Libro Caja: conceptos básicos y uso de este libro contable

DEDICATORIA
El presente
trabajo
esta dedicado a mis padres
hermanos y a todas las

responsabilidad
personas
que llevan
acciones contables.
con gran
PRESENTACION
El presente
trabajo
CAJA,
esta
elaborado
en el
trataremos
los
que
lleva
como nombre LIBRO
con gran responsabilidad

conceptos
basicos su
ya
que
uso,
su
importancia.
Como toda persona juridica vuestra SAC esta obligada a
llevar contabilidad completa mediante libros considerados
principales,
auxiliares
los
cuales
debern
estar
en
castellano y expresados en moneda nacional, salvo que se

trate de sociedades que hayan suscrito contratos especiales
con
el
Estado
por
tal
motivo
contabilidad en moneda extranjera
puedan
llevar
su
INTRODUCCION
El libro de contabilidad de la asociacin slo puede ser
intervenido
por
orden
judicial
por
las
autoridades
econmicas pertinentes (Ministerio de Economa y Hacienda).

Si se produce alguna tachadura no deseada, ser necesario
que el Tesorero realice una diligencia en el mismo libro
manifestando
las
causas
de
la
tachadura,
el
nmero
de
apunte y la pgina del libro donde se ha producido.

Una
vez
que
formalmente,
exencin
de
nuestra
obtenemos
I.V.A,
es
asociacin
el
C.I.F
conveniente
ha
y
sido
la
el
legalizada
correspondiente
abrir
una
cuenta
bancaria en alguna de sus modalidades, o bien libreta de

ahorros o "a la vista", o cuenta corriente.
Tanto en una u otra modalidad es aconsejable que se haga de
forma mancomunada, es decir: tres firmantes, de los cuales
dos han de ser Presidente y Tesorero y un tercer miembro de
la Junta Directiva, pero que para detraer fondos y ordenar
pagos sea necesaria la firma de dos de tres que suscriben
la cuenta.
CAPITULO
1. PLANEAMIENTO DEL PROBLEMA

1. 1.
DESCRIPTIVO
DEL PRBLEMA
Esta es una asignatura que tiene como propsito

desarrollar
casos
prcticos
de
contabilidad
descentralizada en libros auxiliares.

Est
desarrollada
Currculo
Dos
por
Unidades:
generalidades
de
de
acuerdo
Competencias
En
de
contabilidad
la
los
y
al
Proyecto
de
en
se
estructura
primera
se
estudiar
libros
en
la
Diarios
segunda,
las
Auxiliares
los
Mayores
Auxiliares.
1.2 HIPOTESIS
A cada competencia se le asigna su capacidad y
sus contenidos tridimensionales.
se
darn
en
forma
Los contenidos
terica
prctica
enmarcndolos en sus aspectos legales, contables,

tributarios
participacin
estudiantes.
laborales,
centrados
en
mediante
la
mtodos
actividad
de
de
los
CAPITULO
2. MARCO
2.1
II
TEORICO
CAJA LIBRO
Como
toda
obligada
persona
llevar
juridica
contabilidad
vuestra
SAC
completa
esta
mediante
libros considerados principales, y auxiliares los

cuales debern estar en castellano y expresados en
moneda nacional, salvo que se trate de sociedades
que
hayan
Estado
suscrito
por
contabilidad
tal
en
contratos
motivo
moneda
especiales
puedan
extranjera.
con
llevar
apunta
el
su
y/o
imprime:
Libro de Inventario y Balances

Libro Diario
Libro Mayor
Libro de Actas
Libro Caja
Registro de compras
Registro de ventas
Libro registro de activos
Libro matricula de acciones
Libro bancos, Libro de actas del directorio. Adems
de cualquier otro libro que por necesidad requiera

la empresa. Previo a su uso, los libros contables
debern legalizarse ante Notario Pblico, excepto
el
de
Planillas,
el
cual
se
legalizar
ante
el
Ministerio de Trabajo , pagando la tasa de 33 soles

en el Banco de la Nacin.
Si
se
trata
legalizaran
Para
de
las
hojas
regularizar
debes
realizar
detalla
certificado,
acciones,
informacin
el
el
los
contabilidad
en
Libro
primer
firma
se
de
de
formato
Matricula
asiento
accionistas,
No.
computarizada
los
encuentra
continuo.
de
acciones
el
cual
se
No.
de
correlativo
de
en
acciones,
emisin
accionistas,
en
se
el
etc.
la
testimonio
de
constitucin, si no lo hiciste estas a tiempo.
El libro de caja o de cuentas es uno de los tres

libros
oficiales
reflejarse
todos
de
la
los
asociacin.
movimientos
En
deben
econmicos
(ingresos y gastos) que ha realizado la entidad.
2.2
FUNCION DEL CAJERO
DEL CAJERO
1. Recepcionar el ingreso diario de todos los
en
efectivo o cheque.
2. Elaborar
las
Rentas
de
produccin
Diaria
de
acuerdo al tributo, teniendo en cuenta la Orden o

