PROCEDIMIENTO POLITICA

DE GASTO DE VIAJE
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Gestin
financiera
Versin # 001

1. Objetivo
Establecer normas, responsabilidades y criterios que deben ser seguidos
para el reembolso o legalizacin de anticipos de gastos en que incurre el
personal por viajes de trabajo y trabajo en horario extraordinario.
2. Alcance
Aplica para todo el personal de la Compaa vinculado directamente,
trabajadores temporales y/o por servicio de outsourcing.
3. Responsabilidades
El cumplimiento de esta Poltica es responsabilidad de todos los
trabajadores directos de la Compaa, los trabajadores en Misin y por
outsourcing.
El control sobre el cumplimiento de la misma debe ser ejercido por los Jefes
de Departamento que aprueban los gastos, el Dpto. de Contabilidad, la
Gerencia Administrativa y Financiera y la Gerencia General.
4. Tiquetes, alojamiento y alimentacin en viajes
4.1.
Condiciones Generales
Cada trabajador tiene la responsabilidad de cumplir con las normas
establecidas en esta Poltica. Los casos excepcionales deben ser
comunicados inmediatamente al Gerente General o al Gerente
Financiero.
Ningn nivel jerrquico podr aprobar gastos propios y un nivel
inferior no puede aprobar los gastos relacionados con un nivel
superior.
Cuando hay gastos en eventos en los que hubo participacin de ms
de un trabajador, el funcionario de nivel superior de gestin debe
realizar el pago.
4.1.1. Todos los pasajes areos y los viajes terrestres deben ser
aprobados por la Gerencia General.
4.1.2. La necesidad de alojamiento ser evaluada y aprobada por
la Gerencia General, teniendo en cuenta la distancia y las
condiciones comerciales.
4.1.3. Todas las reservas de entradas,
automviles,
deben
ser
realizados

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hotel, alquiler de
por
la
Asistente

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Administrativa o en su ausencia la persona designada por la

Gerencia General.
4.1.4. Con el fin de tratar de obtener mejores tarifas, los viajes
deben solicitarse con anticipacin de al menos 15 das hbiles.
4.1.5. A menos que ocurra una emergencia, todos los viajes deben
ser programados para comenzar en la maana y realizar el
regreso fuera de la jornada laboral.
4.1.6. La Compaa definir la necesidad y el sitio de alojamiento,
en lo posible con envo de la factura a Yumbo. Las reservas de
hotel debern ser realizadas por la Asistente Administrativa, o
en su ausencia por la persona designada por la Gerencia
General, procurando siempre obtener las mejores tarifas y
acceder a convenios de pago a plazos.
4.1.7. Cada trabajador viajero debe solicitar copia de la factura de
Hotel y anexarla a la legalizacin de gastos de viaje, aunque no
haya realizado el pago.
4.1.8. Cuando con ocasin de un viaje el trabajador solicite cambio
de destino final y este no afecte la jornada laboral, la Compaa
cubrir el valor del tiquete programado inicialmente y el
excedente ser asumido por el trabajador viajero.
4.1.9. Por concepto de alimentacin durante los viajes de trabajo
la Compaa aprobar los siguientes valores tras la
presentacin de las facturas correspondientes:
COORDINADO
RDE RETAIL

TECNICO DE
CAMPO

(siempre y cuando no est

incluido en la tarifa de
alojamiento)

