservaciones para la pgina web del hotel); hotelRSV WBE confirmar al cliente la
reserva en lnea y bajar la reservacin a novohit, realizar la reservacin y generar
otra clave de confirmacin (que no ser enviada al cliente). novohit maneja de forma
indistinta ambas claves de confirmacin mediante la cual puede ser buscada en el cuadro
de bsquedas.
Hacer una reservacin de habitacin
Para realizar una reservacin seleccione:
Front Office Reservaciones Reserva Habitacin, clic en el botn Capturar
Reserva
Ver en la pantalla tres ventanas del lado izquierdo y una del lado derecho:
Ventana HABITACIONES SOLICITADAS: en esta ventana se irn mostrando las
habitaciones o bloques de habitaciones que se vaya agregando a la reservacin.
Ventana BSQUEDA DE TARIFAS: contiene diferente informacin:
Calendario izquierdo: es para elegir la fecha de entrada.
Calendario derecho: es para elegir la fecha de salida.
Agencia: es para seleccionar la tarifa de agencia o empresa.
Tipo de Tarifa: seleccione el tipo de tarifa para la agencia o empresa, cada
agencia o empresa puede tener tarifas para diferentes tipos de habitacin.
Aplica por: indica si la tarifa seleccionada aplicar por habitacin o por
persona, esto depender de la configuracin del hotel.
Fecha de Reservacin: muestra la fecha actual del sistema.
Botn BUSCAR TARIFAS: haga clic en este botn para buscar la
disponibilidad de habitaciones que correspondan a la tarifa de la agencia o empresa
indicada.
Ventana SELECCIN DE HABITACIONES: contiene todos los tipos de
habitaciones.:
Tipo de habitacin: lista de todos los tipos de habitaciones que tiene el
hotel.
TOT+SV: indica el total (TOT) de habitaciones por cada tipo ms la
cantidad de sobreventa (SV),
Nota
Sobreventa: novohit permite manejar sobreventa y se puede parametrizar segn las
polticas el hotel.
Disp: muestra las habitaciones que estn disponibles al momento de la
bsqueda, estarn resaltadas en verde cuando la disponibilidad sea mayor o igual al 89%,
cuando las habitaciones rebasan el 90% de venta se resaltarn en rojo.
# Hab: en este campo podr indicar la cantidad de habitaciones a reservar,
novohit permite reservar mltiples habitaciones en una reserva y de diferentes tipos de
habitacin.
# Adultos: indica el nmero de adultos que pueden pernoctar en la misma
habitacin, esto depender del tipo de habitacin y de la configuracin decidida por la
gerencia del hotel.
# Nios Pagan: indica el nmero de nios que pagarn, esto depender
de la poltica de menores del hotel.
# Nios Gratis: indica el nmero de nios gratis, esto depender de la
poltica de menores del hotel.
Los siguientes campos ser las fechas que incluye la estancia y podrn
variar dependiendo del nmero de noches:
En cada fecha aparecer la tarifa de la agencia ya sea en moneda
nacional o en USD.
Las tarifas se podrn modificar manualmente si fuera necesario.
Se recomienda ampliamente verificar el tipo de moneda que
aplicar en la reservacin ya que un cambio manual a la tarifa podra generar un cargo de
renta errneo.
Una vez seleccionado el tipo de habitacin y personas deber hacer clic en
el botn ACEPTAR Seleccin.
Se abrir una nueva pantalla donde se podr ver:
En la parte superior una ventana con la habitacin tomada indicando
nmero de noches, fechas de entrada y salida, cantidad de habitaciones, personas y total
a pagar.
En la parte inferior habr otra ventana donde se ingresarn los datos de la
reserva:
Husped: contiene un botn HUSPED, este botn le llevar a
consultar el histrico de huspedes donde tendr las siguientes opciones:
Buscar por nombre, apellidos, email, etc. Escribiendo
cualquiera de estos datos deber hacer clic en el botn BUSCAR CLIENTE EN
HISTRICO, si este cliente ya tuvo al menos una estancia aparecer en el histrico lo cual
facilitar para traer todos sus datos e incrustarlos en la reservacin.
