Politica de Viáticos

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
VIGENCI REVISIÓN CODIGO PÁGINA

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POLÍTICA: REGULACIÓN Y 01-01-13
COMPROBACIÓN DE GASTOS
DE VIAJE Y VIÁTICOS
POLÍTICA
REGULACIÓN Y COMPROBACIÓN
DE GASTOS DE VIAJE Y VIÁTICOS
DOCUMENTO OFICIAL
EN VIGOR A PARTIR DEL 1. DE ENERO 2013

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CONTENIDO
1. OBJETIVO…………………………………………………………………………………………………………...…...3
2. ALCANCE………………..………………………………………………………………………………………….…....3
3. DEFINICIONES………..……………………………………………………………………………………...….….....3
4. POLÍTICAS…………………………………………………..…………………………………………………….….....4
4.1 LINEAMIENTOS GENERALES…………………………………………………………………………………....4
4.2 FONDO FIJO PARA VIÁ TICOS…………………………………………………………………………………….4
4.3 SOLICITUD Y AUTORIZACIÓ N DE VIAJES…………………………………………………………….........4
4.4 SOLICITUD Y AUTORIZACIÓ N DE VIÁ TICOS………………………………………………………….......5
4.5 TRANSPORTE…………………………………………………………………………………………………...……...6
AVIÓ N……………………………………………………………………………………………………………………...6
AUTOBÚ S……………………………………………………………………………………………….…………….…..6
AUTOMOVIL……………………………………………………………………………………………………..…..….7
TAXI, TRANSPORTE LOCAL…………………………………………………………………………………..…..7
4.6 HOSPEDAJE………………………………………………………………………………………………………….…..8
4.7 ALIMENTACIÓ N…………………………………………………………………………………………………….....9
4.8 REPRESENTACIÓ N Y ATENCIÓ N A CLIENTES……………………………………………………….…..9
4.9 COMUNICACIÓ N TELEFONICA…………………………………………………………………………….…..10
4.10 TARJETA CORPORATIVA AMERICAN EXPRESS……………………………………………..…….…...10
4.11 COMPROBACIÓ N DE GASTOS……………………………………………………………………………….....10
5. ANEXOS……………………………………………………………………………………………………...…….…...13
ANEXO 1: CARTA RESPONSIVA DEL FONDO FIJO…………………………………………….…...13
ANEXO 2: PRESUPUESTO DE VIAJE…………………………………………………………………...…14
ANEXO 3: COMPROBANTE Y REMBOLSO DE GASTOS…………………………………….……..15
ANEXO 4: REPORTE DE GASTOS DE TAXIS Y TRANSPORTE LOCAL……………………....16
6. CONTROL DE REVISIONES………………………………………………………………………………….......16
7. AUTORIZACIÓ N………………………………………………………………………………………………..........17
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1. OBJETIVO:
Establecer los lineamientos de actuació n homogénea que deberá observar el personal de

especializació n profesional del personal al servicio de ACRI, S.C., en la gestió n de los gastos de
viaje y viáticos por viajes de trabajo, con la necesidad de hacer frente a los gastos derivados
de las necesidades operativas de la Empresa.
2. ALCANCE:
El ámbito de acció n del presente documento aplica para todo el personal que
labora al servicio de ACRI S.C., ubicado en CDMX, y comprende la solicitud, autorizació n,
erogació n y comprobació n de gastos de viaje tanto nacional como internacional, así como el
registro, seguimiento y control de los aspectos siguientes:
 Los montos que se autorizará n por concepto de gastos de viaje, tomando en cuenta el
tiempo, lugar de estancia y actividades a desempeñ ar.
 Señ alar los requisitos que deberá n cubrir los comprobantes de los gastos originados.
 Fijar los plazos y la forma y tiempo en que se realizará n los descuentos al personal,
cuando no comprueben satisfactoriamente los gastos erogados, ya sea por haber
incurrido en gastos no autorizados o haberlos comprobado fuera del plazo
estipulado.
3. DEFINICIONES:
Viáticos:
Asignació n presupuestaria destinada a cubrir gastos de hospedaje, alimentació n
transportació n u otros gastos del personal al trasladarse a una ciudad distante en el país o en
el extranjero desde el lugar donde tiene su oficina permanente, cuando el desempeñ o de las
funciones de su puesto o cumplimiento de asuntos de trabajo así lo demanden.
Comprobación de gastos:
Justificació n responsable y documental de los gastos de viaje por parte del personal,
cumpliendo las disposiciones de la empresa y las oficiales en materia contable y fiscal
indicadas en el presente documento.
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Nivel Organizacional:
4.0 POLÍTICAS:
4.1 FONDO FIJO PARA VIÁTICOS
4.1.1 La direcció n general autorizará al personal que tendrá asignado un fondo fijo para
gastos de viaje de desempeñ o de sus funciones, y su monto, el cual firmará ante
Recursos Humanos en una carta responsiva del fondo fijo, solicitando a su vez a
Finanzas la transferencia del monto a la cuenta bancaria del empleado (ver anexo 1).
4.1.2 En caso del personal de nuevo ingreso que se le autorice un fondo fijo, Recursos
Humanos al momento de la contratación recabará su firma de conformidad en el
Recibo de Custodia de Fondo Fijo, y solicitará la transferencia del monto del fondo
autorizado a la cuenta bancaria del Empleado, segú n informació n proporcionada por
la Direcció n General.
4.1.3 Para tener un marco de referencia en la asignació n inicial de fondo fijo al personal de
nuevo ingreso, el monto será el equivalente a tres semanas de los gastos semanales
que se estime efectuará el empleado. Ejemplo:
Primera semana. Hacer el gasto