Planilla correspondiente.
3. Elaborar el Recibo de Ingreso en forma diaria de
acuerdo a las Rentas de Produccin diaria, y su
registro.
4. Distribuir copias de los Recibos de Ingresos a
diversas Oficinas.
5. Todos los documentos relacionados a los ingresos
diarios, que son materia de elaborar el Recibo de
ingreso no deben tener borrones, enmendaduras ni
aadiduras
en
los
importes
totales,
bajo
responsabilidad.
6. Otras funciones que se le asigne
DEL PAGADOR
1. Llevar el Fondo Fijo de Caja Chica del Programa de
Obras,
Gastos
Corrientes,
menudos
urgentes
fechas,
detalles
sustentatoria
las
para
previa
el
pago
revisin
otros
en
cuales
no
la
de
de
gastos
importes,
documentacin
deben
presentar
enmendaduras
ni
borrones,
debe
contar
con
las
respectivas firmas de las personas autorizadas.

2. Realizar las liquidaciones de Caja chica en forma
oportuna
para
registro
de
su
los
reposicin
gastos
que
y
se
deber
llevar
realicen
por
el
cada
programa(Gastos Corrientes y Obras)

3. Pago
de
Unidad
Proveedores
de
previa
coordinacin
Abastecimientos.
Asimismo
con
pago
la
de
planillas de Judiciales, Obreros, AFP, y haberes de

todo el Personal de la Municipalidad.
4. Certificaciones de Cheques en Banco si fuere el caso
5. Control de Facturas SUNAT.
6. Mantener al da el archivo de las copias de las
Planillas canceladas y clasificadas para su mejor
control(Activos,
Pensionistas,
Servicios
No
Personales, Judiciales y otros)

7. Remisin
de
Comprobantes
de
Pago
la
Unidad
de
Contabilidad debidamente sustentados.

DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1. Recepcin
de
documentos
de
las
diferentes
Direcciones, Unidades y otros y su reiteracin.

2.
Tipeo
de
documentacin(informes,
Oficios y otros).
Memorandos,
3. Recepcin, registro y Control de Ordenes de Compra,

Servicio.
4. Tipeo de Comprobantes de Pago y Cheques.
5. Archivo de la documentacin recibida y remitida.
DEL AUXILIAR DE COMPUTO
1. Procesar
Papeletas
al
sistema
los
de
Deposito
recibos
de
Comprobantes
Ingresos,
de
Pago
en
forma diaria.
2. Registrar en los Libros de las diferentes Cuentas
Corrientes, los Comprobantes de pago, Notas de Abono
y Notas de Crdito.
3. Efectuar
las
conciliaciones
Bancarias
de
las
diferentes cuentas corrientes.

4. Registrar en el Libro Caja los Recibos de Ingresos
Diarios, de acuerdo al Plan Contable Gubernamental.
5. Efectuar la conciliacin del Libro Caja.
6. Registrar en el Libro Caja Bancos el Movimiento de
Ingresos y Gastos y conciliarlo con el saldo del
libro
Caja
con
los
Diferentes
auxiliares
de
Bancos.
7. Informar
mensualmente
la
Relacin
de
Ingresos
Gastos.
8. Llevar el Archivo de la documentacin a su cargo.
9. Otras que le asigne .
DEL TESORERO
1. Administrar los fondos municipales en sus etapas de
previsin, programacin, recaudacin y distribucin
en
coordinacin
con
el
Jefe
de
la
Unidad
de
Contabilidad y el Director de Administracin.