Si el cliente es nuevo no estar en el Histrico de Clientes,
entonces deber capturar todos los datos y hacer clic en el botn GRABAR DATOS DE
NUEVO CLIENTE.
Si el husped seleccionado no es el que buscaba podr
cambiarlo o editarlo haciendo clic en el botn HUSPED.
Fecha Lmite (*): es la fecha en que la reservacin deber ser
garantizada de lo contrario el sistema cancelar la reservacin, por default esta fecha es la
misma de la fecha de llegada pero podrn modificarla de acuerdo a las polticas de
reservacin del hotel.
Fecha de Verificacin: es la fecha en la que podrn verificar que
reservaciones estn garantizadas y cules no, esto le permite al departamento de
reservacin llamar o mandar un correo electrnico a los clientes para garantizar sus
reservaciones, esta fecha normalmente es dos das antes de la llegada y tambin puede
ser modificada manualmente. Cuando la reservacin se hace para llegar el mismo da la
fecha lmite y la fecha de verificacin ser tambin la misma del da de llegada.
Solicitante: es la persona que est solicitando la reservacin al
hotel, puede ser el husped pero no necesariamente ya que puede ser un asistente, un
agente de viajes o un acompaante quien est reservando.
Garanta: es para indicar el tipo de garanta que est
proporcionando el cliente y puede ingresar un monto (si aplicara) e indicar cmo es su
pago (Tarjeta de crdito, dbito, depsito, etc), estas garantas las define el hotel
Comprobante: si el pago fue directo en el hotel se deber anotar el
nmero de comprobante o recibo del depsito en garanta, en caso de tarjetas de crdito
se puede ingresar el nmero de la tarjeta o los ltimos cuatro dgitos, esto lo define el
hotel.
Confirmada: si la reservacin tiene una forma de garanta debern
seleccionar esta casilla de verificacin para indicarle al sistema que est garantizada, de
esta forma ignorar las fechas Lmite y de Verificacin.
Orgen de Venta: son los canales a travs de los cuales venden y
son definidos por el hotel.
Categora de Atencin: son los tipos de atencin que deber
recibir el husped (VIP, Reward, Preferencial, etc) estas categoras las define el hotel.
Plan: indica el plan de alimentos que aplicar para la reservacin.
Tipo de husped: indica el tipo de husped (normal, uso casa,
cortesa, etc.).
Notas: en este espacio podr escribir las notas adicionales para la
reservacin.
En la parte inferior de esta ventana se registrar al usuario que
haya hecho la ltima modificacin a esta reserva junto con quin la gener al inicio.
En la parte derecha de la pantalla ver otra ventana de Solicitudes
Especiales:
En esta ventana se mostrarn las caractersticas generales de las
habitaciones que pueden ser incluidas en la reservacin como preferencias pero quedarn
sujetas a la disponibilidad al momento de la llegada del husped, tambin tiene un campo
para notas adicionales que tengan que ver con dichas solicitudes especiales.
Una vez ingresada toda esta informacin deber hacer clic en el
botn GRABAR RESERVA.
Aparecer la clave de confirmacin en letra azul del lado izquierdo del
botn GRABAR RESERVA, en ese momento si dentro de los datos del husped haba un
correo electrnico la confirmacin ser enviada automticamente.
Modificar una reservacin
Para modificar una reservacin deber seleccionar:
Front Office Reservaciones Reserva Habitacin
Ver la pantalla descrita arriba donde podr:
1.
2.
3.
Buscar la reservacin como se indic arriba.
Seleccionar la reserva de la lista mostrada haciendo clic en el Icono de Lpiz
(amarillo) ubicado del lado izquierdo de la reservacin a modificar, con esto se abrir la
reservacin.
Para modificar:
a.
Fechas de entrada y salida
b.
Tipo y cantidad de habitacin (agregar o quitar).
c.