Segunda semana Comprobar el gasto
Tercera semana Recibir el rembolso del gasto
4.1.4 Cuando por condiciones inflacionarias u otro indicador económico sea necesario
incrementar el fondo fijo del personal, será responsabilidad de la Direcció n de Á rea
respectiva tanto la justificació n como el importe a incrementar, previa autorizació n de
la direcció n general, así como el trá mite y entrega a recursos humanos del recibo de
custodia de fondo fijo correspondiente.
4.1.5 Por razones de cierre fiscal, anualmente y durante el mes de Diciembre los fondos
fijos deberá n ser liquidados mediante depó sito y/o comprobació n de gastos a la
Compañ ía; el depó sito será en la cuenta bancaria que se indique o en Tesorería de la
Empresa. Al inicio de cada ejercicio fiscal, Finanzas depositará el fondo fijo a la cuenta
del personal, de acuerdo con las instrucciones que reciba de las Direcciones de Á rea
correspondientes.
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4.1.6 Con el fin de evitar que se dupliquen los traslados de la ciudad sede a las distintas
poblaciones o zonas de trabajo, deberá elaborarse un itinerario o plan de trabajo que
cubra las zonas geográ ficas cercanas al punto de destino.
4.2 SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VIAJES
4.2.1 No se autorizará n viajes de terceras personas o para desempeñ ar actividades ajenas

al giro y operació n de la Empresa, a excepció n de aquellos viá ticos que sean
autorizados ú nicamente por la Direcció n General. Las erogaciones no autorizadas,
correrá n por cuenta del empleado responsable.
4.2.2 Los viajes de negocios autorizados completará n los días estrictamente necesarios
para la atenció n oportuna y eficaz de los asuntos de trabajo, cuidá ndose que los
recursos se aprovechen al má ximo con apego a las tarifas autorizadas en el presente
documento.
4.2.3 En caso de que durante el desarrollo de las labores implícitas en el viaje se

atraviesen días inhá biles, la Direcció n de Á rea responsable evaluará la necesidad
de otorgar viáticos para la cobertura de dichos días, o concluir y dar continuidad
al evento al siguiente día há bil, lo que represente el menor costo y mejor
aprovechamiento de los recursos asignados.
4.3.4. Cuando el viaje programado contemple su inicio y terminació n en un mismo día,

solamente se cubrirá n los gastos de alimentació n, transporte, y cualquier otro
gasto similar relacionado con el desempeñ o de las labores durante ese ú nico día.
4.3.5. Todo desplazamiento requerirá del correspondiente Presupuesto de Viaje de

conformidad con las necesidades, el cual será elaborado por el empleado
responsable del viaje y autorizado por el Director de Área o por quien
designe dicho Director. Cuando el Director de Á rea esté ausente o en un Centro
de Trabajo distinto al del interesado, el Presupuesto de Viaje será autorizado por la
Direcció n General Direcció n de Finanzas y Administració n (Ver anexo 2).
4.3.6. Ningú n empleado de la Empresa independientemente de su puesto y nivel

jerá rquico, puede autorizar sus propias cuentas de gastos y/o delegar dicha
autorizació n a niveles similares o inferiores.
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4.4. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS
4.4.1. Se solicitará a Finanzas un anticipo de viá ticos a cuenta de los gastos que el viaje
genere, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:
• Deberá contar con el formato de Presupuesto de Viaje debidamente elaborado y

autorizado.
• Se ajustará a los gastos previstos del viaje y al presupuesto autorizado por la
Direcció n de Á rea responsable del viaje.
• No se autorizará un nuevo anticipo para viá ticos, cuando la misma persona
tenga uno anterior pendiente de comprobar a Contabilidad.
4.4.2. Las solicitudes y autorizació n de viá ticos en MONEDA NACIONAL deberá n

realizarse como mínimo con 48 horas de anticipación, estando sujetos a la
disponibilidad de efectivo y a la urgencia del viaje.
4.4.3. Las solicitudes y autorizació n de viá ticos en MONEDA EXTRANJERA deberá n

respetar los plazos mínimos desde la petició n hasta la entrega efectiva de divisas.
Estos plazos, salvo por razones de urgencia, será n los siguientes:
 Efectivo: 3 días há biles

