Comunicacin Grupal y reunin

COMUNICACIN GRUPAL
1. EL PROCESO DE LA COMUNICACIN EN UN GRUPO.
La comunicacin es un fenmeno inherente a la relacin grupal de los seres vivos por medio del
cual stos obtienen informacin acerca de su entorno y de otros entornos y son capaces de compartirla
haciendo partcipes a otros de esa informacin. La comunicacin es de suma importancia para la
supervivencia de especies gregarias, pues la informacin que sta extrae de su medio ambiente y su
facultad de transmitir mensajes sern claves para sacar ventaja del modo de vida gregario.
Etimolgicamente, la palabra comunicacin deriva del latn comunicare, que puede traducirse
como poner en comn, compartir algo. Se considera una categora polismica en tanto su utilizacin
no es exclusiva de una ciencia social en particular, teniendo connotaciones propias de la ciencia social
de que se trate.
Proceso de transmisin de informacin de un emisor (A) a un receptor (B) a travs de un medio. En
la transmisin y la recepcin de esa informacin se utiliza un cdigo especfico que debe ser
codificado, por el emisor y decodificado por el receptor.
2. EL USO DE LA RETROALIMENTACIN COMO INSTRUMENTO QUE FACILITA LA
COMUNICACIN.
La retroalimentacin es un mecanismo muy importante que aumenta el valor de algunas reglas de
actuacin y disminuye el valor de otras. La retroalimentacin llega al cerebro a partir de dos fuentes
diferentes:
Desde el entorno, por medio de los efectos sobre el cuerpo.
Desde la comunicacin intencional de un "maestro".
Este segundo mtodo no solamente se da en el caso de la escuela. Puede darse tambin en otros
momentos, como ser, de un amigo al jugar, del jefe en el trabajo y de otros empleados o asociados,
que actan como "maestros". Por medio de esta retroalimentacin aumenta o disminuye el valor de las
reglas de actuacin, segn el caso.
La realimentacin, tambin llamado retroalimentacin o por su traduccin en ingls feedback, es,
en una organizacin, el proceso de compartir observaciones, preocupaciones y sugerencias con la otra
persona con una intencin de mejorar su funcionamiento como individuo. La realimentacin tiene que
ser bidireccional de modo que la mejora continua sea posible en una organizacin.
Tipos de Retroalimentacin
Tradicionalmente hay dos tipos de retroalimentacin muy distintos entre s: la negativa y la
positiva.
La retroalimentacin negativa hace menos probable el uso de la regla de actuacin no ptima.
Pero, no muestra cul debe ser la regla de actuacin a usar en el futuro en lugar de la otra. Pero, por el
contrario, si una buena respuesta recibe retroalimentacin positiva, el SI aumentar los valores de la
regla de actuacin a usar, y crear, en el prximo perodo de sueo, una regla de actuacin ms
general y de alto valor, que probablemente usar en el futuro.
3. FACTORES QUE FAVORECEN LA COMUNICACIN EN UN GRUPO.
La Escucha Activa: Cuando lo ms importante de la comunicacin es escuchar, atender a lo que se
percibe (oral y no verbal).
- Fase A: captar la informacin.
- Fase B: interpretar lo que se capta.
- Fase C: valorar la informacin, evaluacin de cmo vamos a utilizar esa informacin en la conversacin.
- Fase D: dar receptividad a la informacin, feedback.
Para que la escucha sea eficaz:
No hay que prestar atencin a lo que nos rodea (solo el interlocutor)
Desear obtener informacin.
Observar a nuestro interlocutor (para captar gestos...)
Comportamiento no verbal adecuado: contacto visual, atencin, asentimiento...
Resumir las ideas esenciales.
Optar por: no interrumpir, ser comprensivo, or...
Mostrar Empata: ponernos en lugar del otro, no significa estar de acuerdo, slo entender lo que a la otra
persona le pasa y hacrselo saber.
Saber Preguntar: las preguntas pueden ser de dos tipos, abiertas (dan lugar a una respuesta larga) o
cerradas (se responden con si o no). Para saber preguntar hay que: hacer preguntas cortas y directas,
una sola pregunta cada vez, esperar la respuesta, no responder las propias preguntas.
4. FACTORES QUE OBSTACULIZAN LA COMUNICACIN EN GRUPO.