Nmero de personas (adultos y nios)
d.
Seleccione la ventana superior llamada HABITACIONES SOLICITADAS y
haga los cambios de la misma forma como se indic arriba. Nota: siempre deber buscar
disponibilidad refrescar y actualizar la informacin real.
4.
Para modificar los datos generales del husped, agencia o empresa, garantia y
forma de pago, as como orgenes de venta, planes de alimentos, categora de atencin y
tipo de husped vaya directo al campo correspondiente y realice sus cambios.
5.
Una vez terminado haga clic en el botn ACTUALIZAR RESERVA..
Cancelar o Anular una reservacin
Para cancelar una reservacin seleccine:
Front Office Reservaciones Reserva Habitacin
1.
Ver la pantalla descrita arriba y podr realizar una bsqueda o bien seleccionar la
reservacin de la lista mostrada.
2.
Abra la reservacin haciendo clic en el Icono de LPIZ para abrir la reservacin.
3.
Una vez abierta la reservacin ver arriba del nombre del husped un botn
CANCELAR RESERVA haga clic sobre l.
4.
El sistema le solicitar un Motivo de cancelacin, escrbalo en el campo y vuelva a
hacer clic en el botn CANCELAR RESERVA a la derecha de este campo.
5.
La reservacin
cambiar de estatus a Cancelada y emitir una clave de cancelacin en color rojo.
Reservar un paquete
Para reservar un paquete el procedimiento es el mismo de la reservacin de una
habitacin, seleccione:
Front Office Reservaciones Reserva Habitacin
1.
2.
Haga clic en el botn CAPTURAR RESERVA.
Seleccione la fecha de entrada y salida.
3.
Seleccione la agencia o empresa y el tipo de tarifa.
4.
Haga clic en el botn BUSCAR TARIFAS para obtener la disponibilidad.
5.
Escriba en nmero de habitaciones a reservar y haga clic en ACEPTAR
SELECCIN.
6.
En la ventana HABITACIONES SOLICITADAS se mostrar la informacin general
de la reserva, del lado derecho existe un Icono llamado PQT (paquete) haga clic en l.
7.
Se abrir la ventana con las tarifas de paquetes, mostrando la siguiente
informacin:
a.
Nombres de los paquetes: aparecern en una lista todos los paquetes
vigentes.
b.
#Paquetes: deber seleccionar la cantidad de paquetes que va a reservar,
normalmente es uno por habitacin, esto depender de la configuracin del hotel por que
puede ser por persona.
c.
Las siguientes columnas mostrarn la tarifa que aplicara por cada fecha a
reservar.
8.
Indique la cantidad de paquetes a reservar en el tipo de paquete deseado y haga
clic en el botn ACEPTAR.
9.
Introduzca la informacin del husped de la misma forma como se explic arriba.
10.
Haga clic en el botn GRABAR RESERVA.
Reservar un Grupo
Para reservar un Grupo el procedimiento es el mismo de la reservacin de una habitacin,
seleccione:
Front Office Reservaciones Reserva Habitacin
1.
2.
Haga clic en el botn CAPTURAR RESERVA.
Seleccione la fecha de entrada y salida del grupo.
3.
Seleccione la agencia o empresa y el tipo de tarifa.
4.
Haga clic en el botn BUSCAR TARIFAS para obtener la disponibilidad.
5.
Escriba en nmero de habitaciones a reservar y haga clic en ACEPTAR
SELECCIN, podr seleccionar el nmero de habitaciones que desee y que haya
disponibles para cada tipo de habitacin.
6.
Llene la informacin general de la reserva, esta informacin ser la informacin
titular y podr ser una persona o una empresa.
7.
Haga clic en GRABAR RESERVA.
Agregar habitaciones a un grupo
Podr agregar habitaciones con diferentes fechas de entrada y salida en un grupo, sin
embargo se recomienda que no sean con ms de un da de diferencia ya que mantendr la
fecha de vencimiento del arribo de la primera habitacin lo que podra cancelar las
reservaciones que entren los das siguientes. Una buena prctica es realizar reservaciones
en bloques que coincidan en fechas de entrada y salida; para agregar ms habitaciones
seleccione:
Front Office Reservaciones Reserva Habitacin
1.