 Cheque 5 días há biles
4.4.4. En términos contables, los anticipos que se entreguen para gastos de viaje deberá n
registrarse en las cuentas de anticipo, y llevarse un registro auxiliar por cada
empleado para realizar un aná lisis de su saldo. Al recibir la comprobació n de los
gastos de viaje, se efectuará un balance contra los anticipos y los gastos generados
para obtener el resultado específico ya sea a favor o a cargo del empleado.
4.4.5. Ningú n empleado de la Empresa independientemente de su puesto y nivel

jerá rquico, puede autorizar sus propios anticipos para gastos de viaje y/o delegar
dicha autorizació n a niveles similares o inferiores.
4.5. TRANSPORTE
4.5.1. Preferentemente los viajes será n por carretera, salvo aquellos que por
distancia o urgencia deban realizarse por avió n, y asegurando que existan los
aeropuertos en las ciudades de origen y destino. El servicio de transporte se
autorizará ú nica y exclusivamente de acuerdo a la siguiente tabla:
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TIPO TIPO DE NIVEL JERÁRQUICO

DE TRANSPORTE
1 2 3 4
AVIÓ N SI DEPENDE NO NO
AUTOBÚ S NO SI SI SI
AUTOMÓ VIL SI SI SI SI
AVIÓN:
4.5.2. Con el propó sito de aprovechar los beneficios que se obtienen a través de los
diferentes convenios celebrados con líneas aéreas, es conveniente planear y
solicitar los boletos de avió n por lo menos cinco días antes del viaje, así
como no modificar el horario de vuelo con objeto de no incurrir en cargos
innecesarios.
4.5.3. Ú nicamente se autorizará n tarifas comerciales de clase turista/tarifa

económica para los viajes que ameriten este tipo de transporte, prefiriendo en
igualdad de circunstancias siempre a las líneas de bajo costo. En todos los casos, la
Direcció n General evaluará y autorizará la compra de boletos de avió n.
4.5.4. Los boletos de avió n será n tramitados a través de la Asistente de la Direcció n

General con un tiempo mínimo de cinco días hábiles de anticipación al
viaje, enviando vía correo electró nico la solicitud incluyendo el nombre del
pasajero, ruta, fechas de salida y regreso y el motivo del viaje.
La Asistente de la Direcció n General deberá cotizar en las diversas líneas aéreas

que cubran la ruta y seleccionará la má s econó mica. Una vez autorizada la
compra por el Director General proporcionará al viajero el nú mero de vuelo,
línea aérea, horarios y la clave para recoger directamente el boleto electró nico en
el mostrador de la línea aérea en el aeropuerto.
4.5.5. Cuando el empleado se encuentre en una localidad distinta a Toluca y previa

autorizació n de su Director de Á rea, solicitará el boleto de avió n a la Asistente
de la Direcció n General siguiendo lo establecido en el punto previo.
4.5.6. La Asistente de la Direcció n General tramitará directamente el pago de los

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servicios aéreos, y reportará al cierre mensual a Contabilidad la relació n de

boletos comprados y el centro de costos en donde deberá ser cargado el
importe. Por lo tanto, en ningún caso se reembolsarán o pagarán boletos
de avión contratados directamente en las líneas aéreas y que se incluyan en
las cuenta de gastos, a menos que exista autorizació n previa de la Direcció n
General la Direcció n de Á rea.
AUTOBÚS:
4.5.7. Para los viajes entre distintas poblaciones, el empleado solicitará a la Asistente de
la Direcció n General el listado actualizado de líneas de autobuses y tarifas
autorizadas por ruta terrestre a los principales destinos de los centros de
trabajo. El empleado deberá comprar directamente en taquilla el boleto
correspondiente de acuerdo a las tarifas autorizadas, y será necesario
conservar y presentar los comprobantes respectivos para su pago.
AUTOMÓVIL:
4.5.8. Con base en la disponibilidad de vehículos y previa solicitud con dos días há biles de
anticipació n al viaje, la Empresa proporcionará al empleado un automó vil
utilitario en buenas condiciones de uso para realizar el viaje.
4.5.9. En recorridos menores a 300 kiló metros y con la autorizació n expresa del
Director de Á rea, los empleados podrá n hacer uso de automóviles
personales para realizar el viaje, siempre que el vehículo sea de su propiedad
y este asegurado mediante una pó liza que cubra dañ os a terceros con
responsabilidad civil suplementaria ilimitada, y esté al día en el pago de la prima
correspondiente.
4.5.10. El reembolso de gastos por el uso de automó vil personal será de acuerdo a la tarifa
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de kilometraje autorizada por la Direcció n General, equivalente a 1.94 pesos más

IVA por kilómetro recorrido. Esta tarifa cubre el pago de gasolina y desgaste
del vehículo má s gastos de peaje y estacionamiento, segú n el Artículo 50 de la
Ley del Impuesto sobre la Renta. El cá lculo del kilometraje se efectuará
considerando la ruta má s corta.
4.5.11. Para efectos del pago de kilometraje se deberá consultar con la Asistente de la
Direcció n General las distancias autorizadas por la Secretaría de Comunicaciones
y Transportes (SCT) entre dos puntos, y con base a esta cifra se hará el cálculo
para el pago.
4.5.12. Se autorizan los gastos de reparación por refacciones y mano de obra de

vehículos utilitarios y propios, cuando las descomposturas sean durante el tiempo
del viaje autorizado.
4.5.13. Los gastos de estacionamiento en aeropuertos será n reembolsables, cuando la

