Generalidades de archivo

DANNY MOSQUERA CARDENAS

Aprendiz

Azucena Rodrguez
Docente

Centro de la tecnologa del diseo y la productividad empresarial

Sena Girardot

2015

Concepto de archivo
Archivo procede del latn archivum, aunque su origen ms remoto se encuentra
en la lengua griega y puede traducirse como residencia de los magistrados. El
trmino se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que
una sociedad, una institucin o una persona elabora en el marco de sus
actividades y funciones. Es la organizacin metdica y apropiada de los
documentos para su manejo, registro, conservacin, restauracin, consulta y
control. Se define como el conjunto de documentos que contienen informacin
guardada ordenadamente con un propsito de manera que puede ser consultado
rpida y fcilmente.
Historia:
Desde el Gnesis hasta el apocalipsis se mencionan la recopilacin de
Archivos, por ejemplo los 10 mandamientos o la tabla de la ley en el
xodo, o el libro de los siete sellos en el Apocalipsis.
- El Manuscrito del Libro de Isaas, que forma parte del Libro de Isaas y que data
aproximadamente del 125 a. C., es el nico libro bblico completo de la antigedad.
- El Manuscrito de la Guerra data de fines del s. I a. C. o de principios del s. I de nuestra era
y describe un enfrentamiento entre los "Hijos de la Luz" y los "Hijos de la Oscuridad", que
habra durado cuarenta y nueve aos y acabado con la victoria de los "Hijos de la Luz" y la
restauracin de las prcticas en el Templo, acorde con sus creencias.
- El Manuscrito del Templo, de principios del s. I de nuestra era, afirma que proporciona
instrucciones detalladas de Dios para la construccin y funcionamiento del Templo en
Jerusaln. Escrito sobre piel de animal de un grosor de solo una dcima de milmetro, el
Manuscrito del Templo es el pergamino ms delgado de los Manuscritos del Mar Muerto
encontrados.
- El Manuscrito de las Normas de la Comunidad arroja luz sobre el modo de vida de la
Comunidad y trata temas como la admisin de nuevos miembros, los comportamientos en las
comidas comunitarias, los rezos, los rituales de purificacin y las doctrinas teolgicas.
- El Manuscrito del Comentario de Habacuc interpreta los dos primeros captulos del libro
bblico del profeta Habacuc en un estilo original que lo convierte en una fuente clave de
conocimiento de la vida espiritual de la aislada comunidad de Qumrn y que demuestra la
percepcin que esta comunidad tena de s misma

Siglo XII hasta la actualidad

Durante el siglo XII hasta el comienzo del presente, todo ha sido un lento
peregrinar en el rea de los archivos.
Siglo XII: es calificado como el siglo de oro de las falsificaciones hispanas
hechas generalmente, para legitimar pretensiones territoriales.
Siglo XIII: los monges continan vigilando, conservando, recopilando y cuidando
los documentos, para que los hechos perduren.
Siglo XIV: nombramiento de pedro paseya para el archivo real aragons por pedro
IV, el ceremonioso.
Siglo XVI: Los monarcas empiezan a comprender la necesidad del archivo, como
patrimonio histrico y cultural. Jernimo de zurita, uno de los primeros
historiadores de esa poca, trata de apoyar sus escritos en fuentes documentales.
(Archivo de la corona de Aragn).
Siglo XVII: Se caracteriza por el desgreo generalizado de los archivos, lo que
ocasiona el extravi de muchos documentos.
Siglo XVIII: Se iniciaron viajes para conoces a fondo el problema de los archivos,
como los viajes eruditos de Santiago Agustn Riol y Ascencio de morales, por los
archivos de Espaa; y los trabajos incansables de don juan bautista muoz,
llamado el padres del archivo de indias.
A finales del siglo actual, los avances tecnolgicos han propiciado el inters en el
archivo como fuente primaria de informacin y no solo eso, sino que han creado
las condiciones para que la disciplina histrica se convierta en conocimientos
cientficos.

Objetivos:

Archivar, localizar y consultar en forma rpida, fcil y segura

Conservar las fuentes histricas
Unificar los criterios en cuanto a registro, manejos,
conservacin,
clasificacin, restauracin, consulta y control de los documentos.
Acelerar su guardia, controlar su atencin y disponer de ellos para su
consulta
Centralizar o descentralizar la correspondencia, de acuerdo con su carcter
general o particular y estandarizar los sistemas y procedimientos,
coordinando el funcionamiento del archivo.