2. Programar,
gestionar,
controlar
informar
la
utilizacin de los fondos Municipales

3. Controlar y visar los documentos que generan egresos
(comprobantes de pago), as como el giro de cheques.
4. Controlar
obras
por
supervisar
los
administracin
libros
auxiliares
directa,
de
contratos,
encargo, cheques girados por entregar de las Cuentas

Corrientes.
5. Coordinar y gestionar ante las entidades bancarias
en las que tienen cuentas corrientes, el movimiento
econmico
diario
de
cuenta
corriente
as
como
el
pago de cheques por retiros y otras operaciones.

6. Supervisar el registro de asientos contables de los
documentos
de
ingreso
salida
de
fondos
determinando los saldos respectivos.

7. Emitir informe diario de Bancos y el parte mensual
de fondos.
8. Reportar diariamente a la Oficina de Administracin
y a la Oficina de Planificacin y Presupuesto la
ejecucin del ingreso.
9. Elaborar
la
compromiso
Proyeccin
de
giro
en
trimestral
funcin
al
mensual
calendario
del
de
compromisos correspondiente.
10. Otras Funciones relacionadas con el cargo, que le
asigne el Director de Administracin.
RELACION DE CUENTAS CORRIENTES
301-001061 FONCOMUN GASTOS DE CAPITAL
301-000219 FONDO DE GARANTIA
301-001843 PROGRAMA DEL VASO DE LECHE
301-021305 GASTOS DE CAPITAL
301-021615 GASTOS INTERDISTRITALES
301-021593 OTROS IMPUESTOS MUNCIPALES
301-021607 RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS
301-021523 VIGENCIA DE MINAS
301-021585 PROGRAMA A TRABAR URBANO
301-021291 FONCOMUN GASTOS CORRIENTES
Para regularizar el Libro Matricula de acciones debes
realizar el primer asiento en el cual se detalla los
accionistas,
emision
acciones,
correlativo
No.
de
de
certificado,
acciones,
firma
No.
de
de
los
accionistas, etc. la informacion se encuentra en el

testimonio de constitucion, si no lo hiciste estas a
tiempo.
El libro de caja o de cuentas es uno de los tres libros

oficiales
de
la
asociacin.
En
deben
reflejarse
todos los movimientos econmicos (ingresos y gastos)

que ha realizado la entidad.
Es conveniente que se lleve el libro de caja al da, si
no
pasando
econmicos,
ejemplar,
directamente
s
de
llevando
esta
forma
todos
la
los
movimientos
contabilidad
evitaremos
en
otro
equivocarnos
realizar tachaduras o borrones en el libro, lo cual

est
taxativamente
prohibido,
pasando
los
datos
al
libro oficial una vez que tengamos dicha contabilidad

absolutamente clara y que se corresponda con los gastos
contrados y los ingresos recibidos.
El libro de contabilidad de la asociacin slo puede
ser
intervenido
autoridades
por
econmicas
orden
judicial
pertinentes
por
(Ministerio
las
de
Economa y Hacienda).
Si
se
produce
alguna
tachadura
no
deseada,
ser
necesario que el Tesorero realice una diligencia en el

mismo libro manifestando las causas de la tachadura, el
nmero de apunte y la pgina del libro donde se ha
producido.
Una
vez
que
nuestra
asociacin
ha
sido
legalizada
formalmente, obtenemos el C.I.F y la correspondiente
exencin de I.V.A, es conveniente el abrir una cuenta

bancaria en alguna de sus modalidades, o bien libreta
de ahorros o "a la vista", o cuenta corriente.
Tanto en una u otra modalidad es aconsejable que se
haga de forma mancomunada, es decir: tres firmantes, de
los cuales dos han de ser Presidente y Tesorero y un
tercer miembro de la Junta Directiva, pero que para
detraer fondos y ordenar pagos sea necesaria la firma
de dos de tres que suscriben la cuenta.
Esta frmula es acertada para un adecuado control de
los
fondos,
as
como
para
que
no
se
produzca
el
problema de realizar un pago o compra urgente y no se

pueda
realizar
por
la
ausencia
de
Presidente
Tesorero, habilitando a una tercera persona de la Junta