tarifa resulte má s econó mica que el pago de Taxi.
4.5.14. La renta de automóvil procederá cuando no exista un automó vil utilitario de la

compañ ía en la zona destino y se trate de recorridos largos fuera de la ciudad, en
donde se visiten varias poblaciones o cuando se pueda comprobar que el
recorrido no es factible en Taxi. Se autoriza la renta de autos cuando se
determine que es la alternativa má s conveniente para el cumplimiento de los
objetivos del viaje de negocios y no por conveniencia personal. Siempre que sea
posible se utilizará aquella empresa de servicios de alquiler de automó viles con
quien la empresa tenga establecido un convenio.
4.5.15. Por la renta de automó vil, só lo está autorizado el nivel subcompacto y no se podrá
exceder el importe má ximo de 850.00 pesos más IVA que incluye seguro y
kilometraje, de acuerdo con el Artículo 32 de la Ley del Impuesto Sobre la
Renta, por lo que no se reembolsará n tarifas mayores. Asimismo, el automó vil
rentado para realizar las actividades de trabajo siempre deberá estar asegurado.
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4.5.16. Los gastos de gasolina y peaje en el caso de renta de automó vil será n de igual
forma reembolsados contra la entrega de los comprobantes correspondientes,
utilizando lo má s posible los convenios que la Empresa tenga establecidos con
gasolineras.
TAXI Y TRANSPORTE LOCAL:
4.5.17. Para los recorridos urbanos dentro de la misma població n o ciudad, se podrá n
utilizar los servicios de taxi y transporte local, y siempre se deberá exigir una
Nota del servicio del taxi e incluirse en el Reporte de Reembolso de Gastos.
4.5.18. Los servicios de Taxi entre la Ciudad de México y Toluca se pagará n só lo cuando
se justifique que se trata de una situació n de urgencia, previa autorizació n por el
Director de Á rea respectiva, solicitando siempre la factura por dicho servicio.
4.6. HOSPEDAJE
4.6.1. No está permitido el alojamiento en hoteles de lujo ni en habitaciones

ostentosas o suites, restringiéndose el uso de éste servicio al alquiler de
habitaciones sencillas o dobles cuando así se requiera. En caso de no existir hoteles
autorizados en la zona de trabajo deberá sujetarse a los montos autorizados por la
Empresa.
4.6.2. Dentro de la relació n costo-beneficio, las reservaciones deberá n hacerse

primeramente en hoteles con los que la empresa tiene establecidos convenios de
tarifas comerciales, así como utilizar hoteles de aeropuerto cuando así se
requiera; o en el caso de cursos, seminarios y eventos especiales hospedarse
en hoteles donde éstos se realicen. Esto se aplicará para todos los niveles
jerá rquicos.
4.6.3 Las categorías autorizadas de hoteles a utilizar será n las siguientes:
Nacional:
Niveles 1, 2,3: 4 estrellas
Niveles 4, 5,6: 3 estrellas
Internacional:
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En funció n de las circunstancias de los países, y por analogía con las categorías de
hotel a nivel nacional.
4.6.4. Las cuotas diarias en pesos mexicanos por nivel jerá rquico autorizadas para
hoteles, incluyendo propina y sin incluir IVA, se hará conforme el siguiente
tabulador:
Zona 1. Para todo el país, a excepció n de la zona fronteriza:

Nivel 1: $800
Niveles 2 y 3: $650
Nivel 4: $500
Niveles 5 y 6: $400
ZONA 2. Para la zona fronteriza del país: Cd. Juá rez, Guaymas, La Paz, Nacozari, Nogales,
NuevoLaredo, Reynosa y Rosarito:
Nivel 1: $960
Niveles 2 y 3: $780
Nivel 4: $600
Niveles 5 y 6: $480
4.6.5. El personal podrá consultar a través de la Asistente de la Direcció n General, la lista

previamente definida de hoteles en los principales destinos de los centros de
trabajo que ofrecen tarifas accesibles.
4.6.5. En aquellos lugares en que las opciones de hoteles no se adecuen a las cuotas diarias
establecidas, el empleado podrá hospedarse en el hotel disponible aú n se exceda del
límite autorizado, siempre y cuando sea autorizado previamente por la Direcció n de
Á rea respectiva.
4.6.5. Solamente se pagará n los servicios de lavandería y/o planchado de ropa en

aquellos casos en que el empleado se encuentre de viaje por un periodo mayor a
cinco días há biles, y la cantidad de ropa sea proporcional a no má s de ese nú mero
de días, previa autorizació n expresa de la Direcció n de Á rea respectiva.
4.7. ALIMENTACIÓN
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4.7.1. El importe autorizado por día para gastos de alimentació n sin considerar propinas,
cubrirá los tres alimentos del día, que son: Desayuno, comida y cena.
4.7.2. No se autoriza el consumo de bebidas alcohólicas ni cigarros. En caso de

presentar una factura de alimentos que incluya los consumos mencionados, só lo se
autorizará la comprobació n de la parte correspondiente a alimentos, quedando la
diferencia a cargo del empleado.
4.7.3. Las cuotas del total de alimentos por día en pesos mexicanos y sin incluir
IVA por nivel jerá rquico, será n de acuerdo con el Artículo 32 de la Ley del
Impuesto Sobre la Renta, y conforme el siguiente tabulador autorizado:
ZONA1. Para todo el país, a excepció n zona fronteriza:

