POLTICA DE VIAJES

OBJETIVO Proporcionar a los empleados de la empresa, las normas que rigen los Gastos de Viaje y Representacin, para facilitar su administracin y control. ALCANCE El presente reglamento aplica a todos los trabajadores de LA EMPRESA, S.A. de C.V. durante la comisin de un trabajo asignado y debidamente autorizado por el jefe inmediato dentro del territorio Nacional. DEFINICIONES Viaje de Negocios. Cuando se juzgue necesario en funcin al trabajo, la empresa enviar a sus trabajadores al viaje de negocios. Se considerara viaje de negocios todos aquellos relacionados con los clientes, proveedores y representacin de la empresa como exposiciones, reclutamiento etc. que se tengan que atender fuera de la ciudad de Silao. Campo de viaje. El viaje de negocios significa el traslado del empleado fuera del radio de 200KM del lugar donde se ubica empresa con el fin de desempear la comisin asignada POLTICA I. RESPONSABILIDADES a) Empleados Es responsabilidad del personal que incurrir los gastos de viaje, el debido cumplimiento de la Poltica de Gastos de Viaje. No tener ms de dos cuentas sin comprobar. Las comprobaciones de gastos debern presentarse en el rea de contabilidad dentro de los dos das hbiles posteriores a la conclusin de la comisin, de no ser as se entender que la comisin no fue llevada a cabo y se requerir al comisionado la devolucin total del anticipo recibido. Soportar sus gastos con comprobantes que renan los requisitos fiscales vigentes. En el momento que surja la necesidad de hacer un viaje de negocios, la persona que realiza el viaje debe presentar el plan de viaje a su jefe inmediato y solicitar las debidas autorizaciones y presentar a Contabilidad. El plan de viaje deber contemplar: Asunto, lugar, medios de transporte, hospedaje y alimentacin.

b) Gerentes de rea Es responsabilidad de Recursos Humanos el dar a conocer esta poltica, as como sus modificaciones. Es responsabilidad de las Direcciones o Gerencias de las reas involucradas cumplir y hacer cumplir a su personal la poltica de gastos de viaje. Rechazar aquellos conceptos que estn fuera de la poltica o explicar dentro del reporte de gastos, con claridad, la razn para la desviacin.

Ningn empleado podr autorizar sus propios gastos.

c) General Debe analizarse por el empleado y/o su jefe, la frecuencia de los viajes, con el propsito de mantener stos a un mnimo indispensable. El reunir varios asuntos en un mismo viaje, o resolver los asuntos por otro medio (telfono, fax, etc.) que ayuden a reducir la frecuencia de viajes. De la misma forma, el nmero de personas involucradas en un viaje debe mantenerse al mnimo, tratando de reunir todos los asuntos en la persona ms indicada, o pidiendo que atienda asuntos colaterales, relacionados con el propsito del viaje, aunque no correspondan directamente a su rea de responsabilidad.

II. GASTOS DE REPRESENTACIN DENTRO DE LA CIUDAD a) Comidas de negocios Las comidas de negocios, con cago a la compaa, slo podrn realizarlas los Directores, en el caso del personal empleado, se requerir previa autorizacin del Director General y en todo caso deber acompaar a la visita una sola persona de LA EMPRESA, no estn autorizadas comidas con dos o ms personas LA EMPRESA para una sola visita. El concepto, la razn del negocio y el objetivo a lograr, as como el nombre de los participantes, debern ser claramente indicados en el Reporte de Gastos.

b) Uso del automvil personal No se reembolsarn gastos de automvil en caso de que el empleado utilice su propio vehculo. Cualquier excepcin tendr que ser autorizada previamente por Gerencia General o en su caso por Recursos Humanos.

III. ANTICIPOS PARA GASTOS DE VIAJE Los anticipos para Gastos de Viaje tendrn un lmite mximo autorizado, asignado por Contabilidad de acuerdo a la tabla de gastos permitidos por concepto. Los anticipos se asignarn mediante el depsito a la tarjeta de viticos asignada al comisionado. El monto depender del lugar a visitar, la distancia, el nmero de noches y el medio de transporte. En casos excepcionales de gastos que no puedan pagarse con la tarjeta de viticos, los anticipos se recibirn en efectivo por parte del rea de contabilidad, previa presentacin de la solicitud de viticos.

IV. RESERVACIONES A HOTEL Todas las reservaciones nacionales de Hotel tendrn que hacerse a travs de Recursos Humanos, cualquier excepcin deber ser autorizada por RH. Las reservaciones debern ser solicitadas un da hbil antes del viaje cuando menos, solo en caso de viajes de improviso se realizarn reservas para el mismo da. Si el empleado no utiliza el Hotel previamente reservado y no cancela, el costo ser con cargo al empleado.

Todas las reservaciones que realice el pasajero, debern apegarse a la tabla de gastos autorizados para concepto de Hospedaje.

