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1. CONCEPTO
De acuerdo al Código de Comercio, es un libro obligatorio y principal de foliación doble. Según
las disposiciones legales vigentes.
EI LIBRO CAJA Y BANCOS tiene por objeto registrar mensualmente las operaciones que
significan movimiento de dinero en efectivo, cheques o valores representativos de dinero.
En otras palabras se registran los ingresos y egresos que la empresa realiza en forma diaria y
cronológica como consecuencia de sus variadas y múltiples operaciones mercantiles que
realiza, algunos autores le llaman también "libro de ingresos y gastos".
¿Por qué es importante? Es importante porque permite controlar todos los valores que recibe
y entrega la Empresa, llámese dinero en efectivo, cheques representativos de valor, para luego
determinar su saldo disponible, ello le permite ser considerado como parte integrante de la
contabilidad completa, por lo tanto es obligatorio su registro.
2. ASPECTO LEGAL:
De acuerdo al Artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta están obligadas a llevar este libro
todas las personas jurídicas para efectos del impuesto a la renta así como las personas
naturales, bajo las siguientes características:
Las personas jurídicas que llevan contabilidad completa por lo tanto están en la obligación
de llevar el Libro Caja y Bancos.
Las personas naturales perceptoras de rentas de 3ra categoría están obligadas a llevar este
libro en base a las siguientes particularidades:
Hasta 150 UIT de Ingresos Brutos Anuales: Registro de Ventas, Registro de Compras,
Libro de Inventarios y Balances y Libro Caja y Bancos.
Más de 150 UIT de Ingresos Brutos Anuales: Contabilidad Completa.
Debe ser legalizado ante un Juez de paz letrado o ante un Notario Público para que tenga
los efectos que la ley le confiere.
La administración que se ejerce sobre el Libro de Caja y Bancos está supeditada al buen
control sobre el efectivo referente a lo que se da o recibe y la cuenta corriente referente a
pagos y cobros. Estos activos son para cubrir erogaciones previstas o imprevistas, por lo que
podríamos decir entonces que caja y Bancos representa el denominador común al cual
pueden reducirse todos los Activos Líquidos.
¿Qué es el efectivo?
Está compuesto por monedas (ya sea de metal o papel) de curso legal con los cuales se
pueden realizar pagos o depósitos de cuenta corriente o ahorros.
El efectivo representa el factor más importante que tiene toda empresa para consolidarse
como ente de éxito en el mercado.
Generalmente toda empresa a fin de proteger sus efectivos los transfiere a una cuenta
corriente de algún banco de sus preferencia y mediante la emisión de un cheque poder
cumplir son sus obligaciones.
Si es verdad que todo desembolso debe hacerse mediante la extensión de un cheque existen
también pagos menores que se realizan en base al sistema de fondos fijos, el cual consiste en
crear una Caja Chica para cumplir con ciertos pagos para compras imprevistas de menor
cuantía ya que sería poco práctico o demasiado costoso girar un cheque. El fondo de caja
chica se crea mediante el giro de un cheque contra las cuentas de la empresa. El efectivo
cobrado se coloca en una pequeña caja controlada por un empleado al que se le conoce como
el supervisor del fondo. Una vez agotado el mismo se volverá a solicitar una suma menor o
mayor que el anterior pedido, previa entrega de los gastos realizados anteriormente
sustentados con documentos permitidos por ley. Dichas operaciones mercantiles
posteriormente serán registradas en el Libro Caja y Bancos.
4. EL ESTADO DE CUENTA BANCARIA:
Las empresas suelen tomar varias cuentas bancarias. Cuando uno abre una cuenta bancaria se
firma unas tarjetas a fin de verificar la firma de los cheques remitidos para su pago.
¿Qué es un Cheque?
Es un documento firmado por el depositante, que ordena al banco pagar una cantidad de
dinero a una persona o entidad. Los cheques deben ser enumerados previamente, para que
tanto el banco como quien los expide puedan darle seguimiento con facilidad.