 De la organizacin: Distancia fsica, especializacin de funciones, status la propiedad de la

informacin.
De las relaciones: relaciones, valores personales, actitudes antagnicas, efecto de la comunicacin de
masas personales.
Aptitudes: estratgicas, tcticas econmicas, geogrficas y temporales de los canales.
Barreras personales: provienen de las emociones, los valores y los malos hbitos de escuchar. Las
emociones actan como filtros en la comunicacin. Se escucha y se ve lo que emocionalmente
sintonizamos. La comunicacin, entonces, no se puede separar de nuestra personalidad.
Barreras fsicas: ocurren en el ambiente. Ruidos, distancia entre las personas, interferencias fsicas de
otro tipo. Control ambiental: es modificar las condiciones fsicas de modo de predisponer al receptor e
influir en sus sentimientos y comportamiento.
Barreras semnticas: relacionadas con el significado. Surgen de la limitacin de los smbolos a travs de
los cuales nos comunicamos. Los smbolos suelen tener ms de un significado y debemos elegir uno de
ellos. Interpretacin de smbolos---inferencia basada en nuestras suposiciones y no en hechos.
5. FLUJO DE LA COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN:
La Comunicacin puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensin vertical puede ser dividida,
adems, en direccin ascendente o descendente.
DESCENDENTE: Es la comunicacin que fluye de un nivel del grupo u organizacin a un nivel ms
bajo. Es el utilizado por los lderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer
problemas que necesitan atencin, proporcionar instrucciones.
Gerente
Supervisor
Empleados, obreros, tcnicos, etc.
ASCENDENTE: Esta comunicacin fluye en forma apuesta a la anterior, es decir, de los empleados o
subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentacin a los de arriba, para
informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cmo se sienten los
empleados en sus puestos, con sus compaeros de trabajo y en la organizacin, para captar ideas
sobre cmo mejorar cualquier situacin interna en la organizacin. Un lder sabe que ambas direcciones
son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mnimo de problemas, pero
lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas
ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que
consideran que esto no influir en el rendimiento laboral.
Obrero, empleados, tcnicos, clientes
Supervisor
Gerente
Ejemplos Organizacionales de Comunicacin Ascendente
- Informes de desempeos preparados por supervisores
- Buzones de sugerencia
- Encuesta de actitud de los empleados
- Procedimientos para expresar quejas
- Encuestas.
LATERAL: Este tipo de comunicacin se da cuando dos o ms miembros de una organizacin cuyos
puestos estn al mismo nivel intercambian informacin. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores
de varias plantas o departamentos.
Este tipo de comunicacin es muy positiva para evitar proceso burocrticos y lentos en una
organizacin, adems, es informal y promueve a la accin.
Supervisor Depto.
Compras Supervisor
Depto de Finanzas
6. TCNICAS DE COMUNICACIN GRUPAL
1. El foro
2. Debate O Controversia
3. Entrevista
4. El Simposio
5. El Panel
6. Conferencias
7. Mesa Redonda.
7. REUNIONES
Conjunto de personas reunidas fsicamente en un local para tratar un tema coordinado por un
conductor (ms de 2 personas y cmo mximo 30)
8. TIPOS DE REUNIONES

reuniones
reuniones
reuniones
reuniones
reuniones
reuniones
reuniones

para
para
para
para
para
para
para

informar
recoger informacin
formar
intercambiar puntos de vista
llegar a un acuerdo
generar ideas
tomar decisiones

El papel del conductor de la reunin:

Tiene que desempear las siguientes funciones:
AFuncin de Clarificacin:
Al comienzo de la reunin, para asegurar que el objetivo de la misma est claro para los participantes y
que es conforme.
Durante el transcurso de la misma, para ayudar a los participantes a comprenderse bien. Formulando
constantemente preguntas para asegurarse que se ha comprendido lo que se ha dicho, y si no es as
intentarlo aclarar.
BFuncin de Control:
Con esta funcin el conductor de la reunin trata de ayudar al grupo a fijar sus procedimientos, es
decir, a fijar una serie de normas (ms o menos autoritarias) que permitan la comunicacin.
Tambin permite:
regular la reunin impidiendo que alguien monopolice
traer de nuevo a los participantes a discutir sobre el tema de la reunin en cuestin estimular a los que
no participan
Administrar bien el tiempo.
CFunciones de Relajamiento:
El conductor debe eliminar toda tensin que pueda darse en la reunin, provocada por
desconocimiento de los participantes, oposicin de caracteres, oposicin de opiniones, etc...
El conductor debe crear un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicacin en grupo, no
suprimiendo los posibles conflictos, sino que se consiga la armona en los mismos. Debe optar por el
papel de conciliador y optar por modular el desarrollo de la reunin.
DFuncin de Dinamizacin:
Consiste en instar al grupo para que sienta deseos de realizar algo, motivarlo, llenarlo de entusiasmo,
etc...
Caractersticas de un buen conductor de reuniones