Entrenar y actualizar al personal dedicado a estas labores.

Registrar datos tiles y depurados para que sirvan a los ejecutivos en la
toma de decisiones.
Evitar repeticiones innecesarias y de esta manera, disminuir la duplicidad
del trabajo y su costo, economizar espacio y lograr un acondicionamiento
tcnico del local.

Finalidades:
1. Centros activos y dinmicos de documentacin e informacin: por que
conservan el patrimonio histrico de la empresa.
2. Centros vitales de estudio e investigacin: por ser una fuente primaria.
Aunque exista informacin editada, el archivo sigue siendo el depsito de
los documentos originales.
3. Centros de desarrollo de la empresa y el pas: aportan su eficaz ayuda a
la gestin administrativa, y su aporte en los mbitos sociales, econmicos,
educativos, culturales, religiosos y polticos, para el desarrollo del pas.

Clases de archivos
Centralizados: son aquellos donde la informacin se centra en un solo lugar y
atiende a distintos departamentos una sola dependencia, destinada al archivo,
maneja y controla toda la documentacin.
Usos:

Para toda la documentacin de la pequea empresa.

Para los documentos de consulta general de la grande y mediana empresa.

Descentralizacin: es el que funciona repartido entre las diferentes

dependencias de una institucin.
Usos: en las grandes empresas

Para archivos tcnicos, de personal, confidenciales.

Para las oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones.

Categorizacin de archivos:

Archivos de jurisdiccin

Archivo general del departamento

Archivo general del municipio
Archivo general del distrito

Archivos de orden nacional

Archivos territoriales
Archivos del departamental
Archivo general del distrito
Archivos del orden metropolitano
Archivo del orden municipal
Archivo de orden local

Archivos de acuerdo a la organizacin del estado

Archivo de la rama ejecutiva.

Archivo Rama legislativa.
Archivos rama judicial organismo de control y los organismos autnomos
Perfil del archivista

En el mbito empresarial, los archivistas juegan un papel importante, ya que son

los que gestionan los documentos a la largo de todo su ciclo de vital, son los
custodios de los documentos probatorios de los derechos de los ciudadanos y de
los derechos patrimoniales de la sociedad o de las organizaciones que los
generan. Los archivos son la memoria histrica de cualquier organizacin
convirtindose en fuentes de consulta, apoyo a la toma de decisiones
administrativas; sirviendo de informacin y soporte en el trmite de demandas de
orden legal, administrativo o fiscal..
Algunas de las funciones que desarrolla el profesional de la archivstica son:

Funciones de un archivista

Analizar, procesar y suministrar informacin manual o automatizada;

Administrar unidades de informacin.

Impulsar el desarrollo de los archivos, mediante la organizacin tcnica a y

la implementacin de servicios que faciliten el acceso a los documentos que

los conforman de acuerdo con la Ley General de Archivos u otras de

carcter institucional.

Aplicar las normas legales y archivsticas.

Implementar sistemas de informacin manuales y automatizados para

optimizar el acceso, almacenamiento, recuperacin, uso y distribucin de la
informacin.

Utilizar las nuevas tecnologas.

Contribuir a la democratizacin del acceso a la informacin y la

documentacin.

Realizar investigaciones sobre organizacin administracin, procesamiento,

diseminacin, acceso, almacenamiento, recuperacin, distribucin,

Detectar tendencias y necesidades de informacin.

Promover e incentivar la lectura.

Orientar usuarios en el uso de los recursos de las unidades de Informacin

Cualidades:

Compromiso. Con la empresa y tambin con los proyectos en los que se

trabaja.

Responsabilidad. Sobre todo a la hora de realizar las tareas con el

objetivo de optimizar la gestin del tiempo.

Implicacin con los valores y misin de la empresa y capacidad de

trabajar en equipo.

Adaptabilidad. No slo al contexto coyuntural sino tambin a los cambios

que puedan producirse en la empresa a nivel interno.

Proactividad. Toma la iniciativa, emprende acciones y asume la

responsabilidad de que las cosas suceden sin dejar que el entorno te
influya negativamente.

Actitud positiva. Intenta transmitir ilusin por los proyectos en los que
participas.

Inters por el puesto de trabajo al que vas a optar. Para ir entrando en

materia, puedes buscar informacin sobre la empresa antes de la
entrevista. Muchos seleccionadores de personal lo aconsejan.

Especializacin en nuevas tecnologas. Las nuevas tecnologas, Internet

y las redes sociales han ganado tanto peso, que tener conocimientos
especficos de este mbito es un punto a tu favor.