A través del sistema de cuenta bancaria existe un doble registro de las transacciones en
efectivo, una por parte de la empresa y otro por parte del Banco, como veremos más adelante
en el extracto Bancario
Cada uno de los formatos establecidos por Ley además de ¡os requisitos mínimos deben
contener como datos de cabecera:
a) Datos de Cabecera
Denominación de Libro
Periodo y/o RUC ejercicio a que corresponde la información registrada
o Numero de RUC de la Empresa o Nombre o Razón Social de la
Empresa
b) Registro de las operaciones
El sujeto obligado debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Anotar las operaciones en forma cronológica
Registrar de manera legible, sin espacios, ni líneas en blanco, interpolaciones,
enmendaduras ni señales de haber sido alteradas.
Utilizar el plan contable general vigente a nivel de dígitos establecidos en dicho plan.
Anotar los valores en folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios.
Totalizar sus importes.
7. LEGALIZACION
El libro caja y bancos considerado como integrante de la contabilidad completa debe ser
legalizado por un Notario o, a falta de estos, por un Juez de Paz Letrado o Juez de Paz, cuando
corresponda de la provincia en la que se encuentra ubicado el domicilio fiscal del deudor
tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao en cuyo caso la legalización
podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.
El 20 de diciembre se paga en efectivo los servicios de Luz por SI. 400 más IGV según recibo
N° A-356 emitido por la sociedad Eléctrica del Sur SA
Servicio de luz SI. 400 IGV 19%= 76
5. El 26 de diciembre se vende en efectivo 1 Pantalón Marca Ranger a S/. 100 más IGV. Según
factura emitida N° 001-722
Pantalón S/. 100
PERIODO : 2011
RUC : 20714672911
IGV 19%= 19
Monto a Registrar S/. 119
Registrar
Dichos datos en el formato 1.1 Libro Caja y Bancos. Detalle de los movimientos de Efectivo
EJEMPLO PRÁCTICO
La empresa Aquarium SA con RUC 20714672911 tiene depósitos en la cuenta corriente N°
4797214 perteneciente al Banco Universo SA, En el mes de Diciembre del 2011 realiza las
siguientes operaciones:
Así el saldo de S/. 8,367 se registra en el Haber a fin de que las columnas del Debe y Haber
resulten iguales en S/. 11,104 de ésta forma los S/. 8,367 soles se fijan como saldo Deudor
para el próximo mes.
b. REAPERTURA DE CAJA
Una vez efectuado el cierre, al día siguiente se procede a efectuar la Reapertura de Caja
colocando en él Debe el saldo que queda del mes anterior que en este caso es de SI. 8,367 el
cual se convierte como saldo deudor inicial para el mes de enero y así sucesivamente se
cumple con el ciclo constante que se realiza cada mes.
El mismo procedimiento se puede realizar para el formato 1.1 Detalle de los movimientos de
efectivo.
13. CENTRALIZACIÓN EN EL LIBRO DIARIO
Se procede tan igual que los registros de compras y ventas tomando en cuenta solo los pagos y
cobros del mes, se exceptúa de su registro en el libro diario los saldos inicial y Final.
Centralizaremos en el Libro Diario los importes del formato 1.2 Detalle del movimiento de
cuenta corriente, perteneciente a la Empresa Acuarium S.A.
Para mejor entendimiento previamente registraremos sus importes en una especie de Caja
Tabular Columnar la cual se divide en 2 partes: En la parte izquierda se anotan los cargos
respecto al Debe y en la parte derecha se anotan los abonos respecto al Haber. Bien anotemos
los importes del Formato 1.2 Correspondiente a los movimientos de Cuenta Corriente.
De acuerdo a los resultados de Caja Tabular centralizamos sus importes en el Libro Diario, bajo la
siguiente modalidad:
1. Las sub cuentas que se encuentran cargadas en el Debe pasan al Libro Diario en su misma
posición, es decir también se cargan.