Niveles 1 y 2: $220
Niveles 3 y 4: $180
Niveles 5 y 6: $130
ZONA 2. Para la zona fronteriza del país: Cd. Juá rez, Guaymas, La Paz, Nacozari, Nogales,
Nuevo Laredo, Reynosa y Rosarito:
Niveles 1 y 2: $264
Niveles 3 y 4: $260
Niveles 5 y 6: $156
4.7.4. Las propinas son reembolsables siempre y cuando vayan de acuerdo con la
prá ctica de la localidad (10% sobre el importe total de la factura). Las propinas
no deben ser excesivas ya que no será n reembolsadas en su totalidad.
4.8. REPRESENTACIÓN Y ATENCIÓN A CLIENTES
4.8.1. Los gastos de representació n, atenció n a clientes y relaciones pú blicas

ocasionados con motivo del viaje, deberá n ser previa y expresamente
autorizados por la Dirección General, y tener un objetivo específico. Tal gasto
debe servir a un propó sito definido de la Compañ ía, con posibilidades razonables
de obtener beneficios para la Empresa.
4.8.2. Estos gastos só lo se pagará n o reembolsará n cuando se anexe a la cuenta de

comprobació n de gastos el nú mero de Reporte de Contacto con el Cliente,
el cual se obtiene, indicando claramente a los participantes, el propó sito de la
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atenció n y el resultado de la misma.
4.9. COMUNICACIÓN TELEFÓNICA
4.9.1. Está autorizada una cuota semanal máxima de 100.00 pesos para
llamadas personales, el excedente será con cargo al empleado. La Direcció n de
Á rea respectiva podrá autorizar este tipo de llamadas mediante el uso de tarjetas
LadaTel por el equivalente al costo por día, anexá ndose las tarjetas usadas a la
comprobació n de gastos.
4.9.2. Está autorizada una cuota semanal de $200.00 para uso de teléfono celular
só lo para el personal que se encuentre en campo, siempre y cuando sean para
llamadas por actividades de trabajo, el excedente será con cargo al empleado.
4.10. TARJETA CORPORATIVA AMERICAN EXPRESS
4.10.1. Dispondrá de Tarjeta Corporativa American Express el personal ejecutivo que,

debido a las funciones de su puesto, tiene la necesidad de viajar o realizar gastos
de representació n con suficiente frecuencia. La Dirección General autorizará por
escrito al personal que dispondrá de este servicio.
4.10.2. La Direcció n de Finanzas recabará del personal ejecutivo titular de la Tarjeta

Corporativa un documento en el que se acuse recibo de su recepció n, y en el
que se compromete fundamentalmente a lo siguiente:
• Conocer y aceptar sin reservas las normas para su uso.

• Poner en conocimiento inmediato de la Empresa la eventual pérdida o sustracció n
de la tarjeta.
• Devolver la tarjeta a la Empresa en el momento en que le fuera requerida, y
siempre al término de su vigencia por renovació n.
• Autorizar el descuento en nó mina de los gastos no justificados plenamente.
• No utilizar la tarjeta para gastos particulares o de terceros.
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4.10.3. Los ejecutivos que cuentan con Tarjeta Corporativa American Express deberá n
presentar copia del estado de cuenta, el cual podrá n obtener vía Internet, a la
Direcció n General reportando el motivo de cada uno de los gastos realizados, a
más tardar cinco días después de la fecha de corte de la tarjeta.
4.11. COMPROBACIÓN DE GASTOS
4.11.1. Los gastos de viaje deberá n ser plenamente justificados, y estará n sujetos a la
comprobació n por parte del empleado en forma personalizada.
4.11.2. La comprobació n de los gastos de viaje ante Contabilidad será en un plazo

máximo de cinco días hábiles, a partir de la fecha en que el personal regrese a
laborar a su centro de trabajo. Si se excede este plazo, se considerará como no
efectuado el gasto y el importe será descontado al empleado en el siguiente pago
de nó mina. De comprobarlo con posterioridad, se reembolsará el importe.
En caso de que el viaje se prolongue por más de una semana, el empleado

deberá hacer cortes semanales, y enviar al Á rea de Contabilidad la comprobació n
de los gastos de dicha semana.
4.11.3. Las cuentas de gastos para su reembolso deberá n reportarse a Contabilidad los
días miércoles hasta las 16:00 Horas. La entrega posterior a dicha á rea implicará
un retraso del reembolso de una semana.
4.11.4. En caso de que no se compruebe en su totalidad el importe de los gastos erogados,

la diferencia que resulte en contra del personal responsable se le descontará vía
nómina.
4.11.5. Todos los gastos de viaje será n comprobados a través de factura originales, y de
acuerdo con el Artículo 29 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, deberá n contener
los requisitos siguientes:
DATOS DE CAGSA:
 El documento deberá ser expedido a nombre de CONSTRUCCIONES
AMBIENTALES DEL COLFO CAGSA S.A DE C.V.
 Domicilio fiscal de CAGSA.
 Nú mero de registro federal de contribuyentes de CAGSA.
DATOS DEL PROVEEDOR O PRESTADOR DE SERVICIOS:

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 Numero de folio de factura.