V. TRANSPORTACIN AREA a) Responsabilidad del empleado que viaja. Solicitar a Recursos Humanos lo antes posible la cotizacin del vuelo, esto para conseguir las tarifas ms econmicas. Adjuntar en su comprobacin los pases de abordar, ya que son los nicos comprobantes fiscales autorizados tratndose de este medio de transporte. En caso de no integrarlos en su comprobacin, sto se considerar como un gasto no comprobado por parte del empleado. El trmite del pasaporte incluido el costo del mismo, en todo caso corresponde nica y exclusivamente al empleado. Para viajes internacionales ser necesario que el empleado que viaja tenga su pasaporte mexicano con una vigencia mnima de seis meses. Para viajes a EUA es necesario tener la VISA americana con la misma vigencia. La adquisicin de boletos fuera de esta poltica ser con cargo al empleado.

b) Responsabilidad de la Empresa El costo de la visa americana, en caso de ser requerida para viajar internacionalmente correr a cargo de la empresa, mientras que el trmite para obtenerla deber hacerse por parte del empleado.

Responsabilidad de la Agencia de Viajes Slo se deber proporcionar boletos de avin al personal de Recursos Humanos Contabilidad. A todo el dems personal de la empresa podr proporcionar informacin del vuelo y realizar reservas pero no hacer la compra del boleto. Es responsabilidad de la agencia comprar slo boletos de avin con las siguiente caractersticas: o Clase turista. o Tarifa ms econmica o Movible o En caso de vuelos internacionales, usar la misma aerolnea en todos los tramos.

c) Autorizaciones La Solicitud de viticos deber estar autorizada por el jefe inmediato del comisionado y por el rea de Contabilidad, y tendr que venir detallado el destino, los das, el medio de transporte, anticipo y el objetivo del viaje. En ningn caso se autorizar la comisin sin la solicitud de viticos impresa y con las firmas del comisionado y de autorizacin respectivas.

VI. RENTA DE AUTO Se autorizar la renta de automvil solo en los casos donde se determine indispensable para cumplir el objetivo del negocio.

La autorizacin y el motivo se especificarn en la solicitud de viticos. La renta autorizada es en todos los casos de auto de tipo econmico o compacto.

VII. GASTOS BSICOS EN TERRITORIO NACIONAL a) Hoteles Solo podrn ser utilizados hoteles y tarifas autorizadas por el departamento de Recursos Humanos y por esta poltica. La realizacin de la reserva deber hacerse a travs de RH, en caso de tener autorizacin para reservar por cuenta propia se deber ajustar al presupuesto asignado en la tabla de gastos. La diferencia en el precio, por alojarse en un hotel no autorizado, representa un gasto no rembolsable para el empleado. Las reservaciones de Hospedaje sern en hoteles de 3 estrellas para empleados, jefes y Gerentes y 4 estrellas para subdirectores y directores. En caso de que viaje un director y/o subdirector con un empleado de menor categora, el de mayor categora determinara la categora del hotel. El trabajador comisionado podr gozar hospedaje de categora alta que asignado, siempre y cuando obtenga la autorizacin previa del Jefe de su rea. Cuanto el trabajador comisionado no poda obtener la autorizacin previa, deber explicar claramente la razn por la cual utiliz el hospedaje de mejor categora en el momento de realizar su liquidacin con el fin de obtener la autorizacin respectiva.

b) Llamadas telefnicas Las llamadas telefnicas debern efectuarse cuando sea posible en las oficinas de la Compaa. La empresa no cubrir los gastos por el uso de los telfonos celulares particulares. Se deber evitar realizar llamadas de telfonos de Hoteles.

c) Comidas Se asignar presupuesto segn tabla de gastos aprobados para viajes expedida en esta poltica. El desayuno estar cubierto por la compaa si la comisin empieza antes de las 7 a.m. Si el empleado se hosped en hotel una noche antes deber asegurarse que la tarifa del hotel no incluya el desayuno, pues en caso de incluirlo, la empresa no cubrir los gastos de desayuno consumidos en otra locacin. El presupuesto de comida se asignar si el comisionado no puede volver antes de las 2:00 p.m. La cena ser cubierta por la compaa si el comisionado regresa despus de las 8:00 p.m. con causa justificada. Debern acompaarse en todos los casos las notas correspondientes del lugar donde se tomaron los alimentos, cuidando de cubrir los requisitos fiscales respectivos.

d) Gasolina y Casetas El presupuesto para gasolina y casetas ser fijado por Contabilidad de acuerdo a la distancia del lugar a visitar y el automvil utilizado.

VIII. GASTOS NO PAGADOS POR LA COMPAA Gastos de hotel duplicados, al mantener una reservacin mientras se visita otra localidad.