Directiva. En cualquier caso los pagos habrn de estar
vlidamente acordados por el rgano correspondiente,
as no existira ninguna clase de problemas.
PRESUPUESTO ORDINARIO.
Este Presupuesto ha de ser aprobado por la Asamblea
y en el se recogen todos los gastos e ingresos por
partidas que se prevn ejecutar en dicho ao. Este
presupuesto es conveniente que est desglosado al
mximo, de esta forma podremos realizar un objetivo
seguimiento
presupuestario
podremos
observar
al
final el grado de cumplimiento y de ejecucin del

mismo.
Los conceptos que suelen llevar estos presupuestos
son los siguientes:
GASTOS:
GASTOS FIJOS
Alquiler, mantenimiento local,

luz, agua, etc.
PERSONAL CONTRATADO
Si lo hubiera
SECRETARIA/ORGANIZACION Material de secretaria,

telfonos, material informtico,
Impuestos, seguros, etc.
ACTIVIDADES
Desglosado por actividades. Por

ejemplo: de Formacin,
excursiones y viajes, de verano,
de informacin, internacionales,
etc.
INVERSIONES
Compras que supongan una

inversin por parte de la
asociacin: ordenador,
mobiliario, compras superiores a
una cantidad establecida por la
Asamblea, etc.
INGRESOS:
SALDO EJERCICIO ANTERIOR
APORTACION DE LA ENTIDAD
CUOTAS DE SOCIOS ORDINARIAS
Y EXTRAORDINARIAS
CUOTAS DE PARTICIPCION EN
ACTIVIDADES
Reflejar aqu la cantidad

del balance del ao anterior
tanto el saldo en caja .
SUBVENCIONES OFICIALES
Desglosar aquellas
procedentes de Instituciones
Pblicas. Por ejemplo:
Ayuntamiento, CC.AA, etc.
AYUDAS Y SUBVENCIONES
ENTIDADES PRIVADAS
Obras sociales de Cajas de

Ahorros, esponsorizaciones,
marcas comerciales, etc.
DONACIONES
Realizadas por personas
RENDIMIENTO DE LAS
ACTIVIDADES
Contratos con entidades

pblicas o privadas para la
realizacin de actividades
que no sean subvenciones
INGRESOS BANCARIOS
Intereses a nuestro favor,

ingreso de prstamos, etc.
Este sera el Presupuesto de la asociacin para

el ao correspondiente y en l han de figurar
todos los gastos e ingresos que prevemos.
Existen
adems,
continuacin,
actividad
los
presupuestos
concreta
necesario
cuales
que
veremos
realizados
incluso
aprobemos
en
para
a
una
ocasiones
un
es
Presupuesto
extraordinario.
PRESUPUESTO EXTRAORDINARIO.
Una
vez
aprobado
comenzada
su
nuestro
ejecucin,
podamos
encontrar
ingreso
gasto
lo
presupuesto
es
largo
posible
del
extraordinario,
anual
que
ao
debido
con
a
nos
un
una
subvencin importante con la que no contbamos o
a un gasto imprevisto al cual es necesario hacer

frente.
En
estas
ocasiones
presupuesto
General
es
necesario
extraordinario
que
conste
en
aprobar
por
l
la
dicho
Asamblea
igualmente,
las
partidas correspondientes.
PRESUPUESTO DE ACTIVIDADES.
Para
la
debemos
solicitud
siempre
de
de
ayudas
adjuntar
subvenciones
un
presupuesto
detallado de ingresos y gastos al programa por el

cual solicitamos dicha subvencin.
2.3
BALANCES
El balance anual o cierre de ejercicio es tambin
una
prctica
obligatoria
en
la
vida
de
las
asociaciones.
El
Balance
anual
debe
aprobarse
en
la
primera
Asamblea General inmediatamente posterior al 31 de

diciembre.
GASTOS:
FIJOS
Alquiler, luz, agua,

mantenimiento, etc.
PERSONAL CONTRATADO
SECRETARIA/ORGANIZACION Material secretaria, impuestos,
Seguro de Responsabilidad Civil,
Telfono, desplazamientos de
reuniones, etc.
ACTIVIDADES
Podis realizarlo por actividad,

por programas, por tipologa de
actividades, etc. y en l se
incluyen todos los gastos
repercutibles a las actividades:
materiales, desplazamientos,
manutencin, colaboradores, etc.
INVERSIONES
Aquellas adquisiciones de
material que hayis realizado,
inversiones en el local, etc.
GASTOS BANCARIOS
VARIOS
En este apartado se incluyen los