Hasta $5.000

Hasta $7.000

Almuerzo

Hasta $10.000

Hasta $12.000

Cena

Hasta $10.000

Hasta $12.000

ITEM

Desayuno

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4.1.10. Gastos adicionales como invitaciones o reuniones debern

ser aprobados previamente por el jefe inmediato y en la
relacin de Gastos de Viaje se debe especificar: nombres y
cargos de los invitados, compaa, motivo de la invitacin y
firma del Jefe inmediato de la persona que invita.
4.1.11. Todos los gastos personales incluyendo medicamentos y
minibar sern cubiertos por el trabajador viajero.
4.1.12. La fecha lmite para la recepcin del informe de los gastos
de viaje en Contabilidad es de 48 horas despus del viaje para
viajeros eventuales. Todos los trabajadores deben legalizar los
gastos de viaje 5 das antes del cierre contable. Cada uno debe
asegurarse de que estos plazos se cumplen, porque si una vez
cumplidos no se legalizan los gastos, podrn ser descontados
del salario y/o dems pagos a los que tenga derecho el
trabajador y a partir de esa fecha no tendr derecho a nuevos
anticipos.
4.2.
Transporte terrestre
Cuando un funcionario tenga programado un viaje de trabajo cuyo
destino coincida con su ciudad de origen y desee permanecer en
dicha ciudad ms tiempo del requerido para el desarrollo de sus
labores, sin perjuicio del horario de trabajo, podrn moverse las
fechas de salida y/o regreso teniendo en cuenta que el pago de los
tiquetes areos o terrestres deber ser asumido en un 50% por el
trabajador. Los viticos y dems gastos no originados por razones
laborales debern ser asumidos en un 100% por el trabajador. Cuando
un funcionario tenga programado un viaje de trabajo y desee
beneficiarse ese desplazamiento para dirigirse a otro destino, siempre
y cuando no se afecte el horario de trabajo, podr cambiar el destino
de los tiquetes programados por la Compaa asumiendo la diferencia
en el costo de los mismos.
5. Transporte terrestre
Cada trabajador tiene la responsabilidad de escoger el mejor medio de
transporte ida y vuelta al aeropuerto de forma que se disminuyan los
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costos para la empresa. Siempre que sea posible se deber considerar

un solo transporte cuando dos o ms personas estuvieran haciendo el
mismo trayecto. El uso de carro propio tambin puede ser considerado,
siempre y cuando el costo del kilometraje sumado al parqueadero no sea
superior al costo del servicio de taxi.
Para transporte local se autoriza el uso de vehculo o taxi particular. Los
gastos generados por el desplazamiento del personal de la Compaa en
vehculo por el cual se genera Auxilio Extralegal de Vehculo debern ser
pagados por el beneficiario del Auxilio.
6. Telecomunicaciones y varios
6.1. El celular proporcionado por la Compaa debe ser usado para
comunicarse con las otras lneas celulares de la empresa as como
con clientes y/o proveedores. Todo valor que exceda el cargo fijo
mensual deber ser asumido por el usuario de la lnea, excepto que
se demuestre que la totalidad de las llamadas del perodo fueron a
los destinos mencionados en este numeral.
6.2. No se debe utilizar el servicio telefnico ofrecido por los hoteles
para Larga Distancia Nacional e Internacional.
6.3. El valor de faxes enviados por motivos de trabajo
reembolsado a travs de la relacin de gastos de viaje.

ser

6.4. Si durante un viaje de trabajo se requiere la utilizacin de

implementos, herramientas o equipos que estn disponibles en la
Compaa, se deben llevar para evitar la compra en el lugar de
destino.
6.5. Los gastos de bebidas alcohlicas solamente podrn ser
reembolsados con aprobacin del Gerente General. No sern
reembolsados gastos de cigarrillos.
6.6. Los gastos de lavandera solamente sern reembolsados en viajes
de ms de cinco das consecutivos.
6.7. No sern reembolsados valores referentes a multas por
infracciones a la Ley aunque se generen en vehculos propios de la
Compaa o alquilados por sta.
7. Gastos por trabajador en horario extraordinario
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7.1. El trabajo en horario extraordinario slo deber ser utilizado en

casos de real necesidad y con la aprobacin del respectivo Jefe de
Departamento.
7.2. Los gastos de alimentacin en horario extraordinario solamente
sern reembolsados cuando sean aprobados por la Gerencia
General.

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