 Lugar y fecha de expedició n del documento correspondiente al añ o fiscal en curso.
 Razó n o denominació n social.
 Domicilio fiscal.
 Nú mero de registro federal de contribuyentes.
 Cédula de registro federal de contribuyentes impreso.
 Descripció n del servicio o bien adquirido.
 Importe con nú mero del servicio o bien.
 I.V.A desglosado, que en término de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su
caso.
 Importe total con nú mero.
 Importe total con letra.
 Vigencia del documento fiscal. Fecha de impresió n y datos de identificació n del
impresor autorizado. Los comprobantes podrá n utilizarse por el contribuyente en un
plazo má ximo de dos añ os, contados a partir de su fecha de impresió n. Transcurrido
dicho plazo sin haber sido utilizados, los mismos deberá n cancelarse.
En los casos de facturas de autoservicios o tiendas departamentales, deberá

anexarse el Ticket de la caja registradora. Asimismo, en la medida de lo posible
pegar los comprobantes pequeñ os en hojas de reciclaje, para evitar su pérdida y
facilitar el manejo.
4.11.6. Los ú nicos formatos autorizados para comprobar los gastos de viaje ante
Contabilidad de Gastos, será n los siguientes:
 Comprobación y rembolso de gastos (ver anexo 3)

 Reporte de gastos de taxis y transporte local (ver anexo 4)
4.11.7. Estos formatos deberá n ser elaborados por computadora o a tinta con letra legible,
y los gastos deberá n ser justificados plenamente, anexando la documentació n
comprobatoria. Asimismo, deberá n estar autorizados por el Director de Área
correspondiente o un puesto de nivel superior en su ausencia. Asimismo, deberá
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procederse conforme a lo establecido para el proceso de autorizació n de cuentas de

gastos.
4.11.8. La documentació n comprobatoria de los gastos no deberá presentar

enmendaduras, tachaduras o cualquier otra situación que altere los
conceptos o importes. De lo contrario, será rechazada por el Á rea de Contabilidad
de Gastos y no procederá la comprobació n.
4.11.9. Los sobrantes de los fondos deberá n depositarse de inmediato en el á rea de

Tesorería, o en la cuenta bancaria de la Empresa establecida para tal efecto, y le será
entregado al empleado el recibo correspondiente a la devolució n de dicho efectivo.
Este comprobante formará parte de los documentos que acompañ en al anexo de
comprobació n respectivo.
4.11.10. Cuando para la realizació n de eventos de trabajo se requiera el alquiler de

Salones con o sin consumo de alimentos, deberá anexarse al formato de
comprobació n de gastos una relació n con los nombres de los participantes. Estos
eventos deberá n apegarse a programas previamente establecidos y contemplados
dentro del presupuesto de la Direcció n de Á rea responsable.
4.11.11 Para comprobar Gastos de Taxi y Transporte Local, no se requerirá presentar

comprobantes escritos. Sin embargo, el importe erogado por este concepto debe
ser congruente con el motivo el viaje, autorizado por el director de Á rea
responsable y deberá utilizarse el formato del Reporte de Gastos de Transporte
Pú blico.
TERMINAN LAS POLÍTICAS
5. ANEXOS:
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ANEXO 1: CARTA RESPONSIVA POR RECIBO DE CUSTODIA

DE FONDO FIJO
CARTA RESPONSIVA
DE FONDO FIJO
Recibí de CONSTRUCCIONES AMBIENTALES DEL GOLFO CAGSA ,

S.A. de C.V., la cantidad de $ 15,000.00 (Q u i n c e mil pesos
00/100 M. N.) por concepto de FONDO FIJO, que será
utilizado ú nica y exclusivamente para los gastos
relacionados con los viajes de trabajo que la Empresa me
autorice.
Acepto la responsabilidad en la custodia del FONDO FIJO,

mismo que mostraré y devolveré en el momento en que me
sea requerido por la Empresa. En caso de existir algú n
faltante acepto que é ste me sea descontado por Nó mina, y el
sobrante depositarlo en la Caja General o cuenta bancaria que
la Empresa me indique para tal efecto.
Toluca, estado de Mé xico, a 25 de febrero 2013
EMPLEADO RESPONSABLE AUTOR IZÓ

________________________________ _____________________________
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE ING. CARLOS MANUEL VALLEJO
PUESTO DEL RESPONSABLE DIRECTOR GENERAL
OBJETIVO: ASIGNAR FONDO FIJO AL PERSONAL DE LA EMPRESA, PARA VIAJES DE