Sinceridad. Mentir en el currculum vitae y/o en la entrevista personal

puede hacernos perder una buena oportunidad de encontrar empleo.Tenlo
en cuenta!

Empata. Finalmente, la capacidad de mostrar cercana y comprensin con

los jefes y todos los compaeros de trabajo te puede ayudar a crear un
clima laboral favorable

Archivo Histrico: Es el que custodia la documentacin que debe conservarse de

forma permanente.
Los documentos seleccionados por su valor histrico y cultural se conservarn a
perpetuidad en este archivo y servirn de fuente para la investigacin. Son documentos de
ms de 30 aos de antigedad aproximadamente, que entran a formar parte del
Patrimonio documental de cada pas.

Servicios de archivo

SERVICIO DE CONSULTA

Acceso al material solicitado por parte del usuario.

SERVICIO DE REFERENCIA

Consiste en la vinculacin del contenido y los orgenes de procedencia de los

documentos de la institucin, los cuales facilitan su bsqueda; entre esos tenemos
las guas, ndices, catlogos, entre otros.
SERVICIO DE VENCIMIENTO O DE ALERTA

Es deber del Archivo el estar alertando a los funcionarios y empleados el tiempo

lmite para dar respuesta a los trmites solicitados, como por ejemplo el
vencimiento de plazo para demandas, reclamaciones, etc.
SERVICIO REPROGRAFICOS

Prstamo de documentos en material de microfilmacin u otro material

reprogrfico, pero le compete a la dependencia establecer mecanismos para evitar
su prdida o deterioro.
SERVICIO DE INFORMACION SOBRE MEMORIA INSTITUCIONAL

Todas las empresas tienen su propia historia y sus avances, cambios y dems.
USUARIOS
En archivo el usuario se define como persona o grupo de personas que recibe o
utiliza informacin del archivo en su trabajo cientfico o practico. El usuario es el
principal protagonista y participante de los servicios de archivo.
CLASES DE USUARIO

Sabe que documento necesita y conoce los medios para conseguirlo

Conoce el tema o temas que necesita pero desconoce los medios para su
consecucin.
No sabe lo que necesita.
El que contradice y pone en duda las afirmaciones del archivista.
El que simplemente duda de la intervencin de una tercera persona entre el
y su trabajo archivstico.

Bsqueda
Consulta
Prestamos

Expedicin de copias

Archivos especiales
Las empresas no solo guardan papeles, sino que almacenan todo tipo de
documentos y para ellos existen los archivos especiales.
1. Aspidoteca: del griego aspis, caja o estuche forrado donde se guardan o
coleccionan escudos.
2. Biblioteca: lugar pblico o privado donde se guardan libros,
convenientemente ordenados para su lectura, consultas e investigaciones.

Elementos de archivos:

Las carpetas
Son dos hojas de cartulina o manila, cartn prensado con pliegues adicionales
marcados, que permiten ampliar su capacidad. La proyeccin de la tapa superior
se llama pestaa; viene del mismo tamao de la carpeta, o de la mitad.
Una carpeta tiene capacidad mxima para 100 documentos.
Bolsas
Llamada tambin sobre o fundas. Su uso est determinado por el volumen del
material o por su consulta peridica, como las historias clnicas, los registros
mdicos y de personal.
Legajos
Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos.
Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo y este va dentro de
ellas.
Rtulos o marbetes
Son las tiras de cartulina o las cintas de papel engomado que se adhieren a las
pestaas, para titular las carpetas.se consiguen en tiras perforadas, adhesivas o
en rollos continuos y en gran variedad de colores.
ndice

Es una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta. Se coloca en el

porta ndice que tiene cada gaveta del archivador.
Pestaa
Es la parte que sobresale en una carpeta, bosa, sobre, tarjeta, ficha o gua.
Guas
Son cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos de documentos
dentro de una gaveta. Las hay

Epigrafas: llevan escrita una expresin numrica o alfabtica.

Pautadas: llevan rayas para escribir sobre ellas.
Sujetas: no salen de la gaveta porque estn prendidas de algn
mecanismo. Ejemplo una perforacin.
Sueltas: pueden extraerse de la gaveta libremente
Principales: las que preceden siempre a todo el material de una seccin o
grupo.
Secundarias: preceden a las divisiones de las principales.

Fichas y tarjetas
Son cartulinas semejantes a las tarjetas; de muchos tamaos y destinados a
registrar en ellas datos de muchas clases.