2. Las sub cuentas que se encuentran abonadas en el Haber pasan al libro diario en su misma
posición, es decir también se abonan
Así tenemos:
LIBRO DIARIO
REFERENCIA DE LA CUENTA CONTABLE
MOVIMENTO
OPERACIÓN ASOCIADA A LA OPERACIÓN
Nº ASIENTO
FECHA
8,84
TOTALES 8,841
1
ITF - Bancarización
Es el impuesto creado por la Ley N° 28194, que grava las operaciones en moneda nacional
o extranjera por cualquier ingreso o salida de dinero en las cuentas abiertas en empresas
del sistema financiero, y las operaciones que trasmitan pagos de dinero cualquiera que
sea el medio que se utilice, excepto las operaciones exoneradas señaladas en el apéndice
de la citada ley.
La alícuota del impuesto es cero coma cero cinco por ciento (0,005%) vigente desde el 01 de abril
de 2011, conforme lo establece la ley 29667 publicada el 20 de febrero del mismo año.
Hasta el 31 de marzo de 2011, la tasa aplicable era de 0.05%, vigente desde el 1 de enero de 2010
04. Base imponible
1.- El impuesto que se determine por cada operación será expresado hasta con dos decimales.
2.- En caso el digito que corresponde al tercer decimal sea inferior, igual o superior a cinco (5) se
suprimirá.
3.- En caso el digito que corresponde al segundo decimal sea inferior a cinco (5) se ajustará a cero
(0) y si fuera superior a cinco (5) se ajustará a cinco (5)
4.- Cuando se trate de operaciones en moneda extranjera el procedimiento de redondeo del ITF se
aplicará antes de la conversión de este impuesto a moneda nacional: Informe N° 034-2011-
SUNAT/2B0000, emitido el 07 de abril de 2011.
Surgirá la responsabilidad solidaria por la deuda tributaria, cuando se debiten pagos de una cuenta
en la que no existan los fondos suficientes para cubrir el impuesto o cuando el agente de retención
o percepción hubiera omitido la retención o percepción a que estaba obligado.
El impuesto es declarado por las empresas del sistema financiero, las empresas que realizan
transferencias de fondos y cualquier otra persona natural o jurídica dedicada a organizar sistemas
de pagos.
La declaración del impuesto, se realiza por estos agentes de retención o percepción del impuesto,
mediante declaración jurada de las operaciones en las que hubiera intervenido, realizada por cada
período tributario según el cronograma de vencimientos aprobado en el anexo N° 1 de la
Resolución de Superintendencia N° 340-2010/SUNAT. Al respecto, mediante Resolución de
Superintendencia N° 113-2011/SUNAT se ha prorrogado el plazo para la presentación de la
declaración jurada del ITF de los periodos tributarios de abril y mayo del 2011 hasta la fecha de
vencimiento correspondiente al periodo tributario junio de 2011.
10. Exoneraciones
Están exoneradas del ITF, entre otras las siguientes operaciones:
11. Bancarización
Es la denominación con la cual se conoce al hecho de haberse ordenado a través del Estado que
todas las personas y empresas que realizan operaciones económicas las canalicen a través de
empresas del sistema financiero y utilizando los medios de pago del sistema, para luchar contra la
evasión tributaria y procurar la formalización de la economía.
Depósitos en cuenta
Giros
Transferencia de fondos.
Órdenes de Pago.
Tarjetas de débito
Tarjetas de crédito.
Cheques” no negociables”, “no a la orden” u otra equivalente.
Mediante decreto supremo se puede autorizar el uso de otros medios de pago considerando entre
otros, su frecuencia y uso en las empresas del sistema financiero o fuera de ellas.
13. Montos a partir de los cuales debe utilizarse medios de pago
El monto a partir del cual se deberá utilizar medios de pago es de tres mil quinientos nuevos soles
(S/ 3,500) o mil dólares americanos (US$ 1,000) monto vigente desde el 01 de enero de 2008.
El monto se fija en nuevos soles para las operaciones pactadas en moneda nacional y en dólares
americanos para las operaciones pactadas en esta moneda.
Los pagos que se efectúen sin utilizar medios de pago no darán derecho a deducir gastos, costos o
créditos, a efectuar compensaciones ni a solicitar devoluciones de tributos, saldos a favor,
reintegros tributarios, recuperación anticipada y restitución de derechos arancelarios.