2.
3.
Abra la reservacin de grupo.
En la ventana HABITACIONES SOLICITADAS haga clic en el botn AGREGAR
HABITACIN.
Esto lo llevar a la pantalla de bsqueda de disponibilidad:
a.
Seleccione fechas de entrada y salida, se recomienda que sean las
mismas que ya tiene la reservacin, si varan por ms de un da la mejor prctica ser
crear otra reserva.
b.
Verifique el agencia o empresa, tipo de tarifa y tipo de habitacin, haga clic
en el botn BUSCAR TARIFAS.
c.
Seleccione la o las habitaciones a agregar y haga clic en el botn
ACEPTAR SELECCIN.
4.
Podr revisar en la ventana superior todas las habitaciones que contenga la
reservacin.
Agregar Rooming List
Seleccione:
Front Office Reservaciones Reserva Habitacin
1.
2.
Abra la reservacin de grupo.
En la ventana HABITACIONES SOLICITADAS haga clic el botn
ROOMING ubicado en el extremo derecho.
a.
Si tuviera diferentes lneas de habitaciones deber agregar el Rooming List
en cada una dependiendo de la cantidad de habitaciones y personas.
3.
Entrar a la ventana de captura de ROOMING LIST, haga clic en el botn DATOS
DEL HUSPED, esto abrir la consulta del histrico de huspedes:
a.
Podr agregar un nuevo husped o recuperarlo del histrico.
b.
Podr indicar si es adulto o menor.
c.
Podr colocar observaciones o notas para cada uno.
d.
Cuando haya seleccionado un husped observar que aparecer
registrado en la ventana del lado derecho.
e.
Repita este proceso hasta terminar de ingresar el total del Rooming List.
f.
Para concluir haga clic en el botn REGRESAR ubicado en la parte inferior
de la pantalla.
Registrar depositos a reservas
Esta opcin permite registrar y visualizar los depsitos que afectan el saldo de una
determinada reservacin, el registro de los depsitos pueden ser definidos con varios
detalles.
Para registrar depsitos a reservaciones seleccione:
Front Office Reservaciones Registrar Depsitos a Reservas -No afecta Bancos
Aparecer la ventana BUSCAR RESERVACIN donde deber ingresar la clave de
la reservacin a la que aplicar el depsito y hacer clic en el botn BUSCAR.
2.
Se mostrarn tres ventanas ms, en la ventana AGREGAR DEPSITOS POR
RERERVA deber registrar lo siguiente:
1.
a.
Descripcin prepago*: campo obligatorio, puede definir una explicacin
del pago.
b.
Carga / Devolucin*: campo obligatorio, indique si es depsito o
devolucin, esto depender de la configuracin del hotel.
c.
Tipo de Operacin*: campo obligatorio, indique la forma de pago que se
utiliz para la operacin, estas opciones dependern de la configuracin del hotel.
d.
Nmero de Recibo: deber escribir el folio del recibo que entregar al
cliente.
e.
Descripcin Movimiento: permite escribir una breve descripcin del
movimiento que se est registrando
f.
Moneda: este campo lo llena automticamente novohit de acuerdo a la
moneda nacional.
g.
Monto*: campo obligatorio, deber ingresar el monto del depsito a
registrar.
h.
i.
Confirmar Reservacin: si la reservacin no estaba confirmada podr
hacerlo desde aqu al momento de registrar el depsito.
Botones:
i.
SALIR: si oprime este botn saldr de la ventana y borrar toda la
informacin capturada slo si no fue guardada.
ii.
LIMPIAR: limpia el formulario para crear un nuevo depsito, la
informacin se perder slo si no fue guardada.
iii.
GUARDAR: salva la informacin guardndola en la reserva.
3.