Seguro de vida terrestres y areos Cuotas de clubes deportivos o espectculos dentro o fuera del lugar de visita, que requieran un cargo o pago especial. Maletas de viaje, plumas, pilas, calculadoras, etc. Multas de trnsito Propinas (que excedan del 10% de la cuenta) Renta de trajes Artculos de bao y uso personal, jabn, cepillo de dientes, desodorante, peine, navajas de rasurar, etc. Vinos y licores, cigarros, etc.

IX. OTROS CONCEPTOS Los gastos derivados de uso de taxis, estacionamientos, casetas, gasolina y dems derivados del viaje debern estar plenamente justificados y presentar el comprobante con los requisitos fiscales necesarios. Los gastos que por su naturaleza no se puedan comprobar con recibos fiscales debern ser autorizados por Contabilidad. Dichos gastos incluyen: Propinas, Estacionamientos, taxis, etc.

X. COMPROBACIN DE GASTOS DE VIAJE La cuenta de gastos deber presentarse para su rembolso o comprobacin a ms tardar en el segundo da hbil siguiente al trmino del viaje. La cuenta de gastos ser aprobada en su totalidad por el personal de Contabilidad. Si se tuviesen dudas sobre la aprobacin de algn gasto en particular, Gerencia General determinar el rembolso del gasto. En el caso de que el anticipo sea en efectivo, el saldo respectivo deber devolverse en efectivo en el rea de contabilidad al momento de la presentacin de la comprobacin de gastos. En el caso de que el anticipo se efecte a la tarjeta de viticos, el saldo despus de la comisin y su comprobacin, ser transferido por parte del rea de contabilidad a una cuenta concentradora. El departamento contable verificar la exactitud de la cuenta de gastos presentada as como el cumplimiento de los requisitos fiscales de los comprobantes adjuntos y las aprobaciones correspondientes.

XI. TABLA DE GASTOS AUTORIZADOS POR LA COMPAA CONCEPTO DESAYUNO COMIDA CENA HOSPEDAJE VIAJE NACIONAL VIAJE INTERNACIONAL

XII. JORNADA DE TRABAJO Durante el viaje por comisin de la empresa queda plenamente entendido que se est cumpliendo con la jornada laboral y solamente en caso de operadores de produccin sern computables las horas extras que correspondan a su jornada desde el momento que sale de la compaa hasta su regreso.

XIII. INCIDENTES DURANTE EL VIAJE DE NEGOCIOS Todo Trabajador que realiza viaje de negocios por cualquier periodo y a cualquier lugar deber estar plenamente autorizado y deber haber llenado la solicitud de viticos. De esta manera se sabr que es un viaje de negocios y queda protegido de cualquier riesgo de accidente que se presente tanto por los Seguros contratados por la empresa como por el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) y LFT (Ley Federal del Trabajo). En caso de accidente automovilstico durante el viaje de negocios, en medida de que sea posible debe avisar inmediatamente a Jefe inmediato y/o Gerente de Recursos Humanos el cual coordinara todo lo referente a atencin mdica, y todo lo que implique el accidente. 1. Cualquier infraccin levantada por la violacin del Reglamento del Trnsito causada por descuido o negligencia del trabajador correr a cargo del mismo. Se recomienda siempre el buen desempeo cuando se esta manejando y se recomienda siempre: el uso del cinturn de seguridad, no manejar a exceso de velocidad, respetar los sealamientos, no hablar por telfono mientras se maneja, etc. 2. Cuando por causa de imprudencia por parte del trabajador sufra un accidente automovilstico, donde solo se ocasionen daos materiales el trabajador ser responsable de pagar los deducibles a que haya lugar. 3. Cuando ocurra un accidente, deber reportar a la Compaa de Seguro de la Pliza que se encuentra en el vehculo de la empresa y acatar sus instrucciones. No deber de mover la unidad por ningn motivo hasta que llegue el ajustador del Seguro. 4. El procedimiento en caso de accidente automovilstico o descompostura de la unidad ser de la siguiente manera: a) En caso de heridos solicitar los servicios de emergencia necesarios. b) Contactar al Coordinador De Recursos Humanos para apoyo. c) Contactar al Ajustador de Compaa De Seguros (la Pliza se guarda en la guantera de cada vehculo). Atencin Mdica en Viaje de Negocios. Cuando ocurre la necesidad de recibir alguna atencin medica o medicamento durante el viaje de negocios, por regla general el trabajador deber recurrir a las instalaciones de IMSS, sin embargo podr solicitar el pago de los gastos mdicos siempre y cuando exista la constancia de que IMSS no poda atender dicho caso, y que exista la autorizacin de la empresa. Podr tambin hacer uso de la Pliza de Gastos Mdicos Mayores proporcionada por la empresa cuando aplique, en caso de algn imprevisto mdico, y deber de seguir las instrucciones del personal de la Compaa Aseguradora a fin de que los gastos queden cubiertos por la misma. XIV. EXCEPCIONES Cualquier punto no asentado en esta poltica ser resuelto por el personal de Contabilidad y Recursos Humanos quienes tendrn plena autoridad para resolver asuntos concernientes a la presente poltica.