TRABAJO.
ANEXO 2: PRESUPUESTO DE VIAJE

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NOMBRE DEL EMPLEADO FECHA
ÁREA NO. DE PERSONAS
DESTINO SALIDA REGRESO
EMPRESA QUE VISITARÁ PERSONA CON QUIEN SE ENTREVISTARÁ
OBJETIVO DEL VIAJE
RESULTADOS ESPERADOS
OBSERVACIONES BENEFICIO
INMEDIATO
CORTO PLAZO
LARGO PLAZO
PRESUPUESTO
CONCEPTO IMPORTE
TRANSPORTE (AVIÓN, AUTOBÚS, AUTO PERSONAL)
GASOLINA Y LUBRICANTES
HOSPEDAJE
ALIMENTOS
TRANSPORTES LOCALES
RENTA DE AUTOS
CASETAS
LAVANDERIA
OTROS GASTOS
GASTOS DEL PROYECTO (PERSONAL, HERRAMIENTA,REFACCIONES, ETC.)
TOTAL
ANEXO 3: COMPROBACIÓN Y REMBOLSO DE GASTOS

A 0 PRI009B 19 DE 20
COM PROBACIÓN Y REM BOLSO DE GASTOS PERIODO
REM BOLSO DE FECHA A FECHA
COM PROBA CIÓN
CENTRO DE COSTO FECHA. A NT SEM A NA #
M ONTO F.F
EM PLEADO NO. DE COM PROBANTES QUE SE A NEXAN
PUESTO NO. DE NOM INA DEL EM PLEADO
GERENCIA DIRECCIÓN
LOCALIDAD PROYECTO
V EHÍCULO M ODELO PLACA S
DA TOS DE INFORM A CIÓN DEL V EHICULO DETALLES DE LOS M OTIV OS DEL
KM S. ACTUALES GASTO
KM S.REPORTE A NTERIOR
KM S. REPORTE ACTUAL.
KM S. RECORRIDOS
DÍAS DE LA SEMANA SABADO DEOMINGO LUNES M ARTES MIERCOLES JUEV ES VIERNES

CUENTA TOTAL
FECHAS EN DÍAS OBSERVACIONES
110 SERVICOS MÉDICOS Y MEDECINAS
701 ACCESORIOS DE CÓMPUTO
704 COPIAS FOTOSTÁTICAS
707 PAPELERIA Y ARTICULOS DE ESCRITORIO
709 RENTA DE EQUIPO DE OFICINA
710 TELEFONOS
711 INTERNET
712 MANTO. EQUIPO DE OFICINA Y COMPUTO
714 ARTICULOS DE LIMPIEZA
716 EQUIPO MENOR DE OFICINA
725 TELEFONIA CELULAR
729 PAQUETERIA Y MENSAGERIA
732 DIVERSOS
802 CONSUMO DE ALIMENTOS
804 HOSPEDAJE
805 LAVANDERIA
806 PROPINAS
809 TRANSPORTE DE AUTOBUS
810 TRANSPORTE EN TAXI
811 ATENCIÓN A CLIENTES Y PROVEEDORES
812 BASES PARA CONCURSOS
814 CONSUMO DE ALIMENTOS CLIENTES
2% IMPUESTO SOBRE HOSPEDAJE
102 UNIFORMES Y ROPA DE TRABAJO
103 EQUIPO DE SEGURIDAD
104 HONORARIOS ASES. PERSONAS FISICAS
402 MANT. MAQUINARIA Y EQUIPO
403 INSTALACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPO
405 REFACCIONES PARA EQUIPOS EN USO
406 GAS L.P
407 HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS
408 RENTA DE EQUIPO
409 DIESEL Y SOLVENTES PARA LIMPIEZA
501 CONSUMIBLES DIVERSOS
504 MATERIAL P/PRUEBAS MUESTRAS MONITOREO
505 EQUIPO DE LABORATORIO
508 REFACCIONES Y ACC. P/EQUIPO MONITOREO
517 MATERIAL FOTOGRAFICO Y ACCESORIOS
523 SERVICIS EXTERNOS
720 MANTTO Y CONSERV. DE INSTALACIONES
803 ESTACIONAMIENTO
808 TRANSPORTE ÁEREO
901 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
903 GRUAS Y ARRASTRE
905 MTTO, EQUIPO DE TRANSPORTE
906 SEGUROS DE EQUIPO CDE TRANSPORTE
907 TENENCIAS Y REVISTA
908 VERIFICACION AMBIENTAL
910 RENTA DE AUTOS
911 CASETAS EN AUTOPISTAS
912 MULTAS Y GRATIFICACIONES
OTROS:
SUBTOTAL
IVA
TOTAL
MENOS ANTICIPO
TOTAL A DEPOSITAR O REMBOLSAR 0
OBJETIVO: COMPROBAR LOS GASTOS DE VIAJE POR SERVICIOS ADMINISTRATIVOS AUTORIZADOS POR LA EMPRESA .
ANEXO 4: REPORTE DE GASTOS TRANSPORTE PÚBLICO (TAXIS Y TRANSPORTE LOCAL)

A 0 PRI009B 20 DE 20
OBJETIVO:REPORTE DE GASTOS
COMPROBAR DE TRANSPORTE
LOS GASTOS PÚBLICO
DE TRANSPORTE TAXIS
EN TAXIS Y TRANSPORTE
Y LOCAL LOCAL
AUTORIZADOS POR LA
EMPRESA.
6. CONTROL DE REVISIONES/REGISTRO
REVISIÓN NO. FECHA MOTIVO DEL CAMBIO

