FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL ÁREA ADMINISTRATIVA 2016

GAYFI
DRMS
SIT
COMP LIMP
REC
MTTO

DRF
CONTA
TES
NOM

GAYFI (Gerencia de Administración y Finanzas)

DRMS (Departamento de Recursos Materiales y de Servicios)
SIT (Sistemas Informáticos y Tecnológicos)
COMP (Compras)
REC (Recepción)
MTTO (Mantenimiento)
LIMP (Limpieza)
DRF (Departamento de Recursos Financieros)
CONTA (Contabilidad)
TES (Tesorería)
NOM (Nóminas)
 ACTIVIDADES DEL ÁREA ADMINISTRATIVA

ÁREA GAYFI (Gerencia Administrativa y de Finanzas)

PUESTO GAYFI (Gerencia Administrativa y de Finanzas)
NOMBRE
MANUALES DE REFERENCIA:

Funciones Descripción de Actividades

Supervisión y seguimiento de las funciones de Recursos Financieros
Autorización de nóminas semanales y quincenales
Autorización de determinación de liquidaciones y finiquitos
Autorización de declaraciones mensuales y anuales de Sueldos y Salarios y 3%
Autorización de declaraciones de Riesgo de Trabajo
Autorización de concentrados de nóminas para Costos Unitarios y Adminproy
Planear y controlar los gastos por personal para reducción de costos con base en las las leyes laborales vigentes
Evaluación de proyecto para pagos de TES y autorización del mismo
Autorización para elaboración de facturas CSIPA
Autorización de trámites especiales en Entidades Financieras
Autorización de depuración de Balanza de Concentración
Autorización y firma de Estados Financieros mensuales y acumulados
Autorización de envío de declaraciones de ISR, IVA e Impuestos Retenidos
Autorización de Impuestos para compensar
Autorización de saldos a favor
Firma de contratos legales para soporte de información financiera
Autorización de saldos a actualizar en Adminproy
Vo. Bo. De pago de multas en campo laboral y fiscal
Vo. Bo. De respuestas a requerimientos por parte de autoridades laborales y fiscales
Autorización de trabajo planeado en equipo dentro y fuera del área administrativa
Planeación fiscal mensual y anual CSIPA
Planeación fiscal mensual y anual intercompañías
Planeación estratégica contable y financiera mensual y anual CSIPA
Planeación estratégica contable y financiera mensual y anual intercompañías
Ejecución y seguimiento de Planeaciones fiscales, contables y financieras.
Revisión Vo. Bo. Y autorización de respuestas a requerimientos por parte de autoridades laborales
y fiscales
Planeación (valuación), organización, dirección en obtención de préstamos
Aseguramiento de obtención de préstamos conforme a normativas vigentes
Aseguramiento de obtención de préstamos con evaluación del mejor costo-beneficio
Control de cédulas y seguimiento de préstamos e intereses
Revisión Vo. Bo. Y autorización de catálogo de cuentas y contabilidad electrónica
Supervisión de aplicación de la normatividad en materia laboral y fiscal
Revisión (integridad, normativas, control interno) y aprobación de Cédulas de presupuestos
mensuales y anuales
Recepción de información de las diferentes áreas para presupuestación mensual y anual

En base a los requerimientos de nuevos proyectos, contar con todos los documentos necesarios,
contables, fiscales y administrativos para poder acceder a créditos que soporten las necesidades
de Capital de Trabajo para proyectos nuevos, a través de la búsqueda de fuentes de
financiamiento.
Revisión de cédulas cuatrimestrales de determinación de utilidades reales por proyectos
Aplicar estrategias fiscales que nos ayuden a cumplir con nuestras obligaciones fiscales sin
descapitaliza la empresa.
Planear y supervisar las auditorías contables y fiscales CSIPA

Supervisión y seguimiento de las funciones de Recursos Materiales
Vo. Bo y autorización de las actividades inusuales de SIT
Vo. Bo y autorización de actividades inusuales de COMP
Vo. Bo y autorización de actividades no periódicas de MTTO
Vo. Bo y autorización de gastos de viáticos no programados
Vo. Bo y autorización de apertura de Cajas Chicas
Revisión, Vo. Bo. y autorización para firma de contratos de Servicios Externos
Supervisar la aplicación optima de los recursos de la organización

Supervisión y seguimiento de asuntos y asesorías legales
Contacto, evaluación, Vo. Bo. y autorización de asuntos legales corrientes (los que no necesitan consulta con DG)
Planeación y organización de Actas de Asamblea anuales
Revisión, Vo. Bo. y autorización para firma de contratos de Servicios Externos
Revisión, Vo. Bo. y autorización para firma de contratos de Clientes
Revisión, Vo. Bo. y autorización para firma de contratos de préstamos
Revisión, Vo. Bo. y autorización para firma de contratos de Servicios Externos fiscales y contables
Revisión, Vo. Bo. y autorización para firma de contratos de Vinculación
Revisión, Vo. Bo. y autorización para firma de contratos intercompañías
Revisión Vo. Bo. Y autorización de respuestas a requerimientos por parte de autoridades legales
Revisión, Vo. Bo. y autorización de trámites por demandas laborales y legales
Supervisión de aplicación de la normatividad en materia legal
Resguardo de la información legal, laboral y fiscal de CSIPA