Podr ver que en la ventana LISTA DE DEPSITOS POR RESERVA aparecer el
depsito en donde se irn sumando si se hicieran ms depsitos.
4.
En la ventana LISTA DETALLE DE DEPSITOS POR RESERVA se mostrarn los
diferentes movimientos o depsitos, en esta ventana podr imprimir cada uno haciendo clic
en el botn IMPRIMIR o bajarlo en pdf para enviarlo por correo electrnico.
Registrar depositos a reservas - Chile
Esta opcin permite registrar y visualizar los depsitos que afectan el saldo de una
determinada reservacin, el registro de los depsitos pueden ser definidos con varios
detalles.
Para registrar depsitos, anticipos a reservaciones ingresar en:
Front Office Reservaciones Registrar Depsitos a Reservas -No afecta Bancos
1.
Aparecer la ventana BUSCAR RESERVACIN donde deber ingresar la clave de
la reservacin a la que aplicar el depsito y hacer clic en el botn BUSCAR.
2.
Se mostrarn se mostraran las siguientes ventanas:
3.
AGREGAR DEPSITOS POR RERERVA deber registrar lo siguiente:
4.
a.
i.
Campo
Descripcin
Descripcin
prepago*
Se define una explicacin del pago.
Carga /
Devolucin*
Indique si es depsito o devolucin, esto depender de la
configuracin del hotel.
Tipo de
Operacin*
Seleccione la forma de pago que se utiliz para la operacin, estas
opciones dependern de la configuracin del hotel.
Nmero de
Recibo:
Deber capturar el folio del recibo dependiendo del control interno de
cada hotel.
Descripcin
Movimiento:
Permite escribir una breve descripcin del movimiento que se est
registrando
Moneda:
Automticamente novohit de acuerdo a la moneda nacional
registrada.
Monto*:
Deber ingresar el monto del depsito a registrar.
Confirmar
Reservacin:
Si la reservacin no estaba confirmada podr hacerlo desde aqu al
momento de registrar el depsito.
Botones: oprime este botn saldr de la ventana y borrar toda la
informacin capturada slo si no fue guardada.
LIMPIAR: limpia el formulario para crear un nuevo depsito, la
informacin se perder slo si no fue guardada.
ii.
GUARDAR: salva la informacin guardndola en la reserva.
5.
En la ventana LISTA DE DEPSITOS POR RESERVA aparecer el depsito en
donde se irn sumando si se hicieran ms depsitos.
6.
En la ventana LISTA DETALLE DE DEPSITOS POR RESERVA se mostrarn los
diferentes movimientos o depsitos, en esta ventana podr imprimir cada uno haciendo clic
en el botn IMPRIMIR o bajarlo en pdf para enviarlo por correo electrnico.
Impresin de reserva
Esta opcin es para obtener la informacin de una reservacin en especfico; normalmente
se usa para enviar por correo una actualizacin de los cambios a la reservacin.
Anteriormente se dijo que cuando se realiza una reservacin de habitacin y en la
informacin del husped se tiene un correo electrnico novohit enviar de forma
automtica la confirmacin de la reservacin, sin embargo no enviar confirmaciones cada
vez que se haga un cambio en la reserva; en estos casos se deber usar esta opcin.
Seleccione:
Front Office Reservaciones Impresin de Reserva
En la pantalla ver una ventana con dos opciones:
Reservacin: debe ingresar la clave de la reservacin que desee localizar para
imprimir, sin este dato la reserva no ser localizada.
Email: email que se envi la confirmacin de reserva a pasajero al tomar su
reserva.
Hacer clic en el botn BUSCAR.
Si la reservacin no la localiza se indicar en la parte superior de la
ventana en letras rojas.
Si localiza la reservacin aparecer el botn IMPRIMIR.
Haciendo clic en el botn IMPRIMIR abrir la ventana de impresin que le
permitir enviar el documento a la impresora o guardarlo en formato pdf para que pueda
adjuntarlo a un correo y enviarlo al cliente.