Politica de Viáticos

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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

VIGENCI REVISIÓN CODIGO PÁGINA

EN VIGOR A PARTIR DEL 1. DE ENERO 2013

Establecer los lineamientos de actuació n homogénea que deberá observar el personal de

4.1 FONDO FIJO PARA VIÁTICOS

Primera semana. Hacer el gasto

4.2 SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VIAJES

4.2.1 No se autorizará n viajes de terceras personas o para desempeñ ar actividades ajenas

4.2.3 En caso de que durante el desarrollo de las labores implícitas en el viaje se

4.3.4. Cuando el viaje programado contemple su inicio y terminació n en un mismo día,

4.3.5. Todo desplazamiento requerirá del correspondiente Presupuesto de Viaje de

4.3.6. Ningú n empleado de la Empresa independientemente de su puesto y nivel

4.4. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS

• Deberá contar con el formato de Presupuesto de Viaje debidamente elaborado y

4.4.2. Las solicitudes y autorizació n de viá ticos en MONEDA NACIONAL deberá n

4.4.3. Las solicitudes y autorizació n de viá ticos en MONEDA EXTRANJERA deberá n

 Efectivo: 3 días há biles

4.4.5. Ningú n empleado de la Empresa independientemente de su puesto y nivel

TIPO TIPO DE NIVEL JERÁRQUICO

4.5.3. Ú nicamente se autorizará n tarifas comerciales de clase turista/tarifa

4.5.4. Los boletos de avió n será n tramitados a través de la Asistente de la Direcció n

La Asistente de la Direcció n General deberá cotizar en las diversas líneas aéreas

4.5.5. Cuando el empleado se encuentre en una localidad distinta a Toluca y previa

4.5.6. La Asistente de la Direcció n General tramitará directamente el pago de los

servicios aéreos, y reportará al cierre mensual a Contabilidad la relació n de

de kilometraje autorizada por la Direcció n General, equivalente a 1.94 pesos más

4.5.12. Se autorizan los gastos de reparación por refacciones y mano de obra de

4.5.13. Los gastos de estacionamiento en aeropuertos será n reembolsables, cuando la

4.5.14. La renta de automóvil procederá cuando no exista un automó vil utilitario de la

TAXI Y TRANSPORTE LOCAL:

4.6.1. No está permitido el alojamiento en hoteles de lujo ni en habitaciones

4.6.2. Dentro de la relació n costo-beneficio, las reservaciones deberá n hacerse

4.6.3 Las categorías autorizadas de hoteles a utilizar será n las siguientes:

Zona 1. Para todo el país, a excepció n de la zona fronteriza:

4.6.5. El personal podrá consultar a través de la Asistente de la Direcció n General, la lista

4.6.5. Solamente se pagará n los servicios de lavandería y/o planchado de ropa en

4.7.2. No se autoriza el consumo de bebidas alcohólicas ni cigarros. En caso de

ZONA1. Para todo el país, a excepció n zona fronteriza:

4.8. REPRESENTACIÓN Y ATENCIÓN A CLIENTES

4.8.1. Los gastos de representació n, atenció n a clientes y relaciones pú blicas

4.8.2. Estos gastos só lo se pagará n o reembolsará n cuando se anexe a la cuenta de

atenció n y el resultado de la misma.

4.9. COMUNICACIÓN TELEFÓNICA

4.10. TARJETA CORPORATIVA AMERICAN EXPRESS

4.10.1. Dispondrá de Tarjeta Corporativa American Express el personal ejecutivo que,

4.10.2. La Direcció n de Finanzas recabará del personal ejecutivo titular de la Tarjeta

• Conocer y aceptar sin reservas las normas para su uso.

4.11. COMPROBACIÓN DE GASTOS

4.11.2. La comprobació n de los gastos de viaje ante Contabilidad será en un plazo

En caso de que el viaje se prolongue por más de una semana, el empleado

4.11.4. En caso de que no se compruebe en su totalidad el importe de los gastos erogados,

DATOS DEL PROVEEDOR O PRESTADOR DE SERVICIOS:

 Numero de folio de factura.

En los casos de facturas de autoservicios o tiendas departamentales, deberá

 Comprobación y rembolso de gastos (ver anexo 3)

procederse conforme a lo establecido para el proceso de autorizació n de cuentas de

4.11.8. La documentació n comprobatoria de los gastos no deberá presentar

4.11.9. Los sobrantes de los fondos deberá n depositarse de inmediato en el á rea de

4.11.10. Cuando para la realizació n de eventos de trabajo se requiera el alquiler de

4.11.11 Para comprobar Gastos de Taxi y Transporte Local, no se requerirá presentar

TERMINAN LAS POLÍTICAS

ANEXO 1: CARTA RESPONSIVA POR RECIBO DE CUSTODIA

Recibí de CONSTRUCCIONES AMBIENTALES DEL GOLFO CAGSA ,

Acepto la responsabilidad en la custodia del FONDO FIJO,