gastos no asignables a ninguna
partida anterior
INGRESOS:
SALDO EJERCICIO
ANTERIOR
CUOTAS DE SOCIOS
CUOTAS DE ACTIVIDADES
SUBVENCIONES
OFICIALES
Detallar su procedencia y cuanta
OTRAS AYUDAS,
SUBVENCIONES Y/O
DONACIONES
Detallar su procedencia y cuanta
ARRENDAMIENTO DE
SERVICIOS
Detallar a qu entidades y cuanta
RENDIMIENTO DEL
PATRIMONIO
Alquileres, etc.
INTERESES BANCARIOS
Este
balance
expresa
los
gastos
ingresos
econmicos, de hecho, que ha tenido la asociacin

durante
el
corresponder
ao,
a
los
deber
constatar
apuntes
que
fielmente
aparezcan
en
y
el
Libro de Caja.
La mejor forma de hacerlo es la siguiente: una vez
cerrado el ao contable y pasados todos los gastos
e ingresos al Libro de Caja, procederemos a sumar
todas
las
partidas
(ingresos
gastos)
por
conceptos, llevndolos a continuacin al balance de

cierre.
No
olvidar
que
este
es
uno
de
los
documentos oficiales de la entidad y ha de estar

firmado por el Tesorero y el Presidente.
Un
modo
de
siguiente:
realizar
el
balance
econmico
es
el
BIBLIOGRAFIA
- Holmes, W. Arthur.
Principios y Procedimientos Contables. Espaa, Editorial
Hispanoamericana, 1990.
- Cordera Martin Jos
Gestin de Contabilidad. Ediciones Pirmides, Madrid, 1994
- Administracin financiera. Robert w. Johnson. Capitulo.
Administracin de inventarios. Inicio pagina 177.
- Presupuestos planificacin y control de las utilidades.

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DEDICATORIA

esta dedicado a mis padres

hermanos y a todas las

como nombre LIBRO

con gran responsabilidad

castellano y expresados en moneda nacional, salvo que se

contabilidad en moneda extranjera

econmicas pertinentes (Ministerio de Economa y Hacienda).

apunte y la pgina del libro donde se ha producido.

bancaria en alguna de sus modalidades, o bien libreta de

1. PLANEAMIENTO DEL PROBLEMA

Esta es una asignatura que tiene como propsito

descentralizada en libros auxiliares.

enmarcndolos en sus aspectos legales, contables,

libros considerados principales, y auxiliares los

Libro de Inventario y Balances

Libro bancos, Libro de actas del directorio. Adems

de cualquier otro libro que por necesidad requiera

Ministerio de Trabajo , pagando la tasa de 33 soles

constitucin, si no lo hiciste estas a tiempo.

El libro de caja o de cuentas es uno de los tres

(ingresos y gastos) que ha realizado la entidad.

FUNCION DEL CAJERO

acuerdo al tributo, teniendo en cuenta la Orden o

respectivas firmas de las personas autorizadas.

programa(Gastos Corrientes y Obras)

planillas de Judiciales, Obreros, AFP, y haberes de

Personales, Judiciales y otros)

Contabilidad debidamente sustentados.

Direcciones, Unidades y otros y su reiteracin.

3. Recepcin, registro y Control de Ordenes de Compra,

diferentes cuentas corrientes.

Contabilidad y el Director de Administracin.

utilizacin de los fondos Municipales

encargo, cheques girados por entregar de las Cuentas

pago de cheques por retiros y otras operaciones.

determinando los saldos respectivos.

accionistas, etc. la informacion se encuentra en el

El libro de caja o de cuentas es uno de los tres libros

todos los movimientos econmicos (ingresos y gastos)

realizar tachaduras o borrones en el libro, lo cual

libro oficial una vez que tengamos dicha contabilidad

necesario que el Tesorero realice una diligencia en el

formalmente, obtenemos el C.I.F y la correspondiente

exencin de I.V.A, es conveniente el abrir una cuenta

problema de realizar un pago o compra urgente y no se

Tesorero, habilitando a una tercera persona de la Junta

final el grado de cumplimiento y de ejecucin del

Alquiler, mantenimiento local,

SECRETARIA/ORGANIZACION Material de secretaria,

Desglosado por actividades. Por

Compras que supongan una

SALDO EJERCICIO ANTERIOR

Reflejar aqu la cantidad

Obras sociales de Cajas de

Realizadas por personas

Contratos con entidades

Intereses a nuestro favor,

Este sera el Presupuesto de la asociacin para

subvencin importante con la que no contbamos o

a un gasto imprevisto al cual es necesario hacer

detallado de ingresos y gastos al programa por el

Asamblea General inmediatamente posterior al 31 de