Proceso administrativo del Área Organigrama del departamento administrativo

Perfiles de puestos administrativos (funciones, actividades, requisitos)
Planeación, organización, dirección y control de la elaboración de los manuales de procesos y procedimientos administrativos
Planeación, organización, dirección y control de la elaboración de formatos administrativos
Planeación, organización, dirección y control de la elaboración de los manuales de Interacción con el Área Administrativa
Planeación, organización, dirección y control de la elaboración de políticas financieras
Planeación, organización, dirección y control de la elaboración de políticas contables
Planeación, organización, dirección y control de la elaboración de políticas fiscales
Planeación, organización, dirección y control de la elaboración de políticas laborales en nóminas
Planeación, organización, dirección y control de la elaboración de políticas de viáticos
Planeación, organización, dirección y control de la elaboración de políticas de Activos Fijos y Equipos
Planeación, organización, dirección y control de la elaboración de políticas de presupuestos
Planeación, organización, dirección y control de la elaboración de políticas de Control Interno
Aseguramiento de establecimiento y actualización Políticas de acuerdo a normativa vigente
Planeación, dirección y control de Planes de acción administrativos orientados a los Objetivos y Metas de CSIPA
Aseguramiento de que el personal administrativo comprende funciones, actividades, organigrama, manuales, políticas y procedimientos
Planeación y seguimiento de juntas administrativas para seguimiento de actividades
Planeación y seguimiento de juntas administrativas para seguimiento de proyectos
Planeación y seguimiento de juntas para crecimiento de maduración profesional del área
Planeación, organización, dirección y control de necesidades de capacitación en el área
Planeación, organización, dirección y control del cumplimiento con los Procesos de Calidad ISO 9001:2015
Revisión y supervisión de prioridades en agendas de actividades de las áreas
Dirigir y controlar la capacitación a todo el personal en el uso de los formatos y procedimientos
administrativos.
Planear y supervisar las Auditorías internas a los los procesos administrativos
Evaluar todos los procesos y desviaciones de actividades del personal administrativos

Vinculación de información y trabajo con GCHYDO Asesoramiento en integración de contratos, y normatividad laboral
Asesoramiento en integración de liquidaciones y finiquitos
Supervisión de envío de información administrativa requerida por GCHYDO

Vinculación de información y trabajo con GOYAP
Análisis y envío de bases para Costos Unitarios
Participación en integración de PTE's cuando sea requerido
Participar en las AP para programar los gastos y requerimientos financieros y materiales de cada
proyecto.
Supervisión de envío de información necesaria para seguimiento de proyectos (Cédulas de RM Y TES)
Participar en juntas semanales con Coordinaciones Operativas para seguimiento de proyectos
Participar en los cierres de proyectos, para cierres administrativos.
Supervisión de cumplimiento de PTE's internas solicitadas por Administración (P. EJ. Comisión Mixta, SSPA)
Confronta de ventas reales contra metas propuestas cuatrimestrales.
Supervisión de envío de información administrativa requerida por GOYAP
Subir a la red los datos administrativos necesarios para y dar seguimiento administrativo a los proyectos

Vinculación de información y trabajo con GTYVI

Supervisión y seguimiento de envío de información administrativa requerida para Aseguramiento
de Calidad
Supervisión y seguimiento de envío de información administrativa requerida para procedimientos
de Vinculación
Supervisión de envío de información administrativa requerida por GCHYDO
Vinculación de Planeación, organización, dirección y control de necesidades de capacitación en el área

Vinculación de información y trabajo con GCYME
Elaboración de concentrados de Bases para Cédula de Ventas propuestas por área
Confronta de ventas reales contra metas propuestas cuatrimestrales.
Vo. Bo. De aspectos legales y administrativos para firma de Contratos con clientes
Seguimiento de necesidades de GCYME a cambios a página institucional
Supervisión de envío de información administrativa requerida por GCYME

Informes y vinculación con DG

Subir a la red los documentos y cédulas de información financiera y administrativa requerida por
DG (Información financiera, presupuestos, préstamos, cédulas de seguimiento administrativo,
ventas propuestas, confronta de ventas, gastos mensuales por proyecto)
Tener al día la información financiera y administrativa requerida en el Adminproy
Supervisión de validaciones y autorizaciones de gastos y trámites administrativos que requieren
autorización de DG
Supervisión de envío de información administrativa requerida por DG
Elaboración y seguimiento de presupuestos mensuales y anuales en Adminproy
Hacer el análisis de la informanción administrativa necesaria para la apertura de la oficina en el
extranjero, tomando en cuenta la plaza señalada por la Dirección General
Cédulas cuatrimestrales de determinación de utilidades reales por proyectos
Cubrir necesidades de información financiera, contable y fiscal para toma de decisiones de DG

Supervisión de Carpeta No fiscal Autorización de nóminas semanales y quincenales no fiscales

Autorización de movimientos especiales de IMSS para IDSE y SUA
Supervisión de movimientos no fiscales

Yo, G.Teresita Rodríguez y Bustamante, entiendo y acepto las funciones y actividades asiganadas a mi puesto y me comprometo a cumpliralas con profesionalismo.

G. Teresita Rodríguez y Bustamante