1Mostrar seguridad delante del grupo: El miedo al grupo es muy habitual del actor. De entrada
existe este miedo, pero despus ya se pasa. Esta seguridad se nota. Si el conductor se pone nervioso y
no sabe disimularlo, transmite esta sensacin al grupo y este acaba ponindose nervioso. El grupo lo
que quiere pensar es que se encuentra en buenas manos.
Para evitar este miedo se puede hacer:
Preparacin fsica: Como colocar el cuerpo.
Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras.
Esforzarse en mirar los ojos de la auditoria.
Luchar contra posturas defensivas para ocupar espacio
Preparacin psicolgica: superar el miedo para juicios de grupo.
Pensar que no funcionar la reunin --- hemos de superar esto.
Es importante encontrar un hilo conductor para cuando veamos que el tema se desva.
2Saber adaptar la funcin de animador del grupo:
Hemos de saber adaptarlo todo: como los gestos, ropa, las frases, las expresiones, la voz, el
vocabulario. Podemos adaptar el estilo.
Animador directo: es el que fija los objetivos del grupo a adoptar. Fija los mtodos que se utilizarn y se
ocupa constantemente de que un grupo no se desve e intente conocer la naturaleza del problema.
Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y mtodos, sus intervenciones se
remiten a regular la reunin y a reformular, deja que el grupo encuentre solo el camino correcto.
Solamente cumple una misin de ayuda.
3Saber reaccionar delante de situaciones imprevistas:
Prever la falta de materiales para el desarrollo de la reunin (falta tiza en la pizarra, no tenemos
suficientes fotocopias para repartir...)
Hay que tener en cuenta posibles situaciones de conflicto entre los participantes, se puede crear un
ambiente agresivo, el animador tiene que:
No entrar en la situacin emocional.
Buscar causas de la situacin. La mejor manera es interrumpir la reunin y preguntar a los
miembros que es lo que pasa.

8. PREPARACIN DE LA REUNIN
Para que una reunin sea til tiene que estar bien preparada, para ello hay que tener en cuenta los
aspectos materiales como los funcionales:
Podemos dividir la preparacin en 5 pasos:
1. Definicin de los objetivos: fijar los objetivos de la reunin. Tipos de objetivos.
Los que se han de lograr.
Los objetivos secundarios: los que seran interesantes.
Si los objetivos prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.
2-La eleccin de los participantes: la eficacia de una reunin depende mucho de los participantes. Se
tendra mirar si las personas son compatibles.
3-Planificar el desarrollo de la reunin: viene definido en el orden del da que es un desarrollo de las
cuestiones que se abordarn.
4Organizacin del material de la reunin: tenemos que tener en cuenta:
los documentos
preparar la sala
Los aspectos anexos: la botella de agua, papelera, bolgrafos...
hacer un recordatorio de la convocatoria
Asegurarse que asistirn.
DESARROLLO DE LA REUNIN
INICIO DE LA REUNIN
- Presentar los participantes
- Darles confianza
- Presentar el tema de la reunin
- Fijar los objetivos de la reunin
1Presentacin de los participantes:
Es importante saber que es especializado, y de que es bueno que se conozcan.
2Darles confianza:
A travs de la presentacin se crea un clima de confianza. Para que se encuentren bien los
participantes y el animador se tiene que encontrar a gusto.
En un primer momento los participantes se sentirn ansiosos porque se sienten observados por los
otros. Hemos de tener en cuenta el tiempo.
3Presentacin del tema de reunin:
- De que se habla
- Porque hablamos de este tema
- Porque les interesa hablar de este tema
- Cuales son los problemas planteados.
4Fijar los objetivos de la reunin:
Explicar el orden del da que tenemos, comentarlo. Establecer los objetivos prioritarios y clarificarlos
dentro del periodo de tiempo de la reunin, si hay tiempo pasaremos a los objetivos secundarios y as
sucesivamente.
9. TIPOLOGA DE LOS PARTICIPANTES
LDER: es la personalidad fuerte del grupo de trabajo. Convence, cuando se expresa los dems le
escuchan. El inconveniente es que puede provocar que los dems guarden silencio por no estar
seguros de lo que quieren decir.
MODERADOR: es el que procura calmar los nervios y las tensiones.
EXPERTO: es el que da al grupo las informaciones que se precisan. Resulta muy til si no se las da de
sabelotodo.
CLARIFICADOR: es el que pide explicaciones, precisa los trminos, averigua si se ha entendido bien lo
que se acaba de decir. Todo el mundo le agradece que haga preguntas que nadie se atrevera ha hacer.
ACELERADOR: es aqul que sufre cuando el grupo se pierde y enreda en discusiones triviales.
ALENTADOR: sabe encontrar las palabras justas para decir a cada uno de la intervencin que su
participacin o propuesta ha sido buena.
LDER INSTITUCIONAL: es el de mayor autoridad de la reunin.
CRTICO: el que censura sistemticamente todo lo que se dice o se hace.
EL JOVIAL: el que lo nico que hace es hacer rer. (Hay que controlarlo)